Trong thời đại mà làm việc từ xa, họp và quản lý quy trình trực tuyến ngày càng phổ biến, các doanh nghiệp cần những công cụ cộng tác mạnh mẽ để duy trì hiệu suất và kết nối giữa các thành viên. Giữa rất nhiều giải pháp trên thị trường, Microsoft Teams đã trở thành một lựa chọn phổ biến nhờ khả năng tích hợp sâu với bộ sản phẩm Microsoft 365, đáp ứng đa dạng nhu cầu từ chat, cuộc họp video, chia sẻ tài liệu đến làm việc nhóm thời gian thực.
Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ Microsoft Teams là gì, cách sử dụng ra sao, có phù hợp với tổ chức của mình hay không và nếu không, đâu là giải pháp thay thế tốt nhất? Bài viết này sẽ giúp bạn trả lời từ A tới Z những băn khoăn đó một cách tường minh và dễ tiếp cận nhất.
Ảnh nguồn: microsoft.com
Microsoft Teams là một nền tảng cộng tác và giao tiếp doanh nghiệp thuộc hệ sinh thái Microsoft 365, cho phép người dùng trò chuyện nhóm, gọi thoại/cuộc họp video, chia sẻ tài liệu và cùng làm việc trên tài liệu ngay trong một giao diện duy nhất. Điểm mạnh của Microsoft Teams là tích hợp sâu với các ứng dụng quen thuộc như Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive… giúp doanh nghiệp quản lý công việc hiệu quả hơn, giảm thiểu việc chuyển đổi qua lại giữa nhiều phần mềm khác nhau.
Teams phục vụ nhiều nhóm đối tượng: từ doanh nghiệp vừa và lớn, các tổ chức giáo dục, đội nhóm làm việc phân tán, cho tới những tổ chức phi lợi nhuận cần giải pháp cộng tác mạnh mẽ, có bảo mật tốt. Teams hiện hỗ trợ cả ứng dụng máy tính, di động và trình duyệt web.
Khi nhắc đến Microsoft Teams, nhiều người thường nghĩ ngay đến chức năng họp trực tuyến, nhưng thực tế, Microsoft Teams là một nền tảng cộng tác đa năng, được doanh nghiệp trên toàn cầu tin dùng bởi sở hữu hàng loạt tính năng vượt trội. Những điểm mạnh nổi bật giúp Microsoft Teams trở thành lựa chọn hàng đầu cho mọi mô hình tổ chức có thể kể đến như sau:
1. Trò chuyện nhóm & cá nhân
Microsoft Teams cho phép tạo và quản lý các kênh chat nhóm (công khai hoặc riêng tư) dành cho từng bộ phận, dự án hoặc chủ đề cụ thể. Nhờ đó, việc trao đổi thông tin giữa các thành viên trở nên mạch lạc, có tổ chức và bảo mật cao. Không chỉ gửi tin nhắn văn bản, người dùng còn dễ dàng chia sẻ hình ảnh, tài liệu, emoji, sticker, GIF và video, giúp cuộc hội thoại sinh động, hấp dẫn hơn. Hệ thống lưu trữ toàn bộ lịch sử trò chuyện, cho phép tìm kiếm lại nội dung cũ nhanh chóng khi cần thiết.
2. Cuộc họp video & hội nghị trực tuyến chuyên nghiệp
Với Microsoft Teams, doanh nghiệp có thể tổ chức các cuộc họp video, hội nghị trực tuyến với số lượng lớn thành viên tham gia mà vẫn đảm bảo chất lượng hình ảnh, âm thanh HD sắc nét. Teams hỗ trợ chia sẻ màn hình (toàn bộ/lựa chọn cửa sổ), trình chiếu tài liệu trực tiếp trong cuộc họp, giúp mọi người dễ dàng theo dõi và cộng tác thời gian thực. Tính năng ghi lại cuộc họp, dùng nền ảo, trò chuyện song song, giơ tay phát biểu, quản lý quyền tham gia giúp nâng tầm trải nghiệm họp trực tuyến cho cả nội bộ và đối tác bên ngoài.
