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工资部门打来电话了。员工出勤记录的又一次错误让他们感到沮丧，你的员工也不太满意。
填写员工出勤信息本就繁琐且耗时。但更大的问题是它很容易出错。你需要投资于合适的跟踪器，以便安全、准确、合规地简化你的流程。
本文概述了正确跟踪员工出勤的最重要原因。我们还分享了模板和软件解决方案，帮助你优化团队的出勤跟踪。
为什么要跟踪员工的出勤情况？
准确且符合规定地跟踪员工的出勤情况至关重要。这样做，您可以：
确保工作量公平
正确的跟踪确保管理者在团队成员之间平等地分配和分配工作量。您还可以检查加班时间，确保员工不会过度工作。
分析员工生产力
有了准确的员工出勤跟踪器，您还可以分析员工之间的生产力。具体来说，您可以看到哪些员工在工作，他们何时已开启画板，以及他们在工作日内完成了多少工作。
主动解决问题
跟踪员工的出勤情况增加了您识别任何出勤或缺勤问题的能力，以免这些问题成为重大问题。
监测燃烧出的迹象
了解员工的工作时间还可以让您跟踪他们的上班时间并监测燃烧出的迹象。
通过考勤跟踪监控员工的工作时间只是你可以展示对他们整体福祉支持的一种方式。
快速处理申请
当员工的带薪休假（PTO）和请假申请得到快速处理和回应时，你会注意到生产力和士气的提高。立即处理PTO申请通过支持积极的工作生活平衡来提升士气。
此外，当你跟踪员工的休假申请并确保你随时都有足够的员工在场时，你将保持业务的顺利运行。
高效完成工资发放
一个强大的员工考勤跟踪器确保员工得到准确和及时的支付。
改善客户体验
当员工匆忙、分心或不注意时，客户会注意到。
工作过度的员工将没有时间给予你的客户应有的关注，或一贯提供高质量的产品。结果，客户满意度将下降，你可能会看到负面评论、客户流失或推荐减少的影响。
通过有效的跟踪过程，你可以更好地管理工作量，防止分心或疲惫的员工影响客户体验。
减轻管理层的负担
员工持续请假或未能按时到岗会给管理层带来负担。他们不得不花费额外时间分配任务和职责给其他员工，或寻找临时替代人员来填补空缺。
一个高效的员工考勤系统不仅节省了管理者的时间和精力，还减少了管理者与那些始终按时到岗（因此被要求承担更多工作）的员工之间的摩擦。
既然您已经了解了员工考勤追踪器的重要性，接下来让我们看看最有效的选择。
如何跟踪员工的出勤情况
模板和软件是轻松实施员工出勤跟踪系统的两种最佳方式。让我们来看看它们各自的特点。
1. 员工出勤跟踪模板
如果您正在寻找一种可定制且用户友好的解决方案，请考虑实施出勤跟踪模板。
模板是具有预格式化布局的电子表格，有助于简化数据输入。您选择的模板类型将取决于您的业务需求和您想要跟踪的信息。
直接上司、经理、团队领导和人力资源人员通常会跟踪员工出勤情况。
以下是一些员工出勤跟踪模板的示例：
日常员工出勤跟踪
这种类型的出勤表仅按天跟踪员工出勤情况。以下是如何开始使用：
- 为您跟踪的每位员工创建一行。
- 在左侧列中，添加他们的姓名、职位、部门以及任何其他相关信息。
- 下一列将反映他们的出勤情况。创建简单的代码来表示“出勤”、“事假”、“病假”、“休假”和“未出现”。
- 然后，添加两列：一列为“签到时间”，另一列为“签退时间”。如果您的员工有权享受休息时间，您可能还想添加一个最终的“休息时间”列。
月度员工出勤跟踪
为了更全面地了解员工出勤情况，您可能更倾向于每月跟踪一次。跟踪器将自动统计员工的缺勤率，让您清楚地了解谁在办公室以及其他人为何缺勤。
- 确定月份和年份。
- 为每位员工创建一行。
- 在左侧列中添加员工的姓名、职位、部门以及任何其他相关信息。
- 为当月的每一天添加列。
- 使用您偏好的代码来反映员工是否出勤、请假或旷工。
基于日班的出勤跟踪器
