Mẫu danh bạ nhân viên: cách tạo danh bạ của riêng bạn và tăng cường hiệu quả nhân sự
Jess Cheung
Chuyên gia Tiếp thị Sản phẩm
9 thg 9, 2026
Jess Cheung
9 thg 9, 2026
Đọc trong 5 phút
Tổng quan
Bạn đã bao giờ trải qua tình huống phải hỏi hàng chục người chỉ để tìm đúng người cho một yêu cầu đơn giản chỉ trong 5 phút? Với mẫu của chúng tôi, việc tìm kiếm người phù hợp cho bất kỳ nhiệm vụ nào giờ đây chỉ cần một cái nhìn nhanh chóng.
Mẫu danh bạ nhân viên là gì?
Mẫu danh bạ nhân viên của Lark được sử dụng để lưu trữ danh sách thống nhất thông tin liên lạc, chức danh công việc, hình ảnh và các thông tin liên quan khác của tất cả nhân viên.
Mẫu danh bạ nhân viên của Lark được sử dụng để lưu trữ danh sách thống nhất thông tin liên lạc, chức danh công việc, hình ảnh và các thông tin liên quan khác của tất cả nhân viên.Mẫu danh bạ nhân viên của Lark giúp đội ngũ nhân sự của bạn thu thập thông tin nhân viên mới, chỉnh sửa dựa trên tình trạng việc làm và mở rộng theo sự phát triển của doanh nghiệp. Ngoài việc thân thiện với thiết bị di động và có đáp ứng, nó còn có các tính năng tự động hóa để tăng hiệu quả và tính năng tích hợp để kết nối với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau.
Theo nghiên cứu của công ty Mỹ Gartner, giao tiếp kém chịu trách nhiệm cho 70% lỗi trong doanh nghiệp. Những số liệu thống kê này cho thấy tầm quan trọng của việc giảm bớt rào cản để giao tiếp hiệu quả giữa các nhân viên (Nguồn).
Cách sử dụng mẫu danh bạ nhân viên của chúng tôi: 5 bước cần làm theo
Bước 1: Tùy chỉnh Thư mục của Bạn
Sau khi truy cập vào mẫu, bạn có thể cấu hình thông tin trường để bao gồm các trường cụ thể cho trường hợp sử dụng của công ty bạn. Dưới đây là một số thông tin cơ bản mà chúng tôi khuyên bạn nên bao gồm trong mẫu thư mục nhân viên của bạn:
- Mã nhân viên
- Tên
- Họ
- Phòng ban
- Chức vụ
- Loại hình làm việc
- Ảnh hồ sơ
- Số điện thoại
- Email
- Ngày bắt đầu
Chúng tôi thường thấy rằng việc đặt ảnh trong thư mục giúp nhân viên nhận diện khuôn mặt và tạo dựng tinh thần cộng đồng.
Bước 2: Tối ưu hóa Nhập liệu với Biểu mẫu
Một trong những vấn đề phổ biến nhất mà các đội ngũ nhân sự gặp phải là làm thế nào để thu thập thông tin một cách hiệu quả. Điều này đặc biệt là một vấn đề với các công ty lớn - không thể cho các đội ngũ nhân sự đi tìm từng nhân viên để lấy thông tin của họ.
Mẫu thư mục nhân viên của Lark tự động chuyển đổi thành một biểu mẫu trực tuyến để gửi cho nhân viên. Nhân viên chỉ cần điền thông tin và gửi biểu mẫu, và Lark tự động chuyển đổi thông tin vào thư mục để lưu trữ.
Sử dụng Lark để triển khai mẫu danh bạ nhân viên với các yếu tố trò chơi có thể khuyến khích sự tham gia của nhân viên với mẫu đơn này cũng như vậy.
