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許多專案經理之所以從 OneNote 開始他們的旅程，是因為它直覺易用、靈活，且屬於他們每天已在使用的 Microsoft 365 生態系統的一部分。若能用心管理，這個簡單的數位筆記本就能成為集中整理會議記錄、腦力激盪、計畫與交付成果的核心空間。深入理解有效使用 OneNote 進行專案管理，意味著不僅僅是做筆記——而是將它作為結構化協作與引導決策的工具。
雖然 OneNote 為小型團隊提供了穩固的基礎，但有些專業人士會尋找像 Lark 這樣的整合環境，將筆記、任務追蹤與溝通結合在同一平台。不過，在探索替代方案之前，先了解如何充分運用 OneNote 現有的優勢，能更有效率地管理專案。
什麼是 OneNote，以及為什麼專案經理會使用它
Microsoft OneNote 是一款數位筆記本，旨在跨多種裝置擷取、整理並分享資訊。作為Microsoft 365的一部分，它能與 Word、Outlook 和 Teams 等熟悉的工具無縫連接——這使它成為許多專案經理值得信賴的起點。
圖片來源：microsoft.com
專案經理常選擇 OneNote 的三個主要原因：
- 集中化文件管理：OneNote 讓每個專案的想法、參考資料和檔案都能存放在一個有組織的數位文件工作空間中，減少資料分散在電子郵件、聊天或雲端硬碟中的情況。
- 可存取的團隊協作：由於它能在各裝置間即時同步，團隊成員無論在辦公室或遠端都能存取最新的筆記。
- 與 Microsoft 365 整合：OneNote 可與 Outlook 工作或 Teams 頻道等生產力工具整合，有助於在進行中的專案中縮短溝通差距。
對於中小型團隊或個人貢獻者而言，OneNote 提供了簡單易用的方式——在不需要完整專案管理套件的情況下，捕捉並記錄不斷演進的專案。
如何使用 OneNote 進行專案管理
圖片來源：OneNote 截圖
將 OneNote 作為集中化的知識中心與行動手冊
步驟 1：設定筆記本以進行專案組織
每個專案都值得擁有自己的數位「家」。建立一個以專案命名的新筆記本，並將其劃分為專案概覽、規劃、會議和交付成果等分區。在每個分區下：
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- 在上方工具列選擇「插入」，然後在下方選擇「新增分區」以開始建立新筆記本，並重新命名。
- 使用頁面與子頁面來區分不同主題——例如「第一階段規劃」或「風險評估」。
- 在頁面之間新增超連結，以便輕鬆參考相關資料。
- 保留一個「快速筆記」區塊，用於記錄即時的想法或客戶意見，並在之後重新整理。
這種結構能將 OneNote 從單純的筆記收集工具轉變為有條理的專案資料庫。我常發現，命名與結構的一致性有助於團隊保持步調一致，特別是在節奏快速的專案中。
步驟 2：建立會議與討論的中央樞紐
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- 使用會議範本或預先建立的頁面來安排議程與討論要點。
- 將 Outlook 行事曆連結至 OneNote，以自動匯入會議詳細資訊。
- 在會議中使用核取方塊記錄行動項目——簡單卻強大，能讓任務保持可見。
- 用標籤標記重要討論點，例如「後續跟進」、「決策」或「參考」。這些標籤能讓搜尋與日後回顧更容易。
此方法確保每一份會議筆記不僅是紀錄，更是持續且完整的洞察、資料與檔案的倉庫。
步驟 3：系統化追蹤任務與進度
若要有效利用 OneNote 進行專案管理，你需要將書面筆記轉化為可執行的步驟。OneNote 透過內建的任務追蹤功能支援此需求：
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- 使用待辦事項標籤將筆記轉換為核對清單，以便查看任務完成情況。
