生産性を高めるLark Base x OpenAIの連携

生産性を高めるLark Base x OpenAIの連携

生産性を高めるLark Base x OpenAIの連携

Portrait of Jason Fujimoto Lark's Author

藤本 ジェイソン

2023年8月15日火曜日

2023/08/15

2023/08/15

5 min read

みなさん、AIの力を借りて仕事を加速させたいと一度は考えたことがあるのではないでしょうか。ただ、AIに指示を出すのに、シナリオに応じて異なるテンプレートを考案しないといけないですし、そもそもどういう指示を使ったら一番精度の高い回答を得られのか悩ましく、AI活用の第一歩はそれなりのハードルが伴います。上記悩みを解決すべく、Larkは BaseにAI自動生成機能を導入します。Lark BaseとOpenAIアカウントを接続することで、予め設定された指令テンプレートとデータフィールドを使っていつでシナリオに応じてカスタムな指示を生成することができ、AIが結果を自動的に入力してくれます。それでは、詳しくご紹介していきます。

どこで使えるの?

Lark BaseをOpenAIと連携することで、AIプロンプトと、ライティング機能が実装され、仕事を効率的に行うことができます。Lark BaseのAI自動生成は、自分だけの唯一無二のAI指示を生成し、仕事効率の改善に劇的な変化をもたらします。指示の仕方によって、使い方に無限な可能性が秘めていますが、ここでは、特に仕事において、より効率的な運営、より良いコンテンツ作成、そしてより速い問題解決の三つの実現に使える12のワークフロー(業務シナリオ)についてご提案します。

カスタマーサービス:顧客満足度を高める活用法

小売やホテルなどのサービス業では、対面でのやり取りが多く、お客様からの問い合わせや懸念に対応する際、懸念点や質問に対しての解決策を迅速かつ正確に提示することは、顧客満足度に影響する最も大きな要素と言っても過言ではないでしょう。従来、現場従業員が何度も検索、参照しないといけなかったサービスガイドブックやマニュアルの代わりに、Lark BaseのAI自動生成機能が自分だけのアシスタントとして、顧客のニーズに迅速に対応するお手伝いをしてくれます。

卸売りの注文確認:

Lark Baseを使用して注文を整理・追跡する場合、案件担当者は注文の詳細を入力してAIプロンプトの生成に指示を出し、その後AIが各注文のアップセルメールを作成することができます。Lark Base内のSendGrid(自動化機能)と組み合わせることで、更にその生成された注文概要をメールに配置し自動的に顧客へ送付することもできるため、工数の削減に貢献できます。

顧客フィードバックの分類:

Lark Baseを使用して顧客からのフィードバックを収集する際、現場スタッフは、予めAI指示で定義されたカテゴリで顧客のフィードバックを素早く種類分けし、各フィードバックの内容の要点を分析しまとめ、改善策を考案する際のインサイトとして提供することができます。これによって、従来手動での分類やカテゴリ分けの時間を節約し、より迅速な対応体制の確立と精度の高いインサイトの入手が可能になります。

ホテル客のリクエスト対応:

AIが搭載されたLark Baseを使用してホテルの客からの要望やリクエスト等を収集・処理することで、多岐にわたる要望の中からパターンを見つけ、それらの情報に基づいて更に一歩先の客の好みを分析し、予め対応体制(回答マニュアル、手引きなど)を構築することができます。そのため、例え新入スタッフであっても、即戦力として宿泊客に対応することができ、育成にかかる時間・金銭面のコストを最小限に抑える効果が期待できます。


業務オペレーション:問題処理はもう先延ばしにしない

あらゆる業種業態に共通するポイントとして、業務オペレーションの実行能力が問われます。オペレーションの担当チームは、常に複雑な課題や緊急クエストに直面し、時間と闘いながら一貫しての対応をするために、経験、知識、冷静さなどが求められ、決して簡単ではありません。AI自動生成で現場オペレーションの土台を整備することで、チームは時間の最適化をし、業務のさらなる効率化することができます。

シフトチェックリスト:

飲食店の現場では、シフトを交代する際、仕込み状況や食材の余剰量など、一部特筆すべき現場での留意点に引き継ぎする必要がある場合があります。従来の現場では、それらの情報を付箋や紙にに書き留めることが多く、紛失による情報の伝達ミスが多発しています。Lark Baseを活用してシフト報告を提出する場合、AIは作成された報告内容に基づいて引き続き対応が必要な事項をチェックリスト形式で提案することができます。次のシフトのスタッフが簡単に対応項目を目視で確認することで、現場作業の抜け漏れの発生を防止します。

タスクの優先順位付け:

例えば、繁忙期のホテル業界の現場では、満室率が高く、かつそれぞれ異なる宿泊期間で予約されているため、部屋の清掃や整理などのメンテナンス作業の順番・かかる時間を把握するのに大変苦労します。現場スタッフはAIの搭載されたBaseを利用してメンテナンスタスクを並べ替えることで、時間をより効果的に配分することができます。異なる部屋のメンテナンス項目を入力し、AIはそれに応じて作業にに必要な時間を推定の上、実行の優先順位を効率的に提案することが可能です。タスクのスマートな優先順位付けは、効率アップの第一歩です。

現場事故の再発防止:

