วิธีการสร้างวาระการประชุมทีมที่มีประสิทธิภาพ
Jessica O
ผู้เชี่ยวชาญด้านการสร้างความต้องการในผลิตภัณฑ์
3 ก.ย. 2569
Jessica O
3 ก.ย. 2569
ใช้เวลาอ่าน 12 นาที
การประชุมที่ไม่มีประสิทธิผลเป็นปัญหาในธุรกิจ หลายคน รวมถึงเจฟฟ์ เบโซส กับ ทีมสองพิซซ่า และ เอกสาร 6 หน้าอเมซอน ได้พยายามหาวิธีเฉพาะเพื่อแก้ไขปัญหานี้
“การประชุมทุกครั้งที่ไม่กระตุ้นจินตนาการและความอยากรู้อยากเห็นของผู้เข้าร่วม คือสิ่งที่ผมชอบเรียกว่า PLO: โอกาสที่สูญเสียไปอย่างถาวร” นี่คือ คำพูด ของตำนานผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการและนักเขียน ทอม ปีเตอร์ส
วิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยง PLO คือการวางแผนการประชุมทีมของคุณล่วงหน้าอย่างดี คุณต้องมีแนวคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องการบรรลุและวิธีที่คาดหวังจะทำให้สำเร็จ ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่เพียงแต่เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน แต่ยังช่วยเสริมสร้างขวัญกำลังใจของทีมทั้งหมดด้วย
และนั่นเริ่มต้นด้วยวาระการประชุม แต่ไม่ใช่วาระการประชุม ใดๆ — แต่เป็นวาระการประชุมทีมที่ร่างมาอย่างดีและมีประสิทธิภาพ
คุณอาจคิดว่ายิ่งใส่รายละเอียดในวาระการประชุมมากเท่าไรยิ่งดี แต่สิ่งนั้นเป็นเพียง ละครวาระการประชุม ในบทความนี้ เราจะแสดงให้คุณเห็นว่าคุณสามารถวางแผนและดำเนินการประชุมที่มีประสิทธิผลมากขึ้นได้อย่างไรโดยไม่ต้องจ่ายค่าบริการสมัครสมาชิกแพงๆ สำหรับเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่หลากหลาย
การมีวาระการประชุมทีมมีความสำคัญอย่างไร?
สถิติ เกี่ยวกับประสิทธิภาพของการประชุม ก่อนและหลังการล็อกดาวน์ COVID-19 นั้นเปิดเผยข้อมูลที่น่าสนใจ จำนวนการประชุมต่อสัปดาห์เพิ่มขึ้น เช่นเดียวกับจำนวนผู้เข้าร่วม อย่างไรก็ตาม การประชุมมีระยะเวลาสั้นลง และเราใช้เวลาน้อยลงในการประชุม นอกจากนี้ 37% ของการประชุมดำเนินไป โดยไม่ ได้ใช้แผนการประชุมอย่างจริงจัง
สิ่งที่หลายคนมองข้ามคือ แผนการประชุมช่วยให้มีแผนที่ชัดเจนซึ่งระบุว่าอะไร ทำไม และใครเกี่ยวข้องกับการประชุมของคุณ ทีมของคุณจะได้รับประโยชน์ในด้านต่อไปนี้:
- เวลาเตรียมตัว: หากคุณแจกจ่ายวาระการประชุมก่อนเวลาการประชุม วาระการประชุมของคุณจะช่วยให้ทีมมีเวลาตระเตรียมสำหรับการประชุม ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณคาดหวังให้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนเตรียมสิ่งใดสิ่งหนึ่งเฉพาะสำหรับการประชุม
- โครงสร้าง: การประชุมที่แย่ที่สุดและไม่มีประสิทธิผลคือการประชุมที่ดำเนินไปโดยไม่มีเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน วาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพจะช่วยหลีกเลี่ยงสถานการณ์นั้น
- ความไว้วางใจ: วาระการประชุมที่ชัดเจนและรอบคอบบอกทีมของคุณว่าคุณให้ความสำคัญกับเวลาของพวกเขาและการมีส่วนร่วมของพวกเขา
- ประสิทธิภาพ: การจัดการประชุมโดยไม่มีวาระการประชุมเปรียบเสมือนการสร้างบ้านโดยไม่มีแผน — ซึ่งไม่มีประสิทธิภาพและมีค่าใช้จ่ายสูงมาก
- ความรับผิดชอบ: การมอบหมายงานและความรับผิดชอบให้กับสมาชิกทีมแต่ละคนทำให้พวกเขาต้องรับผิดชอบต่อหน้าที่เหล่านั้นโดยตรง
- ผลลัพธ์ที่ดี: วัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและการมีผู้เข้าร่วมที่รู้ว่าพวกเขาควรจะ อภิปรายหรือตัดสินใจ ส่งผลให้การประชุมประสบความสำเร็จ
คุณควรรวมอะไรไว้ในวาระการประชุมทีมของคุณ?
