閱讀約 16 分鐘
軟體讓我們的生活更輕鬆——無論是幫助我們在沙發上訂購最愛的放縱餐點，還是提升工作效率。然而，許多團隊仍被手動流程拖慢腳步，浪費寶貴時間。從每週點擊相同按鈕到寄送相同電子郵件，這些重複性工作其實可以輕鬆由自動化處理，讓你能專注於更有影響力的工作。
現在，想像將相同的自動化應用於你複雜的業務運作。透過自動化優化工作流程，能幫助企業更有效地管理流程，建立可擴展的作業程序，提高生產力，並簡化跨部門的日常任務。
在本指南中，我將帶你了解什麼是自動化工作流程、它的重要性，以及如何成功實施。過程中，你將發現實用範例、必備功能，以及選擇合適工作流程自動化工具的建議。
什麼是自動化工作流程？
自動化工作流程是一步步自行運行的過程，利用技術來處理重複性任務。與手動操作不同，例如逐一發送後續電子郵件，自動化工作流程旨在持續且高效地運作，無需持續的人為介入。
仍然不確定嗎？為了更好地理解，有助於拆解「自動化」和「工作流程」的意義。
什麼是自動化？
自動化的核心是使用軟體、腳本或機器，在最少或無需人為干預的情況下執行任務。它透過接管耗時且重複的工作來提升生產力，讓人們能專注於更具價值的責任。在職場中，自動化可應用於：
- 流程自動化：簡化整個業務功能，例如發票審核或員工入職流程。
- 任務自動化：處理較大流程中的個別重複步驟，例如自動發送提醒或更新報告。
- 資料自動化：自動收集、整理或分發系統間的資訊。
- 整合自動化：連接工具或平台，使資料能順暢流動於不同系統間，減少手動輸入及錯誤。
什麼是工作流程？
工作流程代表為達成特定業務目標所需的一系列步驟或行動。可將其視為工作完成的路線圖。工作流程幫助組織標準化作業、減少錯誤並提升清晰度。
例如，員工入職的簡單工作流程可能包括：
- 候選人接受聘用
- 人資發送歡迎電子郵件
- 經理指派第一批任務
- 資訊部門設置必要工具的存取權限
每個步驟都依賴輸入並產生輸出，通常需要不同團隊成員之間的協調或將任務分配給各部門。工作流程的複雜度可以從少數幾個動作（例如核准費用）到多部門運作（例如推出新產品）不等。然而，使用最佳軟體，建立和執行任何工作流程都可以很簡單。
自動化工作流程範例
工作流程自動化專注於簡化不同團隊和產業間的工作流程與作業。這可以從簡單的核准到複雜的多步驟流程不等。以下是幾個實用的工作流程自動化範例，以說明其多樣性和影響力：
1. 簡單核准工作流程：
一個常見的使用案例是自動化休假申請。當員工透過線上表單提交休假申請時，工作流程會自動將申請送交其經理進行核准。一旦核准，系統會更新共享團隊行事曆並通知相關人員——全程無需手動發送電子郵件或處理紙本文件。這減輕了行政負擔，並確保申請能迅速且一致地被處理。
2. 部門工作流程自動化（銷售）：
2. 部門工作流程自動化（銷售）：在銷售部門，自動化能顯著提升效率。例如，當CRM中的交易達到特定階段時，會觸發一個工作流程：向新客戶發送入門電子郵件，自動將任務分配給適當的團隊成員，並安排後續會議。這確保客戶旅程中不會遺漏任何步驟，並改善客戶體驗及內部協調。
3. 跨團隊工作流程自動化（人資與資訊技術）：
3. 跨團隊工作流程自動化（人資與資訊技術）：在新員工入職期間，自動化連結多個部門。當人資完成新進員工表單時，自動化流程會立即觸發資訊技術部門設置必要的帳號與權限，同時在公司的聊天工具中發送歡迎訊息。這種人資與資訊技術之間的無縫交接消除延遲，確保新員工順利開始工作，並減少手動協調。
4. 產業特定工作流程（財務）：
在財務領域，工作流程自動化能精確處理發票流程。當收到發票時，系統會自動將其與相應的採購訂單匹配，檢查是否符合公司政策，並將其送交適當的核准者，消除重複的手動工作。如果發現任何差異或例外，工作流程會標記該發票以供人工審核。這不僅提升準確性與合規性，也加快應付帳款流程。
這些工作流程自動化範例展示了自動化可以根據任何業務需求進行調整，無論是簡單還是複雜。自動化流程可以跨越多個團隊和部門，每次都能提供一致、可追蹤且高效率的結果。透過實施工作流程自動化，組織能減少手動操作、提升準確性，並增強對流程的可見性。
