Hướng dẫn Hệ thống Theo dõi Kho cho các Doanh nghiệp Hiện đại
Cecilia Lane
Trợ lý Go-to-Market
5 thg 8, 2026
Cecilia Lane
5 thg 8, 2026
Đọc trong 14 phút
Các kho hàng đang chịu áp lực lớn hơn bao giờ hết. Khách hàng mong đợi giao hàng nhanh chóng và chính xác, trong khi các nhóm phải xử lý danh mục sản phẩm ngày càng đa dạng, nhiều kênh bán hàng và không gian hạn chế. Một hệ thống theo dõi kho hàng cung cấp cho bạn khả năng quan sát theo thời gian thực về vị trí của các mặt hàng, cách chúng di chuyển và liệu đơn hàng có đang đúng tiến độ hay không, giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn mỗi ngày. Thay vì dựa vào giấy tờ và bảng tính, các công cụ hiện đại như Lark cho phép bạn kết nối việc theo dõi với quy trình làm việc và giao tiếp, giúp hoạt động của bạn mở rộng với ít hỗn loạn và phỏng đoán hơn.
Hệ thống theo dõi kho là gì?
Hệ thống theo dõi kho hàng (WTS) là một giải pháp phần mềm giúp các tổ chức kiểm soát hoàn toàn các đơn vị hàng tồn kho của mình theo thời gian thực. Còn được gọi là phần mềm quản lý hàng tồn kho kho hàng, nó ghi lại vị trí của từng mặt hàng trong kho, cách chúng di chuyển theo thời gian và cung cấp khả năng theo dõi hàng tồn kho chính xác như một lợi ích chính. Bằng cách liên kết sản phẩm với vị trí, số lượng và hoạt động, WTS đảm bảo bạn luôn biết mình có gì trong tay và tìm thấy chúng ở đâu.
Trong thực tế, hệ thống theo dõi hàng tồn kho của kho kết hợp ba yếu tố:
- Một cơ sở dữ liệu có cấu trúc về hàng hóa, vị trí và đơn hàng.
- Các công cụ để thu thập dữ liệu theo thời gian thực, chẳng hạn như máy quét mã vạch, ứng dụng di động Lark hoặc đầu đọc RFID.
- Các quy tắc và quy trình làm việc tự động cập nhật hàng tồn kho khi công việc được thực hiện. Hệ thống ghi lại việc nhập và xuất sản phẩm, tạo hồ sơ chi tiết về các hoạt động di chuyển hàng hóa, gán vị trí, sắp xếp thứ tự nhiệm vụ và tự động hóa luồng thông tin.
Kết quả là một nguồn dữ liệu duy nhất và đáng tin cậy cho hàng tồn kho và vị trí của bạn, cung cấp dữ liệu theo thời gian thực và khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực.
Hệ thống theo dõi kho so với hệ thống quản lý kho (WMS) so với phần mềm quản lý hàng tồn kho
Hệ thống quản lý kho (WMS) là một nền tảng vận hành toàn diện để thực hiện các hoạt động hàng ngày của kho. Nó thường bao gồm lập kế hoạch theo đợt nâng cao, quản lý nhân sự, kiểm soát tự động hóa và các dịch vụ gia tăng giá trị. Hệ thống theo dõi kho là một lớp thiết yếu bên trong WMS lớn hơn, tập trung hẹp hơn vào vị trí của hàng hóa và cách chúng di chuyển.
Hệ thống theo dõi kho tập trung vào khả năng hiển thị và độ chính xác:
- Đảm bảo hàng hóa được nhận, lưu trữ, di chuyển, lấy và vận chuyển đúng cách.
- Tập trung vào việc quét mã, kiểm soát vị trí và cập nhật trạng thái hơn là mọi quy tắc tối ưu hóa có thể có.
Nhiều doanh nghiệp đang phát triển bắt đầu bằng việc theo dõi trước để xây dựng dữ liệu đáng tin cậy và quy trình kỷ luật, sau đó mở rộng sang hệ thống quản lý kho (WMS) nâng cao hơn hoặc thêm các mô-đun cho lập kế hoạch, nhân sự và tự động hóa. Có nhiều hình thức triển khai WMS (độc lập, dựa trên đám mây hoặc tích hợp ERP/SCM), nhưng trong tất cả các hình thức đó, việc theo dõi là nền tảng.
Phần mềm quản lý hàng tồn kho thường trả lời các câu hỏi như “Chúng ta có bao nhiêu đơn vị?” và “Chúng ta cần đặt lại những gì?”, và có mối liên hệ chặt chẽ với mua hàng, bán hàng và kế toán. Hệ thống theo dõi kho hàng trả lời một tập hợp câu hỏi khác:
- “Chính xác thì mỗi đơn vị hiện đang ở đâu?”
- “Ai đã di chuyển pallet này và khi nào?”
- “Những mặt hàng nào có trong đơn hàng này và chúng đến từ những thùng nào?”
Hệ thống theo dõi kho cũng có thể tích hợp với các giải pháp khác, chẳng hạn như phần mềm ERP, để phối hợp dữ liệu giữa các bộ phận đồng thời cung cấp khả năng hiển thị chi tiết hơn ở cấp độ vị trí trên sàn kho.
Các thành phần cốt lõi của hệ thống theo dõi kho hiện đại
Các giải pháp hiện đại có nhiều thành phần cơ bản giống nhau, ngay cả khi chúng trông khác nhau ở bề ngoài.
Lớp thu thập dữ liệu - Đây là cách thông tin đi vào hệ thống. Các phương pháp phổ biến bao gồm:
- Quét mã vạch hoặc Mã QR bằng thiết bị cầm tay.
- Thẻ RFID và đầu đọc cho môi trường có lưu lượng xử lý cao.
- Thỉnh thoảng sử dụng hệ thống theo dõi GPS kho hàng hoặc các công cụ định vị khác cho tài sản hoặc phương tiện.
Lớp dữ liệu và quy tắc - Ở trung tâm là một mô hình có cấu trúc gồm:
- Các mặt hàng, biến thể và đơn vị đo lường.
