Quy trình phê duyệt SharePoint: Thiết lập, Các loại, Thực tiễn tốt nhất Bản sao
Ryan Tanner
Chuyên gia Tiếp thị Sản phẩm
9 thg 9, 2026
Ryan Tanner
9 thg 9, 2026
Đọc trong 16 phút
Quy trình phê duyệt là yếu tố thiết yếu để duy trì tài liệu, nội dung và các yêu cầu hàng ngày của tổ chức theo cách có cấu trúc và tuân thủ. Đối với các nhóm làm việc trong Microsoft 365, một quy trình làm việc phê duyệt SharePoint giúp đảm bảo mọi tập tin, dù là chính sách, hóa đơn, hợp đồng hay bản cập nhật nội bộ, đều được chuyển qua đúng người xem xét trước khi được hoàn tất hoặc xuất bản. Các quy trình làm việc này giảm bớt công sức thủ công bằng cách tự động hóa các bước xem xét nhiều giai đoạn giữa các bộ phận và loại tài liệu khác nhau.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu cách quy trình làm việc phê duyệt SharePoint hoạt động, cách xây dựng chúng bằng cài đặt cổ điển và Power Automate, các trường hợp sử dụng phổ biến, cũng như những hạn chế cần lưu ý. Hãy đến và xem hướng dẫn cá nhân của bạn tại đây.
Quy trình làm việc phê duyệt SharePoint là gì?
Một quy trình phê duyệt SharePoint là một quy trình tự động định tuyến các tài liệu, mục danh sách hoặc trang SharePoint Online đến những người phê duyệt được chỉ định để xác thực trước khi chúng được xuất bản, chia sẻ hoặc xử lý. Nó giúp các tổ chức duy trì kiểm soát, đảm bảo tuân thủ và chuẩn hóa các chu kỳ xem xét cho nhiều loại nội dung khác nhau. Một quy trình phê duyệt tài liệu SharePoint điển hình bao gồm các bước như gửi một tập tin, thông báo cho người phê duyệt, ghi nhận ý kiến, cập nhật trạng thái phê duyệt và xuất bản phiên bản cuối cùng khi đã phê duyệt.
Trong SharePoint Online, hầu hết các quy trình phê duyệt hiện đại được vận hành bởi các quy trình phê duyệt tài liệu Power Automate cho SharePoint, cho phép các nhóm xây dựng định tuyến nhiều cấp, song song hoặc có điều kiện dựa trên siêu dữ liệu. Dù được sử dụng cho hợp đồng, hóa đơn, SOP, tài liệu onboarding hoặc nội dung nội bộ, một quy trình SharePoint để phê duyệt tài liệu giúp loại bỏ việc theo dõi thủ công. Nó đảm bảo mọi yêu cầu đều đi qua một quy trình có cấu trúc và có thể theo dõi. Điều này khiến các quy trình phê duyệt trở thành một phần cốt lõi của quản trị tài liệu hiệu quả trong môi trường Microsoft 365.
Nguồn hình ảnh: microsoft.com
Quy trình phê duyệt trong SharePoint hoạt động như thế nào (từng bước)
Một quy trình phê duyệt SharePoint tuân theo một trình tự có cấu trúc, di chuyển một tài liệu hoặc mục danh sách từ khi tạo đến khi xuất bản cuối cùng. Dù được xây dựng thông qua cài đặt gốc hay quy trình phê duyệt tài liệu bằng Power Automate cho SharePoint, mỗi bước đều đảm bảo sự rõ ràng, trách nhiệm và khả năng hiển thị toàn bộ quy trình.
Bước 1: Tải lên hoặc tạo một tài liệu/mục danh sách
Quy trình bắt đầu khi người dùng tải lên một tài liệu, thêm một tập tin mới hoặc tạo một mục danh sách SharePoint. Mục này sẽ vào thư viện nơi các quy tắc phê duyệt được áp dụng. Siêu dữ liệu như bộ phận, loại tài liệu hoặc chủ sở hữu thường xác định logic định tuyến.
