Apa itu pesanan pembelian? Definisi, manfaat, dan cara membuatnya
Jess Cheung
Product Marketing Specialist
5 Agu 2026
Jess Cheung
5 Agu 2026
Baca selama 6 menit
Setiap pengusaha yang bercita-cita tinggi mengetahui nilai perusahaan dan kejelasan dalam operasinya. Di inti banyak transaksi bisnis terdapat purchase order, salah satu dokumen wajib untuk menjaga kelangsungan produksi dan penjualan.​
Dalam blog ini, kami akan memberikan pengenalan tentang purchase order, termasuk apa itu purchase order, bagaimana purchase order bekerja, proses purchase order, serta solusi dan template purchase order gratis yang dapat Anda pertimbangkan.​
​​​
​
Definisi pesanan pembelian
​​Mari kita mulai dengan dasar-dasarnya. Ketika kita bertanya, "apa itu purchase order?" kita merujuk pada dokumen resmi yang digunakan bisnis setiap hari.​
Dalam bentuk paling sederhana, purchase order (sering disingkat PO) adalah dokumen yang dikirim oleh pembeli kepada penjual. Dokumen ini menjelaskan rincian produk atau layanan yang ingin mereka beli. Anggaplah ini sebagai catatan resmi yang menyatakan "Saya ingin membeli ini dari Anda."​
Untuk memberikan contoh, bayangkan Anda memiliki sebuah kafe dan membutuhkan biji kopi. Anda akan mengirim purchase order kepada pemasok kopi Anda, dengan menyebutkan jenis, jumlah, dan harga yang disepakati dari biji kopi yang ingin Anda beli. Inilah cara kerja proses purchase order.​
Sekarang, jika Anda bertanya-tanya tentang perbedaan antara purchase order vs. invoice, itu cukup sederhana. Sementara purchase order menunjukkan niat atau permintaan untuk membeli, invoice adalah permintaan pembayaran yang dikirim oleh penjual setelah pesanan telah dikirim atau layanan telah diberikan.​
Saat mengeluarkan atau menerima purchase order, berikut adalah beberapa bidang yang harus Anda perhatikan:​
- Detail tentang Pembeli dan Penjual: Ini mencakup nama, alamat, dan informasi kontak lainnya.​
- Nomor Pesanan Pembelian: Nomor unik yang membantu pembeli dan penjual melacak dan mengelola pesanan.​
- Deskripsi Barang atau Jasa: Ini mencakup jenis, jumlah, spesifikasi, dan informasi relevan lainnya tentang apa yang dipesan.​
- Harga dan Ketentuan Pembayaran: Harga yang disepakati untuk barang atau jasa, beserta ketentuan pembayaran (misalnya, net 30 hari, saat pengiriman, dll.).​
- Detail Pengiriman: Ini mencakup tanggal pengiriman, metode pengiriman, dan lokasi pengiriman.​
- Syarat dan Ketentuan: Ini bisa mencakup denda untuk pengiriman terlambat, garansi, dan ketentuan lain yang disepakati kedua pihak.​
- Tanda Tangan (dalam beberapa kasus): Untuk transaksi atau perusahaan tertentu, tanda tangan mungkin diperlukan untuk memvalidasi PO.​
Menggunakan pesanan pembelian adalah perlu dan bermanfaat untuk bisnis Anda:​
- Kontrol dan Penganggaran: Pesanan pembelian memungkinkan bisnis untuk melacak dan mengendalikan pengeluaran mereka dengan lebih baik. Ini bermanfaat bagi pembeli maupun penjual.​
- Perlindungan Hukum: Jika terjadi perselisihan, PO dapat berfungsi sebagai catatan hukum tentang apa yang telah disepakati antara pembeli dan penjual.​
- Pencatatan yang Efisien: Pesanan pembelian membantu dalam menjaga catatan yang jelas tentang pembelian sebelumnya, mendukung manajemen inventaris, akuntansi, dan peramalan.​
- Kejelasan dan Pengurangan Kesalahan: Dengan secara jelas menentukan rincian pembelian, PO membantu mengurangi kesalahpahaman dan potensi kesalahan dalam proses pemesanan.​
Setelah pesanan pembelian diterbitkan dan diterima, penjual kemudian akan mengirimkan barang atau jasa dan biasanya mengirimkan faktur yang harus sesuai dengan rincian PO. Jika terdapat ketidaksesuaian, hal tersebut dapat diselesaikan berdasarkan rincian yang tercantum dalam pesanan pembelian asli.​
​​​
​
Bagaimana cara kerja pesanan pembelian?
