10 lựa chọn thay thế Microsoft 365 tốt nhất bạn nên xem qua
Ryan Tanner
Chuyên gia Tiếp thị Sản phẩm
5 thg 8, 2026
Ryan Tanner
5 thg 8, 2026
Đọc trong 16 phút
Hiện nay, nhiều nhóm so sánh các giải pháp thay thế Microsoft 365 tốt nhất vì họ muốn mức giá đơn giản hơn, ít ứng dụng phải quản lý hơn hoặc các công cụ nhẹ hơn so với gói đăng ký Microsoft 365 đầy đủ. Một số người dùng tìm kiếm các lựa chọn thay thế Microsoft 365 rẻ hơn, trong khi những người khác muốn các bộ công cụ đám mây tránh sự phức tạp có trong Microsoft 365 Personal hoặc Microsoft 365 Basic.
Các cuộc thảo luận trực tuyến, bao gồm nhiều chủ đề về giải pháp thay thế Microsoft 365 trên Reddit, thường nhấn mạnh nhu cầu về các công cụ không gian làm việc kết hợp trò chuyện, cuộc họp, tài liệu và quy trình làm việc mà không cần tiện ích bổ sung. Hướng dẫn này khám phá những lựa chọn thay thế hàng đầu cho Microsoft 365, bao gồm các tùy chọn phổ biến như Google Workspace, LibreOffice và các nền tảng hợp nhất như Lark. Đây là danh sách đầy đủ các công cụ:
Điểm chính: Các lựa chọn thay thế Microsoft 365 tốt nhất
1. Lark: Không gian làm việc văn phòng hợp nhất tốt nhất cho các nhóm
2. Google Workspace: Bộ cộng tác đám mây tốt nhất
3. OnlyOffice: Giải pháp thay thế Office tự lưu trữ tốt nhất
4. LibreOffice: Giải pháp thay thế Office mã nguồn mở ngoại tuyến tốt nhất
5. WPS Office: Bộ ứng dụng di động nhẹ tốt nhất
6. Zoho Không gian làm việc: Bộ ứng dụng năng suất kinh doanh SMB tốt nhất
7. Apple iWork: Tốt nhất cho người dùng hệ sinh thái Apple
8. Polaris Office: Chỉnh sửa tài liệu đa thiết bị tốt nhất
9. Apache OpenOffice: Thay thế Office cổ điển trên máy tính để bàn tốt nhất
10. FreeOffice: Bộ ứng dụng văn phòng cá nhân đơn giản trên máy tính để bàn tốt nhất
Các lựa chọn thay thế hàng đầu cho Microsoft 365 trong nháy mắt
Hiện có 10 lựa chọn thay thế hàng đầu cho Microsoft 365 trên thị trường, nhưng để tập trung hơn, chúng tôi sẽ giới thiệu 5 lựa chọn hàng đầu mang lại sự cân bằng tốt nhất giữa khả năng cộng tác, năng suất và giao tiếp nhóm:
Nguồn thông tin: Trang web chính thức của nhà cung cấp
Thời gian cập nhật: 02-12-2025
Lưu ý: Giá cả và chi tiết gói dịch vụ phản ánh dữ liệu công khai tại thời điểm cập nhật và có thể thay đổi tùy theo khu vực, chu kỳ thanh toán và số lượng nhân viên hỗ trợ.
Microsoft 365 là gì?
Microsoft 365 là một bộ công cụ năng suất dựa trên hình thức đăng ký, bao gồm Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams và dịch vụ đám mây. Nhiều người dùng đặt câu hỏi liệu Microsoft 365 có đáng sử dụng hay không, đặc biệt khi họ chỉ cần các công cụ chỉnh sửa và cộng tác cơ bản. Một số khác so sánh với các lựa chọn miễn phí thay thế Office 365 hoặc đánh giá các hệ thống tương tự, chẳng hạn như các lựa chọn thay thế Microsoft Dynamics 365 cho quy trình làm việc doanh nghiệp. Do có nhiều gói dịch vụ khác nhau, Microsoft 365 Personal, Microsoft 365 Basic và các nhóm ở cấp Enterprise thường mong muốn có các tùy chọn rõ ràng, đơn giản hơn với ít chi phí ẩn và quy trình khởi tạo dễ dàng hơn.
Tại sao các nhóm tìm kiếm các giải pháp thay thế cho Microsoft 365
Nhiều nhóm bắt đầu tìm kiếm các lựa chọn thay thế cho Microsoft 365 không phải vì các công cụ Office thất bại trong việc tạo tài liệu cơ bản, mà vì nhu cầu hợp tác hiện đại vượt xa tập tin và email. Khi quy trình làm việc trở nên đa chức năng và phân tán hơn, một số hạn chế bắt đầu xuất hiện:
- Quy trình làm việc bị phân mảnh: Giao tiếp, nhiệm vụ, tài liệu và phê duyệt tồn tại trên các ứng dụng riêng lẻ, tạo ra việc chuyển đổi ngữ cảnh liên tục và mất tính liên tục trong thực thi.
- Phụ thuộc vào quy trình thủ công: Các quy trình cốt lõi như phê duyệt, thu thập dữ liệu, lập lịch và báo cáo phụ thuộc nhiều vào chuỗi email, bảng tính và việc theo dõi thủ công thay vì tự động hóa tích hợp sẵn.
- Tầm nhìn quy trình làm việc hạn chế: Các nhóm gặp khó khăn trong việc kết nối tiến độ công việc giữa các cuộc trò chuyện, tài liệu, nhiệm vụ và lịch vào các chế độ xem hoạt động theo thời gian thực.
- Cài đặt và cấp phép phức tạp: Các tính năng cộng tác hoặc tự động hóa nâng cao thường yêu cầu các tiện ích bổ sung nhiều lớp và cấu trúc cấp phép phức tạp.