เมื่อคุณกำลังจัดทำวาระการประชุมทีมของคุณ คุณควรเริ่มต้นด้วยพื้นฐานดังนี้:
- วันที่ เวลา และสถานที่ของการประชุม
- ลิงก์ไปยังการประชุม (ถ้าเป็นการประชุมเสมือน)
- วัตถุประสงค์ของการประชุม
- รายการหัวข้อหรือวาระการประชุม (พร้อมกรอบเวลาที่ประมาณไว้สำหรับแต่ละหัวข้อ)
- ผู้ที่จะเข้าร่วม (และหัวข้อวาระที่พวกเขารับผิดชอบ)
สองหัวข้อสุดท้ายนี้นำเราไปสู่รายละเอียดสำหรับวาระการประชุมของคุณ ซึ่งควรประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้เสมอ:
- รายการปฏิบัติการ: รายการเหล่านี้เป็นงานที่มอบหมายให้สมาชิกทีมเฉพาะ (โดยปกติมีเส้นตาย) ระหว่างหรือหลังการประชุมทีม
- รายการอภิปราย: รายการเหล่านี้เป็นหัวข้อที่ทีมของคุณต้องอภิปรายและตัดสินใจ อาจต้องการการวิจัยเพิ่มเติมหรืองานเพิ่มเติมและกลายเป็นรายการปฏิบัติการ
- รายการข้อมูล: โดยปกติเป็นการอัปเดตที่น่าสนใจสำหรับทีมของคุณ ซึ่งมักเกี่ยวข้องกับรายการและงานต่างๆ
การรวมสิ่งจำเป็นทั้งหมดนี้ไว้ในวาระการประชุมของคุณจะช่วยป้องกันไม่ให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกสับสนหรือลังเลในระหว่างการประชุม
ผลลัพธ์คือ คุณสามารถดำเนินการประชุมได้อย่างราบรื่นโดยไม่เกินเวลาและไม่ทำให้ผู้คนสงสัยว่าจะทำอะไรต่อไป
ผลลัพธ์คือ คุณสามารถดำเนินการประชุมได้อย่างราบรื่นโดยไม่เกินเวลาและไม่ทำให้ผู้คนสงสัยว่าจะทำอะไรต่อไป
ตัวอย่างวาระการประชุมทีม 3 แบบสำหรับคุณใช้ในการประชุมครั้งถัดไป
มีการประชุมหลายประเภท คุณสามารถมีการประชุมทบทวนผลการปฏิบัติงาน การประชุมพนักงาน การประชุมรวมพนักงาน การประชุมทีมผู้นำ การประชุมคณะกรรมการ หรือ การประชุมระดับ 10 เป็นต้น
เราได้เลือกตัวอย่างวาระการประชุมสามแบบให้คุณใช้เป็นแม่แบบวาระการประชุม มาดูกันเลย
1. วาระการประชุมทีมทั่วไป
การประชุมทีมทั่วไปสามารถมีวัตถุประสงค์ใดก็ได้ ตัวอย่าง วาระการประชุม ด้านล่างนี้เป็นตัวแทนของการประชุมทีมโครงการทั่วไป โดยผู้จัดการโครงการเป็นประธานการประชุม อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้รูปแบบนี้กับการประชุมทีมประเภทใดก็ได้
วันที่และเวลา: [วันที่ของการประชุม] [เวลาเริ่มต้นของการประชุม]
ระยะเวลา: [ระยะเวลาของการประชุม]
ผู้เข้าร่วม: [ชื่อของผู้เข้าร่วมทั้งหมด]
วาระการประชุม
อัปเดตทั่วไป (ผู้จัดการโครงการ: [ชื่อ], [ช่วงเวลา])
