Faktur dan pesanan pembelian: Apa perbedaannya?
Jess Cheung
Product Marketing Specialist
5 Agu 2026
Jess Cheung
5 Agu 2026
Baca selama 5 menit
Saat menjalankan bisnis, dua istilah umum yang sering Anda dengar adalah “purchase order” dan “invoice.” Tapi apa arti istilah-istilah ini, dan apa perbedaannya?
Kami di sini untuk menjelaskannya dengan kata-kata sederhana, membantu Anda memahami istilah-istilah ini dengan mudah, terutama jika Anda baru memulai bisnis dan ingin menjalankan acara penjualan pertama Anda dengan sukses di toko atau secara online.
Memahami pesanan pembelian
Surat pesanan pembelian (PO) seperti daftar belanja yang Anda berikan kepada penjual. Surat ini menyatakan apa yang ingin Anda beli, berapa banyak yang Anda butuhkan, dan harga yang siap Anda bayar. Ini adalah janji untuk membayar setelah Anda menerima barang yang Anda minta. Dokumen ini hampir tidak bisa diubah setelah penjual menerimanya – seperti membuat janji yang tidak bisa dibatalkan. Anda dapat menggunakan template surat pesanan pembelian untuk mempermudah, dan juga ada perangkat lunak surat pesanan pembelian yang mempercepat prosesnya.
Saat mengeluarkan atau menerima surat pesanan pembelian, ada beberapa bidang yang harus Anda perhatikan:
- Detail Pembeli dan Penjual: Ini mencakup nama, alamat, dan informasi kontak untuk kedua pihak.
- Nomor Surat Pesanan Pembelian: Pengidentifikasi unik yang membantu melacak dan mengelola pesanan.
- Deskripsi Barang atau Jasa: Ini mencakup informasi seperti jenis, jumlah, spesifikasi, dan detail relevan lainnya tentang barang yang dipesan.
- Harga dan Ketentuan Pembayaran: Harga yang disepakati untuk barang atau jasa, beserta ketentuan pembayaran (misalnya, net 30 hari, saat pengiriman, dll.).
- Detail Pengiriman: Ini mencakup tanggal pengiriman, metode pengiriman, dan lokasi pengiriman.
- Syarat dan Ketentuan: Ini dapat mencakup denda untuk pengiriman terlambat, garansi, dan ketentuan lain yang disepakati.
- Tanda Tangan (jika berlaku): Untuk beberapa transaksi atau perusahaan, tanda tangan mungkin diperlukan untuk memvalidasi surat pesanan pembelian.
Faktur dijelaskan
Faktur adalah seperti tagihan yang dikirimkan penjual kepada Anda setelah mengirimkan barang atau jasa. Faktur tersebut menyatakan, "Ini yang kami kirimkan, sekarang saatnya membayar." Faktur merinci biaya, jumlah setiap barang yang dikirim, dan total jumlah yang harus dibayar. Anda biasanya akan menerima faktur setelah mendapatkan pesanan Anda, dan itu menjadi tanda untuk melakukan pembayaran.
Saat membuat atau menerima faktur, berikut adalah beberapa bidang yang sering terlihat (kami tahu ini bisa sangat mirip dengan pesanan pembelian):
- Nomor Faktur: Pengidentifikasi unik untuk setiap faktur, penting untuk pencatatan dan referensi.
- Tanggal Faktur: Tanggal saat faktur diterbitkan.
- Tanggal Jatuh Tempo: Tanggal di mana pembayaran diharapkan dilakukan.
- Informasi Bisnis: Nama, alamat, dan informasi kontak penjual.
- Informasi Pelanggan: Nama, alamat, dan informasi kontak pembeli.
- Deskripsi Item/Produk: Rincian barang atau layanan yang disediakan, termasuk nama atau deskripsi.
- Kuantitas: Jumlah unit dari setiap item atau layanan yang disediakan.
- Harga Satuan: Harga per unit dari setiap item atau layanan.
- Total Harga: Total biaya untuk setiap jenis item atau layanan (Kuantitas x Harga Satuan).
- Subtotal: Total biaya semua item atau layanan sebelum pajak dan biaya tambahan.
- Pajak: Jumlah pajak yang diterapkan, sering dirinci berdasarkan tarif atau jenis pajak yang berbeda.
