Mẫu CRM Excel: Các loại phổ biến và lựa chọn thay thế tốt hơn
Ryan Tanner
Chuyên gia Tiếp thị Sản phẩm
5 thg 8, 2026
Ryan Tanner
5 thg 8, 2026
Đọc trong 10 phút
Nhiều doanh nghiệp nhỏ bắt đầu quản lý mối quan hệ khách hàng bằng bảng tính vì chúng đơn giản, miễn phí và dễ tùy chỉnh. Mẫu CRM Excel cung cấp cấu trúc dựng sẵn để theo dõi khách hàng tiềm năng, Danh bạ và các giao dịch mà không cần phần mềm chuyên dụng.
Tuy nhiên, mặc dù ban đầu tiện lợi, Excel có những hạn chế — cập nhật thủ công, lỗi và khả năng cộng tác kém — khiến việc mở rộng trở nên khó khăn. Các nhóm ở giai đoạn đầu thường nhận ra nhu cầu về một hệ thống thông minh hơn khi họ phát triển. Đó là lúc các công cụ như Lark Base xuất hiện, cung cấp các mẫu vượt xa bảng tính với tính năng tự động hóa và cộng tác tích hợp sẵn.
CRM Excel templates là gì?
Mẫu CRM Excel là các bảng tính được tạo sẵn nhằm giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu khách hàng một cách có tổ chức. Chúng thường bao gồm các trường để theo dõi khách hàng tiềm năng, Danh bạ, quy trình bán hàng và các chỉ số hiệu suất chính. Thay vì xây dựng một hệ thống CRM từ đầu, các nhóm có thể đơn giản tải xuống một mẫu và bắt đầu nhập thông tin khách hàng ngay lập tức.
Những mẫu này đặc biệt phổ biến với các doanh nghiệp nhỏ, freelancer và công ty khởi nghiệp. Đối với các nhóm giai đoạn đầu có ngân sách hạn chế, Excel cung cấp một công cụ chi phí thấp và quen thuộc để tập trung hóa hồ sơ khách hàng. Ví dụ, một mẫu quy trình cơ bản có thể giúp theo dõi cơ hội từ khách hàng tiềm năng đến khi chốt giao dịch mà không cần phần mềm nâng cao.
Tuy nhiên, khi cơ sở khách hàng phát triển, việc quản lý mối quan hệ trong bảng tính nhanh chóng trở nên hạn chế. Cập nhật thủ công, lỗi và những thách thức trong việc cộng tác thường làm chậm tiến độ của các nhóm. Đó là lý do tại sao nhiều doanh nghiệp cuối cùng nâng cấp lên các nền tảng CRM chuyên dụng. Các công cụ như Lark Base cung cấp mẫu CRM sẵn sàng sử dụng với các tính năng tự động hóa và cộng tác tích hợp, giúp các nhóm mở rộng quy mô vượt ra ngoài bảng tính mà vẫn giữ mọi thứ đơn giản.
Lợi ích của việc sử dụng mẫu CRM trong Excel
Đối với nhiều nhóm nhỏ, Excel là điểm khởi đầu tự nhiên để quản lý dữ liệu khách hàng. Sự đơn giản và khả năng tiếp cận của nó khiến nó trở thành một công cụ hữu ích trước khi chuyển sang các hệ thống CRM tiên tiến hơn.
- Chi phí thấp: Hầu hết các mẫu CRM Excel đều miễn phí tải xuống hoặc chỉ cần thiết lập tối thiểu, giúp tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp giai đoạn đầu.
- Dễ tùy chỉnh: Với kỹ năng Excel cơ bản, các nhóm có thể điều chỉnh các trường, thêm công thức hoặc tinh chỉnh mẫu để phù hợp với quy trình làm việc cụ thể của họ.
- Quản lý khách hàng tiềm năng và liên hệ đơn giản: Các mẫu cung cấp cách đơn giản để ghi lại tên khách hàng, email, số điện thoại và ghi chú — tất cả ở một nơi.
- Tầm nhìn nhanh vào các quy trình: Mẫu quy trình bán hàng cung cấp khả năng theo dõi giao dịch một cách nhanh chóng, giúp các nhóm hiểu rõ tình trạng của các cơ hội.
- Dễ tiếp cận cho các nhóm nhỏ: Bất kỳ ai quen thuộc với bảng tính đều có thể sử dụng chúng — không cần đào tạo thêm.
- Bước đệm tốt để chuyển sang phần mềm CRM: Các mẫu giúp nhóm sắp xếp công việc, đồng thời cho thấy nhu cầu tự động hóa và hợp tác khi doanh nghiệp mở rộng.