3. Cộng tác tài liệu thời gian thực hiệu quả
Microsoft Teams liên kết chặt chẽ với bộ ứng dụng Microsoft 365 như Word, Excel, PowerPoint và OneDrive. Người dùng có thể đồng chỉnh sửa tài liệu trực tuyến, theo dõi phiên bản chỉnh sửa, tự động phân quyền truy cập rõ ràng cho từng cá nhân hoặc nhóm. Quản trị viên dễ dàng kiểm soát, hạn chế truy cập, đảm bảo an toàn dữ liệu tuyệt đối mà vẫn thúc đẩy quy trình làm việc nhóm linh hoạt.
4. Tích hợp lịch, quản lý công việc & nhắc nhở thông minh
Teams tích hợp đồng bộ lịch làm việc với Outlook, giúp quản lý sự kiện, lên lịch họp nhóm, gửi lời mời và thông báo tự động tới các thành viên. Khả năng nhắc nhở thông minh giúp không bỏ lỡ bất kỳ cuộc họp hay nhiệm vụ quan trọng nào. Giao diện quản lý công việc trực quan hỗ trợ theo dõi tiến độ cá nhân và tập thể ngay trên nền tảng Teams.
5. Kho ứng dụng & tiện ích mở rộng đa dạng
Điểm đặc biệt của Microsoft Teams là khả năng kết nối, tích hợp hàng trăm ứng dụng bên thứ ba như Trello, Asana, Zoom, GitHub, Jira, v.v. Các tiện ích bổ sung, bot tự động, tự động hóa quy trình làm việc giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu vận hành và mở rộng chức năng phù hợp nhu cầu từng ngành nghề.
6. Bảo mật & quản trị tập trung theo tiêu chuẩn hàng đầu
Microsoft Teams cung cấp hệ thống bảo mật nhiều lớp với công nghệ mã hóa dữ liệu hiện đại, xác thực 2 bước, tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế ISO, GDPR, HIPAA phù hợp cho mọi lĩnh vực từ giáo dục, tài chính đến y tế. Quản trị viên có thể phân quyền truy cập chi tiết, thiết lập chính sách bảo mật phù hợp từng nhóm/bộ phận, theo dõi nhật ký hoạt động và kiểm soát rủi ro thông tin một cách chủ động.
Ưu điểm:
Tích hợp sâu với Microsoft 365: Dễ dàng chuyển đổi giữa email, tài liệu, lịch và Teams.
Hiệu quả cộng tác mạnh mẽ: Hỗ trợ chỉnh sửa tài liệu cùng lúc, chia sẻ nhanh chóng, quản lý thông tin tập trung.
Đa nền tảng: Có ứng dụng cho Windows, macOS, Android, iOS, trình duyệt web.
Bảo mật tin cậy: Được Microsoft phát triển, quản lý và cập nhật liên tục.
Hạn chế:
Rào cản quen thuộc với người dùng mới: Giao diện nhiều tính năng, ban đầu có thể mất thời gian làm quen.
Yêu cầu kết nối mạng ổn định: Cuộc họp video hoặc làm việc nhóm phụ thuộc vào băng thông mạng.
Chi phí gia tăng khi mở rộng: Một số tính năng nâng cao, lưu trữ lớn và quản lý doanh nghiệp sẽ tính phí theo gói dịch vụ.
Microsoft Teams cung cấp 3 gói doanh nghiệp chính như sau:
Teams Essentials: $4/người/tháng — Đủ cho nhóm vừa và nhỏ cần họp, chat, chia sẻ tài liệu cơ bản.
Business Basic: $6/người/tháng — Thêm email doanh nghiệp, 1 TB OneDrive, nhiều ứng dụng & quản lý, phù hợp doanh nghiệp nhỏ, vừa.
Business Standard: $12,50/người/tháng — Đủ bộ Office bản cài đặt, tổ chức webinar, công cụ sáng tạo đa năng, dành cho doanh nghiệp có nhu cầu cao về cộng tác và quản lý.
Doanh nghiệp nên chọn gói phù hợp với nhu cầu và quy mô để tối ưu chi phí và hiệu quả sử dụng.
Microsoft Teams đặc biệt phù hợp với:
Doanh nghiệp vừa và lớn cần xử lý khối lượng công việc liên bộ phận, chia sẻ thông tin nhanh và quản lý dự án phức tạp.