- Phối hợp chậm giữa các nhóm: Việc bàn giao giữa các bộ phận phụ thuộc vào email và cuộc họp thay vì các quy trình làm việc có cấu trúc phản ánh quyền sở hữu và trách nhiệm thực sự.
Những thách thức này thúc đẩy các nhóm tìm kiếm các nền tảng thống nhất hơn, nơi dữ liệu, giao tiếp, quy trình làm việc và báo cáo có thể hoạt động trong một môi trường kết nối duy nhất thay vì trên các công cụ kết nối lỏng lẻo.
Danh sách đầy đủ: 10 nền tảng thay thế Microsoft 365 tốt nhất
1. Lark: Không gian làm việc văn phòng hợp nhất tốt nhất cho các nhóm
Lark cung cấp một không gian làm việc tất cả trong một thay thế nhiều ứng dụng Microsoft 365 bằng một môi trường kết nối duy nhất. Các nhóm sử dụng nó để cùng chỉnh sửa tài liệu, quản lý bảng tính, trò chuyện, lên lịch cuộc họp, tổ chức quy trình làm việc và tự động hóa các hoạt động hàng ngày mà không cần chuyển đổi công cụ. Vì mọi thứ được xây dựng nguyên bản trong một hệ thống, việc cộng tác trở nên nhanh hơn, gọn gàng hơn và phù hợp hơn với bối cảnh cho các nhóm hiện đại.
Tạo và cộng tác tài liệu thống nhất
Tài liệu đám mây Lark và Sheets Lark cho phép các nhóm tạo, chỉnh sửa và đồng tác giả tài liệu và bảng tính theo thời gian thực, loại bỏ nhu cầu quản lý riêng các tập tin Word hoặc Excel. Nhiều cộng tác viên có thể bình luận, đề xuất chỉnh sửa, gắn thẻ đồng đội và xem thay đổi phiên bản ngay lập tức. Tài liệu đám mây hỗ trợ đa phương tiện, bảng biểu, danh sách nhiệm vụ, đề cập và tập tin nhúng, khiến chúng phù hợp cho SOP, ghi chú cuộc họp, bản đặc tả, đề xuất và báo cáo. Sheets Lark xử lý phân tích dữ liệu, tính toán, tóm tắt và chia sẻ đồng thời duy trì đồng bộ hóa thời gian thực giữa các nhóm, loại bỏ xung đột phiên bản thường gặp trong trao đổi tập tin qua email.
Quản lý tri thức và wiki nội bộ
Lark Wiki thay thế các thiết lập trang SharePoint phức tạp bằng một trung tâm tri thức nội bộ đơn giản và có cấu trúc. Các nhóm có thể tổ chức Tài liệu đám mây vào các thư mục theo chủ đề cho tài nguyên hội nhập, hướng dẫn quy trình, tài liệu kỹ thuật và thư viện đào tạo. Các quyền chi tiết kiểm soát ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc quản lý trang. Nội dung có thể tìm kiếm giúp nhân viên tìm thông tin ngay lập tức mà không cần điều hướng qua các cây thư mục sâu. Wiki hỗ trợ liên kết trong Tài liệu đám mây và nhúng tập tin hoặc trình theo dõi, giúp tri thức của công ty luôn rõ ràng, dễ truy cập và dễ duy trì.
Trò chuyện nhóm và giao tiếp theo ngữ cảnh
Lark Messenger tập trung hóa giao tiếp thời gian thực trực tiếp trong không gian làm việc. Các thành viên trong nhóm có thể gửi tin nhắn, ghi chú giọng nói và bắt đầu cuộc gọi video mà không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng. Messenger hỗ trợ các chuỗi tin nhắn, giúp các cuộc thảo luận gắn liền với các chủ đề, nhiệm vụ hoặc tài liệu cụ thể thay vì bị phân tán khắp các kênh trò chuyện. Các hướng dẫn quan trọng có thể được ghim để dễ nhìn hoặc đánh dấu để theo dõi cá nhân. Tài liệu đám mây, nhiệm vụ, bản ghi cơ sở dữ liệu và sự kiện trên lịch có thể được liên kết trực tiếp vào tin nhắn trò chuyện, để các cuộc trao đổi luôn gắn liền với công việc thực tế đang được thảo luận.
Cuộc họp và cộng tác qua video
Lark Meetings hỗ trợ hội nghị truyền hình HD, lên lịch cuộc họp, chia sẻ màn hình, ghi hình, quản lý người tham gia, trò chuyện và cộng tác tài liệu trực tiếp. Công cụ lên lịch Lịch cho phép các nhóm tạo cuộc họp trực tiếp từ sự kiện, tự động mời người tham gia và đính kèm chương trình hoặc Tài liệu đám mây cho mỗi phiên để phối hợp mượt mà hơn. Trong các cuộc gọi, nhóm có thể cùng chỉnh sửa tài liệu hoặc ghi lại các mục hành động. Bản ghi hình và ghi chú cuộc họp được giữ kèm theo phiên để các bước tiếp theo luôn được tổ chức và có thể tìm kiếm trong toàn bộ không gian làm việc.
Quyền sở hữu nhiệm vụ và thực hiện dự án
Lark Tasks hỗ trợ giao nhiệm vụ cá nhân, phân loại mức độ ưu tiên, ngày đến hạn, nhiệm vụ phụ, theo dõi tiến độ, nhắc nhở và chế độ xem khối lượng công việc của nhóm. Nhiệm vụ có thể được liên kết và hiển thị trực tiếp trong tài liệu, và danh sách nhiệm vụ cũng có thể được đồng bộ vào Lark Base, để việc thực thi luôn gắn kết với dữ liệu lập kế hoạch hoặc báo cáo. Trưởng nhóm có thể giám sát tiến độ của các thành viên và bộ phận mà không cần phải theo dõi cập nhật trên nhiều bảng hoặc ứng dụng khác nhau. Nhiệm vụ cũng được đưa vào thông báo trong Messenger, giúp duy trì trách nhiệm ở vị trí trung tâm trong hoạt động hàng ngày.