Danh mục mẫu Excel CRM
Mẫu quản lý Danh bạ
Quản lý Danh bạ là nền tảng của bất kỳ hệ thống CRM nào. Những mẫu này giúp doanh nghiệp tổ chức thông tin cơ bản của khách hàng như tên, số điện thoại, email và ghi chú, đảm bảo mọi chi tiết của khách hàng đều có thể truy cập ở một nơi. Đối với doanh nghiệp nhỏ hoặc freelancer, các bảng tính này đóng vai trò như một danh bạ khách hàng đơn giản. Các nhóm có thể thêm cột cho ngày sinh nhật, sở thích liên lạc hoặc ngày liên hệ gần nhất để cá nhân hóa tương tác. Tuy nhiên, khi số lượng Danh bạ tăng lên hàng trăm hoặc hàng nghìn, việc cập nhật thủ công trong Excel trở nên tốn nhiều thời gian.
Mẫu quy trình bán hàng
Các mẫu pipeline bán hàng được thiết kế để theo dõi các cơ hội khi chúng di chuyển qua các giai đoạn giao dịch — từ việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng ban đầu đến khi chốt giao dịch cuối cùng. Chúng giúp dễ dàng hình dung vị trí của từng cơ hội và xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn trong chu trình bán hàng. Với các mẫu này, các nhà quản lý bán hàng có thể nhanh chóng đánh giá tỷ lệ chuyển đổi, tình trạng pipeline và doanh thu dự kiến. Chúng đặc biệt hữu ích cho các nhóm bán hàng giai đoạn đầu chưa sử dụng phần mềm CRM. Tuy nhiên, việc cập nhật xác suất và dự báo thủ công đòi hỏi nỗ lực, và các thách thức trong hợp tác sẽ phát sinh khi có nhiều nhân viên bán hàng cùng tham gia.
Các mẫu theo dõi khách hàng tiềm năng
Các mẫu theo dõi khách hàng tiềm năng được xây dựng để ghi nhận các yêu cầu mới, xác định nguồn khách hàng và quản lý việc theo dõi một cách có hệ thống. Chúng đảm bảo rằng không khách hàng tiềm năng nào bị bỏ sót và cho phép nhân viên bán hàng ưu tiên những khách hàng chất lượng cao. Các nhóm có thể ghi lại cách mỗi khách hàng tiềm năng được tiếp cận — chẳng hạn từ quảng cáo, giới thiệu hoặc sự kiện — và theo dõi lịch sử chăm sóc. Điều này giúp dễ dàng đo lường kênh tiếp cận nào mang lại ROI tốt nhất. Mặc dù Excel hoạt động tốt với số lượng khách hàng tiềm năng nhỏ, nhưng nó gặp khó khăn trong việc tự động nhắc nhở hoặc tích hợp với các công cụ tiếp thị, đây là lúc các nền tảng CRM chuyên dụng phát huy hiệu quả.
Các mẫu theo dõi nhiệm vụ & hoạt động
Ngoài việc quản lý Danh bạ và khách hàng tiềm năng, các nhóm bán hàng và hỗ trợ cần theo sát các hoạt động hàng ngày. Mẫu theo dõi nhiệm vụ & hoạt động được thiết kế để ghi lại các cuộc gọi, lên lịch các cuộc họp và ghi nhận các hành động theo dõi để không bỏ sót bất kỳ điều gì. Các mẫu này giúp các nhà quản lý theo dõi năng suất đồng thời cung cấp cho từng nhân viên cái nhìn rõ ràng về trách nhiệm của họ. Với các mẫu này, nhóm có thể giao nhiệm vụ, đặt ngày đến hạn và theo dõi tiến độ của các hoạt động liên quan đến khách hàng. Ví dụ, một nhân viên bán hàng có thể ghi chú khi một cuộc gọi theo dõi được lên lịch, hoặc một nhân viên hỗ trợ có thể ghi lại kết quả của một phiên khắc phục sự cố. Sự minh bạch này giúp các nhà quản lý đảm bảo trách nhiệm và xác định các khu vực có thể cần hỗ trợ thêm.
Mẫu báo cáo & KPI
Các mẫu báo cáo và KPI rất cần thiết để đo lường hiệu suất, theo dõi tiến độ so với mục tiêu và đảm bảo trách nhiệm giải trình trong toàn bộ nhóm bán hàng và tiếp thị. Những mẫu này chuyển đổi dữ liệu khách hàng thô thành thông tin chi tiết giúp định hướng quyết định và hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao hiệu quả. Các chỉ số thường được theo dõi bao gồm doanh thu, tỷ lệ chuyển đổi, tốc độ bán hàng và chi phí thu hút khách hàng (CAC). Ví dụ, một mẫu KPI có thể cho thấy số lượng khách hàng tiềm năng chuyển đổi ở mỗi giai đoạn của quy trình hoặc tốc độ trung bình để chốt giao dịch. Điều này cho phép các nhà quản lý phát hiện điểm nghẽn và dự báo doanh thu chính xác hơn.