Môi trường giáo dục, tổ chức đào tạo muốn tổ chức lớp học, họp trực tuyến, trao đổi giữa giáo viên và học viên.
Nhóm làm việc từ xa, công ty đổi mới linh hoạt về địa điểm (hybrid working).
Các tổ chức phi lợi nhuận, đội ngũ dự án xuyên quốc gia cần bảo mật dữ liệu và cộng tác.
Đối với cá nhân, nhóm nhỏ hoặc tổ chức ưu tiên bảo mật, khả năng tích hợp với Microsoft 365 và nhu cầu cộng tác cao, Teams là lựa chọn nên cân nhắc.
Các doanh nghiệp khi sử dụng Microsoft Teams ghi nhận một số giá trị nổi bật sau:
Tăng tốc độ và chất lượng giao tiếp: Loại bỏ email rườm rà, chuyển sang chat nhóm, video trực tuyến, nhắn tin tức thời.
Cộng tác tài liệu tối ưu: Soạn thảo, chỉnh sửa, lưu trữ tài liệu tập trung, hạn chế thất lạc hoặc trùng lặp nội dung.
Quản lý thông tin và quy trình thuận tiện: Lưu trữ tất cả thông tin cuộc họp, tài liệu dự án trong một nền tảng duy nhất.
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Tổ chức họp, điều phối nhân sự, chia sẻ thông tin không phụ thuộc địa điểm, giảm bớt chi phí đi lại, lưu trữ giấy tờ.
Đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật quốc tế: Phù hợp với doanh nghiệp chú trọng bảo vệ dữ liệu, tuân thủ quy định pháp lý.
Để bắt đầu với Microsoft Teams:
1. Tải và cài đặt Teams
Máy tính (Windows/Mac):
Truy cập trang tải Teams chính thức của Microsoft để tải ứng dụng Teams phù hợp cho Windows hoặc Mac.Android:
Truy cập Google Play - Microsoft Teams để tải về và cài đặt.iOS:
Truy cập App Store - Microsoft Teams để tải về và cài đặt.
2. Đăng ký và đăng nhập
Bạn có thể đăng nhập bằng tài khoản Microsoft cá nhân hiện có, hoặc nếu chưa có, hãy đăng ký tài khoản mới theo các bước sau:
Ảnh nguồn: login.microsoftonline.com
Truy cập trang https://account.microsoft.com/account
Nhấp chuột vào "Sign in"
Sau đó chọn "Create one"
Làm theo hướng dẫn để điền đầy đủ các thông tin cần thiết
Nhấp chuột vào "Create one" để hoàn tất
Lưu ý: Hãy ghi nhớ tên đăng nhập và mật khẩu của bạn để thuận tiện cho những lần truy cập sau.
Đối với doanh nghiệp, quản trị viên IT có thể tạo và phân phối tài khoản Microsoft 365 cho từng nhân viên, giúp quản lý và bảo mật dễ dàng, hiệu quả hơn.
3. Tạo nhóm, kênh, mời thành viên
Để làm việc hiệu quả trên Microsoft Teams, bạn nên tạo riêng một nhóm (Team) cho từng bộ phận như Kinh doanh, Tài chính, Nhân sự, hoặc cho từng dự án cụ thể. Bên trong mỗi nhóm, hãy tạo các kênh (Channel) khác nhau theo chủ đề, chức năng hoặc công việc đang thực hiện, ví dụ như: "Thông báo chung", "Cập nhật dự án", "Hỏi đáp".
Khi đã có nhóm, bạn có thể mời các thành viên tham gia bằng cách sử dụng chức năng “Mời” trong phần cài đặt Team. Có thể thêm thành viên qua email hoặc gửi liên kết mời trực tiếp cho họ
Ngoài ra, bạn nên phân quyền cho từng thành viên (ví dụ: chủ sở hữu nhóm, quản trị viên) để dễ dàng quản lý và phân chia trách nhiệm trong quá trình làm việc.
4. Khởi tạo cuộc họp, chia sẻ tài liệu
Trên Microsoft Teams, người dùng có thể dễ dàng tạo và lên lịch các cuộc họp trực tuyến. Chỉ cần chọn thời gian phù hợp, nhập chủ đề cuộc họp và thêm danh sách người tham dự, hệ thống sẽ gửi lời mời tới các thành viên thông qua email hoặc thông báo trong lịch Teams. Nhờ đó, mọi người đều có thể theo dõi và tham gia cuộc họp một cách thuận tiện.
