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不確定什麼是RAID日誌？或者你需要實施一個，但不確定從何開始。如果是這樣，你來對地方了。
RAID日誌是一種組織專案資訊的方法，用於記錄在任何專案中出現的事項——如果未妥善管理，這些事項可能會阻礙進度。因此，它是一種組織和管理那些不屬於範圍、時程和預算內，但可能影響其中一項或全部的事項的方法。
在本文中，我們將說明製作RAID日誌所需的內容，以及使用它們的一些優點和缺點。我們還將帶你了解一種簡單的方法，讓你在幾分鐘內為你的企業或專案建立一個RAID日誌。
RAID 日誌定義：逐字母解釋
RAID 記錄是一種專案管理工具，用於追蹤專案中四個重要領域。RAID 縮寫代表（請注意 A 和 D 各有兩種含義）：
- R 風險
- A 行動項目（或 A 假設）
- I 問題
- D 依賴關係（或 D 決策）
「記錄」是用來記載和管理這些領域的地方，通常由專案經理負責。此記錄最初在專案規劃階段建立，是一份動態文件，需在專案進行期間不斷更新。它甚至可以在事後檢討會議中使用，以識別過去專案的經驗教訓並應用於未來專案。
風險
專案風險是可能對專案產生負面影響的未來事件，例如資源有限、法規風險，以及可能影響整體市場的潛在風險。
在 RAID 記錄中逐一摘要每項風險，記錄負責管理該風險的人員，並評估風險發生的可能性及其對專案的嚴重影響程度。
您還應該制定計劃，以降低每個風險成為問題的可能性，並設置審查日期來監控風險的進展。最好在風險演變成全面問題之前，先確定未來的解決方案，例如緩解計劃，並與團隊其他成員分享。但有時，您只能接受風險或將其轉移給第三方，例如保險公司。
假設或行動項目
這是我們雙重縮寫詞中的第一個。您的RAID日誌可以使用假設、行動項目，或兩者兼用，這取決於您的專案計劃。如果您的專案複雜且有許多已知的未知數必須記錄，請使用假設。此外，使用行動項目來記錄在任何專案中出現且需要分配和處理的事項。
什麼是假設？
專案假設是您認為為真的關於專案的重要事項。根據其是否真實，對專案有重要影響。例如，團隊成員是否按時交付專案的關鍵部分，可能會影響專案的其餘部分。在這種情況下，您的假設是該部分將按時交付。
請逐一記錄每個假設，以及您做出該假設的原因。同時，記錄哪些資訊會推翻該假設，以及如果假設錯誤，專案將如何改變。
什麼是行動項目？
記錄每個行動項目、負責人以及完成期限。專案經理應確認行動項目已完成，確保團隊進度正常，並協助排除導致該行動項目被記錄的任何進度障礙。
問題
問題與風險不同，風險是可能發生也可能不發生的潛在阻礙，而問題則是已經發生並成為現實的困難。主要問題通常會延遲交付成果、中斷進行中的流程，或可能迫使專案使用額外資源。
對每個問題，在問題記錄中記錄其嚴重程度、開始時間、負責處理的人員，以及預計解決時間（假設能解決）。如果未來因初始問題而產生新的問題，這將非常有用，因為您的團隊可以回溯問題記錄，查看發生了什麼事，以找出根本原因。
依賴關係或決策
您的RAID記錄可以使用依賴關係、決策，或兩者兼有，視專案而定。
什麼是依賴關係？
RAID記錄中的依賴關係通常是事件，而非內部任務依賴關係。但它們會影響專案任務和專案結果。例如，供應商XYZ的交貨必須在2月15日前到達，才能按時啟動專案。
記錄每個依賴關係的負責人及完成時間。您很可能需要取得其他專案利害關係人的認可，以免讓某人負責他們無法控制的依賴關係。
RAID 記錄中的依賴關係通常是在專案進行過程中產生，因此無法像在排程規劃期間識別的任務依賴關係那樣預先預見。
什麼是決策？
公司也可以使用 RAID 記錄來記錄預期的未來決策，例如是使用分包商 A 還是分包商 B。然而，任何專案中都會出現未預期的決策。這些就是可以記錄在 RAID 記錄中的決策類型。
例如，如果一個關鍵資源因另一個專案而延遲，就必須做出如何填補空缺的決策。在這方面，可能影響專案進度的決策應該被記錄和管理，因此應記錄重要決策，而非每一個細微的決策。
過去決策的累積特別有用，當你需要回顧文件以了解特定決策背後的思考過程，或需要查明錯誤的起因時。
使用 RAID 記錄的優點和缺點是什麼？
像任何專案管理工具一樣，使用RAID日誌有其優點和缺點。