Bước 2: Kích hoạt bắt đầu tự động hoặc thủ công
Tùy thuộc vào cấu hình, quy trình phê duyệt có thể tự động khởi chạy khi tập tin được tạo hoặc chỉnh sửa. Người dùng cũng có thể kích hoạt phê duyệt thủ công từ menu mục. Logic có điều kiện trong Power Automate có thể đảm bảo rằng chỉ những tập tin cụ thể mới cần được xem xét.
Bước 3: Người phê duyệt nhận yêu cầu
Khi được kích hoạt, người phê duyệt được chỉ định sẽ nhận yêu cầu qua email, Teams hoặc thông báo Power Automate. Thông điệp này bao gồm chi tiết mục, hướng dẫn và liên kết phê duyệt trực tiếp. Người xem xét có thể mở tập tin ngay lập tức để bắt đầu đánh giá.
Bước 4: Người phê duyệt phê duyệt/từ chối/bình luận
Người phê duyệt xem xét tài liệu và chọn phê duyệt, từ chối hoặc để lại bình luận yêu cầu thay đổi. Quyết định của họ được ghi lại trong SharePoint để lưu trữ hồ sơ. Chuỗi phê duyệt song song hoặc nhiều cấp cũng có thể được kích hoạt khi cần.
Nguồn hình ảnh: microsoft.com
Bước 5: Cập nhật trạng thái tài liệu (Đã phê duyệt/Bị từ chối/Đang chờ)
Sau khi một hành động được thực hiện, SharePoint sẽ tự động cập nhật trạng thái phê duyệt của mục. Trạng thái như Đã phê duyệt, Bị từ chối hoặc Đang chờ sẽ xuất hiện trong thuộc tính của tài liệu. Điều này giúp các nhóm nhanh chóng nắm bắt tiến độ mà không cần phải tìm kiếm qua email.
Bước 6: Phiên bản được xuất bản hoặc vẫn ở dạng bản nháp
Nếu được phê duyệt, tài liệu sẽ được xuất bản dưới dạng phiên bản chính hiển thị cho nhiều người xem hơn. Nếu bị từ chối, nó sẽ ở chế độ bản nháp cho đến khi hoàn tất chỉnh sửa. Lịch sử phiên bản của SharePoint đảm bảo tính minh bạch trong suốt các bản cập nhật và chỉnh sửa.
Bước 7: Thông báo cho các bên liên quan
Khi quy trình làm việc hoàn tất, các bên liên quan sẽ nhận được thông báo tự động tóm tắt kết quả. Điều này giúp mọi người thống nhất và giảm nhu cầu theo dõi thủ công. Các thông báo bao gồm nhận xét, trạng thái cuối cùng và, nếu cần, các bước tiếp theo.
Ví dụ quy trình phê duyệt SharePoint phổ biến
Các tổ chức sử dụng quy trình phê duyệt của SharePoint để hợp lý hóa các chu kỳ xem xét giữa các bộ phận và loại tài liệu. Dưới đây là những tình huống thực tế phổ biến nhất mà quy trình phê duyệt tài liệu hoặc danh sách của SharePoint đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ.
- Phê duyệt xuất bản tài liệu: Các nhóm thường sử dụng thư viện SharePoint để lưu trữ các chính sách, quy trình vận hành chuẩn (SOP), tài liệu kỹ thuật và hướng dẫn nội bộ. Việc phê duyệt đảm bảo rằng chỉ những nội dung đã được xác minh và xem xét mới được xuất bản. Điều này giúp tài liệu chính xác và ngăn chặn các thay đổi trái phép được đưa lên.
- Phê duyệt nội dung cho các trang SharePoint Online: Các trang SharePoint hiện đại cho phép tạo trang để đăng tin tức, cập nhật và nội dung nội bộ. Một quy trình làm việc phê duyệt trong SharePoint Online đảm bảo mọi trang đều được xem xét trước khi xuất bản. Điều này duy trì chất lượng giao tiếp và ngăn chặn thông tin sai hoặc không chính xác đến với nhân viên.