- Vị trí kho, khu vực, lối đi, giá đỡ, kệ và thùng chứa.
- Các giao dịch như nhập hàng, di chuyển, lấy hàng, xác nhận đóng gói, quy trình đóng gói và vận chuyển. Các quy tắc xác định cách những bản ghi này thay đổi khi ai đó hoàn thành một nhiệm vụ hoặc quét mã.
Lớp quy trình làm việc và giao diện - Đây là nơi mọi người tương tác với hệ thống theo dõi cung ứng và kho hàng:
- Quy trình làm việc trên thiết bị di động cho các hoạt động nhận hàng, lưu kho, di chuyển nội bộ, lấy hàng, đóng gói và kiểm kê chu kỳ. Hệ thống nên cung cấp khả năng truy cập trên thiết bị di động để nhân viên có thể thực hiện các tác vụ như nhận hàng và lấy hàng khi đang di chuyển.
- Quy trình làm việc tùy chỉnh có thể được tạo để phù hợp với quy trình quản lý hàng tồn kho và thực hiện đơn hàng đặc thù của công ty, mang lại sự linh hoạt và hiệu quả.
- Giao diện trên máy tính để bàn hoặc trình duyệt dành cho người giám sát để xem trạng thái và xử lý sự cố.
- Cảnh báo và thông báo để làm nổi bật các trường hợp ngoại lệ, chẳng hạn như thiếu quét hoặc số lượng không khớp.
- Bảng điều khiển tùy chỉnh cho báo cáo và phân tích.
Kết hợp lại, những yếu tố này có thể mở rộng vượt ra ngoài sản phẩm thành một hệ thống theo dõi tài sản kho bao gồm cả thiết bị, công cụ hoặc các thùng chứa có thể tái sử dụng.
7 công cụ hệ thống theo dõi kho hàng hàng đầu được khuyến nghị
1. Lark: Nền tảng cộng tác tất cả‑trong‑một cho quy trình theo dõi kho hàng
Lark là một nền tảng cộng tác tất cả‑trong‑một đã phát triển thành một không gian làm việc linh hoạt cho các nhóm vận hành, bao gồm cả quy trình theo dõi kho và hàng tồn kho. Lark cung cấp các khối xây dựng như cơ sở dữ liệu, biểu mẫu, tự động hóa và trò chuyện có thể kết hợp thành một hệ thống theo dõi kho được tùy chỉnh.
Các tính năng chính
Lark Base: Công cụ dữ liệu linh hoạt cho việc theo dõi kho hàng
Lark Base là một công cụ dữ liệu và quy trình làm việc có thể tùy chỉnh, cho phép bạn mô hình hóa hàng tồn kho trong kho theo cách phản ánh đúng cách bạn vận hành thực tế. Bạn có thể nhập các bảng tính hiện có như Excel chỉ với một lần nhấp, chuyển chúng thành các bảng có cấu trúc, và liên kết các bản ghi giữa các SKU, địa điểm và giao dịch trong các bảng khác nhau bằng trường liên kết hai chiều.
Nhiều chế độ xem và bảng điều khiển giúp bạn trực quan hóa hàng tồn kho theo kho, khu vực hoặc trạng thái, trong khi các quyền giữ dữ liệu nhạy cảm trong tầm kiểm soát. Điều này cung cấp một nền tảng giống cơ sở dữ liệu cho hệ thống theo dõi kho mà không cần phát triển phức tạp.
Biểu mẫu Lark và truy cập di động cho hoạt động tại hiện trường
Lark cung cấp biểu mẫu trực tuyến và ứng dụng di động Lark để nhân viên kho có thể ghi lại dữ liệu trực tiếp tại nơi công việc diễn ra. Bạn có thể thiết kế biểu mẫu với Lark Forms cho việc nhận hàng, lưu kho, di chuyển, lấy hàng và kiểm đếm chu kỳ, sau đó kết nối mỗi lần gửi với Lark Base. Trên điện thoại hoặc máy tính bảng, người vận hành có thể nhập số lượng, tải lên hình ảnh và cập nhật vị trí theo thời gian thực.
Tự động hóa quy trình làm việc và thông báo
Với quy trình làm việc tự động của Lark, các hành động thường xuyên trong kho có thể kích hoạt các cập nhật và cảnh báo tự động. Ví dụ, một biểu mẫu nhập hàng đã gửi có thể cập nhật bảng tồn kho trong Lark Base, trong khi các bản ghi hàng tồn thấp có thể tạo thông báo cho nhóm mua hàng hoặc nhóm lập kế hoạch. Nhắc nhở tự động giúp các nhóm hoàn thành công việc mà không cần dựa vào việc kiểm tra thủ công.
Cộng tác, tài liệu và đào tạo tại một nơi
Ngoài dữ liệu và quy trình làm việc, Lark bao gồm trò chuyện, cuộc họp video và tài liệu đám mây trong cùng một nền tảng. Bạn có thể tạo sổ tay hướng dẫn vận hành kho trong Tài liệu đám mây Lark, chia sẻ chúng với các nhóm và liên kết trực tiếp đến các chế độ xem hoặc biểu mẫu Base liên quan. Các nhóm trò chuyện và kênh giữ cho các cuộc thảo luận về vấn đề tồn kho, ngoại lệ và thay đổi quy trình luôn gần với dữ liệu thực tế.
Tích hợp và API để kết nối các hệ thống hiện có
Lark được thiết kế như một bộ công cụ cộng tác tất cả trong một và cũng có thể kết nối với các công cụ hiện có khác. Thông qua tích hợp và API, bạn có thể đồng bộ dữ liệu đơn hàng và tồn kho giữa Lark và các nền tảng khác theo nhu cầu khác nhau.
