Cách sắp xếp OneNote cho công việc và dự án
Ryan Tanner
Chuyên gia Tiếp thị Sản phẩm
5 thg 8, 2026
Ryan Tanner
5 thg 8, 2026
Đọc trong 17 phút
Tổ chức thông tin một cách hiệu quả là một trong những lợi thế lớn nhất về năng suất trong công việc hiện đại. Dù bạn đang quản lý nhiều dự án, ghi chú cuộc họp, lập kế hoạch nhiệm vụ hay cấu trúc nghiên cứu, khả năng lưu trữ và truy xuất thông tin nhanh chóng có thể cải thiện đáng kể sự tập trung và khả năng thực thi. Microsoft OneNote là lựa chọn phổ biến để ghi lại ý tưởng và ghi chú cá nhân, nhưng nhiều người dùng gặp khó khăn với sổ tay lộn xộn, các trang rải rác và nội dung dài, thiếu cấu trúc.
Nếu bạn đã tìm kiếm cách tổ chức OneNote sao cho có thể mở rộng cùng khối lượng công việc của mình, hướng dẫn này sẽ mang đến cho bạn một cấu trúc rõ ràng có thể áp dụng ngay. Bạn cũng sẽ khám phá cách Lark giúp các nhóm vượt xa việc ghi chú cá nhân với nhiệm vụ thống nhất, cộng tác và khả năng hiển thị dự án.
Vì sao việc sắp xếp OneNote lại quan trọng
Trước khi đi sâu vào thiết lập và cấu trúc, điều quan trọng là phải hiểu lý do tại sao việc tổ chức trong OneNote có thể tạo ra sự khác biệt lớn đối với năng suất. Hầu hết mọi người ban đầu sử dụng OneNote một cách bị động, coi nó như một trang trống để ghi chú nhanh. Theo thời gian, điều này tạo ra sự hỗn loạn thay vì sự rõ ràng. Các ghi chú bị trộn lẫn, nhiệm vụ bị chôn vùi, và thông tin quan trọng biến thành những lần cuộn màn hình đầy phỏng đoán.
Một OneNote được tổ chức tốt giúp bạn chuyển từ việc ghi chú ngẫu nhiên sang lưu trữ kiến thức có chủ đích. Thay vì phải tìm kiếm qua các thư mục, ảnh chụp màn hình, ghi âm, giấy nhớ và email, mọi thứ đều nằm trong một hệ thống có cấu trúc duy nhất. Đối với các chuyên gia xử lý cuộc họp, lập kế hoạch, nghiên cứu và theo dõi, khả năng truy cập đúng sổ tay, tìm đúng trang và hành động nhanh chóng là một cách tiết kiệm thời gian mỗi ngày.
Đối với các nhà quản lý dự án, những người làm việc từ xa, người sáng tạo nội dung và trưởng nhóm, việc có một hệ thống đáng tin cậy cũng giúp giảm tải nhận thức. Bạn không còn phải dựa vào trí nhớ để nhớ vị trí của mọi thứ. Cấu trúc sẽ làm công việc đó cho bạn. Sự thay đổi này biến OneNote thành một công cụ để suy nghĩ, không chỉ để gõ chữ.
Nguồn hình ảnh: onenotegem.com
Hiểu cấu trúc của OneNote
OneNote được xây dựng dựa trên một hệ thống phân cấp phản ánh cách hoạt động của sổ tay vật lý. Ứng dụng này sử dụng sổ tay, mục và trang làm các khối xây dựng cốt lõi, và việc hiểu cấu trúc này là nền tảng của tổ chức hiệu quả. Nếu không có logic rõ ràng về cách các tầng này liên kết với nhau, mọi thứ khác sẽ trở nên lộn xộn.
- Sổ tay, mục và trang: Cấp độ tổ chức đầu tiên trong OneNote là chính sổ tay. Nhiều người dùng bắt đầu chỉ với một sổ tay và sau đó thêm nhiều hơn theo thời gian, nhưng một cách tiếp cận thông minh hơn là coi mỗi sổ tay như một vùng chứa cho một chủ đề, vai trò, bộ phận hoặc dự án. Bên trong mỗi sổ tay là các mục, hoạt động như các thẻ được gắn nhãn. Các mục này chứa các trang, nơi ghi chú thực tế được lưu trữ. Hầu hết người dùng chỉ làm việc với các trang, nhưng hệ thống phân cấp là yếu tố ngăn chặn sự hỗn loạn. Khi bạn biết cách xác định từng cấp độ, bạn sẽ bắt đầu xây dựng các sổ tay có khả năng mở rộng thay vì những sổ tay chỉ chứa các ý tưởng ngẫu nhiên.