工作流程自動化與機器人流程自動化：主要差異
自動化領域充滿了各種術語，其中兩個經常被混淆的概念是工作流程自動化與機器人流程自動化（RPA）。雖然兩者都著重於時間和成本效率，但了解它們的區別有助於為您的特定需求選擇合適的工具。
什麼是機器人流程自動化？
機器人流程自動化涉及部署軟體「機器人」來模擬使用者介面層級的人類操作，例如將電子郵件中的資料複製到試算表，或輸入資料到網頁表單中。RPA 在自動化跨舊有應用程式的重複性、規則性任務方面表現出色，通常不需要直接整合或修改系統。
工作流程自動化與 RPA 的比較
- 範圍：工作流程自動化管理並協調端到端流程，通常涉及多個人員、角色或系統；RPA 專注於自動化單一且重複的桌面任務。
- 整合：工作流程自動化強調深度系統整合與結構化流程；RPA 則像數位助理，處理跨多系統的手動步驟。
- 適用案例：工作流程自動化適用於精簡業務運作（如審批、工單、合規流程）；RPA 適合自動化基於螢幕的舊系統任務或在無 API 的情況下橋接系統間資料。
您應該選擇哪一種？
大多數組織從結合兩者中受益——工作流程自動化用於廣泛協調，RPA 用於細節任務自動化。然而，尋求更具擴展性與永續性的業務轉型團隊，通常會先從工作流程自動化開始，因其具備強大的邏輯性、彈性及視覺化流程建構功能。
工作流程自動化的好處
工作流程自動化對某些企業而言，可能是一場數位轉型。無論是簡化資料收集、服務請求，或僅僅是減少人為錯誤，工作流程自動化的好處顯而易見：
提升生產力與節省時間
重複性任務佔據組織各層級寶貴的時間。透過跨部門自動化多項任務，業務使用者能將更多時間投入於創意問題解決及高優先專案，而非冗餘任務。例行請求的自動化—例如，請假核准或發票處理—可加快處理速度並減輕行政負擔。
減少錯誤並提升合規性
手動輸入與交接常導致錯誤。自動化工作流程強制執行一致性並標準化整個流程，確保關鍵步驟不被忽略。它們也提供稽核追蹤，使得對於有嚴格法規要求的產業來說，合規監控更加容易。
增強可視性與流程控制
成長的可擴展性與適應性
隨著公司擴展，流程也隨之增加。手動工作流程很快變得難以管理。自動化系統能輕鬆擴展，處理增加的工作量而無需額外聘用人員，成為永續業務成長的支柱。
賦能團隊進行更高價值的工作
當團隊能夠自動化與低價值或重複性任務相關的工作流程時，他們便能獲得更多時間和精神能量，專注於創新、客戶互動及策略性計劃。這種轉變不僅減輕了手動工作流程的負擔，也使業務使用者能在整個組織中產生更大影響，幫助他們達成OKRs、關鍵績效指標等目標。
誰能從自動化工作流程中受益？
自動化工作流程最顯著的優勢之一是其多功能性——它們不限於特定的公司規模、產業或部門。讓我們來看看自動化工作流程在哪些方面能發揮最大影響力。
中小企業（SMB）：創造公平競爭環境
大型企業：擴展營運並降低複雜度
大型公司通常在多個地點和區域設有業務單位。自動化工作流程為這種複雜性帶來秩序，確保流程標準化並順暢交接。工作流程自動化平台還允許集中治理和報告，使領導層始終能掌握營運狀況。
部門使用案例
行銷：活動審核與潛在客戶培育
行銷團隊經常管理多個時間重疊的活動。自動化工作流程能簡化活動審核，將創意素材或文案送交適當的利害關係人簽核。審核通過後，工作流程可觸發電子郵件序列、指派潛在客戶給銷售團隊，或根據活動互動更新CRM紀錄。使用像Lark這樣簡易的工作流程建構器，行銷人員可以設定後續追蹤、再行銷和潛在客戶評分的規則——無需編碼。
人力資源：員工入職與政策確認
人力資源流程需要保持一致性，尤其是在新員工入職期間。自動化工作流程可以引導新進員工完成文件提交、IT設置、培訓分配及政策確認。例如，合約一旦簽署，工作流程可以通知相關部門、安排迎新會議，並對未完成的任務發送提醒。人力資源團隊可以自訂這些工作流程，以支援不同職務、地區或合約類型。
銷售：交易批准與合約生成
銷售團隊若批准或合約流程緩慢，可能會失去推進力。自動化工作流程可以將高價值交易送交經理批准，觸發合約製作，並通知法務團隊審核。合約簽署後，工作流程能更新客戶關係管理系統並提醒財務部門開立帳單。銷售主管可利用工作流程自動化標準化流程，減少延誤，協助業務更快完成交易。