Tại sao tôi chọn Lark: Lark nổi bật vì nó kết hợp theo dõi hoạt động, giao tiếp và tự động hóa quy trình làm việc trong một nền tảng duy nhất. Nền tảng này cho phép tạo các quy trình tùy chỉnh phù hợp với quy trình kho hàng cụ thể của bạn, hỗ trợ tối ưu hóa và tự động hóa quản lý hàng tồn kho và thực hiện đơn hàng. Thay vì ép các nhóm vào một mô hình WMS cố định, Lark cho phép bạn thiết kế hệ thống theo dõi kho phù hợp với quy trình thực tế và có thể phát triển khi bạn mở rộng. Đối với các nhóm muốn có khả năng quan sát theo thời gian thực nhưng cũng cần sự linh hoạt và hợp tác, Lark mang đến một lựa chọn mạnh mẽ, hiện đại thay thế cho các hệ thống kho truyền thống.
- Starter gói dịch vụ: Gói miễn phí vĩnh viễn bao gồm 11 công cụ mạnh mẽ cho tối đa 20 người dùng. Ngoài ra còn có 100GB không gian lưu trữ, 1000 lượt chạy tự động hóa, dịch thuật AI và nhiều hơn nữa. Không cần thẻ tín dụng.
- Gói dịch vụ Pro: $12/người/tháng (thanh toán hàng năm) cho tối đa 500 người dùng. Bao gồm tất cả trong Starter cộng với cuộc gọi nhóm cho tối đa 500 người tham dự, 15TB không gian lưu trữ, 50.000 lượt tự động hóa và nhiều hơn nữa.
- Gói dịch vụ Doanh nghiệp: Liên hệ bộ phận kinh doanh để có báo giá tùy chỉnh. Hỗ trợ số lượng người dùng không giới hạn và bao gồm nhiều lượt tự động hóa hơn cùng các tính năng bảo mật, tuân thủ và quản lý nâng cao.
Starter
Pro
Enterprise
Starter
For small teams with simple communication needs
$0
/ user / month
20 users max
18 months message history
1-on-1 video meetings
100 GB storage
Lark Docs & Mail
1000 Base automation runs/month
2000 rows per table in Base
Pro
For companies with comprehensive collaboration and management needs
$12
/ user / month
500 users max
Unlimited message history
500-participant video meetings
15 TB storage
Lark Docs & Mail
50k Base automation runs/month
20k rows per table in Base
Enterprise
For large companies with advanced security and organizational management needs
Get a personalized demo and pricing
Unlimited users
Unlimited message history
500-participant video meetings
15 TB storage + 30 GB storage/user
Lark Docs & Mail
500k Base automation runs/month
50k Base automation runs/month
Single sign-on (SSO)
Pro
For companies with comprehensive collaboration and management needs
$12
/ user / month
500 users max
Unlimited message history
500-participant video meetings
15 TB storage
Lark Docs & Mail
50k Base automation runs/month
20k rows per table in Base
2. Sortly: Hệ thống theo dõi hàng tồn kho và kho bãi dành cho các nhóm nhỏ
Sortly là hệ thống theo dõi kho và hàng tồn kho thân thiện với người dùng, được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa muốn chuyển từ bảng tính sang giải pháp mới. Hệ thống tập trung vào quản lý hàng tồn kho trực quan, ưu tiên trên thiết bị di động, giúp các nhóm dễ dàng theo dõi sản phẩm, vị trí và số lượng tại các kho hàng, phòng lưu trữ hoặc công trường. Với thiết lập đơn giản, hỗ trợ mã QR và mã vạch, cùng hồ sơ sản phẩm trực quan, Sortly rất phù hợp cho các tổ chức cần phần mềm theo dõi hàng tồn kho kho bãi thực tiễn mà không phải đối mặt với sự phức tạp của hệ thống quản lý kho Enterprise truyền thống.
Nguồn hình ảnh: sortly.com
Tính năng chính
- Danh mục sản phẩm trực quan với hình ảnh, trường tùy chỉnh và thẻ
- Theo dõi đa địa điểm và đa ngăn chứa cho kho hàng và phòng lưu trữ
- Quét mã vạch và Mã QR tích hợp thông qua ứng dụng di động Lark
- Cảnh báo hàng tồn kho thấp, lịch sử hoạt động và dấu vết kiểm toán
- Công cụ nhập/xuất và bảng điều khiển báo cáo cơ bản
- Truy cập dựa trên nền tảng đám mây qua web và thiết bị di động để hiển thị tồn kho theo thời gian thực
Lý do tôi chọn Sortly: Tôi đưa Sortly vào danh sách vì nó đạt được sự cân bằng tốt giữa khả năng và sự đơn giản. Nhiều nhóm làm việc trong kho cần một hệ thống theo dõi kho đơn giản mà nhân viên có thể nhanh chóng làm quen, và giao diện rõ ràng cùng với các ứng dụng di động Lark của Sortly giúp điều đó trở nên khả thi. Thiết kế ưu tiên di động của nó hỗ trợ việc sử dụng thiết bị di động một cách thiết yếu bởi nhân viên kho để quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Giá cả: Sortly cung cấp một gói dịch vụ miễn phí với số lượng mặt hàng và tính năng giới hạn, phù hợp cho việc dùng thử ban đầu hoặc các nhóm rất nhỏ. Các gói dịch vụ trả phí được chia theo cấp (như Advanced và Ultra) với mức phí cố định hàng tháng, thay đổi dựa trên giới hạn số lượng mặt hàng, độ sâu tính năng và số lượng người dùng:
- Advanced: 24 USD/người dùng/tháng, thanh toán hàng năm
- Ultra: 74 USD/người dùng/tháng, thanh toán hàng năm
- Premium: 149 USD/người dùng/tháng, thanh toán hàng năm
- Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
3. Wasp (Wasp Barcode): Bộ giải pháp quản lý hàng tồn kho và theo dõi tài sản
Wasp (thường được biết đến với tên Wasp Barcode) cung cấp một bộ giải pháp quản lý hàng tồn kho và tài sản kết hợp phần mềm, phần cứng mã vạch và nhãn thành các gói tích hợp. Wasp tập trung vào việc giúp dễ dàng tiếp nhận, theo dõi và kiểm toán hàng tồn kho, đồng thời cung cấp khả năng theo dõi tài sản cho công cụ, thiết bị và các tài sản cố định khác tại nhiều địa điểm. Wasp cũng tối ưu hóa việc quản lý đơn đặt hàng mua trong quá trình tiếp nhận, giúp tự động hóa mua sắm và đối chiếu hàng hóa nhận được một cách hiệu quả.
