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HubSpot 工作流程是現代營收營運的引擎。它們是您擴展業務、打造一致的客戶體驗，以及改善整體業務運作的方式。您很可能已經在使用它們來自動化電子郵件並管理資料。但接下來呢？您要如何從簡單、線性的自動化，進階到真正跨部門團隊協作的編排，以提升營運效率？您要如何將自動化工作流程與充滿動態的人際協作連結起來，讓交易真正完成並解決客戶問題？
事實上，雖然 HubSpot 在其平台內部自動化任務方面表現出色，但下一階段的成長發生在您能夠將系統與人員之間的鴻溝加以連結時。在本指南中，我們將從強大的 HubSpot 工作流程範例開始，建立穩固的基礎。接著，我們將探討如何將策略從簡單的自動化演進到完整的編排，解決即使是設計最完善的工作流程自動化也可能面臨的常見挑戰。
HubSpot是什麼？
圖片來源：hubspot.com
對於可能剛接觸這個生態系統的人，我們先從一個簡單的定義開始。HubSpot 是一個領先的客戶關係管理（CRM）平台，旨在幫助企業吸引、互動並取悅客戶。它不僅僅是一個單一產品，而是一套整合的工具組，或稱為「Hub」，涵蓋客戶旅程的每個階段。這包括行銷 Hub、銷售 Hub、服務 Hub、CMS Hub 以及營運 Hub。每一個 Hub 本身都非常強大，但它們被設計成能夠協同運作，以簡化流程。
將你的 HubSpot 帳戶視為公司記錄每一次客戶互動的核心系統。這是你儲存聯絡資訊、追蹤交易、管理支援工單以及啟動行銷活動的地方。而工作流程工具則是讓所有這些資料活起來的引擎。這些是可以根據聯絡人的行為或屬性觸發的一系列自動化動作，確保在正確的時間執行正確的操作，並提升整體業務流程。
10 個強大的 HubSpot 自動化工作流程範例，今天就開始建立
為了滿足您對實用自動化的需求，讓我們深入探討一些基礎的工作流程，這些流程能立即帶來價值。我們依照業務功能進行分類，提供它們所解決的常見問題，以及您可以在 HubSpot 中建立的解決方案。這份 HubSpot 工作流程範例清單為高效且可擴展的營收運營提供了基礎構件。
基礎銷售工作流程
即時分配並通知業務代表有新的高價值潛在客戶
- 問題：在銷售中，速度就是一切。當一個合格的潛在客戶提交「聯絡銷售」表單後，每過一分鐘，銷售代表跟進的機會就會大幅降低成交的可能性。手動分配潛在客戶既緩慢又容易出現人為錯誤，導致寶貴的商機變冷。您需要有效地自動化潛在客戶分配。
- 解決方案：建立基於聯絡人的工作流程來自動化潛在客戶分配。觸發條件可以是表單提交或高的 HubSpot 潛在客戶評分值。接著，您可以使用 if/then 分支將潛在客戶分配給銷售團隊中最相關的人員。最後一步是建立內部通知，提醒新的聯絡人負責人，確保銷售代表能在潛在客戶興趣最高峰時立即採取行動。這是一個經典的自動化工作流程，能立即帶來回報。
建立基於交易階段的任務以確保一致的銷售流程
- 問題：您的銷售流程已經定義完善，但業務代表在交易推進過程中有時會忘記關鍵步驟。忘記發送安全問卷或安排技術深度探討，可能會延遲交易階段的推進，並造成不佳的買方體驗。您需要確保每位業務代表每次都遵循作業手冊。
- 解決方案：在 HubSpot 中建立以交易為基礎的工作流程，將交易階段變更作為觸發條件。例如，當交易移至「符合購買資格」時，工作流程可自動為交易負責人建立「安排探索性會議」的任務。此交易階段自動化對於維持銷售漏斗的動能至關重要。這可確保不遺漏任何步驟，標準化您的流程，並為團隊提供安全保障。
針對高價值交易活動發送內部提醒
- 問題：銷售經理需要掌握銷售管道的可視性，但沒有時間每天手動檢查每個交易階段。他們有可能錯過關鍵時刻，例如一筆重大交易被建立，或是需要高層關注的高風險客戶。