Quản lý Lịch và lập kế hoạch
Lịch Lark hỗ trợ lên lịch các cuộc họp, thời hạn, các mốc sprint và ca làm việc của nhân viên trong một hệ thống lịch dùng chung và hợp tác. Nhiệm vụ tự động đồng bộ với ngày hết hạn trên lịch, trong khi các cuộc họp kết nối trực tiếp với các cuộc gọi video và chương trình nghị sự. Tính năng hiển thị tình trạng sẵn sàng giúp tránh trùng lịch, và lớp phủ lịch hỗ trợ các quản lý dự án hình dung tiến độ giữa các nhóm. Dữ liệu lịch cũng được đồng bộ với dấu thời gian điểm danh, giúp việc lên lịch nhân sự và lập kế hoạch năng lực dễ dàng hơn nhiều so với quản lý các lịch độc lập.
Quy trình làm việc và quản lý dữ liệu với mã nguồn thấp
Lark Base thay thế việc triển khai Power Apps phức tạp bằng một hệ thống cơ sở dữ liệu trực quan dành cho các nhóm kinh doanh. Các tổ chức sử dụng Base để tạo hệ thống quản lý tùy chỉnh cho quy trình CRM, trình theo dõi dự án, cơ sở dữ liệu lỗi, bảng chấm công, bảng kiểm kê, phiếu hỗ trợ và nhiều hơn nữa mà không cần thiết lập kỹ thuật. Mỗi bản ghi trong Base bao gồm người phụ trách, mức độ ưu tiên, ngày đến hạn, giai đoạn, tập tin đính kèm và các mối quan hệ. Nhóm và Bộ lọc tạo ra các chế độ xem cá nhân hóa cho các nhà quản lý, nhóm QA hoặc trưởng bộ phận. Liên kết một chiều và hai chiều kết nối các tập dữ liệu trong quy trình làm việc kinh doanh, cung cấp khả năng truy xuất nguồn gốc giữa các nhiệm vụ, khách hàng tiềm năng, lỗi và hồ sơ thanh toán.
Bảng điều khiển trực quan & báo cáo
Bảng điều khiển Lark Base chuyển đổi dữ liệu vận hành thành báo cáo trực quan mà không cần xuất bảng tính sang các nền tảng BI bên ngoài. Các nhà quản lý có thể theo dõi tỷ lệ hoàn thành dự án, phân bổ khối lượng công việc, tình trạng đường ống bán hàng, chu kỳ xử lý lỗi, chỉ số sử dụng thời gian và xu hướng điểm danh từ bảng điều khiển trực tiếp. Các tùy chọn bộ lọc và nhóm cho phép báo cáo chi tiết theo vai trò, bộ phận, sprint hoặc khu vực, cung cấp khả năng hiển thị tức thì hỗ trợ ra quyết định nhanh hơn mà không cần công cụ phân tích bên ngoài.
Điểm danh và chấm công an toàn cho lực lượng lao động
Lark Chấm công ghi lại giờ vào và giờ ra từ thiết bị di động hoặc máy tính để bàn, với tùy chọn xác minh GPS hoặc Wi-Fi để đảm bảo tuân thủ từ xa hoặc tại chỗ. Lịch ca làm việc, quy định làm thêm giờ, thời gian nghỉ, ngày nghỉ lễ và các loại nghỉ phép được quản trị viên cấu hình tập trung. Dữ liệu chấm công tạo ra bảng chấm công sẵn sàng sử dụng, được chuyển vào quy trình tính lương và báo cáo lập kế hoạch nhân sự. Các lần chấm công bị thiếu có thể được chỉnh sửa thông qua yêu cầu phê duyệt, duy trì hồ sơ chấm công rõ ràng, có thể xác minh mà không cần bảng tính hoặc đối chiếu thủ công.
Mẫu vận hành tập trung
Lark cung cấp các mẫu sẵn sàng sử dụng cho các công cụ theo dõi CRM, hệ thống theo dõi lỗi, bảng lập kế hoạch dự án, bảng điều khiển giới thiệu, bảng chấm công, bảng lập kế hoạch sprint và quy trình phê duyệt. Các mẫu này loại bỏ việc thiết lập phức tạp và cho phép nhóm triển khai ngay lập tức các hệ thống làm việc hiệu quả. Các trường, quy tắc tự động hóa, bảng điều khiển, cấu trúc nhiệm vụ và báo cáo được cấu hình sẵn và có thể điều chỉnh khi quy trình làm việc phát triển, giúp việc triển khai nhanh chóng trở nên dễ tiếp cận đối với các nhóm vận hành không chuyên về kỹ thuật.
- Gói dịch vụ Starter: Gói miễn phí vĩnh viễn bao gồm 11 công cụ mạnh mẽ cho tối đa 20 người dùng. Ngoài ra còn có 100GB dung lượng lưu trữ, 1000 lượt chạy tự động hóa, dịch thuật AI và nhiều hơn nữa.
- Gói dịch vụ Basic: 6 USD/người/tháng (thanh toán hàng năm) cho tối đa 500 người dùng. Bao gồm tất cả trong Starter cộng với cuộc gọi nhóm cho tối đa 500 người tham dự, 5TB dung lượng lưu trữ, 1000 lượt tự động hóa và nhiều hơn nữa. Để biết thêm chi tiết, vui lòng liên hệ bộ phận kinh doanh.
- Gói dịch vụ Pro: 12 USD/người/tháng (thanh toán hàng năm) cho tối đa 500 người dùng. Bao gồm tất cả trong Basic cộng với cuộc gọi nhóm cho tối đa 500 người tham dự, 15TB dung lượng lưu trữ, 50.000 lượt tự động hóa và nhiều hơn nữa.
