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현대 팀을 위한 더 스마트한 HubSpot 워크플로 예시

Fecilia Clarke

솔루션 마케팅 전문가

2026년 9월 22일

Fecilia Clarke

솔루션 마케팅 전문가

2026년 9월 22일

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읽는 데 15 분

HubSpot 워크플로우는 현대 수익 운영의 엔진입니다. 이는 비즈니스를 확장하고, 일관된 고객 경험을 창출하며, 전체 비즈니스 운영을 개선하는 방법입니다. 이미 이메일을 자동화하고 데이터를 관리하기 위해 사용하고 있을 가능성이 높습니다. 하지만 그 다음은 무엇일까요? 단순하고 선형적인 자동화에서 진정한 부서 간 팀 조율로 나아가 운영 효율성을 높이려면 어떻게 해야 할까요? 자동화된 워크플로우를 실제로 거래를 성사시키고 고객 문제를 해결하는 역동적인 인간 협업과 어떻게 연결할 수 있을까요?

사실 HubSpot은 플랫폼 내부에서 작업을 자동화하는 데 뛰어나지만, 다음 성장 단계는 시스템과 사람 사이의 간극을 메울 때 발생합니다. 이 가이드에서는 강력한 HubSpot 워크플로우 예시로 탄탄한 기반을 구축하는 것부터 시작합니다. 그 다음, 단순 자동화에서 완전한 오케스트레이션으로 전략을 발전시키는 방법을 탐구하며, 가장 잘 설계된 워크플로우 자동화조차 제한하는 일반적인 문제를 해결합니다.

HubSpot이 무엇인가요?

이미지 출처: hubspot.com

생태계에 처음 접하는 분들을 위해 간단한 정의부터 시작하겠습니다. HubSpot은 기업이 고객을 유치하고, 참여시키며, 만족시킬 수 있도록 설계된 선도적인 고객 관계 관리(CRM) 플랫폼입니다. 단일 제품이 아니라 고객 여정의 모든 단계를 포괄하는 통합 도구 모음, 즉 “허브”로 구성되어 있습니다. 여기에는 마케팅 허브, 영업 허브, 서비스 허브, CMS 허브, 운영 허브가 포함됩니다. 각각은 독립적으로도 강력하지만, 프로세스를 간소화하도록 함께 작동하도록 설계되었습니다.

HubSpot 계정을 회사의 모든 고객 상호작용을 기록하는 중앙 시스템으로 생각해 보십시오. 여기에서 연락처 정보를 저장하고, 거래를 추적하며, 지원 티켓을 관리하고, 마케팅 캠페인을 실행합니다. 그리고 워크플로 도구는 이러한 모든 데이터를 활성화하는 엔진입니다. 이는 연락처의 행동이나 속성에 따라 트리거할 수 있는 일련의 자동화된 작업으로, 정확한 시점에 올바른 작업이 이루어지도록 하여 전체 비즈니스 프로세스를 개선합니다.

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실용적인 자동화에 대한 검색을 충족하기 위해, 즉각적인 가치를 제공할 수 있는 기본적인 워크플로를 살펴보겠습니다. 우리는 이를 비즈니스 기능별로 그룹화하여, 해결하는 일반적인 문제와 HubSpot에서 구축할 수 있는 솔루션을 제공합니다. 이 HubSpot 워크플로 예시 목록은 효율적이고 확장 가능한 수익 운영을 위한 기본 요소를 제공합니다.

기초 영업 워크플로

새로운 고가치 잠재 고객을 즉시 라우팅하고 담당자에게 알림

문제: 영업에서는 속도가 모든 것입니다. 자격이 있는 잠재 고객이 "영업 문의" 양식을 제출하면, 영업 담당자가 후속 조치를 취하기 전까지 지나가는 매 분마다 전환 가능성이 급격히 떨어집니다. 잠재 고객을 수동으로 배정하는 것은 느리고 사람의 실수에 취약하여 소중한 기회가 식어버릴 수 있습니다. 잠재 고객 배정을 효과적으로 자동화해야 합니다.