- Phê duyệt yêu cầu nghỉ phép: Nhiều tổ chức quản lý việc nghỉ phép thông qua quy trình làm việc phê duyệt danh sách SharePoint. Nhân viên gửi yêu cầu nghỉ phép và người quản lý sẽ tự động nhận nhiệm vụ phê duyệt. Tự động hóa quy trình này giúp giảm tải cho bộ phận nhân sự và cung cấp hồ sơ rõ ràng cho việc chấm công và lập lịch.
- Phê duyệt hóa đơn và yêu cầu mua hàng: Các nhóm tài chính dựa vào quy trình làm việc có cấu trúc để xác thực hóa đơn nhà cung cấp, yêu cầu chi phí và đơn đặt hàng. Sử dụng quy trình làm việc SharePoint cho việc phê duyệt tài liệu, các mục được chuyển tiếp dựa trên siêu dữ liệu như số tiền hoặc bộ phận. Điều này cải thiện tuân thủ, giảm rủi ro và tăng tốc xử lý tài chính.
- Sản phẩm bàn giao cho khách hàng hoặc quy trình chuyển tiếp hợp đồng: Các nhóm dự án thường lưu trữ sản phẩm bàn giao, đề xuất và hợp đồng trong thư viện SharePoint. Quy trình phê duyệt cho phép các nhóm pháp lý, quản lý hoặc đối tác khách hàng xem xét tài liệu trước khi chia sẻ ra bên ngoài. Điều này giảm thiểu lỗi, tăng cường trách nhiệm và giữ mọi phiên bản được theo dõi trong một hệ thống tập trung.
Các phương pháp tốt nhất để tạo quy trình làm việc phê duyệt tài liệu trong SharePoint Online
Xây dựng một quy trình phê duyệt SharePoint hiệu quả đòi hỏi phải có kế hoạch kỹ lưỡng và cấu trúc nhất quán. Những thực tiễn tốt nhất này giúp đảm bảo độ chính xác, phê duyệt nhanh hơn và giảm thiểu lỗi quy trình, đặc biệt trong các thư viện tài liệu phức tạp.
- Sử dụng các trường siêu dữ liệu rõ ràng: Các trường siêu dữ liệu như Phòng ban, Loại tài liệu hoặc Số tiền điều hướng quy trình phê duyệt tài liệu trong SharePoint. Các trường rõ ràng, tiêu chuẩn hóa giúp Power Automate dễ dàng xác định đúng người phê duyệt. Chúng cũng cải thiện khả năng lọc, báo cáo và độ tin cậy của quy trình.
- Thêm mức quyền dựa trên vai trò: Gán quyền dựa trên vai trò người dùng, chẳng hạn như người đóng góp, người đánh giá hoặc người phê duyệt. Điều này đảm bảo chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể gửi, chỉnh sửa hoặc phê duyệt mục. Kiểm soát dựa trên vai trò giúp duy trì tính toàn vẹn dữ liệu và giảm thiểu thay đổi ngoài ý muốn.
- Bật tính năng quản lý phiên bản: Bật lịch sử phiên bản để theo dõi các chỉnh sửa trong quá trình phê duyệt. Điều này giúp tránh nhầm lẫn nếu nhiều người phê duyệt cung cấp phản hồi hoặc thay đổi. Quản lý phiên bản cũng hỗ trợ khôi phục, đảm bảo tuân thủ và khả năng kiểm toán.
- Thiết lập người phê duyệt dự phòng: Khi người phê duyệt chính không có mặt, người phê duyệt dự phòng sẽ ngăn chặn sự chậm trễ trong quy trình làm việc. Thêm người phê duyệt dự phòng đảm bảo rằng các yêu cầu quan trọng, như hóa đơn hoặc hợp đồng, không bị đình trệ. Điều này đặc biệt hữu ích cho các phê duyệt nhiều cấp hoặc dựa trên SLA.
- Sử dụng nhắc nhở cho SLA: Thêm nhắc nhở trong Power Automate để đáp ứng các thỏa thuận mức dịch vụ. Thông báo tự động giúp giữ cho người phê duyệt có trách nhiệm và ngăn chặn các mục bị đình trệ. Điều này rất quan trọng đối với các quy trình làm việc nhạy cảm về thời gian, chẳng hạn như xác thực tài chính hoặc bàn giao cho khách hàng.