​​Surat pesanan pembelian, yang sering disebut dalam industri hanya sebagai PO, lebih dari sekadar dokumen—itu adalah komitmen yang terstruktur. Secara umum, pembeli dan penjual akan melalui langkah-langkah berikut.​
- Inisiasi oleh Pembeli: Ketika ada kebutuhan akan barang atau jasa, proses pesanan pembelian dimulai. Formulir pesanan pembelian, yang kadang diambil dari template pesanan pembelian digital atau template pesanan pembelian excel, dibuat. Ini dapat dilakukan menggunakan perangkat lunak pesanan pembelian atau secara manual untuk operasi yang lebih kecil.​
- Peninjauan dan Persetujuan: Ketepatan sangat penting, karena pesanan pembelian adalah komitmen tertulis. Setiap pesanan pembelian, baik itu contoh pesanan pembelian untuk peninjauan internal atau versi final, mungkin menjalani pemeriksaan. Perusahaan besar mungkin menggunakan sistem pesanan pembelian mereka untuk mendapatkan persetujuan hierarkis, memastikan bahwa detail seperti nomor pesanan pembelian sesuai dengan persyaratan pelacakan.​
- Pengiriman PO: Pesanan pembelian yang telah disetujui dikirim ke vendor. Dengan kemajuan teknologi, banyak yang lebih memilih metode pesanan pembelian digital, sementara beberapa masih menggunakan saluran tradisional. Ini berarti vendor mungkin mengharapkan menerima pesanan pembelian sebagai lampiran dalam email atau tautan DocuSign, yang menunjukkan bahwa pesanan pembelian menunggu tanda tangan.​
- Pengakuan Vendor: Setelah menerima PO, vendor meninjau pesanan pembelian ini dan memastikan sesuai dengan kemampuan pasokan mereka, tingkat stok, dan ketersediaan produk. Pengakuan menandakan kesepakatan bersama. Namun, dalam sebagian besar kasus, tanda tangan diperlukan untuk secara resmi mengakui dan menyelesaikan pesanan pembelian.​
- Pengiriman Barang atau Jasa: Vendor kemudian bekerja berdasarkan formulir pesanan pembelian, memastikan pengiriman tepat waktu sesuai spesifikasi. Selama proses ini, vendor sering memberikan kode pelacakan, email pengingat, atau metode notifikasi lain untuk menjaga pembeli tetap informasi tentang keberadaan barang mereka.​
- Faktur dan Pembayaran: Di sinilah banyak yang bingung dengan istilah seperti "faktur vs pesanan pembelian", "pesanan pembelian vs faktur", atau "pesanan penjualan dan pesanan pembelian." Sederhananya, setelah barang dikirim dan diterima, vendor mengirimkan faktur untuk pembayaran. Penting untuk memverifikasi ini dengan pesanan pembelian awal. Jika cocok, pembayaran dilakukan. Tentu saja, beberapa vendor mengharuskan sejumlah pembayaran sebelum barang dikirim. Persyaratan ini harus dimasukkan dalam pesanan pembelian dan disepakati bersama.​
- Penyimpanan Catatan: Memelihara catatan, terutama dalam sistem manajemen pesanan pembelian, membantu melacak pesanan sebelumnya menggunakan nomor pesanan pembelian. Kedua pihak menyimpan salinan, yang bisa sangat penting untuk skenario seperti pembiayaan pesanan pembelian atau untuk jejak audit. Untuk mempermudah pencarian dan penyimpanan catatan, semakin banyak perusahaan memilih untuk mendigitalkan pesanan pembelian mereka daripada mengandalkan pena dan kertas.​
​​​
​
Seperti apa tampilan template pesanan pembelian?