Hạn chế của các mẫu CRM Excel và cách mẫu của Lark hỗ trợ
Mặc dù các mẫu CRM Excel hữu ích ở giai đoạn đầu, chúng nhanh chóng bộc lộ hạn chế khi nhóm phát triển. Đây là những điểm yếu — và cách Lark CRM templates giải quyết các thách thức này.
Không cần tự động hóa và cập nhật thủ công
Trong Excel, mọi thao tác — thêm khách hàng tiềm năng mới, cập nhật giai đoạn giao dịch hoặc đặt lời nhắc — đều phụ thuộc vào nhập liệu thủ công. Điều này tốn nhiều thời gian và làm tăng nguy cơ bỏ lỡ các cơ hội quan trọng.
Mẫu quản lý khách hàng tiềm năng của Lark
Mẫu Quản Lý Khách Hàng Tiềm Năng trong Lark Base tự động hóa các tác vụ lặp lại. Khách hàng tiềm năng có thể được tự động phân công cho nhân viên dựa trên khu vực hoặc dòng sản phẩm, lời nhắc cho việc theo dõi có thể được lên lịch trong Messenger, và các thay đổi trạng thái giao dịch được cập nhật trên toàn bộ quy trình theo thời gian thực.
Ví dụ: Một công ty tiếp thị thu thập khách hàng tiềm năng thông qua biểu mẫu web. Trong Excel, họ sẽ phải gán thủ công từng khách hàng cho một nhân viên. Trong Lark, mẫu này sẽ tự động chuyển khách hàng tiềm năng đến đúng nhân viên bán hàng và đặt lời nhắc trong Lịch để theo dõi trong vòng 24 giờ.
Nguy cơ xảy ra lỗi và trùng lặp
Bảng tính dễ mắc lỗi—nhập trùng lặp, dữ liệu không khớp và thiếu nhất quán—đặc biệt khi nhiều người cùng chỉnh sửa cùng lúc.
Mẫu quản lý liên hệ của Lark: Mẫu này cung cấp một nguồn dữ liệu duy nhất và đáng tin cậy. Việc xác thực theo thời gian thực đảm bảo các bản trùng lặp được đánh dấu, trong khi các bản cập nhật thông tin liên hệ sẽ tự động đồng bộ trên tất cả các nhiệm vụ và báo cáo liên quan. Nhật ký kiểm tra hiển thị ai đã thực hiện thay đổi, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm.
Ví dụ: Trong Excel, nếu hai thành viên nhóm cập nhật hồ sơ khách hàng riêng biệt, bạn có thể sẽ có hai phiên bản khác nhau. Với Lark, việc cập nhật số điện thoại trong Lark Base sẽ ngay lập tức được phản ánh trên các bảng điều khiển, nhiệm vụ và báo cáo.
Khó hợp tác (vấn đề kiểm soát phiên bản)
Khi các bảng tính được gửi qua lại bằng email, các nhóm thường làm việc trên các phiên bản đã lỗi thời, gây ra nhầm lẫn và chậm trễ.
Mẫu phễu bán hàng Lark: Mẫu quy trình này cung cấp một bảng kiểu Kanban bên trong Base, đảm bảo khả năng cộng tác theo thời gian thực. Mọi cập nhật đều hiển thị ngay lập tức, và các tích hợp với Messenger và Tài liệu đám mây giúp nhóm luôn đồng bộ.
Ví dụ: Một nhân viên bán hàng chuyển một thương vụ sang “Đã gửi đề xuất.” Thay vì cập nhật Excel và gửi email cho mọi người, Lark ngay lập tức thông báo cho nhóm trong Messenger và cập nhật hồ sơ thương vụ trong Base.
Khó mở rộng cho các nhóm bán hàng đang phát triển
Khi dữ liệu khách hàng mở rộng, bảng tính trở nên lộn xộn, chậm và khó quản lý. Việc thêm các trường mới hoặc theo dõi các chỉ số nâng cao trở thành một thách thức.
Mẫu báo cáo & KPI của Lark: Mẫu này được xây dựng để phát triển cùng nhóm của bạn. Nó cung cấp các bảng điều khiển về doanh thu, tỷ lệ chuyển đổi và tốc độ xử lý giao dịch. Các nhóm có thể dễ dàng thêm các trường mới, quy trình và luồng công việc khi doanh nghiệp mở rộng. Các báo cáo cũng có thể được trực quan hóa trong Lark Sheets để phân tích sâu hơn.