Trong quá trình họp, Teams hỗ trợ nhiều tính năng làm việc nhóm chất lượng cao như chia sẻ toàn bộ màn hình hoặc một cửa sổ ứng dụng cụ thể để trình bày nội dung. Người dùng cũng có thể tải lên và chia sẻ các tập tin ngay trong cuộc họp, từ đó mọi thành viên có thể cùng xem, chỉnh sửa hoặc thảo luận trực tiếp trên tài liệu. Ngoài ra, hộp trò chuyện trong phiên họp giúp mọi người trao đổi, đặt câu hỏi và góp ý ngay lập tức, tăng hiệu quả làm việc nhóm.
Teams còn tích hợp lịch làm việc thông minh với Outlook và chính Teams Calendar, giúp người dùng quản lý lịch họp, sắp xếp công việc cá nhân và nhận thông báo khi có cuộc họp sắp diễn ra, đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ cuộc họp hay nhiệm vụ quan trọng nào.
5. Quản lý và bảo mật
Người quản trị có thể thiết lập quyền truy cập cho từng thành viên, phân chia vai trò rõ ràng như quản trị viên, thành viên hoặc khách trong từng nhóm và kênh. Hệ thống cũng hỗ trợ kiểm tra chi tiết nhật ký hoạt động của nhóm, giúp xem lại các thay đổi, hoạt động truy cập hoặc chỉnh sửa tài liệu để đảm bảo an toàn thông tin.
Ngoài ra, người dùng có thể dễ dàng tra cứu các hướng dẫn trực tuyến hoặc truy cập kho trợ giúp ngay trên giao diện Teams để tìm hiểu cách sử dụng các tính năng quản lý, bảo mật, cũng như nhận hỗ trợ khi gặp vấn đề.
Microsoft Teams là một giải pháp cộng tác rất mạnh mẽ và được nhiều doanh nghiệp đánh giá cao. Tuy nhiên, không phải tổ chức nào cũng cảm thấy Teams phù hợp nhất với nhu cầu thực tế của mình. Khi lựa chọn giải pháp thay thế, bạn nên cân nhắc:
Tính năng hỗ trợ: Có đáp ứng chat, video, chia sẻ tài liệu, cộng tác tài liệu, tự động hóa quy trình?
Khả năng tích hợp hệ sinh thái hiện tại: Đơn vị bạn đang dùng Google Workspace hay mong đợi giải pháp đồng bộ nội địa?
Chi phí vận hành: Quy mô người dùng, giới hạn lưu trữ, chính sách giá linh hoạt.
Yếu tố bản địa hóa: Có hỗ trợ tiếng Việt, nhân viên hỗ trợ kịp thời, giao diện thân thiện không?
Bảo mật và tuân thủ pháp lý: Rõ ràng về lưu trữ dữ liệu, bảo vệ quyền riêng tư người dùng.
Dưới đây là 6 nền tảng cộng tác nổi bật thị trường Việt Nam có thể cân nhắc thay thế hoặc bổ sung Teams:
1. Lark
Tổng quan:
Lark là một nền tảng hợp tác all-in-one , tích hợp các công cụ thiết yếu cho đội nhóm hiện đại như trò chuyện, cuộc họp video, lưu trữ đám mây và làm việc trên tài liệu cùng lúc. Được thiết kế để đơn giản hóa quy trình và nâng cao hiệu quả làm việc, Lark giúp các thành viên phối hợp mượt mà, giảm thiểu sự phức tạp khi phải dùng nhiều ứng dụng riêng lẻ. Lark phù hợp cho mọi quy mô doanh nghiệp, từ nhóm nhỏ đến công ty phát triển.
Điểm nổi bật:
Một nền tảng duy nhất: Tất cả các tính năng như chat, hội họp trực tuyến, quản lý nhiệm vụ, chia sẻ và đồng bộ tài liệu, lưu trữ dữ liệu đều tích hợp trong một ứng dụng.
Hợp tác theo thời gian thực: trò chuyện, cuộc họp video và chỉnh sửa tài liệu cùng lúc, bất kể thành viên ở đâu.