- ที่นี่ ให้ระบุความคืบหน้าของโครงการโดยรวม ตัวชี้วัดสำคัญ และการอัปเดตสถานะที่เกี่ยวข้องอื่นๆ
ทบทวนรายการปฏิบัติการ (ผู้จัดการโครงการ: [ชื่อ], [ช่วงเวลา])
- ตรวจสอบความคืบหน้าของสมาชิกทีมในรายการปฏิบัติการที่นำเสนอในที่ประชุมก่อนหน้า หากมี
รายการที่ 1 (เจ้าของ: [ชื่อ], [ช่วงเวลา])
รายการที่ 1 (เจ้าของ: [ชื่อ], [ช่วงเวลา])- ให้สมาชิกทีมที่เกี่ยวข้องสรุปปัญหาที่เกิดขึ้นและอธิบายแผนและความคืบหน้าที่ได้ดำเนินการไปแล้ว พวกเขายังสามารถรายงานอุปสรรค (หรืออุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น) และเปิดโอกาสให้แสดงความคิดเห็นหรือถามคำถามได้
- ทำซ้ำขั้นตอนนี้สำหรับหัวข้อวาระการประชุมเพิ่มเติม
สรุป (ผู้จัดการโครงการ: [ชื่อ], [กรอบเวลา])
- สรุปการตัดสินใจใด ๆ ที่ทีมได้ทำในระหว่างการประชุม
- ระบุรายการงานที่ต้องดำเนินการและมอบหมายงานพร้อมกำหนดเวลาส่งให้กับสมาชิกแต่ละคน
- รับฟังความคิดเห็นและคำถามทั่วไป
2. วาระการประชุม Daily scrum
เป้าหมายของการประชุม Daily scrum คือให้สั้น — โดยปกติไม่เกิน 15 นาที
มีคำถามมาตรฐานสามข้อที่ถามทีม โดยจัดสรรเวลาประมาณห้านาทีให้ตอบแต่ละข้อ แนวคิดคือการมีการประชุมที่เน้นอย่างชัดเจนเพื่อให้สมาชิกทีมได้ประสานงาน รายงานความคืบหน้า และจัดการกับอุปสรรค
วันที่และเวลา: [วันที่] [เวลา]
ระยะเวลา: 15 นาที
ผู้เข้าร่วม: [ชื่อสมาชิกทีม]
วาระการประชุม
เมื่อวานนี้ (Scrum master: [ชื่อ], 5 นาที)
- คุณทำอะไรสำเร็จเมื่อวานนี้? สรุปเป้าหมายของทีม Scrum สำหรับวันนั้นอย่างรวดเร็ว และให้สมาชิกทีมรายงานชัยชนะที่ได้รับเมื่อวันก่อน
วันนี้ (Scrum master: [ชื่อ], 5 นาที)
- คุณวางแผนจะทำอะไรให้เสร็จในวันนี้? รับภาพรวมสั้น ๆ จากสมาชิกแต่ละคนเกี่ยวกับแผนของพวกเขาสำหรับวันทำงานนี้
อุปสรรค (Scrum master: [Name], 5 นาที)
- มีอุปสรรคใด ๆ ที่คุณคาดว่าจะเจอหรือไม่? จัดการอภิปรายในทีมเกี่ยวกับอุปสรรคใด ๆ โดยเน้นที่การแก้ปัญหาและพัฒนารายการดำเนินการเพื่อขจัดอุปสรรคเหล่านั้น
Pro tip: Scrum master บางคนจะเพิ่มส่วนสำหรับการประสานงานงาน (เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจตรงกัน) และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (เพื่อระดมความคิดเกี่ยวกับการปรับแต่งและเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ)