- Diskon (jika berlaku): Diskon yang diterapkan pada jumlah total.
- Biaya Pengiriman (jika berlaku): Biaya pengiriman jika relevan dengan transaksi.
- Biaya Tambahan (jika berlaku): Biaya tambahan lain yang tidak termasuk dalam subtotal.
- Total Keseluruhan: Jumlah total akhir yang harus dibayar, termasuk pajak, diskon, dan biaya tambahan.
- Instruksi Pembayaran: Informasi rinci tentang cara melakukan pembayaran, termasuk metode pembayaran yang diterima, detail bank untuk transfer, dll.
Pesanan pembelian vs faktur: Penjelasan sederhana
Surat pesanan pembelian adalah dokumen yang Anda kirimkan ke penjual yang menunjukkan apa yang ingin Anda beli, dan faktur adalah tagihan yang dikirimkan penjual setelah mengirimkan barang atau jasa. Anda membuat surat pesanan pembelian sebelum menerima barang Anda dan Anda menerima faktur setelahnya.
- Pembuatan dan Penerbitan:
- Purchase Order: PO dibuat oleh pembeli menggunakan template purchase order atau perangkat lunak purchase order digital. PO dibuat sebelum menerima barang atau jasa.
- Invoice: Faktur dibuat oleh penjual, sering menggunakan perangkat lunak penagihan atau template Excel. Faktur diterbitkan setelah pengiriman barang atau jasa.
- Konten dan Detail:
- Purchase Order: PO berisi daftar rinci barang atau jasa yang ingin dibeli oleh pembeli, sering kali diuraikan dengan deskripsi, kuantitas, dan harga yang disepakati. Nomor purchase order sangat penting untuk pelacakan dan referensi di masa depan.
- Invoice: Faktur berisi daftar rinci barang yang dikirim atau jasa yang diberikan, termasuk kuantitas, harga satuan, dan total yang harus dibayar. Alih-alih nomor PO, faktur biasanya mencantumkan nomor faktur dan detail pembayaran.
- Tujuan dan Peran dalam Transaksi:
- Purchase Order berfungsi sebagai penawaran hukum untuk membeli; menjadi perjanjian yang mengikat saat diterima oleh penjual. Ini penting dalam bisnis B2B untuk proses pembelian, terutama dalam konfirmasi pesanan dan manajemen inventaris.
- Invoice berfungsi sebagai tagihan, meminta pembayaran dari pembeli. Ini penting untuk pemrosesan pembayaran dan pencatatan keuangan.
- Manajemen dan Pemrosesan Digital:
- Purchase Order: Bisnis sering menggunakan perangkat lunak purchase order untuk pembuatan, pelacakan, dan manajemen, memastikan efisiensi dan pelacakan yang lebih mudah. Sistem purchase order digital populer karena otomatisasi dan akurasinya. Mereka dapat berupa solusi sederhana seperti template purchase order Excel hingga opsi yang lebih canggih seperti QuickBooks. Platform seperti Lark sering menawarkan template gratis dan otomatisasi untuk membantu bisnis mengelola purchase order.
- Invoice: Faktur dapat dikelola dan diproses secara digital, sering terintegrasi dengan sistem purchase order untuk transaksi yang lancar. Pemrosesan digital membantu dalam akuntansi dan pelaporan keuangan yang cepat dan akurat.
- Status Dokumen dan Pembayaran:
- Purchase Order menunjukkan niat untuk membeli dan bukan tagihan atau permintaan pembayaran. Ini sering digunakan dalam pembiayaan purchase order untuk mengamankan pembiayaan bisnis jangka pendek.
- Invoice menunjukkan permintaan pembayaran setelah pesanan selesai. Ini adalah dokumen yang menandai selesainya transaksi dan memulai proses pembayaran.
Dalam dunia bisnis, memiliki sistem yang jelas untuk mengelola pesanan pembelian dan faktur sangat penting. Hal ini memastikan tidak ada kebingungan antara Anda dan penjual Anda. Alat seperti sistem pesanan pembelian QuickBooks atau bahkan pesanan pembelian digital dapat membantu menjaga semuanya tetap teratur dan cepat.
