몇 년 전만 해도 누군가의 승인이 필요하면 아마 이메일을 보내고, 기다렸다가, 채팅으로 한 번 더 확인하고, 또 기다려야 했을 겁니다. 금요일이 되어서야 메시지가 묻히지 않았다면 겨우 답변을 받을 수 있었죠. 하지만 요즘은 그런 걸 기다릴 만큼 인내심 있는 사람은 없습니다. 팀들은 요청을 보내는 속도만큼이나 빠르게 승인 절차가 진행되기를 기대합니다. 경비 처리를 승인하든, HR이 채용 제안을 보내도록 허가하든, 공급업체 계약을 최종 승인하든 상관없이 과정은 최대한 간편해야 합니다.
이것이 바로 승인 흐름의 기본 개념입니다. 요청을 입력하면 시스템이 필요한 곳으로 자동 전달하고, 이메일·스프레드시트·메모를 이리저리 관리하지 않아도 전체 과정이 추적됩니다. Microsoft에도 이를 위한 도구가 있는데, 바로 Power Automate Approval입니다. 특히 이미 Microsoft 제품군을 적극적으로 사용 중이라면 꽤 잘 작동합니다. 하지만 문제는 IT 설정에 익숙하지 않은 사람에게는 Power Automate 승인 워크플로를 구축하는 일이 설명서가 사라진 상태에서 오디오 시스템을 연결하는 것처럼 느껴질 수 있다는 점입니다. 이런 이유로 더 많은 팀이 Lark를 선택하고 있으며, Lark는 자동화된 승인을 마치 원래부터 사용해 온 것처럼 자연스럽게 처리해 줍니다.
승인 흐름은 무엇인가요?
승인 흐름은 기업 내 의사결정이 효율적이고 투명한 방식으로 검토, 승인 및 기록되도록 보장하는 구조화되고 반복 가능한 프로세스입니다. 흩어진 이메일 체인이나 구두 확인에 의존하는 대신, 승인 흐름은 모든 요청, 피드백 및 승인을 하나의 추적 가능한 시스템으로 중앙 집중화합니다.
이러한 워크플로는 일반적으로 구매 요청, 유급 휴가(PTO) 승인, 공급업체 온보딩, 법률 계약 승인, 예산 승인과 같은 비즈니스 핵심 프로세스에 사용됩니다. 예를 들어, Power Automate 승인 워크플로에서는 사전에 정의된 규칙에 따라 요청이 적절한 의사결정자에게 자동으로 전달됩니다. 이는 응답 시간을 단축할 뿐만 아니라 명확한 감사 추적 기록도 제공하므로 규정 준수와 책임 관리에 매우 유용합니다.
최신 자동화 승인 시스템은 커뮤니케이션 및 문서 관리 도구와 직접 통합되어 이를 한 단계 더 발전시킵니다. 수동으로 후속 조치를 수행하는 대신, 시스템이 알림을 전송하고, 기한이 지난 요청을 에스컬레이션하며, 모든 의사결정을 실시간으로 기록합니다. Microsoft 중심 워크플로에 Power Automate 승인을 사용하든, 여러 기능 부서 팀을 위한 Lark와 같은 협업 플랫폼을 사용하든, 핵심 장점은 비효율성을 제거하는 데 있습니다. 잘 설계된 승인 흐름을 통해 기업은 시간을 절약하고 오류를 줄이며 비즈니스 전반의 의사결정에 대한 가시성을 더욱 향상시킬 수 있습니다.
자동화된 승인 흐름이 왜 필요한가요?
자동화된 승인 흐름은 단순히 속도를 높이는 것에 그치지 않고, 다양한 비즈니스 기능 전반에서 정확성, 일관성, 그리고 책임성을 보장하는 데 목적이 있습니다. 재무부터 HR까지, 이러한 워크플로는 모든 요청이 투명하고 감사 가능한 프로세스를 따르도록 지원합니다.
