Hướng dẫn xây dựng CRM bằng Excel (và lựa chọn thay thế tốt nhất cho năm 2026)
Lance Carter
Chuyên gia Tiếp thị Sản phẩm Kỹ thuật
5 thg 8, 2026
Lance Carter
5 thg 8, 2026
Đọc trong 13 phút
Nguồn ảnh: Microsoft
Nguồn ảnh: MicrosoftĐối với các doanh nghiệp khởi nghiệp sáng tạo muốn theo dõi khách hàng tiềm năng, kiểm soát quy trình bán hàng và tận dụng dữ liệu khách hàng, Excel là công cụ được ưu tiên sử dụng.
Và điều này dễ hiểu! Microsoft Excel là một chương trình dễ tiếp cận, cho phép bạn làm việc với dữ liệu bán hàng, mã màu một cách dễ dàng và xuất dữ liệu ở các định dạng dễ truy cập mà ai cũng có thể mở. Với mẫu CRM Excel, bất kỳ bảng tính nào cũng có thể biến thành công cụ CRM với chi phí chỉ bằng một phần nhỏ so với phần mềm chuyên dụng.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách tạo mẫu CRM Excel mà doanh nghiệp bạn có thể tin cậy trong những giai đoạn đầu phát triển, cùng với lý do tại sao Lark Base là lựa chọn thay thế CRM Excel tốt nhất cho những ai muốn mở rộng quy mô đến năm 2025.
Excel CRM là gì?
Excel CRM chính xác là như tên gọi của nó: một hệ thống quản lý quan hệ khách hàng được xây dựng trên bảng tính trong Microsoft Excel.
Tạo một bảng tính CRM như một trung tâm để quản lý dữ liệu khách hàng là cách nhanh chóng và tiết kiệm để bắt đầu phân tích quy trình bán hàng của bạn. Đây là lựa chọn tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp nhỏ để theo dõi các khách hàng tiềm năng, quản lý danh bạ và tổ chức dữ liệu bán hàng mà không cần đầu tư vào phần mềm CRM chuyên dụng.
Tại sao sử dụng Excel (hoặc Google Sheets) làm CRM? Nó đơn giản để thiết lập, không cần đội ngũ kỹ thuật để quản lý, và cung cấp đủ sự linh hoạt để điều chỉnh khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Hơn nữa, nếu đội ngũ bán hàng của bạn đã quen thuộc với Excel, thì không có đường cong học tập nào — chỉ cần mở chương trình và bạn có thể bắt đầu ngay.
Xây dựng CRM trong Excel như thế nào
Nguồn ảnh: Microsoft
Nguồn ảnh: MicrosoftNếu bạn đang nhìn vào một bảng tính trống và sẵn sàng bắt đầu xây dựng một CRM dựa trên Excel, bạn có thể đang băn khoăn không biết bắt đầu từ đâu.
Trong phần này, chúng tôi sẽ phân tích những gì bạn cần để biến tập tin bảng tính trống của mình thành một hệ thống CRM phù hợp với mục đích sử dụng.
1. Hiểu rõ Mục đích của CRM
Hiểu được dữ liệu CRM bạn muốn thu thập và cách thông tin khách hàng này sẽ giúp ích cho doanh nghiệp của bạn là bước đầu tiên trong quá trình này.
Một CRM trên Excel có thể tùy chỉnh vô hạn, vì vậy bạn có thể tạo các bảng tính thu thập đầy đủ các loại dữ liệu mà doanh nghiệp bạn dựa vào. Đối với chủ doanh nghiệp nhỏ, một CRM trên Excel có thể đơn giản là một danh sách chi tiết các thông tin liên hệ khách hàng tiềm năng kèm theo trạng thái giao dịch và ngày theo dõi. Đối với các doanh nghiệp lớn hơn và các nhóm phức tạp hơn, nó có thể bao gồm ngày theo dõi, các lần mua hàng lặp lại, số liệu doanh thu hoặc thậm chí là sở thích của khách hàng.
Bằng cách hiểu điều gì là quan trọng nhất đối với hoạt động của bạn, bạn sẽ có thể lên kế hoạch một CRM phù hợp với mục đích sử dụng.
2. Tạo các cột cho Dữ liệu Chính
Nguồn ảnh: Microsoft
Nguồn ảnh: MicrosoftKhi bạn đã xác định được dữ liệu cần thiết, đã đến lúc xây dựng bảng tính của bạn.
Bắt đầu bằng cách tạo các cột cho từng điểm dữ liệu chính. Ví dụ, bạn có thể bao gồm các cột cho tên khách hàng, thông tin liên hệ, nguồn khách hàng tiềm năng, giai đoạn giao dịch và ngày theo dõi.
Gắn nhãn mỗi trường rõ ràng, để bất kỳ ai trong nhóm của bạn cũng dễ dàng hiểu được thông tin được đặt ở đâu. Bước này là nền tảng của CRM, vì vậy hãy dành chút thời gian suy nghĩ về cấu trúc và đảm bảo tất cả các điểm dữ liệu chính của bạn đều được bao phủ.