- Cách sử dụng các mục để phân loại dự án hoặc nhóm: Các mục nên đóng vai trò là các danh mục cấp cao, không phải là khu vực chứa mọi thứ. Một sai lầm phổ biến là tạo các mục như "Ý tưởng", "Ghi chú" hoặc "Chung", vốn trở thành nơi chứa tạp nham. Thay vào đó, các mục nên cho phép quét nhanh và ghi nhớ nhanh. Ví dụ, nếu bạn quản lý nhiều dự án, bạn có thể tạo một sổ tay cho mỗi dự án và cấu trúc các mục xung quanh việc lập kế hoạch, nhiệm vụ, nghiên cứu, cuộc họp, tài sản và sản phẩm bàn giao. Nếu bạn dẫn dắt một bộ phận, bạn có thể tạo các mục cho tuyển dụng, KPIs, lập kế hoạch, báo cáo và chiến lược. Điều quan trọng là các mục phản ánh cách bộ não của bạn tìm kiếm thông tin. Nếu bạn sẽ không bao giờ nhớ một ghi chú dưới tên gọi "linh tinh", đừng tạo một mục được gắn nhãn như vậy.
- Trang và trang con để theo dõi chi tiết: Trang là nơi chứa nội dung cụ thể, và trang con giúp chia nhỏ các chủ đề phức tạp thành các phần nhỏ hơn. Nếu một ghi chú cuộc họp có quyết định, tóm tắt và các bước tiếp theo, trang con cho phép bạn tách riêng chúng mà không cần bắt đầu một sổ tay khác. Một trang có thể chứa ghi chú tổng quan, trong khi các trang con lưu trữ các mục hành động, tập tin đính kèm hoặc tài liệu tham khảo. Trang con cũng giúp kiểm soát việc cuộn trang. Khi một trang trở nên quá dài, đó thường là dấu hiệu cho thấy nó nên trở thành một mục riêng, hoặc nội dung nên được chia thành các trang con. Càng học cách chia nhỏ thông tin thành các trang nhỏ hơn, không gian làm việc của bạn sẽ càng bớt áp lực.
Cách sắp xếp OneNote cho công việc
OneNote trở nên hữu ích nhất khi nó phản ánh cách bạn làm việc hàng ngày. Dù bạn quản lý nhóm, theo dõi công việc cá nhân hay xử lý các tương tác với khách hàng, ghi chú của bạn nên tuân theo một hệ thống hỗ trợ đưa ra quyết định tốt hơn và truy xuất ngữ cảnh nhanh hơn. Dưới đây là các chiến lược tập trung vào sự rõ ràng, nhất quán và quy trình làm việc có thể lặp lại.
Bước 1: Tạo sổ tay theo vai trò hoặc bộ phận
Thay vì tạo các sổ tay được đặt tên theo năm hoặc chủ đề ngẫu nhiên, tốt hơn là tạo sổ tay dựa trên vai trò bạn đảm nhận. Ví dụ, nếu bạn làm việc trong lĩnh vực tiếp thị, sản phẩm và vận hành, mỗi lĩnh vực có thể có sổ tay riêng. Bên trong sổ tay tiếp thị, các mục có thể bao gồm chiến dịch, phân tích hiệu suất, lập kế hoạch nội dung và hợp tác. Bên trong sổ tay sản phẩm, bạn có thể theo dõi kế hoạch tính năng, ghi chú sprint, ý tưởng tồn đọng và nghiên cứu. Phương pháp này đảm bảo rằng khi bạn chuyển đổi bối cảnh tư duy, bạn cũng chuyển đổi sổ tay. Bạn sẽ không phải cuộn qua nội dung không phù hợp với trọng tâm hiện tại.