1. 비용 환급 승인: 직원들은 종이 영수증을 수동으로 제출하거나 이메일을 보내는 대신 자동화된 승인 시스템을 통해 비용을 제출할 수 있습니다. 워크플로는 요청을 자동으로 재무팀에 전달하고, 증빙 문서를 검증하며, 승인 처리를 더 빠르게 진행하여 환급 지연을 줄여줍니다.
2. HR 오퍼 레터 승인: 채용 관리자는 후보자에게 전달하기 전에 내부 승인을 위해 오퍼 레터를 보낼 수 있습니다. Power Automate 승인 워크플로 또는 Lark Approval과 같은 도구를 사용하면 HR은 관련 이해관계자로부터 즉시 승인을 받을 수 있으며, 이를 통해 모든 조건이 검토되고 회사 정책을 준수하는지 확인할 수 있습니다.
3. 법률 계약 검토: 계약은 종종 법무, 재무 및 운영 부서의 여러 단계 검토가 필요합니다. 자동화된 승인 흐름은 각 부서가 순서대로 문서를 전달받도록 하고, 피드백을 추적하며, 필요한 모든 승인이 완료되기 전에 계약이 실행되는 것을 방지합니다.
4. 조달 및 구매 승인: 공급업체 구매를 확정하기 전에 조달 팀은 자동화된 워크플로를 사용하여 관리 승인을 받을 수 있습니다. 이를 통해 무단 지출을 줄이고, 예산 한도 준수를 보장하며, 모든 승인에 대한 감사 추적 기록을 유지할 수 있습니다.
5. 출장 및 휴가 요청: 직원은 휴가를 신청하거나 출장 요청을 제출하며, 이러한 요청은 검토를 위해 자동으로 관리자에게 전달됩니다. 시스템은 최종 승인 전에 휴가 일정 중복, 예산 제약 또는 정책 준수 여부를 확인할 수 있습니다.
Power Automate 승인이란 무엇인가요?
Power Automate는 기업이 즐겨 사용하는 앱, 서비스 및 시스템을 연결하는 워크플로를 만들 수 있도록 지원하는 Microsoft의 클라우드 기반 자동화 도구입니다. 다양한 기능 중에서도 Power Automate 승인 기능은 SharePoint, Teams 또는 Outlook과 같은 Microsoft 에코시스템 내에서 직접 디지털 승인을 수행할 수 있게 하여 의사 결정 프로세스를 간소화하도록 설계되었습니다.
Power Automate 승인 워크플로를 사용하면 기업은 작업, 요청 및 문서를 적절한 이해관계자에게 전달하여 승인을 받을 수 있습니다. 이를 통해 이메일이나 종이 양식을 통한 수동 승인의 필요성이 제거되어 처리 시간이 단축되고 투명성이 향상됩니다. 또한 Microsoft 365 환경에서 주로 작업하는 팀에 특히 유용하며, 매일 사용하는 앱과 원활하게 통합됩니다.
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이미지 출처: microsoft.com승인에 Power Automate를 선택해야 하는 이유는 무엇인가요?
- Microsoft 기반 환경: Outlook, Teams, SharePoint와 같은 도구에 의존하는 기업에 적합합니다.
- 유연한 자동화: 복잡한 로직, 조건 및 다중 분기 승인 구조를 지원합니다.
- 크로스 플랫폼 호환성: 데스크톱, 모바일 또는 이메일에서도 승인을 처리할 수 있습니다.
그러나 Power Automate 승인은 강력한 기능을 제공하지만, 비기술 사용자에게는 지나치게 복잡할 수 있으며 전체 잠재력을 잠금 해제하려면 여러 Microsoft 구독이 필요한 경우가 많습니다. 계속해서 Power Automate에 대한 보다 균형 잡힌 관점을 확인해 보세요.