- Chuẩn hóa quy ước đặt tên: Việc đặt tên nhất quán giúp các tài liệu dễ dàng nhận diện, lọc và phân luồng. Sử dụng các định dạng như "Bộ phận_LoạiTàiLiệu_Ngày" để đảm bảo rõ ràng cho cả con người và quy trình tự động. Điều này giúp giảm lỗi và tăng tốc quá trình ra quyết định phê duyệt.
Những hạn chế và thách thức với quy trình phê duyệt của SharePoint
Mặc dù các quy trình phê duyệt trong SharePoint rất mạnh mẽ, nhưng chúng đi kèm với những thách thức về vận hành và khả năng sử dụng, đặc biệt đối với các nhóm không có chuyên môn kỹ thuật. Những hạn chế này thường trở nên rõ rệt hơn khi quy trình mở rộng hoặc liên quan đến nhiều bộ phận.
- Phụ thuộc nhiều vào Power Automate: Hầu hết các quy trình phê duyệt tài liệu hiện đại trên SharePoint Online phụ thuộc vào Power Automate. Điều này làm tăng sự phụ thuộc vào các kết nối, trình kích hoạt và độ tin cậy của luồng. Nếu một luồng bị lỗi, quy trình phê duyệt sẽ dừng lại cho đến khi có người sửa thủ công.
- Nhánh phức tạp yêu cầu cấu hình nâng cao: Định tuyến có điều kiện, chẳng hạn như gửi hóa đơn trên 10.000 đô la cho một người phê duyệt thứ hai, cần điều này. Việc xây dựng các cây quyết định trong Power Automate thường đòi hỏi kỹ năng logic nâng cao. Những người không chuyên có thể gặp khó khăn trong việc duy trì hoặc chỉnh sửa các luồng này theo thời gian.
- Hạn chế trong việc cộng tác trong vòng đời phê duyệt: Các phê duyệt của SharePoint chủ yếu được xử lý qua email và nhật ký backend. Các tính năng cộng tác theo thời gian thực bị hạn chế trong trải nghiệm quy trình làm việc. Người dùng thường cần các kênh riêng để thảo luận về ngữ cảnh, điều này làm chậm quá trình ra quyết định.
- Ngữ cảnh của tài liệu bị phân tán trên Teams, Outlook và SharePoint: Người phê duyệt thường xuyên phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng để thu thập ngữ cảnh, Teams để trò chuyện, Outlook để nhận thông báo và SharePoint để lấy tập tin. Sự phân mảnh này làm tăng ma sát và gây chậm trễ, đặc biệt trong các quy trình phê duyệt nhiều cấp.
- Người dùng không am hiểu kỹ thuật có thể gặp khó khăn khi thiết lập: Ngay cả các bước thiết lập quy trình làm việc cơ bản của SharePoint, chẳng hạn như ánh xạ nội dung động, thêm điều kiện hoặc cấu hình thông báo, cũng có thể khiến họ bối rối. Điều này tạo ra sự phụ thuộc vào bộ phận IT hoặc người dùng thành thạo cho các điều chỉnh thường xuyên.
- Vấn đề về phiên bản nếu nhiều người chỉnh sửa cùng lúc: Khi nhiều người chỉnh sửa một tài liệu trước khi phê duyệt, xung đột phiên bản có thể xảy ra. SharePoint có thể tạo ra các bản nháp không cần thiết hoặc ghi đè thay đổi, làm gián đoạn luồng phê duyệt. Điều này làm phức tạp việc quản trị và tăng nguy cơ xuất bản nội dung lỗi thời.