Bước 2: Sử dụng mẫu cho các dự án lặp lại
Một trong những tính năng ít được đánh giá cao của OneNote là khả năng tái sử dụng mẫu trang. Thay vì viết lại cùng một dàn ý cuộc họp, khởi động dự án, báo cáo khách hàng hoặc ghi chú lập kế hoạch hàng tuần, bạn có thể lưu trữ các mẫu và sao chép chúng mỗi lần. Mẫu cũng giúp chuẩn hóa quy trình làm việc của nhóm khi nhiều người sử dụng cùng một sổ tay. Ví dụ, nhóm sản phẩm có thể giữ một định dạng tái sử dụng cho lập kế hoạch sprint, phân tích câu chuyện người dùng và bản tóm tắt tính năng. Nhóm bán hàng có thể sử dụng mẫu cho các cuộc gọi khám phá hoặc đánh giá khách hàng tiềm năng. Mẫu giúp giảm ma sát và tăng tính nhất quán, điều này giúp sổ tay tránh rơi vào tình trạng hỗn loạn.
Bước 3: Ghim sổ tay ưu tiên và sử dụng thẻ một cách hiệu quả
OneNote cho phép người dùng ghim sổ tay để chúng xuất hiện ở đầu danh sách. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn quản lý cả dự án dài hạn và ngắn hạn cùng lúc. Việc ghim giúp công việc ưu tiên cao luôn hiển thị, trong khi các sổ tay cũ hoặc dùng để tham khảo được đặt sang một bên. Thẻ cũng giúp biến ghi chú thành thông tin có thể sử dụng. Bạn có thể gắn thẻ cho nhiệm vụ, quyết định, câu hỏi, ý tưởng và trích dẫn quan trọng để chúng xuất hiện trong chế độ xem tóm tắt thẻ của OneNote. Điều này biến các ghi chú ngẫu nhiên thành danh sách đã lọc mà bạn có thể thực hiện hành động. Một ghi chú được gắn thẻ trở thành lời nhắc, không chỉ là một câu bị chôn vùi trên trang.
Bước 4: Giữ một trang kế hoạch hàng ngày để tập trung và quản lý nhiệm vụ
Một số người dùng thích giữ nhiệm vụ trong các ứng dụng danh sách việc riêng biệt, nhưng OneNote có thể xử lý việc theo dõi nhiệm vụ tốt khi được cấu trúc đúng cách. Một trang kế hoạch hàng ngày cho phép bạn liệt kê mục tiêu trong ngày, theo dõi tiến độ và lưu trữ các ghi chú, liên kết liên quan. Thêm ô đánh dấu sẽ chuyển ghi chú thành hành động, và sử dụng định dạng ngày trong tiêu đề trang giúp việc tìm kiếm sau này dễ dàng hơn. Phương pháp này đặc biệt hiệu quả đối với những người làm việc kết hợp, di chuyển giữa các cuộc họp, nghiên cứu và thực hiện. Nó giữ nhiệm vụ trong cùng một nơi mà bối cảnh đã tồn tại, giảm việc chuyển đổi ứng dụng và mệt mỏi tinh thần.
Cách sắp xếp OneNote cho quản lý dự án
Nhiều người bắt đầu sử dụng OneNote cho ghi chú cá nhân, nhưng sau đó nhận ra họ cũng cần dùng cho các dự án có nhiều mốc quan trọng, thảo luận và bàn giao. Quản lý dự án trong OneNote là khả thi, nhưng cần thiết lập có chủ đích để thông tin luôn được liên kết, hiển thị và sử dụng được. Những phương pháp này giúp biến sổ tay thành bảng điều khiển dự án gọn nhẹ thay vì các tài liệu lập kế hoạch rời rạc.
Bước 1: Kết hợp theo dõi nhiệm vụ với cộng tác
Các dự án bao gồm quyết định, phân công và theo dõi, vì vậy OneNote cần hoạt động nhiều hơn một cuốn sổ ghi chép. Thay vì viết nhiệm vụ trong ghi chú cuộc họp rồi quên chúng, bạn có thể liên kết nội dung trang với nhiệm vụ Outlook hoặc gắn thẻ mục để chúng xuất hiện trong danh sách nhiệm vụ đã lọc. Mặc dù cách này hiệu quả cho việc theo dõi cá nhân, cộng tác trở nên khó khăn hơn khi trách nhiệm thay đổi giữa các thành viên. OneNote không tự động biến ghi chú thành nhiệm vụ có thể giao, nghĩa là các dự án chung cần nỗ lực thủ công để duy trì sự đồng bộ. Nếu một nhóm dùng OneNote để thu thập ghi chú thảo luận nhưng chuyển nhiệm vụ sang công cụ khác, ngữ cảnh sẽ bị tách rời. Đây là lý do nhiều nhóm cuối cùng tìm kiếm nền tảng nơi ghi chú và nhiệm vụ được kết nối tự động.
