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如果您正在管理一家成長中的企業，您就會知道客戶是您最寶貴的資產。從第一次的「你好」到最終的銷售及後續，每一次互動的追蹤都是至關重要的。對許多人來說，尤其是在剛起步時，第一個會想到的工具是熟悉的：Microsoft Excel。它功能強大、易於取得，且很可能已經安裝在您的電腦上。許多小型企業一開始會尋找免費的 Excel CRM 範本或自行建立一個自訂的Excel CRM來組織客戶資料。
使用Excel 作為 CRM是個人創業者和小型團隊常見的第一步。簡單的 CRM 範本看似是解決複雜問題的零成本方案，而在最初階段確實如此。但隨著業務成長，靜態 CRM 試算表的限制會逐漸顯現，導致更多手動操作和較少的清晰度。
在本指南中，我們將帶您了解使用 Excel CRM 所需知道的一切。我們會示範如何從零開始使用 CRM 試算表範本建立一個，探討其固有的限制，並介紹一個為現代團隊設計的更強大且整合的替代方案。讓我們開始吧。
什麼是 Excel CRM？
Excel CRM 是一種使用試算表建立的客戶關係管理系統。與專用的CRM 軟體不同，您使用 Excel 的列、欄和公式來追蹤客戶資料、管理您的銷售管道，並記錄互動。對許多新創公司和自由工作者來說，在 Microsoft Excel 中建立的簡單 CRM 範本是他們首次嘗試以結構化方式組織潛在客戶和聯絡人的方法。
這種自行製作的方法通常涉及建立一個中央 CRM 試算表——一個主文件，作為所有客戶相關資訊的唯一真實來源。核心組成部分通常包括：
- 聯絡資訊：這是基礎，包含姓名、公司資料、電子郵件地址、電話號碼及其他任何必要的聯絡資料欄位。
- 潛在客戶追蹤：欄位用於監控潛在客戶在銷售漏斗中的位置。您可能會包含潛在客戶來源、狀態（例如，新客戶、已聯絡、合格、不合格）以及指派的銷售代表。
- 互動紀錄：這是與客戶每次接觸的紀錄，例如最後一次通話日期、最後一封電子郵件主題，或會議筆記。記錄每次互動需要手動輸入資料，這時像Lark這類能同步您的通訊的專用工具，可以為您節省數小時的時間。
- 銷售管道：在此追蹤潛在交易，包括預估交易價值、銷售流程中的當前階段，以及預期成交日期。
- 備註：一個用於其他相關資訊的綜合欄位，例如客戶偏好、痛點或有助於建立客戶關係的個人資料。
使用Excel中的CRM很受歡迎，因為它完全免費、高度可自訂，且不需要新的軟體培訓。然而，CRM試算表本質上是用於銷售資料計算的工具，而非動態、協作式的客戶關係管理。雖然這是個很好的起點，但隨著團隊和客戶基礎的擴大，這套系統很快就會成為瓶頸。真正有效的CRM系統應該提供客戶資料的動態即時視圖，而非靜態清單。
如何在 Excel 中建立 CRM：逐步指南
在 Excel 中建立一個基本的 客戶關係管理系統（CRM） 是一個簡單的過程。這是一個了解 CRM 基本原理的絕佳方式，讓你在決定是否需要更進階的工具之前先行體驗。以下是如何從零開始建立你自己的 CRM 試算表範本。
1. 定義你的銷售流程
在開啟空白試算表之前，先規劃你的銷售流程，定義客戶從新潛在客戶到成交的各個階段。典型的銷售管道可能如下：新潛在客戶 > 已聯絡 > 已資格審核 > 已寄送提案 > 談判中 > 成交-贏/輸。明確的階段將構成你的 CRM 範本的骨幹。清楚定義的銷售流程對成功至關重要。
2. 建立並組織欄位