- 分配負責人或截止日期，然後將這些任務與 Outlook 提醒連結，以確保責任落實。
- 使用表格追蹤進度——列出任務、負責人以及當前狀態。
- 經常檢視核對清單，標記已完成的項目並更新下一步行動。
在 Microsoft 365 應用程式中使用 OneNote 進行協作
OneNote 在專案管理中強大的部分在於它與其他 Microsoft 365 應用程式的高度連結性。透過將它與 Word、Excel、Outlook 和 Teams 等工具整合，你可以將筆記轉化為一個協同的工作空間。一切都能即時更新，團隊也能減少在不同應用程式間切換的時間。以下是你可以充分利用這些整合功能的方法。
提示 1：結合 OneNote 與 Word/Excel 進行文件與資料管理
圖片來源：OneNote 螢幕截圖
使用 OneNote 將所有專案資訊集中在一個地方，然後將重要的 Word 和 Excel 檔案直接連結或嵌入到您的筆記本中。例如，您可以在會議記錄下方新增Excel 專案追蹤表或以 Word 編寫的專案提案，只需點選「插入」-「檔案」，即可在 OneNote 的特定頁面新增檔案（Excel 或 Word）。如此一來，所有檢視筆記本的人都能存取最新版本，而不必在共用磁碟或電子郵件附件中搜尋。這能讓文件保持有序，並確保資料與決策並存。
提示 2：結合 OneNote 與 Outlook 進行工作、電子郵件與會議管理
Outlook 與 OneNote 在日常組織管理上密切配合。您可以將筆記轉換為 Outlook 工作，將會議頁面與行事曆邀請連結，或直接連結到專案電子郵件。這讓 OneNote 從單純的筆記工具變成工作與會議管理器。筆記中記錄的每個行動項目，在設定後都能轉換為 Outlook 待辦清單中的提醒，降低遺漏事項的風險。
提示 3：在 Microsoft Teams 中協作
圖片來源：OneNote 的螢幕擷圖
在與團隊合作時，將 OneNote 整合到 Microsoft Teams 中，可以將團隊的記憶與溝通集中在一起。您可以在任何 Teams 頻道中新增 OneNote 分頁，以分享專案計畫、追蹤討論或記錄會議決策。所有人都能同時編輯頁面並回顧先前的更新——而且無需離開 Teams。這是一種簡單的方法，確保您的對話能直接轉化為有紀錄的進展，讓每位成員保持一致並掌握最新資訊。
如何讓 OneNote 的專案管理更高效
有效地學習如何使用 OneNote 進行專案管理，不僅關乎結構，還涉及培養良好習慣並善用該應用程式內建的智慧功能。當你的筆記本已經整理好、任務清單就位後，提高效率的關鍵在於在每個工作區中更聰明地工作。以下做法能幫助你簡化日常流程並避免重複工作。
使用標籤並智慧搜尋
標籤是 OneNote 中最少被使用卻非常強大的功能之一。它能幫助專案經理快速分類資訊，並在最需要的時候再次找到。
圖片來源：OneNote 截圖
要讓標籤在真實的專案工作流程中發揮作用：
- 建立您自己的標籤系統，用於標示優先事項、風險或待辦任務。例如，使用「待辦」、「重要」、「跟進」、「審核中」或「預算」等標籤。
- 定期執行標籤摘要搜尋，以在單一視圖中收集跨筆記本的所有標籤項目。這能提供一份現成的行動清單。
- 鼓勵您的團隊使用相同的標籤結構，以便專案範圍的搜尋能提供一致的結果。
結合手寫筆記與數位資料
當專案討論在白板、草圖與數位資源之間切換時，OneNote 的靈活性尤為突出。熟悉如何使用 Microsoft OneNote 進行專案管理的專案經理，經常將快速的手寫輸入與檔案及參考資料結合使用。
圖片來源：OneNote 螢幕截圖
為了獲得更佳效能：
- 在規劃會議中使用平板或觸控筆，將工作流程或腦力激盪的圖表直接繪製到專案頁面中。