Do những thách thức này, nhiều nhóm nhận thấy rằng việc quản lý phê duyệt trong SharePoint ngày càng trở nên cồng kềnh — đặc biệt khi quy trình làm việc trải dài qua nhiều bộ phận hoặc yêu cầu cộng tác theo thời gian thực. Việc phụ thuộc vào Power Automate, bối cảnh bị phân tán giữa Teams và Outlook, cùng với gánh nặng kỹ thuật khi duy trì logic phân nhánh thường làm chậm công việc hàng ngày. Khi các tổ chức tìm kiếm một trải nghiệm mượt mà hơn, mang tính cộng tác hơn và dễ dàng hơn cho người dùng không chuyên về kỹ thuật quản lý, nhiều tổ chức bắt đầu khám phá các lựa chọn thay thế giúp đơn giản hóa toàn bộ vòng đời phê duyệt. Đây chính là lúc Lark xuất hiện như một lựa chọn mạnh mẽ và gắn kết hơn cho các nhóm hiện đại. Hãy đến và khám phá lựa chọn mới mà bạn chưa từng thử trước đây.
Gặp Lark: không gian làm việc linh hoạt, thống nhất cho quy trình phê duyệt của Enterprise
Lark mang đến một cách tiếp cận hiện đại đối với quy trình phê duyệt, được thiết kế cho các nhóm làm việc nhanh và cơ cấu tổ chức phức tạp. Thay vì dựa vào các công cụ rời rạc hoặc cấu hình phức tạp, việc phê duyệt diễn ra trong một không gian làm việc hợp nhất duy nhất. Mọi tài liệu, yêu cầu và quyết định đều được kết nối. Điều này tạo ra một quy trình mượt mà, minh bạch hơn so với phê duyệt truyền thống trên SharePoint.
Tự động định tuyến tài liệu để mọi yêu cầu luôn được xử lý
Phê duyệt Lark chuyển đổi các tài liệu, biểu mẫu và yêu cầu thành các mục phê duyệt có cấu trúc, di chuyển qua một quy trình làm việc tập trung, rõ ràng. Dù nhóm đang gửi yêu cầu ngân sách, một hợp đồng để xem xét hay cập nhật chính sách nội bộ, Lark sẽ tự động chuyển mục đó đến đúng người phê duyệt dựa trên các điều kiện được thiết lập sẵn, mà không cần cấu hình thêm trong các công cụ bên ngoài.
Các nhóm thậm chí có thể lấy tập tin hoặc dữ liệu từ các hệ thống bên thứ ba và chuyển đổi chúng thành biểu mẫu Lark hoặc bản ghi Base, đảm bảo rằng mọi yêu cầu phê duyệt đều tuân theo một định dạng thống nhất và nằm ở một vị trí nhất quán.
Tại sao điều này tốt hơn SharePoint?
SharePoint phụ thuộc nhiều vào Power Automate để chuyển tiếp tài liệu, yêu cầu nhiều trình kết nối, trình kích hoạt và các bước thiết lập. Mỗi quy trình phải được thiết kế riêng biệt, và người dùng thường phải duy trì một mạng lưới các luồng công việc rời rạc. Lark giữ logic định tuyến trong cùng không gian làm việc với phê duyệt, giúp việc thiết lập đơn giản hơn và giảm nguy cơ quy trình làm việc bị gián đoạn.
Phê duyệt nhiều bước thích ứng với cơ cấu tổ chức phức tạp
Với Lark, quy trình phê duyệt có thể theo một bước duy nhất, nhiều cấp độ, hoặc người phê duyệt song song, tùy theo chính sách nội bộ phù hợp nhất. Người phê duyệt có thể xem toàn bộ ngữ cảnh theo thời gian thực: các bình luận trước đó, tập tin đã tải lên, tài liệu đính kèm hoặc nhiệm vụ liên kết với hồ sơ. Mỗi bước đều hiển thị rõ ràng, và các nhóm có thể thấy mục nào đang bị tắc hoặc người phê duyệt nào vẫn cần phản hồi.
Tại sao điều này tốt hơn SharePoint?
