Spreadsheet Excel untuk Pengeluaran Bisnis: Panduan dan Alternatif
Ryan Tanner
Product Marketing Specialist
20 Sep 2026
Ryan Tanner
20 Sep 2026
Baca selama 15 menit
Dalam bisnis apa pun, melacak pengeluaran sangat penting untuk memahami ke mana uang Anda digunakan dan bagaimana mengelola anggaran secara efektif. Excel tetap menjadi salah satu alat paling populer untuk hal ini, karena sudah dikenal, fleksibel, dan ideal untuk membuat spreadsheet pengeluaran bisnis sederhana tanpa biaya tambahan perangkat lunak.
Dalam panduan ini, Anda akan mempelajari cara membuat spreadsheet Excel untuk pengeluaran bisnis, menjelajahi template siap pakai, dan memahami kapan saatnya beralih ke alat yang lebih terhubung seperti Lark, yang menambahkan otomatisasi dan kolaborasi ke dalam proses. Kami akan membahas langkah-langkah penyiapan, praktik terbaik, dan cara yang lebih cerdas untuk menjaga keuangan bisnis Anda tetap teratur dan siap diaudit, sambil tetap efisien dan bebas dari kesalahan.
Apa itu spreadsheet Excel untuk pengeluaran bisnis?
Spreadsheet Excel untuk pengeluaran bisnis adalah file terstruktur tempat Anda mencatat, memantau, dan menganalisis setiap biaya yang terkait dengan bisnis—baik itu perlengkapan kantor, jamuan klien, langganan, atau biaya perjalanan. Ini memungkinkan pemilik usaha kecil, pekerja lepas, dan tim keuangan untuk melihat ke mana uang mereka digunakan, mengidentifikasi tren, dan tetap patuh untuk keperluan audit atau pelaporan pajak.
Berbeda dengan sistem akuntansi yang rumit, Excel menawarkan cara yang sederhana dan dapat disesuaikan untuk mengelola keuangan, terutama bagi pengguna spreadsheet Excel untuk pendapatan dan pengeluaran usaha kecil yang menginginkan kesederhanaan dibandingkan otomatisasi.
Tujuan utama meliputi:
- Mencatat pengeluaran harian, bulanan, atau tahunan
- Membandingkan pengeluaran aktual dengan anggaran
- Menyiapkan data untuk akuntan atau pelaporan pajak
- Melacak pengeluaran karyawan yang dapat diganti
- Memantau arus kas dan profitabilitas
Banyak spreadsheet Excel usaha kecil untuk pendapatan dan pengeluaran juga menyertakan lembar terpisah untuk pelacakan pendapatan, sehingga pemilik usaha dapat memperoleh gambaran lengkap tentang kesehatan keuangan mereka.
Manfaat utama menggunakan spreadsheet pengeluaran bisnis
Membuat spreadsheet Excel khusus untuk pengeluaran dan pendapatan bisnis menawarkan beberapa keuntungan bagi tim kecil dan yang sedang berkembang. Inilah alasan mengapa ini tetap menjadi pilihan utama sebelum beralih ke alat otomatis.
- Visibilitas keuangan yang lebih baik dan pengambilan keputusan: Lembar kerja yang terstruktur dengan baik memberikan gambaran tentang pola pengeluaran Anda. Anda dapat segera mengidentifikasi area dengan biaya tinggi—seperti pemasaran atau perjalanan—dan membuat keputusan yang tepat untuk mengoptimalkan anggaran Anda. Dengan pembaruan reguler, lembar kerja ini juga membantu memproyeksikan pengeluaran di masa depan dengan lebih akurat.
- Penyimpanan catatan terpusat: Alih-alih menyimpan tanda terima, faktur, dan Catatan di berbagai folder, Excel memusatkan setiap transaksi di satu tempat. Hal ini memastikan konsistensi dan memudahkan penelusuran catatan selama audit atau tinjauan keuangan. Excel menciptakan satu sumber kebenaran untuk semua data keuangan, mengurangi kebingungan dan duplikasi.