​​Proses pesanan pembelian mungkin tampak menakutkan, tetapi dengan template pesanan pembelian yang jelas, proses ini menjadi sederhana. Berikut adalah apa yang biasanya Anda temukan pada formulir pesanan pembelian standar:​
​
​
​​
​​- Header: Bagian ini menampilkan logo perusahaan dan secara mencolok menampilkan judul "Purchase Order." Bagian penting dari segmen ini adalah nomor purchase order yang unik, yang sangat penting untuk pelacakan dan referensi di masa mendatang.​
- Buyer & Seller Information: Di sini, Anda akan merinci nama, alamat, dan informasi kontak pembeli serta penjual. Ini sangat penting untuk kejelasan dalam perbandingan purchase order dengan faktur nantinya.​
- Order Details: Segmen ini mencantumkan barang atau jasa yang dipesan. Biasanya Anda akan melihat deskripsi, kuantitas, harga satuan, dan totalnya. Tidak jarang bisnis mengambil detail ini dari template purchase order excel atau bahkan template purchase order gratis yang tersedia secara online.​
- Shipping & Terms: Bagian singkat yang menentukan informasi pengiriman dan ketentuan pembelian. Ini juga dapat membedakan elemen saat membandingkan sales order dengan purchase order.​
- Total Costs: Selain hanya biaya barang, bagian ini akan menguraikan pajak, biaya tambahan, dan total keseluruhan. Ini memainkan peran penting saat memeriksa pembiayaan purchase order.​
- Signatures & Dates: Menandakan persetujuan dan niat.​
Banyak bisnis saat ini beralih ke sistem pesanan pembelian digital, menghargai efisiensi dan kejelasan yang mereka bawa. Baik Anda sedang memeriksa contoh pesanan pembelian, mempertimbangkan perangkat lunak pesanan pembelian, atau mendalami manajemen pesanan pembelian, memahami tampilan dan nuansa PO adalah dasar yang penting. Saat Anda mengembangkan bisnis, mengetahui perbedaan antara, misalnya, faktur dan pesanan pembelian atau menguasai penggunaan pesanan pembelian digital dapat menyederhanakan operasi dan menempatkan Anda di jalur menuju kesuksesan.​
​​​
​
Bagaimana membuat pesanan pembelian?
​​Menavigasi dunia operasional bisnis terkadang bisa terasa membingungkan, terutama ketika tumpukan dokumen mulai menumpuk. Metode berbasis kertas tradisional bisa menjadi tidak efisien seiring pertumbuhan bisnis Anda. Oleh karena itu, semakin banyak bisnis yang mulai membuat pesanan pembelian secara digital demi kecepatan, efisiensi, dan kenyamanan.​
Lalu, bagaimana cara beralih ke pembuatan pesanan pembelian secara digital dan cepat? Berikut panduan langkah demi langkahnya:​
- Pilih Perangkat Lunak yang Tepat: Pasar dipenuhi dengan berbagai perangkat lunak pesanan pembelian, mulai dari platform khusus seperti fitur pesanan pembelian QuickBooks hingga solusi Perusahaan yang komprehensif. Jika Anda baru memulai, pertimbangkan alat dan solusi gratis namun lincah yang membantu Anda mengelola pesanan pembelian secara digital tanpa harus menghabiskan waktu sebulan untuk mempelajari cara menggunakan alat tersebut. Contohnya:​
Lark Base: Saat menggunakan aplikasi pembuat dokumen yang tertanam di Lark Base, bisnis Anda dapat dengan mudah memasukkan pesanan pembelian baru dan menghasilkan PDF yang terorganisir dengan baik dan diformat untuk ditandatangani. Selain itu, semua informasi pembelian dapat dengan mudah ditemukan dan dilacak dalam Lark Base. Bagian terbaiknya? Gratis untuk memulai.​
