Pada tahun 2021, rak kosong menyebabkan peritel AS kehilangan penjualan sebesar . Peritel kehilangan rata-rata $1,4 miliar setiap minggu hanya karena barang tidak tersedia di stok.
Jelas bahwa pengendalian inventaris yang tidak efisien dapat berdampak besar pada keuntungan bisnis Anda.
Tapi jangan khawatir! Strategi dan alat yang tepat dapat membantu memastikan bisnis Anda selalu memiliki jumlah produk yang tepat pada waktu yang tepat.
Terus baca untuk menemukan cara efektif mengoptimalkan inventaris Anda, menghindari kehabisan stok, dan memanfaatkan setiap peluang penjualan yang datang.
Apa itu manajemen inventaris ritel?
Manajemen inventaris ritel adalah proses mengatur dan mengendalikan stok produk secara sistematis. Tujuannya adalah memastikan ada cukup stok untuk memenuhi permintaan pelanggan — tetapi tidak berlebihan.
Pada bisnis yang lebih kecil, pemilik bisnis atau manajer yang mengawasi inventaris. Perusahaan yang lebih besar mungkin memiliki peran khusus, seperti manajer pengendalian inventaris atau manajer gudang.
Berikut adalah rincian sederhana tentang apa saja yang termasuk dalam manajemen inventaris: - Pemesanan stok: Memutuskan apa dan berapa banyak yang harus dipesan serta kapan waktunya
- Penerimaan dan penyimpanan stok: Menerima, memeriksa, dan menyimpan barang yang masuk
- Pelacakan inventaris: Memantau tingkat dan pergerakan stok
- Peramalan permintaan: Memprediksi kebutuhan stok di masa depan berdasarkan tren penjualan dan riset pasar
- Pengisian kembali stok: Memastikan tingkat stok terjaga untuk memenuhi permintaan pelanggan
- Audit inventaris: Memeriksa catatan inventaris secara berkala untuk memastikan keakuratannya
Istilah umum dalam manajemen inventaris
Memahami manajemen inventaris dimulai dengan mengetahui beberapa istilah penting. Mari kita jelajahi terminologi kunci yang sering digunakan dalam manajemen inventaris:
- Stock-keeping unit (SKU): Pengidentifikasi unik untuk setiap produk dan layanan berbeda yang dapat dibeli
- Inventory turnover: Ukuran berapa kali persediaan terjual dan diganti selama periode tertentu
- Backorder: Pesanan untuk produk yang sementara tidak tersedia di stok
- Lead time: Waktu yang dibutuhkan antara melakukan pemesanan dan menerimanya
- Safety stock: Persediaan tambahan yang disimpan untuk mencegah kehabisan stok
- Just-in-time (JIT) inventory: Strategi yang melibatkan penerimaan barang hanya saat dibutuhkan, sehingga meningkatkan efisiensi dan mengurangi limbah
- Demand forecasting: Proses memprediksi permintaan pelanggan di masa depan berdasarkan data historis dan analisis pasar
Manajemen persediaan di berbagai jenis bisnis
Pendekatan Anda dalam melacak persediaan tergantung pada jenis bisnis yang Anda jalankan. Manajemen persediaan untuk toko kecil, misalnya, akan berbeda dengan rantai besar.
Berikut adalah ringkasan singkat tentang bagaimana manajemen persediaan biasanya bekerja untuk lima jenis bisnis yang berbeda:
- Toko kecil: Sering dikelola secara manual dengan sistem yang lebih sederhana, fokus pada produk esensial. Mereka hanya menyimpan barang yang penting dan populer untuk meminimalkan biaya.
- Toko rantai: Menggunakan perangkat lunak manajemen inventaris yang lebih canggih untuk mengoordinasikan berbagai lokasi. Mereka cenderung memiliki proses yang efisien untuk pembelian dalam jumlah besar dan menjaga tingkat stok yang konsisten di seluruh toko.
- Toko fisik: Mengintegrasikan manajemen inventaris dengan sistem titik penjualan (POS).
- Bisnis e-commerce: Menggunakan platform e-commerce dengan fitur manajemen inventaris.