해결책: 잠재 고객 배정을 자동화하는 연락처 기반 워크플로를 만드십시오. 등록 트리거는 양식 제출 또는 높은 HubSpot 잠재 고객 점수 값이 될 수 있습니다. 그런 다음 if/then 분기를 사용하여 잠재 고객을 영업팀에서 가장 적합한 담당자에게 라우팅할 수 있습니다. 마지막 단계는 새로운 연락처 소유자에게 알림을 생성하여 영업 담당자가 잠재 고객의 관심이 최고조일 때 즉시 대응할 수 있도록 하는 것입니다. 이것은 즉시 효과를 발휘하는 전형적인 자동화 워크플로입니다.

일관된 영업 프로세스를 위한 거래 단계 기반 작업 생성

문제: 영업 프로세스는 잘 정의되어 있지만, 거래가 진행되는 동안 영업 담당자가 중요한 단계를 잊는 경우가 있습니다. 보안 설문지를 보내거나 기술 심층 분석 일정을 잡는 것을 잊으면 거래 단계 진행이 지연되고 구매자 경험이 저하될 수 있습니다. 모든 영업 담당자가 매번 플레이북을 따르도록 보장해야 합니다.

해결책: HubSpot에서 거래 단계를 변경하는 것을 등록 트리거로 하는 거래 기반 워크플로를 구축합니다. 예를 들어, 거래가 "구매 자격 확보" 단계로 이동하면 워크플로가 거래 소유자에게 "발견 전화 일정 잡기" 작업을 자동으로 생성할 수 있습니다. 이러한 거래 단계 자동화는 영업 퍼널에서 모멘텀을 유지하는 데 매우 중요합니다. 이를 통해 어떤 단계도 누락되지 않으며, 프로세스를 표준화하고 팀을 위한 안전망 역할을 합니다.

고가치 거래 활동에 대한 내부 알림 보내기

문제: 영업 관리자는 파이프라인을 파악할 수 있어야 하지만, 매일 모든 거래 단계별로 수동으로 확인할 시간이 없습니다. 주요 거래가 생성되거나 위험에 처한 계정이 경영진의 주의를 필요로 하는 중요한 순간을 놓칠 위험이 있습니다.

해결책: 거래 기반 워크플로를 만들어 중요한 활동에 대해 경영진에게 알림을 보내십시오. 예를 들어, 등록 기준을 “거래 금액이 [귀하의 고액 기준]보다 크다”와 “거래 단계가 생성됨”으로 설정합니다. 실행 작업은 영업 책임자에게 내부 알림을 보내는 것입니다. 또한, 고액 거래에 활동 기록이 없을 경우 경고를 보내는 워크플로를 만들어 영업 담당자가 선제적으로 개입할 수 있도록 할 수 있습니다.

필수 마케팅 자동화 워크플로

잠재 고객을 육성하기 위한 동적 환영 시리즈 구축

문제: 기술 백서를 다운로드했는지, 가벼운 뉴스레터를 구독했는지에 상관없이 모든 구독자에게 동일한 일반 환영 이메일을 보냅니다. 이러한 일괄 적용 방식은 여러 양식 제출에서 잠재 고객을 효과적으로 육성할 수 있는 큰 기회를 놓치게 됩니다.

해결책: 이는 분기(branching)의 강력함을 보여주는 훌륭한 HubSpot 워크플로 예시입니다. 연락처가 양식을 제출했을 때 트리거되는 연락처 기반 워크플로를 만드세요. 사용된 양식에 따라 if/then 분기를 사용합니다. 전자책을 다운로드한 사람은 블로그를 구독한 사람과는 다른 마케팅 이메일을 받아야 합니다. 이는 모든 리드 육성 전략의 핵심 부분으로, 첫날부터 훨씬 더 맞춤화되고 효과적인 경험을 제공합니다.

마케팅 적격 리드가 되었을 때 연락처 업데이트

문제: 마케팅에서 영업으로의 인계는 가장 흔한 실패 지점 중 하나입니다. 마케팅 팀은 리드를 생성하는 데 바쁘지만, CRM에서 상태가 제대로 업데이트되지 않으면 영업 팀은 그 존재를 전혀 알지 못할 수 있습니다. 잠재 고객이 마케팅 적격 리드(MQL)가 되는 순간을 정의해야 합니다.