Quản lý nhiệm vụ linh hoạt: Hỗ trợ bảng Kanban, biểu đồ Gantt giúp theo dõi tiến trình dự án trực quan.
Lịch thông minh: Tổng hợp cuộc họp, deadline, nhiệm vụ trong một giao diện thuận tiện.
Tự động hóa quy trình: Tự động hóa các tác vụ như phê duyệt, thông báo nhằm tiết kiệm thời gian.
Đa thiết bị: Sử dụng thuận tiện trên máy tính và điện thoại.
Dịch tự động: Chat và tài liệu được tự động dịch, thuận tiện cho môi trường làm việc xuyên quốc gia.
Bảo mật cao: Quản lý phân quyền và mã hóa dữ liệu mạnh mẽ để bảo vệ thông tin doanh nghiệp.
Kết nối mở rộng: Dễ dàng tích hợp với nhiều ứng dụng khác qua kho Trung tâm ứng dụng Lark.
Đối tượng phù hợp:
Các nhóm, doanh nghiệp cần giải pháp cộng tác toàn diện, đồng bộ trên một nền tảng duy nhất.
Gói miễn phí: Hỗ trợ tối đa 20 người dùng, cung cấp các tính năng cơ bản dành cho đội nhóm nhỏ.
Gói trả phí: Giá khởi điểm từ $12/người/tháng (thanh toán theo năm), phù hợp cho doanh nghiệp cần đầy đủ tính năng nâng cao và khả năng mở rộng linh hoạt.
2. Zalo
Ảnh nguồn: zalo.me
Tổng quan:
Zalo là ứng dụng trò chuyện phổ biến tại Việt Nam, đồng thời cung cấp giải pháp giao tiếp và quản lý công việc nội bộ cho doanh nghiệp. Sản phẩm tận dụng giao diện quen thuộc, giúp doanh nghiệp kết nối nhanh chóng và hiệu quả.
Điểm nổi bật:
Chat nhóm, chia sẻ tài liệu, gửi thông báo, khảo sát nội bộ.
Quản lý nhân sự, phân quyền thành viên đơn giản.
Tiếp cận nhanh chóng nhờ lượng lớn người dùng tại Việt Nam, phù hợp với thói quen sử dụng của nhân viên.
Đối tượng phù hợp:
Các doanh nghiệp trong nước ưu tiên giao tiếp nhanh, cần nền tảng thân thiện quen thuộc.
Giá cả:
Có phiên bản miễn phí, nhưng chỉ cung cấp các tính năng cơ bản, rất hạn chế.
Các tính năng nâng cao và hỗ trợ tốt hơn chỉ dành cho các gói trả phí. Gói trả phí chủ yếu là dịch vụ "Official Account".
Có gói Nâng cao: 99.000 VNĐ/tháng (thanh toán theo năm, khoảng $4,20/tháng) và gói Premium: 399.000 VNĐ/tháng (thanh toán theo năm, khoảng $17,10/tháng).
3. Google Workspace
Ảnh nguồn: workspace.google.com
Tổng quan:
Google Workspace là bộ công cụ văn phòng dựa trên nền tảng đám mây của Google, bao gồm Gmail, Google Meet, Drive, Docs, Sheets, Calendar… giúp doanh nghiệp làm việc, giao tiếp và quản lý dữ liệu hiệu quả.
Điểm mạnh:
Cho phép truy cập và làm việc linh hoạt trên nhiều thiết bị (máy tính, điện thoại, máy tính bảng).
Hỗ trợ làm việc nhóm, chia sẻ, chỉnh sửa tài liệu trực tuyến với lịch sử thay đổi rõ ràng.
Dung lượng lưu trữ lớn (tùy gói dịch vụ), đáp ứng nhu cầu lưu trữ tài liệu doanh nghiệp.
Hệ sinh thái tích hợp chặt chẽ, dễ dàng kết nối với các ứng dụng và dịch vụ khác của Google cũng như bên thứ ba.
Đối tượng phù hợp:
Doanh nghiệp muốn đồng bộ hóa dữ liệu, tăng cường hiệu quả giao tiếp và hợp tác giữa các bộ phận, đặc biệt thích hợp cho các đơn vị đã sử dụng Gmail hoặc các dịch vụ của Google.