- 拍攝白板或便利貼的快照，並將其與相關的書面筆記一同嵌入。
- 將這些視覺內容連結到相關的交付成果或會議記錄，以便日後輕鬆回顧。
這種混合方法既能保留創意思維，又能讓所有內容保持可搜尋且集中管理——這是簡單的共享文件或基本任務看板常常無法複製的。
建立範本以確保一致性
專案筆記本失去動力的原因之一是缺乏一致性——每次會議看起來都不同，每個計劃都有不同的結構。範本可以解決這個問題。建立可重複使用的範本是長期有效使用 OneNote 進行專案管理的關鍵。
嘗試以下方法：
- 設計一個「專案啟動範本」，包含目標、利害關係人、里程碑與風險等部分。
- 建立一個「會議記錄範本」，包含議程、決策與後續步驟。
- 將所有範本儲存在共用的「資源」筆記本中，讓團隊能輕鬆複製並加以調整。
隨著時間推進，這些範本能夠標準化專案的紀錄方式，同時不限制創意發揮。它們也能縮短新計畫的啟動時間，對同時處理多個專案的管理者來說是顯著的助力。
當你將標籤、多媒體筆記以及可重複使用的範本融入日常工作流程時，OneNote 感覺不再像是靜態的檔案庫，而更像是一個充滿活力的專案儀表板。這使它更接近我們常與現代協作工具（如 Lark）聯想的敏捷性與連結性——但它仍然在許多團隊信賴的 Microsoft 環境中運作。
在 OneNote 中管理專案的常見限制
以下是它最常見的挑戰：
- 有限的任務治理：您可以手動追蹤行動項目，但 OneNote 缺乏集中式儀表板來一目了然查看所有專案狀態。跨多個筆記本的協調需要手動更新。
- 沒有內建的任務相依性或時間表：沒有原生方式在甘特圖上視覺化任務或建立相互連結的進度指標。為此，您需要外部軟體。
- 手動進度更新：狀態追蹤依賴個別貢獻者編輯頁面。缺乏自動化時，不一致情況可能很快出現。
- 跨團隊的擴展問題：隨著專案增加，管理權限、存取和版本控制變得更加困難。在筆記本之間很容易失去上下文。
這些差距並不會否定 OneNote 的優勢；相反地，它們凸顯了當你的團隊越接近以資料為導向的專案管理時，就越需要自動化、分析以及 OneNote 原生未包含的協作功能。這也是為什麼許多專案成員會從 OneNote 以筆記為基礎的系統，轉向更廣泛的協作環境，這些環境整合了文件管理、即時通訊以及工作流程自動化。了解這些界限有助於你決定如何最佳地使用 OneNote 進行專案管理，同時知道何時該引入輔助工具。
尋找解決 OneNote 限制的現代替代方案
如果你已經覺得 OneNote 的功能被拉到極限，你並不孤單。許多一開始精通如何使用 Microsoft OneNote 進行專案管理的專業人士，最終會尋找能消除手動作業並集中管理的工具。理想的解決方案 Lark 建立在 OneNote 的優點之上——靈活性與組織性——並加入了結構化資料、自動化以及 即時協作。讓我們來探討現代整合型工作空間如何解決這些痛點，並創造更順暢的專案體驗。
將筆記轉化為數據驅動的專案工作流程
挑戰：OneNote 非常適合捕捉想法，但不適合將它們轉化為可執行的資料。里程碑、任務和負責人僅以筆記形式存在，而不是可追蹤的實體。
Lark 的解決方案：Lark Base 銜接了自由形式筆記與結構化專案追蹤之間的差距。它讓團隊能將文件或討論中捕捉到的想法，即時轉化為動態且可追蹤的紀錄。每一項資訊——從里程碑、任務負責人到進度更新——都成為可即時篩選、排序或視覺化的連結資料欄位。不再是靜態清單，而是讓文件與執行並行的活化工作空間，確保每一則筆記自然演變為可衡量的專案進展。
- 在 Lark Base 中，您可以將這些以甘特圖、網格或看板等多種視圖呈現。
- 更新會即時同步至所有參與者，減少因人工報告造成的延遲。
- 使用 Lark Base 的自動化工作流程，搭配預先設定且可自訂的觸發條件，輕鬆高效地管理團隊與專案。
這種自由與結構的平衡，能夠支援已經超越純筆記系統、但又不想轉向僵化企業軟體的團隊。