SharePoint hỗ trợ phê duyệt nhiều bước, nhưng việc quản lý chúng trên các danh sách, thư viện và mẫu Power Automate thường trở nên rời rạc. Người dùng phải chuyển đổi giữa các thông báo Outlook, nhật ký lịch sử Power Automate và thuộc tính mục SharePoint để hiểu tiến trình. Lark cung cấp một chế độ xem liên tục duy nhất, nơi mọi bước, bình luận và cập nhật đều được gắn liền với cùng một mục phê duyệt, giúp quy trình dễ hiểu hơn và hoàn thành nhanh hơn.
Các thông báo có thể cấu hình giúp giảm độ trễ và công việc theo dõi
Lark cung cấp các công cụ nhắc nhở và thông báo tức thì giúp các nhóm duy trì nhịp độ làm việc. Chỉ với một lần nhấp, người yêu cầu hoặc quản trị viên có thể gửi một lời nhắc nhẹ nhàng đến người phê duyệt, chia sẻ liên kết phê duyệt trong Messenger để hành động nhanh chóng, hoặc chèn vào tài liệu để nhóm dễ dàng theo dõi. Người đánh giá nhận được thông báo trên cả thiết bị máy tính và di động, đảm bảo phản hồi kịp thời. Các nhóm của bạn cũng có thể tự động hóa nhắc nhở dựa trên thời hạn, thay đổi trạng thái hoặc tình trạng không hoạt động, để không có gì bị bỏ quên.
Tại sao điều này tốt hơn SharePoint?
SharePoint và các thông báo Power Automate thường chỉ dựa vào email, dẫn đến hộp thư đến bị lộn xộn và bỏ sót các phê duyệt. Nếu cần nhắc nhở, thường phải cập nhật luồng Power Automate. Lark biến các nhắc nhở thành những hành động hàng ngày, tự nhiên ngay trong Messenger, mà không cần thay đổi logic quy trình làm việc. Điều này giúp tăng tốc độ phản hồi đáng kể và giảm ma sát trong vận hành.
Giao tiếp nhóm liền mạch với đầy đủ ngữ cảnh, nhật ký và tập tin
Lark Messenger đóng vai trò quan trọng trong việc giữ cho quy trình phê duyệt rõ ràng và mang tính hợp tác. Người phê duyệt và người yêu cầu có thể thêm bình luận trực tiếp vào yêu cầu phê duyệt, giúp dễ dàng làm rõ chi tiết mà không cần rời khỏi quy trình. Khi cần thảo luận sâu hơn, có thể tạo ngay một nhóm trò chuyện với tất cả thành viên liên quan. Các yêu cầu phê duyệt cũng có thể được chia sẻ hoặc CC cho người khác qua Messenger, đảm bảo những người phù hợp luôn được thông báo và quyết định được tiến hành suôn sẻ.
Tại sao điều này tốt hơn SharePoint?
Thay vì phải dựa vào các công cụ riêng biệt như Power Automate, Outlook và Teams, Lark giữ liên lạc, phê duyệt và tài liệu tất cả ở cùng một nơi. Các bình luận, thảo luận nhóm và cập nhật tập tin diễn ra trực tiếp trong hồ sơ phê duyệt, vì vậy người dùng không bao giờ phải chuyển đổi giữa các ứng dụng để tìm ngữ cảnh. Quy trình làm việc của Lark dễ dàng hơn cho người dùng không chuyên về kỹ thuật để xây dựng và điều chỉnh, loại bỏ cấu hình phức tạp và sự rẽ nhánh phức tạp mà SharePoint yêu cầu.
Trung tâm quản lý dữ liệu tập trung để đảm bảo độ chính xác và nhất quán
Lark Base đóng vai trò là nền tảng dữ liệu mạnh mẽ cho các quy trình làm việc phê duyệt. Dữ liệu phê duyệt từ Lark Approval có thể đồng bộ trực tiếp vào Base, giúp các nhóm có một cái nhìn tập trung và có tổ chức về các hồ sơ như hoàn phí và phê duyệt dự án. Quản trị viên có thể tạo các biểu mẫu phê duyệt tự động tham chiếu dữ liệu trong Base, đảm bảo các trường được điền sẵn một cách chính xác và nhất quán. Thành viên nhóm có thể theo dõi tiến trình đơn thông qua các trang truy vấn lọc theo người gửi hoặc bộ phận. Khi có nhiều loại phê duyệt được sử dụng, mỗi loại có thể đồng bộ vào bảng riêng trong cùng một Base, tạo ra một cấu trúc dữ liệu sạch sẽ và toàn diện cho toàn bộ tổ chức.
