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客戶關係是每個成長中企業的核心。在當今數位化的市場中，客戶的期望快速變化，公司無法依賴試算表或彼此不相連的工具來管理銷售與支援工作。這正是 CRM 系統發揮作用的地方，它提供了一種有結構的方法來追蹤資料、簡化溝通並加強與客戶的連結。
對初學者而言，使用 CRM 的想法可能會讓人感到壓力——是否需要技術技能，或者它是否過於複雜難以學習？好消息是，現代的 CRM 工具，如 Lark、HubSpot 和 Zoho，都是以使用者友好為設計理念，使客戶管理變得更加簡單。在本指南中，你將逐步學習如何使用 CRM，了解其最有價值的功能，探索特定產業的應用案例，並明白為何現代平台正在改變企業建立關係的方式。
什麼是CRM，為什麼要使用它？
一個客戶關係管理（CRM）系統是一種軟體，能幫助企業整理客戶資料、管理銷售管道並追蹤支援互動。與其依賴分散的試算表或電子郵件，CRM 提供一個集中存放聯絡資訊、記錄溝通歷史及監控交易的地方。這種集中化能讓團隊之間的資訊更透明，更容易提供一致的服務並避免錯失商機。
CRM 的好處不僅限於資料管理。透過更清晰的管道與即時報告，銷售週期變得更快且更可預測。團隊能夠個人化接觸、追蹤績效，並透過確保每一次互動都有充分資訊且及時，來加強關係。
然而，許多團隊希望的不僅僅是傳統的 CRM。這正是像 Lark 這樣的工具派上用場的地方。除了在 Lark Base 中的 CRM 風格功能外，團隊還能獲得內建的協作工具，例如 Lark Messenger、Lark Calendar 和 Lark Docs，讓他們能將資料與日常溝通及規劃相連結。這能減少工具切換，並讓所有人保持在同一個工作空間中協調一致。
逐步使用CRM系統的方法
剛開始使用 CRM 可能會讓人感到壓力，但只要採取正確的步驟，就能簡單且高效地運作。以下是一份適合初學者的指南，幫助你輕鬆設定並使用 CRM 系統。
步驟1. 設定您的CRM帳戶
👉 例如，在 Lark Base 中，你可以分配存取層級，讓業務經理能查看所有銷售管道，而實習生只能查看分配給自己的潛在客戶。這能消除混淆並保障商業資料安全。
步驟2. 匯入聯絡人和潛在客戶
👉 想像一家電商品牌將成千上萬筆客戶電子郵件上傳至 Lark Base。透過新增「潛在客戶來源」或「最後購買日期」等欄位，團隊能立即獲得可行的後續跟進洞察。
步驟3：自訂欄位與流程
每個企業都有獨特的銷售流程，因此客製化是關鍵。調整銷售管道與欄位能讓您的 CRM 反映產業工作流程，無論您是在銷售 SaaS 訂閱服務，還是管理大量訂單。這種個人化設定可確保您的 CRM 支援您的流程，而不是迫使您去適應它。
👉 在 Lark Base 中，B2B 團隊可能會設計一個五階段的銷售管道：潛在客戶 → 已發送提案 → 談判 → 合約審核 → 成交。像「訂單規模」或「產業」這類的自訂欄位，能為業務代表提供額外的篩選能力。
步驟4：追蹤活動與溝通
👉 例如，當業務代表在 Lark Calendar 安排示範時，該事件會連結回 Base 中的客戶紀錄。團隊成員也可以使用 Lark Messenger 將聊天更新直接附加到客戶紀錄，使每個接觸點都清晰可見。
步驟5：自動化工作流程
👉 想像在電商商店中的退款申請：在 Lark Base 中，一筆新紀錄會觸發 Lark Tasks 中的財務團隊任務，同時 Lark Approval 將申請送交經理審核。整個流程順暢進行，無需電子郵件往返。
步驟6：監控報告和儀表板
👉 在 Lark Base 中，儀表板可以顯示即時 KPI，例如「每月總銷售額」或「依業務代表劃分的銷售管道價值」。例如，管理者可能會注意到某個階段的流失率很高，並立即採取修正行動。
步驟7．保持您的CRM為最新狀態
即使是最好的 CRM，如果資料沒有被妥善維護也會失敗。團隊必須持續記錄更新、清理重複項目，並檢視舊紀錄。新鮮且精確的資料能確保預測可靠並使交接順暢。
👉 使用 Lark Base，更新是即時且可協作的。如果業務代表將交易標記為「已成交」，整個團隊會立即看到。這可避免紀錄衝突，並確保儀表板始終反映最新狀態。
在 CRM 軟體中可使用的關鍵功能
學習使用 CRM的起點是了解它最有價值的功能。這些工具能簡化客戶管理、加快銷售週期，並提供有助於企業成長的洞察。