해결책: 리드 점수 모델을 기반으로 워크플로를 사용해 인계를 자동화하십시오. 등록 트리거를 연락처의 리드 점수가 MQL 기준치를 초과할 때로 설정합니다. 워크플로는 두 가지 주요 작업을 수행해야 합니다. 첫째, 리드의 라이프사이클 단계 속성을 "마케팅 적격 리드"로 설정하고, 둘째, 영업 팀에 새로운 리드가 영업 적격 리드(SQL)가 될 준비가 되었음을 알리는 내부 알림을 보냅니다. 이는 마케팅 자동화의 핵심 요소입니다.

비활성 연락처에 대한 재참여 캠페인 시작

문제: 데이터베이스에 몇 달 동안 참여하지 않은 연락처가 가득 차 있습니다. 이러한 연락처는 이메일 전달률을 저하시킬 수 있으며, 마케팅 허브 프로페셔널 구독 비용을 증가시킬 수 있습니다. 동시에 마케팅 전략에 아무런 가치도 제공하지 않습니다.

해결책: 워크플로를 구축하여 연락처를 다시 확보하거나 목록을 정리하세요. 트리거가 ‘마지막 확인’ 또는 ‘마지막 마케팅 이메일 열람 날짜’가 6개월 이상 지난 연락처 목록인 워크플로에 연락처를 등록할 수 있습니다. 워크플로는 2~3회 자동 이메일 재참여 시퀀스를 보낼 수 있습니다. 여전히 참여하지 않는 연락처에 대해서는 상태를 관리하는 최종 단계를 추가하여 데이터베이스를 건강하게 유지할 수 있습니다.

핵심 서비스 및 운영 워크플로우

지원 티켓 생성 및 라우팅 자동화

문제: 고객이 지원 주소로 이메일을 보내면 티켓이 생성되지만 일반 대기열에만 머무릅니다. 지원팀은 모든 티켓을 수동으로 분류해야 하며, 이는 비효율적이고 응답 시간이 느려져 고객 만족도가 떨어집니다.

해결책: Service Hub Professional이 있다면 티켓 기반 워크플로를 만들어 티켓을 자동으로 라우팅할 수 있습니다. 등록 트리거는 "티켓 생성"이 됩니다. 이메일 제목의 키워드를 기반으로 if/then 분기를 사용하세요. 워크플로는 티켓을 적절한 팀에 할당하고 우선순위를 설정하여 올바른 전문가가 더 빠르게 티켓을 확인하도록 하여 고객 경험을 향상시킬 수 있습니다.

고객 참여를 위한 서비스 후 피드백 설문 발송

문제: 고객이 받은 지원에 만족하는지 체계적으로 알 수 있는 방법이 없습니다. 이러한 데이터 부족으로 인해 서비스 품질과 전반적인 고객 참여도를 측정하고 개선하는 것이 불가능합니다.

해결책: 피드백 수집을 자동화하는 간단하지만 강력한 워크플로를 구축합니다. 트리거는 티켓 상태가 "종료"로 변경될 때여야 합니다. 짧은 시간 지연을 추가한 후 고객에게 경험을 평가해 달라는 후속 이메일을 보냅니다. 이러한 후속 이메일은 설문 페이지로 연결될 수 있어, 귀하가 지속적으로 귀중한 데이터를 수집할 수 있도록 합니다. 이를 통해 고객을 이해하고 서비스를 개선할 수 있습니다.

데이터를 형식화하기 위한 데이터 위생 워크플로 구현

문제: CRM 데이터가 엉망입니다. 국가 코드와 직함이 일관되지 않습니다. 이러한 엉망인 데이터는 세분화와 보고를 거의 불가능하게 만듭니다. 이 데이터를 수동으로 정리하는 것은 운영팀이 직면하는 가장 고통스럽고 반복적인 작업 중 하나입니다.

해결책: 워크플로를 사용하여 자동 데이터 정리 도우미로 활용하세요. 특정 연락처 속성이 알려져 있지만 정리가 필요한 경우 해당 연락처를 등록하는 워크플로를 만들 수 있습니다. 그런 다음 분기 조건을 사용하여 일반적인 변형을 확인하고 데이터를 표준 값으로 형식화하세요. 이름을 대문자로 변환하는 워크플로도 만들 수 있습니다. 이는 반복 작업을 자동화하는 핵심 방법입니다.