对于管理多个班次的人来说，基于班次的出勤跟踪器效果很好。
- 确定所讨论的日期。
- 为每位员工创建一行。
- 在左侧列中添加员工的姓名、职位、部门以及任何相关信息。
- 添加与相关班次对应的列。您可以按班次类型（例如，白班、中班、夜班）或班次时间（例如，上午8点至晚上8点，晚上8点至上午8点等）来指定。
- 使用您偏好的代码来反映员工何时出勤。如果您愿意，可以为其他列灰显或添加“未安排”的代码。
员工请假出勤跟踪器
您可能还想单独跟踪员工的请假申请。
- 确定所涉及的年份。
- 为每位员工创建一行。
- 在左侧列中添加员工的姓名、职位、部门以及其他相关信息。
- 为您跟踪的每种休假类型添加列，如病假、假期、个人假、陪审团假或FMLA假。
- 在每位员工的每个列中添加“已用休假”和“剩余休假”的子行。这些子行将生成最终列中的月度总计以供审查。
出勤跟踪模板的优点
- 跟踪模板易于实施和使用，学习曲线很小。
- 经理和人力资源人员可以通过共享的云系统快速访问模板。
- 模板可定制且适应性强，适用于任何类型的跟踪系统。
- 模板是一个经济实惠的选择，适用于规模较小或预算有限的企业来跟踪员工出勤。
使用出勤跟踪模板的挑战
使用跟踪模板确实存在挑战：
- 需要的手动输入是耗时的。
- 手动输入数据更容易出现人为错误和不准确。
- 存储在基于云的系统中的模板可能更容易受到数据泄露的影响。
- 用户无法使用模板访问高级功能和分析。
如何设置员工出勤跟踪模板
设置员工出勤跟踪模板快速且容易，尤其是有许多免费选项可用。
Lark的员工出勤表易于设置、监控和维护。使用它，你可以：
- 监控员工每个预定工作日或班次的准时情况。
- 通过监控加班时间并避免过度工作，确保遵守劳动和雇佣法规。
- 计算每位员工的工作时间和请假时间以便进行工资核算。
- 快速识别旷工或其他与出勤相关的问题。
- 为绩效评估、纪律原因或审计保持准确的记录。
- 仅需几次点击即可简化出勤管理（并节省宝贵时间）。
以下是开始使用Lark员工出勤表的方法：
以下是开始使用Lark员工出勤表的方法：1. 点击右上角的蓝色“使用模板”按钮注册Lark。
2. 注册后，您将在Lark多维表格上看到Lark考勤表模板。再次点击“使用模板”将其复制到您的工作区。
3. 根据您的业务需求自定义模板。
使用Lark的考勤表，您只需几个简单的步骤就可以开始使用。您将拥有维护准确且符合规定的员工考勤记录所需的一切。
2. 员工考勤跟踪软件
虽然模板是跟踪员工考勤的一种快速简便的方式，但它们有局限性。如果您正在寻找更好的解决方案，请考虑使用员工考勤跟踪软件。
Lark考勤打卡应用允许人力资源人员和管理者管理班次，记录考勤，审查请假和加班申请，并获得数据驱动的洞察。员工可以使用打卡应用打卡上下班，检查他们的考勤历史，并提交请假、加班或更正的申请。
需要更多证据吗？以下是Lark考勤应用是跟踪员工考勤的最佳方式的原因：
考勤跟踪软件的优点
这款应用为管理者和员工提供了许多明确的好处：
- 管理员从一开始就设定了公司的员工考勤规则。
- 雇主和员工可以实时管理和审查现场和非现场的考勤。
- 员工可以通过多种方式打卡上下班。
- 请假和加班申请都通过应用提交、审核，并被批准或拒绝。
- 经理可以根据所需的出勤数据立即自定义和导出报告。
打卡应用软件的特点
Lark 打卡应用还包括多个简化考勤跟踪过程的功能：
- 建立员工打卡/签退规则。
- 确定员工到达和离开的位置和GPS规则。
- 启用照片打卡/签退方法。
- 提供移动或桌面打卡/签退系统。
- 制定、审核和批准考勤更正、请假、加班、出差等申请。
- 根据您的监控和审批需求添加多个管理员。
- 根据需要导出出勤数据、假期余额和加班累计。
考勤跟踪的类型