- Penghematan waktu melalui rumus dan pelacakan bawaan: Kemampuan rumus Excel—seperti SUM, AVERAGE, dan pemformatan bersyarat—membantu mengotomatiskan perhitungan. Anda tidak perlu menjumlahkan baris atau kolom secara manual setiap bulan, sehingga menghemat berjam-jam pekerjaan manual. Rumus otomatis juga mengurangi kesalahan manusia dan meningkatkan akurasi pelaporan dari waktu ke waktu.
- Peningkatan kesiapan pajak dan persiapan audit: Saat musim pajak tiba, data pengeluaran yang telah dikategorikan dan diberi stempel waktu dapat diekspor langsung ke akuntan Anda. Kejelasan ini menghilangkan perkiraan, mengurangi kesalahan, dan memastikan kepatuhan terhadap standar dokumentasi pengeluaran. Hal ini juga menyederhanakan rekonsiliasi tahunan dan tinjauan keuangan untuk audit yang lebih lancar.
- Aksesibilitas dan biaya rendah: Bagi startup atau pekerja lepas, Excel menawarkan cara gratis atau berbiaya rendah untuk melacak pengeluaran tanpa perlu berlangganan perangkat lunak akuntansi. Ini sangat berharga bagi tim yang hanya memerlukan spreadsheet bisnis kecil untuk versi Excel pendapatan dan pengeluaran. Karena tersedia secara luas, siapa pun di tim Anda dapat dengan mudah mengakses dan memperbarui file.
Panduan langkah demi langkah untuk menyiapkan spreadsheet Anda
Membuat spreadsheet Excel Anda sendiri untuk pengeluaran bisnis tidak harus rumit. Dengan struktur dan rumus yang tepat, Anda dapat membuat sistem yang jelas dan efisien untuk melacak setiap biaya. Panduan langkah demi langkah ini memandu Anda dalam menentukan kategori, mengotomatiskan total, dan mengatur data. Ikuti langkah-langkah ini untuk membangun spreadsheet yang menghemat waktu dan menjaga keakuratan keuangan Anda.
Langkah 1: Pilih alat Anda
Mulailah dengan memutuskan apakah akan menggunakan Microsoft Excel atau Google Sheets.
- Excel: Excel paling cocok untuk akses offline, rumus lanjutan, dan integrasi dengan alat Microsoft.
- Google Sheets: Google Sheets ideal untuk kolaborasi, penyimpanan otomatis, dan akses cloud.
- Lark Base: Lark Base dirancang untuk manajemen data yang fleksibel dan kolaborasi. Lark Base unggul dalam menyajikan data dalam berbagai format (Grid, Kanban, Gantt, Galeri, Formulir), sehingga ideal untuk manajemen proyek dan pelacakan.
Langkah 2: Tentukan kolom dan tata letak
Tata letak Anda harus memudahkan untuk memasukkan, melihat, dan menganalisis data. Lembar kerja Excel standar untuk pengeluaran bisnis mungkin mencakup kolom-kolom berikut:
Nama Kolom | Deskripsi |
Tanggal | Ketika pengeluaran terjadi |
Deskripsi | Untuk apa pengeluaran tersebut |
Kategori | Jenis pengeluaran (misalnya, perlengkapan, perjalanan, sewa) |
Jumlah | Total yang dihabiskan |
Metode Pembayaran | Uang tunai, kredit, penggantian biaya, dan lain-lain. |
Penjual | Siapa yang dibayar |
Catatan | Catatan atau detail tanda terima |
Anda juga dapat memberi kode warna pada kategori atau menggunakan pemformatan bersyarat untuk menandai pengeluaran tinggi secara otomatis.
Sumber gambar: youtube.com
Langkah 3: Tetapkan kategori pengeluaran
Sesuaikan kategori berdasarkan kebutuhan bisnis Anda. Kategori umum untuk bisnis kecil dalam spreadsheet Excel untuk pengeluaran bisnis meliputi:
- Perlengkapan kantor dan alat tulis
- Sewa dan utilitas
- Perjalanan dan transportasi
- Pemasaran dan periklanan
- Langganan dan perangkat lunak
- Makanan dan hiburan
- Gaji dan pembayaran kontraktor
Memiliki kategori yang terdefinisi dengan baik mempermudah pelaporan bulanan dan tahunan.
