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工時表真的可以自動化嗎？員工不需要自己輸入工時以確保準確性嗎？
事實證明，自動化能使工時表提交過程比傳統方法更精確，並且提供有價值的勞動力生產力洞察。這些工具遠遠超越了紙本時間追蹤和打卡機能為您的公司帶來的效益。
本文探討了為何自動化工時表如此重要，以及它如何將繁瑣的工時追蹤工作轉變為簡單且無誤的流程。
什麼是自動化工時表？
自動化工時表是一種數位工具，旨在簡化追蹤員工工時的流程。您不再依賴手動輸入或紙本系統，而是利用科技記錄員工在各項任務和專案上所花費的時間。
此系統常用於薪資處理、專案管理及人力規劃。它提供一種透明且無誤的方法來管理勞動成本與生產力。
採用自動化工時表是一項策略性舉措，能簡化薪資流程，並協助更有效管理公司最寶貴的資產：員工。
自動化工時表如何運作？
透過自動化工時表，員工可使用多種方式記錄上下班時間，例如網頁介面、行動應用程式或與軟體整合的打卡機。有些系統甚至能透過電腦使用情況自動追蹤在特定任務或專案上所花費的時間。
這些資訊隨後會儲存在一個集中式資料庫中，並與其他系統整合，如薪資及專案管理工具。此整合使得工時、加班及請假能自動計算。薪資處理也因此更有效率，系統能根據記錄的工時準確計算薪資、稅金及其他扣款。
傳統時間追蹤方法有哪些限制？
自動化工時表的發明是有原因的。傳統的時間追蹤方法存在許多限制和挑戰，包括以下幾點：
遺失或損壞的實體追蹤表
紙本工時表容易受到物理損壞，或在辦公室內部郵件中遺失或放錯地方。這些問題會導致時間浪費，因為遺失的工時表必須重新製作。它們也可能延誤薪資發放，並對公司的財務報告產生負面影響。
不準確的時間追蹤
手動輸入容易出現人為錯誤。除非員工立即輸入工時，否則他們可能會忘記確切的開始和結束時間。這些不準確會影響薪資和專案成本。
這些薪資錯誤可能會累積。根據EYQuest的資料，「按錯誤頻率加權計算，每起事件的平均直接成本為281美元，間接勞動成本為10美元，總計291美元。就各類錯誤而言，未輸入病假時間的直接成本最高，每次錯誤達705美元。」
容易發生工時竊取
使用手動系統時，員工較容易偽造工時。
行政負擔
紙本工時表因需手動輸入和核對資料，也會消耗不必要的時間和金錢。這使人力資源部門的時間被浪費在低效率的工作上。此外，薪資處理通常因手動工時表的處理時間而變得緩慢。
缺乏即時洞察
紙本系統無法即時取得與專案相關的資料。缺乏即時數據使得識別和迅速應對人力需求變化，或根據人力可用性調整專案時程變得更加困難。
簡言之，紙本工時表和手動時間追蹤浪費了寶貴的時間和資源，這些本可用於其他更重要的事務。電子工時表很可能是解決這些問題的最佳方案。
使用自動化工時表有哪些好處？
自動化工時表帶來眾多好處，能徹底改變您的企業管理時間與生產力的方式。以下是主要優勢的概述：
更準確的時間報告
首要優點是自動化工時表大幅降低了手動輸入所帶來的人為錯誤風險。這不僅使薪資和專案成本基於精確數據，企業也能避免先前提及的錯誤和時間盜用所造成的昂貴問題。
與薪資軟體整合
許多自動化工時系統可與薪資軟體整合，簡化薪資處理流程。
即時數據存取
您可立即取得員工出勤、加班及請假數據。
這有助於提升決策品質，並協助企業快速調整人力配置或專案時程。
提升績效洞察
自動化工時表提供員工績效的詳細洞察，讓您更容易辨識值得表彰或晉升的優秀員工，以及可能需要額外支援或培訓的人員。
更佳的閒置時間追蹤
先進的追蹤器配備能偵測員工閒置狀態的軟體，讓管理者和人資能更準確掌握生產力，並用以找出改進空間。
減輕行政負擔
自動化工時表減少了手動資料輸入與核對所需的時間與資源，讓人資與財務能專注於更具策略性的工作。
降低合規風險
更準確且及時的紀錄保存，有助於遵守勞動法規，並降低昂貴法律問題的風險。
更公平與透明
自動化的工時表促進了一個公平且透明的工作環境，使所有員工都能對自己的工作時間負責。
這些好處綜合起來，能對公司的產出和最終利潤產生正面影響。
你如何使用 Lark 自動化你的時間追蹤（以及更多功能）？
Lark Suite 是一個全面的協作與生產力平台，提供強大的時間追蹤與出勤工具，專為滿足現代企業需求而設計。
例如，員工不必手動填寫和提交人力資源表單，而是可以使用 Lark 的自動化工作流程，數位化完成並提交工時表及其他表單。這樣能釋放更多時間，讓他們專注於更重要的工作。
讓我們深入了解 Lark Suite 如何簡化時間追蹤與出勤管理：
在 Lark 設定自動化工時表
管理員首先需進入 Lark 管理控制台，設定工時表相關參數，包括工作時間、加班規則及請假政策，才能完成自動化工時表的設置。
員工隨後可直接在 Lark 應用程式中記錄工時，系統會根據預設設定自動生成工時表。
此整合簡化了提交與審核流程，同時減輕人力資源的行政負擔，並提升薪資處理的準確性。
