การสร้างกลไกที่เสริมพลังให้กับทีมและส่งเสริมนวัตกรรมเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาความสามารถในการแข่งขัน ByteDance บริษัทที่อยู่เบื้องหลังไม่เพียงแต่ Lark แต่ยังรวมถึงปรากฏการณ์ระดับโลกอื่นๆ อีกหลายอย่าง ได้นำแนวปษาณที่ไม่เหมือนใครมาใช้เพื่อเสริมสร้างพลังให้กับพนักงานในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและสร้างสรรค์ ขับเคลื่อนการเติบโตของบริษัทมาตลอดหลายปี
มันไม่ใช่แค่เรื่องของการมอบหมายงานหรืออำนาจเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการเพาะปลูกระบบนิเวศที่มีการทำงานร่วมกัน ที่ข้อมูลไหลเวียนและการตัดสินใจอย่างชาญฉลาดทำได้ร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
มาคลี่คลายแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดของ ByteDance ด้วยกัน ⬇️
1. การประชุมในหน้าเดียวกัน
เราทุกคนต้องการหลีกเลี่ยงการประชุมที่ยาวนานและไม่มีประสิทธิภาพซึ่งเบี่ยงเบนจากหัวข้อหลัก โดยได้รับแรงบันดาลใจจากแนวปฏิบัติของ Amazon ที่ใช้บันทึกความยาวหกหน้า ทีมงานที่ ByteDance จึงได้นำวิธีการประชุมแบบ same-page มาใช้ วิธีนี้ส่งเสริมให้เกิดการอภิปรายที่มีสมาธิและมีประสิทธิภาพ
ก่อนการประชุม ผู้จัดเตรียมเอกสารที่สรุปประเด็นที่จะพูดคุย ผู้เข้าร่วมสามารถอ่านเอกสารนี้ล่วงหน้าได้แต่ไม่บังคับ โดยปกติเอกสารเหล่านี้สามารถเข้าถึงได้ผ่านกลุ่มการประชุมที่สร้างขึ้นโดยตรงจากคำเชิญประชุม
ในช่วงต้นของการประชุม จะมีช่วงเวลา 15 นาทีสำหรับการอ่านเงียบร่วมกัน ในช่วงเวลานี้ ผู้เข้าร่วมสามารถแสดงความคิดเห็นได้ เสียงเดียวที่อาจได้ยินคือเสียงการพิมพ์คีย์บอร์ด ข้อคิดเห็นเหล่านี้จะรวบรวมข้อเสนอแนะและคำแนะนำของทุกคน ซึ่งจะนำไปสู่การอภิปรายที่มีโครงสร้างโดยผู้จัด หลังจากช่วงเวลาอ่านและแสดงความคิดเห็น ผู้จัดการประชุมมักจะเน้นข้อคิดเห็นขณะแชร์หน้าจอ พวกเขาจะตรวจสอบข้อเสนอแนะทั้งหมดทีละข้อ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกข้อกังวลได้รับการแก้ไขและตอบสนองในระหว่างการประชุม
เนื่องจากทีมงานกระจายอยู่ในทวีปต่าง ๆ การประชุมที่ ByteDance มักจะถูกบันทึกไว้ ซึ่งช่วยให้ผู้คนในเขตเวลาต่าง ๆ สามารถ พวกเขาสามารถฟังการบันทึกและในเวลาของตนเองและในชั่วโมงทำงานของตน ผลลัพธ์? ข้อสรุปที่ชัดเจนและสามารถดำเนินการได้ พร้อมบริบทสำหรับทุกการประชุม โดยไม่มีการพูดคุยที่ไม่มีความหมาย นี่คือรายการตรวจสอบที่คุณควรปฏิบัติตามหากคุณต้องการลองใช้วิธีการประชุมแบบเดียวกัน