회사와 연락처의 라이프사이클 단계를 동기화하세요

문제: 주요 계정의 한 연락처가 "고객"으로 승격되었지만, 연결된 회사 기록은 여전히 "잠재 고객"으로 표시됩니다. 이는 라이프사이클 단계에 기반한 보고를 혼란스럽고 부정확하게 만듭니다. 신뢰할 수 있는 라이프사이클 단계 업데이트가 필요합니다.

해결 방법: 관련 객체 간의 라이프사이클 단계를 동기화하는 워크플로를 생성합니다. 등록 트리거는 연락처의 단계가 변경될 때입니다. 워크플로 동작은 해당 속성 값을 연결된 회사에 복사하는 것입니다. 이는 CRM 전반에서 데이터 무결성을 보장하는 크로스 허브 워크플로의 훌륭한 예시입니다.

권한과 함정: HubSpot 워크플로 사용 시 알아야 할 사항

위의 예시는 HubSpot 워크플로를 사용할 때 얼마나 많은 것을 달성할 수 있는지를 보여줍니다. 이를 올바르게 활용하면 그 이점은 부인할 수 없습니다. 그러나 운영 우수성의 다음 단계에 도달하기 위해서는 양면을 솔직하게 살펴봐야 합니다.

장점: 우리가 HubSpot 자동화를 좋아하는 이유

먼저, HubSpot 워크플로 엔진을 강력하게 만드는 요소를 축하해 봅시다. 이는 비즈니스를 확장할 수 있는 견고한 기반을 제공합니다. 영업 자동화와 마케팅 자동화는 수백 시간을 절약해 줍니다. 또한 일관성을 보장하는 놀라운 도구이기도 합니다. 워크플로를 사용하여 데이터와 프로세스를 관리하면 단일하고 표준화된 운영 방식을 만들 수 있습니다. 마지막으로, 이는 현대 마케팅의 기반으로서 잠재 고객이 구매 여정을 거치도록 안내하는 정교하고 개인화된 자동화 이메일을 구축할 수 있게 해줍니다. 미리 만들어진 워크플로 템플릿에서 시작하여 빠르게 진행할 수도 있습니다.

단점: 숨겨진 운영상의 격차

그러나 자동화 여정은 워크플로 작업 중 하나가 완료되었다고 끝나지 않습니다. 가장 큰 어려움은 자동화된 작업과 필요한 인간의 대응 사이의 공간에서 나타납니다. 이것이 바로 최고의 HubSpot 통합에서도 마찰이 발생하는 지점입니다.

1. 알림 과부하. 많은 내부 경고의 기본 동작은 이메일을 보내는 것입니다. 처음에는 도움이 되는 것처럼 보입니다. 그러나 곧 팀의 수신함이 맥락이 부족한 알림의 끊임없는 흐름으로 가득 차게 됩니다. 이러한 자동화된 소음은 진정으로 긴급한 신호를 묻어버리고, 팀은 모든 것을 무시하기 시작합니다. 내부 알림 시스템은 해결책이 아니라 문제의 일부가 됩니다.

2. 분리된 승인. 많은 중요한 프로세스는 사람의 결정을 필요로 합니다. 영업 담당자는 할인에 대해 관리자의 승인이 필요할 수 있습니다. HubSpot에서는 워크플로우가 단순히 멈춥니다. 직원이 이메일을 보내고 관리자를 찾아야 합니다. 이러한 수동적이고 추적 불가능한 프로세스는 목표로 하는 원활한 전환을 깨뜨리며, 지연을 초래하고 거래를 지연시킵니다.

3. 지속적인 맥락 전환. HubSpot 알림은 무엇을 해야 하는지 알려주지만, 그것을 수행하는 데 도움을 줄 수는 없습니다. 경고가 새로운 리드가 할당되었다고 알려줍니다. 이제 멈추고, 새 브라우저 탭을 열고, HubSpot에 로그인하여 기록을 찾아야 합니다. 이러한 각 ‘전환’은 시간과 정신적 에너지를 소모하며, 데이터 저장을 위한 맞춤 객체와 같은 기능을 사용하더라도 상당한 생산성 손실로 이어집니다.

