導入前と導入後の状況をお聞かせください

導入前

まず、タクシー業界の現状として、もちろん「DX化すべき」という声が上がってはいるものの、まだまだあまりDXが進んでいない業界なのだろうと思います。
他のタクシー会社もそうかも知れませんが、専用のソフトウェアがあって、さらに会計ソフトやコミュニケーションがそれぞれ別にあるので、結局重複する作業が発生してしまったり、別のソフトウェアへの連携のためにCSVでデータ出力をしなければならなかったりすることに面倒を感じながら使い続けていました。
そんな中で、コロナ禍以降は、少しずつ、グループウェアやファイル共有、チャットツールやビデオ会議を使い始めるようになりました。その他、ワークフローなども自分たちで独自にカスタマイズしたりしていましたが、とにかくすべてがバラバラで連携が取れない状態で使っているという状態でした。システムを行ったり来たりする確認の手間も大変でした。

導入後

社外の人とのコミュニケーションは、まだ他のツールを利用することもありますが、少なくとも社内のコミュニケーションは、Larkだけになりました。個人でのやり取りも、Larkならパソコンとスマホどちらでも使えますし、何よりどこにいても連絡が取れるので、これまで使っていた内線も、もう必要ないです！
情報がLarkにまとまったことで、業務がシンプルになったこともメリットです。特に管理職は業務の範囲が広いので、コミュニケーションがわかりやすくなったのは良いことです。もう一つ、導入後の効果として、大幅なコストカットが挙げられます。チャットやビデオ会議、勤怠管理など利用していたツールは複数に跨っていたので、その点は大きいです。
タクシー会社なので、人とのコミュニケーションは大事な業界ですが、効率化できると思えることは色々あって、例えば「本当に人がやらなきゃいけないことなのか」とか、「手書きですべて残す必要があるのか」など、業務をDX化していけたのは、Larkじゃなければできなかったことだと感じています。

Lark導入の決め手は何だったのでしょうか？

Larkを知るまでは、必要な機能を備えたツールをバラバラに探していました。別のチャットツールも試してみましたが、英語で設定を行わなければならなかったり、UIも少し馴染みづらかったです。いわゆるグループウェアのようなものって、世の中にはたくさんありますし、それぞれ特徴があるんでしょうが、どれもちょっと違う程度で、あまり変わらないんじゃないかと思ってました。ですが、最終的に、あらゆる機能がひとつにまとまっていることや、UIが分かりやすいことでLarkが良いということになりました。

Lark導入したことで、どんなことが変わりましたか？

まず良かったことは、Larkだけで済むこと。いろんなアプリに切り替えながら仕事をする必要がなくなりました。
お客様からの問い合わせや売上報告などのメールをわざわざ確認しにいく手間が減った分、リアルタイムにチェックできているのかもしれませんが、今まで以上に目が届くようになったような気がします。全社的な情報共有もそうですが、見る場所が1つになったことで個々の情報集約にもLarkは役立っていると思います。外部から届いたメールを社内に共有したいときも、チャットグループに転送すればいいだけなので簡単です。
業務の効率化という側面で言えば、処理速度が上がったと感じています。業務報告を夕方とか夜にまとめて確認するのではなく都度状況が把握できるので、日々の処理スピードは6時間くらい早くなった気がします。他にも顧客要望やクレームについても、年単位でしか見えてこなかったものが、処理スピードが上がることで気づきのスピードも速くなっている気がします。

対応の抜け漏れ改善

一番変わったのは、コミュニケーションです。情報の抜け漏れが無くなりました。メールもチャットもLarkを見ていればいいので、見落としが無くなったのは大きな変化です。出席しなければならない会議の情報、処理すべき書類関連、社外からのお問い合わせや個人間のコミュニケーションなど、すべてが1か所で見られるのはすごく楽です。
スマホさえあれば、どこにいても困らないありがたさを感じています。

乗務員を守れる体制

対応の抜け漏れが無くなったことだけでなく、細かいところに気が付きやすくなったということもあります。いわゆるクレームや問い合わせについても、具体的に何が起こったのかなど細かくヒアリングすることで、カスタマーハラスメントへの対応や防止もより素早い処置をとれるようになっています。現場の実態をもっと理解できるようになって、解像度が上がった気がします。

※モニタリングチェックイメージ

利用ツールの変更に伴う反応

色んなツールをトライしながらではありますが、Larkは直感的に操作しやすかったんだと思います。もちろん年齢的に若い人もいますが、年齢に関係なく、自然と慣れていっているような気がします。UIが分かりやすいんだと思います。
ツールを移行すると、社内から何らかの声が上がってくることが多いですが、反発のような反応は全く出てこなかったです。実際に使ってみたら楽だった、使いやすかったから大丈夫だね。って感じだったんだと思います。

どのようにLarkを使っていますか？

勤怠管理と給与明細のペーパーレス化

これまでの勤怠管理はタイムカードを使っていたものの、その情報を表計算に手入力で入れなおしていました。Larkで勤怠管理をすることで、入力が自動的になるだけでなく、出退勤時間が明確になり労務管理の実態をより把握しやすくなりました。

＊イメージ画像です。

現在、400名を超えるくらいの従業員に給与明細を毎月送付しています。経費削減の面から考えて、紙ベースは止めるべきと分かってはいましたが、実はなかなか思い切ることができませんでした。
Lark導入をきっかけに、給与明細の完全ペーパーレス化を実現しました。乗務員が直接Baseのレコードを見に行く仕組みになりました。紙で給与明細を送っていた時代ももちろんありましたし、データ化に切り替えた後も、データ作成とPDF化、データ送付と人手がかかっていましたので、人件費は大きく削減できています。

「すべてLarkでやっていくんだ！」という決断ができたのは、Larkに多彩な機能があったからです。

*イメージ画像です。　

ワークフロー

承認機能を利用し、外出先でも申請ができるようになりました。

現場の声がデータに、キーワード分析による状況把握

これまでのシステムから、Baseに切り替えたことによって、コメントから「どういうキーワードが挙がっているのか」分かるようになりました。さらに、それら溜まったデータを使って、フィルタで期間の絞り込みなどをして、分析したいデータが抽出できるようになりました。　

議事録作成

カレンダーとビデオ会議がLarkの中にあるので、会議招集がやりやすくなりました。会議の内容は、文字起こし出来るので、議事録作成の時間も格段に減りました。Larkに慣れた人は、対面での会議でもビデオ会議を使って議事録作成をしているようなので、楽になっていると思います。

今後の展望についてお聞かせください

シームレスに業務が完結することで、個人の労働時間を減らしたいという思いは強くあります。
弊社だけでなく、タクシー業界全体が、比較的長時間労働が多かったり、休みが少ない。日本のタクシー会社の90%が、タクシーの保有台数が30台以下ということもあり、オーナーやその家族が時間外労働で業務をこなしているというケースが特に地方では珍しくない現状です。デジタル化によって労働時間を減らして、少しでも仕事が楽になる、コストカットに繋がっていくことが理想です。