Nguồn hình ảnh: waspbarcode.com
Tính năng chính
- Phần mềm kiểm soát hàng tồn kho với khả năng theo dõi kho hàng tại nhiều địa điểm
- Thiết kế và in nhãn mã vạch cùng với tích hợp máy quét cầm tay
- Hỗ trợ nhập hàng, sắp xếp hàng, lấy hàng và kiểm kê chu kỳ
- Quản lý đơn mua hàng tinh gọn trong quá trình nhập hàng và mua sắm
- Tạo và in nhãn vận chuyển như một phần của quy trình hoàn tất đơn hàng
- Các mô-đun theo dõi tài sản cho dụng cụ và thiết bị
- Công cụ báo cáo cho mức tồn kho, mức sử dụng và các sai lệch
- Tùy chọn tại chỗ và trên nền tảng đám mây với quyền truy cập dựa trên vai trò
Lý do tôi chọn Wasp (Wasp Barcode): Tôi nhấn mạnh Wasp vì nó cung cấp một cách tiếp cận rất cụ thể, tập trung vào mã vạch, bao gồm cả phần mềm và phần cứng. Việc Wasp hỗ trợ tạo nhãn vận chuyển và quản lý đơn đặt hàng mua trực tiếp trong hệ thống giúp tối ưu hóa hơn nữa quy trình hoàn tất đơn hàng và tiếp nhận hàng hóa.
Giá cả: Giá chính xác thường được cung cấp qua báo giá, phản ánh cấu hình, số lượng người dùng và tùy chọn triển khai.
4. Oracle Warehouse Management (Cloud): WMS cấp độ Doanh nghiệp
Oracle Warehouse Management, được cung cấp như một phần của Oracle Fusion Cloud SCM, là một hệ thống WMS cấp Enterprise mạnh mẽ được xây dựng để quản lý các hoạt động phức tạp với khối lượng lớn. Hệ thống này vượt xa các hệ thống theo dõi kho cơ bản, hỗ trợ tự động hóa tiên tiến, quản lý nhân sự và các quy trình logistics toàn cầu. Giải pháp của Oracle hướng tới các tổ chức lớn và đang mở rộng nhanh chóng, cần khả năng cấu hình sâu, tích hợp mạnh mẽ với hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và hệ thống quản lý chuỗi cung ứng, cùng khả năng điều phối các quy trình công việc phức tạp trên nhiều kho hàng và trung tâm phân phối.
Nguồn hình ảnh: oracle.com
Các tính năng chính
- Theo dõi hàng tồn kho toàn diện trên mạng lưới đa địa điểm toàn cầu
- Tiếp nhận, lưu kho, chọn hàng theo đợt và đóng gói nâng cao
- Tích hợp tự động hóa và robot cho kho hàng khối lượng lớn
- Quản lý nhân sự, quản lý bãi và lập lịch bến bãi
- Phân tích tích hợp và khả năng hiển thị chuỗi cung ứng trong Oracle Cloud
- Tích hợp chặt chẽ với Oracle ERP, quản lý chuỗi cung ứng và các mô-đun vận chuyển
- Kết nối liền mạch với các hệ thống khác để nâng cao khả năng lập kế hoạch và phối hợp vận hành
Lý do tôi chọn Oracle Warehouse Management: Tôi đưa Oracle vào danh sách vì nó đại diện cho cấp độ cao nhất mà một hệ thống theo dõi kho có thể đạt được khi được tích hợp trong một hệ thống quản lý kho Enterprise hoàn chỉnh. Đối với các tổ chức có yêu cầu phức tạp—nhiều cơ sở, tự động hóa, SLA nghiêm ngặt—nền tảng của Oracle mang lại chiều sâu và khả năng mở rộng mà các công cụ nhẹ hơn không thể đáp ứng, đặc biệt với khả năng tích hợp vào các khung quản lý nguồn lực doanh nghiệp và quản lý chuỗi cung ứng.
Giá: Báo giá tùy chỉnh
5. Zoho Inventory: Hệ thống quản lý hàng tồn kho và đơn đặt hàng dựa trên đám mây
Zoho Inventory là hệ thống quản lý hàng tồn kho và đơn hàng dựa trên nền tảng đám mây, hướng tới các doanh nghiệp nhỏ và vừa, đặc biệt là những doanh nghiệp bán hàng qua các nền tảng thương mại điện tử, chợ trực tuyến và kênh bán lẻ. Hệ thống kết hợp kiểm soát hàng tồn kho, định tuyến đơn hàng và các chức năng kho cơ bản, cho phép doanh nghiệp theo dõi hàng hóa tại nhiều địa điểm đồng thời đồng bộ hóa hoạt động bán và mua hàng. Là một phần của hệ sinh thái Zoho rộng lớn, hệ thống này tích hợp tốt với kế toán, CRM và các công cụ khác, trở thành giải pháp theo dõi hàng tồn kho kho bãi cấp nhập môn hấp dẫn cho các công ty đang phát triển.
Nguồn hình ảnh: zoho.com
Các tính năng chính
- Theo dõi hàng tồn kho đa kho với khả năng chuyển hàng giữa các kho
- Quản lý đơn hàng trên các kênh thương mại điện tử và sàn giao dịch
- Quy trình đơn mua và đơn bán với cập nhật tồn kho tự động
- Hỗ trợ mã vạch, tích hợp vận chuyển và quy trình đóng gói cơ bản
- Báo cáo về mức tồn kho, hiệu suất bán hàng và điểm đặt hàng lại
- Tích hợp với các ứng dụng Zoho và nền tảng bên ngoài thông qua bộ kết nối và API
Lý do tôi chọn Zoho Inventory: Zoho Inventory hỗ trợ quản lý kinh doanh tổng thể bằng cách tích hợp theo dõi kho với bán hàng, mua sắm và kế toán, giúp các tổ chức tối ưu hóa hoạt động và điều chỉnh quy trình quản lý hàng tồn kho phù hợp với các mục tiêu kinh doanh rộng hơn. Đối với các nhóm đã sử dụng hoặc đang cân nhắc các sản phẩm Zoho khác, nó cung cấp một cách quản lý hàng hóa và đơn hàng đồng bộ và có khả năng mở rộng.