小売業の現場では、状況が常に変化し、毎日新しいニーズや突発状況への対応に忙しく、その後の対策の考案に悩まされるような経験はありませんか?AI自動生成機能を使用して、店頭スタッフはLark Baseで現場で発生した事故の詳細を記載し、AIは記載された情報の詳細に基づき即時にアクションの提案や将来の予防策を提案することができます。効率的な再発防止の体制を築くことで、対応に強いられる人的、金銭的コストを最小限に抑えられます。

製造品質保証:

多くの製造現場では、より良い製品品質のために品質保証(QA)をより効果的かつ体系的に、追跡、改善する必要があります。AIは品質保証の工程を自動化することができ、効率的な品質管理の実現を図れます。活用の仕方は様々ですが、一例として、生産ラインの作業員は製造されたモノの計測値やテスト結果をBaseに入力し、実装されたAIはそれらの数値が許容基準内にあるかどうかをタイムリーに判断できるため、工程全体状況への即時の把握が可能で、不具合などの問題が発生した場合、迅速に対処でき、発生しうる製品のリコール等の不祥事を防げます。

製造ライン問題解決:

QA工程で発見された問題を、スケール問わずすべてをエンジニアに丸投げすることはリソースの配分に悪影響を及ぼしてしまい、全体工数をひっ迫させてしまう恐れがあります。AIを活用することで、起票された問題の緊急度を体系的に順番付けすることができます。現場の作業員はQA中に検出された問題の内容を提出し、AIは記述された問題の詳細を読み取り、予め指示に提供された指令に基づいて緊急度を効率的に提案してくれます。これにより、問題を体系的に分類し、優先順位つけの上、適切なチームに分けて処理してもらうことが可能になりますので、工数溢れの発生を有効的に防止します。

営業とマーケティング:確信を持ってすべての取引を成立

営業とマーケティングチームは、顧客への理解が常に求められており、市場のニーズを反映したマーケ戦略とマーケメッセージを練らなければいけません。AIプロンプトは良い編集者、ストーリーテラーとして、鍵となる戦略要素を考慮し、顧客の興味関心を惹きつけられるような、唯一無二の指示を作成をサポートをし、顧客の興味に反応し続け、関心が冷めてしまうのを防ぎます。

製品のローンチ計画:

マーケティングチームのメンバーは、製品や機能がローンチされる際に、新製品・機能の主要な特長、ターゲットとなる顧客、およびその他の関連情報を入力し、AI自動生成に製品ローンチの概要を生成させることができます。生成された内容を、その後具体的に考案する展開案のスタート地点として活用でき、具体的な施策等の肉付けに多角的な視点からインスピレーションを提供します。

一括コピーライティング:

不動産やECなどのビジネスは、リスティングのため、商材や製品に複数の広告コピーを作成する必要があります。AIの力を駆使し、マーケティング担当者は提供される製品情報に基づいて、一括でカスタマイズされた広告コピーを簡単に生成させることができます。AIは、提供される商材情報と予め指定した指示テンプレートの売りポイントに基づいて、オーディエンスの興味関心を惹きつけられるような効果的な広告コピーを作成してくれるため、創造力の壁を突破し、より効率的なクリエイティブ作成に好影響を与えられます。

アップセルの戦略策定:

営業チームは、アップセリング戦略を決定するのに、製品カタログ全体を検索する必要はもうありません。代わりに、顧客が直面している課題や関心のある製品に関する情報を入力するだけで、AIは指示テンプレートに予めインポートされた製品リストを活用して、アップセル戦略に最適な提案をしてくれます。これは、工数削減だけでなく、戦略策定における全体的な加速にも繋がり、ビジネスをスピードアップしてくれます。

営業スキルの育成:

商品の売り場に訪れる顧客にはそれぞれのニーズがあり、同じ製品であっても、異なる顧客に対しては異なるアプローチで販売する場面が殆どです。Lark Baseに実装されたAIを通して、営業スタッフは顧客が興味を持っている製品に関する情報を入力し、その後AIは、記載された内容に応じて最適な商品の組み合わせや営業トーク次のポイントの提案などを提案してくれます。これは目先の販売だけでなく、中長期的に新しい人材の販売スキルの向上にも活用でき、相乗効果が期待されます。

どうやって使うの?

あなたがどのチームやビジネスに所属しているかに関係なく、以下の3つのステップを参照し、今すぐAIによるワークフローを設定して、スタートさせてみましょう。Larkのテナントに登録しBaseを構築した後、次のような手順を踏んで設定してください:

ステップ1:AI生成の項目を見つけます。 Lark Baseで新しいフィールドを設定する際、"AI Generate"をクリックして開始します。

ステップ2:指示テンプレートを挿入します。 設定ボックスに、指示テンプレートをキーとして入力し、OpenAIに生成してもらいたい内容を入力します。Generateをクリックする前に、OpenAIのAPIキーをペーストすることを忘れずに。

ステップ3:いよいよ実行。 設定が完了したら、フィールドが自動的に入力されるようになります。指示に参照するフィールドのデータを変更したい、もしくは指示自体を変更したい場合、設定に戻って訂正できます。

次のステップは?

カスタマイズ可能な指示テンプレートとデータフィールドを備えたLark Baseの自動生成機能は、OpenAIを駆使して、チームの生産性を向上させることができます。チームの具体的なニーズに合わせたAI指示を生成し、時間を節約し、効率を向上しましょう。カスタマーサービス、オペレーション、営業とマーケティング、その他の分野に関係なく、Lark Baseの自動生成は、ワークフローを合理化し、より質の良い成果物の作成に役に立ちます。AIの力をLark Baseで最大限に活用するために、あなたもぜひ参加してみませんか。

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