- Gói dịch vụ Doanh nghiệp: Liên hệ bộ phận kinh doanh để có báo giá tùy chỉnh. Hỗ trợ số lượng người dùng không giới hạn và bao gồm nhiều lượt tự động hóa hơn cùng các tính năng bảo mật, tuân thủ và quản lý nâng cao.
Starter
Pro
Enterprise
Starter
For small teams with simple communication needs
$0
/ user / month
20 users max
18 months message history
1-on-1 video meetings
100 GB storage
Lark Docs & Mail
1000 Base automation runs/month
2000 rows per table in Base
Pro
For companies with comprehensive collaboration and management needs
$12
/ user / month
500 users max
Unlimited message history
500-participant video meetings
15 TB storage
Lark Docs & Mail
50k Base automation runs/month
20k rows per table in Base
Enterprise
For large companies with advanced security and organizational management needs
Get a personalized demo and pricing
Unlimited users
Unlimited message history
500-participant video meetings
15 TB storage + 30 GB storage/user
Lark Docs & Mail
500k Base automation runs/month
50k Base automation runs/month
Single sign-on (SSO)
Pro
For companies with comprehensive collaboration and management needs
$12
/ user / month
500 users max
Unlimited message history
500-participant video meetings
15 TB storage
Lark Docs & Mail
50k Base automation runs/month
20k rows per table in Base
2. Google Workspace: Bộ công cụ cộng tác trên đám mây tốt nhất
Google Workspace là một bộ công cụ năng suất gốc đám mây được xây dựng cho các nhóm ưu tiên cộng tác thời gian thực và chia sẻ dễ dàng. Với Tài liệu đám mây, Sheets và Slides được lưu trữ hoàn toàn trực tuyến, các nhóm có thể làm việc cùng nhau đồng thời từ bất kỳ thiết bị nào. Việc tích hợp với Gmail và Google Meet giúp giao tiếp liền mạch giữa các dự án và bộ phận. Workspace được các nhóm phân tán sử dụng rộng rãi, những nhóm cần chỉnh sửa nhanh trên trình duyệt mà không cần các phiên bản tập tin truyền thống.
Nguồn hình ảnh: workspace.google.com
Các tính năng chính:
- Cùng chỉnh sửa thời gian thực trong Tài liệu đám mây, Sheets và Slides.
- Gmail, Drive và Lịch được tích hợp trong một môi trường dùng chung.
- Google Meet cho cuộc gọi video, ghi âm và chia sẻ màn hình.
- Ổ đĩa dùng chung hỗ trợ quyền sở hữu và quyền ở cấp nhóm.
Ưu điểm:
- Chỉnh sửa theo thời gian thực hàng đầu cho cộng tác nhiều người dùng.
- Dễ dàng thiết lập trên nhiều thiết bị với quá trình làm quen tối thiểu.
- Tích hợp mạnh mẽ giữa email, trong giai đoạn thử nghiệm và cuộc họp.
Nhược điểm:
- Khả năng sử dụng ngoại tuyến hạn chế đối với các tập tin lớn.
- Nhiều công cụ nâng cao yêu cầu gói dịch vụ cấp cao hơn.
Giá cả:
- Kinh doanh khởi đầu: $7/người/tháng.
- Kinh doanh tiêu chuẩn: 14 USD/người/tháng.
- Kinh doanh nâng cao: 22 USD/người/tháng.
- Doanh nghiệp: Liên hệ bộ phận bán hàng để biết giá.
3. OnlyOffice: Giải pháp thay thế Office tự lưu trữ tốt nhất
OnlyOffice được thiết kế cho các tổ chức muốn kiểm soát hoàn toàn môi trường tài liệu của mình thông qua lưu trữ tại chỗ hoặc đám mây riêng. Nó cung cấp khả năng tương thích mạnh mẽ với các định dạng Microsoft Office và bao gồm các tính năng chỉnh sửa cộng tác hoạt động tốt cho các nhóm tập trung vào kỹ thuật hoặc bảo mật. Các công ty thường chọn OnlyOffice khi họ cần cả khả năng cộng tác và quản trị dữ liệu nghiêm ngặt. Bộ ứng dụng này cũng tích hợp với các nền tảng phổ biến, giúp việc triển khai linh hoạt cho các môi trường được quản lý bởi bộ phận CNTT.
Nguồn hình ảnh: onlyoffice.com
Các tính năng chính:
- Trình chỉnh sửa dựa trên web tương đồng chặt chẽ với định dạng của Microsoft Office.
- Tùy chọn triển khai tự lưu trữ hoặc trên đám mây.
- Chỉnh sửa đồng thời theo thời gian thực với quyền truy cập chi tiết.
- Tích hợp với Nextcloud, ownCloud và SharePoint.
Ưu điểm:
- Lựa chọn mạnh mẽ cho các tổ chức ưu tiên vị trí lưu trữ dữ liệu.
- Độ trung thực cao của tài liệu với các loại tập tin MS Office.
- Giao diện chỉnh sửa nhẹ và hiện đại.
Nhược điểm:
- Yêu cầu chuyên môn về máy chủ cho các thiết lập tự lưu trữ.
- Hiệu suất cộng tác phụ thuộc vào chất lượng lưu trữ.
Giá:
- Ứng dụng máy tính để bàn: Miễn phí
- Giấy phép máy chủ Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
4. LibreOffice: Lựa chọn thay thế Office mã nguồn mở tốt nhất khi sử dụng ngoại tuyến
LibreOffice là một bộ công cụ năng suất miễn phí dành cho người dùng ưa thích chỉnh sửa ngoại tuyến và kiểm soát hoàn toàn đối với tài liệu của mình. Nó bao gồm các công cụ mạnh mẽ trên máy tính để viết, bảng tính và thuyết trình, khiến nó trở nên lý tưởng cho các tổ chức làm việc trong môi trường an toàn hoặc có kết nối thấp. Tính chất mã nguồn mở của nó cũng mang lại sự linh hoạt cho việc tùy chỉnh.