Langkah 4: Gunakan rumus untuk total otomatis
Manfaatkan kemampuan rumus Excel untuk otomatisasi. Contoh:
- Total pengeluaran: =SUM(D2:D100)
- Ringkasan bulanan: Gunakan SUMIF atau FILTER untuk menghitung total bulanan
- Pemformatan bersyarat: Sorot pengeluaran yang melebihi ambang batas tertentu
- Pengeluaran per kategori: =SUMIF(C2:C100, "Marketing", D2:D100)
Rumus-rumus ini mengubah spreadsheet bisnis kecil Anda untuk pendapatan dan pengeluaran file Excel menjadi alat yang dinamis, bukan catatan statis.
Langkah 5: Tambahkan lembar untuk ringkasan bulanan atau tahunan
Buat tab untuk setiap bulan (misalnya, Januari–Desember) dan satu lembar ringkasan yang menggabungkan semua data.
Ini membantu Anda:
- Membandingkan tren pengeluaran bulanan
- Mengidentifikasi variasi pengeluaran musiman
- Meninjau total biaya tahunan untuk pajak atau penganggaran
Jika Anda juga mengelola pendapatan, tambahkan tab "Pendapatan" untuk menjadikannya spreadsheet Excel lengkap untuk pengeluaran dan pendapatan bisnis.
Sumber gambar: youtube.com
Langkah 6: Terapkan pemformatan dan validasi data
Pemformatan membuat lembar Anda lebih mudah dibaca dan mengurangi risiko kesalahan:
- Gunakan format tanggal yang konsisten (dd/mm/yyyy)
- Terapkan pemformatan angka untuk mata uang
- Tambahkan menu drop-down untuk kategori pengeluaran atau jenis pembayaran
- Gunakan kode warna untuk pengeluaran yang disetujui vs yang masih tertunda
Hal ini membuat spreadsheet Anda lebih profesional dan lebih mudah dikelola oleh tim Anda.
Langkah 7: Lindungi dan cadangkan file Anda
Atur perlindungan kata sandi untuk data keuangan sensitif dan pastikan hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengeditnya.
Permudah: Mengapa orang memilih untuk beralih dari spreadsheet
Seiring bisnis Anda berkembang, hanya mengandalkan Excel dapat menyebabkan ketidakefisienan. Banyak versi file, pembaruan manual, dan kesalahan rumus sering memperlambat tim serta menciptakan ketidakkonsistenan data. Apa yang sebelumnya bekerja untuk pengaturan kecil dengan cepat menjadi memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan.
Meningkatkan ke platform kolaborasi seperti Lark menghadirkan struktur dan otomatisasi dalam pengelolaan pengeluaran. Tim dapat melacak, menyetujui, dan menganalisis pengeluaran secara real-time—tanpa harus mengatur file yang tersebar. Ini adalah cara yang lebih cerdas dan dapat diskalakan untuk mengelola pengeluaran bisnis seiring operasi berkembang.
Berlatih dengan cerdas: Gunakan Lark untuk membuat bagan dan mengelola pengeluaran bisnis
Melacak pengeluaran bisnis di Excel bisa lambat dan rentan kesalahan, dengan entri manual dan catatan yang tersebar. Lark membuat pengelolaan pengeluaran menjadi mudah dengan menggabungkan keakraban spreadsheet dengan otomatisasi, kolaborasi real-time, serta catatan yang terorganisir dan dapat dilacak. Tim dapat memasukkan dan menghitung pengeluaran dengan mudah, mengotomatisasi tugas berulang, dan menjaga setiap transaksi tetap terlihat dan terkini.
Lark Base: Memusatkan dan memvisualisasikan semua data pengeluaran
Lark Base berfungsi sebagai basis data pengeluaran pusat Anda, menggantikan spreadsheet statis dengan catatan terstruktur yang dapat difilter. Setiap kategori entri, vendor, jumlah, dan status persetujuan dapat dilacak secara waktu nyata. Anda dapat langsung melihat total pengeluaran berdasarkan departemen atau proyek menggunakan grafik dan tampilan langsung. Tim memantau anggaran vs realisasi dan mendeteksi pemborosan lebih awal tanpa pelaporan manual. Hal ini mengubah data pengeluaran menjadi wawasan yang jelas dan dapat ditindaklanjuti bagi keuangan dan manajemen.