3. Thêm Định dạng Có Điều kiện
Một khi bạn đã có bộ dữ liệu của mình, đã đến lúc tận hưởng với nó.
Tính năng định dạng có điều kiện của Excel chính là chìa khóa biến bảng tính của bạn từ một mẫu CRM đơn giản thành một công cụ hữu ích.
Bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để làm nổi bật các công việc theo dõi quá hạn, các giao dịch đang tiến hành hoặc khách hàng ưu tiên cao bằng cách mã màu, sau đó thiết lập các kích hoạt và nhiệm vụ để giữ cho quy trình bán hàng của bạn luôn tiến triển. Ví dụ, bạn có thể đặt quy tắc để chuyển ngày theo dõi thành màu đỏ nếu đã quá hạn, giúp các nhân viên bán hàng dễ dàng nhận biết những việc cần chú ý ngay lập tức.
4. Kết hợp các công thức đơn giản
Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng tuyệt vời không chỉ đơn thuần là một bảng dữ liệu khách hàng tiềm năng.
Bằng cách kết hợp ngay cả một vài công thức vào CRM Excel của bạn, bạn có thể biến một bảng tính đơn giản với nhật ký dữ liệu tĩnh thành một công cụ động để theo dõi và phân tích hiệu suất kinh doanh của mình.
Thêm công thức Excel vào bảng tính rất dễ dàng và có thể giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian về sau.
5. Tạo bảng điều khiển
Nguồn ảnh: Microsoft
Nguồn ảnh: MicrosoftBây giờ, đã đến lúc biến tất cả dữ liệu của bạn thành thứ mà bạn có thể sử dụng và điều hướng chỉ với vài cú nhấp chuột. Sử dụng biểu đồ hoặc bảng tổng hợp, bạn có thể trực quan hóa dữ liệu theo cách dễ dàng hiểu ngay lập tức. Mặc dù việc này hơi phức tạp khi thực hiện trong Excel, nhưng việc tạo một 'bảng điều khiển' không khác gì những gì được cung cấp bởi một giải pháp CRM là hoàn toàn khả thi.
Bằng cách tóm tắt dữ liệu theo cách này, bạn sẽ có một cái nhìn rõ ràng và có thể hành động về quy trình bán hàng của mình, giúp dễ dàng phát hiện các cơ hội chốt giao dịch và giải quyết các thách thức khi chúng phát sinh.
6. Cập nhật nhân viên chính thức
Tuy nhiên, một khi bạn đã tạo CRM bán hàng Excel của mình, công việc không dừng lại ở đó. Một CRM chỉ hiệu quả khi dữ liệu mà nó chứa chính xác và phù hợp, vì vậy việc cập nhật nhân viên chính thức nên là một phần trong thói quen của bạn.
Chúng tôi đề xuất thiết lập một quản lý bán hàng chịu trách nhiệm nhập dữ liệu và bảo trì bảng tính Excel của bạn và bạn dành thời gian trong SOP của bạn để cập nhật nội dung thường xuyên sau mỗi lần tương tác với khách hàng.
Sử dụng Excel làm CRM: Những lợi ích và hạn chế
Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, việc bắt đầu với một CRM cơ bản trên Excel có thể là một lựa chọn dễ dàng (và tiết kiệm chi phí). Nó được bao gồm trong phần mềm Microsoft Office của bạn và có thể tùy chỉnh dựa trên các đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp đang phát triển. Hơn nữa, nếu bạn quen thuộc với Excel, sẽ không có đường cong học tập – chỉ cần mở bảng tính và bắt đầu.
Tuy nhiên, Excel có nhiều hạn chế khi làm CRM, đặc biệt khi doanh nghiệp phát triển và nhu cầu trở nên phức tạp hơn.
Một trong những thách thức chính mà doanh nghiệp gặp phải là Excel thiếu tính tự động hóa và khả năng mở rộng của phần mềm CRM chuyên dụng. Điều đó có nghĩa là không có tích hợp, không có nhập dữ liệu tự động và không có quy trình bán hàng tự động. Với việc nhập dữ liệu thủ công, khả năng xảy ra lỗi và sai sót tăng lên đáng kể, làm ô nhiễm bộ dữ liệu của bạn và hạn chế tính khả thi của các kết luận bạn có thể rút ra.
Thêm vào đó, nếu nhóm của bạn không quen với Excel, ngay cả các tính năng cơ bản cũng có thể gây khó khăn. Ví dụ, các công thức cần thiết để làm cho CRM hoạt động có thể khiến người dùng không có kinh nghiệm trước cảm thấy choáng ngợp. Một bảng công thức có thể giúp, nhưng việc thiết lập và bảo trì ban đầu vẫn có thể tốn nhiều thời gian đối với những người dùng ít kỹ thuật.