- Drop shipper: Mengandalkan sistem manajemen inventaris dari pemasok.
Mengapa manajemen inventaris penting untuk bisnis ritel Anda?
Mempertanyakan pentingnya manajemen inventaris? Inilah mengapa hal itu penting dan apa yang bisa Anda dapatkan darinya:
Membuat pelacakan inventaris lebih efisien
Manajemen inventaris yang baik memungkinkan pemilik bisnis untuk melacak stok mereka. Mengetahui apa yang tersedia, apa yang hampir habis, atau apa yang berlebih memungkinkan pengelolaan yang lebih baik secara keseluruhan.
Bayangkan seorang pemilik toko buku dengan sistem manajemen inventaris. Mereka dapat langsung memeriksa apakah judul tertentu tersedia, berapa banyak salinan yang ada, dan kapan mereka perlu memesan ulang. Ini membantu mencegah kehilangan penjualan karena hanya buku yang tersedia yang bisa dibeli pelanggan.
Mencegah kelebihan dan kekurangan stok
Sistem inventaris yang dikelola dengan baik berarti memastikan Anda memiliki jumlah produk yang tepat — tidak terlalu banyak dan tidak terlalu sedikit.
Pikirkan seperti ini: Jika Anda membeli barang untuk dijual, tetapi barang tersebut hanya menumpuk di toko atau gudang Anda, itu adalah uang yang sudah Anda keluarkan dan tidak bisa digunakan untuk hal lain. Selain itu, Anda mungkin harus membayar biaya penyimpanan, terutama jika produk tersebut memakan banyak ruang atau memerlukan jenis penyimpanan khusus.
Di sisi lain, jika Anda tidak memiliki cukup barang yang diinginkan pelanggan, mereka tidak bisa membelinya dari Anda. Bayangkan seseorang datang ke toko Anda mencari sesuatu yang spesifik, tetapi Anda kehabisan. Mereka mungkin akan kecewa, dan besar kemungkinan mereka akan mencari di tempat lain. Ini berarti Anda kehilangan penjualan. Tidak hanya itu, pelanggan mungkin akan berpikir dua kali sebelum kembali — terutama jika hal yang sama terjadi lebih dari sekali.
Mengurangi penyusutan dan pencurian oleh karyawan
Manajemen inventaris yang baik membantu Anda memantau produk dengan cermat sehingga Anda dapat mendeteksi dan menghentikan masalah seperti penyusutan. Penyusutan adalah ketika barang hilang akibat pencurian oleh karyawan, pencurian di toko, atau kesalahan administratif.
Jika Anda tidak melacak inventaris dengan benar, Anda mungkin tidak menyadari barang-barang tersebut hilang sampai terlambat. Itu berarti Anda kehilangan produk yang sebenarnya bisa Anda jual.
Meminimalkan perbedaan dengan vendor
Pelacakan inventaris yang akurat berarti lebih sedikit perselisihan dengan vendor dan pemasok mengenai jumlah pesanan dan pengiriman.
Misalnya, seorang manajer restoran yang mencatat inventaris dengan tepat dapat dengan cepat menyelesaikan perselisihan dengan pemasok terkait kekurangan pengiriman atau masalah penagihan, karena mereka memiliki data yang tepat untuk mendukung klaim mereka.
Bayangkan Anda menjalankan restoran dan memesan 50 steak dari pemasok Anda. Namun saat pengiriman tiba, Anda hanya menerima 40 steak. Jika Anda tidak melacak inventaris, Anda mungkin tidak yakin apakah Anda salah memesan steak lebih sedikit atau pemasok yang melakukan kesalahan.
Namun, jika Anda memiliki semuanya tercatat dengan benar, Anda dapat segera memeriksa dan mengatakan, “Saya memesan 50, tetapi saya hanya menerima 40.” Dengan cara ini, tidak ada kebingungan, dan Anda dapat segera menyelesaikan masalah dengan pemasok.