Ví dụ: Một công ty thương mại điện tử bắt đầu với 100 khách hàng tiềm năng được theo dõi trong Excel. Khi họ mở rộng lên hàng nghìn khách hàng, bảng điều khiển KPI của Lark giúp họ có cái nhìn rõ ràng về tỷ lệ chuyển đổi trên các khu vực — điều gần như không thể thực hiện trong một bảng tính duy nhất.
Kết luận
Các mẫu CRM Excel là điểm khởi đầu thực tế cho các nhóm nhỏ, mang lại khả năng hiển thị nhanh và chi phí thiết lập thấp. Nhưng khi doanh nghiệp phát triển, những hạn chế của chúng — công việc thủ công, lỗi, khả năng cộng tác kém và vấn đề mở rộng — sẽ trở nên rõ ràng.
Lark Base cung cấp các mẫu CRM miễn phí được thiết kế cho các nhóm hiện đại. Với tính năng tự động hóa, cập nhật theo thời gian thực và khả năng cộng tác trên Tài liệu đám mây, Messenger, Lịch và nhiều hơn nữa, Lark giúp doanh nghiệp vượt ra ngoài bảng tính mà vẫn giữ được sự đơn giản.
Câu hỏi thường gặp
Có mẫu CRM Excel miễn phí không?
Đúng vậy, có rất nhiều mẫu CRM Excel miễn phí có sẵn trực tuyến cho Danh bạ, quy trình bán hàng và báo cáo. Chúng mang lại cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí để bắt đầu quản lý quan hệ khách hàng. Với Lark Base, bạn cũng có thể truy cập các mẫu CRM miễn phí, nhưng khác với Excel, chúng đi kèm với các tính năng tự động hóa và cộng tác tích hợp sẵn.
Tôi có thể sử dụng Excel như một CRM lâu dài không?
Về mặt kỹ thuật, đúng vậy — Excel có thể được sử dụng như một CRM cho các nhóm nhỏ hoặc những người làm việc tự do. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, việc nhập liệu thủ công và thiếu tự động hóa khiến nó kém hiệu quả hơn. Mẫu CRM của Lark mở rộng một cách liền mạch, cung cấp khả năng tự động hóa, độ chính xác dữ liệu và cộng tác theo thời gian thực mà Excel không thể mang lại.
Những mẫu CRM tốt nhất cho quy trình bán hàng là gì?
Các mẫu tốt nhất thường bao gồm các giai đoạn giao dịch (tiềm năng, đề xuất, đàm phán, đã chốt) và các cho quy mô giao dịch, xác suất và bước tiếp theo. Những yếu tố này giúp hình dung tiến độ và dự đoán doanh thu. Trong Lark Base, các mẫu quy trình bán hàng có sẵn ở dạng Kanban hoặc dạng bảng, cho phép nhóm theo dõi giao dịch trực quan và tự động cập nhật giai đoạn.
Sự khác biệt giữa mẫu Lark CRM và mẫu Excel là gì?
Các mẫu Excel là tĩnh và yêu cầu cập nhật thủ công, trong khi các mẫu phần mềm CRM bổ sung khả năng tự động hóa, cộng tác và báo cáo. Mẫu CRM của Lark không chỉ theo dõi khách hàng tiềm năng và quy trình bán hàng mà còn đồng bộ với Messenger, Lịch và Tài liệu đám mây để tạo ra một quy trình làm việc thống nhất.
Các mẫu CRM trong Excel có thể theo dõi hoa hồng không?
Đúng vậy, hoa hồng có thể được theo dõi trong Excel, nhưng cần các công thức tùy chỉnh và cập nhật cẩn thận để tránh sai sót. Với Lark, việc theo dõi hoa hồng có thể được tự động hóa bằng cách sử dụng quy trình phê duyệt và báo cáo trong Sheets, giúp giảm công sức thủ công và lỗi.
Bạn có cần một ứng dụng CRM nếu bạn sử dụng các mẫu không?
Các mẫu CRM hữu ích trong giai đoạn đầu, nhưng một ứng dụng CRM là cần thiết cho các nhóm đang phát triển để quản lý quy trình làm việc, khách hàng và báo cáo ở quy mô lớn. Lark Base lấp đầy khoảng trống này bằng cách cung cấp các mẫu CRM đơn giản như Excel nhưng được tích hợp sẵn khả năng tự động hóa và mở rộng.
Đọc liên quan
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