在 Lark 出勤中使用 GPS 與 Wi-Fi
Lark 出勤功能還包含透過 GPS 與 Wi-Fi 追蹤出勤的進階功能。
啟用 GPS 出勤後，員工可在任何地點打卡，特別適合遠端或外勤工作者。
Wi-Fi 出勤則利用組織的網路來記錄出勤，確保員工身處工作場所。
在 Lark 查詢出勤統計
Lark 提供詳細的出勤統計，為管理者與人力資源提供寶貴的人事與勞動力洞察。這些分析包括出勤率、遲到或早退模式，以及請假餘額等數據。
透過 Lark 儀表板即可存取，這些統計數據有助於識別趨勢、規劃資源，以及就人員配置和生產力管理做出明智決策。
使用其他相關的 Lark 功能
Lark 套件還有其他支援時間追蹤和出勤的功能。例如，與 Lark 日曆的整合用於排程和提醒，讓員工隨時掌握自己的班次和預定會議。
此外，Lark 套件的通訊工具，如訊息和視訊會議，使即時協作和定期更新變得輕而易舉。方法如下：
Lark 將總部與前線員工的通訊集中於一個平台。它取代了通常用於與前線員工溝通的個人聊天應用程式，如 Whatsapp 或 Viber，而聊天功能中內建的任務功能則方便前線人員輕鬆管理任務。
使用自動化工時表追蹤時間的5個技巧
請考慮以下實用建議，以最大化自動化工時表的效能：
1. 將工時表與其他系統整合
將您的自動化工時表系統與薪資、人力資源及專案管理軟體連接，以實現無縫資料傳輸。整合可減少手動輸入錯誤，並簡化薪資計算及專案計費等流程。
2. 設定明確的時間追蹤政策
為了最大化自動化工時表的效用，請建立清晰的指引，說明如何記錄時間、管理加班及處理異常。接著，培訓員工使用工時表系統，並重申準確時間追蹤的重要性。
3. 配置系統以處理休假及其他員工假別
設定系統以識別不同類型的假別，如帶薪休假、年假及病假。每種假別在累積、最高結轉及對薪資的影響上皆有不同規定，請依照公司政策自訂這些設定。
設定完成後，員工可直接透過自動化工時表系統或連接的人力資源平台提交請假申請。通常透過網頁介面或行動應用程式操作，選擇假別、日期及其他必要細節。
4. 設定通知與提醒
許多工時表系統會自動發送通知給員工及管理者，提醒即將到來的假期、審核狀態或需注意的問題。
管理者或人力資源人員會收到這些請假申請的通知，並可在系統內審核。核准的假期會自動更新至系統中。
5. 利用系統的報告與分析功能
自動化的工時表會詳細記錄所有類型的請假，方便進行報告和分析。您可以利用這些數據追蹤請假模式、監控缺勤率，並確保公司遵守有關請假的勞動法規和內部政策。
自動化工時表的常見問題解答
自動化工時表已成為現代企業管理的基石。以下，我們將解答一些關於它們的常見問題。
如何自動提交工時表？
要自動提交工時表，首先選擇一款符合您企業需求的時間追蹤軟體。訓練您的團隊如何使用系統記錄工作時數、申請休假及完成工時表。
該軟體應允許根據預設的時間間隔（例如每週或每兩週）自動提交，並使管理者能夠數位化審核和批准工時表。與薪資及專案管理工具的整合進一步自動化此流程。
哪一款是最佳的個人時間追蹤軟體？
最佳的個人時間追蹤軟體取決於個人需求與偏好。
然而，像 Toggl Track、Harvest 和 RescueTime 這些工具因其使用者友善的介面及分析功能而廣受推薦。
員工監控軟體有哪些好處？
員工監控軟體提供多項好處，例如：
- 提升生產力，透過識別低效率和浪費時間的活動。
- 更高的責任感，因為員工知道他們的工作受到監控。這可以防止時間盜用，並促進更有紀律的工作環境。
- 有價值的數據分析，讓管理者能夠就人力管理和專案分配做出明智的決策。
- 提升安全性，因為這些系統能協助偵測未經授權的存取或可疑活動。
哪一款時間追蹤器適合遠端工作？
對於遠端工作，理想的時間追蹤器應具備彈性、易於與其他工具整合，以及完整的報告功能。
像 Time Doctor、Clockify 和 Asana 這類工具非常適合遠端團隊，因為它們支援追蹤特定任務和專案的可計費工時，並提供詳細且可自訂的生產力與績效評估報告。不過，您需要將它們與其他工具整合以收集資料。
Lark 是一款超級應用程式，提供時間追蹤及其他工具，幫助您管理人力。
擁抱自動化工時表的未來
從這次對自動化工時表的詳細探討中，可以清楚看出，從手動追蹤演變到先進的自動化帶來許多好處，例如更高的準確性、更高的效率、減少時間盜用，以及對員工生產力提供全新且有價值的可行見解。
透過訂閱 Lark，擁抱自動化工時表與人力管理的未來，您將能體驗其一體化工作流程管理平台所帶來的便利與效率。
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節省時間，提高效率
節省高達 70% 的軟體成本
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