Đơn đặt hàng là gì? Định nghĩa, lợi ích và cách tạo
Jess Cheung
Chuyên gia Tiếp thị Sản phẩm
20 thg 9, 2026
Jess Cheung
20 thg 9, 2026
Đọc trong 6 phút
Mọi doanh nhân đầy tham vọng đều hiểu giá trị của tổ chức và sự rõ ràng trong các hoạt động của họ. Ở trung tâm của nhiều giao dịch kinh doanh là đơn đặt hàng, một trong những tài liệu cần thiết để duy trì sản xuất và bán hàng.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu về đơn đặt hàng, bao gồm đơn đặt hàng là gì, cách đơn đặt hàng hoạt động, quy trình đơn đặt hàng, cùng các giải pháp và mẫu đơn đặt hàng miễn phí mà bạn có thể cân nhắc.
Định nghĩa đơn đặt hàng
Hãy bắt đầu với những điều cơ bản. Khi chúng ta hỏi, "đơn đặt hàng là gì?" thì chúng ta đang nói đến một tài liệu chính thức mà các doanh nghiệp sử dụng hàng ngày.
Ở dạng đơn giản nhất, đơn đặt hàng (thường được viết tắt là PO) là một tài liệu được người mua gửi cho người bán. Nó ghi rõ chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ muốn mua. Hãy coi đó như một ghi chú chính thức nói rằng "Tôi muốn mua cái này từ bạn."
Để lấy ví dụ, hãy tưởng tượng bạn sở hữu một quán cà phê và cần hạt cà phê. Bạn sẽ gửi một đơn đặt hàng cho nhà cung cấp cà phê của mình, ghi rõ loại, số lượng và giá đã thỏa thuận của hạt cà phê bạn muốn mua. Đây là cách quy trình đơn đặt hàng hoạt động.
Bây giờ, nếu bạn thắc mắc về sự khác biệt giữa đơn đặt hàng và hóa đơn, thì điều đó khá đơn giản. Trong khi đơn đặt hàng thể hiện ý định hoặc yêu cầu mua, thì hóa đơn là yêu cầu thanh toán do người bán gửi sau khi đơn hàng đã được giao hoặc dịch vụ đã được cung cấp.
Khi phát hành hoặc nhận một đơn đặt hàng, đây là một số trường bạn nên chú ý:
- Chi tiết về Người mua và Người bán: Bao gồm tên, địa chỉ và các thông tin liên hệ khác.
- Số Đơn Đặt Hàng: Một số duy nhất giúp cả người mua và người bán theo dõi và quản lý đơn hàng.
- Mô tả Hàng hóa hoặc Dịch vụ: Bao gồm loại, số lượng, thông số kỹ thuật và bất kỳ thông tin liên quan nào khác về những gì đang được đặt hàng.
- Giá cả và Điều khoản Thanh toán: Giá đã thỏa thuận cho hàng hóa hoặc dịch vụ, cùng với các điều khoản thanh toán (ví dụ: thanh toán trong 30 ngày, khi giao hàng, v.v.).
- Chi tiết Giao hàng: Bao gồm ngày giao hàng, phương thức vận chuyển và địa điểm giao hàng.
- Điều khoản và Điều kiện: Có thể bao gồm các hình phạt cho việc giao hàng trễ, bảo hành và các điều khoản khác mà cả hai bên đồng ý.
- Chữ ký (trong một số trường hợp): Đối với một số giao dịch hoặc công ty, có thể yêu cầu chữ ký để xác nhận đơn đặt hàng.
Việc sử dụng đơn đặt hàng là cần thiết và có lợi cho doanh nghiệp của bạn:
- Kiểm soát và Ngân sách: Đơn đặt hàng giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát chi tiêu tốt hơn. Điều này hữu ích cho cả người mua và nhà cung cấp.