開啟一個新的 Microsoft Excel 活頁簿，並建立一個名為「CRM」或「銷售管道」的工作表。這將是你的主要資料庫。為欄位標註你需要追蹤的關鍵資訊。從以下基本項目開始：
- 聯絡資料：潛在客戶姓名、公司、電子郵件、電話號碼、網站。
- 潛在客戶資訊：潛在客戶來源（例如，網站、推薦）、狀態（使用您定義的階段）、潛在客戶負責人（負責的團隊成員）。
- 活動記錄：最後聯絡日期、下一次跟進日期、備註。與其使用簡單的「備註」欄位，不如想像能直接在客戶資料頁面上進行對話。像Lark這樣的工具允許您在評論中@提及同事，實現無縫且具情境性的協作。
3. 格式化您的試算表以提高清晰度
使用Excel的格式化工具，使您的CRM試算表易於閱讀和使用。將資料範圍轉換為表格（Ctrl+T），以便輕鬆排序和篩選。使用條件格式自動為潛在客戶狀態上色，例如將「已成交」標示為綠色，「新潛在客戶」標示為黃色。您也可以使用資料驗證，為「潛在客戶狀態」或「優先順序」等欄位建立下拉選單，以保持CRM範本資料的一致性。
4. 新增儀表板以進行視覺化
建立第二個名為「Dashboard」的工作表。在這裡，您可以使用樞紐分析表和圖表來彙總您的銷售數據。您可以製作圖表來視覺化銷售管道的各階段，追蹤每位負責人的潛在客戶數量，或查看哪些潛在客戶來源表現最佳。這讓您能夠從高層次掌握情況，而無需翻閱大量資料列。此手動設置適用於 Excel 和 Google 試算表，但像Lark Base這樣的整合平台會自動從您的資料集中生成這些視覺化圖表，並建立儀表板，隨著團隊的工作即時更新。良好的銷售儀表板有助於您有效分析數據。
在 Excel 中建立 CRM 是一個充滿力量的第一步，但它完全依賴手動更新。現代解決方案應該為您完成工作，而不是增加更多工作量。
限制 Excel CRM 的功能
雖然Excel 客戶關係管理系統（CRM）是個很好的起點，尤其適合小型企業，但不久後問題便會浮現。隨著團隊擴大和客戶群增加，Excel 簡單易用的特性反而成為最大的弱點。原本乾淨且有條理的 CRM 試算表，很快就可能變成一個混亂且笨重的檔案，帶來的問題多於解決的問題。
以下是使用 Excel CRM 範本時，您最常遇到的一些限制：
- 容易出錯：手動輸入資料是任何基於 Excel 的 CRM 系統的致命弱點。每一條新備註、狀態更新或聯絡資料都必須手動輸入。這不僅耗費寶貴時間，也容易導致打字錯誤、不一致或意外刪除銷售數據。單一錯誤的公式或刪除的列都可能使整個資料集出錯，這是任何 CRM 試算表常見的問題。
- 難以協作：靜態的 Excel 檔案幾乎無法實現真正的協作。當多人需要存取或更新 CRM 時，會遇到版本控制的問題。你會得到多個相同 CRM 試算表的副本，卻不確定哪一個是最新版本。即使是雲端試算表如 Excel 和 Google Sheets，也只有一人能同時有效編輯一個儲存格，對忙碌的銷售團隊造成瓶頸。相比之下，Lark 允許整個團隊同時編輯同一筆記錄，所有變更即時可見。
- 缺乏自動化：銷售流程包含無數重複性任務：發送跟進提醒、通話後更新潛在客戶狀態，或指派新潛在客戶給銷售代表。在 Excel 中，這些動作全都必須手動完成。CRM 範本無法自動觸發跟進提醒或在交易完成時通知經理。這種行政負擔使團隊無法專注於他們最擅長的事：建立客戶關係。
- 擴展性是重大問題：一個適用於 100 筆銷售潛在客戶的 Excel CRM，當資料量增至 1,000 筆時會變得緩慢且難以操作，達到 10,000 筆時幾乎無法使用。隨著資料量增加，CRM 試算表會變得遲鈍、容易當機，且極難瀏覽。你的 CRM 系統應該支持你的成長，而非阻礙它。