- 解決方案：建立基於交易的工作流程，向管理層發送有關重要活動的通知。例如，將加入條件設定為「交易金額大於[您的高價值]」以及「交易階段為已建立」。動作則是向銷售主管發送內部通知。您也可以建立一個工作流程，當高價值交易沒有任何活動記錄時發送警示，讓您的銷售代表能夠主動介入。
基本行銷自動化工作流程
建立動態的歡迎系列以培養潛在客戶
- 問題： 無論對方是下載了技術白皮書，還是訂閱了輕鬆有趣的電子報，你都向每位訂閱者發送相同的通用歡迎電子郵件。這種一刀切的方式，對於來自多個表單提交的情況，錯失了有效培養潛在客戶的巨大機會。
- 解決方案： 這是一個極佳的 HubSpot 工作流程範例，展示了分支功能的強大威力。建立一個以聯絡人為基礎的工作流程，當聯絡人提交表單時觸發。根據所使用的表單設置 if/then 分支。下載電子書的人應該收到與訂閱你部落格的人不同的行銷電子郵件。這是任何潛在客戶培養策略的核心部分，從第一天起就能創造更具針對性且更有效的體驗。
當聯絡人成為行銷合格潛在客戶時更新其資料
- 問題： 從行銷部門交接到業務部門是最常見的失敗點之一。行銷團隊忙於產生潛在客戶，但如果他們的狀態沒有在 CRM 中正確更新，業務團隊可能永遠不會知道他們的存在。你需要定義潛在客戶成為行銷合格名單（MQL）的時刻。
- 解決方案： 依據你的潛在客戶評分模型，自動化交接流程。將觸發條件設定為當聯絡人的潛在客戶分數高於你的 MQL 門檻時。該自動化流程應執行兩個關鍵動作：第一，將該潛在客戶的生命週期階段屬性設定為「行銷合格名單」；第二，向業務團隊發送內部通知，表示有新的潛在客戶已準備好成為業務合格名單（SQL）。這是行銷自動化的核心支柱之一。
為不活躍的聯絡人啟動再互動行銷活動
- 問題：您的資料庫中充滿了數月未互動的聯絡人。這些聯絡人可能會損害您的電子郵件送達率，並可能增加您的 Marketing Hub Professional 訂閱成本，同時對您的行銷策略沒有任何價值。
- 解決方案：建立一個工作流程來挽回或清理您的名單。您可以將聯絡人加入一個觸發條件為「最後一次查看」或「最後一次開啟行銷電子郵件日期」超過六個月的名單的工作流程中。該工作流程可以發送 2-3 封自動化的電子郵件重新互動序列。對於仍未互動的聯絡人，您可以新增最後一步來管理他們的狀態，保持您的資料庫健康。
核心服務與營運工作流程
自動化建立與分派支援工單
- 問題：當客戶發送電子郵件至您的支援地址時，會建立一張工單，但它只是停留在一般佇列中。您的支援團隊必須手動篩選每一張工單，這樣效率低下，導致回覆時間變慢並降低客戶滿意度。
- 解決方案：如果您擁有 Service Hub Professional，您可以建立一個基於工單的工作流程，自動分派工單。註冊觸發條件將是「工單已建立」。根據電子郵件主旨中的關鍵字使用 if/then 分支。該工作流程可以將工單分派給適當的團隊並設定其優先等級，確保合適的專家能更快看到正確的工單，從而提升客戶體驗。
發送服務後回饋調查以促進客戶互動
- 問題： 你沒有系統化的方法來了解客戶是否對他們所獲得的支援感到滿意。缺乏這些數據使你無法衡量和提升服務品質以及整體的客戶互動。
- 解決方案： 建立一個簡單但功能強大的工作流程來自動化回饋收集。觸發條件應該是在工單狀態變更為「已關閉」時。加入一個短暫的時間延遲，然後發送後續電子郵件，請客戶評價他們的體驗。這些後續電子郵件可以連結到問卷頁面，讓你能夠持續收集有價值的數據。這有助於你了解客戶並提升服務。
實施數據清理工作流程以格式化數據
- 問題：您的 CRM 資料很混亂。國家代碼與職稱不一致。這些混亂的資料使得分群與報告幾乎不可能完成。手動清理這些資料是您營運團隊面臨的最痛苦且重複的工作之一。
