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我们的团队最近迎来了位于圣何塞的全新园区，这是一个占地15英亩的综合体，承载着我们母公司在湾区的多个业务单元。在准备投入运营时，全球旗舰服务团队知道他们需要一个强大且集成度高的工具，以确保行政、工作场所规划、建设、房地产等20多个团队保持进度，并在3个月内完成300多项任务。
虽然Asana曾被推荐用于此次运营准备项目，团队很快发现最好的项目管理工具其实就在他们日常工作中使用的工作空间附近。Lark的多维表格帮助我们的全球旗舰服务团队在每个阶段组织任务，自动保持重要里程碑的进度，并通过自动化保持最新状态。
挑战：众多团队，庞大任务，无数截止日期
运营准备是为一切工作制定循环例行程序的工作。团队需要发明足够可定制的流程和工作方式，使校园内的所有机器、人员和物流无缝协作，从而让每个人都能感受到新办公室的欢迎和支持。
协调众多团队的努力并管理如此大量的任务可能是一项艰巨的工作，尤其是在各种无法通过日历追踪的截止日期面前。从接手前租户的建筑、规划施工和采购，到全过程的质量保证——这绝非易事。没有合适的工具，任务很容易被遗漏，团队成员也可能感到不堪重负。
“我记得在之前的工作中使用过Asana进行项目管理，”我们的区域房地产经理Chris说道，“但对于这个项目，我们需要一种非常强大的项目管理工具来帮助我们跟踪所有事项。”Asana无法满足团队对任务更新及时性和将所有内容整合到一个平台的需求，因此任何环节缺失都可能导致协作崩溃。随后，团队发现了Lark的项目管理功能，并在多维表格上找到了他们的答案。
解决方案：为所有团队提供一个定制化的项目基础
“我在Lark同事的指导下，花了不到一小时就在多维表格上创建了这张我想要的表格。整张表格、仪表盘、报告和自动化流程都已开启。随着新校区的开放，它真的可以为所有旗舰服务任务进行定制。”
1. 将不可能完成的任务拆分为具体的里程碑和任务
当整体审视运营准备项目时，面对所有提到的挑战，似乎是一项不可能完成的任务。但在将其拆分为需要达成的里程碑，然后列出为实现里程碑而需完成的任务后，这项宏大的任务对每个团队来说变得更易消化。
对于全球旗舰服务团队来说，里程碑是所有参与准备项目成员的标识。每个任务都从里程碑衍生出来并分配给具体个人，通过多维表格中的双向链接与里程碑相连。这样，团队就能跟踪每个任务的进展，并获得里程碑整体进度的全局视图。
通过将这个庞大的项目拆分为里程碑和任务，全球旗舰服务团队终于能够看到完成一个里程碑从开始到结束需要多长时间。Chris 利用甘特图视图自动生成时间线，然后用一个简单的公式，通过计算该里程碑下最早任务的开始日和最后任务的完成日，从甘特图中计算出进度和时长。
通过将这个庞大的项目拆分为里程碑和任务，全球旗舰服务团队终于能够看到完成一个里程碑从开始到结束需要多长时间。Chris 利用甘特图视图自动生成时间线，然后用一个简单的公式，通过计算该里程碑下最早任务的开始日和最后任务的完成日，从甘特图中计算出进度和时长。
“我们希望随时了解完成一个里程碑需要多长时间，比如办公室设计。这真的帮助我们轻松展示，只需从团队视图中提取数据，无论任务是什么，它都会自动填充到甘特图视图中。真是神奇。”
“我们希望随时了解完成一个里程碑需要多长时间，比如办公室设计。这真的帮助我们轻松展示，只需从团队视图中提取数据，无论任务是什么，它都会自动填充到甘特图视图中。真是神奇。”
2. 统一的项目信息以便跟踪，定制化视图支持团队运营
随着里程碑、任务和责任团队的设定和准备就绪，Chris和团队将他们的多维表格扩展到了运营准备项目中心。在多维表格中创建了一个执行摘要，为团队负责人提供了完成情况、即将进行的任务以及各团队进展的清晰视图。这帮助团队负责人了解即将发生的事项，并有意义地分配资源，同时只需点击图表即可了解数字背后的详细信息。
各团队还可以通过自定义视图轻松专注于自己的任务，而不会被与其无关的任务和信息所淹没。“他们可以通过自定义视图轻松跟踪所有应处理的任务和行动项，记录按团队筛选。”Chris说，“我们确实面临着严格的时间限制来交付圣何塞项目，这是一个硬性截止日期，因为员工将在12月12日进入空间。我们有很多行动项，许多环节在运作，不同的团队视图帮助每个团队逐项、逐任务跟踪进展。”
各团队还可以通过自定义视图轻松专注于自己的任务，而不会被与其无关的任务和信息所淹没。“他们可以通过自定义视图轻松跟踪所有应处理的任务和行动项，记录按团队筛选。”Chris说，“我们确实面临着严格的时间限制来交付圣何塞项目，这是一个硬性截止日期，因为员工将在12月12日进入空间。我们有很多行动项，许多环节在运作，不同的团队视图帮助每个团队逐项、逐任务跟踪进展。”通过专用视图，每个团队都能获得包含任务描述、相关里程碑和责任团队成员的任务清单，并在满足条件时自动生成延迟红旗。这些针对团队的视图不仅让每个责任团队和个人轻松看到谁负责什么，还能在一个屏幕上识别延迟任务，以便尽快赶上进度。
3. 一键提醒，保持任务已开启
让团队及时了解截止日期和即将到来的工作是确保按时交付的最后防线。使用Lark，帮助责任人准时完成这些时间节点的工作完全自动化，只需一键即可已开启。
Chris说：“它自然地与我们的会话相连接，并且你可以设置提醒，这让事情提升到了另一个层次。它可以在行动事项即将到来或逾期时向团队成员推送消息通知。” “这非常棒，尤其是当你不必手动提醒他们或花费数小时构建集成时。”
结果
Lark的全球旗舰（服务）团队已成功按时完成我们位于圣何塞的65.8万平方英尺园区第一阶段的准备工作，并准备使用同一多维表格完成第二和第三阶段。Chris表示：“我肯定会在下一个项目中继续选择多维表格而非Asana，多维表格的用户友好度以及它与我们其他工作的无缝衔接是无可比拟的。它非常有帮助且激活起来非常简单，我也强烈推荐我的团队在我们物业组合的未来项目中使用多维表格。”
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