3. วาระการประชุมเริ่มต้นโครงการ
วัตถุประสงค์หลักของการประชุม เริ่มต้นโครงการ คือการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นเพื่อเตรียมเอกสารพื้นฐานของโครงการ — โดยปกติคือหนังสือรับรองโครงการ
วันที่และเวลา: [Date] [Time]
ระยะเวลา: [Duration of meeting]
ผู้เข้าร่วม: [Names of project team members and stakeholders]
วาระการประชุม
การแนะนำและวัตถุประสงค์ (ผู้จัดการโครงการ: [Name], [Duration])
- ผู้จัดการโครงการแนะนำทีมโครงการให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและให้ภาพรวมของโครงการ
บทบาทและความรับผิดชอบ (ผู้จัดการโครงการ: [Name], [Duration])
- ผู้จัดการโครงการหมายเหตุบทบาทที่ได้รับมอบหมายและสรุปความรับผิดชอบของแต่ละคน
ไทม์ไลน์โครงการ (ผู้จัดการโครงการ: [ชื่อ], [ระยะเวลา])
- ทีมงานหารือเกี่ยวกับวิธีการที่จะทำให้ไทม์ไลน์โครงการที่เสนอสำเร็จ
ทรัพยากรและเครื่องมือ (ผู้นำเสนอ: [ชื่อ], [ระยะเวลา])
- ทรัพยากรและเครื่องมือที่มีอยู่ถูกระบุไว้ และรับฟังคำขอสำหรับสิ่งอื่นๆ
การจัดการความเสี่ยง (ผู้นำเสนอ: [ชื่อ], [ระยะเวลา])
- ทีมงานหารือเกี่ยวกับความเสี่ยงของโครงการและมาตรการฉุกเฉินที่เป็นไปได้
ถาม-ตอบและขั้นตอนถัดไป
- ขั้นตอนนี้ช่วยสร้างความเห็นชอบ
รายการปฏิบัติการ (ผู้จัดการโครงการ: [ชื่อ], [ระยะเวลา])
- ทีมงานระบุรายการปฏิบัติการจากการประชุมและกำหนดเส้นตายให้กับรายการเหล่านั้น
9 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างวาระการประชุมทีมที่มีประสิทธิภาพ
คำถามแรกที่คุณต้องถามก่อนที่จะจัดทำวาระการประชุมทีมของคุณนั้นง่ายมาก: สิ่งนี้สามารถทำผ่าน อีเมล ได้หรือไม่?
ถ้าคำตอบคือใช่ (หรือแม้แต่บางที) ให้หยุดตรงนั้น เขียนอีเมลของคุณ และส่งออกไป ปล่อยให้การประชุมเป็นเรื่องของวันอื่น
แต่ถ้าคำตอบคือไม่อย่างชัดเจน ถึงเวลาที่จะดำดิ่งสู่เก้าข้อปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างวาระการประชุมทีมที่มีประสิทธิภาพ
1. ชัดเจนเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการประชุม
การประชุมประเภทใด? วัตถุประสงค์ของมันคืออะไร? ทำไมต้องเป็นการประชุมทีม? เป็นการระดมความคิดหรือไม่? เราจำเป็นต้องแบ่งปันข้อมูลสำคัญกับทีมและรับข้อเสนอแนะหรือไม่? เรากำลังมองหาวิธีแก้ปัญหาเฉพาะหรือเปล่า?
