1. Asana

Ảnh nguồn: asana.com

Tổng quan:

Asana là một trong những nền tảng quản lý dự án hàng đầu thế giới, được tin dùng bởi hàng triệu người dùng cá nhân và doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực như marketing, phát triển sản phẩm, công nghệ thông tin, nhân sự, v.v. Nền tảng này hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả, đặc biệt phù hợp với các nhóm cần theo dõi tiến độ nhiều dự án cùng lúc hoặc phối hợp giữa nhiều bộ phận.

Các tính năng chính:

• Tạo và quản lý nhiệm vụ, phân chia công việc theo timeline, danh sách, bảng Kanban hoặc lịch.

• Tự động hóa quy trình với các quy tắc (quy tắc tự động hóa) giúp giảm thao tác thủ công.

• Theo dõi tiến độ, báo cáo trực quan bằng biểu đồ, bảng điều khiển.

• Giao tiếp, gắn thẻ nhóm và thành viên, bình luận trực tiếp trên từng nhiệm vụ.

Ưu điểm:

• Giao diện hiện đại, trực quan, dễ sử dụng và tùy chỉnh.

• Hỗ trợ làm việc nhóm quy mô lớn, dễ dàng phân quyền và kiểm soát truy cập.

• Đầy đủ chức năng trên ứng dụng di động, đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực trên mọi thiết bị.

• Hệ thống thông báo, nhắc việc thông minh, giúp không bỏ lỡ deadline.

Hạn chế:

• Người mới cần thời gian làm quen với nhiều tính năng và cách tổ chức dự án.

Giá:

Có phiên bản miễn phí với các tính năng cơ bản. Các gói trả phí bắt đầu từ $10,99/người/tháng (thanh toán theo năm).

2. Base.vn

Ảnh nguồn: base.vn

Tổng quan:
Base.vn là nền tảng SaaS tiên phong dành cho các doanh nghiệp tại Việt Nam, nổi bật với khả năng số hóa toàn diện công việc, quy trình và giao tiếp nội bộ. Được phát triển phù hợp với thực tế hoạt động doanh nghiệp nội địa, Base.vn cung cấp hệ sinh thái sản phẩm đa dạng, hỗ trợ mọi khâu từ quản lý công việc, dự án cho đến nhân sự, quy trình, và lưu trữ tài liệu.

Các tính năng chính:

• Quản lý dự án, công việc theo nhóm, theo bộ phận hoặc theo quy trình.

• Tạo và tuỳ chỉnh quy trình phê duyệt/làm việc, tự động hoá các bước xử lý phù hợp từng mô hình doanh nghiệp.

• Hệ sinh thái ứng dụng đa dạng như Base Work, Base HRM, Base Finance, Base Info được tích hợp chặt chẽ trên một nền tảng.

Ưu điểm:

• Giao diện thân thiện, hoàn toàn bằng tiếng Việt, dễ tiếp cận với mọi đối tượng người dùng doanh nghiệp.

• Sản phẩm được bản địa hóa sâu, phù hợp đặc thù môi trường kinh doanh Việt Nam.

• Hỗ trợ tích hợp các quy trình liên bộ phận, tối ưu hóa quản lý tổng thể.

• Đội ngũ hỗ trợ và tư vấn khách hàng chuyên nghiệp, nhanh chóng.

Hạn chế:

• Chủ yếu phục vụ thị trường Việt Nam, hỗ trợ còn hạn chế với các nhóm quốc tế.

• Phụ thuộc vào hệ sinh thái Base.vn, có thể gặp khó khăn khi tích hợp với các công cụ bên ngoài.

Giá:

Mỗi sản phẩm của Base.vn có mức giá khác nhau; nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết, vui lòng tham khảo bảng giá trên trang web Base.vn.

3. Lark

Tổng quan:

Lark là một nền tảng "all-in-one" hiện đại, tích hợp đầy đủ các công cụ phục vụ cho công việc từ giao tiếp, quản lý dự án đến lưu trữ và xử lý tài liệu. Với Lark, người dùng có thể thực hiện trò chuyện, cuộc họp video, tạo và chia sẻ tài liệu cùng lúc, Lịch, họp trực tuyến cũng như xây dựng các quy trình làm việc tự động—tất cả trong một ứng dụng duy nhất. 