Memberikan wawasan tentang tren penjualan
Manajemen inventaris yang tepat memberikan wawasan berharga tentang tren penjualan. Memahami apa yang laku dan apa yang tidak memungkinkan pemilik bisnis membuat keputusan yang tepat tentang apa yang harus disimpan, dihentikan, atau dipromosikan.
Misalnya, setelah menganalisis data inventaris mereka, seorang pengecer elektronik mungkin menyadari bahwa beberapa model laptop terjual lebih cepat daripada yang lain. Wawasan ini memungkinkan mereka untuk menyimpan lebih banyak model yang populer dan mengurangi model yang kurang diminati, sehingga memaksimalkan penjualan.
Jika Anda tidak memiliki sistem yang baik untuk melacak inventaris Anda, Anda akan melakukan semuanya secara manual. Ini berarti menghitung setiap item secara fisik, menuliskan angka-angka tersebut, dan kemudian mencoba mencari tahu apa yang hilang dan apa yang perlu dipesan ulang.
Ini adalah pekerjaan yang banyak, dan dapat memakan banyak waktu yang seharusnya bisa digunakan untuk tugas lain. Selain itu, mudah untuk membuat kesalahan. Mungkin Anda menghitung sesuatu dengan salah atau lupa menuliskannya. Masalah-masalah ini dapat menyebabkan masalah lebih lanjut, seperti memesan terlalu banyak atau terlalu sedikit stok — dan keduanya dapat mengakibatkan masalah arus kas.
Dasar-dasar manajemen inventaris ritel
Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk memulai manajemen inventaris ritel. Kami menggunakan contoh toko pakaian untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang dari mana harus memulai dan bagaimana mempertahankan sistem manajemen inventaris yang sukses.
Langkah 1: Lakukan audit inventaris Anda saat ini
Hal pertama yang harus dilakukan: Anda perlu mengetahui apa yang Anda miliki. Untuk toko pakaian kami, ini berarti memeriksa semua kemeja, celana, gaun, dan aksesori serta mencatat setiap detailnya. Setiap item mendapatkan SKU unik yang berfungsi sebagai ID individual, membantu Anda melacak segala sesuatu mulai dari kaos katun merah ukuran sedang hingga sepasang celana jeans biru ukuran 32.
Langkah 2: Lakukan audit stok secara reguler
Pemeriksaan yang konsisten adalah tulang punggung manajemen inventaris. Dalam konteks toko pakaian kami, ini bisa berarti melakukan penghitungan stok lengkap setiap tiga bulan.
Penghitungan yang sering membantu Anda melacak apa yang laku dan apa yang tidak. Anda juga akan memiliki kesempatan untuk mengidentifikasi kerugian, baik karena pencurian, kerusakan, atau kesalahan administratif.
Langkah 3: Ketahui di mana stok Anda berada
Jika toko pakaian Anda beroperasi secara online dan offline atau memiliki lebih dari satu lokasi, Anda perlu melacak di mana setiap item dalam inventaris Anda berada. Di toko pakaian kami, Anda dapat menggunakan barcode unik untuk dengan mudah melacak item tertentu, apakah itu di ruang penyimpanan, gudang, lantai toko, atau sedang dalam pengiriman ke pelanggan online.
Langkah 4: Cocokkan penjualan dengan data inventaris
Penting untuk mencatat item mana yang paling laris dan mana yang kurang laku. Di toko pakaian kami, ini bisa berarti memperhatikan bahwa gaun musim panas cepat terjual sementara syal wol tidak.
Di sinilah pencocokan penjualan dengan data inventaris berperan. Dengan secara reguler menganalisis data penjualan dan membandingkannya dengan tingkat inventaris saat ini, toko dapat membuat keputusan yang tepat mengenai stoknya.
Anda mungkin memesan lebih banyak gaun musim panas tersebut dalam gaya atau warna tambahan untuk memanfaatkan tren tersebut. Keputusan ini tidak hanya berdasarkan firasat tetapi didukung oleh angka penjualan yang konkret.
Untuk syal yang tidak laku, Anda memiliki beberapa opsi. Anda bisa menawarkannya dengan diskon untuk menghabiskannya dan memberi ruang bagi barang yang lebih diminati, atau Anda bisa mengembalikannya ke pemasok atau menyimpannya untuk musim dingin berikutnya.