Giá:
- Starter: 29 USD/tổ chức/tháng, thanh toán hàng năm
- Professional: 79 USD/tổ chức/tháng, thanh toán hàng năm
- Premium: 129 USD/tổ chức/tháng, thanh toán hàng năm
- Doanh nghiệp: 249 USD/tổ chức/tháng, thanh toán hàng năm
6. Fishbowl: Được thiết kế để mở rộng và bổ sung cho các hệ thống kế toán
Fishbowl là nền tảng quản lý kho và hàng tồn kho được thiết kế để mở rộng và bổ sung cho các hệ thống kế toán. Nền tảng này phổ biến đối với các nhà sản xuất, nhà phân phối và nhà bán buôn cần khả năng kiểm soát tinh vi hơn đối với hàng tồn kho, lệnh sản xuất và quy trình kho so với những gì các mô-đun kế toán hoặc quản lý hàng tồn kho cơ bản có thể cung cấp.
Nguồn hình ảnh: fishbowlinventory.com
Các tính năng chính
- Theo dõi tồn kho chi tiết với nhiều địa điểm và đơn vị đo lường
- Hỗ trợ lệnh sản xuất và chế tạo (lắp ráp, bảng kê nguyên vật liệu)
- Quét mã vạch cho việc nhận hàng, lấy hàng, đóng gói và kiểm kê chu kỳ
- Điểm đặt hàng lại, tự động hóa mua hàng và quản lý chi phí đến nơi
- Tích hợp với QuickBooks, Xero và các nền tảng thương mại điện tử
- Công cụ báo cáo cho mức tồn kho, sản xuất và hoạt động kho
Lý do tôi chọn Fishbowl: Fishbowl giúp tinh giản hoạt động bằng cách tự động hóa quy trình quản lý tồn kho và kho hàng, giảm lỗi thủ công và nâng cao hiệu quả. Sự kết hợp giữa các tính năng tồn kho, sản xuất và kho hàng khiến nó đặc biệt hữu ích cho các công ty sản xuất sản phẩm cần khả năng quan sát toàn diện, đồng thời vẫn muốn giữ hệ thống tài chính hiện tại.
Giá: Fishbowl Inventory cung cấp nhiều tầng gói dịch vụ trả phí khác nhau, bao gồm Essentials, Growth, Scale và Advanced, cho các số lượng người dùng và chức năng AI khác nhau. Tất cả các gói dịch vụ đều dựa trên báo giá.
7. NetSuite WMS: Mô-đun quản lý kho trong bộ ERP đám mây của Oracle NetSuite
NetSuite WMS là mô-đun quản lý kho trong bộ ERP đám mây Oracle NetSuite. Được cung cấp dưới dạng phần mềm như một dịch vụ (SaaS), nó mang lại khả năng mở rộng, dễ dàng cập nhật và tích hợp liền mạch với các mô-đun khác của NetSuite. Nó được thiết kế để tối ưu hóa hoạt động kho cho các doanh nghiệp đã hoặc dự định sử dụng NetSuite cho tài chính, CRM và thương mại.
Nguồn hình ảnh: netsuite.com.sg
Các tính năng chính
- Theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực trên nhiều kho và ngăn chứa
- Hướng dẫn lưu kho, lấy hàng theo đợt và quy trình làm việc hỗ trợ RF di động
- Hỗ trợ theo dõi lô, số sê-ri và hạn sử dụng khi cần thiết
- Tích hợp chặt chẽ với quản lý đơn hàng, mua hàng và kế toán của NetSuite
- Bảng điều khiển và KPI cho hiệu suất kho và việc hoàn tất đơn hàng
- Các quy tắc có thể cấu hình cho việc lấy hàng, đóng gói và bổ sung hàng
- Tự động hóa và tối ưu hóa các tác vụ trong kho để giảm thời gian lãng phí và cải thiện hiệu quả hoạt động
Lý do tôi chọn NetSuite WMS: NetSuite WMS được đưa vào vì nó minh họa cách một hệ thống theo dõi kho có thể hoạt động như một mô-đun tích hợp trong một môi trường ERP rộng hơn. Đối với các công ty tiêu chuẩn hóa trên NetSuite, mô-đun WMS mang đến một cách tự nhiên để đưa việc theo dõi kho, độ chính xác tồn kho và hiệu quả thực hiện đơn hàng vào cùng một nền tảng đám mây vận hành tài chính và bán hàng. Cách tiếp cận thống nhất này giúp giảm các kho dữ liệu riêng lẻ, loại bỏ thời gian lãng phí trong hoạt động kho và đơn giản hóa việc báo cáo cũng như kiểm soát trên toàn bộ doanh nghiệp.
Giá: Người dùng đăng ký NetSuite với phí giấy phép hàng năm. Giấy phép của bạn bao gồm ba thành phần chính: nền tảng cốt lõi, các mô-đun tùy chọn và số lượng người dùng. Ngoài ra còn có một khoản phí triển khai một lần cho việc thiết lập ban đầu. Giá chính xác cần được báo giá.
6 lợi ích kinh doanh của hệ thống theo dõi kho hàng
Hệ thống theo dõi kho hàng không chỉ ghi lại các chuyển động. Nó cung cấp cho bạn dữ liệu đáng tin cậy, giảm ma sát trong công việc hàng ngày và giúp toàn bộ hoạt động dễ dàng kiểm soát hơn. Các hệ thống theo dõi kho hàng giúp loại bỏ tình trạng hết hàng và tồn kho quá mức bằng dữ liệu và cảnh báo theo thời gian thực, đảm bảo mức tồn kho luôn ở trạng thái tối ưu.