- 無法與其他工具整合：你的 CRM 不會孤立存在。團隊依賴電子郵件、行事曆和聊天工具與客戶及彼此溝通。Excel CRM 是一個孤島，完全與這些重要工具脫節。這意味著你必須不斷在應用程式間切換，手動複製資訊，並在過程中失去寶貴的上下文。專用的 CRM 軟體就是為了避免這種情況而設計。
- 資料安全有限：CRM 試算表的安全性極低。難以設定進階權限，意味著任何有檔案存取權的人都能查看、編輯甚至刪除敏感的客戶資訊。你無法限制特定欄位或列的存取，對於成長中的企業來說風險甚大。
最終，使用Excel 作為客戶關係管理系統會導致系統被動；它需要持續的手動操作才能保持有效。像 Lark 這樣真正現代化的客戶關係管理解決方案，應該透過自動化和無縫整合，主動支援您的工作流程，讓您的團隊能專注於建立客戶關係。
試試 Lark：升級您的 CRM 的最佳選擇
當您的Excel CRM的限制開始阻礙您的工作時，就是升級的時候了。但這並不代表您需要跳到一個昂貴且過於複雜的CRM系統。Lark提供了一個強大、直觀且完全整合的解決方案，將您靜態的CRM試算表轉變為一個動態且協作的工作空間。它旨在管理整個客戶生命週期，從潛在客戶生成到售後支援，全部集中在一個地方。
主要功能
Lark不僅僅是您CRM試算表的替代品；它是對您團隊工作方式的全新想像。它結合了資料庫的彈性與現代生產力工具套件的協作力量。
- 連結一切的多維度表格：將Lark Base視為一個超強化的CRM試算表。與Excel或Google Sheets的平面結構不同，您可以在不同的表格之間連結記錄。例如，您可以將一個聯絡人連結到多個交易，每個交易又連結到其各自的活動和備註，創造出豐富且相互連結的客戶關係視圖。
- 強大的無需程式碼自動化：您可以使用直覺的拖放介面，在Base中建立自動化工作流程。設定規則自動分配新潛在客戶，當交易狀態變更時通知團隊，或在接近成交日期時建立後續任務。這消除了手動工作，確保不會遺漏任何細節，這是任何基本CRM範本所缺乏的功能。
- 無縫且即時的協作：多位團隊成員可以同時在同一CRM記錄上工作，每項變更即時顯示。您可以直接在客戶記錄上留言，@提及同事以提出問題，並保持所有溝通有組織且具上下文。再也不用面對「v2_final_FINAL.xlsx」這類檔案，這是使用CRM試算表時常見的問題。
- 自動化公式生成，簡化資料分析：不必再為複雜的Excel語法如VLOOKUP或巢狀IF語句苦惱。Lark透過自動化公式生成器簡化資料分析。只需用簡單語言描述您需要的計算，例如「計算每筆成交的佣金」，Lark就會為您建構正確的公式。這讓整個團隊都能建立強大的報告並獲得洞察，無需成為試算表專家，節省時間並減少昂貴錯誤。
- AI原生功能，讓工作更聰明：Lark內建的AI是銷售團隊的智慧助理。它能自動研究並彙整新帳戶的公開資訊，產生針對特定客戶的通話腳本，並摘要冗長的活動歷史，為您的團隊帶來競爭優勢，節省數小時的研究時間。
為何它脫穎而出
以下是 Lark 作為任何 CRM Excel 範本 的決定性升級的原因：
Lark Base：您可自訂的 CRM 引擎
Lark CRM 的核心是 Lark Base，一個強大的無需程式碼的聯絡人資料庫，作為您 CRM 的基礎。與僵硬的 CRM 試算表結構不同，Lark Base 讓您擁有完全的彈性，建立並調整一套完美符合您獨特銷售流程和業務需求的系統。您可以輕鬆新增自訂欄位、建立不同的資料檢視，並隨時修改工作流程，無需開發人員或任何技術專長。這是一個隨著您的業務成長而成長的平台，而非您六個月後就會不敷使用的系統。
