Masa Depan Pekerjaan di ByteDance: Mengubah Ruang dengan Lark
Swathi B.
B2B Product Marketing Specialist
5 Agu 2026
Swathi B.
5 Agu 2026
Baca selama 5 menit
"Kami sangat sering menggunakan Lark Base dari perspektif operasional sehari-hari. Kami dapat memiliki gambaran yang sangat jelas tentang apa yang terjadi di masing-masing dari 14 wilayah yang kami awasi. Manfaat terbesar adalah menggunakan Base untuk membuat dasbor yang memungkinkan kami memantau kinerja operasional dari portofolio kami yang luas. Anda dapat memvisualisasikan data - melihat apa masalahnya, mengidentifikasi apa ketidakwajaran dari angka dan grafik, dan itu sangat membantu kami dalam mengambil keputusan tertentu." - Li Jingtao (Kepala Wilayah APAC Administrasi)
Pikirkan ini: Anda memiliki rapat dengan klien di berbagai benua, tetapi untungnya Anda memiliki kantor di masing-masing wilayah yang Anda kunjungi. Anda memiliki akses ke fasilitas, tetapi sekarang Anda perlu mencari cara untuk mendapatkan meja, memesan ruang rapat, menghubungkan laptop Anda ke sistem audio-visual, atau hanya mendapatkan loker untuk menyimpan barang-barang Anda. Biasanya, karyawan harus melalui bagan perusahaan, mencari tahu kepada siapa harus mengirim email, dan meminta layanan seperti pemesanan ruang rapat atau mencari proses operasional standar untuk setiap kantor.
Di lokasi kantor ByteDance, ceritanya sangat berbeda. Saat memasuki kantor mana pun di wilayah Asia Pasifik, karyawan dapat mengharapkan proses dan layanan yang sama. Baik di Jepang atau Singapura, proses pemesanan loker atau ruang rapat adalah sama. Mengadakan rapat di kantor adalah pengalaman yang serupa, tidak mengganggu, dan lancar di mana pun. Kata Alan, seorang karyawan ByteDance, "Saat saya berada di Hong Kong, Singapura, atau Tokyo, kantor terlihat dan terasa familiar. Saya bahkan tidak perlu berpikir dua kali untuk memesan fasilitas. Prosesnya persis sama. Sistem secara cerdas mengetahui kantor mana saya berada dan saat saya memesan rapat di kalender Lark, secara otomatis menampilkan opsi lokal untuk memesan ruang."
Untuk menciptakan pengalaman standar ini dan menjalankan operasi yang efisien di kantor-kantor tidak hanya di 1 atau 2 tetapi di 14 wilayah termasuk Singapura, Jepang, Korea, India, Australia, dan Kazakhstan, tim Administrasi ByteDance menggunakan Lark.
Ringkasan Eksekutif
Pemula Services at Scale: Tentang Tim Administrasi ByteDance
Tim Administrasi ByteDance memiliki tujuan untuk meningkatkan efisiensi tempat kerja di kantor-kantor di 14 wilayah dan mengawasi berbagai utilitas seperti penghijauan, pengendalian hama, makanan dan katering, pemesanan fasilitas, serta komunikasi internal, di antara lainnya.
Dari memprediksi berapa banyak staf pendukung yang harus direkrut hingga berapa banyak makanan yang harus disediakan setiap hari, tim ini memastikan bahwa tempat kerja kondusif untuk produktivitas dan layanan karyawan distandarisasi sambil terus mendorong batas efisiensi di semua kantor.
Tim Administrasi di ByteDance adalah pengguna utama Lark. Seiring dengan meluasnya portofolio mereka, tim ini terus memikirkan ulang alur kerja dan bereksperimen dengan fitur-fitur Lark untuk mendigitalisasi proses, mengurangi intervensi manual, dan mendorong lebih banyak otomatisasi.
Seiring alur kerja menjadi digital dan proses otomatis, menjadi jauh lebih mudah untuk memperluas proses ke berbagai wilayah. Penambahan staf tidak perlu dilatih pada SOP, dan membuat layanan tertentu dapat diakses semudah memberikan akses kepada karyawan ke Aplikasi Lark yang sudah digunakan di kantor lain.
Dalam mengelola ruang lingkup yang luas seperti itu, tim Administrasi ByteDance mengatasi 3 tantangan dengan Lark:
- Menyediakan layanan inovatif: Tim Administrasi ingin menerapkan teknologi untuk memberikan layanan dengan cepat dan lancar kepada karyawan, di mana pun mereka berada, dengan menggunakan staf sesedikit mungkin.