- Bảo vệ Pháp lý: Trong trường hợp có tranh chấp, đơn đặt hàng có thể đóng vai trò là hồ sơ pháp lý về những gì đã được thỏa thuận giữa người mua và người bán.
- Lưu trữ Hồ sơ Hiệu quả: Đơn đặt hàng giúp duy trì hồ sơ rõ ràng về các giao dịch mua trước đây, hỗ trợ quản lý tồn kho, kế toán và dự báo.
- Rõ ràng và Giảm Thiểu Sai sót: Bằng cách chỉ rõ chi tiết của đơn hàng, đơn đặt hàng giúp giảm hiểu lầm và các lỗi tiềm ẩn trong quá trình đặt hàng.
Sau khi đơn đặt hàng được phát hành và chấp nhận, người bán sẽ giao hàng hóa hoặc dịch vụ và thường gửi hóa đơn phải khớp với các chi tiết của đơn đặt hàng. Nếu có sự khác biệt, chúng có thể được giải quyết dựa trên các chi tiết được nêu trong đơn đặt hàng gốc.
Đơn đặt hàng hoạt động như thế nào?
Một đơn đặt hàng, thường được gọi trong các ngành công nghiệp đơn giản là PO, không chỉ là một tài liệu—nó là một cam kết có cấu trúc. Nói chung, người mua và người bán sẽ trải qua các bước sau.
- Bắt đầu bởi Người Mua: Khi có nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ, quy trình đặt hàng bắt đầu. Một mẫu đơn đặt hàng, đôi khi được lấy từ mẫu đơn đặt hàng kỹ thuật số hoặc mẫu đơn đặt hàng excel, được soạn thảo. Việc này có thể được thực hiện bằng phần mềm đặt hàng hoặc thủ công đối với các hoạt động nhỏ hơn.
- Xem xét và Phê duyệt: Độ chính xác là yếu tố then chốt, vì đơn đặt hàng là một cam kết bằng văn bản. Mỗi đơn đặt hàng, dù là mẫu đơn đặt hàng để xem xét nội bộ hay phiên bản cuối cùng, có thể được kiểm tra kỹ lưỡng. Các công ty lớn hơn có thể sử dụng hệ thống đặt hàng của họ để nhận phê duyệt theo cấp bậc, đảm bảo các chi tiết như số đơn đặt hàng phù hợp với yêu cầu theo dõi.
- Gửi Đơn Đặt Hàng: Đơn đặt hàng đã được phê duyệt được gửi đến nhà cung cấp. Với sự phát triển của công nghệ, nhiều người ưu tiên phương pháp đặt hàng kỹ thuật số, trong khi một số vẫn sử dụng các kênh truyền thống. Điều này có nghĩa là nhà cung cấp có thể mong nhận được đơn đặt hàng dưới dạng tập tin đính kèm trong email hoặc liên kết DocuSign, cho thấy đơn đặt hàng đang chờ chữ ký.
- Xác nhận của Nhà Cung Cấp: Khi nhận được đơn đặt hàng, nhà cung cấp xem xét đơn này và đảm bảo nó phù hợp với khả năng cung ứng, mức tồn kho và sự sẵn có của sản phẩm. Việc xác nhận biểu thị sự đồng thuận lẫn nhau. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, cần có chữ ký để chính thức xác nhận và hoàn tất đơn đặt hàng.
- Giao Hàng Hóa hoặc Dịch Vụ: Nhà cung cấp sau đó làm việc dựa trên mẫu đơn đặt hàng, đảm bảo giao hàng đúng hạn theo các yêu cầu kỹ thuật. Trong quá trình này, nhà cung cấp thường cung cấp mã theo dõi, email nhắc nhở hoặc các phương thức thông báo khác để giữ cho người mua được cập nhật về vị trí hàng hóa.