- 聯絡人管理：CRM 將所有客戶詳細資料、過往互動紀錄及偏好集中存放於一個中心。這可確保團隊在不遺漏關鍵資訊的情況下，提供個人化的體驗。對於剛開始學習使用 CRM 軟體的新手而言，聯絡人管理通常是第一個且最重要的步驟。
- 銷售管道：管道顯示每筆交易的歷程——從首次接觸到成交為止。它們幫助銷售團隊發現瓶頸並優先處理機會。正在探索使用 CRM 系統的企業通常會發現，管道能為其銷售流程帶來清晰度。
- 潛在客戶與交易追蹤：追蹤潛在客戶與交易可確保不錯失任何機會。CRM 讓您能分配機率、預測營收，並專注於高價值客戶。希望學習使用 Salesforce CRM 的團隊高度依賴交易追蹤以保持競爭力。
- 任務與活動追蹤：透過任務與活動追蹤，團隊可以在同一處安排會議、設定提醒並記錄通話。這能讓所有人保持一致，並確保後續跟進能準時進行。任何正在學習使用 CRM的人都會發現此功能對日常效率至關重要。
- 報告與儀表板：報告與儀表板可提供即時的銷售績效洞察、客戶行為以及行銷活動成效。這有助於領導者做出更聰明、以數據為依據的決策。正在研究如何使用 CRM 軟體的公司，會利用儀表板以清晰取代猜測。
- 工作流程自動化：自動化可減少重複性任務，例如發送提醒、更新交易或分配潛在客戶。它能節省時間並提升團隊間的一致性。對於精通使用 CRM 系統的人而言，自動化能釋放真正的生產力提升。
雖然許多 CRM 僅專注於核心功能，Lark CRM 將客戶管理與協作相結合。Lark Messenger、Lark Calendar 和 Lark Docs 皆內建於系統中——因此團隊可以在 CRM 工作空間中直接聊天、排程及撰寫報告，而無需離開。
如何在不同產業使用CRM
每個行業都有其獨特的挑戰，因此有效學習使用 CRM 取決於您的業務目標。無論是銷售、行銷、客服或房地產，CRM 系統都可以量身打造以提供最大價值。
- 銷售團隊：銷售專業人員需要清楚掌握潛在客戶、商機與交易進度。透過使用銷售流程與提醒功能，他們能更快完成交易並保持有條理。對於正在探索如何使用 CRM 軟體的團隊來說，這通常是最具影響力的起點。
- 行銷團隊：行銷人員可從能管理受眾分群、活動追蹤與投資報酬率衡量的 CRM 中獲益。能夠透過即時訊息培養潛在客戶，能帶來更高的互動率。對於想了解如何使用 CRM 系統的企業而言，行銷自動化通常是改變局勢的關鍵。
- 客服團隊：客戶服務依賴快速回應與詳細的歷史紀錄。有了 CRM，客服人員可以追蹤服務單、衡量服務品質並更快解決問題。想了解如何使用 Salesforce CRM 的公司，通常會著重於其支援功能以提升滿意度。
- 房地產：房地產經紀人需要管理大量的物件資源、客戶詢問以及後續跟進行程。CRM 可幫助他們將所有內容集中在一個平台，並提供自動提醒。對於正在學習使用房地產 CRM的專業人士來說，這是建立信任並促成交易的關鍵。
- 中小型企業（SMBs）：中小型企業需要在同一平台上兼具簡單性與可擴展性——聯絡人、交易與溝通全部互相連結。CRM 可確保他們在成長的同時不會失去對客戶資料的掌控。業主在探索使用 CRM 系統的方法時，常發現它能幫助他們與大型企業競爭。
透過可自訂欄位、CRM 範本與工作流程自動化，Lark CRM 能輕鬆適應不同產業。無論你是在進行行銷活動、銷售房屋，還是經營新創公司，Lark 都能確保你的 CRM 設定符合你的工作方式。
使用CRM時的常見錯誤
即使擁有最好的 CRM 系統，團隊仍可能陷入降低效率並損害客戶關係的陷阱。了解這些錯誤有助於企業最大化 CRM 系統的價值與使用效益。
- 未更新資料：過時或不完整的客戶資訊可能導致錯失商機並降低個人化服務品質。定期維護乾淨的資料可確保您的 CRM 反映準確的聯絡人、購買紀錄與互動情況。對於正在學習使用 CRM 軟體的團隊而言，保持資料最新是有效客戶管理的基礎。
- 設定過於複雜：新增過多欄位、工作流程或階段可能使團隊感到負擔並減緩導入速度。保持 CRM 簡潔，只配置業務流程所需的功能。初學者在探索房地產業的 CRM 應用時，通常能從針對產業量身打造的精簡設定中受益。
- 忽視自動化：像是發送後續跟進、更新交易或分配潛在客戶等手動任務，不僅浪費時間，還增加出錯的機率。善用工作流程自動化可確保一致性與效率。正在研究CRM 的使用方法的團隊會發現，自動化能在不額外增加工作量的情況下提升生產力。