Bước 2: Thiết lập sổ tay dự án tổng
Một cách thông minh để tổ chức các sáng kiến dài hạn là tạo một sổ tay tổng cho toàn bộ vòng đời dự án. Các phần có thể bao gồm lập kế hoạch, mục tiêu, vai trò của nhóm, tiến độ, nghiên cứu và cập nhật trạng thái. Mỗi cuộc họp hoặc buổi đánh giá có một trang riêng để tránh chồng chéo. Sổ tay tổng cũng giúp các thành viên mới trong nhóm hòa nhập nhanh hơn. Thay vì gửi tập tin, chuyển tiếp email hoặc giải thích lịch sử bằng lời, sổ tay trở thành nguồn thông tin duy nhất. Khi ai đó tham gia dự án, họ chỉ cần mở sổ tay và duyệt qua cấu trúc các phần để tìm hiểu những gì đã diễn ra.
Bước 3: Hợp nhất lịch và tiến độ
Mặc dù OneNote không hiển thị trực tiếp biểu đồ Gantt hoặc bảng sprint, bạn có thể nhúng tiến độ dự án dưới dạng bảng hoặc hình ảnh được liên kết và sau đó ghi chú các mốc bên dưới. Điều này tạo ra khả năng quét nhanh các hạn chót mà không cần chuyển đổi công cụ. Nếu bạn quản lý nhiều tiến độ, hãy tạo một phần “lịch biểu” riêng để công việc theo ngày không bị chôn vùi trong ghi chú cuộc họp.
Bước 4: Đồng bộ ghi chú cuộc họp với danh sách nhiệm vụ
Ghi chú cuộc họp thường trở thành những tài liệu dài mà không có lộ trình theo dõi. Bằng cách chuyển các quyết định và hạng mục hành động thành các nhiệm vụ được gắn thẻ trong OneNote, mỗi nhiệm vụ sẽ có thể tìm kiếm được sau này. Thêm chữ viết tắt hoặc tên sau mỗi nhiệm vụ giúp tăng tính trách nhiệm nhẹ nhàng khi sử dụng sổ tay chia sẻ. Phương pháp này hoạt động tốt nhất khi mỗi cuộc họp tuân theo cùng một cấu trúc, để các nhiệm vụ không bị thất lạc giữa các ghi chú.
Suy ngẫm
Mặc dù OneNote nổi bật như một công cụ tổ chức cá nhân, nhưng nó thường đạt đến giới hạn khi các nhóm cần cộng tác vượt ra ngoài việc ghi chú cá nhân. Việc quản lý các nhiệm vụ chia sẻ, theo dõi phê duyệt và giữ cho nhiều bộ phận phối hợp nhịp nhàng có thể nhanh chóng trở nên cồng kềnh khi làm việc trên các sổ tay và trang riêng biệt. Đối với các nhóm đang phát triển, việc thiếu cộng tác theo thời gian thực và khả năng hiển thị quy trình làm việc thường dẫn đến trùng lặp và cập nhật rời rạc. Đó là lúc một không gian làm việc hợp nhất như Lark xuất hiện, kết nối ghi chú, giao tiếp và thực hiện dự án trong một nơi duy nhất để mang lại trải nghiệm thực sự tinh gọn.
Gặp gỡ Lark: Cách thông minh hơn để sắp xếp công việc và dự án
OneNote hoạt động tốt nhất như một công cụ ghi chú cá nhân. Nó giúp cá nhân ghi lại ý tưởng, tài liệu các cuộc họp và lưu trữ thông tin lâu dài. Tuy nhiên, khi nhóm cần khả năng hiển thị chung, nhiệm vụ được giao, cập nhật theo thời gian thực và liên kết giao tiếp, OneNote sẽ đạt đến giới hạn của nó. Các ghi chú vẫn giữ nguyên, quyền sở hữu không rõ ràng và thông tin trở nên khó tập trung hơn khi nhiều người cùng đóng góp.
Đó là nơi Lark trở thành một lựa chọn hiện đại. Nó duy trì sự quen thuộc của việc ghi chú trong khi bổ sung chỉnh sửa cộng tác, tự động hóa và khả năng hiển thị quy trình làm việc, biến các ghi chú thành hệ thống chức năng thay vì chỉ là tài liệu cá nhân. Thay vì lưu trữ thông tin rồi chuyển sang các ứng dụng khác để thực hiện, mọi thứ vẫn được kết nối trong một nền tảng được thiết kế cho làm việc nhóm.