- Hóa Đơn và Thanh Toán: Đây là điểm mà nhiều người hay nhầm lẫn với các thuật ngữ như "hóa đơn và đơn đặt hàng", "đơn đặt hàng và hóa đơn", hoặc "đơn bán hàng và đơn đặt hàng". Đơn giản là, sau khi hàng hóa được giao và nhận, nhà cung cấp gửi hóa đơn để thanh toán. Việc xác minh hóa đơn với đơn đặt hàng ban đầu là rất quan trọng. Nếu khớp nhau, thanh toán sẽ được thực hiện. Tất nhiên, một số nhà cung cấp yêu cầu thanh toán trước một phần trước khi hàng được gửi đi. Yêu cầu này nên được ghi trong đơn đặt hàng và được đồng ý.
- Lưu Trữ Hồ Sơ: Việc duy trì hồ sơ, đặc biệt trong hệ thống quản lý đơn đặt hàng, giúp theo dõi các đơn hàng trước đây dựa trên số đơn đặt hàng. Cả hai bên đều giữ bản sao, điều này có thể rất quan trọng trong các tình huống như tài trợ đơn đặt hàng hoặc phục vụ cho kiểm toán. Để đơn giản hóa việc tìm kiếm và lưu trữ, ngày càng nhiều công ty lựa chọn số hóa đơn đặt hàng thay vì dựa vào giấy tờ.
Mẫu đơn đặt hàng trông như thế nào?
Quy trình đặt hàng có thể có vẻ khó khăn, nhưng với một mẫu đơn đặt hàng rõ ràng, nó trở nên đơn giản hơn. Dưới đây là những gì bạn thường thấy trên một mẫu đơn đặt hàng tiêu chuẩn:
- Đầu mục: Phần này có logo của công ty và hiển thị nổi bật tiêu đề "Đơn Đặt Hàng." Một phần quan trọng của mục này là số đơn đặt hàng duy nhất, rất cần thiết cho việc theo dõi và tham khảo trong tương lai.
- Thông tin Người Mua & Người Bán: Ở đây, bạn sẽ ghi chi tiết tên, địa chỉ và thông tin liên hệ của cả người mua và nhà cung cấp. Điều này rất quan trọng để làm rõ khi so sánh đơn đặt hàng với hóa đơn sau này.
- Chi Tiết Đơn Hàng: Phần này liệt kê các mặt hàng hoặc dịch vụ được đặt. Thông thường bạn sẽ thấy mô tả, số lượng, giá đơn vị và tổng cộng. Các doanh nghiệp thường lấy các chi tiết này từ mẫu đơn đặt hàng excel hoặc thậm chí mẫu đơn đặt hàng miễn phí có sẵn trên mạng.
- Vận Chuyển & Điều Khoản: Một phần ngắn gọn chỉ rõ thông tin giao hàng và các điều kiện của đơn hàng. Nó cũng có thể phân biệt các yếu tố khi so sánh đơn đặt hàng bán hàng với đơn đặt hàng mua.
- Tổng Chi Phí: Ngoài chi phí của các mặt hàng, phần này sẽ trình bày thuế, các khoản phí bổ sung và tổng cộng chung. Điều này đóng vai trò quan trọng khi xem xét tài chính đơn đặt hàng.
- Chữ Ký & Ngày Tháng: Biểu thị sự đồng ý và ý định.
Nhiều doanh nghiệp ngày nay đang chuyển sang hệ thống đơn đặt hàng kỹ thuật số, đánh giá cao hiệu quả và sự rõ ràng mà chúng mang lại. Cho dù bạn đang xem xét một mẫu đơn đặt hàng, cân nhắc phần mềm đơn đặt hàng hay tìm hiểu về quản lý đơn đặt hàng, việc hiểu được hình thức và cảm nhận của một đơn đặt hàng là nền tảng cơ bản. Khi bạn phát triển doanh nghiệp, việc biết sự khác biệt giữa hóa đơn và đơn đặt hàng hoặc thành thạo việc sử dụng đơn đặt hàng kỹ thuật số có thể giúp đơn giản hóa hoạt động và đưa bạn đến con đường thành công.