Dalam beberapa kasus, jika suatu barang secara konsisten tidak terjual selama beberapa musim, itu bisa menjadi sinyal untuk menghentikan penyediaannya sama sekali.
Langkah 5: Kembangkan proses pembelian yang efisien
Memesan stok baru untuk toko Anda harus berjalan seperti mesin yang terpelihara dengan baik. Ini melibatkan penetapan titik pemesanan ulang — atau memesan ulang barang berdasarkan seberapa cepat barang tersebut terjual.
Menggunakan perangkat lunak untuk mengotomatisasi proses pemesanan ulang ini dapat menghemat waktu dan meminimalkan kemungkinan kesalahan. Misalnya, Anda bisa mengatur perangkat lunak untuk secara otomatis memesan ulang celana jeans setiap kali Anda hanya memiliki 10 pasang tersisa.
Cara lain untuk mengoptimalkan proses pembelian adalah dengan terus mengevaluasi pemasok Anda. Ini melibatkan lebih dari sekadar mencari harga terendah — ini tentang memastikan bahwa pemasok yang Anda ajak bekerja sama dapat diandalkan, konsisten, dan menawarkan syarat yang baik.
Langkah 6: Tetapkan sistem untuk menangani stok baru dan pengembalian pelanggan
Setiap kali stok baru tiba, bukan hanya soal menambah lebih banyak barang ke rak. Setiap pengiriman baru perlu diperiksa secara menyeluruh untuk akurasi dan kualitas.
Bandingkan barang yang diterima dengan daftar pesanan untuk memastikan bahwa Anda telah menerima jumlah barang yang benar. Kemudian, periksa apakah ada cacat atau kerusakan. Dalam dunia ritel pakaian, ini bisa berarti memeriksa barang untuk sobekan, ukuran yang salah, perbedaan warna, atau masalah kualitas lainnya.
Setelah stok diverifikasi dan diperiksa kualitasnya, stok tersebut harus dicatat ke dalam sistem inventaris.
Demikian pula, menangani pengembalian pelanggan dengan efektif sangat penting. Ini termasuk memiliki proses untuk memeriksa barang yang dikembalikan dan memperbarui catatan inventaris sesuai kebutuhan.
Langkah 7: Identifikasi dan pindahkan stok mati
Stok mati adalah inventaris yang tidak terjual. Ini menjadi masalah karena semakin lama stok tidak terjual, biaya penyimpanan akan semakin tinggi.
Di toko pakaian kami, Anda mungkin melihat bahwa barang fashion musim lalu belum terjual, baik karena menjadi usang atau tidak lagi tren. Memutuskan apa yang harus dilakukan dengan barang-barang ini — mengembalikannya ke vendor, menjualnya dengan diskon, atau bahkan menyumbangkannya — adalah langkah penting untuk membebaskan ruang dan sumber daya.
Langkah 8: Integrasikan sistem POS dengan proses manajemen inventaris Anda
Ketika sistem POS diintegrasikan dengan manajemen inventaris, setiap penjualan, pengembalian, atau pertukaran langsung dicatat dan tercermin dalam inventaris. Misalnya, ketika seorang pelanggan membeli gaun musim panas bermotif bunga dari toko pakaian kami, sistem POS langsung mengurangi jumlah barang tersebut dari inventaris.
Pemantauan waktu nyata ini berlaku di semua lokasi toko, memastikan data inventaris selalu diperbarui.
Langkah 9: Pantau tren
Terakhir, mengamati apa yang sedang tren sangat penting. Untuk toko pakaian kami, ini mungkin berarti menambah stok pakaian pantai saat musim panas mendekat atau membawa lebih banyak mantel dan syal saat musim dingin tiba.
Dengan memahami tren penjualan, Anda dapat membuat keputusan yang lebih tepat mengenai persediaan.