Lark Tài liệu đám mây & Lark Wiki: Từ ghi chú cá nhân đến tri thức chia sẻ
Không giống như các sổ tay riêng lẻ của OneNote, Tài liệu đám mây Lark cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa theo thời gian thực, bình luận trực tiếp và quản lý phiên bản tài liệu một cách dễ dàng. Điều này có nghĩa là ghi chú động não, biên bản cuộc họp và bản tóm tắt dự án có thể phát triển một cách hợp tác thay vì nằm trong các tập tin riêng biệt. Khi đã hoàn thiện, chúng có thể được chuyển sang Wiki Lark, tạo ra một trung tâm kiến thức có cấu trúc và luôn sẵn sàng cho toàn bộ tổ chức. Đây là cách liền mạch để biến ý tưởng thành tài liệu chia sẻ, không phải các trang riêng lẻ.
Lark Tasks: Biến ghi chú thành hành động có tổ chức
OneNote giúp bạn viết danh sách việc cần làm, nhưng chúng thường vẫn giữ nguyên và không thay đổi. Với Lark Tasks, mỗi ghi chú, cuộc thảo luận hoặc tài liệu đều có thể ngay lập tức biến thành một nhiệm vụ có người phụ trách, thời hạn và mức độ ưu tiên. Các nhóm có thể xem tiến độ trên các dự án, theo dõi trách nhiệm và nhận nhắc nhở ngay trong cùng một không gian làm việc. Điều này giúp thu hẹp khoảng cách giữa việc ghi chú và thực hiện, hỗ trợ các nhóm chuyển từ lập kế hoạch sang đạt kết quả nhanh hơn.
Lark Messenger: Giữ mọi cuộc thảo luận kết nối với công việc
Mặc dù OneNote hỗ trợ bình luận, nhưng nó không kết nối chúng với các cuộc trò chuyện hoặc cập nhật theo thời gian thực. Lark Messenger thay đổi điều đó bằng cách gắn kết giao tiếp trực tiếp với dự án, tài liệu và nhiệm vụ của bạn. Bạn có thể chia sẻ ghi chú, thảo luận về chỉnh sửa hoặc giao nhiệm vụ mà không cần chuyển đổi giữa ứng dụng trò chuyện và công cụ dự án. Mỗi tin nhắn đều được liên kết với ngữ cảnh mà nó thuộc về, giúp việc tổ chức dễ dàng hơn và giảm thiểu hiểu nhầm.
Lark Cuộc họp: Tự động ghi lại thảo luận và hành động với ghi chú cuộc họp AI
Trong khi OneNote yêu cầu bạn phải ghi và sắp xếp ghi chú cuộc họp thủ công, Lark Cuộc họp kết hợp cộng tác và cấu trúc theo thời gian thực. Các nhóm có thể bắt đầu cuộc họp video trực tiếp từ các cuộc trò chuyện hoặc sự kiện trên lịch, đảm bảo thảo luận diễn ra ngay tại nơi công việc đang diễn ra. Ghi chú cuộc họp AI tích hợp sẵn của Lark tự động tóm tắt các điểm chính, ghi lại quyết định và liệt kê các hành động khi cuộc họp diễn ra, loại bỏ nhu cầu ghi chú thủ công. Khi cuộc họp kết thúc, các ghi chú này sẽ được đồng bộ ngay lập tức với Lark Tài liệu đám mây và Lark Nhiệm vụ, giúp các bước tiếp theo và việc theo dõi không bao giờ bị bỏ sót.
Thiết lập thông minh này đảm bảo mỗi cuộc họp trở thành kiến thức được tổ chức và có thể hành động, giúp các nhóm dễ dàng duy trì sự thống nhất và năng suất hơn nhiều so với các công cụ truyền thống như OneNote.
Lark Base: Sắp xếp thông tin với sự rõ ràng và dễ nhìn
Lark Base nâng khái niệm tổ chức ghi chú lên một tầm cao mới. Thay vì để dữ liệu dự án rải rác trên nhiều trang, các nhóm có thể xây dựng cơ sở dữ liệu có cấu trúc đầy đủ với bảng, thẻ, bảng Kanban và bảng điều khiển. Điều này cho phép bạn theo dõi tiến độ, quản lý sản phẩm bàn giao và trực quan hóa quy trình làm việc chỉ trong một cái nhìn. Giống như việc biến những ghi chú chi tiết nhất của bạn thành các hệ thống động và sống động — một tính năng mà OneNote hoàn toàn không cung cấp.