Nguồn hình ảnh: libreoffice.org
Các tính năng chính:
- Cung cấp Writer, Calc, Impress, Draw và Base để tạo tài liệu ngoại tuyến.
- Mở và lưu các định dạng Microsoft Office với khả năng tương thích ổn định.
- Hỗ trợ tiện ích mở rộng và tùy chỉnh nâng cao cho các quy trình làm việc chuyên biệt.
- Hoàn toàn mã nguồn mở với các bản cập nhật liên tục từ cộng đồng.
Ưu điểm:
- Miễn phí vĩnh viễn, không yêu cầu đăng ký thuê bao.
- Hoạt động hoàn toàn ngoại tuyến cho môi trường an toàn hoặc từ xa.
- Hiệu suất ổn định cho các tài liệu lớn hoặc phức tạp.
Nhược điểm:
- Không có khả năng cộng tác theo thời gian thực.
- Giao diện cảm giác cũ hơn so với các bộ ứng dụng đám mây hiện đại.
Giá cả:
- Hoàn toàn miễn phí và mã nguồn mở.
5. WPS Office: Bộ ứng dụng di động nhẹ tốt nhất
WPS Office là một bộ ứng dụng năng suất gọn nhẹ, nổi tiếng với hiệu suất nhanh trên các thiết bị di động và máy tính để bàn. Giao diện quen thuộc của nó giúp việc chỉnh sửa tài liệu trở nên dễ dàng, đặc biệt đối với những người dùng chuyển từ Microsoft Office. Với các công cụ PDF tích hợp và tùy chọn lưu trữ đám mây, WPS được ưa chuộng bởi các nhóm ưu tiên di động và những người làm việc tự do. Đây là một lựa chọn thực tế cho người dùng muốn có trải nghiệm chỉnh sửa đơn giản, giá cả phải chăng trên nhiều thiết bị.
Nguồn hình ảnh: wps.com
Các tính năng chính:
- Ứng dụng hợp nhất cho Tài liệu, Bảng tính, Bài thuyết trình và các công cụ PDF.
- Khả năng chỉnh sửa mạnh mẽ trên thiết bị di động Android và iOS.
- Đồng bộ đám mây trên nhiều thiết bị để truy cập nhanh chóng.
- Chỉnh sửa, ký và chuyển đổi PDF tích hợp sẵn.
Ưu điểm:
- Nhẹ và nhanh ngay cả trên các thiết bị cũ.
- Trải nghiệm di động xuất sắc so với hầu hết các lựa chọn thay thế Office.
- Hỗ trợ nhiều định dạng tập tin.
Nhược điểm:
- Gói dịch vụ miễn phí có quảng cáo.
- Công cụ hợp tác nhóm hạn chế.
Giá cả:
- Có gói dịch vụ miễn phí
- WPS tiêu chuẩn: Miễn phí.
- WPS pro: $2,99/tháng
- WPS AI: 9,99 USD/tháng
- WPS Pro + AI (ưu đãi kết hợp): 10,83 USD/tháng
6. Zoho Không gian làm việc: Bộ công cụ năng suất kinh doanh tốt nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Zoho Không gian làm việc kết hợp email, tài liệu, trò chuyện, trong giai đoạn thử nghiệm và các công cụ cộng tác vào một hệ sinh thái được xây dựng cho các nhóm nhỏ và vừa. Đây là một lựa chọn nhẹ hơn và tiết kiệm hơn so với Microsoft 365 nhưng vẫn hỗ trợ giao tiếp đa nhóm và tạo nội dung. Bộ công cụ này tích hợp tốt với Zoho CRM, Projects và các ứng dụng kinh doanh khác, khiến nó phù hợp cho các tổ chức vận hành nhiều chức năng kinh doanh trên cùng một nền tảng. Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ chọn Không gian làm việc vì sự đơn giản và mức giá ổn định.
Nguồn hình ảnh: zoho.com
Các tính năng chính:
- Zoho Mail với các quy tắc kinh doanh, bộ lọc và kiểm soát quản trị.
- Writer, Sheet và Show để chỉnh sửa tài liệu trên nền tảng đám mây.
- Zoho Cliq và Zoho Meeting để giao tiếp.
- Tích hợp mượt mà với Zoho CRM, Projects và Books.
Ưu điểm:
- Rất phải chăng và phù hợp với ngân sách của các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Hệ sinh thái hợp nhất cho giao tiếp, tài liệu và quy trình làm việc.
- Bảo mật mạnh mẽ và quản lý dành cho quản trị viên.
Nhược điểm:
- Sự hợp tác cảm thấy kém linh hoạt hơn so với Google Workspace.
- Giao diện người dùng khác nhau giữa các ứng dụng Zoho.
Giá cả:
- Gói dịch vụ miễn phí: Miễn phí vĩnh viễn cho tối đa 5 người dùng
- Starter: 3 USD/người dùng/tháng
- Professional: 6 USD/người dùng/tháng
7. Apple iWork: Tốt nhất cho người dùng hệ sinh thái Apple
Apple iWork mang đến trải nghiệm tài liệu sạch sẽ, hiện đại cho các nhóm hoàn toàn sử dụng macOS, iOS và iCloud. Pages, Numbers và Keynote cung cấp khả năng thiết kế trực quan với kết quả hiển thị mạnh mẽ, lý tưởng cho các nhiệm vụ sáng tạo và thuyết trình. Với khả năng cộng tác thời gian thực qua iCloud, các nhóm có thể làm việc cùng nhau trên các thiết bị Apple một cách dễ dàng. iWork vẫn là lựa chọn liền mạch cho người dùng muốn có trải nghiệm tinh tế, tích hợp mà không cần trả phí đăng ký.
