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擔心採用混合工作模式會讓員工失去投入感並停止表現嗎？正如Facebook執行長馬克·祖克柏所說，混合工作——只要做得恰當——實際上是「尋求打造更具生產力、彈性和投入感的員工隊伍的公司，完美的解決方案」。
一開始採用混合工作模式可能會讓人感到壓力山大，但一旦你建立了合適的遠端工具和基礎設施，辦公室管理將比以往更輕鬆。
本文涵蓋了你需要知道的一切，幫助你成功轉型為你和員工都喜愛的混合工作環境。
什麼是混合工作模式？
混合工作模式是一種靈活的工作方式，結合了在實體辦公室工作與遠端工作的方式。它通常涉及設置線上溝通方法和基於雲端的軟體系統，以便員工能夠遠端協作。
混合模型有哪些不同類型？
企業可根據公司目標、文化及產業，選擇採用四種主要的混合工作模式之一：
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以辦公室為主的工作模式
以辦公室為中心的模式通常包含部分強制性的辦公室工作日與可選擇的遠端工作日。例如，一週三天在辦公室工作，兩天遠端工作。
以辦公室為主的模式適合：
- 高度依賴面對面協作與團隊合作的公司
- 需要即時互動與面對面會議的企業
- 需使用特定現場資源或設備的組織
- 處理高度敏感資料或安全系統的公司
- 科技、金融服務及製造業
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以遠端為主的工作模式
遠端優先模式越來越受歡迎，現在有40%的遠端工作者對完全遠端職位感興趣。在這種模式下，遠端工作是預設的工作方式，雖然可能會有實體辦公空間供偶爾使用。辦公室通常較小，並設計為特定用途，如會議或團隊建設活動。
遠端優先模式適合：
- 重視彈性和員工自主性的公司
- 希望利用全球人才庫的組織
- 能透過線上溝通有效運作的企業
- 軟體開發、行銷、創意代理及客戶服務等產業
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雇主選擇混合模式
在雇主選擇模式中，公司根據業務需求和專案要求決定辦公室與遠端工作的平衡。團隊主管通常負責為其團隊決定員工是否以及多久可以遠端工作。
例如，需要在辦公室使用實體電話系統的客戶服務團隊，可能需要比能夠完全線上執行任務的行銷團隊更多時間親自到場工作。
雇主選擇模式適合於：
- 需要保留對工作安排控制以配合業務目標的公司
- 擁有需嚴格監管的敏感資訊的組織
- 團隊需求多樣化的企業
- 諮詢、醫療保健和教育等行業
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員工選擇混合系統
員工選擇模式適合於：
- 重視員工滿意度與彈性的公司
- 擁有強烈信任與問責文化的組織
- 工作職責與任務適合遠距工作的企業
- 科技公司、創意產業及獨立專業服務
混合工作對雇主和員工有哪些好處？
越來越多的雇主因為混合模式為雇主和員工帶來的多種好處而採用這種工作方式。以下是其中一些優點：
包容性
消除傳統辦公環境的障礙意味著混合工作能提升勞動力的多樣性和包容性。
此外，像是有照顧責任的家長等人，也能從混合工作所提供的彈性中受益。在混合工作環境中，這些人可以更輕鬆地平衡育兒與工作職責。
最後，混合工作使公司能夠突破實體障礙的限制，挖掘更廣泛的技能和經驗。不同的想法對企業有益，能開啟新的、有利可圖的機會。
接觸全球人才
混合工作模式使組織能夠接觸全球人才庫。企業可以聘用全球最優秀的人才，進而提升績效並創造更多收入。
從能夠確保全球合規的人力資源工具，到讓團隊能輕鬆在世界任何地方協作的通訊平台，先進的通訊工具的出現，使得聘用國際人才變得越來越容易。
- 以母語查看內容
- 即時翻譯字幕
- 輕鬆安排跨時區會議
- 以及更多功能
這表示無論員工身處何地，都能相互理解並建立連結。
生產力
在混合工作環境中工作的員工，通常比完全遠端或僅在辦公室工作的同事報告更高的生產力。這種生產力的提升可歸因於以下幾個因素：
- 能選擇最適合自己的工作環境
- 減少通勤所花費的時間與壓力
- 更佳的工作與生活平衡
最終，更高生產力的員工會帶來利潤、收入和公司成長的增加。因此，混合工作模式能直接影響公司獲利，並幫助企業保持競爭力。
員工留任
雇主創造吸引人的工作環境，鼓勵員工長期留下，是符合其最佳利益的。降低離職率將為公司節省大量的招聘和培訓成本，也能避免在員工交替期間損失收入。
滿意的員工通常也會產出更好的成果，並且個人更有動力達成更廣泛的公司目標。而混合工作模式是維持這種滿意度的關鍵。
實施與維護混合工作場所的7項最佳做法
以下是盡可能順利實施混合模式的方法：
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為您的公司選擇理想的混合模式