個人貢獻者：減少重複性工作
即使在個人層面，專業人士也能透過自動化消除手動任務並減少低效率流程。無論是追蹤電子郵件還是每週進度報告，自動化簡單與複雜流程都能釋放時間，投入更具策略性的工作。
工作流程自動化工具的類型
一旦您規劃好實施自動化工作流程的方法，下一個關鍵步驟就是選擇合適的工作流程自動化工具來支持您的策略。不同的工具提供獨特的功能和整合能力，因此了解您的選項將有助於您做出明智的決定。
- 獨立解決方案：專注於工作流程設計與執行的專用應用程式。
- 整合平台：將工作流程自動化嵌入聊天、文件、行事曆和專案管理的協作套件。
- 開放平台：支援連接器或 API，能與第三方應用程式和系統整合的工具。
使用工作流程自動化軟體進行日常運作
無論是獨立解決方案、整合平台或開放系統，只要有合適的工作流程自動化工具，您就能開啟簡化日常運作的新可能。但這在實際商業場景中是如何運作的呢？
想像一下：當客戶提交支援請求時，您的工作流程自動化軟體會立即將工單分派給正確的團隊，向客戶發送確認訊息，並自動設定後續提醒。這就是工作流程自動化的強大功能，適用於各部門的無數使用案例。
Lark 如何為現代團隊賦能自動化工作流程
許多工作流程自動化軟體平台承諾能自動化工作流程，但很少有能將自動化深度整合到現代團隊依賴的日常協作工具中。Lark 的工作流程自動化軟體脫穎而出，讓業務流程自動化成為組織溝通與生產力的無縫一部分。
統一的業務流程自動化工作空間
Lark 將聊天、文件、行事曆、會議與自動化整合於一個平台，讓您的工作流程不再分散於多個系統。自動化成為團隊每日溝通、管理資料與做決策的方式之一。
Lark 的自動化軟體：Lark Approval 與 Lark Base
您可以在下方了解每個產品的更多資訊，包括如何設定符合團隊需求的自動化。
您可以在下方了解每個產品的更多資訊，包括如何設定符合團隊需求的自動化。
Lark Base
使用 Lark Base，團隊可以透過設定各種任務的自動化流程，如提醒和通知，來簡化作業，無需程式設計技能。這有助於確保每個人都能隨時掌握資訊，並讓任務順利推進。
Lark 的 AI 功能讓團隊能在自動化流程中自動創建、精簡或增強文字內容。例如，AI 可以摘要更新內容或生成流程下一步的文本，提高速度與一致性。
Lark 允許建立進階的自動化迴圈，使流程能根據需要重複或分支，非常適合管理需要持續或條件性任務的多面向作業。
Base 中的自動化工作流程可在接收到 webhook 時啟動。這使內部應用程式和外部平台皆能透過 webhook 觸發工作流程。利用此功能可輕鬆將 Base 與各種外部資料來源連接，提升工作流程的多樣性與系統整合性。
如何在 Lark Base 建立自動化工作流程
- 啟用工作流程自動化
只有擁有該資料庫或具管理權限的人員才能啟動自動化功能。
- 定義觸發條件與動作
指定啟動自動化的條件，然後設定 Lark 自動處理的任務序列。
- 儲存並啟用您的工作流程自動化
完成設定並啟用。從此以後，每當觸發事件發生時，Lark Base 將自動執行預先定義的動作。
Lark 審批
使用直覺的拖放式建構器視覺化設計您的審批流程。定義每個步驟的審批人、順序及升級路徑，從開始到結束建立清晰且自動化的工作流程。
配置觸發條件，例如審批、拒絕或撤回，這些條件會自動啟動指定動作，如啟動新的審批流程或透過 Lark Messenger 發送通知。
設定自訂條件，根據申請細節調整審批路徑。例如，短期請假申請可能只需經理審批，而較長的請假則可能需要人資簽核。
如何在 Lark 審批中建立自動化審批工作流程
- 選擇範本或從頭設計審批流程
Lark 提供多種現成範本，適用於合約申請、請假申請、採購等不同類型的申請。
- 依步驟完成基本資訊、表單設計及流程設計
完成每個步驟以實現您的審批工作流程。填寫關鍵資訊，並使用拖放功能建立審批表單與流程。
- 發佈您的工作流程
完成設定並發佈。現在，成員即可使用此審批流程提交申請。