Tại sao điều này tốt hơn SharePoint?
Không giống như SharePoint, nơi dữ liệu phê duyệt thường bị phân tán trong các danh sách, thư viện và luồng Power Automate, Lark Base cung cấp một nền tảng tập trung duy nhất để quản lý tất cả hồ sơ phê duyệt. Dữ liệu từ Lark Approval được đồng bộ tự động vào Base, giúp dễ dàng theo dõi, lọc và phân tích các yêu cầu mà không cần dựa vào nhiều ứng dụng hoặc trình kết nối. Các biểu mẫu trong Lark có thể lấy trực tiếp từ Base để tự động điền các trường, giảm thiểu lỗi thủ công, trong khi quy trình làm việc của SharePoint thường yêu cầu cấu hình phức tạp và hỗ trợ CNTT cho các tự động hóa tương tự.
- Gói dịch vụ Starter: Gói miễn phí vĩnh viễn bao gồm 11 công cụ mạnh mẽ cho tối đa 20 người dùng. Ngoài ra còn đi kèm với 100GB dung lượng lưu trữ, 1000 lượt tự động hóa, dịch thuật AI và nhiều hơn nữa.
- Gói dịch vụ Pro: 12 USD/người dùng/tháng (thanh toán hàng năm) cho tối đa 500 người dùng. Bao gồm tất cả trong gói Starter cộng với cuộc gọi nhóm cho tối đa 500 người tham dự, 15TB dung lượng lưu trữ, 50.000 lượt tự động hóa và nhiều hơn nữa.
- Gói dịch vụ Doanh nghiệp: Liên hệ bộ phận kinh doanh để nhận báo giá tùy chỉnh. Hỗ trợ số lượng người dùng không giới hạn và bao gồm nhiều lượt tự động hóa hơn cùng các tính năng bảo mật, tuân thủ và quản lý nâng cao.
Starter
Pro
Enterprise
Starter
For small teams with simple communication needs
$0
/ user / month
20 users max
18 months message history
1-on-1 video meetings
100 GB storage
Lark Docs & Mail
1000 Base automation runs/month
2000 rows per table in Base
Pro
For companies with comprehensive collaboration and management needs
$12
/ user / month
500 users max
Unlimited message history
500-participant video meetings
15 TB storage
Lark Docs & Mail
50k Base automation runs/month
20k rows per table in Base
Enterprise
For large companies with advanced security and organizational management needs
Get a personalized demo and pricing
Unlimited users
Unlimited message history
500-participant video meetings
15 TB storage + 30 GB storage/user
Lark Docs & Mail
500k Base automation runs/month
50k Base automation runs/month
Single sign-on (SSO)
Pro
For companies with comprehensive collaboration and management needs
$12
/ user / month
500 users max
Unlimited message history
500-participant video meetings
15 TB storage
Lark Docs & Mail
50k Base automation runs/month
20k rows per table in Base
Kết luận
Một quy trình phê duyệt SharePoint được thiết kế tốt giúp các nhóm hợp lý hóa việc xem xét tài liệu, duy trì tuân thủ và đảm bảo xuất bản nhất quán trong toàn bộ tổ chức. Từ thư viện tài liệu và các trang SharePoint Online đến hóa đơn và các yêu cầu dựa trên danh sách, phê duyệt tự động giúp giảm bớt việc phối hợp thủ công và cung cấp khả năng hiển thị rõ ràng cho từng bước của quy trình.
Tuy nhiên, việc SharePoint phụ thuộc vào Power Automate, sự hợp tác bị phân mảnh và độ phức tạp trong thiết lập có thể tạo ra các nút thắt, đặc biệt đối với người dùng không có kỹ thuật. Đối với các nhóm cần quy trình phê duyệt linh hoạt, nhiều cấp độ với khả năng giao tiếp tích hợp sẵn và quản lý nhiệm vụ liền mạch, Lark mang đến một lựa chọn tích hợp và trực quan hơn, giúp mọi yêu cầu được xử lý hiệu quả từ đầu đến cuối.