Nguồn hình ảnh: apple.com
Các tính năng chính:
- Pages, Numbers và Keynote để tạo tài liệu chất lượng cao.
- Cộng tác liền mạch theo thời gian thực qua iCloud.
- Mẫu thiết kế phong phú cho báo cáo, tờ rơi và trang trình chiếu.
- Tích hợp chặt chẽ với FaceTime, Tin nhắn và phần cứng của Apple.
Ưu điểm:
- Miễn phí cho tất cả người dùng thiết bị Apple.
- Mẫu và công cụ thiết kế đẹp mắt, được trau chuốt.
- Đồng bộ dễ dàng trên iPhone, iPad và Mac.
Nhược điểm:
- Tương thích hạn chế đối với người dùng Windows và Android.
- Không lý tưởng cho việc phân tích bảng tính chuyên sâu.
Giá:
- Miễn phí cho người dùng macOS và iOS
8. Polaris Office: Trình chỉnh sửa tài liệu đa thiết bị tốt nhất
Polaris Office được xây dựng cho những người dùng cần truy cập và chỉnh sửa tài liệu trên máy tính để bàn, máy tính bảng và điện thoại thông minh. Nó hỗ trợ nhiều định dạng tập tin, giúp dễ dàng mở tài liệu Microsoft Office, PDF và các tài liệu lưu trữ trên đám mây mà không gặp vấn đề về khả năng tương thích. Tính năng đồng bộ đám mây của nền tảng giúp các nhóm duy trì sự thống nhất trên nhiều thiết bị. Điều này đặc biệt hữu ích cho các chuyên gia di động cần chuyển đổi giữa các thiết bị trong suốt cả ngày.
Nguồn hình ảnh: polarisoffice.com
Các tính năng chính:
- Hỗ trợ các tập tin MS Office, PDF và các định dạng văn bản phổ biến.
- Đồng bộ đám mây qua Google Drive, Dropbox và Polaris Cloud.
- Công cụ chỉnh sửa ưu tiên cho thiết bị di động, tối ưu hóa cho cảm ứng.
- Hỗ trợ đa nền tảng trên Windows, iOS và Android.
Ưu điểm:
- Lý tưởng cho các nhóm làm việc chủ yếu trên điện thoại di động.
- Giao diện sạch sẽ và dễ sử dụng.
- Khả năng tương thích mạnh mẽ với các định dạng tập tin chính.
Nhược điểm:
- Quảng cáo trong phiên bản miễn phí.
- Tính năng cộng tác bị giới hạn.
Giá:
- Có gói dịch vụ miễn phí
- Gói dịch vụ Kinh doanh: 7,99 USD/người/tháng khi thanh toán hàng tháng và 6,99 USD/người/tháng khi thanh toán hàng năm.
9. Apache OpenOffice: Phần mềm thay thế Office trên máy tính để bàn cổ điển tốt nhất
Apache OpenOffice là một trong những bộ ứng dụng văn phòng mã nguồn mở nguyên bản, mang đến trải nghiệm đơn giản cho việc soạn thảo văn bản, bảng tính và thuyết trình. Đây là lựa chọn lý tưởng cho người dùng muốn có giải pháp ổn định, lâu dài và hoạt động ngoại tuyến mà không cần đăng ký. Giao diện vẫn quen thuộc và đơn giản, giúp người dùng máy tính để bàn truyền thống dễ dàng thích nghi. Các tiện ích mở rộng và mẫu của nó cũng hỗ trợ tùy chỉnh cho các quy trình làm việc khác nhau.
Nguồn hình ảnh: openoffice.org
Tính năng chính:
- Writer, Calc, Impress và Draw cho mọi nhu cầu văn phòng cốt lõi.
- Hoạt động hoàn toàn ngoại tuyến, không phụ thuộc vào đám mây.
- Tương thích tốt với các loại tập tin Microsoft cũ.
- Mô hình phát triển mã nguồn mở.
Ưu điểm:
- Hoàn toàn miễn phí để sử dụng.
- Đáng tin cậy cho các tài liệu kinh doanh cơ bản.
- Hoạt động tốt trên phần cứng cũ.
Nhược điểm:
- Không có cộng tác theo thời gian thực.
- Cập nhật và tính năng mới được triển khai chậm.
Giá:
- Miễn phí 100%
10. FreeOffice: Bộ ứng dụng văn phòng cá nhân đơn giản tốt nhất
FreeOffice cung cấp một bộ công cụ nhẹ, dễ cài đặt để tạo và chỉnh sửa tài liệu cơ bản. Nó được thiết kế cho cá nhân và các nhóm nhỏ muốn có chức năng đơn giản mà không cần sự phức tạp của các bộ ứng dụng văn phòng đầy đủ. Với khả năng tương thích cao với các định dạng tập tin phổ biến, FreeOffice hỗ trợ công việc viết và bảng tính hàng ngày. Nó thu hút những người dùng ưa thích các công cụ máy tính để bàn gọn gàng, nhanh chóng và hoạt động mà không phụ thuộc vào đám mây.
Nguồn hình ảnh: freeoffice.com
Các tính năng chính:
- Bao gồm TextMaker, PlanMaker và Presentations.
- Tương thích mượt mà với các định dạng DOCX, XLSX và PPTX.
- Hoạt động hiệu quả ngay cả trên máy tính cấu hình thấp.
- Nâng cấp tùy chọn lên SoftMaker Office để có các công cụ nâng cao.
Ưu điểm:
- Rất nhẹ và thân thiện với người mới bắt đầu.
- Miễn phí cho cả mục đích cá nhân và kinh doanh.
- Giao diện quen thuộc giống MS Office cổ điển.
Nhược điểm:
- Bộ tính năng Basic so với các bộ ứng dụng đám mây hiện đại.
- Khả năng cộng tác tối thiểu và không có đồng chỉnh sửa theo thời gian thực.