- การเตรียมตัวก่อนการประชุม:
- ผู้จัดควรร่างเอกสารที่ระบุหัวข้อที่จะพูดคุย
- แชร์เอกสารออนไลน์กับผู้เข้าร่วมทั้งหมดก่อนการประชุม ส่งเสริมให้มีการทบทวนก่อนประชุม แม้จะไม่บังคับ
- เริ่มประชุมด้วยการอ่านเอกสารอย่างเงียบ ๆ ร่วมกันเป็นเวลา 15 นาที
- ผู้เข้าร่วมสามารถแสดงความคิดเห็นในเอกสารหากมีข้อกังวลหรือคำถาม และสามารถตอบกลับความคิดเห็นของผู้อื่นเพื่อความชัดเจนเพิ่มเติม
- การอภิปรายและการแก้ไขปัญหา:
- ผู้จัดควรเป็นผู้นำการอภิปรายเกี่ยวกับความคิดเห็นทั้งหมดตามลำดับที่ถูกแสดงความคิดเห็น หากจำเป็น ให้ตอบคำถามทีละข้อในโหมดตรวจสอบความคิดเห็น
- ทีมมีเป้าหมายเพื่อแก้ไขปัญหาและชี้แจงแนวทางแก้ไขในระหว่างการอภิปราย
- สำหรับหัวข้อที่ไม่มีความคิดเห็น ให้ถือว่ามีความเห็นพ้องโดยทั่วไปและดำเนินการต่อเพื่อหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่มากเกินไปในระหว่างการประชุม
- ขั้นตอนการดำเนินการและความรับผิดชอบ:
- กำหนดขั้นตอนถัดไปอย่างชัดเจนและมอบหมายความรับผิดชอบให้กับสมาชิกทีมแต่ละคน
- ระบุบุคคลที่รับผิดชอบโดยการแท็กพวกเขาในเอกสาร ณ ตำแหน่งที่เหมาะสม เพื่อให้พวกเขาได้รับการแจ้งเตือนและเข้าใจบริบทใน Lark
- การติดตามผลหลังการประชุม:
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมทุกคนสามารถเข้าถึงเอกสารที่อัปเดตพร้อมคำถามที่ได้รับการแก้ไขและขั้นตอนถัดไป
- ติดตามความคืบหน้าของรายการดำเนินการและตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลที่รับผิดชอบดำเนินงานตามแผน
2. การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสก่อน
ทีมงานที่ ByteDance นิยมใช้ เนื่องจากลักษณะของธุรกิจของพวกเขา ความคิดสร้างสรรค์สามารถเกิดขึ้นได้ทุกเวลา และไม่จำเป็นต้องอยู่ในโซนเวลาเดียวกันเพื่อกระตุ้นทีมและธุรกิจ นอกจากนี้ สมาชิกในทีมยังทำงานและอาศัยอยู่ในส่วนต่างๆ ของโลกแทนที่จะมีปฏิกิริยาทันที สมาชิกในทีมมีโอกาสในการประมวลผลข้อมูลและตอบสนองอย่างรอบคอบ ก่อนที่จะนัดหมายประชุม สำคัญที่จะต้องพิจารณาว่าการประชุมแบบสดจำเป็นหรือไม่ หรือว่าการสนทนาสามารถจัดการผ่านการสื่อสารแบบไม่พร้อมกันได้ที่ ByteDance การสนทนาหลายอย่างที่ปกติเกิดขึ้นใน<การประชุม>ได้เปลี่ยนไปใช้ช่องทางการสื่อสารแบบไม่พร้อมกันอย่างสำเร็จ การเปลี่ยนแปลงนี้ช่วยประหยัดเวลาให้กับสมาชิกในทีมแต่ละคนและส่งเสริมวัฒนธรรมการสื่อสารที่ตั้งใจและมุ่งเน้น
