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“我们在日常运营中大量使用Lark 多维表格。我们能够非常清晰地了解我们管理的14个区域中每个区域的情况。最大的好处是利用多维表格创建一个仪表盘，让我们能够监控我们庞大业务组合的运营表现。你可以直观地看到数据——发现问题所在，识别数字和图表中的异常，这确实帮助我们做出某些决策。”——李景涛（行政亚太区负责人）
试想一下：你需要与跨洲的客户开会，但幸运的是你在每个访问的区域都有办公室。你可以使用各种设施，但现在你需要弄清楚如何获得一个办公桌、预订会议室、将笔记本电脑连接到视听系统，或者只是找一个储物柜放东西。通常，员工需要查看公司的组织架构，找出要发邮件给谁，然后申请预订会议室等服务，或者查找每个办公室的标准操作流程。
在字节跳动的各个办公地点，情况完全不同。走进亚太区的任何一个办公室，员工都能体验到相同的流程和服务。无论是在日本还是新加坡，预订储物柜或会议室的流程都是一样的。在办公室开会的体验也同样无干扰且顺畅。字节跳动员工Alan说：“当我在香港、新加坡或东京时，办公室的环境和感觉都很熟悉。我甚至不会多想预订设施的事。流程完全相同。系统智能识别我所在的办公室，当我在Lark日历上预订会议时，会自动显示本地的会议室预订选项。”
为了打造这种标准化体验，并在包括新加坡、日本、韩国、印度、澳大利亚和哈萨克斯坦在内的14个区域高效运营，字节跳动行政团队使用了Lark。
执行摘要
标准版服务的规模化：关于字节跳动管理团队
字节跳动管理团队的目标是提高14个地区办公室的工作效率，并监管诸如绿化、虫害控制、食品和餐饮、设施预订和内部通信等一系列设施。
从预测需要雇佣多少支持人员到每天需要准备多少食物，这个团队确保工作场所有利于生产力，并且员工服务标准化，同时不断推动所有办公室效率的提升。
字节跳动的管理团队是Lark的重度用户。随着业务范围的扩大，团队不断重新思考工作流程并尝试Lark的功能以数字化流程，减少人工干预并推动更多自动化。
随着工作流程的数字化和流程的自动化，将一个流程扩展到多个地区变得更加简单。新增的员工不必接受SOP的培训，而使某些服务变得易于访问就像给员工提供一个已在其他办公室使用的Lark App那样简单。
在管理如此广泛的范围时，字节跳动管理团队通过Lark克服了3个挑战：
- 提供创新服务：行政团队希望应用技术，以尽可能少的人员快速顺畅地为员工提供服务，无论他们身处何地。
- 高效监控服务标准化：在日常运营中，行政团队旨在提供跨各地区一致的服务，同时确保流程保持高效，避免过于繁琐或单调。
- 有效管理广泛的服务组合：随着办公室分布在各个地区，领导团队希望保持监督，同时确保运营顺畅。
(1) 跨维度创新：实体储物柜服务的数字化解决方案
在现代办公环境中，像办公桌、会议室和储物柜这样的物理空间是必不可少的。然而，行政团队通过Lark多维表格彻底改变了我们与这些空间的互动方式，使设施更易于访问，流程更高效。
传统上，预订储物柜是一个繁琐的过程。员工需要向当地行政团队申请储物柜，接着由办公室员工手动分配储物柜，并通知储物柜的默认密码并提供使用说明。这个系统不仅耗时，而且劳动强度大。
引入Lark多维表格后，这一过程变成了无缝的数字体验。现在，员工只需扫描二维码通过在线表格申请储物柜。立即，一个工作场所机器人确认储物柜分配并向员工发送详细的开锁和设置自己密码的指导。这种自动化不仅为个人带来便利；它还实时更新Lark多维表格上的储物柜使用状态，确保操作效率。使用Lark多维表格已将整个过程从几天缩短到几分钟。