- Memantau standarisasi layanan dengan efisiensi: Selama operasi sehari-hari, tim Administrasi bertujuan memberikan layanan yang konsisten di berbagai wilayah sambil memastikan proses tetap efisien dan tidak menjadi terlalu melelahkan atau monoton.
- Mengelola portofolio layanan yang luas dengan efektif: Dengan kantor yang tersebar di berbagai wilayah, tim kepemimpinan ingin menjaga pengawasan sambil memastikan operasi berjalan lancar.
(1) Berinovasi Melintasi Dimensi: Solusi Digital untuk Layanan Loker Fisik
Dalam lingkungan kantor modern, ruang fisik seperti meja, ruang rapat, dan loker sangat penting. Namun, tim Administrasi telah merevolusi cara kita berinteraksi dengan ruang-ruang ini melalui Lark Base, membuat fasilitas lebih mudah diakses dan proses menjadi lebih efisien.
Secara tradisional, pemesanan loker adalah proses yang merepotkan. Seorang karyawan harus meminta loker dari tim Administrasi lokal mereka, diikuti dengan penugasan loker secara manual oleh staf kantor, yang kemudian menginformasikan kode sandi default loker dan memberikan petunjuk penggunaan. Sistem ini tidak hanya memakan waktu tetapi juga memerlukan tenaga kerja yang banyak.
Masuklah Lark Base, yang mengubah proses ini menjadi pengalaman digital yang mulus. Sekarang, seorang karyawan cukup memindai Kode QR untuk meminta loker melalui formulir online. Secara instan, sebuah бот di tempat kerja mengonfirmasi penugasan loker dan mengirimkan petunjuk rinci kepada karyawan tentang cara membuka loker dan mengatur kata sandi mereka sendiri. Otomatisasi ini tidak hanya memberikan kemudahan bagi individu; tetapi juga memperbarui status pemanfaatan loker secara real-time di Lark Base, memastikan efisiensi operasional. Menggunakan Lark Base telah memperpendek seluruh proses dari hari menjadi menit.
Selain itu, transformasi digital ini menyediakan gambaran pemanfaatan loker melalui dasbor real-time. Ini berarti satu tindakan oleh karyawan —mengisi formulir— memulai efek domino dari proses otomatis. Lark Base tidak hanya menyederhanakan akses ke fasilitas kantor tetapi juga meningkatkan pengelolaan dan pemanfaatan sumber daya kantor, menandai lompatan besar dalam cara kita memandang dan berinteraksi dengan ruang kerja fisik kita.
(2) Menavigasi Manajemen: Dari Wawasan Tingkat Tinggi hingga Detail Tingkat Dasar
Dalam dunia operasi administrasi yang kompleks, para pemimpin menghadapi tugas berat untuk mengawasi berbagai aktivitas mulai dari penganggaran dan pembayaran tagihan hingga mengelola operasi tempat kerja. Ketergantungan pada spreadsheet, meskipun berguna untuk pelacakan, sangat menghambat kemampuan untuk mendapatkan wawasan waktu nyata karena perlunya pembaruan manual.
Dengan Lark Base, tim Administrasi telah mengotomatisasi dan menyederhanakan operasi seperti pelacakan batch, manajemen data keuangan, dan penganggaran. Dengan memusatkan data dari kantor di 14 wilayah berbeda ke dalam satu Base, tim membuka kunci tingkat visibilitas dan efisiensi operasional yang baru.
Sentralisasi ini memungkinkan pimpinan untuk mendapatkan pandangan menyeluruh tentang kinerja di semua kantor. Untuk pertama kalinya, mereka dapat dengan mudah mengidentifikasi layanan mana yang paling diminati dan di mana biaya meningkat, semuanya melalui dasbor dinamis. Hal ini tidak hanya memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih tepat tetapi juga secara signifikan meningkatkan manajemen pemangku kepentingan dengan menampilkan ruang lingkup dan kinerja tim Administrasi dengan jelas. Jingtao, Pemimpin Wilayah APAC Administrasi mengatakan, "APAC adalah portofolio yang luas sehingga sulit memberikan pandangan menyeluruh kepada orang-orang. Dengan spreadsheet, semuanya hanya angka. Tetapi dengan Base, saya dapat memberikan pandangan yang jelas dan langsung yang memungkinkan pemangku kepentingan penting memahami seberapa besar portofolio ini dan apa yang terjadi setiap bulan."