4 praktik terbaik manajemen inventaris ritel
Manajemen inventaris ritel bisa menjadi jalur yang rumit untuk dilalui, tetapi dengan praktik terbaik yang telah terbukti berikut ini, Anda akan memiliki alat yang diperlukan untuk mengubah inventaris Anda menjadi mesin yang berjalan lancar.
1. Investasikan pada perangkat lunak yang tepat
Berinvestasi pada perangkat lunak khusus adalah hal terbaik yang dapat Anda lakukan untuk dan inventarisnya.
Lark, sebuah alat kolaborasi dan manajemen inventaris serba guna, merevolusi proses yang membosankan dalam melacak inventaris secara akurat dan menyederhanakan proses bisnis dalam operasi ritel Anda secara keseluruhan. Alat ini menyediakan pembaruan stok secara real-time, mengurangi kemungkinan ketidakakuratan.
Lark memudahkan karyawan gudang Anda untuk mengajukan perubahan inventaris menggunakan ponsel mereka, memastikan perhitungan inventaris yang akurat secara real-time. Otomatisasi dan rumus di Base Lark juga memungkinkan bisnis Anda secara otomatis menghitung dan melaporkan status inventaris sebelum terlambat.
Terakhir, sifat serba guna Lark memungkinkan bisnis tidak hanya melacak inventaris tetapi juga mengambil tindakan, di mana diskusi tentang inventaris, proses pengadaan, serta penganggaran dapat dikelola di tempat yang sama.
Lark juga mengotomatiskan tugas seperti penghitungan stok dan entri data, membebaskan staf untuk fokus pada tugas yang lebih penting seperti keterlibatan pelanggan dan penjualan.
Ada juga Lark , yang memberikan pandangan jelas tentang apa yang dijual dan dipesan dengan secara otomatis menghitung sisa barang di stok berdasarkan pesanan yang dilakukan. Dengan perhitungan waktu nyata dan pengingat pengisian ulang, Lark membantu menjaga inventaris ritel Anda tetap tersedia — dan bisnis Anda berkembang. 2. Pilih metode manajemen inventaris yang tepat
Bisnis memiliki kebutuhan dan model operasional yang berbeda-beda, yang berarti efektivitas metode manajemen inventaris dapat sangat berbeda di antara mereka. Variasi ini memerlukan pendekatan yang disesuaikan untuk manajemen inventaris, di mana setiap bisnis memilih metode yang paling sesuai dengan kebutuhan dan tantangan spesifiknya.
Berikut beberapa metode manajemen inventaris:
- Just-in-time (JIT): Melibatkan penyimpanan inventaris minimal dan menerima barang hanya saat dibutuhkan. Ini mengurangi biaya penyimpanan tetapi memerlukan perkiraan permintaan yang akurat.
- First In, First Out (FIFO): Memastikan stok lama terjual terlebih dahulu, mengurangi risiko kedaluwarsa. Ini sangat penting untuk barang yang mudah rusak.
- Last In, First Out (LIFO): Kebalikan dari FIFO, sering digunakan untuk barang yang tidak mudah rusak.
- Economic order quantity (EOQ): Rumus yang menghitung jumlah pesanan ideal untuk meminimalkan biaya pemesanan dan penyimpanan.
Toko ritel, terutama yang memiliki perputaran produk cepat, mungkin mendapat manfaat dari metode seperti JIT untuk mengurangi biaya penyimpanan atau FIFO untuk memastikan stok lama terjual terlebih dahulu — yang sangat penting untuk barang yang mudah rusak.
3. Tetapkan KPI
(KPI) menyediakan nilai yang dapat diukur yang dapat membantu Anda mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas praktik manajemen inventaris Anda. Pantau KPI secara rutin dan gunakan untuk memantau metrik.