此外，这种数字化转型通过实时仪表板提供了储物柜利用情况的概览。这意味着员工的一项操作——填写表格——启动了一系列自动化流程。Lark多维表格不仅简化了对办公设施的访问，还增强了办公资源的管理和利用，标志着我们如何构想和互动物理工作空间的重大进步。
(2) 管理导航：从高层洞察到基层细节
在复杂的行政运营世界中，领导者面临着监督从预算和账单支付到管理工作场所运营等广泛活动的艰巨任务。虽然依赖电子表格对于跟踪来说很有用，但由于需要手动更新，这显著阻碍了获得实时洞察的能力。
通过使用Lark多维表格，行政团队已经自动化并简化了诸如批次跟踪、财务数据管理和预算编制等操作。通过将14个不同地区的办公室的数据集中到一个多维表格中，团队解锁了新的运营可见性和效率水平。
这种集中化使领导层能够全面了解所有办公室的绩效。他们第一次能够轻松识别哪些服务需求最大以及哪些成本在上升，所有这些都通过动态仪表板实现。这不仅使得决策更加明智，而且通过清晰展示行政团队的范围和表现，显著改善了利益相关者管理。行政部亚太区区域负责人景涛说，"亚太是一个广泛的组合，这使得给人们一个整体的视角变得困难。使用电子表格，一切都只是数字。但是使用多维表格，我可以提供一个清晰直接的视角，让重要的利益相关者了解组合有多大以及每个月都在发生什么。"
(3) 从值班到自动化：用Lark App改变服务交付
过去，字节跳动团队使用了一个已开启服务来处理员工的工作台申请。例如，如果员工想在食品储藏室增加更多零食或在他们的楼层增设桌上足球游戏，他们会通过Lark会话直接与代表沟通。代表然后会手动将申请转达给相关同事，并向员工提供更新。这个过程虽然可行，但劳动密集、笨拙且效率低下。此外，所有员工的申请主要在会话中记录，这使得领导层难以洞察申请的频率和类型。
为了提高收集和响应工作台申请的效率，行政团队决定部署一个工作台票务系统作为Lark应用。员工现在通过应用提交申请，该应用自动填充到一个集中的票务系统中。根据申请类别，系统自动指派相关负责人并通知他们。员工接收自动进度和解决更新，迅速高效地闭环。
通过使用票务系统，字节跳动的行政团队消除了传统的手动总机模式，释放了3名员工的时间。自动票务分配过程提高了效率15%。
新的票务系统不仅自动化了申请分配和更新，还提供了强大的数据分析能力。领导层现在可以轻松地发现趋势，识别异常，并理解整个工作台的需求模式。
具体来说，Lark的高级权限允许领导层维护细粒度的访问控制。例如，如果马尼拉办公室的会议室出现问题，可以仅授权菲律宾行政团队访问该问题，防止他们查看新加坡等地的问题信息。
这种数据驱动的方法使得管理更为主动，使领导者能够深入了解细节，分配任务以解决问题，并通过自动提醒确保及时跟进。这一工作流程不仅提高了行政团队的速度和响应能力，还赋予了领导层使用工具做出明智决策、分享目标信息，并采取立即行动以维持高效和生产力的工作场所的能力。
结论
APAC行政团队采用Lark的功能，如多维表格和App，以逐步数字化其运营，已使团队能够管理横跨14个地区的令人印象深刻的办公室组合。更令人印象深刻的是，团队能够规范现有服务并提供创新服务，以最大化效率和便利性。总之，通过成为Lark的高级用户，团队已经实现了：
- 增强的决策制定：借助实时数据和可视化仪表板，决策者现在可以轻松访问关键信息，做出的决策比以往任何时候都更快。
- 运营效率：自动化流程和集中管理消除了繁琐的手工任务，使行政团队能够专注于战略举措和服务卓越。
- 富有洞察力的分析：票务系统记录趋势和分析痛点的能力为主动服务改进和定制解决方案铺平了道路。
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