- Từ mất kiểm soát hàng tồn đến khả năng quan sát toàn diện: Khi việc theo dõi yếu, mọi người phải tìm kiếm hàng hóa, tranh cãi về số liệu và xử lý sự cố sau khi chúng bùng phát. Với hệ thống theo dõi kho hàng hiện đại, bạn có thể xem số lượng và vị trí chính xác tại một nơi, truy vết những gì đã xảy ra với các mặt hàng hoặc pallet cụ thể, và phát hiện ngoại lệ sớm.
- Cải thiện độ chính xác khi lấy hàng và giảm lỗi giao hàng: Khâu lấy hàng và giao hàng là nơi dễ xảy ra sai sót ảnh hưởng đến khách hàng. Quy trình làm việc dựa trên quét mã cho phép nhân viên lấy hàng và đóng gói xác nhận vị trí và mặt hàng trước khi đơn rời khỏi kho, giúp giảm tình trạng lấy nhầm hoặc giao nhầm.
- Hoàn tất đơn hàng nhanh hơn và rút ngắn thời gian giao: Sự chậm trễ thường xuất phát từ việc không biết chính xác vị trí hàng hóa. Với thông tin vị trí chính xác và cập nhật theo thời gian thực, nhân viên lấy hàng đi theo lộ trình hiệu quả, giám sát viên phản ứng kịp thời với khối lượng công việc, và đơn hàng di chuyển liên tục từ lúc phát hành đến khi xuất kho, ngay cả trong thời gian cao điểm. Hệ thống theo dõi tồn kho kho hàng phản ứng nhanh giúp đảm bảo cam kết dịch vụ chặt chẽ hơn mà không cần tăng ca liên tục. Trên thực tế, điều này đồng nghĩa với thời gian xử lý nhanh hơn và sự tự tin hơn vào ngày giao hàng đã hứa.
- Tận dụng tốt hơn không gian và nhân lực trong kho: Dữ liệu theo dõi cho thấy cách sử dụng không gian và nhân sự, khu vực nào bị quá tải, nơi di chuyển quá nhiều và cách phân bổ công việc. Từ đó, bạn có thể cải thiện việc sắp xếp vị trí, điều chỉnh lưu trữ và tinh chỉnh kế hoạch nhân sự thay vì phỏng đoán.
- Trải nghiệm khách hàng và mức độ dịch vụ mạnh mẽ hơn: Khi thông tin về hàng tồn kho đáng tin cậy, các cam kết trở nên thực tế. Bạn có thể xác nhận tình trạng sẵn có trước khi cam kết, trả lời chính xác các câu hỏi về trạng thái đơn hàng và xử lý tình trạng thiếu hàng một cách minh bạch. Việc theo dõi chính xác và khả năng hiển thị theo thời gian thực giúp đáp ứng nhu cầu của khách hàng bằng cách đảm bảo hoàn tất đơn hàng đúng thời hạn.
- Tuân thủ, khả năng truy xuất và quản lý rủi ro: Nhiều ngành yêu cầu bằng chứng rõ ràng về nguồn gốc sản phẩm và nơi sản phẩm được phân phối. Cách tiếp cận ưu tiên theo dõi ghi lại từng bước, liên kết sản phẩm với lô hàng hoặc số sê-ri, và giúp dễ dàng cô lập hàng tồn kho bị ảnh hưởng nếu có sự cố xảy ra.
Các tính năng chính cần tìm trong hệ thống theo dõi kho hàng
Khi lựa chọn hệ thống theo dõi kho hoặc phần mềm quản lý hàng tồn kho, hãy tập trung vào các khả năng hỗ trợ quy trình làm việc thực tế của bạn thay vì vào danh sách dài các tính năng chung chung.
- Khả năng hiển thị hàng tồn kho và vị trí theo thời gian thực: Hệ thống của bạn cần phản ánh những gì đang diễn ra ngay bây giờ, không phải ngày hôm qua. Việc thu thập dữ liệu theo thời gian thực thông qua hệ thống quản lý hàng tồn kho loại bỏ lỗi thủ công bằng cách cung cấp cập nhật tức thì khi hàng hóa di chuyển, hiển thị rõ ràng đến từng ngăn chứa, và công cụ tìm kiếm đơn giản cho người không chuyên.
- Quy trình hoàn tất đơn hàng: Một hệ thống quản lý kho được thiết kế tốt sẽ mang lại hiệu quả thực sự cho từng bước bằng cách xử lý tự động các tác vụ thường xuyên và cung cấp thông tin theo dõi hiện tại khi bạn cần nhất.
- Theo dõi mã vạch và Mã QR: Mã vạch và Mã QR vẫn là nền tảng của hầu hết các thiết lập theo dõi. Hãy tìm khả năng tạo nhãn dễ dàng, hỗ trợ nhãn ở cấp độ từng mặt hàng và cấp độ container, cùng với xác thực quét để phát hiện lỗi.
- RFID và các công nghệ theo dõi tiên tiến: Một số hoạt động cần nhiều tự động hóa hơn. Trong những trường hợp đó, hãy kiểm tra xem nền tảng có hỗ trợ thẻ và đầu đọc RFID, cổng cố định, cũng như tích hợp với cảm biến hoặc thiết bị tự động hóa hay không.
- Truy cập di động: Truy cập di động thể hiện một bước tiến đáng kể trong quản lý kho, mặc dù giá trị thực sự của nó nằm ở cách nó kết nối con người với thông tin họ cần. Nhân viên có thể kiểm tra mức tồn kho một cách tự tin, cập nhật đơn hàng chính xác và truy cập chi tiết vận chuyển khi tình huống thay đổi.
- Quản lý vị trí và thùng chứa: Bố cục ảo phải khớp với bố cục thực tế. Bạn cần có khả năng xác định kho hàng, khu vực, lối đi, giá kệ và thùng chứa, thiết lập quy tắc lưu trữ, và điều chỉnh bố cục mà không làm mất lịch sử.