- 解決方案：使用工作流程作為您的自動化資料清理員。您可以建立一個工作流程，將任何已知但需要清理的特定聯絡人屬性加入其中。接著，使用分支檢查常見的變化並將資料格式化為標準值。您也可以建立工作流程來將姓名首字母大寫。這是自動化重複性工作的關鍵方法。
保持公司與聯絡人生命週期階段同步
- 問題：關鍵客戶的聯絡人被升級為「客戶」，但其關聯的公司記錄仍顯示為「潛在客戶」。這會造成基於生命週期階段的報告混亂且不準確。您需要可靠的生命週期階段更新。
- 解決方案：建立一個工作流程，以同步相關物件之間的生命週期階段。觸發條件為聯絡人的階段發生變化時。工作流程的動作是將該屬性值複製到其關聯的公司。這是一個跨 Hub 的工作流程範例，可確保您的 CRM 中的資料完整性。
優勢與陷阱：使用 HubSpot 工作流程需要了解的事項
上述範例顯示了使用 HubSpot 工作流程時能夠達成的成就。當正確運用時，其效益不言而喻。但若要達到更高層次的營運卓越，我們必須誠實地看待事情的兩面。
優點：為什麼我們喜愛 HubSpot 自動化
首先，讓我們來慶祝 HubSpot 工作流程引擎的強大之處。它為擴展您的業務提供了穩固的基礎。銷售自動化和行銷自動化可節省數百小時的時間。它同時也是確保一致性的絕佳工具。透過使用工作流程來管理資料與流程，您可以建立單一且標準化的運作方式。最後，它是現代行銷的基石，讓您能夠建立精緻且個人化的自動化電子郵件，引導潛在客戶完成購買旅程。您甚至可以從預先建立的工作流程範本開始，快速展開作業。
缺點：隱藏的運作缺口
然而，自動化旅程並不會在某個工作流程動作完成後就結束。最大的挑戰出現在自動化動作與必要人工回應之間的空檔。即使是最好的 HubSpot 整合，在這裡也會出現摩擦。
1. 通知過載。 對於許多內部警示，預設動作是發送電子郵件。起初，這似乎很有幫助，但很快，你的團隊收件匣就會被源源不斷、缺乏背景資訊的通知淹沒。這些自動化的噪音掩蓋了真正緊急的訊號，團隊開始對所有通知視而不見。內部通知系統因此成為問題的一部分，而不是解決方案。
2. 脫節的核准流程。 許多關鍵流程需要人工決策。業務代表可能需要經理核准折扣。在 HubSpot 中，工作流程會直接暫停，並依賴員工發送電子郵件去尋找經理。這種人工且無法追蹤的流程打斷了你所追求的無縫銜接，導致延誤並使交易停滯。
3. 不斷的情境切換。 HubSpot 的通知會告訴你該做什麼，但無法幫助你完成。警示顯示有新潛在客戶被分配給你，接著你必須停下來，開啟新的瀏覽器分頁，登入 HubSpot，並找到該紀錄。每一次這樣的「切換」都會耗費時間與心力，即使使用像自訂物件儲存資料等功能，累積起來仍會造成顯著的生產力損失。
4. 嚴格的團隊交接。 工作流程在建立任務方面非常出色。例如，當一筆交易成功時，它可以將任務分配給負責入職的團隊。但入職並不是單一任務，而是一個複雜的專案。由 HubSpot 建立的簡單任務是一種「發射後即忘」的動作，而不是用於真正跨部門專案協作的工具，並且通常需要外部工具來妥善管理。潛在客戶狀態可能是「已贏得」，但狀態更新並不能完整呈現後續工作的全貌。
如何解決這些問題：一個真正連結的平台
解決 HubSpot 工作流程的挑戰，需要更具連結性與智慧化的方法來優化團隊的運作。真正的優勢在於理解像 Lark 這樣的全方位工具如何賦能你建立強大的工作流程，簡化流程，並讓團隊中的每位成員更具效能。透過 Lark，你可以不僅僅是自動化任務，而是建立真正動態且具回應性的系統，並依照你的特定需求量身打造。
自訂工作流程以符合您的業務
Lark 深知每個企業都是獨一無二的，而現成的解決方案往往無法完全滿足需求。這正是為什麼在 Lark 自動化功能的核心，是 Lark Base：一個為自訂工作流程解決方案而打造的動態且智慧化系統。它不僅僅是一個簡單的資料庫或試算表；而是一個平台，讓每一項資訊——無論是專案計畫、銷售線索，或是費用報告——都成為可由您設計的自動化流程觸發並執行的結構化資料物件。Base 提供無與倫比的靈活性，讓您能夠建立完全符合組織獨特需求與流程的工作流程解決方案。有了 Lark Base，您不受制於僵化的範本；您擁有打造企業所需精確工作流程的能力。