​
​
​Excel (Atau Google Sheets): Excel tetap menjadi alat yang kuat untuk membuat pesanan pembelian, terutama bagi bisnis yang baru memulai. Anda dapat menambahkan berbagai bidang, memformat tabel, dan mencetaknya dengan mudah. Namun, mengelola beberapa lembar kerja secara bersamaan dan membedakan antara pesanan yang berbeda dengan mengikuti pola penamaan yang ketat untuk semua file bisa menjadi tantangan.​
​Excel (Atau Google Sheets): Excel tetap menjadi alat yang kuat untuk membuat pesanan pembelian, terutama bagi bisnis yang baru memulai. Anda dapat menambahkan berbagai bidang, memformat tabel, dan mencetaknya dengan mudah. Namun, mengelola beberapa lembar kerja secara bersamaan dan membedakan antara pesanan yang berbeda dengan mengikuti pola penamaan yang ketat untuk semua file bisa menjadi tantangan.​Word (Atau Google Docs): Word adalah alat lain yang umum digunakan untuk mencetak dan mengisi pesanan pembelian, dengan banyak template pesanan pembelian gratis yang bisa dipilih. Namun, bisnis terkadang mungkin menghadapi masalah serupa dalam melacak semua dokumen pesanan pembelian.​
- Fitur Isi Otomatis: Dengan alat digital, pengisian data berulang menjadi masa lalu. Setelah Anda memasukkan detail vendor atau spesifikasi item, perangkat lunak modern dapat mengingat dan mengisi otomatis detail ini untuk pesanan berikutnya. Fitur ini secara signifikan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk membuat pesanan pembelian baru. Jika Anda baru memulai bisnis, pertimbangkan menggunakan alat gratis dengan otomatisasi yang dapat membantu mengisi otomatis informasi tersebut, seperti Lark Base.​
- Gunakan Template: Salah satu keuntungan beralih ke digital adalah akses ke berbagai template digital. Platform sering menawarkan berbagai template pesanan pembelian gratis atau template pesanan pembelian Excel yang dapat Anda sesuaikan sesuai kebutuhan bisnis Anda. Ini mengurangi redundansi dan memastikan konsistensi di seluruh pesanan pembelian Anda.​
- Sistem Terintegrasi: Mengintegrasikan sistem pesanan pembelian Anda dengan alat kolaborasi sehari-hari dapat secara efisien mengurangi kebutuhan untuk beralih antar aplikasi yang berbeda. Misalnya, dengan integrasi Lark dengan DocuSign, bisnis dapat menghasilkan dan menandatangani dokumen secara lancar. Anda juga dapat mengeksplorasi integrasi yang lebih dalam, seperti menerima notifikasi saat pesanan pembelian Anda dikembalikan dan disegel.​
- Tanda Tangan Digital: Tidak perlu lagi mencetak, menandatangani, memindai, dan kemudian mengirim. Dengan sistem pesanan pembelian digital, tanda tangan elektronik dapat langsung ditambahkan, memastikan persetujuan dan pengiriman yang cepat.​
- Berbagi dan Notifikasi Instan: Platform digital sering dilengkapi dengan fitur notifikasi instan. Setelah pesanan pembelian dibuat atau diubah, pihak terkait dapat segera diberi tahu melalui email atau alat komunikasi terintegrasi.​
- Penyimpanan Aman dan Pengambilan Mudah: Penyimpanan digital berarti tidak perlu lagi lemari arsip yang besar. Pesanan pembelian dapat disimpan dengan aman di cloud atau server, memastikan mereka terlindungi dari kerusakan fisik. Pengambilan juga mudah dengan fitur pencarian.​
​​​
​
Apakah industri dan bisnis saya perlu menggunakan pesanan pembelian?