Giá:
- Phiên bản miễn phí
- Nâng cấp SoftMaker Office: từ $39,95 (một lần)
Điều gì tạo nên một lựa chọn thay thế Microsoft Office mạnh mẽ
Một lựa chọn thay thế mạnh mẽ cho Microsoft Office cần cân bằng giữa việc chỉnh sửa tài liệu, độ sâu hợp tác và sự dễ sử dụng mà không buộc các nhóm phải đối mặt với sự phức tạp không cần thiết. Nhiều người dùng tìm kiếm các lựa chọn thay thế cho Microsoft 365, đặc biệt trên các chủ đề thảo luận về Microsoft 365 alternatives trên Reddit, mong muốn một bộ công cụ nhẹ hơn, nhanh hơn và dễ quản lý hơn. Chi phí cũng là một yếu tố quan trọng, và việc các nhóm đặt câu hỏi “Có lựa chọn thay thế nào rẻ hơn Microsoft 365 không?” khi so sánh các công cụ phục vụ công việc hàng ngày là điều phổ biến. Những lựa chọn thay thế tốt nhất cung cấp khả năng đồng chỉnh sửa theo thời gian thực, giao tiếp mượt mà, cuộc họp tích hợp, ứng dụng di động Lark và quản trị đơn giản, giúp các nhóm duy trì năng suất ngay cả khi không có gói đăng ký Microsoft 365 đầy đủ. Các điểm dưới đây nêu bật những yếu tố chính mà các nhóm cân nhắc khi chọn lựa một giải pháp thay thế.
- Chỉnh sửa tài liệu và độ sâu hợp tác: Các nhóm cần kiểm tra xem có yêu cầu đồng chỉnh sửa theo thời gian thực hay chỉ chỉnh sửa ngoại tuyến cơ bản.
- Cuộc họp và lịch: Một số nền tảng bao gồm cuộc gọi video tích hợp, trong khi những nền tảng khác dựa vào công cụ bên ngoài.
- Tùy chọn giao tiếp: Trò chuyện hợp nhất hoặc email có thể giúp giữ công việc được tập trung thay vì bị phân tán trên nhiều ứng dụng.
- Quản lý quy trình làm việc: Các công cụ có thể cung cấp nhiệm vụ, phê duyệt hoặc cơ sở dữ liệu hỗ trợ các hoạt động tổng thể.
- Trải nghiệm di động: Chất lượng ứng dụng Android và iOS quyết định mức độ hiệu quả khi nhóm làm việc khi di chuyển.
- Bảo mật và kiểm soát quản trị: Quyền truy cập, chính sách, hỗ trợ SSO và chứng nhận tuân thủ giúp bảo vệ dữ liệu của tổ chức.
- Hiệu quả chi phí: Nhiều nhóm thích không phải trả tiền cho các tính năng mà họ hiếm khi sử dụng hoặc khó quản lý.
Sử dụng hàng ngày: Các trường hợp khi mọi người cần không gian làm việc văn phòng đầy đủ
Các nhóm thường nhận ra rằng các trình chỉnh sửa tài liệu cơ bản hoặc các ứng dụng độc lập không thể hỗ trợ mức độ phối hợp, giao tiếp và chiều sâu quy trình công việc cần thiết cho hoạt động hàng ngày. Không gian làm việc đầy đủ mang lại nhiều cấu trúc hơn, giảm việc chuyển đổi và loại bỏ dữ liệu bị phân mảnh. Dưới đây là những tình huống mà nền tảng tất cả trong một trở thành lựa chọn mạnh mẽ hơn:
- Nhóm làm việc từ xa cần trò chuyện, tài liệu, và cuộc họp ở cùng một nơi: Nhóm làm việc từ xa phụ thuộc nhiều vào hợp tác thời gian thực. Một không gian làm việc đầy đủ giữ tài liệu, trò chuyện, nhiệm vụ và cuộc gọi video cùng nhau, giúp công việc luôn được kết nối và dễ dàng theo dõi. Điều này ngăn ngừa sự nhầm lẫn và cải thiện khả năng hiển thị giữa các múi giờ.
- SMB tránh sự phức tạp của Power Platform: Các nhóm nhỏ có thể không có đủ nguồn lực kỹ thuật để quản lý các ứng dụng Power nặng, các trình kết nối hoặc cấu hình SharePoint. Một không gian làm việc hợp nhất loại bỏ khó khăn trong việc thiết lập và cung cấp các công cụ cộng tác sẵn sàng sử dụng, hoạt động ngay lập tức.
- Các công ty đại lý theo dõi thời gian và dự án: Các công ty đại lý quản lý nhiều khách hàng, tiến độ và sản phẩm bàn giao. Một không gian làm việc đầy đủ giúp theo dõi nhiệm vụ, thu thập tài liệu, và quản lý chấm công mà không cần dựa vào các công cụ quản lý dự án hoặc bảng tính riêng biệt.
- Nhóm vận hành chạy CRM và quy trình làm việc: Nhóm vận hành thường cần cơ sở dữ liệu tùy chỉnh, phê duyệt và tự động hóa quy trình. Một nền tảng hợp nhất giúp dễ dàng xây dựng quy trình làm việc và kết nối dữ liệu mà không cần mã hoặc tích hợp bên ngoài.
- Bộ phận nhân sự xử lý phê duyệt và chấm công: Các quy trình nhân sự như đơn xin nghỉ phép, nhật ký chấm công, phân công nhiệm vụ và tiếp nhận nhân viên mới hoạt động hiệu quả hơn khi được liên kết với tin nhắn, lịch và tài liệu dùng chung.
- Nhóm phân tán thay thế nhiều gói đăng ký: Các nhóm làm việc ở nhiều khu vực giảm chi phí và sự phức tạp bằng cách hợp nhất tin nhắn, tài liệu, cuộc họp, lịch và quy trình làm việc vào một không gian làm việc thay vì phải xoay sở với nhiều công cụ trả phí.
