Guia para iniciantes sobre o uso de um CRM: começando
Ryan Tanner
Especialista em Marketing de Produto
3 de set. de 2026
Ryan Tanner
3 de set. de 2026
Leitura de 14 min
Os relacionamentos com clientes são o coração de todo negócio em crescimento. No mercado digital de hoje, onde as expectativas dos clientes evoluem rapidamente, as empresas não podem depender de planilhas ou ferramentas desconectadas para gerenciar seus esforços de vendas e suporte. É aí que entram os sistemas de CRM, oferecendo uma forma estruturada de acompanhar dados, otimizar a comunicação e fortalecer as conexões com os clientes.
Para iniciantes, a ideia de usar um CRM pode parecer intimidante — é necessário ter habilidades técnicas ou o aprendizado é muito complexo? A boa notícia é que ferramentas modernas de CRM como Lark, HubSpot e Zoho foram projetadas para serem fáceis de usar, tornando a gestão de clientes muito mais simples. Neste guia, você aprenderá a usar um CRM passo a passo, descobrirá seus recursos mais valiosos, explorará casos de uso específicos de diferentes setores e verá por que as plataformas modernas estão transformando a forma como as empresas constroem relacionamentos.
O que é um CRM e por que utilizá-lo?
Um sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) é um software que ajuda as empresas a organizar dados de clientes, gerenciar funis de vendas e acompanhar interações de suporte. Em vez de depender de planilhas ou e-mails dispersos, um CRM oferece um único local para armazenar detalhes de contato, registrar o histórico de comunicação e monitorar negociações. Essa centralização cria visibilidade entre as equipes, facilitando a prestação de um serviço consistente e evitando oportunidades perdidas.
Os benefícios de um CRM vão além da gestão de dados. Com funis mais claros e relatórios em tempo real, os ciclos de vendas tornam-se mais rápidos e previsíveis. As equipes podem personalizar o contato, acompanhar o desempenho e fortalecer os relacionamentos, garantindo que cada interação seja informada e oportuna.
Muitas equipes, no entanto, querem mais do que um CRM tradicional. É aí que ferramentas como o Lark entram em cena. Junto com recursos no estilo de CRM no Lark Base, as equipes também ganham ferramentas de colaboração integradas como o Lark Messenger, o Lark Calendário e o Lark Docs, permitindo que conectem dados com a comunicação e o planejamento do dia a dia. Isso reduz a troca constante de ferramentas e mantém todos alinhados em um único espaço de trabalho.
Como usar um sistema de CRM passo a passo
Começar a usar um CRM pode parecer intimidante, mas com os passos certos, é simples e eficaz. Aqui está um roteiro amigável para iniciantes que vai ajudar você a configurar e usar um sistema de CRM com facilidade.
Etapa 1. Configure sua conta de CRM
Ao implementar um CRM, o primeiro passo é configurar o sistema corretamente. Isso inclui criar contas de usuário, definir funções e estabelecer permissões para evitar desorganização e proteger dados sensíveis. Uma configuração bem estruturada garante que todos — desde representantes de vendas até gerentes — trabalhem em um ambiente seguro e organizado.
👉 Por exemplo, no Lark Base, é possível atribuir níveis de acesso para que um gerente de vendas veja todos os funis enquanto um estagiário veja apenas os leads atribuídos a ele. Isso elimina confusão e protege os dados da empresa.
Etapa 2. Importar contatos e leads
Seu CRM só se torna útil quando os dados de clientes e leads estão centralizados. Importar contatos de planilhas, formulários de inscrição ou listas de e-mail ajuda a unificar informações que frequentemente estão dispersas. Isso evita entradas duplicadas e garante que nenhuma oportunidade seja perdida.
👉 Imagine uma marca de e-commerce carregando milhares de e-mails de clientes na Lark Base. Ao adicionar campos como "Origem do Lead" ou "Data da Última Compra", a equipe obtém imediatamente insights acionáveis para acompanhamentos.