將通訊、會議與任務整合在一起
挑戰：OneNote 使用者經常依賴電子郵件、Teams 或其他聊天工具來討論任務，導致情境在不同平台間被分散。
Lark 的解決方案：Lark Messenger 將聊天、會議與任務管理整合在同一個無縫的溝通中心。對話不再是孤立的訊息串——它們直接連結到可執行的工作。在聊天或訊息串中，您可以建立並分配任務、安排會議、分享文件，或直接進入視訊通話而不必切換應用程式。所有更新會在聊天、行事曆與專案空間中保持同步。這種深度整合將日常討論轉化為協調行動，讓團隊無論身在何處都能保持一致、快速回應並高效工作。
- 虛擬會議與後續跟進與其產生的筆記並列呈現。
- 當團隊成員將任務標記為完成時，狀態報告會自動更新。
雖然 OneNote 需要在多個 Microsoft 應用程式之間切換，但這種統一的環境提供了從討論到交付的單一且連續的工作流程。
輕鬆地視覺化進度與一致性
挑戰： 在 OneNote 中，衡量績效或將成果與策略目標連結是困難的。它沒有內建的儀表板或 OKR 機制。
Lark 的解決方案： Lark Base 與 Lark OKR 協同運作，以彌補 OneNote 在績效追蹤與目標對齊上的不足。透過 Lark Base，團隊可以在可自訂的表格中組織專案資料——例如任務、負責人及進度更新——並自動匯入至 視覺化儀表板。這使所有人能在不離開工作空間的情況下，即時監控進度與相依關係。同時，Lark OKR 協助團隊在同一平台上定義、對齊並追蹤目標與關鍵成果。
- 在 Lark Base 中，您可以使用甘特圖檢視建立並追蹤專案里程碑，藉此視覺化進度並更新任務。管理者可即時掌握各層級的進度狀況。
- 在 OKR 中，您可以透過 Lark OKR 的儀表板監控完成進度並發送提醒。
- Lark Base 的儀表板可以顯示關鍵里程碑與專案進度，協助團隊專注於目標。
建立一個連結的知識中心
挑戰： OneNote 雖然能夠良好地整理筆記，但在演變成真正的知識中心方面卻有困難，無法讓資訊保持連結、可搜尋，並能協作更新。隨著專案擴展，知識往往分散在不同筆記本中，使團隊難以維持單一且可靠的資訊來源。
Lark 的解決方案： Lark Docs 與 Wiki 提供一個強大且協作的環境，不僅能媲美，甚至在某些情況下超越 OneNote 的知識分享能力。透過 Lark Docs，團隊可以即時共同編輯、在行內留言，並嵌入如表格、影片或 Lark Base 資料等豐富內容，確保每個計劃或指引保持動態且具備完整背景資訊。內建的 Wiki 功能讓團隊能夠將內部文件結構化並發布到一個易於瀏覽與搜尋的空間，為政策、流程及最佳實務建立單一可信來源。
- 每份文件都能即時在使用者間同步更新，讓所有人保持與最新版本一致。
- 在 Lark Docs 中建立並管理不同類型的檔案，包括簡報（Slides）、文件（Docs）、試算表（Sheets）、表單（Forms）、看板（Boards）、心智筆記（MindNotes），所有內容皆儲存在 Lark Wiki 中。
- 文件可與任務、OKR 及 Lark Base 紀錄無縫連結，確保知識與執行相互結合。
- 權限控制與版本歷史在內容增長的同時保障透明度與責任追溯。
文件、溝通與專案資料之間的緊密整合，將 Lark Docs 與 Wiki 從單純的筆記儲存空間轉變為真正的協作知識生態系，協助團隊捕捉想法、順暢協作並建立組織記憶——一切都在同一平台中完成。
Lark 與 OneNote 價格比較
在考慮有效運用 OneNote 進行專案管理時，成本是另一個重要因素。OneNote 與 Lark 都提供相當慷慨的免費選項，但它們的定價模式在所包含的內容以及團隊擴展方式上有所不同。以下是一個簡化的比較，突顯了它們的定價結構、包含的功能以及理想的使用情境。