Phương pháp tạo đơn đặt hàng?
Điều hướng trong hoạt động kinh doanh đôi khi có thể cảm thấy quá tải, đặc biệt khi giấy tờ bắt đầu chất đống. Các phương pháp dựa trên giấy truyền thống có thể trở nên kém hiệu quả khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Do đó, ngày càng nhiều doanh nghiệp bắt đầu tạo đơn đặt hàng kỹ thuật số để tăng tốc độ, hiệu quả và sự tiện lợi.
Vậy, làm thế nào để chuyển sang tạo đơn đặt hàng một cách kỹ thuật số và nhanh chóng? Dưới đây là hướng dẫn từng bước:
- Chọn Phần Mềm Phù Hợp: Thị trường hiện có rất nhiều phần mềm quản lý đơn mua hàng, từ các nền tảng chuyên dụng như các tính năng đơn mua hàng của QuickBooks đến các giải pháp Enterprise toàn diện. Nếu bạn mới bắt đầu, hãy cân nhắc các công cụ và giải pháp miễn phí nhưng linh hoạt giúp bạn quản lý đơn mua hàng một cách kỹ thuật số mà không phải mất cả tháng để học cách sử dụng công cụ. Ví dụ:
Lark Base: Khi sử dụng ứng dụng tạo tài liệu tích hợp trong Lark Base, doanh nghiệp của bạn có thể dễ dàng nhập đơn mua hàng mới và tạo ra một file PDF được tổ chức và định dạng tốt để ký. Thêm vào đó, tất cả thông tin đơn mua hàng có thể dễ dàng được tìm thấy và truy xuất trong Lark Base. Phần tốt nhất? Bạn có thể bắt đầu miễn phí.
Excel (Hoặc Google Sheets): Excel vẫn là một công cụ mạnh mẽ để tạo đơn mua hàng, đặc biệt cho các doanh nghiệp mới bắt đầu. Bạn có thể thêm nhiều trường khác nhau, định dạng bảng và in ấn dễ dàng. Tuy nhiên, việc quản lý nhiều bảng tính cùng lúc và phân biệt các đơn hàng khác nhau bằng cách tuân theo một mẫu đặt tên nghiêm ngặt cho tất cả các tập tin có thể là thách thức.
Excel (Hoặc Google Sheets): Excel vẫn là một công cụ mạnh mẽ để tạo đơn mua hàng, đặc biệt cho các doanh nghiệp mới bắt đầu. Bạn có thể thêm nhiều trường khác nhau, định dạng bảng và in ấn dễ dàng. Tuy nhiên, việc quản lý nhiều bảng tính cùng lúc và phân biệt các đơn hàng khác nhau bằng cách tuân theo một mẫu đặt tên nghiêm ngặt cho tất cả các tập tin có thể là thách thức.Word (Hoặc Tài liệu đám mây): Word là một công cụ phổ biến khác để in và điền đơn mua hàng, với nhiều mẫu đơn mua hàng miễn phí để lựa chọn. Tuy nhiên, doanh nghiệp đôi khi có thể gặp phải các vấn đề tương tự trong việc theo dõi tất cả các tài liệu đơn mua hàng.
- Tính Năng Tự Động Điền: Với các công cụ kỹ thuật số, việc nhập dữ liệu lặp đi lặp lại trở thành quá khứ. Khi bạn nhập thông tin nhà cung cấp hoặc thông số sản phẩm, phần mềm hiện đại có thể ghi nhớ và tự động điền các thông tin này cho các đơn hàng trong tương lai. Tính năng này giúp giảm đáng kể thời gian tạo đơn mua hàng mới. Nếu bạn mới bắt đầu kinh doanh, hãy cân nhắc sử dụng các công cụ miễn phí có tính năng tự động hóa giúp bạn tự động điền thông tin, chẳng hạn như Lark Base.