Etapa 3. Personalize os campos e os pipelines
Cada empresa possui um processo de vendas único, portanto, a personalização é fundamental. Adaptar pipelines e campos permite que seu CRM reflita os fluxos de trabalho do seu setor, seja vendendo assinaturas SaaS ou gerenciando pedidos em grande volume. Essa personalização garante que seu CRM apoie o seu processo, em vez de forçá-lo a se adaptar.
👉 No Lark Base, uma equipe B2B pode criar um pipeline de cinco etapas: Lead → Proposta Enviada → Negociação → Revisão de Contrato → Concluído. Campos personalizados como "Tamanho do Pedido" ou "Setor" oferecem maior poder de filtragem para os representantes de vendas.
Etapa 4. Acompanhar atividades e comunicação
Registrar atividades cria continuidade entre as equipes. Registrar chamadas, reuniões e e-mails garante que qualquer pessoa possa assumir uma conta sem perder o contexto. Essa transparência melhora a experiência do cliente e fortalece a responsabilidade.
👉 Por exemplo, quando um representante de vendas agenda um Evento no Lark Calendário, o Evento é vinculado ao registro do cliente no Base. Os membros da equipe também podem usar o Lark Messenger para anexar atualizações de chat diretamente ao registro do cliente, tornando cada ponto de contato visível.
Etapa 5. Automatizar fluxos de trabalho
Lembretes e aprovações manuais desaceleram as equipes. Automação de CRM reduz o trabalho repetitivo ao acionar tarefas, alertas ou aprovações quando os negócios avançam de estágio. Isso cria consistência e permite que as equipes se concentrem em vender em vez de realizar trabalho administrativo.
👉 Imagine uma solicitação de reembolso em uma loja de comércio eletrônico: no Lark Base, um novo registro aciona uma tarefa no Lark Tasks para a equipe financeira, enquanto o Lark Approval encaminha a solicitação para um gerente. Todo o processo flui perfeitamente sem cadeias de e-mail.
Etapa 6. Monitorar relatórios e painéis
Um CRM não é apenas sobre armazenar dados — é sobre aprender com eles. Painéis revelam taxas de conversão, velocidade de fechamento de negócios e a saúde do pipeline, ajudando os gerentes a tomarem melhores decisões. Revisar relatórios regularmente mantém as equipes responsáveis e garante que as metas sejam alcançadas.
👉 No Lark Base, os painéis podem mostrar KPIs em tempo real como “Vendas Mensais Totais” ou “Valor do Pipeline por Representante”. Por exemplo, um gerente pode perceber que uma etapa tem uma alta taxa de desistência e tomar medidas corretivas imediatamente.
Etapa 7. Mantenha seu CRM atualizado
Mesmo o melhor CRM falha se os dados não forem mantidos. As equipes devem registrar atualizações de forma consistente, eliminar duplicatas e revisar registros antigos. Dados atualizados e precisos garantem previsões confiáveis e transições sem problemas.
👉 Com o Lark Base, as atualizações são em tempo real e colaborativas. Se um representante marcar um negócio como “Fechado-Ganho”, toda a equipe vê instantaneamente. Isso evita registros conflitantes e garante que os painéis sempre reflitam o status mais recente.
Principais recursos para usar em software de CRM
Aprender usar um CRM começa com a compreensão de seus recursos mais valiosos. Essas ferramentas simplificam o gerenciamento de clientes, aceleram os ciclos de vendas e fornecem insights que ajudam as empresas a crescer.
- Gerenciamento de contatos: Um CRM armazena todos os detalhes dos clientes, interações passadas e preferências em um único hub. Isso garante que as equipes possam oferecer experiências personalizadas sem perder informações importantes. Para iniciantes que estão aprendendo a usar um software de CRM, o gerenciamento de contatos é frequentemente o primeiro e mais importante passo.
- Funis de vendas: Os funis mostram a jornada de cada negócio — desde o primeiro contato até o fechamento da venda. Eles ajudam as equipes de vendas a identificar gargalos e priorizar oportunidades. Empresas que exploram o uso de um sistema de CRM frequentemente descobrem que os funis trazem clareza ao seu processo de vendas.