Lark Lịch & Lark Mail: Kết hợp thời gian và giao tiếp trong một giao diện
Trong khi OneNote tập trung vào việc ghi chú, Lark Lịch và Lark Email đưa lịch trình, các cuộc họp và giao tiếp của bạn vào một không gian kết nối duy nhất. Bạn có thể tạo sự kiện trực tiếp từ các cuộc trò chuyện, chia sẻ chương trình nghị sự và liên kết ghi chú cuộc họp với các dự án đang diễn ra — giúp mọi thứ được tổ chức và dễ dàng truy cập. Là dịch vụ Email doanh nghiệp được tích hợp trong Lark, Lark Email còn tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn bằng cách cho phép chèn lời mời lịch vào email, nhúng tin nhắn vào Lark Tài liệu đám mây để cùng nhau xem xét, và truy cập hộp thư đến trực tiếp từ Lark Messenger. Cùng nhau, chúng đảm bảo mọi cuộc thảo luận, cuộc họp và công việc tiếp theo luôn đồng bộ — tiết kiệm thời gian và giữ cho nhóm của bạn phối hợp hoàn hảo.
- Gói dịch vụ Starter: Gói miễn phí vĩnh viễn bao gồm 11 công cụ mạnh mẽ cho tối đa 20 người dùng. Ngoài ra còn có 100GB dung lượng lưu trữ, 1000 lượt tự động hóa, dịch thuật AI và nhiều hơn nữa.
- Gói dịch vụ Basic: 6 USD/người dùng/tháng (thanh toán hàng năm) cho tối đa 500 người dùng, bao gồm tất cả trong Starter cộng với cuộc họp video 1-1, 5TB dung lượng lưu trữ, 1.000 lượt tự động hóa và nhiều hơn nữa. Để biết thêm về gói dịch vụ Basic, liên hệ bộ phận kinh doanh của chúng tôi.
- Gói dịch vụ Pro: 12 USD/người dùng/tháng (thanh toán hàng năm) cho tối đa 500 người dùng. Bao gồm tất cả trong Starter cộng với cuộc gọi nhóm cho tối đa 500 người tham dự, 15TB dung lượng lưu trữ, 50.000 lượt tự động hóa và nhiều hơn nữa.
- Gói dịch vụ Doanh nghiệp: Liên hệ bộ phận bán hàng để có báo giá tùy chỉnh. Hỗ trợ số lượng người dùng không giới hạn và bao gồm nhiều lượt tự động hóa hơn cùng các tính năng bảo mật, tuân thủ và quản lý nâng cao.
Danh sách kiểm tra nhanh về Lark so với OneNote
Kết luận
Việc lựa chọn cách phù hợp để sắp xếp ghi chú và dự án phụ thuộc vào mức độ hiển thị, cấu trúc và hợp tác mà bạn cần. OneNote vẫn là một công cụ mạnh mẽ cho năng suất cá nhân, ghi chú dài và lập kế hoạch cá nhân. Nhưng khi công việc vượt ra ngoài phạm vi của một người và các dự án liên quan đến thảo luận, quyền sở hữu và thay đổi theo thời gian thực, các nhóm cần một hệ thống kết nối thông tin thay vì lưu trữ chúng trong các sổ tay riêng biệt.
Lark thu hẹp khoảng cách đó bằng cách biến ghi chú thành các tài liệu sống, liên kết nhiệm vụ với hành động và giữ dự án, tập tin và cuộc trò chuyện ở cùng một nơi. Thay vì sử dụng nhiều công cụ để viết, giao việc, thảo luận và theo dõi, mọi thứ diễn ra trong một không gian làm việc chung. Điều đó có nghĩa là ít thời gian chuyển đổi công cụ hơn, ít nhiệm vụ bị bỏ sót hơn và rõ ràng hơn giữa các nhóm. Nếu bạn đang vượt quá khả năng của OneNote hoặc muốn một nền tảng hỗ trợ cả ghi chú cá nhân và thực thi nhóm, Lark mang đến một cách tổ chức công việc có thể mở rộng từ cá nhân đến toàn bộ bộ phận.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể sử dụng OneNote và Lark cùng nhau để có sự tổ chức tốt hơn không?