Lark Sheets: Menghitung dan menganalisis data pengeluaran secara efisien
Lark Sheets membantu Anda menyiapkan dan menghitung data pengeluaran menggunakan alat spreadsheet yang sudah familiar. Anda dapat membersihkan catatan yang diimpor, menerapkan rumus untuk pajak, atau melakukan perbandingan cepat antar bulan. Ini ideal untuk menganalisis pola seperti lonjakan perjalanan atau pemborosan proyek sebelum merangkum hasil di Base. Karena pembaruan terjadi secara real-time, tidak perlu mengunggah ulang data yang direvisi. Ini adalah ruang yang fleksibel untuk analisis keuangan tanpa meninggalkan ruang kerja yang terhubung.
Lark Docs: Berkolaborasi dalam kebijakan dan dokumentasi keuangan
Lark Docs menghadirkan kolaborasi pada dokumentasi keuangan, membantu tim bersama-sama membuat panduan penggantian biaya, buku pedoman kebijakan, dan ringkasan akhir bulan dalam satu ruang bersama. Penyuntingan dan komentar muncul secara instan, memastikan kebijakan tetap terkini dan transparan. Kebijakan pengeluaran, alur kerja, atau daftar periksa dapat ditautkan langsung ke catatan Base untuk akses yang mudah. Alih-alih mengelola banyak file, semua orang merujuk pada satu dokumen hidup. Hal ini menjaga proses pengeluaran tetap konsisten dan siap diaudit di seluruh perusahaan.
Lark Approval: Otomatiskan alur kerja penggantian biaya dan pembelian
Lark Approval menyederhanakan penggantian biaya dan permintaan pembelian dengan alur yang jelas dan otomatis. Anda dapat menentukan jalur persetujuan berdasarkan jumlah, departemen, atau kategori pengeluaran, memastikan setiap klaim mengikuti rantai tinjauan yang tepat. Notifikasi otomatis menjaga permintaan tetap berjalan dan menghilangkan rantai email yang panjang. Setiap keputusan persetujuan dicatat, memberikan tim keuangan jejak audit yang transparan. Hasilnya adalah waktu penyelesaian yang lebih cepat dan kontrol pengeluaran yang lebih kuat di seluruh tim.
Lark Messenger: Jaga komunikasi pengeluaran tetap terhubung
Lark Messenger menjaga setiap diskusi tentang pengeluaran tetap dalam konteks sehingga tidak ada lagi email yang hilang atau lampiran yang tidak ditemukan. Saat pengajuan penggantian biaya dilakukan, manajer mendapatkan pembaruan secara real-time dan dapat membalas atau menyetujui langsung di obrolan. Tim keuangan dapat membahas klaim yang tidak jelas atau berbagi tanda terima dalam utas percakapan yang sama. Komunikasi instan dan kontekstual ini mengurangi keterlambatan dan kesalahpahaman. Hal ini membuat pelacakan pengeluaran menjadi lancar, kolaboratif, dan sepenuhnya dapat dilacak.
- Paket Pemula: Paket gratis selamanya yang mencakup 11 alat canggih untuk hingga 20 pengguna. Paket ini juga dilengkapi dengan penyimpanan 100GB, 1000 kali otomatisasi, terjemahan AI, dan lainnya.
- Paket Pro: $12/pengguna/bulan (ditagih tahunan) untuk hingga 500 pengguna. Termasuk semua yang ada di Paket Pemula ditambah panggilan grup untuk hingga 500 peserta, penyimpanan 15TB, 50.000 eksekusi otomatisasi, dan lainnya.
- Paket Enterprise: Hubungi penjualan untuk harga khusus. Mendukung pengguna tanpa batas dan mencakup lebih banyak eksekusi otomatisasi serta fitur keamanan, kepatuhan, dan manajemen tingkat lanjut.