Kết luận
Việc lựa chọn giải pháp thay thế Microsoft 365 phù hợp phụ thuộc vào việc nhóm của bạn cần chỉnh sửa tài liệu đơn giản hay một Không gian làm việc được kết nối đầy đủ. Các bộ phần mềm truyền thống như LibreOffice, OnlyOffice và OpenOffice lý tưởng cho người dùng ngoại tuyến, trong khi Google Workspace, Zoho Không gian làm việc và WPS Office cung cấp khả năng chỉnh sửa dựa trên đám mây mạnh mẽ. Tuy nhiên, nhiều nhóm hiện đại cần nhiều hơn là tài liệu; họ cần trò chuyện, cuộc họp, lập lịch, quản lý nhiệm vụ, phê duyệt và tự động hóa quy trình làm việc.
Đây là lúc Lark nổi bật như một giải pháp hợp nhất. Thay vì phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng của Microsoft, Lark mang trò chuyện, tài liệu, bảng tính, cuộc họp, lịch, nhiệm vụ, phê duyệt và cơ sở dữ liệu vào cùng một Không gian làm việc. Điều này giúp các nhóm giảm bớt sự phức tạp, tối ưu hóa giao tiếp và duy trì quy trình làm việc nhất quán trên tất cả các bộ phận. Đối với các nhóm đang tìm kiếm giải pháp thay thế Microsoft 365, các cuộc thảo luận trên Reddit cũng thường nhấn mạnh nhu cầu về các công cụ đơn giản hơn, loại bỏ sự phức tạp khi thiết lập, điều mà các Không gian làm việc hợp nhất giải quyết hiệu quả.
Dù tổ chức của bạn hoạt động từ xa, kết hợp hay hoàn toàn tại văn phòng, mục tiêu là chọn một công cụ phù hợp với cách nhóm của bạn làm việc, cộng tác và phát triển. Một Không gian làm việc được kết nối đảm bảo bạn dành ít thời gian hơn để quản lý công cụ và nhiều thời gian hơn để thúc đẩy công việc tiến lên.
Câu hỏi thường gặp
Microsoft 365 có đáng để sử dụng không?
Microsoft 365 vẫn là một lựa chọn mạnh mẽ cho các nhóm phụ thuộc nhiều vào Outlook, SharePoint hoặc quy trình làm việc dựa trên Excel. Tuy nhiên, nhiều tổ chức hiện nay tìm kiếm các hệ thống đơn giản hơn, thống nhất hơn để giảm nhu cầu phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng. Đó là lý do một số nhóm so sánh Microsoft 365 với các nền tảng như Lark, nơi tập trung trò chuyện, tài liệu, cuộc họp và quy trình làm việc vào một chỗ. Giá trị thực sự phụ thuộc vào việc bạn cần nhiều công cụ độc lập hay ưu tiên một không gian làm việc kết nối.
Các lựa chọn thay thế Microsoft Office có hỗ trợ chỉnh sửa ngoại tuyến cho các địa điểm ở xa không?
Vâng, có nhiều lựa chọn thay thế bao gồm khả năng hoạt động ngoại tuyến. Các công cụ như LibreOffice hoặc FreeOffice hoạt động hoàn toàn ngoại tuyến cho việc viết hoặc bảng tính, trong khi các nền tảng đám mây cung cấp chế độ ngoại tuyến một phần cho các nhiệm vụ thiết yếu. Một số không gian làm việc hợp nhất, bao gồm Lark, cho phép các nhóm tiếp tục soạn thảo tài liệu hoặc chuẩn bị ghi chú ngay cả khi internet không ổn định, và sẽ đồng bộ mọi thứ khi kết nối được khôi phục.
Các giải pháp thay thế có thể thay thế quy trình làm việc của SharePoint và Power Apps không?
Việc thay thế SharePoint hoặc Power Apps phụ thuộc vào mức độ tự động hóa mà nhóm của bạn cần. Một số công cụ cung cấp phiên bản đơn giản của cơ sở dữ liệu, định tuyến nhiệm vụ và quy trình phê duyệt. Các nền tảng như Lark cung cấp cơ sở dữ liệu low-code, phê duyệt và tự động hóa quy trình làm việc trong một môi trường, giúp các nhóm không chuyên về kỹ thuật dễ dàng xây dựng quy trình mà không cần thiết kế đầy đủ các trang SharePoint hoặc Power Apps.
Những lựa chọn thay thế Microsoft 365 nào hoạt động tốt nhất cho các nhóm Android?
Đối với các nhóm sử dụng Android nhiều, các bộ công cụ đám mây như Google Workspace hoặc WPS Office mang lại hiệu suất di động mạnh mẽ với khả năng đồng bộ mượt mà trên nhiều thiết bị. Các nền tảng hợp nhất như Lark cũng cung cấp trải nghiệm ưu tiên di động nhất quán bằng cách kết hợp nhắn tin, cuộc họp, tài liệu và lập lịch trong một ứng dụng, hữu ích cho các nhóm dựa vào điện thoại để làm việc ngoài hiện trường hoặc cộng tác từ xa.
Các lựa chọn thay thế Office miễn phí có đủ an toàn để sử dụng cho doanh nghiệp không?
Các công cụ văn phòng miễn phí thường bao gồm các tính năng bảo mật cơ bản như mã hóa tập tin và lưu trữ ngoại tuyến. Đối với các nhóm cần kiểm soát tuân thủ chặt chẽ hơn, các nền tảng đám mây thường cung cấp các biện pháp bảo vệ mạnh mẽ hơn. Ví dụ, Lark cung cấp bảo mật cấp Enterprise với quyền, nhật ký kiểm tra và chính sách quản trị tập trung, mang lại cho tổ chức một môi trường được kiểm soát nhiều hơn so với phần mềm miễn phí độc lập.
Đọc liên quan
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