Mặc dù CRM trên Excel có tính cộng tác, nếu được lưu trữ trên công cụ như OneDrive, các tính năng cộng tác của Excel không được thiết kế cho các nhóm lớn làm việc trên một tài liệu cùng lúc. Việc chỉnh sửa đồng thời đôi khi có thể dẫn đến xung đột hoặc ghi đè nhầm. Khi dữ liệu của bạn tăng lên, các bảng tính Excel cũng trở nên khó điều hướng và tải chậm hơn, khiến nó kém thực tế hơn cho các doanh nghiệp quản lý hàng trăm hoặc hàng nghìn khách hàng tiềm năng.
The Best Alternative to an Excel CRM: Lark Base
Nguồn hình ảnh: Lark
Nguồn hình ảnh: Lark Vậy, có lựa chọn thay thế nào mang lại sự linh hoạt của một CRM Excel cho các doanh nghiệp khởi nghiệp nhỏ mà cũng có thể phát triển cùng với sự phát triển của doanh nghiệp bạn không?
Lark Base kết hợp sự tùy chỉnh linh hoạt của Excel với sức mạnh và khả năng mở rộng của một CRM hiện đại. Về cơ bản, Lark Base là một nền tảng trực quan, không cần mã, nơi bạn có thể xây dựng và tổ chức dữ liệu theo cách phù hợp với nhóm của bạn. Dù bạn đang theo dõi khách hàng tiềm năng, quản lý các giao dịch hay tổ chức thông tin khách hàng, Lark Base cho phép bạn cấu trúc CRM chính xác theo nhu cầu — dù bạn thích chế độ xem dạng lưới, bảng Kanban gọn gàng hay thậm chí là chế độ xem lịch.
Nguồn hình ảnh: Lark
Nguồn hình ảnh: Lark Tuy nhiên, không giống như bảng tính truyền thống, vốn có thể nhanh chóng trở nên lộn xộn và dễ sai sót khi dữ liệu tăng lên, Lark Base được thiết kế để xử lý khối lượng thông tin ngày càng tăng mà không làm chậm hệ thống.
Các tác vụ yêu cầu nhập liệu thủ công trong Excel (như cập nhật giai đoạn giao dịch, theo dõi các bước tiếp theo, hoặc phân công nhiệm vụ cho thành viên nhóm) đều có thể được tự động hóa trong Lark Base. Ví dụ, bạn có thể cấu hình các quy trình làm việc dựa trên các kích hoạt, để khi một bản ghi được cập nhật thì một hành động sẽ diễn ra. Điều này giúp đội ngũ bán hàng của bạn hiểu được những gì đang xảy ra và khi nào, với thông tin luôn được cập nhật ngay trong tầm tay.
Nguồn hình ảnh: Lark
Nguồn hình ảnh: Lark Và cuối cùng, trong khi Excel có thể gây khó khăn cho các nhóm làm việc đồng thời, Lark Base cung cấp sự cộng tác thời gian thực liền mạch và giao tiếp dễ dàng.
Thành viên nhóm có thể xem, chỉnh sửa và bình luận dữ liệu cùng nhau mà không ghi đè lên công việc của nhau (và không lo lắng về việc xóa nhầm!). Sau đó, mà không cần một giải pháp nhắn tin đắt đỏ khác hoặc một loạt email không mong muốn, nhóm của bạn có thể thảo luận về doanh số, phối hợp báo giá và giao tiếp liền mạch qua Lark Messenger.
Nguồn ảnh: Lark
Nguồn ảnh: Lark Tất cả những điều này với chi phí hàng tháng phải chăng hơn nhiều khiến Lark Base trở thành một lựa chọn tự nhiên thay thế cho CRM Excel.
Những suy nghĩ cuối cùng
Xây dựng một CRM trong Excel là một điểm khởi đầu tuyệt vời cho các doanh nghiệp nhỏ muốn tổ chức dữ liệu bán hàng và tối ưu hóa quy trình mà không tốn nhiều chi phí. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn có thể nhận thấy những hạn chế của Excel trở thành nút thắt cổ chai. Việc dựa vào các bảng tính dữ liệu lớn là một rủi ro về bảo mật và hạn chế các giải pháp tự động, dẫn đến các quy trình thủ công và phân tích dữ liệu tẻ nhạt trở nên phổ biến.
Đó là lý do Lark Base ra đời. Nó cung cấp sự cân bằng hoàn hảo giữa tính linh hoạt, khả năng mở rộng và sự hợp tác, làm cho nó trở thành lựa chọn thay thế tốt nhất cho CRM Excel vào năm 2025. Dù bạn muốn tự động hóa quy trình làm việc, cải thiện sự hợp tác trong nhóm, hay xử lý khối lượng dữ liệu lớn hơn, Lark Base được thiết kế để phát triển cùng doanh nghiệp của bạn với mức giá phải chăng và quy trình triển khai dễ dàng.
Sẵn sàng nâng cấp bảng tính của bạn lên tầm cao mới? Thử Lark Base miễn phí và khám phá lý do tại sao đây là lựa chọn thay thế số một cho CRM Excel vào năm 2025.
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