- 採用與培訓不足：CRM 只有在團隊持續使用的情況下才能發揮作用。缺乏適當的培訓，功能可能被低度使用，流程也可能中斷。對於正在學習 CRM 系統使用方法的企業而言，投資於使用者採用能確保每個工具都能充分發揮效用。
- 選擇錯誤的 CRM 工具：挑選與團隊規模、產業或工作流程不匹配的 CRM，會導致挫折與資源浪費。在承諾使用某平台前，應先評估自身需求。正在研究 CRM 軟體使用方法的公司應選擇能隨業務成長而擴展的系統。
為什麼 Lark 是更好的 CRM 解決方案
Lark 透過在同一個工作空間中融合 CRM 風格的功能與以協作為核心的工具來解決這個問題。客戶資料儲存在 Lark Base，行銷活動可在 Lark Docs 和 Calendar 中追蹤，核准流程可即時透過 Lark Approval 進行，討論則在 Lark Messenger 或 Meetings 中展開——所有內容都連結回同一份資料。
例如，團隊不必先登入 CRM 更新交易，再切換到電子郵件與客戶溝通，然後再使用另一個工具進行報告，使用 Lark 就能在平台內完成所有工作。儀表板會自動更新，對話可直接連結到交易，工作流程能即時調整。
這種整合式方法意味著更少的摩擦、更快的回應時間，以及更穩固的客戶關係。簡而言之，Lark 不只是 CRM——它是 CRM 加上協作中心，專為現代、快速運作的企業打造。
Lark 提供彈性的定價方案，以滿足使用者的客製化需求。
- 入門方案：包含 11 款強大產品，支援最多 20 位使用者、100 GB 儲存空間、1,000 次自動化執行。
- 專業方案：每位使用者每月起價 12 美元，支援最多 500 位使用者。包含無限訊息記錄、每月 50,000 次自動化 Base 工作流程執行。
- 企業方案：自訂價格。
結論
CRM 軟體對於管理客戶關係、精簡銷售流程以及做出以數據為基礎的決策至關重要。學習使用 CRM 系統包括匯入聯絡人、自訂銷售管道、追蹤活動、自動化工作流程以及監控績效。合適的 CRM 能幫助團隊保持有序、減少手動作業，並確保及時跟進，提升客戶滿意度與忠誠度。現代 CRM 能適應不同產業，為銷售、行銷、房地產及中小企業提供量身打造的工作流程。Lark CRM 結合了這些功能與協作工具，如 Messenger、行事曆及文件，讓團隊能在同一平台上管理客戶、溝通並分析數據。這種整合式方法簡化了導入流程，支持可擴展的成長，並確保團隊能高效地根據客戶洞察採取行動。
常見問題
CRM 能幫助小型企業成長嗎？
是的，CRM 能幫助小型企業整理客戶資料、自動化重複性工作，並高效追蹤銷售機會。透過將所有互動集中在同一處，團隊能更快跟進並做出更明智的決策。Lark CRM 進一步以易於使用的工作流程和協作工具簡化此流程，確保小型團隊能在不增加額外複雜度的情況下提升互動並增加收益。
我該如何使用房地產的CRM？
CRM 讓房地產經紀人能管理物件銷售流程、安排客戶會議，並自動化與潛在買家的後續跟進。它將所有客戶資訊集中化，使溝通更一致且高效。Lark 提供專為房地產工作流程設計的範本，協助團隊有效追蹤潛在客戶與交易，簡化日常作業並改善客戶關係。
我應該在CRM中輸入哪些資料？
包含客戶聯絡資料、購買記錄、交易、支援工單，以及任何有助於個人化互動的備註。準確且完整的資料可確保您的 CRM 提供可行的洞察。Lark CRM 將所有這些資訊集中管理，讓團隊能查看客戶歷史並做出明智決策。這種有組織的方法能提升團隊效率與客戶互動品質。
CRM 如何改善客戶關係？
CRM 將所有溝通、購買與互動集中於同一平台，使個人化互動更容易。團隊能快速回應、及時跟進並預測客戶需求。Lark 促進跨團隊的無縫協作，確保每個人都能掌握客戶歷史。這能建立更牢固的關係並提升信任度。
我需要具備技術技能才能使用CRM軟體嗎？
不會，現代 CRM 設計為使用者友好，僅需最少的技術專業知識。Lark 提供拖放式流程、預先建立的範本，以及簡化設定與使用的自動化工具。團隊可快速開始管理潛在客戶與工作流程，無需編碼。這使 CRM 的導入對所有團隊成員都十分順暢。
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