提升組織性與可見度
考慮到RAID日誌是用來記錄若未處理可能影響專案進度的事項的地方，它是一個關鍵工具。這是保持團隊有序的絕佳方式，因為這些重要的待辦事項如果被記錄下來，比起隨機處理，更有可能被妥善處理。而且，只要持續更新，該日誌最終可以成為團隊的專案資訊中心。
改善專案管理規劃
透過提供一個結構化的方法來組織大量資料，RAID幫助你以更具策略性和邏輯性的方式思考。它防止你將問題與行動項目混淆，並保持它們在視野中，而非被遺忘。雖然文件記錄有時被視為負擔，但這種共享文件讓你對專案和團隊的集體記憶擁有更多掌控。我們的大腦並非設計成數位資料庫。
RAID日誌與風險登記冊之間有些重疊——後者通常是用來預測和管理複雜專案中潛在風險的地方。某個專案可能會使用其中一種，或使用RAID日誌但僅在風險登記冊中維護風險。
機會成本
RAID日誌只有在持續更新的情況下才是有效工具。否則，資訊會變得過時——這可能會讓不常參與專案的利害關係人感到困惑。更糟的是，可能會讓專案經理感到困惑。
保持日誌更新會產生機會成本。團隊成員花在更新他們負責的日誌部分的時間，可能本可以用在其他地方（例如推動專案進展）而非記錄事項。這在新創公司環境中特別明顯，因為生存往往取決於比競爭對手更快的迭代能力。
與其他技術堆疊不相容
如果你使用的是大型技術堆疊，當你的RAID日誌工具無法與其他堆疊整合時，可能會出現問題。例如，若你需要在Google文件與RAID工具之間傳遞資料，但這些工具並未原生整合，手動傳遞資料可能會非常耗時。不僅如此，能夠在日誌中包含不同類型的資料也非常重要，而這通常涉及使用多個獨立的應用程式。
Lark在其軟體套件中內建了自己的文件程式，且在Lark內分享文件或邀請他人協作更新RAID日誌非常簡單。因此，你不需要切換任務或應用程式。
容易陷入細節迷失方向
RAID最大的挑戰在於，很容易想要記錄所有細節，變成完美主義者，反而忽略了整體大局。另一方面，如果記錄不足，日誌幾乎毫無用處。通常，很難事先判斷多少資訊是過多，多少又是不夠。
為了減輕這個問題，應該事先達成共識，明確哪些資訊應該被記錄，哪些不應該。這會因專案而異。
在 Lark 中建立 RAID 記錄
按照顯示「使用此範本」的提示操作，您將被帶到一個可以在您的 Lark 帳戶中編輯的範本版本：
按照顯示「使用此範本」的提示操作，您將被帶到一個可以在您的 Lark 帳戶中編輯的範本版本：
接著，加入您的資料。如果您已有現成的資料，例如試算表，請點擊右側深綠色圖示，使用「Excel 比對與匯入」功能。
接著，加入您的資料。如果您已有現成的資料，例如試算表，請點擊右側深綠色圖示，使用「Excel 比對與匯入」功能。
這會顯示此選單，讓您只需點擊一下即可匯入 Excel 試算表：
這會顯示此選單，讓您只需點擊一下即可匯入 Excel 試算表：
如果您擔心資料輸入重複，右側邊欄的小紫色圖示會方便地幫您檢查重複項目。
如果您擔心資料輸入重複，右側邊欄的小紫色圖示會方便地幫您檢查重複項目。
當您更新 RAID 記錄以符合您的需求時，您可能會想在每次變更時通知團隊其他成員。Lark 讓您無需使用像 Slack 這類第三方應用程式即可做到這點。請點選頂部導覽列的「自動化」：
當您更新 RAID 記錄以符合您的需求時，您可能會想在每次變更時通知團隊其他成員。Lark 讓您無需使用像 Slack 這類第三方應用程式即可做到這點。請點選頂部導覽列的「自動化」：
這會顯示此視窗：
這會顯示此視窗：
現在點擊「當記錄變更時 → 發送 Lark 訊息」的地方。
現在點擊「當記錄變更時 → 發送 Lark 訊息」的地方。Lark 現在會讓你明確設定在什麼條件下要通知專案團隊中的特定同事：
使用者介面相當靈活，既不會讓同事收到過多通知，也不會讓重要變更被忽略。
使用者介面相當靈活，既不會讓同事收到過多通知，也不會讓重要變更被忽略。你也可以利用 Lark 的這個功能來發送通知：
- 當按鈕被點擊時
- 當新增一筆記錄時
- 在記錄的觸發時間
- 或每天的預定時間
如果你想回頭查看有哪些變更，Lark 也能讓你做到。對特定記錄按右鍵：
點擊「查看記錄歷史」：
點擊「查看記錄歷史」：
