導入前の状況をお聞かせください

導入前は、他社のグループウェアを使用していました。ただ、スマホに対応しておらず、弊社にとってはあまり使いやすいツールではありませんでした。弊社の事業は拠点を移動して打ち合わせをするため、スマホで使えないのは非常にネックでした。チームにメッセージを送ってもしばらく未読だったり、コミュニケーションツールとして機能してしていませんでした。

そこで新たなグループウェアを探し始め、チャットやカレンダーなど「以前使用できていたものが最低限使用できるツール」という基準で、調査し、実際に使用できるものは全て検証を行いました。その結果圧倒的にその使用感の良さで候補として上がったのがLarkでした。

コミュニケーションツールとしての優秀さや、現場や出先で使えるスマホでの使いやすさなども決定の決め手となりました。

御社ではLarkをどのように使っていますか？

物件工程管理表

Larkを知るまでは、必要な機能を備えたツールをバラバラに探していました。弊社では、各物件の工程や入金日の管理のために表計算ソフトを使用し、管理表を作成していました。問題点としては、関数などが崩れて計算がおかしくなってしまう、日付変更などの情報を全ての社員が同じ様に知ることができない、などさまざまな情報を積極的に見に行く必要がありました。物件管理は人の「やるかやらないか」により抜け漏れが発生してしまう状況でした。

また、物件ごとに営業・設計・工務担当でのチャットグループを手動で作成していました。やはり手動で行うのは一件一件非常に手間がかかっていました。

*イメージ動画です。

この物件工程管理表をBaseに完全移行しました。Larkになってから、以下のような自動化を多用したプロセスに変わりました。

営業がアンケートフォームから登録した内容がBaseのレコードとして追加される。（自動化）
追加されたら、指定のチャットトークに契約報告・レコード追加報告が上がる。（自動化）
追加されたレコード情報をもとにチャットグループが立ち上がる。（自動化）
特定の工程の日付が更新されたら（入金に関わる日など）、各物件ごとのトークに日付変更のアナウンスが流れる。（自動化）
担当者ごと、拠点ごとにグループ分けが可能になり、閲覧のしやすさが向上した。

あらゆることが一つの入力で自動化されるようになり、圧倒的に手間が減りました。そのおかげで、業務のしやすさ、使いやすさが向上しました。

お客様アンケート管理

引き渡し後のお客様の声をもとに今後の改善を行うため、アンケートを作成し集計しています。これまでは表計算ソフトで行っており、集計はできていましたがその後の部門内への共有はされていませんでした。

これをLarkのフォームで回収するように変更しました。

アンケートをお客様に回答いただいたら、そのまま指定のチャットトークに通知が自動で届くように設定しています。アンケートの内容もチャットトークに送信されるため、担当者だけではなくその上長もお客様の声を確認することができるようになりました。

*イメージ動画です。

また、蓄積されたものがダッシュボードとしてグラフ化され、それを週に一度、トークに配信することで部門の評価を全員が確認できるようにしました。社員がとても重要な指標であるお客様データを頻繁に確認し、経営に活かしています。

*イメージ動画です。

最後に御社の今後の展望をお聞かせください

Larkの導入により大きく変わったことは、同じような情報を複数媒体に入力するということがなくなり一つの入力で、「業務プロセスの効率化」につながったこと、また情報を取りに行くのではなく、自動で情報が入ってくるようになったので「情報共有の強化」が実現されたと思っています。

これは、チャット・ビデオ会議・カレンダーなどの基本的な機能はもちろんですが、「Base」というデータベースをまとめる術が、手に入ったことによる影響が大きいと感じています。

今後は、このBaseで作成した管理表を完全につなぎ合わせ、経営にかかわる数値がタイムリーに反映され、どんな社員でも部門の数値や会社の数値を知っている状態をつくりだして行くつもりです。またLarkをからほかのシステムへ、逆にほかのシステムからLarkに取り込む口をつくることで、より社内の重複作業をなくし、直接的にお客様に時間をさけるように、効率化を進めてくというのが私たちDX部門の更なる目標です。