비즈니스 사용자를 위한 Power Automate 심층 검토
Power Automate는 Microsoft 생태계에 의존하는 많은 기업에서 필수 도구로 자리 잡았습니다. 이 도구를 사용하면 팀이 승인 흐름을 포함한 반복 작업을 자동화할 수 있어 의사 결정 속도를 높이고 프로세스 일관성을 유지할 수 있습니다.
장점:
- Microsoft 생태계와의 원활한 통합: Microsoft에서 개발했기 때문에 Power Automate는 SharePoint, Teams, Outlook, OneDrive와 같은 앱과 손쉽게 연결됩니다. 이러한 긴밀한 통합을 통해 추가 설정 없이도 도구 간 데이터가 원활하게 흐를 수 있습니다.
- 유연한 워크플로: 사용자는 고유한 비즈니스 프로세스에 맞는 고도로 맞춤화된 승인 흐름을 설계할 수 있습니다. 단순한 “승인/거부” 요청부터 복잡한 다단계 시퀀스까지, 이 플랫폼은 다양한 시나리오를 지원합니다.
- 실시간 알림 및 추적: 승인자는 요청이 대기 중일 때 즉시 알림을 받고, 요청자는 상태 업데이트를 실시간으로 모니터링할 수 있습니다. 이를 통해 누락된 이메일이나 간과된 요청으로 인해 발생하는 지연을 방지할 수 있습니다.
- 사전 구축된 템플릿: 바로 사용할 수 있는 템플릿 라이브러리를 통해 숙련된 사용자는 처음부터 시작하지 않고도 승인 워크플로를 빠르게 실행할 수 있습니다.
단점:
- 전체 워크플로를 위해 여러 Microsoft 앱 필요: 전체 기능을 잠금 해제하려면 Power Automate를 다른 Microsoft 서비스와 연결해야 하는 경우가 많으며, 이로 인해 비용과 복잡성이 증가할 수 있습니다.
- 비기술 사용자가 흐름을 생성하거나 수정하기 어려움: 인터페이스와 로직 설정이 자동화 경험이 없는 사용자에게 부담스럽게 느껴질 수 있어 학습 곡선이 발생합니다.
- 모바일 사용 경험이 매끄럽지 않음: 모바일 지원은 제공되지만 데스크톱에 비해 직관성과 반응성이 떨어져 이동 중 승인 작업이 덜 편리합니다.
- 기본 문서 미리보기, 채팅 또는 팀 협업 기능 부족: 추가 통합이 없으면 사용자는 승인 프로세스 내에서 직접 파일을 미리 보거나 동료와 채팅하거나 실시간으로 협업할 수 없습니다.
Power Automate는 강력한 자동화 기능을 제공하지만, 복잡한 구조와 여러 Microsoft 앱에 대한 의존성, 제한적인 실시간 협업 기능으로 인해 특히 빠르게 변화하는 환경에서는 팀의 업무 속도가 느려질 수 있습니다. 이러한 부분에서 Lark가 차별화됩니다. Lark는 자동화, 커뮤니케이션, 문서 협업을 하나의 직관적인 플랫폼으로 통합한 간소화된 승인 흐름 경험을 제공하여, 지속적인 앱 전환이나 추가 통합의 필요성을 없애줍니다.
Lark와 Power Automate의 빠른 비교
왜 Lark가 더 스마트한 Power Automate 대안인지
Lark는 승인 흐름, 메시징, 파일 공유 및 프로젝트 추적을 한곳에서 제공하는 통합 업무 공간으로, 여러 도구를 오가야 하는 번거로움을 없애줍니다. 서로 다른 Microsoft 앱 전반에서 분산되어 있다고 느껴질 수 있는 Power Automate와 달리, Lark는 요청 생성부터 최종 승인까지 매끄러운 경험을 제공합니다. 직관적인 인터페이스를 통해 기술 사용자와 비기술 사용자 모두 코딩 없이 몇 분 만에 워크플로를 구축할 수 있습니다. 승인 중 댓글 및 파일 미리보기와 같은 실시간 협업 기능을 통해 모든 맥락을 바탕으로 의사결정을 내릴 수 있습니다. 모바일 및 데스크톱 접근을 지원하는 Lark는 팀이 언제 어디서나 워크플로를 승인, 추적 및 관리할 수 있도록 지원합니다.