Các tính năng chính: 

• Một nền tảng duy nhất: Tất cả các tính năng như chat, hội họp trực tuyến, quản lý nhiệm vụ, chia sẻ và đồng bộ tài liệu, lưu trữ dữ liệu đều tích hợp trong một ứng dụng.

• Hợp tác theo thời gian thực: trò chuyện, cuộc họp video và chỉnh sửa tài liệu cùng lúc, bất kể thành viên ở đâu.

• Quản lý nhiệm vụ linh hoạt: Hỗ trợ bảng Kanban, biểu đồ Gantt giúp theo dõi tiến trình dự án trực quan.

• Lịch thông minh: Tổng hợp cuộc họp, deadline, nhiệm vụ trong một giao diện thuận tiện.

• Tự động hóa quy trình: Tự động hóa các tác vụ như phê duyệt, thông báo nhằm tiết kiệm thời gian.

• Đa thiết bị: Sử dụng thuận tiện trên máy tính và điện thoại.

• Dịch tự động: Chat và tài liệu được tự động dịch, thuận tiện cho môi trường làm việc xuyên quốc gia.

• Bảo mật cao: Quản lý phân quyền và mã hóa dữ liệu mạnh mẽ để bảo vệ thông tin doanh nghiệp.

• Kết nối mở rộng: Dễ dàng tích hợp với nhiều ứng dụng khác qua kho Trung tâm ứng dụng Lark.

Ưu điểm:

• Nền tảng all-in-one, giúp giảm nhu cầu sử dụng nhiều công cụ hoặc các thao tác thủ công.

• Giao diện hiện đại, trực quan, dễ dàng làm quen cho cả người mới sử dụng.

• Mạnh về khả năng tích hợp và tuỳ biến, phù hợp với nhiều mô hình doanh nghiệp.

• Chế độ bảo mật và phân quyền dữ liệu tốt, phù hợp từ cá nhân, nhóm nhỏ đến doanh nghiệp quy mô lớn.

• Gói miễn phí hào phóng với 11 sản phẩm mạnh mẽ, mang lại giá trị toàn diện cho các nhóm mà không tốn chi phí.

Hạn chế:

• Tính năng phong phú của nền tảng có thể khiến các nhóm nhỏ hoặc đơn giản cảm thấy quá tải. Tuy nhiên, các nhóm có thể tối ưu hóa việc thiết lập và điều chỉnh quy trình làm việc phù hợp thông qua các hướng dẫn và tài nguyên hỗ trợ của Lark.

Giá:

• Gói miễn phí: Hỗ trợ tối đa 20 người dùng, cung cấp các tính năng cơ bản dành cho đội nhóm nhỏ.

• Gói trả phí: Giá khởi điểm từ $12/người/tháng (thanh toán theo năm), phù hợp cho doanh nghiệp cần đầy đủ tính năng nâng cao và khả năng mở rộng linh hoạt.

4. Monday.com

Ảnh nguồn: monday.com

Tổng quan:

Monday.com là phần mềm quản lý dự án nổi tiếng toàn cầu, được đánh giá cao nhờ khả năng tuỳ chỉnh quy trình làm việc và tự động hóa mạnh mẽ. Nền tảng này phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp, từ startup đến tập đoàn lớn, giúp các nhóm tổ chức công việc một cách linh hoạt và hiệu quả.

Các tính năng chính:

• Tùy chỉnh quy trình làm việc gần như không giới hạn, đáp ứng mọi nhu cầu quản lý

• Báo cáo trực quan, phân tích tiến độ, hiệu suất nhóm

• Thư viện mẫu đa dạng cho nhiều ngành nghề, giúp khởi tạo dự án nhanh chóng

• Tạo và tuỳ chỉnh quy trình làm việc không giới hạn theo nhu cầu từng dự án/đội nhóm

Ưu điểm:

• Tùy chỉnh quy trình làm việc gần như không giới hạn, đáp ứng mọi nhu cầu quản lý

• Khả năng mở rộng và tích hợp mạnh mẽ, hỗ trợ các doanh nghiệp lớn

• Hệ thống tự động hoá giúp giảm thao tác thủ công, tăng hiệu suất làm việc

Hạn chế:

• Giá cao hơn so với mặt bằng chung trên thị trường, đặc biệt với các nhóm lớn

• Một số tính năng nâng cao chỉ có ở các gói trả phí cao cấp

Giá:

Có phiên bản miễn phí (tối đa 2 người dùng). Gói trả phí bắt đầu từ $9/người/tháng (thanh toán theo năm).