วิธีแก้ไข? แทนที่จะพึ่งพาสไลด์ที่ดูดีใน PowerPoint ลองในรูปแบบเขียนที่เน้นข้อมูล โดยแชร์เอกสารนี้กับเพื่อนร่วมงานและใช้ฟีเจอร์คอมเมนต์สำหรับการสนทนาที่เน้นเฉพาะ คุณมักจะสามารถขจัดความจำเป็นในการประชุมสดได้อาจมีโอกาสที่คำพูดเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอที่จะอธิบายไอเดียใหญ่ของคุณได้ และนั่นก็โอเค พิจารณาแชร์ความคิดของคุณผ่านการบันทึกวิดีโอ ที่คุณสามารถนำเสนอไอเดียขณะแชร์หน้าจอของคุณ ทีมงานมักใช้ฟีเจอร์บันทึกหน้าจอใน Lark เพื่อจับภาพไอเดียในรูปแบบภาพและแชร์ให้กับเพื่อนร่วมทีม ซึ่งช่วยให้คนอื่นๆ สามารถรับข้อมูลได้ตามจังหวะของตนเองและตอบกลับเมื่อพร้อม
วิธีการสื่อสารนี้เคารพต่อกระบวนการทำงานของแต่ละบุคคล ลดความเหนื่อยล้าจากการประชุม และทำให้แนวคิดถูกสื่อสารอย่างชัดเจนและมีประสิทธิภาพ ผ่านการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส ByteDance ได้บรรลุระดับความมีประสิทธิภาพและความแม่นยำสูง ซึ่งเป็นตัวอย่างที่มีชีวิตชีวาสำหรับการสื่อสารในองค์กรยุคใหม่ 3. จากอีเมลไปยังเอกสาร: เพิ่มการคิดลึกลงในคำพูด
อีเมลไม่ได้เสียหาย แต่มักถูกใช้ผิดวิธีในหลายสถานการณ์ เราทุกคนเคยมีประสบการณ์ถูกเพิ่มเข้าไปในเธรดอีเมลที่มีคำว่า "ฟังดูดีสำหรับฉัน" มากกว่าเนื้อหาที่มีประโยชน์จริงๆ หรือเลื่อนดูเธรดยาวๆ เพียงเพื่อค้นพบว่ามันหมดอายุแล้ว
เมื่อ ByteDance พัฒนาขึ้น ได้แทนที่ ในฐานะวิธีการไม่เพียงแต่แลกเปลี่ยนข้อมูล แต่ยังร่วมมือกันคิดและมีส่วนร่วม Lark Docs มอบพื้นที่มากขึ้น ตัวเลือกการจัดรูปแบบ และคุณสมบัติการจัดระเบียบเพื่อเปลี่ยนความคิดเป็นแผนการปฏิบัติ การออกแบบผลิตภัณฑ์ หรือรายการงานสำคัญสำหรับแคมเปญการตลาด Q4 ของคุณ ความคิดเห็นช่วยในการแลกเปลี่ยนความคิด ในขณะที่การกดไลค์แสดงถึงความเห็นชอบและกำลังใจ นอกจากนี้ ดอกส์ยังเป็นแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้และทันสมัย
เอกสารมีศักยภาพในการให้บริการหลายอย่างที่ ByteDance สามารถใช้เป็นบล็อกส่วนตัวเพื่อบันทึกความคิดและไอเดียในการทำงาน เป็นการแนะนำเมื่อเข้าร่วมทีมใหม่ หรือเป็นการรวบรวมทรัพยากรและคำถามที่พบบ่อยสำหรับเพื่อนร่วมงาน ความหลากหลายนี้ทำให้เอกสารสามารถรับบทบาทต่างๆ ที่ ByteDance ได้ เช่น เป็นตัวช่วยในการทำความรู้จัก ศูนย์ช่วยเหลือ หรือศูนย์กลางของความรู้
4. การเดินทางเริ่มต้นใช้งานด้วยตนเอง