在選擇哪種混合模式最適合您的公司之前，請確認您的業務需求和運作能夠支持遠端工作。
為此，您可以問自己：
- 我的產業性質是否適合遠端工作？
- 組織內有哪些不同的職務？
- 我們使用哪些工具、資源和系統？
- 面對面互動對成功是否至關重要？
不知道哪種混合工作模式最符合員工的工作模式？試著進行調查或焦點團體，以了解對遠端工作的偏好。如果獲得高度的興趣和滿意度，混合模式可能會帶來好處。
此外，請考慮不同選項的財務影響。權衡投資遠端工作工具和建立必要流程的成本，與辦公空間潛在節省的費用。
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建立合適的技術設備
技術是混合工作場所的支柱。確保您的公司擁有支持遠端工作的必要基礎設施。
以下是您需要準備的事項：
- 可靠的網路
- 必要的通訊軟體，如視訊會議和聊天工具
- 提供遠端存取安全的安全網路
- 便於組織和分享任務的協作平台
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與員工清楚溝通
在實施混合工作模式時，透明的溝通至關重要。這將有助於創造順利的過渡，不會干擾客戶服務和營運。
清楚向員工傳達混合計劃，說明以下內容：
- 新的遠端工作時間表與期望
- 員工應如何溝通及問題聯絡窗口
- 健康、安全與保安規範
制定標準作業程序（SOP）文件是明智的做法，以確保每個人都了解在新的混合工作環境中的角色與責任。這有助於維持所有員工與團隊間的一致性。
您可以在以下領域制定SOP：
- 如何執行特定任務
- 如何使用軟體
- 在家中登入及設定工具與軟體的流程
- 如何遵守安全規範
- 提供回饋的流程
- 團隊合作完成任務的最佳方式
- 績效評估
在轉換過程中持續讓員工了解狀況，也有助於建立信任並創造清晰感。這將節省反覆回答相同問題的時間。
最後，透過Slack或定期一對一會議等開放溝通管道，進一步促進透明度。這些管道讓員工能表達任何可能出現的疑慮或問題。
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提供培訓與支援
在員工轉換至混合工作模式期間提供支援，對混合模式的成功至關重要。提供全面的資源，協助員工適應新的工作環境。
針對以下重要主題量身打造的培訓課程，是達成此目標的好方法：
- 時間管理
- 有效溝通
- 遠端工作工具的使用方法
您可以親自為員工提供這些培訓，或製作他們可以遠端存取的影片。
建立持續反饋的管道，以識別並解決員工在適應混合工作模式時遇到的任何挑戰。透過投資於培訓和支援，您可以賦能您的員工在轉型過程中茁壯成長。
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協助設置居家辦公或返回辦公室
未曾在家工作過或長期僅在家工作的員工，可能需要時間適應新的混合工作模式。給予他們所需的支援和指導，幫助他們盡快調整。
部分公司可能會選擇為員工配備有效居家工作的必要工具，例如：
- 筆記型電腦
- 顯示器
- 人體工學椅
- 用於購置額外設備的居家辦公補助金
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實施安全政策
在混合工作環境中實施全面的安全政策對於保護公司資料至關重要，因為此環境的安全風險增加。
隨著雲端工具的日益普及，尤其是透過員工的家庭WiFi網路，為網路攻擊者開啟了新的入侵點。
網路釣魚在職場中也變得越來越普遍。這通常涉及駭客向員工發送偽造的電子郵件，以獲取敏感資訊或安裝惡意軟體。
想要保持安全嗎？您可以採取以下措施：
- 使用價格合理的VPN
- 實施強而有力的密碼政策
- 持續提供網路安全最佳實務的培訓
- 指導員工在遇到可疑電子郵件時該如何處理
透過更重視安全，您可以降低資料外洩的風險，並保護敏感資訊的安全。
積極的措施，如定期的安全審核和更新，能進一步幫助您避免網路攻擊。
在員工中建立警覺性和責任感的文化，將在長期帶來豐厚的回報。
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專注於績效指標
為了衡量混合工作場所的進展和生產力，制定明確的績效指標和目標。
有些雇主選擇衡量員工對公司的影響，而非其工作時數。例如，他們可能會追蹤員工對公司收入的貢獻程度，或是否達成銷售目標。
一項研究發現，以結果而非產出來衡量績效，可使員工幸福感提升33%，利潤增加10%。
一項研究發現，以結果而非產出來衡量績效，可使員工幸福感提升33%，利潤增加10%。其他追蹤方法包括質性360度回饋法，透過同事的反饋來進行評估。其他雇主則會衡量完成的任務數量與最初分配的任務數量之比。時間追蹤軟體有助於評估各項任務所需的時間，並適當分配工作負荷。