Mengapa digital adalah pilihan yang tepat?
Berpindah ke digital membuat segala sesuatunya menjadi lebih mudah dan cepat. Anda dapat membuat, mengirim, dan mengelola pesanan pembelian serta faktur secara online. Tidak perlu lagi kehilangan dokumen atau menunggu surat pos.
Sistem pesanan pembelian digital membantu Anda melacak semua pesanan dan pembayaran di satu tempat. Selain itu, Anda dapat menemukan template pesanan pembelian gratis secara online yang sangat mudah digunakan, terutama saat Anda baru memulai menjalankan bisnis baru.
1. Efisiensi dan Kecepatan
Mendigitalkan pesanan pembelian dan faktur secara signifikan mempercepat proses pengadaan dan pembayaran. Dengan sistem digital, bisnis dapat membuat, mengirim, menerima, dan memproses dokumen ini hampir secara instan, mengurangi waktu yang biasanya dihabiskan untuk pembuatan manual, persetujuan, dan pengarsipan.
Fitur otomatisasi yang terintegrasi dalam sistem digital dapat menghilangkan tugas-tugas berulang, meningkatkan efisiensi, dan memungkinkan karyawan untuk fokus pada aktivitas yang lebih strategis. Misalnya, bisnis dapat memanfaatkan Lark Base untuk dengan mudah membuat pesanan pembelian. Manajer pembelian dapat memasukkan informasi yang diperlukan menggunakan formulir dan kemudian menggunakan ekstensi untuk secara otomatis mengisi informasi ini ke dalam tabel yang diformat untuk menghasilkan PDF.
2. Akurasi dan Kejelasan
Sistem digital meminimalkan risiko kesalahan manusia yang terkait dengan penanganan manual. Dengan fitur seperti pengisian otomatis dan template, bisnis memastikan konsistensi dan akurasi dalam setiap dokumen. Selain itu, terdapat kejelasan yang lebih baik dalam transaksi karena dokumen digital mudah dibaca, diproses, dan dilacak.
Setiap entri, perubahan, atau catatan persetujuan dapat diambil kembali ketika Anda hanya menggunakan alat digital gratis seperti Lark, yang menawarkan pelacakan dan jejak audit yang transparan. Metode yang akurat dan jelas dalam menangani pesanan pembelian dan faktur ini sangat penting untuk menjaga catatan bisnis dan hubungan yang dapat diandalkan.
3. Pengurangan Biaya dan Ramah Lingkungan
Berpindah ke platform digital berarti bisnis dapat mengurangi biaya yang terkait dengan kertas, pencetakan, penyimpanan, dan penanganan dokumen fisik. Ini bukan hanya alternatif yang hemat biaya tetapi juga pilihan ramah lingkungan yang mengurangi limbah kertas.
Selain itu, penyimpanan digital memastikan bahwa semua dokumen terorganisir, mudah diakses, dan aman. Ini mengurangi ruang fisik yang dibutuhkan untuk penyimpanan dan memastikan bahwa catatan penting terlindungi dari kerusakan fisik atau kehilangan. Ini adalah pendekatan modern yang selaras dengan tren global menuju keberlanjutan dan efisiensi biaya.
Kesimpulan
Pesanan pembelian menandai awal kemitraan bisnis sementara faktur menandai penyelesaiannya. Melacak keduanya penting, dan mendigitalkan mereka akan membantu bisnis Anda berkembang tanpa khawatir tentang pembelian yang tidak sesuai.
Baik Anda seorang profesional berpengalaman atau baru memulai perjalanan bisnis Anda, memahami istilah-istilah ini adalah langkah menuju proses bisnis yang lancar dan tanpa hambatan. Selamat berbelanja dan berjualan, dan hubungi tim Lark hari ini jika Anda ingin lebih mengotomatisasi pembuatan PO atau faktur menggunakan template gratis di Lark Base.
Table of contents
Tertarik dengan Lark?
Semua alat Anda di satu tempat
Hemat waktu dan tingkatkan efisiensi
Hemat biaya perangkat lunak hingga 70%
Table of contents
Tertarik dengan Lark?
Semua alat Anda di satu tempat
Hemat waktu dan tingkatkan efisiensi
Hemat biaya perangkat lunak hingga 70%