การเริ่มต้นการทำงานสำหรับพนักงานใหม่ทุกคนที่ ByteDance ถูกออกแบบมาเพื่อส่งเสริมให้มีแรงจูงใจในตนเอง พนักงานใหม่จะได้รับเอกสารการเริ่มต้นงานอย่างครบถ้วนผ่าน Lark ซึ่งทำหน้าที่เป็นแผนที่นำทางไปยังวัฒนธรรมของทีม ความคาดหวัง และทรัพยากรต่างๆ ของทีม เอกสารนี้จัดเตรียมพวกเขาให้พร้อมสำหรับความสำเร็จตั้งแต่เริ่มต้น
อย่างไรก็ตาม พนักงานใหม่ไม่ได้ถูกจัดหาเพียงเอกสารเท่านั้นที่จะต้องมีส่วนร่วม ข้อดีของการได้รับเอกสารการเริ่มต้นงานคือมันเสนอทรัพยากรสำหรับทุกความต้องการของพวกเขา รวมถึงนโยบายของบริษัท ขอบเขตของงาน เครื่องมือที่ใช้กันทั่วไป และอื่นๆ
นอกจากนี้ยังรวมถึงรายชื่อที่ติดต่อที่อัปเดตล่าสุดที่สามารถติดต่อได้สำหรับคำถามใดๆ แทนที่จะเสียเวลาค้นหาเอกสารและรายชื่อที่ติดต่อ เอกสารการเริ่มต้นงานทำหน้าที่เป็นแผนที่สดใหม่เพื่อแนะนำการเดินทางของทุกคนที่ ByteDance นอกจากนี้ เอกสารการเริ่มต้นงานสามารถใช้ประโยชน์ได้อย่างสร้างสรรค์เพื่อช่วยให้พนักงานใหม่รู้สึกเข้าใจและมีสมาธิ ด้วยความยืดหยุ่นของบล็อก Lark Docs ทีมสามารถรวมคุณสมบัติเช่น คำเชิญกลุ่ม แผนผังโครงสร้างทีม และอื่นๆ เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่มีเส้นทางที่ชัดเจนในการนำทางงานใหม่ของพวกเขา
5. จากโฟลเดอร์สู่หน้าเดียว: ทำให้ข้อมูลเข้าถึงได้ง่ายขึ้น
วิธีการจัดการความรู้ของ ByteDance มุ่งเน้นไปที่ความเรียบง่ายและการเข้าถึงได้ง่าย โดยมีเป้าหมายเพิ่มเติมในการประหยัดเวลา แทนที่จะใช้เวลาในการย้ายเอกสารระหว่างโฟลเดอร์ต่างๆ เอกสารถูกใช้เป็นวิธีใหม่ในการจัดระเบียบทุกอย่าง แทนที่จะได้รับลิงก์ไปยังโฟลเดอร์ จะมีเอกสารหน้าเดียวที่แนะนำผู้ใช้ไปยังเอกสาร แผ่นงาน หรือฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อที่เฉพาะเจาะจง การรวมลิงก์เอกสารไว้ที่หน้าเดียวก็อาจใช้เวลามากเช่นกัน เพื่อจัดการกับสิ่งนี้ ByteDance ได้แนะนำการค้นหาแบบสากลใน Lark ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้ง่าย ไม่ว่าจะเป็นเอกสาร แชทกลุ่ม ข้อความ หรือคำเชิญประชุม ผ่านแถบค้นหา คุณลักษณะนี้ช่วยให้พนักงานค้นหาข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะเมื่อต้องการบริบทเพิ่มเติมอย่างเร่งด่วนและไม่สามารถติดต่อกับผู้ร่วมงานได้เนื่องจากเขตเวลาที่แตกต่างกัน การแทนที่โฟลเดอร์แบบดั้งเดิมด้วยเอกสารเดียวที่รวบรวมทรัพยากรสำคัญทั้งหมด ช่วยให้ข้อมูลอยู่เพียงการคลิกเดียว ส่งเสริมวัฒนธรรมการเรียนรู้และแบ่งปันอย่างต่อเนื่อง
6. สามารถบริการตัวเองได้!