Vâng, bạn có thể sử dụng cả hai công cụ cùng lúc nếu bạn muốn ghi chú cá nhân trong OneNote và quản lý công việc chia sẻ trong Lark. Nhiều người lưu bản nháp, nghiên cứu hoặc ý tưởng cá nhân trong OneNote, trong khi chuyển công việc đã hoàn thiện, nhiệm vụ và dự án nhóm sang Lark để mọi thứ đều hiển thị cho người khác. Cách thiết lập này giúp bạn tránh việc có các ghi chú trùng lặp trên các ứng dụng khác nhau, đồng thời vẫn tận dụng được lợi ích của việc cộng tác theo thời gian thực trong Lark. Nó cũng cho phép bạn chuyển đổi dần dần thay vì phải đổi nền tảng ngay lập tức
Tôi có thể di chuyển các ghi chú của mình từ OneNote sang Lark bằng cách nào?
Bạn có thể sao chép hoặc xuất nội dung từ OneNote và dán trực tiếp vào Tài liệu đám mây Lark hoặc Wiki Lark, tùy thuộc vào việc bạn muốn một tài liệu cộng tác hay một trang kiến thức có cấu trúc. Khi nội dung đã nằm trong Lark, đồng đội có thể chỉnh sửa và liên kết với các nhiệm vụ, dòng thời gian hoặc cơ sở dữ liệu, giúp thông tin dễ sử dụng hơn trong công việc đang diễn ra. Điều này giúp việc di chuyển các ghi chú quan trọng trở nên đơn giản mà không cần xây dựng lại thủ công. Quy trình này áp dụng cho văn bản, bảng, danh sách và hầu hết các hình ảnh.
Những hạn chế chính của việc tổ chức dự án trong OneNote là gì?
OneNote hoạt động tốt cho việc ghi chú cá nhân nhưng không cung cấp quyền sở hữu nhiệm vụ chung, theo dõi quy trình làm việc hoặc khả năng hiển thị tiến độ tự động giữa các nhóm. Các ghi chú vẫn giữ nguyên trừ khi có người cập nhật thủ công, điều này có thể dẫn đến thông tin lỗi thời và bỏ sót các bước tiếp theo. Khi nhiều người đóng góp vào một sổ ghi chú, các trang có thể trở nên khó điều hướng hơn, đặc biệt là khi không có phân công trách nhiệm hoặc chỉ báo trạng thái. Những hạn chế này trở nên rõ ràng hơn khi dự án phát triển và yêu cầu trách nhiệm chung.
Lark hỗ trợ các nhóm duy trì sự tổ chức vượt ra ngoài việc ghi chú như thế nào?
Lark kết hợp ghi chú, nhiệm vụ, trò chuyện, cuộc họp và theo dõi dự án trong một không gian làm việc, giúp thông tin chuyển từ ý tưởng sang hành động mà không cần thay đổi công cụ. Một ghi chú có thể trở thành nhiệm vụ, một tin nhắn có thể đính kèm vào tài liệu, và một cuộc họp có thể tự động tạo ra các mục hành động. Điều này giảm việc chuyển đổi giữa các ứng dụng và giữ cho các cuộc trò chuyện gắn liền với công việc thay vì bị phân tán qua email và trò chuyện. Nó cũng giúp các nhóm nhìn thấy tiến độ và trách nhiệm theo thời gian thực thay vì dựa vào ghi chú tĩnh.
Lark có miễn phí để sử dụng cho việc tổ chức ghi chú và dự án không?
Đúng vậy, Lark cung cấp gói dịch vụ Starter miễn phí cho tối đa 20 người dùng, bao gồm Tài liệu đám mây, Nhiệm vụ, Base, Wiki, Lịch, Messenger, công cụ AI và lưu trữ đám mây. Điều này giúp các nhóm nhỏ hoặc doanh nghiệp đang phát triển có thể tổ chức dự án, ghi chú, giao nhiệm vụ và cộng tác mà không phải trả tiền cho nhiều ứng dụng riêng biệt. Khi nhu cầu tăng, các nhóm có thể nâng cấp lên gói dịch vụ trả phí, nhưng phiên bản miễn phí đã hỗ trợ đầy đủ việc cộng tác trên tài liệu và quản lý dự án có cấu trúc. Điều này khiến nó trở nên hơn cả một công cụ ghi chú cơ bản.
Đọc liên quan
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