Lark打卡应用使得跟踪不同类型的员工出勤变得简单，包括以下几种：
- 固定班次出勤
- 大小班次出勤
- 远程或异地出勤
- 自由班次出勤
- 快速出勤
记录和统计报告
Lark打卡应用允许您访问员工出勤数据并根据您的业务需求运行报告。通过它，您可以：
- 通过筛选特定时间范围、考勤组、部门、已终止或已调动的员工，或仅当前员工来自定义考勤报告的设置。
- 生成每日统计数据，包括每位员工的职位群描述、部门和直接上司的最新信息。
- 收集关于考勤时间、结果和任何备注的信息。例如，您将看到员工是否已申请考勤更正。
- 审查员工考勤时长统计数据，包括所需时长、实际时长和应付时长。监控问题如迟到、严重迟到和早退。
- 查看异常情况，如请假类型和时长、出差天数、班次交换的天数和数量、外勤和加班时长等。
- 为员工生成月度统计数据，包括所需天数、实际工作时长和异常情况。
- 查看整个团队的考勤数据。
- 为远程或全球员工设置不同的时区规则。
- 发送工时表核对申请，方便员工快速完成并提交更正（如有需要）。
如何设置 Lark 打卡功能
创建 Lark 账号后，按照以下步骤开始考勤管理。
1. 在桌面端，点击右上角的 Lark 个人资料图片，选择“管理后台”。
2. 从左侧菜单选择“工作台”，然后点击“应用管理”。在这里找到并点击打卡应用。
2. 从左侧菜单选择“工作台”，然后点击“应用管理”。在这里找到并点击打卡应用。
3. 应用会自动包含所有成员或员工。如果想限制访问范围，点击“配置”，更改范围以选择所需的员工数量。
3. 应用会自动包含所有成员或员工。如果想限制访问范围，点击“配置”，更改范围以选择所需的员工数量。4. 在应用主页点击“前往应用管理后台”设置考勤管理员。
5. 现在可以通过此页面左侧菜单完成以下操作。
5. 现在可以通过此页面左侧菜单完成以下操作。- 为小组或班次设置考勤规则。
- 查看考勤报告，包括日常和月度统计。
- 管理请假和加班申请。
- 确定必须有访问权限的考勤管理员。
以下是更详细地完成这些操作的方法：
设置考勤规则
1. 创建一个新的考勤小组。
2. 填写小组的基础版信息，包括群名称和相关部门。
2. 填写小组的基础版信息，包括群名称和相关部门。3. 继续班次选择，您可以从固定、预定或自由班次选项中选择。您可以保留每个选项的默认选择或相应调整。
根据班次完成提示，记住一旦您建立了小组，您将无法更改类型。
4. 确定您小组的考勤方式。您可以选择通过GPS或WiFi打卡。
如果您希望成员有选择的话，可以为小组设置多种考勤方式。
5. 如果您想要额外的规则，请前往考勤设置。例如，如果您的公司提供远程办公选项，您可以在此处设置。
完成信息输入后，点击“确认”以授权您的员工访问。
查看考勤数据
前往“考勤管理”，然后是“考勤统计”。
1. 设置您的筛选条件，包括时间范围和考勤组。
2. 勾选“日统计”或“月度总结”。
3. 查看每位员工的基本信息，包括他们的姓名、员工类型、入职日期、状态、直属上司、部门、员工ID和联系信息。
4. 查看考勤信息：
考勤时间是每次打卡记录生成的时间。
考勤结果提供额外信息，例如员工休息日或非工作日的“无需考勤”。
考勤备注包括关于迟到或早退以及员工的更正申请的信息。
5. 查看时长统计：
规定时长或工作时长不会因请假、加班或换班而改变。
实际考勤时长反映了打卡时间。
应付时长结合了规定和实际时长，确保员工的工作得到准确支付。例如，如果他们比规定时长晚打卡一小时，他们不会自动获得那个非工作小时的工资。
6. 异常统计包括请假时长、请假类型、换班天数和次数、外勤和加班时长、更正和无打卡记录。
您还可以自定义考勤报告。
1. 在右上角，选择“报告设置”以查看可用选项。
2. 勾选（或取消勾选）您所需的字段，并点击“保存”。