- Rastreamento de leads e negociações: O rastreamento de leads e negociações garante que nenhuma oportunidade seja perdida. Os CRMs permitem atribuir probabilidades, prever receita e focar em clientes de alto valor. As equipes que desejam aprender a usar o Salesforce CRM dependem fortemente do rastreamento de negociações para se manterem competitivas.
- Rastreamento de tarefas e atividades: Com o rastreamento de tarefas e atividades, as equipes podem agendar reuniões, definir lembretes e registrar chamadas em um só lugar. Isso mantém todos alinhados e garante que os acompanhamentos ocorram no prazo. Qualquer pessoa que esteja aprendendo a usar um CRM achará esse recurso fundamental para a eficiência diária.
- Relatórios e painéis: Relatórios e painéis fornecem insights em tempo real sobre o desempenho de vendas, o comportamento do cliente e o sucesso das campanhas. Isso ajuda os líderes a tomar decisões mais inteligentes e baseadas em dados. Empresas que estudam como usar software de CRM utilizam painéis para substituir suposições por clareza.
- Automação de fluxo de trabalho: A automação reduz tarefas repetitivas como enviar lembretes, atualizar negociações ou atribuir leads. Ela economiza tempo e aumenta a consistência entre as equipes. Para aqueles que dominam o uso de um sistema de CRM, a automação desbloqueia ganhos reais de produtividade.
Enquanto muitos CRMs focam apenas nos recursos principais, Lark CRM combina o gerenciamento de clientes com a colaboração. Lark Messenger, Lark Calendário e Lark Docs já vêm integrados — assim, as equipes podem fazer chat, agendar e criar relatórios sem sair do espaço de trabalho do CRM.
Como usar o CRM para diferentes setores
Cada setor tem seus próprios desafios, e é por isso que aprender a usar um CRM de forma eficaz depende dos objetivos do seu negócio. Seja em vendas, marketing, suporte ou imóveis, um sistema de CRM pode ser personalizado para oferecer o máximo valor.
- Equipes de vendas: Os profissionais de vendas precisam de visibilidade clara sobre leads, oportunidades e progresso das negociações. Ao usar pipelines e lembretes, eles podem fechar negócios mais rapidamente e manter a organização. Para equipes que estão explorando o uso de software de CRM, este é frequentemente o ponto de partida mais impactante.
- Equipes de marketing: Os profissionais de marketing se beneficiam de CRMs que gerenciam segmentos de público, acompanhamento de campanhas e medição de ROI. A capacidade de nutrir leads com mensagens oportunas gera um engajamento mais forte. Para empresas que desejam saber sobre o uso de um sistema de CRM, a automação de marketing costuma ser o fator decisivo.
- Equipes de atendimento ao cliente: O atendimento ao cliente prospera com respostas rápidas e histórico detalhado. Com um CRM, os agentes podem acompanhar tickets, medir a qualidade do serviço e resolver problemas mais rapidamente. Empresas que desejam conhecer o uso do Salesforce CRM frequentemente focam em seus recursos de suporte para aumentar a satisfação.
- Imóveis: Corretores de imóveis gerenciam grandes carteiras de propriedades, consultas de clientes e cronogramas de acompanhamento. Os CRMs ajudam a organizar tudo em um único hub com lembretes automáticos. Para profissionais que estão aprendendo a usar CRM para imóveis, isso é fundamental para construir confiança e fechar negócios.
- Pequenas empresas (PMEs): Pequenas empresas precisam de simplicidade e escalabilidade em um só lugar — contatos, negócios e comunicação totalmente integrados. Um CRM garante que elas possam crescer sem perder o controle sobre os dados dos clientes. Proprietários que exploram usar um sistema CRM frequentemente descobrem que isso os ajuda a competir com empresas maiores.
Com campos personalizáveis, modelos de CRM e automação de fluxo de trabalho, o Lark CRM adapta-se facilmente a diferentes setores. Seja conduzindo campanhas, vendendo imóveis ou gerenciando uma startup, o Lark garante que sua configuração de CRM corresponda à forma como você trabalha.