- Theo dõi đơn hàng và lô hàng: Hệ thống theo dõi kho của bạn cần kết nối hoạt động nội bộ với kỳ vọng của khách hàng bằng cách liên kết đơn hàng với việc lấy hàng, đóng gói và vận chuyển, đồng thời lưu trữ tất cả các thông tin tham chiếu liên quan.
- Dấu vết kiểm toán, quyền và báo cáo: Các tính năng quản trị giúp hệ thống đáng tin cậy. Hãy tìm các nhật ký thay đổi chi tiết, quyền dựa trên vai trò, và báo cáo rõ ràng về độ chính xác và thông lượng.
- Khả năng truy xuất và tuân thủ: Các tính năng truy xuất trong hệ thống theo dõi kho hàng rất cần thiết cho các ngành yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt, chẳng hạn như dược phẩm, đảm bảo mọi hoạt động di chuyển đều được ghi lại và có thể kiểm toán.
- Các yếu tố về bảo mật và hỗ trợ: Ưu tiên cả bảo mật và hỗ trợ giúp cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho và giảm chi phí, nhưng quan trọng hơn, nó nâng cao hiệu quả đồng thời giữ cho khách hàng hài lòng và doanh nghiệp của bạn thích ứng với những thay đổi của thị trường.
Cách chọn hệ thống theo dõi kho phù hợp
Việc lựa chọn một hệ thống hỗ trợ các quy trình tinh gọn là điều cần thiết để nâng cao hiệu quả và loại bỏ các điểm nghẽn trong quản lý kho. Ngoài ra, hãy xem xét cách các mô hình mua hàng của khách hàng thay đổi có thể ảnh hưởng đến yêu cầu của bạn, đảm bảo hệ thống có thể thích ứng với các kênh và kỳ vọng đang phát triển.
Hệ thống theo dõi kho dựa trên đám mây so với tại chỗ
Hầu hết các hệ thống theo dõi kho hiện đại đều dựa trên nền tảng đám mây, nhưng các hệ thống tại chỗ vẫn có chỗ đứng.
- Lợi ích của đám mây: Nhiều hệ thống theo dõi kho dựa trên nền tảng đám mây được cung cấp dưới dạng phần mềm như một dịch vụ (SaaS), mang lại khả năng mở rộng và chi phí ban đầu thấp hơn. Các lợi ích khác bao gồm triển khai nhanh hơn, cập nhật tự động, truy cập từ xa dễ dàng hơn và giảm nhu cầu về bộ phận CNTT nội bộ.
- Khi hệ thống tại chỗ phù hợp: Các môi trường được tùy chỉnh cao, quy định nghiêm ngặt về lưu trữ dữ liệu hoặc cơ sở hạ tầng có kết nối internet rất hạn chế vẫn có thể ưu tiên thiết lập tại chỗ hoặc đám mây riêng.
Khả năng sử dụng, đào tạo và quản lý thay đổi
Hệ thống tốt nhất là hệ thống mà mọi người thực sự sử dụng. Tập trung vào:
- Dễ sử dụng: Màn hình có rõ ràng và quy trình làm việc có đơn giản cho người nhận hàng, người chọn hàng và người đóng gói không? Nhân viên mới có thể học nhanh không?
- Quy trình làm việc theo vai trò: Mỗi vai trò có chỉ thấy những gì họ cần để hoàn thành nhiệm vụ một cách chính xác không?
- Kế hoạch đào tạo: Bạn sẽ đào tạo các nhóm, triển khai thay đổi và thu thập phản hồi như thế nào?
Nếu nhân viên tại sàn thấy hệ thống khó hiểu hoặc chậm, họ sẽ bỏ qua nó — và dữ liệu của bạn sẽ bị ảnh hưởng.
Các yếu tố cần xem xét về phần cứng và cơ sở hạ tầng
Ngay cả phần mềm thông minh nhất cũng sẽ thất bại nếu không có phần cứng và kết nối khả dụng. Hãy lên kế hoạch cho:
- Thiết bị: Máy quét mã vạch, điện thoại di động hoặc thiết bị cầm tay, máy in nhãn, và bất kỳ thiết bị cố định nào.
- Mạng: Wi‑Fi ổn định hoặc vùng phủ sóng ở tất cả các lối đi, bến tàu và khu vực tập kết.
Việc lựa chọn phần cứng phù hợp với môi trường của bạn và có chỗ để mở rộng sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc về sau.
Hệ thống theo dõi kho miễn phí so với trả phí
Cuối cùng, hãy quyết định xem nên bắt đầu với công cụ miễn phí hay đầu tư vào hệ thống trả phí.
- Hệ thống miễn phí: Phù hợp cho các nhóm rất nhỏ đang thử nghiệm quy trình làm việc có cấu trúc hoặc vận hành các hoạt động đơn giản. Có giới hạn về số lượng người dùng, mục và tích hợp.
- Hệ thống trả phí: Cung cấp nhiều tính năng mạnh mẽ hơn, hỗ trợ và khả năng mở rộng, điều này trở nên quan trọng khi khối lượng, địa điểm hoặc nhu cầu tích hợp tăng lên.
Hệ thống theo dõi kho miễn phí có thể là một thử nghiệm hữu ích, nhưng khi nó bắt đầu làm giảm độ chính xác hoặc hiệu quả, thì đã đến lúc coi giải pháp trả phí như một khoản đầu tư cốt lõi cho doanh nghiệp.
Xu hướng tương lai trong hệ thống theo dõi kho hàng
Tự động hóa kho và quản lý chuỗi cung ứng là những xu hướng chủ chốt định hình tương lai của hệ thống theo dõi kho. Các hệ thống này cho phép quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực, hỗ trợ giao hàng trơn tru và dòng tiền ổn định. Khi quản lý chuỗi cung ứng ngày càng được tích hợp với hoạt động kho, kiểm soát hàng tồn và hệ thống kinh doanh, khả năng hiển thị từ đầu đến cuối và tối ưu hóa vận hành sẽ trở thành tiêu chuẩn. Công nghệ tự động hóa kho sẽ tiếp tục nâng cao hiệu quả, giảm lỗi và tinh giản hiệu suất logistics.