Lark template untuk membantu pelacakan pengeluaran
Mengelola pengeluaran menjadi jauh lebih mudah ketika Anda memulai dengan kerangka kerja yang tepat. Template bawaan Lark menawarkan struktur siap pakai untuk melacak, menyetujui, dan melaporkan pengeluaran bisnis yang semuanya dapat disesuaikan dengan alur kerja Anda. Template ini menghemat waktu penyiapan dan memastikan konsistensi di seluruh departemen. Baik Anda mengelola penggantian biaya atau meninjau biaya triwulanan, Lark membuat pelacakan pengeluaran menjadi mudah dan transparan.
Template pelacakan pengeluaran
Memantau pengeluaran adalah bagian penting dari pengelolaan keuangan Anda, baik untuk tujuan pribadi maupun bisnis. Dengan template pelacakan pengeluaran Lark, Anda dapat dengan mudah mencatat dan mengkategorikan pengeluaran, memantau tren pengeluaran, serta membuat laporan untuk mendapatkan wawasan tentang kebiasaan keuangan Anda. Baik Anda seorang pekerja lepas, pemilik usaha kecil, atau hanya ingin tetap mengendalikan keuangan pribadi, template ini dirancang untuk menyederhanakan proses pelacakan pengeluaran dan membantu Anda membuat keputusan keuangan yang tepat.
Template penggantian pengelolaan biaya
Template pengelolaan penggantian biaya adalah alat komprehensif yang dirancang untuk mempermudah proses pelacakan dan pengelolaan pengeluaran di berbagai departemen dalam sebuah organisasi. Template ini memberikan gambaran jelas tentang total anggaran, anggaran yang telah digunakan, dan anggaran yang tersisa. Template ini juga menyertakan dasbor untuk informasi dana cadangan dan penyesuaian anggaran. Selain itu, template ini merinci proporsi awal anggaran berdasarkan departemen dan proporsi anggaran yang tersisa berdasarkan departemen, sehingga memberikan pandangan yang jelas dan ringkas tentang status keuangan setiap departemen.
Template persetujuan biaya
Mengelola pengeluaran karyawan bisa menjadi tugas yang melelahkan, terutama saat berurusan dengan banyak departemen dan tingkat persetujuan. Template pelacakan persetujuan pengeluaran di Lark menyederhanakan proses ini dengan menyediakan platform terpusat untuk mengajukan, meninjau, dan menyetujui pengeluaran. Mulai dari pengeluaran perjalanan hingga perlengkapan kantor, template ini memungkinkan karyawan mengajukan pengeluaran mereka dengan deskripsi dan jumlah yang terperinci untuk mendapatkan persetujuan.
Template laporan pengeluaran
Melacak pengeluaran adalah bagian penting dari setiap bisnis. Baik itu biaya perjalanan, makan, perlengkapan kantor, atau hiburan, penting untuk memiliki sistem yang jelas dan terorganisir untuk mengelola semua pengeluaran tersebut. Di sinilah template laporan pengeluaran kami berperan. Dengan fitur canggih Lark, Anda dapat dengan mudah memasukkan dan mengkategorikan pengeluaran, menetapkannya kepada karyawan tertentu, serta memantau status persetujuan mereka. Template ini dirancang untuk mempermudah pengelolaan pengeluaran, sehingga Anda dapat fokus pada hal yang benar-benar penting yaitu mengembangkan bisnis Anda.
Template pengeluaran modal
Pelacakan pengeluaran modal sangat penting bagi tim keuangan, manajer proyek, dan eksekutif yang perlu memantau dan mengendalikan pengeluaran untuk investasi jangka panjang. Template ini juga bermanfaat bagi perusahaan yang ingin menyederhanakan proses persetujuan pengeluaran modal dan meningkatkan transparansi keuangan. Baik Anda mengelola pembelian peralatan TI, renovasi kantor, atau peningkatan fasilitas, template ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan pelacakan pengeluaran modal Anda.