주요 기능:
- 모바일 접근을 지원하는 자동화된 승인 워크플로
Lark Approval을 사용하면 몇 분 만에 맞춤형 승인 워크플로를 생성하고 휴대폰이나 데스크톱에서 직접 관리할 수 있습니다. 즉, 관리자는 출장 중이거나 사무실을 벗어난 상황에서도 요청을 즉시 검토, 승인 또는 반려할 수 있습니다.
- 자동 알림 설정, 마감일 및 에스컬레이션 규칙
승인이 다시는 지연되지 않도록 하세요. Lark에서는 자동 알림과 마감일을 설정할 수 있으며, 누군가 제때 응답하지 않으면 에스컬레이션 규칙을 통해 요청을 다음 의사결정자에게 전달할 수 있습니다.
- Lark 메신저 내에서 작동: 채팅에서 바로 승인
승인은 Lark 메신저와 동기화되므로 요청을 처리하기 위해 대화 화면을 벗어날 필요가 없습니다. 승인자는 채팅에서 알림을 클릭하고 커뮤니케이션 흐름을 방해하지 않고 응답할 수 있습니다.
- 작업을 자동화하고 몇 분 안에 팀에 알리세요
팀은 Lark Base를 사용하여 승인 흐름을 자동화된 작업 할당 또는 데이터베이스 업데이트와 연결할 수 있습니다. 승인되면 시스템이 관련 이해관계자에게 즉시 알림을 보내거나 후속 작업을 트리거할 수 있습니다.
- + 승인에서 바로 파일 미리보기: 더 이상 관련 정보를 찾기 위해 헤맬 필요가 없습니다. Lark에서는 승인 요청 내에서 바로 문서를 미리 보고, 댓글을 남기고, 토론 기록을 확인할 수 있습니다. 이를 통해 모든 관련 세부 정보를 한곳에 모아 더 빠르게 의사결정을 내릴 수 있습니다.
Lark에서 첫 번째 승인 흐름 구축하기
1단계: 승인 앱 열기
Lark 데스크톱 앱에서 작업 공간으로 이동한 다음 승인 앱을 엽니다. 검색창에서 “Approval”을 검색할 수도 있습니다. 그러면 승인 프레임워크로 이동하며, 여기에서 Approval Center(사용자와 관련된 모든 작업)와 Submit Request(새 요청 시작)를 확인할 수 있습니다.
2단계: Submit Request 액세스
2단계: Submit Request 액세스승인 앱에서 Submit Request를 클릭합니다. 이 섹션에는 휴가 요청, 경비 환급 또는 프로젝트 승인과 같이 기업에서 구성한 모든 승인 유형이 표시됩니다. 생성하려는 요청 유형을 선택합니다.
3단계: 요청 양식 작성
3단계: 요청 양식 작성요청을 선택하면 양식이 열립니다. 필수 필드(예: 휴가 날짜, 경비 세부 정보)를 입력합니다. 필요한 정보를 모두 입력하면 승인 경로가 자동으로 표시됩니다. 내용을 검토한 후 Submit을 클릭합니다.
4단계: 승인 진행 상황 추적
4단계: 승인 진행 상황 추적제출 후 요청은 Approval Center의 Submitted 목록으로 이동합니다. 여기에서 단계별로 진행 상황을 추적하고, 현재 승인자가 누구인지 확인하며, 승인됨, 거절됨 또는 아직 대기 중인지 확인할 수 있습니다.
5단계: 승인자로서 승인 또는 거절
5단계: 승인자로서 승인 또는 거절승인자로 지정되면 Lark 메신저의 Approval Bot을 통해 알림을 받게 됩니다. 카드에서 바로 승인하거나 거절할 수 있으며, 상세 페이지로 이동해 댓글을 추가할 수도 있습니다. 또는 Approval Center > To-do list로 이동하여 요청을 검토하고 처리할 수 있습니다.