你現在可以在同一處看到該記錄的所有資料，以及變更歷史。如果需要與同事分享這筆特定記錄，還有分享選項。由於 Lark 提供的解決方案範圍廣泛，你甚至可以在平台內透過視訊通話討論這些紀錄，無需離開平台。
你現在可以在同一處看到該記錄的所有資料，以及變更歷史。如果需要與同事分享這筆特定記錄，還有分享選項。由於 Lark 提供的解決方案範圍廣泛，你甚至可以在平台內透過視訊通話討論這些紀錄，無需離開平台。一旦您完成所有資料和自動化的設定，Lark 提供多種選項來視覺化您的資料。例如，依看板欄位顯示您的項目類型的檢視：
這是行事曆檢視：
這是行事曆檢視：
甘特圖非常適合用來視覺化依賴關係：
甘特圖非常適合用來視覺化依賴關係：
關於RAID日誌的常見問題
在敏捷開發中應該使用RAID日誌嗎？
您可以使用RAID日誌來保持敏捷專案的組織性，特別是在記錄行動項目以及當專案團隊規模較大時。這樣做還能幫助團隊從過去迭代的失敗中學習。
敏捷專案通常不使用大量文件，因為它們專注於快速迭代，而非記錄所有所做的事情。RAID日誌有時在Scrum框架中不被使用，因為其他Scrum元素提供了類似的功能。例如，依賴關係會在每日站立會議中以阻礙事項的形式處理。
誰會使用RAID日誌？
任何企業，不論大小，都可以使用RAID日誌。但實際上，最常使用它們的是大型、中型和小型企業。
最常使用RAID日誌的團隊成員是忙碌的專案經理。不過請注意，即使是專案經理主導，日誌仍需由專案團隊維護。
RAID日誌有哪些最佳實踐？
使用RAID日誌時，最重要的是持續更新。它應該在整個專案生命週期中持續更新。更重要的是，確保項目不僅被記錄，還要被完成。為每個行動項目、問題、風險和依賴關係指定負責人，並確保這些人管理各自的項目。
即使專案結束後，也要回顧您的RAID日誌。它可以成為未來專案學習的重要來源。太多企業在專案規劃階段建立RAID日誌後便忘記它們。其效用在於持續使用它們。
此外，請確保細節層級適當。過多的戰術更新可能會讓不每天參與專案的利害關係人感到負擔過重。另一方面，細節過少可能無法提供足夠的背景資訊來做出關鍵決策。
此外，請確保細節層級適當。過多的戰術更新可能會讓不每天參與專案的利害關係人感到負擔過重。另一方面，細節過少可能無法提供足夠的背景資訊來做出關鍵決策。
您如何鼓勵團隊成員填寫他們的RAID紀錄？
個別團隊成員並沒有自己的個人RAID紀錄，但他們必須管理、完成並更新自己負責的項目。
為了鼓勵他們這麼做，請溝通紀錄的重要性。讓他們知道自己擁有特定條目，並明確他們在執行該擁有權時的責任。問題在被擁有、採取行動並溝通解決方案時才會被解決。行動項目也是如此——它們存在的原因是因為未採取行動可能會延緩或停止進度。
為了促成這一點，請盡可能簡化更新紀錄項目的流程。每位團隊成員都應該知道自己負責紀錄中的哪些項目，以及每項的截止時間。團隊依賴他們推動事情進展，您也不希望他們等待結果。等待意味著時間和成本的損失。
不只是 RAID — 使用與分享 Lark 的數位資訊
因此，RAID 日誌是一種組織管理專案所需數位資訊的方法。其他幾種組織和有效利用數位資訊的方式包括：
- PARA 用於分類和存取您的數位資訊，特別適合知識工作者
- 亞馬遜用於呈現構想及進行會議的方法
Lark 能夠配合這些方法，甚至更多，來部署和使用數位資訊。它提供您捕捉、使用、分享、針對資訊發送訊息、有效進行會議、自動生成會議記錄或會議筆記，並且能在應用程式內即時翻譯所有內容，方便國際團隊使用。無需因技術堆疊而產生的上下文切換所帶來的生產力和預算損失。但，回到主題，這裡。
今天建立 RAID 紀錄
一個有效的 RAID 記錄表是保持組織有序並追蹤風險、假設、問題、行動項目和依賴關係的絕佳方式，所有資訊集中於一處，方便分享並即時討論。它將幫助您更有效地執行專案，並確保關鍵專案資料對適當的團隊成員可見。
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所有工具盡在一處
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節省高達 70% 的軟體成本
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