การตอบคำถามเหล่านี้จะช่วยให้การกำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุมและสร้างรายการหัวข้อหรือประเด็นที่ต้องแบ่งปัน พูดคุย หรือ ตัดสินใจได้ง่ายขึ้นมาก
2. จัดลำดับหัวข้ออภิปรายและจัดลำดับความสำคัญอย่างเหมาะสม
เมื่อคุณมีรายการหัวข้อสำหรับการอภิปรายแล้ว ให้กำหนดว่าหัวข้อใดสำคัญที่สุด ความรู้เชิงลึกของคุณเกี่ยวกับงานที่ทีมของคุณทำสามารถช่วยได้ — หรือคุณอาจใช้ กลยุทธ์การจัดลำดับความสำคัญ
เป้าหมายที่นี่คือเพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่แต่ละประเด็นสำคัญในรายการของคุณระหว่างการประชุม ดังนั้นหากเวลาหมด งานที่จำเป็นก็ได้ทำไปแล้ว ส่วนที่เหลือสามารถเลื่อนไปยังการประชุมครั้งถัดไป
3. จำกัดผู้เข้าร่วมเฉพาะสมาชิกทีมที่จำเป็นต้องอยู่ที่นั่นเท่านั้น
การประชุมที่มีประสิทธิภาพต้องมีคนที่เหมาะสมอยู่ในที่ประชุม และการประชุมที่มีขนาดเล็กกว่าจะนำไปสู่การตัดสินใจที่รวดเร็วขึ้นและพนักงานมีส่วนร่วมมากขึ้น พิจารณาปัจจัยเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับคุณค่ามากที่สุดจากการประชุมทีมของคุณ
แต่ยังมีข้อพิจารณาอีกอย่างหนึ่งคือ “กฎของ 7” ตามกฎนี้ ซึ่งอิงจากงานวิจัยเกี่ยวกับขีดจำกัดของสมองโดยศาสตราจารย์จอร์จ เอ. มิลเลอร์ จากมหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด เราสามารถเก็บข้อมูลได้สูงสุดเจ็ดเรื่องในความทรงจำระยะสั้นในเวลาเดียวกัน ดังนั้น ควรจำกัดการประชุมแก้ปัญหาไม่เกินเจ็ดคนหรือเจ็ดปัญหา หากคุณต้องการให้การประชุมมีประสิทธิภาพ
4. แชร์วาระการประชุมล่วงหน้า
วิธีหนึ่งในการแชร์ร่างวาระการประชุมกับทีมของคุณคือการแนบไว้ในคำเชิญประชุม ซึ่งทำให้ทุกคนเข้าถึงได้ง่าย
การมอบหมายงานและความรับผิดชอบก่อนการประชุมยังช่วยให้การประชุมประสบความสำเร็จ และการแชร์วาระล่วงหน้ายังช่วยให้ทีมเตรียมตัวสำหรับสิ่งที่คุณมอบหมายให้พวกเขาดูแล
เวลาสำหรับเรื่องนี้มีความสำคัญ — กฎทั่วไปคือให้เวลาผู้เข้าร่วมสามวันในการเตรียมตัว
ฟีเจอร์นี้ยังช่วยให้ทีมของคุณสามารถถามคำถามและร่วมมือกันแบบเรียลไทม์ในหัวข้อวาระก่อนที่การประชุมจะเริ่ม
5. แสวงหาความเห็นอย่างกระตือรือร้น
การแบ่งปันวาระการประชุมของคุณและขอความคิดเห็นจากทีมสามารถกระตุ้นให้พวกเขามีส่วนร่วมในการเสนอไอเดีย ระบุปัญหาอื่น ๆ ที่อาจเพิ่มคุณค่าให้กับการประชุม และแสดงความกังวล อย่างไรก็ตาม ระดับการมีส่วนร่วมขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมทีมและบุคคลที่เกี่ยวข้อง
แน่นอนว่าสิ่งนี้มีความเสี่ยง: หากสมาชิกในทีมเสนอการเปลี่ยนแปลงและคุณเลือกที่จะไม่ใช้ อาจทำให้พวกเขารู้สึกท้อแท้และไม่อยากเสนอแนะในอนาคต ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องสื่อสารเหตุผลของคุณอย่างชัดเจนหากเป็นกรณีนี้