6단계: 참조 수신자로서 승인 보기
6단계: 참조 수신자로서 승인 보기승인에 참조(CC)로 포함된 경우, 봇 메시지 카드를 받거나 Approval Center > CC’d list에서 해당 항목을 확인할 수 있습니다. 세부 정보를 확인하고 댓글을 추가하며 진행 상황을 파악할 수 있지만, 승인하거나 거절할 필요는 없습니다.
7단계: 처리자로 진행
7단계: 처리자로 진행처리자로 지정되면 Approval Bot에서 메시지 카드를 받게 됩니다. 승인을 열고 필요한 댓글을 추가한 후 Submit을 클릭하세요. 이러한 대기 중 항목은 Approval Center > To-do list에서도 확인할 수 있습니다.
8단계: 고급 옵션 사용(선택 사항)
8단계: 고급 옵션 사용(선택 사항)승인자와 제출자는 Transfer, Add Approver, 이전 단계로 Send Back, 요청 Withdraw, 또는 승인이 지연될 경우 다른 사용자에게 Remind하는 등의 추가 작업을 사용할 수 있습니다. 이러한 기능은 워크플로 관리에 더 높은 유연성과 제어 기능을 제공합니다.
Power Automate에서 승인 흐름을 만드는 방법
Power Automate 승인 워크플로 설정은 단계를 이해하면 간단합니다. 비용 승인, HR 프로세스 또는 조달 업무를 자동화하는 경우에도 흐름을 기업의 요구 사항에 맞게 조정할 수 있습니다. 아래는 Power Automate에서 승인 흐름을 만드는 방법에 대한 초보자 친화적인 빠른 가이드입니다.
1단계: Power Automate에 로그인
시작하려면 Power Automate에 방문하여 Microsoft 계정으로 로그인하세요. 로그인하면 자동화에 사용할 수 있는 템플릿, 흐름 및 도구를 확인할 수 있는 Power Automate 홈페이지가 표시됩니다. 이곳은 모든 유형의 흐름을 생성하고 관리하기 위한 중앙 작업 공간입니다.
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2단계: 새 흐름 만들기
왼쪽 메뉴에서 Create를 클릭하여 새 흐름 만들기를 시작합니다. 사용 가능한 옵션에서 특정 이벤트를 기반으로 흐름을 자동으로 트리거할 수 있는 Automated cloud flow를 선택합니다. “Sequential Approval Flow”와 같이 흐름에 적절한 이름을 입력한 다음, SharePoint에서 “Manually trigger a flow” 또는 “When an item is created”와 같은 트리거를 선택합니다.
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3단계: 트리거 추가
흐름 유형을 선택한 후에는 시스템이 승인 프로세스를 시작하는 방법을 알 수 있도록 트리거를 구성합니다. 예를 들어 “수동으로 흐름 트리거”를 선택하면 프로세스를 직접 시작하게 됩니다. SharePoint를 선택하면 목록에 새 항목이 생성될 때 흐름이 시작됩니다. 이 첫 번째 단계는 필요할 때만 승인 프로세스가 시작되도록 보장합니다.
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4단계: 첫 번째 승인 단계를 추가합니다
다음으로 + 새 단계(New step)를 클릭하고 작업 메뉴에서 “Approvals”를 검색합니다. 승인 프로세스를 설정하려면 승인 시작 및 대기(Start and wait for an approval)를 선택합니다. 작업에서 승인 유형(Approve/Reject – First to respond)을 선택하고 승인 제목 및 승인자의 이메일 주소와 같은 세부 정보를 입력합니다. 이 단계에서는 요청이 먼저 지정된 관리자 또는 감독자의 검토를 받도록 설정합니다.