欲了解更多資訊，請參閱 <a href="https://www.larksuite.com/hc/en-US/articles/316892140524-get-started-with-approval">開始使用審核</a>。
免費開始，隨著您的成長升級
Lark Base 和 Lark Approval 均可在 Lark 的免費方案中使用——同時還包含聊天、行事曆、文件編輯等基本工具。這意味著您的團隊可以開始自動化工作流程、管理數據並簡化審批流程——而無需花費一分錢。
若需要更強大的功能，Lark 的專業方案每位用戶每月僅需 12 美元，即可享有進階功能。您將獲得無限訊息歷史記錄、15TB 儲存空間、每月 50,000 次自動化 Base 工作流程、視訊會議等更多服務。
專業方案特別有價值之處在於它能取代多個第三方工具，幫助您的企業降低成本。例如，一支由 100 人組成的團隊若使用 Slack、Zoom 和 Notion，改用 Lark 後每年可節省超過 25,200 美元。
使用免費範本啟動高效工作流程
為了幫助您快速上手，我們精心挑選了一組適用於常見商業運作的現成範本。這些範本讓您能夠先行一步，無需從零開始建立所有內容。
- 任務管理
- 庫存管理
結論
自動化工作流程正在重塑工作的未來，透過簡化操作、提升準確性，並解放團隊免於繁瑣的手動工作。使用合適的自動化工具，您的企業可以減少重複性任務，專注於最重要的事——如讓客戶滿意以及提供高品質的產品和服務。
與通常需要大量IT參與和手動配置的舊有系統不同，Lark 提供了一個現代化的替代方案，具備內建自動化、直覺設計及極簡設定。業務使用者能輕鬆委派任務、啟動新工作流程，並快速適應不斷變化的需求。
結合強大的協作工具與AI驅動的建議，Lark 簡化了操作，讓自動化成為日常習慣——推動成本節省、團隊間更佳的協調，以及更有效率的工作方式。
常見問題解答
自動化工作流程如何幫助減少手動工作並提升效率？
自動化工作流程以數位化流程取代手動工作流程和手動資料輸入，僅需極少的人為干預。這種轉變幫助團隊更快完成任務，減少錯誤，並創造更有效率的工作流程，節省整個組織的時間和資源。
什麼是 CRM 工作流程自動化？
這種類型的工作流程自動化解決方案簡化了客戶關係管理（CRM）系統中的重複性任務，例如潛在客戶追蹤、跟進提醒和電子郵件排程。透過在您的 CRM 中建立工作流程自動化系統，您可以節省時間、減少錯誤並改善客戶互動。
工作流程自動化對客服團隊有哪些好處？
對客服團隊而言，自動化能處理大量的服務請求，智能分配工單，並提供快速且一致的回應。透過減少手動工作和簡化例行任務，團隊能專注於解決更複雜的問題，提升客戶滿意度。
企業最佳的工作流程自動化軟體是什麼？
最佳的企業工作流程自動化工具會依據業務需求而異，但熱門選擇包括 Lark、Zapier、monday.com 和 Asana。這些工具提供任務管理、整合和擴展性功能。然而，為了找到合適的工作流程自動化軟體，我們建議您試用幾款工具，看看哪一款最適合您。
小型企業有哪些使用工作流程自動化的方法？
小型企業可以透過多種方式使用自動化來節省時間並提升效率，例如：
- 行銷：排程社群媒體貼文至 Facebook 等平台。
- 會計：簡化發票產生、付款提醒及費用核准流程。
- 任務管理：自動化任務指派與進度追蹤。
- 人力資源流程：簡化員工入職、時間追蹤及請假核准。
- 庫存管理：自動化庫存監控與訂單處理。
工作流程自動化透過協助團隊減少手動且耗時的工作，優化小型企業的營運。
什麼是文件工作流程自動化？
此類自動化簡化文件的建立、分享、核准與存儲方式。它自動化發票核准、合約管理及員工入職等流程，確保工作流程更快速且無人工錯誤。
Table of contents
想瞭解 Lark 嗎？
所有工具盡在一處
節省時間，提高效率
節省高達 70% 的軟體成本
Table of contents
想瞭解 Lark 嗎？
所有工具盡在一處
節省時間，提高效率
節省高達 70% 的軟體成本
© 2026 Lark Technologies Pte. Ltd.