KPI mungkin mencakup hal-hal berikut: - Perputaran stok: Mengukur seberapa cepat inventaris terjual
- Tingkat pesanan tertunda: Menunjukkan seberapa sering barang habis dan dipesan kembali
- Hari perputaran inventaris: Rata-rata jumlah hari yang dibutuhkan untuk menjual dan mengganti inventaris
- Tingkat penjualan: Persentase inventaris yang terjual dalam periode tertentu
- Waktu tunggu pesanan: Jumlah waktu antara melakukan pesanan dan menerima stok
- Tingkat penyusutan: Tingkat kehilangan inventaris akibat pencurian, kerusakan, atau kesalahan administrasi
4. Gunakan stok pengaman
Stok pengaman seperti persediaan cadangan produk yang disimpan toko untuk berjaga-jaga. Ini adalah inventaris tambahan yang ada untuk membantu mencegah toko kehabisan barang, terutama ketika ada perubahan tak terduga seperti lebih banyak pelanggan membeli sesuatu dari biasanya atau keterlambatan dalam mendapatkan stok baru dari pemasok.
Memiliki stok pengaman siap membantu menghindari kehilangan penjualan akibat rak kosong saat Anda menunggu stok baru tiba.
FAQ audit ritel
Bagaimana cara melacak inventaris ritel?
Untuk melacak inventaris ritel, gunakan perangkat lunak manajemen inventaris yang dikombinasikan dengan label barcode dan SKU untuk setiap barang. Pengaturan ini memungkinkan pelacakan dan pengelolaan tingkat stok secara efisien dan real time.
Apa saja 5 jenis inventaris?
Lima jenis inventaris adalah sebagai berikut:
- Bahan baku: Bahan dasar yang belum diproses yang digunakan untuk membuat produk, seperti logam, kayu, atau tekstil
- Barang dalam proses (WIP): Barang yang sedang dalam proses pembuatan tetapi belum selesai
- Barang jadi: Produk yang telah selesai dan siap untuk dijual atau didistribusikan kepada pelanggan
- Perlengkapan pemeliharaan, perbaikan, dan operasi (MRO): Barang yang digunakan dalam proses produksi tetapi bukan bagian dari produk akhir, seperti alat, pelumas, dan perlengkapan pembersih
- Stok pengaman: Inventaris tambahan yang disimpan untuk mencegah kehabisan stok akibat permintaan tak terduga atau keterlambatan pasokan
Apa saja 4 jenis manajemen inventaris?
Empat jenis manajemen persediaan adalah sebagai berikut:
- Just-in-time (JIT): Metode ini berfokus pada penerimaan barang hanya saat dibutuhkan dalam proses produksi, sehingga mengurangi biaya persediaan.
- Economic order quantity (EOQ): EOQ adalah rumus yang digunakan untuk menentukan jumlah pesanan ideal yang meminimalkan biaya pemesanan dan penyimpanan.
- ABC analysis: Pendekatan ini mengkategorikan persediaan menjadi tiga kelompok (A, B, dan C) berdasarkan pentingnya dan nilainya, membantu memprioritaskan upaya manajemen.
- Days sales of inventory (DSI): DSI mengukur berapa lama waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk mengubah persediaannya menjadi penjualan, menunjukkan efisiensi manajemen persediaan.
Maksimalkan manajemen inventaris ritel Anda dengan Lark
Dari menjaga pencatatan tingkat stok yang akurat hingga mengelola hubungan dengan pemasok, manajemen inventaris ritel memiliki banyak aspek yang harus diperhatikan. Namun, ini adalah proses penting untuk menjaga keseimbangan antara pasokan dan permintaan serta mendorong pertumbuhan bisnis.
Lark menyederhanakan dan mengotomatisasi tugas-tugas utama manajemen inventaris, sehingga operasi menjadi lebih efisien dan bebas dari kesalahan. Integrasi dengan sistem POS yang sudah ada, platform e-commerce, dan alat bisnis lainnya untuk manajemen inventaris yang efisien akan segera hadir.
Dengan Lark, manajemen inventaris bukan hanya tentang angka dan data — melainkan tentang mendapatkan wawasan dan membuat keputusan yang tepat untuk membantu bisnis mempertahankan tingkat stok yang optimal, bahkan selama musim tersibuk. Dengan pembaruan stok secara real-time dan analisis tren, Lark memastikan Anda selalu selangkah lebih maju dalam strategi bisnis Anda.
Buka kekuatan manajemen inventaris yang efisien dengan mencoba Lark.