Erros comuns ao usar um CRM
Mesmo com o melhor sistema de CRM, as equipes podem cair em armadilhas que reduzem a eficiência e prejudicam o relacionamento com os clientes. Compreender esses erros ajuda as empresas a maximizar o valor de usar um sistema de CRM.
- Não atualizar os dados: Informações de clientes desatualizadas ou incompletas podem levar à perda de oportunidades e a uma personalização deficiente. Manter regularmente os dados limpos garante que seu CRM reflita contatos, histórico de compras e interações precisos. Para equipes que estão aprendendo a usar um software de CRM, manter os dados atualizados é a base de uma gestão eficaz de clientes.
- Complicar demais a configuração: Adicionar muitos campos, fluxos de trabalho ou etapas pode sobrecarregar sua equipe e desacelerar a adoção. Mantenha seu CRM simples configurando apenas o que é necessário para os processos da sua empresa. Iniciantes que exploram o uso de CRM para o setor imobiliário geralmente se beneficiam de uma configuração simplificada adaptada ao seu segmento.
- Ignorar a automação: Tarefas manuais como enviar acompanhamentos, atualizar negociações ou atribuir leads consomem tempo e aumentam a chance de erros. Aproveitar a automação de fluxos de trabalho garante consistência e eficiência. Equipes que estudam usar CRM descobrirão que a automação aumenta a produtividade sem esforço extra.
- Baixa adoção e treinamento: Um CRM só funciona se sua equipe o utilizar de forma consistente. Sem treinamento adequado, recursos podem ser subutilizados e processos podem falhar. Para empresas que estão aprendendo a usar um sistema de CRM, investir na adoção pelos usuários garante que cada ferramenta seja utilizada em seu potencial máximo.
- Escolher a ferramenta de CRM errada: Selecionar um CRM que não corresponda ao tamanho, setor ou fluxo de trabalho da sua equipe leva à frustração e desperdício de recursos. Avalie suas necessidades antes de se comprometer com uma plataforma. Empresas que pesquisam usar software de CRM devem escolher um sistema que acompanhe o crescimento do negócio.
A interface intuitiva do Lark e as ferramentas voltadas para colaboração tornam a adoção mais fácil. Automação integrada, modelos e mensagens reduzem dores de cabeça na configuração e tarefas repetitivas, ajudando as equipes a usar o CRM de forma eficaz desde o primeiro dia.
Por que o Lark é uma solução de CRM melhor
A maioria dos CRMs foca de forma restrita em armazenar contatos, gerenciar funis e enviar campanhas. Embora essas funções sejam essenciais, muitas vezes deixam as equipes alternando entre várias ferramentas para fazer chat, compartilhar arquivos ou alinhar tarefas. Essa lacuna desacelera as equipes e reduz a adoção.
O Lark resolve isso ao combinar recursos no estilo de CRM com ferramentas voltadas para colaboração em um único espaço de trabalho. Os registros de clientes ficam no Lark Base, campanhas podem ser acompanhadas no Lark Docs e no Calendário, aprovações são encaminhadas instantaneamente pelo Lark Approval, e as discussões acontecem no Lark Messenger ou em reuniões — tudo vinculado aos mesmos dados.
Por exemplo, em vez de acessar um CRM para atualizar um negócio, ir para o e-mail para comunicação com o cliente e depois para outra ferramenta para relatórios, as equipes que usam o Lark podem fazer tudo sem sair da plataforma. Painéis são atualizados automaticamente, conversas se conectam diretamente aos negócios e fluxos de trabalho se adaptam em tempo real.
Essa abordagem unificada significa menos atrito, tempos de resposta mais rápidos e relacionamentos mais fortes com os clientes. Em resumo, o Lark não é apenas um CRM — é um CRM mais um hub de colaboração, criado especificamente para empresas modernas e dinâmicas.
O Lark oferece planos de preços flexíveis para atender às necessidades personalizadas dos usuários.