資訊來源：microsoft.com 與 larksuite.com
更新時間：2025-11-19
目的並非取代 OneNote，而是延伸其初衷——為動態、多團隊專案帶來有結構的清晰度。如此一來，團隊在保有靈活性的同時，提升了可視性與效率。綜合來看，這些解決方案顯示，掌握有效使用 OneNote 進行專案管理只是基礎。當今真正的生產力來自於將以筆記為基礎的思維，連結到即時協作與可衡量的成果。無論是持續優化 OneNote，或探索整合型工作空間，目標始終如一：將想法轉化為輕鬆的執行。
試用 Lark 的節省計算器：切換至 Lark 的 Pro 方案可帶來顯著的成本節省——例如，一家擁有 100 名員工並使用 Slack、Google Workspace 和 Airtable 的公司，透過將工具整合至 Lark，每年可節省約 25,200 美元。
實際工作流程範例與範本
了解在專案管理中使用 Microsoft OneNote 的方法，在看到它在日常實務中的運作方式時會變得更容易。以下是三個真實的案例，展示了現代工具的結構、靈活性與連接性如何在實際專案工作流程中結合起來——以及團隊日後可能考慮使用的輔助工具。
情境 1：管理產品發佈
一個為產品發佈做準備的行銷團隊，可以將筆記本作為他們唯一的規劃中心。
- 章節：一個用於策略，一個用於內容，一個用於活動，以及一個用於發佈後分析。
- 頁面：追蹤媒體宣傳、設計回饋、發佈日任務，以及外部供應商備註。
- 整合：將 OneNote 頁面與 Outlook 電子郵件及 Teams 更新連結，以便即時參考。
此結構可讓所有人保持一致，因為時間表的變更會即時反映在筆記中。對於需要即時效能統計或自動更新的團隊，將此方法與整合式工作空間（例如 Base 管理表或 Lark 風格儀表板）結合，可以幫助將文件轉化為動態執行。
情境二：協調遠端專案團隊
分散式團隊經常面臨更新不一致與情境遺失的困難。透過現代專案管理工具，專案負責人可以在一個內建的數位筆記本中組織團隊例行檢視、分享想法及狀態更新。
- 安排定期建立名為「每週檢視」或「衝刺摘要」的頁面。
- 團隊成員以非同步方式新增更新，確保跨時區的可見性。
- 領導者會標記關鍵阻礙或即將到來的優先事項，使其出現在每週的搜尋摘要中。
當對話開始分散到過多的應用程式時，這種集中化的格式可確保每個決策背後的故事保持可追溯。具有內建訊息與自動化功能的工具——例如 Lark——可以進一步簡化此類遠端協作，同時保有 OneNote 的有序彈性。
情境三：向利害關係人報告專案進度
利害關係人的會議通常需要有組織的摘要，以反映專案狀態而不需耗費長時間的準備。
- 像 OneNote 和 Lark 這類工具可讓你將每個會議頁面中的決策、風險與交付項目彙整成高層級的進度報告；Lark 的 AI 會議筆記甚至能清楚且簡潔地摘要每場會議的筆記。
- 表格結構與檢查清單有助於保持清晰度。
- 螢幕截圖、連結與附件可建立視覺上完整的更新。
雖然 OneNote 缺乏自動化圖表功能，但這些摘要能透明地呈現進度。希望獲取即時儀表板或 KPI 對齊的管理者，可以將筆記與 Excel 整合，或轉向由現代協作套件支援的視覺化績效看板。
讓以筆記為基礎的專案系統具備可擴展性的最佳做法
一旦你知道如何最佳地使用 OneNote 進行專案管理，擴展就成為下一個挑戰。隨著專案和參與者的增加，保持筆記的連貫性和可執行性需要有意識的做法。
建立治理與資料夾規範
穩固的命名與資料夾策略能在筆記本增長時避免混淆。建立慣例，例如使用專案代碼、一致的標題以及日期格式。
- 將已封存的專案與當前專案分開。
- 為每個筆記本明確定義所有權，以確保更新與權限保持可控。
- 使資料夾層級結構與公司更廣泛的文件治理政策保持一致。
良好的結構意味著新成員能更快上手，並減少資訊遺失的情況。
融合靈活性與結構