ศูนย์กำลังไม่สามารถทำงานได้หากไม่มีการสนับสนุนอย่างแข็งแกร่งในเบื้องหลัง นั่นคือเหตุผลที่ ByteDance ได้ลงทุนอย่างมากในการปรับปรุงกระบวนการภายในและสนับสนุนพนักงานในชีวิตการทำงาน ผลจากความมุ่งมั่นนี้ Lark จึงถูกสร้างขึ้นเพื่อเสริมสร้างและสนับสนุนการดำเนินงานภายในอย่างต่อเนื่องและยั่งยืน
นอกจากเอกสารกลางที่มีข้อมูล คอนเทนต์ และทรัพยากรที่มีประโยชน์สำหรับพนักงานทุกคนให้เข้าถึงแล้ว ยังมีฝ่ายช่วยเหลือภายในที่พร้อมให้บริการตอบคำถามที่เกี่ยวข้องกับ HR, การบริหาร, IT และอื่นๆ โดยแต่ละฝ่ายช่วยเหลือมีบอทที่ฉลาดในการจับคู่คำตอบและทรัพยากรที่เหมาะสมกับคำถามของพนักงาน ทีมงานที่ ByteDance ไม่จำเป็นต้องอ้างอิงจากคู่มือพนักงานที่ยาวเหยียดเพื่อหาคำตอบเกี่ยวกับนโยบาย ด้วยบอทที่เข้าใจบริบท การให้บริการตนเองจึงมีประสิทธิภาพและสะดวกสบายมากขึ้นสำหรับคำถามใดๆ ที่พนักงานอาจมี
7. OKR เป็นเข็มทิศ
การผสานวัตถุประสงค์และผลลัพธ์สำคัญ (OKR) เข้ากับกระบวนการทำงานประจำวันได้ทำให้การจัดการเป้าหมายกลายเป็นส่วนหนึ่งที่สำคัญและเป็นปฏิบัติจริงในวัฒนธรรมของบริษัท ByteDance ไม่ใช่แค่การไล่ตามเป้าหมายที่ไม่มีเหตุผล แต่เป็นการประสานความพยายามของบุคคลเข้ากับเรื่องราวขององค์กรในวงกว้าง ที่ดีกว่านั้นคือ ที่ ByteDance, OKRs ไม่ได้ถูกแยกออกจากกัน แต่เป็นเป้าหมายและการดำเนินการที่เชื่อมโยงกัน
นอกจากการเพิ่มและอัปเดต OKRs แล้ว ทีมงานที่บริษัท ByteDance ยังสามารถดู OKRs ของทีมอื่นๆ จากโปรไฟล์ของพวกเขาได้ พวกเขายังสามารถเพิ่มความคิดเห็น ตั้งค่าการจัดเรียง หรือแท็กบุคคลที่เกี่ยวข้องเพื่อการทำงานร่วมกัน ฟีเจอร์นี้ให้เข็มทิศสำหรับความพยายามของบุคคลและแสดงให้เห็นว่าเพื่อนร่วมงานทำงานร่วมกันอย่างไรเพื่อบรรลุเป้าหมายที่ใหญ่ขึ้น บทสรุป
แก่นแท้ของแนวปฏิบัติของ ByteDance คือการสร้างสภาพแวดล้อมที่ส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์ การทำงานร่วมกัน และประสิทธิภาพ โดยมีเป้าหมายเพื่อจัดตั้งสถานที่ทำงานที่สมาชิกทุกคนมีข้อมูลที่จำเป็นในการตัดสินใจอย่างรอบคอบ นำพาทีมสู่ความสำเร็จที่โดดเด่น
ในขณะที่ธุรกิจทั่วโลกกำลังยอมรับพื้นที่ทำงานที่ยืดหยุ่น นวัตกรรม และมีประสิทธิภาพมากขึ้น แนวปฏิบัติของ ByteDance จึงนำเสนอมุมมองใหม่สำหรับบริษัทที่ต้องการสร้างวัฒนธรรมของทีมที่มีอำนาจและขับเคลื่อนตนเอง
Lark เครื่องมือที่พัฒนาโดย ByteDance ช่วยให้แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดของ ByteDance เกิดขึ้นตามวิธีการทำงานของบริษัท หากต้องการสำรวจเคล็ดลับ เทคนิค และจิตวิญญาณสำหรับบริษัทของคุณเอง ติดต่อทีม Lark เพื่อขอรับการสาธิตฟรี