​​Jawaban singkatnya adalah Ya. Selama bisnis Anda menangani transaksi bisnis-ke-bisnis (B2B) di bagian mana pun dari rantai keuntungan Anda, Anda akan perlu menangani pesanan pembelian setiap hari. Berikut adalah beberapa industri yang sering menggunakan pesanan pembelian.​
- Manufaktur: Di sini, bahan baku terus-menerus dibutuhkan. Pesanan pembelian memastikan bahwa bahan-bahan ini diminta dalam jumlah yang tepat, menjaga produksi tetap efisien. Sistem dapat berupa template pesanan pembelian di Excel atau perangkat lunak pesanan pembelian yang lebih komprehensif untuk mengelola pesanan ini dengan lancar.​
- Ritel: Manajemen pesanan pembelian yang efektif memungkinkan toko favorit Anda selalu memiliki apa yang Anda butuhkan. Pengecer menggunakan pesanan pembelian untuk meminta barang dari pemasok, memastikan rak selalu terisi.​
- Konstruksi: Saat membangun, setiap batu bata, ubin, dan paku sangat penting. Pesanan pembelian digunakan untuk merequest bahan-bahan ini. Baik itu sistem pesanan pembelian digital atau formulir pesanan pembelian sederhana, mereka memastikan jumlah bahan yang tepat sampai di lokasi tepat waktu.​
- Perhotelan dan Layanan Makanan: Hotel dan restoran membutuhkan pasokan makanan, bahan pembersih, dan lainnya secara terus-menerus. Dengan mengirimkan pesanan pembelian ke pemasok, mereka memastikan layanan yang tidak terputus yang kita nikmati.​
- Kesehatan: Rumah sakit dan klinik memerlukan obat-obatan, peralatan, dan perlengkapan lainnya. Pesanan pembelian memastikan bahwa ini diperoleh dalam jumlah yang tepat, menjaga kesehatan dan keselamatan pasien.​
- Pemerintah: Pemerintah di semua tingkatan menggunakan pesanan pembelian untuk meminta barang dan jasa dari vendor. Ini membawa transparansi dan akuntabilitas dalam pengeluaran publik.​
Dalam semua industri ini, pesanan pembelian berfungsi sebagai dasar dari pengadaan yang terorganisir dan sistematis. Ini memberikan kejelasan, perlindungan hukum, dan struktur, baik melalui template pesanan pembelian, sistem nomor pesanan pembelian untuk pelacakan, maupun melalui contoh formulir pesanan pembelian untuk memastikan konsistensi.​
Apakah Anda seorang pengusaha besar atau penggemar start-up, mengetahui detail pesanan pembelian dan sistem pesanan pembelian yang Anda gunakan dapat berkontribusi pada operasi yang efisien, meminimalkan kesalahan, dan proses pengadaan yang lebih lancar.​
​
Mengapa pesanan pembelian yang benar dan terbaru itu penting?
​​Bayangkan memesan 10 kursi tetapi menerima 100 karena kesalahan ketik pada formulir pesanan pembelian. Kesalahan seperti ini bisa sangat merugikan dan mengganggu kelancaran bisnis Anda. Inilah mengapa memiliki pesanan pembelian yang akurat dan terkini sangat penting bagi bisnis besar maupun kecil.​
Pesanan pembelian berfungsi sebagai catatan hukum atas barang atau jasa yang diminta, sehingga memudahkan pengelolaan inventaris, keuangan, dan penyelesaian sengketa jika terjadi. Pesanan pembelian yang benar juga membantu dalam menyederhanakan proses pesanan pembelian.​
Sistem pesanan pembelian digital, seperti manajemen pesanan pembelian Quickbooks atau perangkat lunak pesanan pembelian lain yang digunakan perusahaan besar, menawarkan alat untuk membuat dan melacak pesanan secara efisien.​
Jadi, apakah Anda menggunakan pesanan pembelian digital atau pesanan pembelian tradisional dalam bentuk excel, ketepatan tetap menjadi hal utama. Banyak pengusaha menggunakan template pesanan pembelian gratis atau template pesanan pembelian excel untuk memastikan tidak ada detail penting yang terlewat.​
​​​
​
Kesimpulan
​​Memahami pentingnya pesanan pembelian dan cara membuatnya sangat penting untuk kelancaran operasi bisnis apa pun. Dengan memanfaatkan alat digital dan template, bisnis dapat menyederhanakan proses pesanan pembelian, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan pencatatan.​
Apakah Anda baru memulai atau ingin meningkatkan sistem manajemen pesanan pembelian Anda saat ini, tim Lark siap membantu. Hubungi kami hari ini untuk pelajari lebih lanjut tentang bagaimana Lark Base dapat membantu Anda mengelola dan menyederhanakan bisnis Anda sejak hari pertama serta membantu Anda mengendalikan operasi untuk pertumbuhan.​
​​​
Table of contents
Tertarik dengan Lark?
Semua alat Anda di satu tempat
Hemat waktu dan tingkatkan efisiensi
Hemat biaya perangkat lunak hingga 70%
Table of contents
Tertarik dengan Lark?
Semua alat Anda di satu tempat
Hemat waktu dan tingkatkan efisiensi
Hemat biaya perangkat lunak hingga 70%