6. รักษาการประชุมให้สั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในขณะที่ยังครอบคลุมหัวข้อที่จำเป็นทั้งหมด
การตัดสินใจเกี่ยวกับระยะเวลาของการประชุมอาจเป็นเรื่องยาก เพราะมีแนวคิดที่แตกต่างกันในเรื่องนี้
Donna McGeorge เริ่มต้นอาชีพในฐานะนักเขียนและวิทยากรด้วยหนังสือเกี่ยวกับ การประชุม 25 นาที เทคนิค Pomodoro ของ Francesco Cirillo เป็นแรงบันดาลใจของเธอ
แต่ 25 นาทีอาจไม่เพียงพอที่จะครอบคลุมทุกสิ่งที่คุณต้องการในที่ประชุมทีม ดังนั้นให้ถือเป็นแนวทางเท่านั้น ให้ลักษณะงานเป็นตัวกำหนดระยะเวลาสุดท้าย
7. ประเมินเวลาที่ต้องใช้สำหรับแต่ละหัวข้อ
ดูรายการงานของคุณเพื่อกำหนดเวลาที่จะจัดสรรให้แต่ละหัวข้อ และหากเวลารวมที่ต้องการมากกว่าระยะเวลาที่จองไว้สำหรับการประชุม ให้ตัดหัวข้อที่มีลำดับความสำคัญต่ำกว่าออกไป ซึ่งอาจจัดการในที่ประชุมครั้งถัดไปหรือผ่านทางอีเมล
สุดท้าย จัดลำดับงานในวาระการประชุมของคุณเพื่อให้หัวข้อสำคัญถูกจัดการในช่วงต้นเมื่อทุกคนยังสดชื่น คุณยังสามารถใช้ การจัดกลุ่มงาน เพื่อจัดระเบียบวาระการประชุมเป็นกลุ่มของงานที่คล้ายกัน
8. กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ
การมอบหมายงานอาจเป็นเรื่องยาก คุณต้องระบุว่าใครเหมาะสมที่สุดในการจัดการแต่ละหัวข้อและแน่ใจว่าคุณได้ชี้แจงสิ่งที่พวกเขาต้องทำ ข่าวดีคือ การมอบหมายความรับผิดชอบจะเปลี่ยน “การประชุมของคุณ” ให้กลายเป็น “การประชุมของเรา”
นอกจากนี้ การใช้ ซอฟต์แวร์ เช่น Lark Suite เพื่อสร้างวาระการประชุม จัดการผู้เข้าร่วมประชุมเสมือน และบันทึกการประชุม ก็เป็นประโยชน์เช่นกัน
9. บันทึกการตัดสินใจที่เกิดขึ้น
การประชุมส่วนใหญ่จะมีบันทึกการประชุม ซึ่งโดยทั่วไปคือบันทึกการถอดเสียงการประชุมที่ผ่านการแก้ไข ปัจจุบัน คุณสามารถใช้เครื่องมือซอฟต์แวร์ที่ใช้ AI เช่น Lark Minutes ซึ่งสามารถสร้าง บันทึกการประชุม จากการบันทึกเสียง สิ่งที่คุณต้องทำคือเน้น รายการปฏิบัติการ และการตัดสินใจสำคัญก่อนที่จะแบ่งปันบันทึกการประชุม
- ผู้จัดการประชุมเตรียมเอกสารที่มีประเด็นอภิปรายและแจกจ่าย
- เมื่อต้นการประชุม ทุกคนอ่านบันทึกการประชุมและเพิ่มความคิดเห็นใน Lark Suite
- ผู้จัดการเน้นความคิดเห็นเหล่านั้นขณะแชร์หน้าจอ
คุณยังสามารถใช้ แอปบันทึกการประชุม เพื่อทำให้การประชุมของคุณมีประสิทธิผลมากขึ้นและช่วยให้การทำงานของคุณเป็นระบบมากขึ้น หรือจะก้าวไปอีกขั้นด้วยการเลือกใช้ แอปจดหมายเหตุด้วย AI เพื่อบรรเทาภาระงานบริหารที่น่าเบื่อ
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับวาระการประชุมทีม
คุณตั้งวาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพสำหรับทีมเสมือนได้อย่างไร?