OneNote最大的創作自由優勢，也可能在每頁看起來都不一樣時造成混亂。請努力尋求平衡：
- 允許腦力激盪會議保持自由形式，同時確保交付成果存放在有組織的空間中。
- 將清單與表格及連結頁面結合，以便追溯。
- 在每個里程碑後將最終決策集中到「摘要」頁面。
許多了解如何使用 Microsoft OneNote 進行專案管理的專業人士強調，這種靈活性與一致性的結合是保持長期實用性的秘訣。
及早擁抱自動化
自動化是連結文件與動態管理的缺失環節。
- 使用 Microsoft Power Automate 將 Outlook、Planner 或 Teams 與 OneNote 連接。
- 在特定標籤下新增項目時，自動發送提醒或觸發任務。
- 在偵測到更新時，將摘要直接匯出到電子郵件或 Excel 報告。
結論
學會如何有效使用 OneNote 進行專案管理，有助於專案團隊在同一個可存取的環境中整合想法、討論與文件。這為日常運作帶來急需的結構，並消除檔案分散或更新遺漏的摩擦。熟練掌握設定、範本、標籤及會議文件紀錄，即使是小型團隊也能具備企業級的組織能力。
然而，OneNote 主要仍是一個文件記錄與資訊共享工具，而非完整的專案控制系統。隨著團隊成長，對自動化、可視性以及數據驅動報告的需求自然會擴大。這正是連結式工作空間介入以補足 OneNote 筆記優勢的地方。像 Lark 這類平台，能集中溝通、自動更新並視覺化績效，在 OneNote 的基礎上，將專案執行的每個環節連結於同一處。這種轉變並非取代現有有效的方式，而是朝向一個讓想法、行動與成果持續流動的生態系統演進。
常見問題
OneNote 可以用於專案管理嗎？
是的，OneNote 可以調整用於基礎的專案管理。它有助於整理筆記、會議摘要、時間表以及待辦事項清單。雖然它缺乏進階的專案追蹤功能，但許多小型團隊透過有效地結構化筆記本，並將其與 Microsoft 365 工具（如 Outlook 和 Teams）連結，成功地管理專案。
如何有效使用 OneNote 來管理專案？
要有效使用 OneNote，請為每個專案建立專用筆記本，並將其分成會議、規劃和交付成果等章節，且套用一致的標籤。為重複性任務建立範本，並將筆記本與 Outlook 或 Teams 整合，以便設定提醒和進行協作。標籤管理與定期維護是確保筆記可行的關鍵。
微軟正在逐步淘汰 OneNote 嗎？
不會。Microsoft 持續在 Microsoft 365 中更新並支援 OneNote，並將先前的應用程式版本合併為單一維護的桌面版本，確保在 Windows、macOS 和行動裝置上的一致性。使用者可以將 OneNote 作為長期生產力工具的一部分來依賴。
你可以在 OneNote 中建立甘特圖嗎？
不完全是。OneNote 並未提供甘特圖工具或進階時間軸視覺化功能。為了呈現時程，使用者通常會插入表格或貼上在 Excel 或其他專案工具中建立的圖表。若需要視覺化的任務管理，整合 Microsoft Planner 或更完整的平台可以提供類似的體驗。
如何在團隊中使用 Microsoft OneNote 進行專案管理？
在團隊專案中使用 OneNote 時，請在 OneDrive 或 SharePoint 中建立共享筆記本。每位團隊成員都可以貢獻更新、添加會議成果或標記已完成的任務。鼓勵一致的標籤與結構，以維持清晰的協作並避免版本重疊。
有哪些管理專案時可替代 OneNote 的最佳選擇？
如果您的團隊需要在同一介面中進行自動化、進度分析與溝通，像 Lark 或 Basecamp 這類整合系統可以超越 OneNote 的範疇。這些平台將筆記、任務與儀表板結合在一起，將靜態文件轉化為連結的專案工作流程。
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