開箱即用的智慧範本
您不必從零開始。Lark 的 範本庫 提供完整功能的系統，而不僅是預先格式化的試算表範本。例如，輕量級 CRM 系統範本 可在數分鐘內安裝，並提供管理銷售線索、帳戶、聯絡人和銷售機會的完整架構。它預載互動式儀表板、像看板這樣的實用檢視，以及自動化基礎，讓您從第一天起就擁有強大且專業的 CRM 系統。
一個可及且具成本效益的平台
這項功能非常容易取得。對於小型企業來說，Lark 慷慨的免費入門方案支援最多 20 位使用者，並包含運行動態 CRM 所需的核心功能。隨著規模擴大，專業方案以傳統軟體套裝的一小部分成本，提供無與倫比的一體化解決方案。Lark 將通訊用的 Slack、文件用的 Google 試算表以及專用 CRM 軟體訂閱等分開工具整合到一個實惠的平台中，帶來巨大的價值並簡化整個工作流程。
Lark CRM 範本與 Excel CRM 範本比較
當您決定超越簡單的 CRM 試算表時，範本是最快開始的方式。然而，並非所有範本都相同。靜態的 Excel CRM 範本 與 Lark 中動態整合的 CRM 範本之間存在根本差異。
Lark CRM 範本
Lark 範本不僅僅是預先格式化的試算表；它們是功能完整、預先建置的系統，旨在解決特定的商業流程。它們配備了自訂欄位、自動化工作流程和整合的儀表板，讓您在任何 CRM 試算表範本之上擁有巨大的先機。
以下是 Lark 範本如何提升您的 CRM 的幾個範例：
- 輕量級 CRM 系統：這是任何銷售團隊的完美起點。它提供一個全面且即用的解決方案，管理您的整個銷售流程，從潛在客戶接收、交易追蹤到聯絡人管理。它可立即使用且完全可自訂，是一個強大的 CRM 範本。👉使用此範本
- 每日銷售報告：此 CRM 範本專為需要追蹤團隊績效的銷售經理打造。它會自動從您的 CRM 彙整銷售數據，生成每日報告，監控關鍵指標，並視覺化目標進度，免除在 CRM 試算表中手動製作報告的需求。👉使用此範本
- AI 驅動的客戶評論分析：這個 CRM 範本展示了一個整合平台的強大功能。它利用 AI 自動分析客戶反饋，識別情感，並對評論進行分類。這讓您能夠深入了解客戶的意見，規模之大是手動 CRM 試算表無法達成的。👉使用此範本
Excel CRM 範本
Excel CRM 範本免費的 Excel CRM 範本本質上是一個預先組織好的 CRM 試算表。您可以在網路上找到成千上萬的範本，它們是避免從零開始建立 Excel CRM 的絕佳方式。這些範本提供結構化的版面，並預先定義了用於追蹤聯絡人、潛在客戶和交易的欄位。這類 CRM 試算表範本是常見的第一步。
然而，這些範本繼承了 Excel 本身的所有限制。Excel 中的 CRM 範本是靜態的，需要不斷手動更新，沒有自動化功能，且無法與您的其他工作工具（包括 Google Sheets）整合。雖然它們比空白試算表有更好的起點，但本質上仍是被動的資料清單。基本的試算表範本只能帶您走到一定程度。
未來 Excel CRM 的趨勢
Excel CRM 不會消失，但其角色正在演變。它不再被視為永久解決方案，而是越來越被看作是基礎工具。隨著技術的進步，我們可以預期幾個關鍵趨勢將塑造 CRM 試算表在客戶關係管理中的使用方式。
- 更深度的 AI 整合：隨著軟體套件中 AI 助手的興起，Excel 變得更智能。我們可以預期 AI 將協助自動從非結構化文字輸入資料、建議複雜分析的公式，甚至生成摘要報告。然而，即使是 CRM 試算表中最聰明的 AI 仍然是在孤立運作。真正的效率來自於 AI 嵌入整個工作流程中，例如在 Lark 中，它可以摘要視訊會議並自動在您的 CRM 中建立可執行的任務。