Giá cả:
Các gói trả phí bắt đầu từ $7/người dùng/tháng, áp dụng với cam kết 1 năm. Có nhiều lựa chọn phù hợp với quy mô doanh nghiệp.
4. Slack
Ảnh nguồn: slack.com
Tổng quan:
Slack là một ứng dụng trò chuyện nhóm nổi tiếng toàn cầu, được nhiều công ty công nghệ và doanh nghiệp hiện đại sử dụng để nâng cao hiệu quả giao tiếp nội bộ và xử lý công việc hàng ngày.
Điểm mạnh:
Cung cấp các kênh chat theo chủ đề để tổ chức thảo luận nhóm một cách khoa học và minh bạch.
Tìm kiếm và truy xuất tin nhắn, tài liệu, tệp tin đính kèm dễ dàng trong lịch sử trò chuyện.
Có các tính năng quản lý thông báo, nhắc việc, gắn thẻ thành viên, thuận tiện cho phối hợp nhóm.
Có thể mở rộng với bot và quy trình làm việc tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.
Đối tượng phù hợp:
Phù hợp cho các nhóm kỹ thuật, doanh nghiệp đa quốc gia, hoặc startup muốn tăng cường hợp tác, tích hợp quy trình làm việc phức tạp và cần lưu trữ, quản lý luồng thông tin hiệu quả.
Giá cả:
Slack có phiên bản miễn phí, nhưng các tính năng còn hạn chế. Các gói trả phí bắt đầu từ $4,38/người dùng/tháng (thanh toán theo tháng); tuy nhiên, ngay cả với các gói trả phí, các tính năng nâng cao vẫn còn khá hạn chế so với một số giải pháp doanh nghiệp khác.
5. Base.vn
Ảnh nguồn: base.vn
Tổng quan:
Base.vn là một nền tảng quản trị doanh nghiệp được phát triển tại Việt Nam để đáp ứng các nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp Việt. Hệ thống tích hợp nhiều tính năng như quản lý dự án, theo dõi công việc, trao đổi nội bộ và các ứng dụng chuyên biệt.
Điểm mạnh:
Giao diện và trải nghiệm người dùng tối ưu hóa cho văn hóa làm việc tại Việt Nam, hỗ trợ tiếng Việt đầy đủ.
Cho phép liên kết nhanh giữa các bộ phận, tăng hiệu quả phối hợp và quản lý công việc.
Có đội ngũ hỗ trợ khách hàng trong nước, tư vấn triển khai và đào tạo phù hợp nhu cầu doanh nghiệp.
Đối tượng phù hợp:
Rất phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam (SME), các doanh nghiệp trong giai đoạn phát triển nhanh, muốn xây dựng hoặc "may đo" quy trình quản trị nội bộ theo đặc thù riêng. Ngoài ra cũng hữu ích cho các tổ chức cần tối ưu hóa liên kết giữa bộ phận mà không tốn nhiều chi phí hoặc nguồn lực công nghệ.
Giá cả:
Mỗi sản phẩm của Base.vn có mức giá khác nhau; nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết, vui lòng tham khảo bảng giá trên trang web Base.vn.
6. Zoho Workplace
Ảnh nguồn: zoho.com
Tổng quan:
Zoho Workplace là bộ ứng dụng văn phòng toàn diện do Zoho phát triển, bao gồm các công cụ như email, trò chuyện nhóm, soạn thảo văn bản, bảng tính, họp trực tuyến và tích hợp lưu trữ đám mây, giúp người dùng dễ dàng làm việc và cộng tác ở mọi nơi.
Điểm mạnh:
Bộ tính năng đa dạng đáp ứng hầu hết các nhu cầu văn phòng hiện đại như quản lý email, hợp tác tài liệu, lưu trữ, họp online và tra cứu dữ liệu.
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, giúp nhân viên nhanh chóng làm quen mà không tốn nhiều thời gian đào tạo.
Bảo mật dữ liệu được chú trọng, phù hợp với tiêu chuẩn doanh nghiệp (bao gồm xác thực 2 lớp, phân quyền truy cập,…).
Đối tượng phù hợp:
Zoho Workplace phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm kiếm giải pháp văn phòng tiết kiệm, dễ triển khai, dễ sử dụng, và đồng thời hỗ trợ quá trình chuyển đổi số.