- Sử Dụng Mẫu: Một trong những lợi ích của việc chuyển sang kỹ thuật số là có thể truy cập vào nhiều mẫu kỹ thuật số khác nhau. Các nền tảng thường cung cấp nhiều mẫu đơn mua hàng miễn phí hoặc mẫu đơn mua hàng Excel mà bạn có thể tùy chỉnh theo nhu cầu kinh doanh. Điều này giúp giảm sự trùng lặp và đảm bảo tính nhất quán trên tất cả các đơn mua hàng của bạn.
- Hệ Thống Tích Hợp: Việc tích hợp hệ thống đơn mua hàng với công cụ cộng tác hàng ngày có thể giảm hiệu quả nhu cầu chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau. Ví dụ, với sự tích hợp của Lark với DocuSign, doanh nghiệp có thể tạo và ký tài liệu một cách liền mạch. Bạn cũng có thể khám phá tích hợp sâu hơn, chẳng hạn như nhận thông báo khi đơn mua hàng của bạn được trả lại và đóng dấu.
- Chữ Ký Kỹ Thuật Số: Thời kỳ in ấn, ký tay, quét và gửi đã qua rồi. Với hệ thống đơn mua hàng kỹ thuật số, chữ ký điện tử có thể được thêm ngay lập tức, đảm bảo phê duyệt và gửi đi nhanh chóng.
- Chia Sẻ và Thông Báo Ngay Lập Tức: Các nền tảng kỹ thuật số thường đi kèm với tính năng thông báo ngay lập tức. Khi một đơn mua hàng được tạo hoặc chỉnh sửa, các bên liên quan có thể được thông báo ngay qua email hoặc các công cụ giao tiếp tích hợp.
- Lưu Trữ An Toàn và Truy Xuất Dễ Dàng: Lưu trữ kỹ thuật số có nghĩa là không còn các tủ hồ sơ cồng kềnh nữa. Đơn mua hàng có thể được lưu trữ an toàn trên đám mây hoặc máy chủ, đảm bảo chúng không bị hư hại vật lý. Việc truy xuất cũng rất dễ dàng với các tính năng tìm kiếm.
Ngành nghề và doanh nghiệp của tôi có cần sử dụng đơn đặt hàng không?
Câu trả lời ngắn gọn là Có. Miễn là doanh nghiệp của bạn đang thực hiện các giao dịch doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B) trong bất kỳ phần nào của chuỗi lợi nhuận, bạn sẽ cần xử lý các đơn đặt hàng mua hàng ngày. Dưới đây là một số ngành thường xuyên sử dụng đơn đặt hàng mua.
- Sản xuất: Ở đây, nguyên liệu thô luôn cần thiết liên tục. Một đơn đặt hàng đảm bảo rằng các nguyên liệu này được yêu cầu với số lượng chính xác, duy trì sản xuất hiệu quả. Hệ thống có thể là các mẫu đơn đặt hàng trên Excel hoặc phần mềm quản lý đơn đặt hàng toàn diện hơn để quản lý các đơn hàng này một cách liền mạch.
- Bán lẻ: Quản lý đơn đặt hàng hiệu quả là điều giúp cửa hàng yêu thích của bạn luôn có những gì bạn cần. Các nhà bán lẻ sử dụng đơn đặt hàng để yêu cầu hàng hóa từ nhà cung cấp, đảm bảo kệ hàng luôn được bổ sung đầy đủ.
- Xây dựng: Khi xây dựng, mỗi viên gạch, ngói và đinh đều quan trọng. Đơn đặt hàng được sử dụng để yêu cầu các vật liệu này. Dù là hệ thống đơn đặt hàng kỹ thuật số hay mẫu đơn đặt hàng đơn giản, chúng đảm bảo số lượng vật liệu đúng được chuyển đến công trường đúng thời gian.
- Khách sạn và Dịch vụ ăn uống: Khách sạn và nhà hàng cần nguồn cung ổn định các mặt hàng thực phẩm, chất tẩy rửa và nhiều hơn nữa. Bằng cách gửi đơn đặt hàng đến nhà cung cấp, họ đảm bảo dịch vụ không bị gián đoạn mà chúng ta tận hưởng.