- 更先進的範本與外掛程式：社群和第三方開發者將持續打造更強大的CRM Excel 範本與外掛程式。這些工具旨在彌合基本 CRM 試算表與專用 CRM 軟體之間的差距，提供如更佳的儀表板、任務管理整合，以及直接從 Excel 發送電子郵件的功能。
- 專注於遷移路徑：隨著越來越多企業意識到 Excel CRM 對於成長中的團隊的限制，將更重視協助您無縫將資料從 CRM 試算表遷移到專用 CRM 平台的工具與服務。討論焦點正從「是否」升級轉向「何時及如何」升級。無論您使用的是 Excel 或 Google Sheets，這點皆適用。
這些趨勢顯示出明顯的趨勢，朝向使任何 CRM 試算表更具動態性。但與其修補一個非為此任務設計的工具，像 Lark 這樣的現代平台原生提供這種動態且協作的功能，開箱即用。
結論
從Excel CRM開始，對任何新創企業來說都是一個聰明、實用且具成本效益的決定。它提供了一個靈活且熟悉的環境來組織客戶資料，並了解銷售管道的基本原理。這是建立強大且持久客戶關係旅程中的完美第一步。許多成功的公司都是從簡單的CRM範本開始。
然而，隨著您的業務成功並且團隊擴大，CRM試算表中那些手動流程和孤立的特性將開始拖慢您的腳步。持續資料輸入的行政負擔、團隊協作的挑戰以及缺乏自動化，都是您準備升級到更強大解決方案的明顯跡象。當您的銷售流程變得過於複雜，無法再用試算表範本處理時，就是升級的時候了。
從CRM試算表跨越到新系統不必複雜或昂貴。整合平台旨在消除這些痛點，將靜態資料轉變為一個主動且協作的工作空間，讓您的團隊能更聰明且更有效率地銷售。如果您準備好了解現代CRM系統能為您帶來什麼，我們邀請您探索Lark的範本，並從今天開始您的旅程。
常見問題
可以使用 Excel 作為 CRM 嗎？
是的，您完全可以使用 Excel 作為基本的 CRM，這對於自由職業者和剛起步的小型企業來說是個受歡迎的選擇。它非常適合組織聯絡資訊並追蹤銷售管道的初期階段，使用簡單的 CRM 範本，但它缺乏成長團隊所需的自動化和協作功能。
如何在 Excel 中設置 CRM？
要在 Excel 中設置 CRM，首先定義您的銷售流程。接著，建立關鍵資料的欄位，如聯絡資訊、潛在客戶來源、交易價值和互動備註。使用 Excel 的「格式化為表格」功能以便輕鬆排序和篩選，並考慮使用 CRM 試算表範本建立一個包含圖表的獨立儀表板工作表。
可以使用 Microsoft Office 作為 CRM 嗎？
雖然您可以使用 Microsoft Office 中的個別應用程式，例如 Outlook 管理聯絡人和 Microsoft Excel 追蹤資料，但 Office 並未提供單一整合的 CRM 解決方案。若想要一個從一開始就能讓您的 CRM、電子郵件、行事曆和聊天無縫協作的平台，像 Lark 這樣的統一工作空間比管理獨立的 CRM 試算表更有效。
如何在 Excel 中追蹤 CRM？
使用 Excel 追蹤客戶資料是一個手動過程。您必須在每次客戶互動後勤勉地更新 CRM 試算表，並在「最後聯絡日期」和「備註」等欄位記錄細節。使用篩選器是排序銷售資料和查看特定區段（例如分配給特定團隊成員的潛在客戶）的主要方式。
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