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5단계: 승인 후 조건 추가
첫 번째 승인 단계가 생성되면 응답을 확인하기 위한 조건을 추가합니다. 이 조건은 첫 번째 승인 결과, 즉 승인자가 “승인” 또는 “거부”를 선택했는지를 비교합니다. 이 논리를 추가하면 결정에 따라 흐름이 서로 다른 경로로 분기되도록 하여 프로세스에서 다음에 수행될 작업을 제어할 수 있습니다.
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결론
Microsoft 생태계에 이미 투자한 기업에는 Power Automate가 유용한 선택이 될 수 있지만, 속도, 유연성, 사용 편의성이 필요한 팀에는 다소 무겁고 분산되어 있다고 느껴질 수 있습니다. 하나의 승인 프로세스를 완료하기 위해 여러 Microsoft 앱 간에 전환해야 하는 경우가 많아 워크플로가 느려지고 업데이트를 놓칠 여지가 생깁니다.
Lark는 반면 승인, 채팅, 문서 공유, 자동화를 하나의 직관적인 워크스페이스에 통합합니다. 가파른 학습 곡선 없이도 강력한 모바일 접근성을 제공하여 팀이 요청을 더 빠르게 처리하고, 일관된 협업 상태를 유지하며, 승인 요청을 추적하는 대신 더 가치 있는 업무에 집중할 수 있도록 지원합니다.
자주 묻는 질문
이메일보다 승인 흐름 시스템을 사용하는 이점은 무엇인가요?
흩어진 이메일 스레드와 달리 승인 흐름 시스템은 모든 요청, 결정 및 댓글을 추적 가능한 하나의 위치에 중앙화합니다. 즉, 수신함을 뒤질 필요 없이 누가 승인했는지, 누가 대기 중인지, 다음 단계가 무엇인지 확인할 수 있습니다. Lark와 같은 도구는 자동화된 승인 워크플로, 앱 내 메시징 및 실시간 알림을 결합해 이를 더욱 효율적으로 만들어 주므로 어떤 것도 놓치지 않습니다. 지금 무료로 Lark를 사용해 보고 다음 승인 프로세스를 간소화하세요.
이동 중에도 Lark로 요청을 승인할 수 있나요?
물론입니다. Lark의 모바일 앱은 이동 중에도 빠르게 의사결정을 내릴 수 있도록 설계되었습니다. 승인 모듈을 열어 요청 세부 정보를 검토하고, 댓글을 남기고, 스마트폰에서 즉시 승인하거나 거부할 수 있습니다. 푸시 알림과 원터치 작업을 통해 어디에 있든 승인 프로세스를 계속 진행할 수 있습니다. Lark에 가입하고 모바일 중심 생산성을 경험해 보세요.
자동화된 승인 워크플로는 팀 협업을 어떻게 개선하나요?
자동화된 승인 워크플로는 모든 단계가 명확하고 추적 가능하도록 하여 병목 현상을 제거합니다. 팀원들은 다음 승인자가 누구인지 또는 언제 결정이 내려질지 궁금해할 필요가 없습니다. 모든 것이 실시간으로 표시되기 때문입니다. 최고의 Google Workspace 대안 중 하나인 Lark에서는 팀이 이미 협업 중인 채팅 내에서 바로 승인이 이루어지며, 파일 미리 보기, 댓글 및 즉각적인 업데이트를 제공합니다. 이를 통해 논의의 맥락을 유지하고 프로젝트 일정을 가속화할 수 있습니다.
승인 흐름의 상태를 어떻게 추적하나요?
Lark Approval을 사용하면 추적이 간단합니다. 모든 요청에는 대기 중인 승인자, 완료된 단계, 관련 댓글 또는 첨부 파일을 보여주는 실시간 진행 추적기가 포함됩니다. 아직 조치를 취하지 않은 승인자에게 자동 알림을 보낼 수 있으므로 마감일을 놓치지 않습니다. 이러한 수준의 투명성은 모든 사람이 현재 상황을 정확히 파악할 수 있도록 보장합니다. 실제 작동 방식을 확인하려면 데모를 예약하세요.
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