- Chăm sóc sức khỏe: Bệnh viện và phòng khám cần thuốc men, thiết bị và các vật tư khác. Đơn đặt hàng đảm bảo rằng những thứ này được mua với số lượng phù hợp, duy trì sức khỏe và an toàn cho bệnh nhân.
- Chính phủ: Chính phủ ở mọi cấp độ sử dụng đơn đặt hàng để yêu cầu hàng hóa và dịch vụ từ nhà cung cấp. Điều này mang lại sự minh bạch và trách nhiệm trong chi tiêu công.
Trong tất cả các ngành công nghiệp này, đơn đặt hàng đóng vai trò là nền tảng của việc mua sắm có tổ chức và có hệ thống. Nó mang lại sự rõ ràng, bảo vệ pháp lý và cấu trúc, thông qua mẫu đơn đặt hàng, hệ thống số đơn đặt hàng để theo dõi, hoặc các mẫu đơn đặt hàng mẫu nhằm đảm bảo tính nhất quán.
Dù bạn là một doanh nhân lớn hay một người đam mê khởi nghiệp, việc hiểu rõ chi tiết về đơn đặt hàng và hệ thống đơn đặt hàng bạn sử dụng có thể góp phần vào hoạt động hiệu quả, giảm thiểu sai sót và quy trình mua sắm được tinh gọn.
Tại sao một đơn đặt hàng chính xác và cập nhật lại quan trọng?
Hãy tưởng tượng bạn đặt hàng 10 chiếc ghế nhưng lại nhận được 100 chiếc do lỗi đánh máy trong mẫu đơn đặt hàng. Những sai sót như vậy có thể gây tốn kém và làm gián đoạn hoạt động kinh doanh của bạn. Đó là lý do tại sao việc có một đơn đặt hàng chính xác và cập nhật lại quan trọng đối với các doanh nghiệp lớn hay nhỏ.
Đơn đặt hàng đóng vai trò như một hồ sơ pháp lý về các mặt hàng hoặc dịch vụ được yêu cầu, giúp việc quản lý tồn kho, tài chính và giải quyết tranh chấp (nếu có) trở nên dễ dàng hơn. Một đơn đặt hàng chính xác cũng giúp đơn giản hóa quy trình đặt hàng.
Hệ thống đơn đặt hàng kỹ thuật số, như quản lý đơn đặt hàng Quickbooks hoặc các phần mềm đơn đặt hàng khác mà các công ty lớn sử dụng, cung cấp các công cụ để tạo và theo dõi đơn hàng một cách hiệu quả.
Vì vậy, dù bạn đang xem xét một đơn đặt hàng kỹ thuật số hay một đơn đặt hàng truyền thống trên Excel, độ chính xác vẫn là điều tối quan trọng. Nhiều doanh nhân sử dụng mẫu đơn đặt hàng miễn phí hoặc mẫu đơn đặt hàng Excel để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào.
Kết luận
Hiểu được tầm quan trọng của đơn đặt hàng và cách tạo chúng là điều thiết yếu cho hoạt động hiệu quả của bất kỳ doanh nghiệp nào. Bằng cách sử dụng các công cụ kỹ thuật số và mẫu biểu, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa quy trình đơn đặt hàng, giảm thiểu sai sót và cải thiện việc lưu trữ hồ sơ.
Dù bạn mới bắt đầu hay đang muốn nâng cao hệ thống quản lý đơn đặt hàng hiện tại, đội ngũ Lark luôn sẵn sàng hỗ trợ. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để tìm hiểu thêm về cách Lark Base có thể giúp bạn quản lý và tối ưu hóa doanh nghiệp từ ngày đầu tiên, đồng thời giúp bạn kiểm soát hoạt động để phát triển.
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