Câu hỏi thường gặp
Bạn bật tính năng tạo phiên bản để hỗ trợ phê duyệt tài liệu trong SharePoint như thế nào?
Để bật tính năng tạo phiên bản cho quy trình làm việc phê duyệt tài liệu trong SharePoint, hãy vào Cài đặt Thư viện → Cài đặt Phiên bản và kích hoạt phiên bản chính hoặc phiên bản chính/phụ. Việc tạo phiên bản là yếu tố thiết yếu cho bất kỳ quy trình làm việc phê duyệt tài liệu nào trong SharePoint, đảm bảo các nhóm có thể theo dõi chỉnh sửa, duy trì tuân thủ và khôi phục các bản nháp trước đó trong suốt chu trình xem xét của quy trình làm việc phê duyệt tài liệu trực tuyến SharePoint.
Người dùng cần những quyền nào để tham gia vào quy trình phê duyệt của SharePoint?
Những người tham gia vào quy trình làm việc phê duyệt tài liệu trong SharePoint thường cần quyền Đóng góp hoặc Chỉnh sửa để gửi mục, trong khi người phê duyệt cần quyền Phê duyệt hoặc Toàn quyền kiểm soát. Việc ánh xạ quyền chính xác đảm bảo quy trình phê duyệt tài liệu trong SharePoint diễn ra suôn sẻ và ngăn chặn lỗi truy cập trong quá trình định tuyến, đặc biệt khi quản lý yêu cầu thông qua quy trình làm việc phê duyệt tài liệu bằng Power Automate cho SharePoint.
SharePoint có hỗ trợ quy trình phê duyệt song song hoặc nhiều cấp không?
Vâng. Một quy trình làm việc phê duyệt SharePoint Online có thể hỗ trợ phê duyệt tuần tự, nhiều cấp và song song khi được xây dựng thông qua Power Automate. Bằng cách sử dụng điều kiện và phân nhánh, các nhóm có thể tạo logic định tuyến phức tạp tương tự như các quy trình cấp Enterprise. Điều này khiến quy trình làm việc SharePoint cho phê duyệt tài liệu phù hợp với các tổ chức tập trung vào pháp lý, tài chính và tuân thủ, những nơi yêu cầu chuỗi xem xét nhiều lớp.
Bạn xử lý sự cố quy trình phê duyệt bị lỗi trong Power Automate như thế nào?
Để khắc phục sự cố quy trình làm việc phê duyệt tài liệu Power Automate cho SharePoint bị lỗi, hãy kiểm tra lịch sử chạy luồng, quyền kết nối và ánh xạ nội dung động. Lỗi thường xảy ra khi tài liệu thay đổi vị trí hoặc khi tài khoản người dùng thay đổi. Việc xem xét các điều kiện kích hoạt đảm bảo tính ổn định cho bất kỳ quy trình làm việc phê duyệt tài liệu SharePoint nào, đặc biệt là những quy trình sử dụng logic dựa trên siêu dữ liệu hoặc điều kiện.
Quy trình làm việc phê duyệt của SharePoint có thể thông báo cho người dùng bên ngoài hoặc người dùng khách không?
SharePoint có thể gửi thông báo cho người dùng bên ngoài trong quy trình làm việc phê duyệt danh sách SharePoint hoặc luồng thư viện tài liệu, nhưng người dùng khách phải có quyền truy cập để xem các mục. Trong nhiều trường hợp, có những hạn chế, đặc biệt là trong quy trình làm việc phê duyệt tài liệu SharePoint Online liên quan đến dữ liệu nhạy cảm. Các thông báo bên ngoài hoạt động tốt nhất khi được hỗ trợ bởi các kết nối email của Power Automate và khi cài đặt chia sẻ được cấu hình phù hợp.
Đọc liên quan
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