4. 경직된 팀 인계. 워크플로우는 작업 생성에 매우 유용합니다. 예를 들어, 거래가 성사되면 온보딩 팀에 작업을 할당할 수 있습니다. 그러나 온보딩은 단일 작업이 아니라 복잡한 프로젝트입니다. HubSpot에서 생성된 단순한 작업은 발사 후 잊어버리는 방식의 행동일 뿐, 진정한 부서 간 프로젝트 조율을 위한 도구가 아니며, 적절히 관리하기 위해 종종 외부 도구가 필요합니다. 리드 상태가 "성사"일 수 있지만, 리드 상태 업데이트만으로는 그 이후에 이어지는 작업의 전체 내용을 전달하지 못합니다.

또 다른 강력한 해결책으로 모든 문제를 해결하세요

지금 Lark을 사용해 보세요

문제를 해결하는 방법: 진정으로 연결된 플랫폼

HubSpot 워크플로우의 문제를 해결하려면 팀이 일하는 방식에 대해 더 연결되고 지능적인 접근이 필요합니다. 진정한 장점은 Lark와 같은 올인원 도구가 강력한 워크플로우를 구축하여 프로세스를 간소화하고 팀의 모든 구성원을 더 효과적으로 만드는 방법을 이해하는 데 있습니다. Lark를 사용하면 단순히 작업을 자동화하는 것을 넘어, 특정 요구에 맞춘 진정으로 역동적이고 반응적인 시스템을 만들 수 있습니다.

업무에 맞게 워크플로를 맞춤 설정하세요

Lark는 모든 기업이 고유하며, 기성 솔루션이 종종 부족하다는 것을 이해합니다. 그렇기 때문에 Lark의 자동화 기능의 핵심에는 Lark Base가 있습니다. 이는 맞춤형 워크플로 솔루션을 위해 구축된 역동적이고 지능적인 시스템입니다. 단순한 데이터베이스나 스프레드시트 그 이상으로, 프로젝트 요금제, 영업 리드, 또는 비용 보고서 등 모든 정보가 구조화된 데이터 객체로서, 사용자가 설계한 자동화에 의해 트리거되고 실행될 준비가 되어 있습니다. Base는 비할 데 없는 유연성을 제공하여, 귀하의 기업의 고유한 요구와 프로세스를 완벽하게 반영하는 워크플로 솔루션을 구축할 수 있도록 합니다. Lark Base를 사용하면 경직된 템플릿에 얽매이지 않고, 귀하의 비즈니스가 요구하는 정확한 워크플로를 설계할 수 있는 권한을 갖게 됩니다.

모두를 위한 노코드 자동화

시각적이고 코드가 필요 없는 자동화 빌더는 기술 수준에 관계없이 모든 사용자가 맞춤형 워크플로를 생성할 수 있도록 합니다. 레코드 업데이트, 양식 제출 또는 예약된 시간에 따라 트리거를 설정하고, 맞춤형 알림 전송, 캘린더 이벤트 생성, 작업 할당 또는 다른 레코드 업데이트와 같은 작업을 정의할 수 있습니다. 이러한 사용 편의성은 팀의 모든 구성원이 자동화 작업에 기여하도록 하여 지속적인 개선 문화를 조성합니다.

서로 다른 도구들 사이를 끊임없이 전환해야 하는 시스템과 달리, Lark는 모든 것을 하나의 통합된 작업 공간에 모아 제공합니다. 데이터, 대화, 그리고 자동화 로직이 나란히 위치하여 정보와 작업이 매끄럽게 흐르도록 합니다. 이는 기존 자동화 작업에서 발생하는 컨텍스트 전환을 제거하고 팀이 집중력과 생산성을 유지할 수 있도록 지원합니다.

통합을 멈추고 지금 바로 절약을 시작하세요

Lark와 같은 올인원 솔루션을 사용하면 너무 많은 다른 도구를 통합할 필요가 없어 혁신을 위한 비용을 더 절감할 수 있습니다. 아래는 Lark의 요금제입니다:

무료 요금제: 최대 20명의 사용자를 지원하는 11개의 강력한 제품, 100GB 저장 공간, 1,000회 자동화 실행, 채팅·문서·이메일에서 무제한 AI 번역을 포함합니다.