零程式碼自動化，人人皆可使用
這個可視化、零程式碼的自動化建構器，讓任何使用者無論技術能力如何，都能建立自訂工作流程。您可以根據記錄更新、表單提交或排程時間來設定觸發條件，然後定義動作，例如發送自訂通知、建立行事曆事件、指派任務或更新其他記錄。這種易用性使團隊中的每個人都能參與自動化工作，促進持續改進的文化。
A centralized, intelligent platform 集中化的智慧平台
與需要在不同工具間不斷切換的系統不同，Lark將所有功能整合在一個統一的工作空間中。您的資料、您的對話以及自動化邏輯並列存在，讓資訊與行動能夠無縫流動。這消除了傳統自動化工作中令人困擾的情境切換，並使您的團隊能夠保持專注與高效。
停止整合並立即開始儲蓄
有了像 Lark 這樣的全方位解決方案，您不需要整合過多其他工具，這意味著您可以節省更多資金用於創新。以下是 Lark 的定價方案：
- 免費方案：包含 11 款強大產品，支援最多 20 位使用者、100 GB 儲存空間、1,000 次自動化執行，以及在聊天、文件和電子郵件中不限次數的 AI 翻譯。
- 付費方案：最受歡迎的付費方案為每位使用者每月 12 美元，最多可支援 500 位使用者。包含無限的訊息記錄，以及每月 50,000 次自動化 Base 工作流程執行。
- 企業方案：自訂價格。
結論
HubSpot 提供了一個重要且強大的自動化引擎。它是標準化流程並大規模執行任務的完美工具。然而，只有當你彌合自動化任務與敏捷人員協作之間的關鍵差距時，才能真正釋放它的力量——以及你團隊的真正潛力。別再讓你最重要的工作流程停留在雜亂的收件匣或被遺忘的聊天通知中。
常見問題
HubSpot究竟是用來做什麼的？
HubSpot 是一個多功能平台，用於管理和改善企業的各個方面，主要專注於行銷、銷售和客戶服務。它幫助公司吸引訪客、轉化潛在客戶、完成交易並讓客戶感到滿意。主要功能包括行銷自動化、CRM、銷售管理、內容管理、客戶服務工單以及分析。其目標是協調行銷與銷售的努力，以推動成長並改善客戶關係。
HubSpot 是 CRM 還是 CMS？
HubSpot 同時是 CRM（客戶關係管理）和 CMS（內容管理系統），但它更廣為人知的是作為 CRM。其 CRM 功能有助於在整個客戶生命週期中管理互動和資料。HubSpot CMS 允許使用者建立和管理網站內容、部落格文章以及登陸頁面。這兩種工具的整合特性使行銷、銷售和服務的工作能夠更好地協調。
哪些網站使用HubSpot？
要識別所有使用 HubSpot 的網站具有挑戰性，但它在各行各業的企業中被廣泛採用，包括科技、行銷和電子商務。HubSpot 提供了一個工具來檢測網站是否使用其平台，但許多網站選擇不公開披露其技術架構。常見的跡象顯示網站可能使用 HubSpot 包括表單、彈出視窗以及與 HubSpot 網域相關的追蹤 Cookie。
HubSpot 最大的競爭對手是誰？
HubSpot 面臨來自多個 CRM 和行銷自動化平台的競爭。其中最具代表性的競爭對手包括 Lark、Salesforce、Marketo（現為 Adobe 旗下）、Pardot（由 Salesforce 擁有）以及 ActiveCampaign。這些平台提供類似的功能，例如 CRM、行銷自動化和銷售工具，目標客戶涵蓋不同規模和行業的企業。選擇這些平台通常取決於特定的業務需求、預算以及整合要求。
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