Bước 3: Tùy chỉnh Quyền Truy Cập Danh Bạ để Đảm Bảo An Ninh và Quyền Riêng Tư Tốt Hơn
Lark cung cấp các mẫu danh bạ nhân viên với các thiết lập quyền riêng tư có thể tùy chỉnh. Chúng tôi khuyên bạn nên thiết lập các quyền truy cập khác nhau để kiểm soát tính hiển thị của thông tin cá nhân cho nhân viên của bạn để có thể sử dụng danh bạ mà không lo ngại về quyền riêng tư. Ví dụ:
- Tất cả nhân viên có thể xem tên, địa chỉ email và bộ phận của nhau cho mục đích giao tiếp và phối hợp công việc
- Quản lý trực tiếp có thể xem chi tiết của nhóm chịu trách nhiệm, bao gồm ngày sinh, ngày bắt đầu và các sở thích khác để hiểu và tương tác tốt hơn với các thành viên trong nhóm
- Nhóm kiểm soát quyền chỉnh sửa truy cập vào danh bạ nhân viên
Bước 4: Tự động Hóa Những Nhắc Nhở Quan Trọng
Điều này bao gồm các ngày sinh nhật, kỷ niệm công việc, ngày đánh giá hiệu suất, ngày kết thúc hợp đồng, v.v. Điều này giúp bạn chủ động trong việc theo dõi các thay đổi về tình trạng tuyển dụng và thực hiện các hành động một cách chủ động. Ngoài ra, thiết lập các lời nhắc định kỳ để xem xét và cập nhật danh bạ cho rõ ràng.
Bước 5: Tích hợp với Quản lý Dự án
Bằng cách tích hợp các mẫu danh bạ nhân viên với các công cụ quản lý dự án, Lark thúc đẩy sự hợp tác bằng cách liên kết các hồ sơ nhân viên với các nhiệm vụ dự án, cho phép giao nhiệm vụ và theo dõi trách nhiệm một cách dễ dàng.
Nghe từ người dùng của chúng tôi
"Là một quản lý tiếp thị, chúng tôi liên tục hợp tác với các bên liên quan khác nhau cho các sáng kiến, sự kiện và dự án khác nhau. Trước khi có Lark, tôi phải xem xét hàng đống tài liệu và hỏi ít nhất 3-4 người. Với mẫu danh bạ nhân viên của Lark, chúng tôi có thể nhanh chóng xác định đúng các bên liên quan."
— Marcus Chen, Quản lý Tiếp thị
"Công cụ quản lý nhân viên đơn nhất tốt nhất từng cần."
— Whitney Brittingham, Quản lý Thành công Khách hàng
"Mẫu này rất dễ [sử dụng]; đặc biệt là với biểu mẫu để tự động nhập dữ liệu, nó thực sự đã giúp tôi tiết kiệm hàng chục giờ làm việc."
— Chuyên gia Nhân sự Dày dạn Kinh nghiệm Ẩn danh
Tại sao doanh nghiệp của bạn nên áp dụng mẫu danh bạ nhân viên?
- Giữ tổ chức
Một danh bạ nhân viên giúp bạn theo dõi tình hình nhân sự và cải thiện sự rõ ràng của nhân sự. Bằng cách có một danh sách trung tâm của tất cả nhân viên, bạn có thể nhanh chóng xem ai có thể làm việc và ai không.
- Giúp các quản lý hiểu đội của họ tốt hơn
Bằng cách biết thông tin cơ bản của tất cả các thành viên trong đội qua danh bạ, các quản lý có thể nhanh chóng làm quen với đội của mình. Điều này đặc biệt có lợi cho những người làm việc ở tuyến đầu, nơi mà công nhân có thể làm việc bán thời gian nhưng cần được đào tạo nhanh chóng. Ví dụ, một quản lý cửa hàng có thể làm quen với nhân viên bán hàng bán thời gian mới và giới thiệu thân mật ngay lập tức.
- Tương tác tốt hơn
Một danh bạ cung cấp thông tin liên lạc của các thành viên trong đội để bạn có thể dễ dàng liên hệ khi cần thiết. Bạn cũng có thể theo dõi các ngày quan trọng, như sinh nhật của nhân viên, kỷ niệm làm việc, thời gian thử việc, và hơn thế nữa để tăng cường tương tác. Danh bạ nhân viên đặc biệt quan trọng cho giao tiếp nội bộ hiệu quả trong các đội làm việc từ xa, tiết kiệm thời gian, cải thiện sự hợp tác và nuôi dưỡng mối quan hệ tốt hơn.
- Tiết kiệm thời gian bằng cách dễ dàng tìm kiếm thông tin
Với một danh bạ cập nhật, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy thông tin bạn cần mà không phải tìm kiếm qua nhiều nguồn hoặc các bảng Excel lỗi thời.
Tất cả mười intranet tốt nhất năm 2020 được đề cử bởi Nhóm Nielsen Norman đều có một danh bạ nhân viên trên trang chủ (Nguồn).