Giá cả:
Zoho Workplace cung cấp gói miễn phí cho tối đa năm người dùng. Gói Standard trả phí có giá $3/người dùng/tháng (thanh toán theo năm).
So với Microsoft Teams, Lark sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp hiện đại:
1. Nền tảng All-in-One thực sự – Tăng hiệu suất và tiết kiệm chi phí
Lark là một nền tảng hoàn chỉnh, không cần phụ thuộc vào các tích hợp bên ngoài hay nhiều ứng dụng riêng lẻ. Mọi chức năng—trò chuyện, họp video, lịch, tài liệu, lưu trữ đám mây, quản lý dự án—đều tích hợp trong một ứng dụng duy nhất, giúp đội nhóm làm việc liền mạch, không phải chuyển đổi qua lại giữa nhiều phần mềm. Việc giảm số lượng ứng dụng sử dụng cũng giúp tiết kiệm chi phí đáng kể. Ví dụ, một doanh nghiệp có 100 nhân viên, trước đây sử dụng Microsoft Teams, Zoom và Airtable, nếu chuyển sang Lark Pro có thể tiết kiệm tới $25.200 mỗi năm. Bạn có thể tính toán mức tiết kiệm thực tế bằng công cụ tính chi phí của Lark.
2. Giá trị vượt trội
Gói miễn phí của Lark đã bao gồm 11 sản phẩm mạnh mẽ, đáp ứng hầu hết nhu cầu cộng tác thường ngày của doanh nghiệp—vượt xa nhiều giải pháp khác trên thị trường về tính năng miễn phí.
3. Phù hợp hơn với các đội nhóm quốc tế
Lark đặc biệt thích hợp cho các doanh nghiệp có nhu cầu đa quốc gia hoặc đa ngôn ngữ. Nền tảng hỗ trợ dịch tự động nhiều ngôn ngữ và múi giờ, giúp các thành viên ở các quốc gia khác nhau làm việc hiệu quả, không rào cản.
4. Hỗ trợ xây dựng quy trình làm việc tùy chỉnh cao
Lark cho phép thiết lập và tự động hóa quy trình làm việc linh hoạt—từ phê duyệt, thu thập dữ liệu đến gửi thông báo—đáp ứng chính xác nhu cầu vận hành của từng doanh nghiệp.
Tóm lại, Lark không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc và tiết kiệm chi phí, mà còn đem đến trải nghiệm cộng tác hiện đại, linh hoạt phù hợp với xu hướng toàn cầu hóa ngày nay. Đây là lựa chọn đáng tin cậy cho mọi tổ chức muốn vượt lên trên sự giới hạn của Microsoft Teams.
Microsoft Teams vẫn là lựa chọn tốt cho các doanh nghiệp muốn xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, tăng hiệu suất và đảm bảo an toàn dữ liệu cũng như kết nối nhóm dễ dàng. Tuy nhiên, trên thị trường hiện nay cũng có nhiều giải pháp linh hoạt khác, phù hợp hơn với đặc thù và mô hình vận hành đa dạng tại Việt Nam.
Nếu bạn ưu tiên một nền tảng cộng tác hiện đại, tích hợp đa chức năng, chi phí tối ưu và đặc biệt là có hỗ trợ tiếng Việt, Lark là giải pháp rất đáng cân nhắc. Với giao diện trực quan, đồng bộ mạnh mẽ từ chat, lưu trữ đám mây, họp online đến xử lý tài liệu và tự động hóa công việc, Lark giúp các đội nhóm phối hợp linh hoạt mà không phức tạp hóa quy trình vận hành.
Việc lựa chọn đúng nền tảng cộng tác sẽ giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh và phát triển bền vững trong thời đại chuyển đổi số. Hãy cân nhắc kỹ các giải pháp, trải nghiệm thực tế và lựa chọn công cụ phù hợp nhất với nhu cầu của tổ chức mình để tạo ra môi trường làm việc hiệu quả và gắn kết hơn mỗi ngày.
📖 Tìm hiểu thêm: Lark so với Microsoft Teams: Công cụ Giao tiếp và Hợp tác nào phù hợp với Kinh doanh của bạn?