3. 通过点击并拖动字段，调整字段顺序至您偏好的位置。
3. 通过点击并拖动字段，调整字段顺序至您偏好的位置。4. 通过将鼠标悬停在每个字段上并点击“编辑”图标，编辑字段。
5. 一旦您满意，点击“确认”保存您的更改。
5. 一旦您满意，点击“确认”保存您的更改。
管理员工请假和加班
在考勤管理页面，勾选“请假管理”和“请假类型”来管理员工请假。
1. 通过点击“新建请假类型”并选择适当的模板来创建一个请假类型。
2. 按步骤创建您想要的请假类型。例如，如果您想选择“通用请假”，您将首先勾选通用模板并完成编辑页面的设置。然后，您将添加有限请假的累积规则并设置请假规则。
2. 按步骤创建您想要的请假类型。例如，如果您想选择“通用请假”，您将首先勾选通用模板并完成编辑页面的设置。然后，您将添加有限请假的累积规则并设置请假规则。您也可以为年假、哺乳假和补偿假设置请假。
3. 在请假类型页面的右侧选择“编辑”来更改请假规则。
您还可以排序并关闭不同的请假类型。此外，您可以通过勾选“请假管理”然后“假期余额”通过考勤管理来管理假期余额。
您还可以排序并关闭不同的请假类型。此外，您可以通过勾选“请假管理”然后“假期余额”通过考勤管理来管理假期余额。
查看和更新假期余额或直接从Excel文档导出数据。
查看和更新假期余额或直接从Excel文档导出数据。
确定出勤管理员
在管理员设置中，点击那个写着“添加管理员”的亮蓝色按钮。然后，勾选每个人在小组内的管理范围和权限。
管理和跟踪员工出勤的最佳实践
既然您已经了解了如何将员工考勤追踪器整合到您的组织中，以下是一些今后需要牢记的最佳实践：
建立一个强大且紧密联系的公司文化
感到与工作场所有联系并相信自己所做的工作有意义的员工愿意留在那里。这意味着他们不太可能通过缺勤而让团队成员或同事陷入困境。
确保您实行开放式政策，让员工在沟通任何与缺勤相关的需求或顾虑时感到舒适。
对主管、经理和人力资源人员进行考勤追踪培训
确保这些人员了解考勤准则、后果及执行程序。
了解这些期望不仅简化了考勤管理流程，还减少了经理们在这方面所需投入的时间和精力。
对您的考勤政策保持透明
员工应知道何时需要打卡上下班及休息和用餐时间。他们还应拥有清晰且便捷的方法来报告临时缺勤。
制定明确的准则，说明如果员工持续迟到、早退或完全未到，会有什么样的后果。
员工应了解何时以及如何申请休假，无论是度假、家庭与医疗休假（FMLA）还是陪审团服务。他们还应明白某些时间段是否禁用休假申请（例如季节性高峰期），或是否有建议的消息通知提前期。
评估您的带薪休假政策是否影响员工缺勤率
鼓励您的员工也利用这段应得的休假时间。过度工作和压力会降低生产力并削弱士气。
为出勤记录优异的员工提供激励和表彰计划
您可以将员工奖励计划与员工连续工作天数或小时数挂钩。
保持表彰的简洁和具体。不要低估手写或口头“谢谢”以及送给喜爱商店或餐厅的礼品卡的力量。
促进员工的身心健康和士气
实施这些策略，再加上强大的出勤跟踪系统，您的组织的出勤问题很快就会成为过去。
使用Lark提升您的员工考勤跟踪水平
既然您已经了解了员工出勤跟踪模板和软件的基础知识，您可以评估它们的功能、优点和挑战，以便为您的商业版需求做出最佳决策。
但为什么不转向一个能为您提供更多的解决方案呢？
使用Lark，您可以在一个简单的平台上提高生产力和效率。将您的Excel时间表转移到Lark多维表格或使用Lark打卡应用，以便从您的数据中获得即时的、可操作的见解。例如，您将立即发现员工缺勤是否有趋势出现。
您还将拥有一个综合平台，其中包括即时消息、文档、会议和日历（还有更多）在一个方便的地方。
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