AI và thông tin dự đoán về việc theo dõi kho hàng
AI đang chuyển việc theo dõi từ “điều gì đã xảy ra” sang “chúng ta nên làm gì tiếp theo.” Công nghệ này có thể đề xuất cách sắp xếp vị trí hàng và phân bổ lao động tốt hơn, đồng thời kích hoạt cảnh báo dự đoán cho các tình huống có khả năng thiếu hàng hoặc tắc nghẽn trước khi ảnh hưởng đến hoạt động. Khi các công cụ này phát triển, chúng đóng vai trò hỗ trợ ra quyết định cho các nhà lập kế hoạch và giám sát, thay vì thay thế phán đoán của con người.
IoT, cảm biến và hệ thống định vị thời gian thực (RTLS)
Cảm biến, beacon và RTLS cho phép theo dõi chi tiết ở mức độ cao đối với pallet, thiết bị và đôi khi cả từng món hàng riêng lẻ, giúp giảm thời gian tìm kiếm và cải thiện khả năng kiểm soát. Mức độ theo dõi theo thời gian thực này thường hợp lý khi khối lượng, giá trị tài sản hoặc yêu cầu tuân thủ đủ cao để biện minh cho khoản đầu tư.
Gia tăng tự động hóa và tích hợp robot
Tự động hóa và robot phụ thuộc vào dữ liệu theo dõi sạch và kịp thời để lập kế hoạch và xác nhận từng bước di chuyển. Các hệ thống theo dõi kho hiện đại đang được thiết kế để điều phối nhiệm vụ giữa con người, robot và băng chuyền, đồng thời tích hợp với các công nghệ tự động hóa mới theo thời gian. Ngay cả khi hiện tại bạn chưa tự động hóa, việc lựa chọn phần mềm có thể phát triển cùng robot và thiết bị tiên tiến sẽ giúp bảo đảm hoạt động của bạn trong tương lai.
Kết luận
Hệ thống theo dõi kho hàng là nền tảng vận hành cho bạn biết những gì bạn có, vị trí của chúng và cách chúng di chuyển theo thời gian thực. Nó thay thế việc phỏng đoán và các bảng tính rời rạc bằng dữ liệu đáng tin cậy ở cấp độ vị trí. Nền tảng đó mở khóa những lợi ích cốt lõi được thảo luận trong hướng dẫn này: độ chính xác cao hơn, hoàn thành đơn hàng nhanh hơn, sử dụng không gian và nhân lực hiệu quả hơn, và dịch vụ khách hàng mạnh mẽ hơn, tất cả đều được hỗ trợ bởi các dấu vết kiểm toán rõ ràng và khả năng truy xuất nguồn gốc.
Khi lựa chọn giải pháp, hãy tập trung vào sự phù hợp: quy mô của bạn, quy trình làm việc, nhu cầu tích hợp và mức độ sẵn sàng cho điện toán đám mây, IoT và tự động hóa. Bắt đầu từ hiện trạng của bạn hôm nay và xác định mức độ kiểm soát bạn thực sự cần trong vài năm tới. Từ các hệ thống theo dõi hàng tồn kho kho hàng nhẹ đến các nền tảng linh hoạt hơn như Lark kết hợp theo dõi với cộng tác và tự động hóa, lựa chọn đúng là lựa chọn mà nhóm của bạn sẽ sử dụng một cách nhất quán và có thể phát triển với sự tự tin.
Câu hỏi thường gặp
Hệ thống theo dõi kho là gì?
Hệ thống theo dõi kho là phần mềm ghi lại số lượng hàng tồn kho, vị trí và sự di chuyển bên trong kho theo thời gian thực. Hệ thống này thường sử dụng mã vạch, Mã QR hoặc các phương pháp thu thập dữ liệu khác để theo dõi việc nhập hàng, lưu kho, di chuyển nội bộ, lấy hàng, đóng gói và vận chuyển. Mục tiêu là duy trì một cái nhìn chính xác duy nhất về hàng tồn và vị trí để các nhóm có thể làm việc nhanh hơn và giảm thiểu lỗi.
Hệ thống WMS nào phổ biến nhất?
Không có một WMS “phổ biến nhất” duy nhất trên toàn cầu; việc áp dụng phụ thuộc vào quy mô công ty, ngành nghề và hệ thống công nghệ hiện có. Các nhà cung cấp nổi tiếng bao gồm Oracle, SAP, Lark và NetSuite ở cấp độ Enterprise, trong khi nhiều doanh nghiệp tầm trung và nhỏ hơn sử dụng các hệ thống theo dõi kho chuyên biệt hoặc công cụ quản lý hàng tồn được tích hợp với nền tảng ERP hoặc thương mại điện tử của họ.
Làm thế nào để theo dõi hàng tồn kho trong kho?
Để theo dõi hàng tồn kho một cách hiệu quả, hãy xác định rõ vị trí, gắn nhãn cho hàng hóa và khu vực lưu trữ, đồng thời sử dụng hệ thống theo dõi kho hàng cập nhật hồ sơ khi công việc diễn ra. Trên thực tế, điều này có nghĩa là quét hàng hóa khi nhận, cất trữ, lấy hàng và vận chuyển, thực hiện kiểm kê chu kỳ thường xuyên, và tích hợp hệ thống với công cụ đặt hàng và mua hàng để mức tồn kho và vị trí luôn phù hợp với hoạt động thực tế.
B SAP và WMS có giống nhau không?
Không. SAP là một nhà cung cấp phần mềm lớn, cung cấp bộ ERP toàn diện và các mô-đun chuyên biệt, bao gồm khả năng quản lý kho hàng. WMS (hệ thống quản lý kho hàng) là một loại phần mềm tập trung vào việc kiểm soát hoạt động kho và hàng tồn kho. SAP có thể cung cấp mô-đun WMS, nhưng “SAP” bản thân nó không giống như một WMS chung; đây là một trong số nhiều nhà cung cấp cung cấp chức năng quản lý kho hàng.
Đọc liên quan
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