(3) Dari On-Call ke Otomatis: Mengubah Penyampaian Layanan dengan Aplikasi Lark
Dulu, tim ByteDance menggunakan layanan on-call untuk menangani permintaan karyawan di tempat kerja. Misalnya, jika seorang karyawan menginginkan lebih banyak camilan di pantry atau meja foosball di lantai mereka, mereka akan berkomunikasi langsung dengan perwakilan melalui obrolan Lark. Perwakilan kemudian secara manual menyampaikan permintaan tersebut kepada rekan terkait dan memberikan pembaruan kembali kepada karyawan. Proses ini, meskipun berfungsi, memerlukan banyak tenaga, canggung, dan tidak efisien. Selain itu, semua permintaan karyawan terutama dicatat di obrolan, sehingga sulit bagi pimpinan untuk mendapatkan wawasan tentang frekuensi dan jenis layanan yang diminta.
Untuk meningkatkan efisiensi pengumpulan dan penanganan permintaan di tempat kerja, tim Administrasi memutuskan untuk menerapkan Sistem Tiket Tempat Kerja sebagai Aplikasi Lark. Karyawan kini mengajukan permintaan melalui Aplikasi, yang secara otomatis mengisi sistem tiket terpusat. Berdasarkan kategori permintaan, sistem secara otomatis menetapkan orang yang bertanggung jawab dan memberi notifikasi kepada mereka. Karyawan menerima pembaruan otomatis tentang kemajuan dan penyelesaian, sehingga prosesnya cepat dan efisien.
Dengan menggunakan sistem tiket, tim administrasi ByteDance menghilangkan model manual tradisional, menghemat waktu 3 karyawan. Proses alokasi tiket otomatis telah meningkatkan efisiensi sebesar 15%.
Lebih dari sekadar mengotomatisasi penugasan dan pembaruan permintaan, sistem tiket baru ini menawarkan kemampuan analisis data yang kuat. Pimpinan kini dapat dengan mudah melihat tren, mengidentifikasi anomali, dan memahami pola permintaan di seluruh tempat kerja.
Secara khusus, izin lanjutan Lark memungkinkan pimpinan untuk mempertahankan kontrol akses yang terperinci. Misalnya, jika ada masalah dengan ruang rapat di kantor Manila, tim Administrasi Filipina dapat diberikan akses hanya pada masalah tersebut, dan dicegah untuk melihat informasi tentang masalah di, misalnya, Singapura.
Pendekatan berbasis data ini memungkinkan manajemen proaktif, memungkinkan para pemimpin untuk menyelami rincian, menetapkan tugas untuk menangani masalah, dan memastikan tindak lanjut tepat waktu melalui pengingat otomatis. Alur kerja ini tidak hanya meningkatkan kecepatan dan responsivitas tim Administrasi tetapi juga memberdayakan pimpinan dengan alat untuk membuat keputusan yang tepat, berbagi informasi yang ditargetkan, dan mengambil tindakan segera untuk menjaga tempat kerja yang produktif dan efisien.
Kesimpulan
Tim Administrasi APAC yang mengadopsi fungsi Lark seperti Base dan App untuk semakin mendigitalisasi operasinya telah memberdayakan tim untuk mengelola portofolio kantor yang mengesankan di 14 wilayah. Yang lebih mengesankan lagi adalah kemampuan tim untuk menstandarisasi layanan yang ada dan menyediakan layanan inovatif guna memaksimalkan efisiensi dan kenyamanan. Secara keseluruhan, dengan menjadi pengguna ahli Lark, tim telah mencapai:
- Peningkatan Pengambilan Keputusan: Dengan data waktu nyata dan dasbor visual, para pengambil keputusan kini dapat mengakses informasi penting dengan mudah, membuat keputusan yang tepat lebih cepat dari sebelumnya.
- Efisiensi Operasional: Proses otomatis dan manajemen terpusat telah menghilangkan tugas manual yang membosankan, memungkinkan tim Administrasi fokus pada inisiatif strategis dan keunggulan layanan.
- Analitik yang Mendalam: Kemampuan sistem tiket untuk merekam tren dan menganalisis titik masalah telah membuka jalan bagi peningkatan layanan proaktif dan solusi yang disesuaikan.
Lark Base template untuk tim real estat dan administrasi
Table of contents
Tertarik dengan Lark?
Semua alat Anda di satu tempat
Hemat waktu dan tingkatkan efisiensi
Hemat biaya perangkat lunak hingga 70%
Table of contents
Tertarik dengan Lark?
Semua alat Anda di satu tempat
Hemat waktu dan tingkatkan efisiensi
Hemat biaya perangkat lunak hingga 70%