유료 요금제: 가장 인기 있는 유료 요금제는 사용자당 월 12달러이며, 최대 500명의 사용자를 지원합니다. 무제한 메시지 기록과 월 50,000회의 자동화된 Base 워크플로 실행이 포함됩니다.

엔터프라이즈 요금제: 맞춤 가격.

Lark의 요금제에 대해 더 알아보기

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결론

HubSpot은 필수적이고 강력한 자동화 엔진을 제공합니다. 이는 프로세스를 표준화하고 대규모로 작업을 실행하기에 완벽한 도구입니다. 그러나 그 진정한 힘—그리고 팀의 진정한 잠재력—은 자동화된 작업과 민첩한 인간 협업 사이의 중요한 간극을 메울 때만 잠금 해제됩니다. 가장 중요한 워크플로우가 어수선한 수신함이나 잊혀진 채팅 알림에서 끝나지 않도록 하세요.

하지만 Lark와 같은 올인원 협업 제품군을 사용하면 개별 작업을 더 빠르게 만드는 것 이상의 효과를 얻을 수 있습니다. 전체 매출 팀이 더 지능적이고, 더 연결되며, 더 효과적으로 변합니다. 시스템과 사람이 완벽한 조화를 이루며 작동하는 매끄러운 운영 리듬을 만들 수 있습니다.

자주 묻는 질문

HubSpot은 정확히 무엇을 위해 사용되나요?

HubSpot은 마케팅, 영업, 고객 서비스를 중심으로 비즈니스의 다양한 측면을 관리하고 개선하는 데 사용되는 다목적 플랫폼입니다. 이 플랫폼은 기업이 방문자를 유치하고, 잠재 고객을 전환하며, 거래를 성사시키고, 고객을 만족시키는 데 도움을 줍니다. 주요 기능에는 마케팅 자동화, CRM, 영업 관리, 콘텐츠 관리, 고객 서비스 티켓 처리, 분석 등이 포함됩니다. 목표는 마케팅과 영업 활동을 조율하여 성장을 촉진하고 고객 관계를 개선하는 것입니다.

HubSpot은 CRM인가요, 아니면 CMS인가요?

HubSpot은 CRM(고객 관계 관리)과 CMS(콘텐츠 관리 시스템) 역할을 모두 하지만, CRM으로 더 널리 알려져 있습니다. CRM 기능은 고객 생애 주기 전반에 걸쳐 상호작용과 데이터를 관리하는 데 도움을 줍니다. HubSpot CMS는 사용자가 웹사이트 콘텐츠, 블로그 게시물, 랜딩 페이지를 생성하고 관리할 수 있도록 합니다. 두 도구의 통합된 특성은 마케팅, 영업, 서비스 활동 간의 더 나은 조율을 가능하게 합니다.

어떤 웹사이트가 HubSpot을 사용하나요?

HubSpot을 사용하는 모든 웹사이트를 식별하는 것은 어려운 일이지만, 기술, 마케팅, 전자상거래를 포함한 다양한 산업 분야의 기업들이 일반적으로 채택하고 있습니다. HubSpot은 웹사이트가 자사 플랫폼을 사용하는지 감지할 수 있는 도구를 제공하지만, 많은 웹사이트는 기술 스택을 공개적으로 밝히지 않기를 선택합니다. HubSpot을 사용할 가능성이 있는 웹사이트의 일반적인 징후로는 HubSpot 도메인과 관련된 양식, 팝업, 추적 쿠키 등이 있습니다.

HubSpot의 가장 큰 경쟁자는 누구입니까?

HubSpot은 여러 CRM 및 마케팅 자동화 플랫폼과 경쟁하고 있습니다. 가장 두드러진 경쟁사로는 Lark, Salesforce, Marketo(현재 Adobe 소속), Pardot(Salesforce 소유), ActiveCampaign 등이 있습니다. 이러한 플랫폼은 CRM, 마케팅 자동화, 영업 도구 등 유사한 기능을 제공하며, 다양한 규모와 산업의 기업을 대상으로 합니다. 이러한 플랫폼 중 선택은 주로 특정 비즈니스 요구, 예산, 통합 필요 사항에 따라 결정됩니다.