Laporan pengeluaran TI triwulanan
Mengelola pengeluaran TI sangat penting bagi setiap perusahaan untuk memastikan kelancaran operasional dan efektivitas biaya. Template ini memungkinkan Anda melacak semua pengeluaran terkait TI, termasuk perangkat keras, perangkat lunak, layanan, dan lainnya. Anda juga dapat memantau alokasi anggaran dan membandingkan pengeluaran aktual dengan anggaran setiap kuartal. Tetap kendalikan pengeluaran TI Anda dan buat keputusan yang tepat untuk mengoptimalkan anggaran Anda.
Kesimpulan
Excel adalah titik awal yang sangat baik untuk usaha kecil dan startup yang mengelola keuangan mereka sendiri. Ini hemat biaya, dapat disesuaikan, dan memberikan kendali penuh atas data pengeluaran Anda. Namun, seiring tim berkembang dan alur kerja keuangan menjadi lebih kompleks, Excel saja dapat kurang memadai dalam kolaborasi waktu nyata dan otomatisasi.
Di sinilah Lark menjembatani kesenjangan dengan menggabungkan kemampuan spreadsheet yang sudah dikenal dengan basis data terhubung, alur persetujuan, dan komunikasi dalam satu ruang kerja. Baik Anda meningkatkan dari spreadsheet usaha kecil untuk pendapatan dan pengeluaran berbasis Excel atau membangun proses manajemen pengeluaran yang lebih dapat diskalakan, Lark memberi Anda kejelasan dan efisiensi yang Anda butuhkan.
FAQ
Apa cara terbaik untuk mengkategorikan pengeluaran?
Cara terbaik adalah mengelompokkan pengeluaran berdasarkan tujuan seperti sewa, utilitas, perjalanan, atau perlengkapan kantor. Kategori yang konsisten membuat pelacakan lebih sederhana dan laporan lebih jelas. Anda dapat menyesuaikan kategori berdasarkan jenis bisnis atau kebutuhan anggaran Anda. Hal ini memastikan spreadsheet Excel untuk pengeluaran bisnis tetap teratur dan siap diaudit.
Bisakah saya menghubungkan Excel dengan alat seperti Lark?
Ya, Anda dapat dengan mudah mengimpor lembar Excel ke dalam Lark Base atau Lark Sheets untuk pelacakan yang lebih cerdas. Struktur dan rumus tetap utuh sambil memungkinkan otomatisasi dan kolaborasi waktu nyata. Hal ini memungkinkan tim untuk memusatkan pembaruan, berbagi akses, dan menghindari kebingungan versi. Ini adalah cara yang mulus untuk memperluas spreadsheet pengeluaran Excel Anda ke dalam ruang kerja yang terhubung.
Bagaimana Lark berbeda dari Excel untuk pengelolaan biaya?
Ya, Anda dapat dengan mudah mengimpor lembar Excel ke dalam Lark Base atau Lark Sheets untuk pelacakan yang lebih cerdas. Struktur dan rumus tetap utuh sambil memungkinkan otomatisasi dan kolaborasi waktu nyata. Hal ini memungkinkan tim untuk memusatkan pembaruan, berbagi akses, dan menghindari kebingungan versi. Ini adalah cara yang mulus untuk memperluas spreadsheet pengeluaran Excel Anda ke dalam ruang kerja yang terhubung.
Apakah ada versi gratis Lark untuk usaha kecil?
Ya, Lark menawarkan paket Pemula gratis untuk hingga 20 pengguna. Paket ini mencakup alat penting seperti Base, Sheets, Approvals, dan Messenger untuk mengelola pengeluaran dan alur kerja. Tim dapat melacak, menganalisis, dan berkolaborasi tanpa biaya tambahan. Ini adalah peningkatan ideal dari spreadsheet Excel tradisional untuk pengeluaran bisnis tanpa memerlukan investasi perangkat lunak baru.
Bacaan terkait
Table of contents
Tertarik dengan Lark?
Semua alat Anda di satu tempat
Hemat waktu dan tingkatkan efisiensi
Hemat biaya perangkat lunak hingga 70%
Table of contents
Tertarik dengan Lark?
Semua alat Anda di satu tempat
Hemat waktu dan tingkatkan efisiensi
Hemat biaya perangkat lunak hingga 70%