5個混合式工作團隊領導技巧
以下是在混合工作環境中成為最佳經理或領導者的方法：
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安排定期員工檢查會議
與員工安排定期會議，以維持溝通和支持混合工作環境。您可以利用這些會議提供建設性反饋，或為員工提供專門的空間來提問或表達他們的關切。開放的溝通有助於促進合作文化。
根據個人或團隊的偏好決定會議形式。會議可以親自進行，也可以遠端進行，以適應多樣的工作風格。
利用像 Lark Meetings 這樣的工具，輕鬆從世界任何地方線上安排會議。
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在辦公室和家中建立強大的職場文化
強大的職場文化能提升士氣、改善連結並增加工作滿意度。適合親自及虛擬參與的團隊建設活動，是無論團隊成員身在何處都能建立連結的絕佳方式。
在工作成果方面，員工的自主性和責任感通常能激發更佳表現。當員工開始主動並獨立協作時，他們對經理的依賴會減少，不必每個決策都仰賴經理。
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制定有效的會議策略
對於必要的會議，評估您的團隊動態以決定是否應親自或以虛擬方式進行。利用Lark Meetings和Lark Calendar安排遠端團隊會議。
若您正在進行混合會議，請確保所有參與者均能參與，讓會議對所有人開放。為遠端參與者使用高品質的視聽設備，並確保每個人都能平等參與。
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允許彈性
在混合工作環境中，彈性是關鍵，因為個人偏好和需求各有不同。
有些員工可能在辦公室表現出色，另一些則可能在家工作時更為優秀。同樣地，有些員工可能需要更多指導和支持，而另一些則偏好自主工作並偶爾接受檢查。
優先考量彈性並聚焦於每位員工的需求，而非強加一體適用的方法，能促成支持性且具適應力的工作文化。
此方法不僅提升員工滿意度與生產力，也促進雇主與員工間在應對混合工作安排複雜性時的信任與相互尊重。
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建立非同步溝通
在混合工作模式中，團隊同時使用同步和非同步溝通。
在混合工作環境中建立非同步通道非常重要，以適應多樣的時間表和時區，並避免瓶頸。
在混合工作環境中建立非同步通道非常重要，以適應多樣的時間表和時區，並避免瓶頸。非同步溝通也使員工能夠不受地點和工作時間限制，以自己的節奏推進任務。
混合工作模式常見問題解答
以下是關於混合工作模式的一些常見問題的答案：
有哪些成功的混合工作模式範例？
成功的混合工作模式範例可見於蘋果、微軟、美國運通、Target 和 Salesforce 等公司。
公司可以為混合工作模式中的員工設定哪些可衡量的目標？
混合工作模式中員工的可衡量目標可以包括專案截止日期、銷售目標或顧客滿意度分數等績效指標，或透過調查衡量的參與度。
設定明確且可達成的目標能確保問責制，並推動遠端及辦公室工作的績效表現。
公司如何確保混合工作環境中的公平性？
公司可透過優先確保所有員工無論工作地點如何，都能平等取得資源與機會來確保公平性。
持續的溝通、透明的決策過程及定期的回饋機制也有助於減少偏見。
提供偏見訓練並實施包容性政策，能進一步促進職場的公平與多元。此外，將績效評估基於成果而非產出，有助於在晉升時維持公平性。
雇主如何採用混合工作模式以改善職場心理健康？
提供彈性工作時間讓員工更有效地平衡工作與個人責任。
雇主也可以實施健康促進計畫、提供諮商服務、給予有薪心理健康假，並定期與員工進行關懷訪談。
雇主也可以實施健康促進計畫、提供諮商服務、給予有薪心理健康假，並定期與員工進行關懷訪談。
組織在採用混合工作模式時常面臨哪些挑戰？
企業在採用混合工作模式時常見的問題包括技術挑戰，例如提供遠端存取公司系統以及建立新的溝通方式。
關於資料保護和隱私的安全疑慮也很普遍，混合工作場所需要額外的網路安全措施來保護敏感資訊。
遠端與辦公室員工之間的溝通落差可能會降低產出效率或造成疏離感。
組織也可能面臨調整政策和實務以支持混合工作人員不斷變化需求的挑戰。
選擇適合您的混合工作模式
隨著彈性工作成為許多現代員工無法妥協的條件，想要保持競爭力並採用混合工作模式的公司，應該選擇合適的模式，建立正確的基礎設施，並培養強大的職場文化。
Table of contents
想瞭解 Lark 嗎？
所有工具盡在一處
節省時間，提高效率
節省高達 70% 的軟體成本
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