- Plano Inicial: Inclui 11 produtos poderosos, com suporte para até 20 usuários, 100 GB de armazenamento e 1.000 execuções de automação.
- Planos Pro: A partir de US$ 12/usuário/mês, com suporte para até 500 usuários. Inclui histórico de mensagens ilimitado e 50.000 execuções automatizadas de fluxo de trabalho Base por mês.
- Plano Empreendimento: preço personalizado.
Conclusão
O software de CRM é essencial para gerenciar relacionamentos com clientes, otimizar vendas e tomar decisões baseadas em dados. Aprender a usar um sistema de CRM envolve importar contatos, personalizar pipelines, rastrear atividades, automatizar fluxos de trabalho e monitorar o desempenho. O CRM certo ajuda as equipes a se manterem organizadas, reduzir tarefas manuais e garantir acompanhamentos pontuais, aumentando a satisfação e a fidelidade dos clientes. Os CRMs modernos se adaptam a diferentes setores, oferecendo fluxos de trabalho personalizados para vendas, marketing, imóveis e pequenas e médias empresas. O Lark CRM combina essas capacidades com ferramentas de colaboração como Messenger, Calendário e Docs, permitindo que as equipes gerenciem clientes, se comuniquem e analisem dados em uma única plataforma. Essa abordagem unificada simplifica a adoção, apoia o crescimento escalável e garante que as equipes ajam de forma eficiente com base em insights sobre os clientes.
Perguntas frequentes
Um CRM pode ajudar pequenas empresas a crescer?
Sim, um CRM ajuda pequenas empresas a organizar dados de clientes, automatizar tarefas repetitivas e acompanhar oportunidades de vendas de forma eficiente. Ao manter todas as interações em um único lugar, as equipes podem fazer o acompanhamento mais rápido e tomar decisões mais inteligentes. O Lark CRM agiliza ainda mais esse processo com fluxos de trabalho fáceis de usar e ferramentas de colaboração. Isso garante que equipes pequenas possam aumentar o engajamento e crescer a receita sem complexidade extra.
Como usar um CRM para imóveis?
Um CRM permite que corretores de imóveis gerenciem pipelines de propriedades, agendem reuniões com clientes e automatizem acompanhamentos com compradores em potencial. Ele centraliza todas as informações dos clientes, tornando a comunicação mais consistente e eficiente. O Lark oferece modelos projetados para fluxos de trabalho imobiliários, ajudando as equipes a acompanhar leads e negociações de forma eficaz. Isso simplifica as operações diárias e melhora o relacionamento com os clientes.
Quais dados devo inserir em um CRM?
Inclua os detalhes de contato do cliente, histórico de compras, ofertas, tickets de suporte e quaisquer Anotações que ajudem a personalizar as interações. Dados precisos e completos garantem que seu CRM possa fornecer insights acionáveis. O Lark CRM centraliza todas essas informações, permitindo que as equipes visualizem os históricos dos clientes e tomem decisões informadas. Essa abordagem organizada melhora a eficiência da equipe e o engajamento do cliente.
Como o CRM melhora o relacionamento com os clientes?
Os CRMs centralizam todas as comunicações, compras e interações em uma única plataforma, facilitando a personalização do engajamento. As equipes podem responder rapidamente, fazer acompanhamentos no prazo e antecipar as necessidades dos clientes. O Lark possibilita uma colaboração perfeita entre as equipes, garantindo que todos tenham visibilidade do histórico do cliente. Isso resulta em relacionamentos mais fortes e maior confiança.
Eu preciso de habilidades técnicas para usar o software de CRM?
Não, os CRMs modernos são projetados para serem fáceis de usar, exigindo conhecimento técnico mínimo. O Lark oferece pipelines de arrastar e soltar, modelos pré-construídos e ferramentas de automação que simplificam a configuração e o uso. As equipes podem começar rapidamente a gerenciar leads e fluxos de trabalho sem necessidade de programação. Isso torna a adoção do CRM tranquila para todos os membros da equipe.
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