คุณสามารถตั้งวาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพสำหรับทีมเสมือนได้โดยการจัดโครงสร้างให้ทุกคนมีโอกาสแสดงความคิดเห็น — และสิ่งนี้ต้องใช้เวลาการเตรียมตัว
การระบุรายละเอียดในวาระการประชุมก็สำคัญเช่นกัน ทุกคนควรรู้ว่าพวกเขาจะต้องมีส่วนร่วมเมื่อใด ต้องมีส่วนร่วมในเรื่องใด และมีเวลามากน้อยแค่ไหนในการทำเช่นนั้น
ควรใช้เวลานานเท่าใดกับแต่ละหัวข้อในวาระการประชุมทีม?
คำตอบของคำถามนี้ขึ้นอยู่กับหัวข้อนั้น จำนวนคนที่ต้องแสดงความคิดเห็น และความซับซ้อนของหัวข้อนั้น
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าทีมเจ็ดคนของคุณต้องมีการระดมความคิด คุณสามารถกำหนดเวลาให้แต่ละคนสองนาทีและสรุปอีกสองนาที เนื่องจากพวกเขาจะรู้ล่วงหน้าว่าจะมีเวลาแค่สองนาทีต่อคน พวกเขาจึงสามารถเตรียมการมีส่วนร่วมได้อย่างเหมาะสม
ฉันจะปรับปรุงการประชุมทีมของฉันได้อย่างไร?
การสร้างวาระการประชุมเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในการปรับปรุงการประชุมทีมของคุณ การประชุมมากเกินไปอาจทำให้ไม่มีประสิทธิภาพ นั่นคือสาเหตุที่บางเรื่องถูกมองข้าม
คุณจะมีเวลาจำกัดเสมอในการประชุม ดังนั้นคุณจึงต้องใช้เวลาให้คุ้มค่าที่สุด คุณสามารถทำได้โดยพยายาม — พร้อมกับให้ทุกคนมีเสียง — เพื่อยึดตามกำหนดเวลาของวาระการประชุม หากคุณทำได้ดีและวาระการประชุมถูกจัดทำขึ้นโดยมีเวลายืดหยุ่นเพียงพอ คุณอาจจะจบการประชุมก่อนเวลา สิ่งใดที่ช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจของทีมได้ดีเท่ากับการมีเวลาว่างเพิ่มขึ้นหลังจากการประชุมที่มีประสิทธิผลจริงๆ
และถ้าคุณต้องการใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีสมัยใหม่ ลองพิจารณาใช้ ผู้ช่วยประชุม AI เพื่อทำงานซ้ำซากโดยอัตโนมัติ
ทำให้งานจัดทำวาระการประชุมของคุณง่ายขึ้นด้วย Lark
การพัฒนากำหนดการประชุมทีมที่จัดทำอย่างดี ต้องอาศัยความร่วมมือ ดังนั้น การใช้ เครื่องมืออย่าง Lark เพื่ออำนวยความสะดวกในกระบวนการจึงสมเหตุสมผลมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีทีมงานระยะไกล ที่กระจายอยู่ทั่วโลก Lark มีบริการลูกค้าหลายภาษา ตลอด 24 ชั่วโมง
ด้วย Lark คุณสามารถบอกลาเรื่องปัญหา เช่น ค่าสมัครสมาชิกที่แพง ข้อมูลที่แยกส่วนกัน การเก็บข้อมูลเป็นกลุ่มๆ ค่าใช้จ่ายแอบแฝงสำหรับการฝึกอบรม และการต้องใช้เครื่องมือต่างๆ หลายอย่าง
Table of contents
สนใจ Lark ไหม?
รวมทุกเครื่องมือไว้ในที่เดียว
ประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพ
ประหยัดค่าซอฟต์แวร์สูงสุดถึง 70%
Table of contents
สนใจ Lark ไหม?
รวมทุกเครื่องมือไว้ในที่เดียว
ประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพ
ประหยัดค่าซอฟต์แวร์สูงสุดถึง 70%
อ่านต่อ
© 2026 Lark Technologies Pte. Ltd.