Mẹo và Thủ thuật
- Lọc, sắp xếp và nhóm dữ liệu trong danh bạ, đặc biệt là khi có nhiều dữ liệu đầu vào.
- Bao gồm các trường cho đại từ, tên ưa thích, và nền tảng văn hóa để thúc đẩy sự đa dạng và hòa nhập.
- Sử dụng danh bạ để trưng bày kỹ năng và chuyên môn của họ, tạo cơ hội cho sự hợp tác và cố vấn.
- Thêm vào hệ thống cho phép đồng nghiệp công nhận và đánh giá cao những đóng góp của nhau trong danh bạ nhân viên, tạo một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ.
- Sử dụng danh bạ như một nguồn lực để theo dõi và thúc đẩy các sáng kiến chăm sóc sức khỏe của nhân viên, như các thử thách thể dục hay nhóm hỗ trợ sức khỏe tinh thần.
Mẫu liên quan đến Nhân viên khác
- Mẫu Đánh Giá Nhân Viên: Mẫu đánh giá nhân viên trong Lark cho phép các nhóm thực hiện đánh giá và cung cấp phản hồi quý giá để phát triển nhân viên. Mẫu này giúp các nhóm dễ dàng tùy chỉnh, theo dõi dữ liệu tập trung và phản hồi hợp tác.
- Mẫu Hướng Dẫn Nhập Môn: Mẫu hướng dẫn nhập môn hỗ trợ việc tiếp nhận nhân viên mới bằng cách chi tiết vai trò công việc và kết nối họ với nhóm cũng như văn hóa tổ chức. Mẫu đảm bảo trải nghiệm nhập môn đồng nhất, tiết kiệm thời gian bằng cách tổ chức quy trình, nâng cao giao tiếp và tập trung các nguồn lực chính, giúp nhân viên mới thành công.
- Mẫu Đơn Xin Nghỉ: Mẫu đơn xin nghỉ đơn giản hóa quy trình quản lý nghỉ phép của nhân viên, cho phép theo dõi và tổ chức dễ dàng trong nền tảng của Lark.
Kết luận
Bằng cách tuân theo bốn bước được trình bày ở trên, bạn có thể tạo một danh bạ nhân viên dễ sử dụng và linh hoạt sẽ giúp bạn đưa người mới vào công ty và tương tác với các đội của bạn tốt hơn bằng cách sử dụng thông tin. Nếu bạn đang tìm cách xây dựng một mẫu danh bạ nhân viên tự động, linh hoạt mà đội ngũ nhân sự và các quản lý có thể tận dụng triệt để.
Trong Lark, các đội ngũ nhân sự có thể quản lý danh bạ nhân viên trên Lark Base và làm cho danh bạ càng thêm mạnh mẽ bằng cách kết nối nó với các quy trình khác như lịch trình ca làm việc, tính toán thời gian nghỉ, thanh toán, và hơn thế nữa, từ đó tăng hiệu quả quản lý nhân sự. Liên hệ với đội ngũ của chúng tôi ngay hôm nay để nhận một buổi demo miễn phí về cách thực hiện điều đó 🪄
Hỏi đáp
- Mẫu danh bạ nhân viên là gì?
Mẫu danh bạ nhân viên là một mẫu để thu thập thông tin liên quan đến nhân viên, ví dụ: tên, số điện thoại, email, ảnh hồ sơ… Nó được sử dụng trong các công ty lớn và nhỏ để tạo điều kiện giao tiếp và lưu thông thông tin trong tổ chức.
- Cách tốt nhất để tạo danh bạ nhân viên là gì?
Một cách để tạo danh bạ nhân viên là xây dựng từ đầu bằng Excel hoặc Google Sheets. Tại Lark, chúng tôi cung cấp một mẫu danh bạ nhân viên để bạn có thể sử dụng ngay lập tức. Mẫu danh bạ nhân viên của Lark cũng bao gồm các tính năng như biểu mẫu và tự động hóa.
- Những gì nên được bao gồm trong danh bạ nhân viên của công ty?
Danh bạ nhân viên của công ty có thể thay đổi tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp. Hầu hết danh bạ bao gồm mã nhân viên, tên, bộ phận, chức vụ, ảnh hồ sơ, số điện thoại và email. Một số bao gồm các trường nâng cao hơn như ngày bắt đầu, kỹ năng, sự thật vui...
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