5. Microsoft Planner

Ảnh nguồn: microsoft.com

Tổng quan:

Microsoft Planner là một công cụ quản lý công việc và dự án dựa trên phương pháp Kanban, đồng thời là một phần không thể tách rời trong hệ sinh thái Microsoft 365. Planner nổi bật nhờ các tính năng bảo mật mạnh mẽ và khả năng tích hợp sâu với các ứng dụng Microsoft khác như Teams, Outlook, giúp cộng tác và chia sẻ thông tin liền mạch, đồng thời đảm bảo an toàn ở mức doanh nghiệp. Planner được thiết kế dành cho các doanh nghiệp, tổ chức và trường học đang sử dụng Microsoft 365.

Các tính năng chính:

• Bảng Kanban trực quan: Dễ dàng tạo bảng công việc, thêm thẻ (task) và sắp xếp theo quy trình

• Phân chia công việc, giao tác vụ, thiết lập deadline cho từng thành viên

• Gắn nhãn, ưu tiên, checklist và bình luận trực tiếp trên từng tác vụ

• Tích hợp chặt chẽ với Microsoft Teams: chatbot thông báo, gắn tab Planner vào kênh Teams, trao đổi nhanh chóng trên cùng một nền tảng

Ưu điểm:

• Giao diện quen thuộc, thân thiện cho người dùng Office 365, dễ tiếp cận không cần đào tạo nhiều

• Bảo mật và kiểm soát truy cập chặt chẽ nhờ sự bảo vệ của hạ tầng Microsoft

• Phân quyền linh hoạt; cho phép kiểm soát ai được tạo, chỉnh sửa hay chỉ xem tác vụ

Hạn chế:

• Tích hợp chỉ hiệu quả nếu doanh nghiệp đã sẵn dùng hệ sinh thái Microsoft

Giá:

• Planner trong Microsoft 365: Miễn phí, đã bao gồm trong các gói Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp.

• Planner Plan 1: $10,00/người/tháng, thanh toán theo năm.

6. Google Workspace

Ảnh nguồn: workspace.google.com

Tổng quan:

Google Workspace (trước đây gọi là G Suite) là bộ giải pháp năng suất điện toán đám mây hàng đầu của Google, tích hợp toàn diện các công cụ văn phòng, quản lý dự án, tài liệu, lịch, email, trò chuyện và họp trực tuyến trên cùng một nền tảng. Người dùng chỉ cần một tài khoản Google để truy cập mọi dịch vụ, tăng tính kết nối và hiệu quả cộng tác cho cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức ở mọi quy mô.

Các tính năng chính:

• Google Tasks: Quản lý và theo dõi danh sách công việc, tích hợp trực tiếp với Gmail và Google Calendar.

• Google Drive: Lưu trữ, chia sẻ tài liệu, quản lý phân quyền truy cập và đồng bộ dữ liệu mọi lúc mọi nơi.

• Google Calendar: Lên lịch cuộc họp, quản lý các lịch độc lập/hội nhóm, gửi nhắc nhở tự động.

• Google Chat và Google Meet: Trao đổi nhanh, chat nhóm, gọi video trực tuyến, chia sẻ tệp tin/ghi chú khi họp.

Ưu điểm:

• Giao diện quen thuộc, dễ dùng cho đa số người dùng đã có tài khoản Google cá nhân.

• Tích hợp chặt chẽ giữa Gmail, Drive, Calendar, Docs... tối ưu cho làm việc nhóm, quản lý thông tin tập trung.

• Hỗ trợ cộng tác trực tuyến thời gian thực, giảm rủi ro thất lạc dữ liệu nhờ lưu trữ trên đám mây.

Hạn chế:

• Chức năng quản lý dự án đa tầng, phân quyền phức tạp chưa mạnh như các phần mềm chuyên biệt

• Người mới chuyển từ hệ sinh thái khác cần thời gian làm quen với các thiết lập của Google Workspace.

Giá:

Các gói trả phí dành cho doanh nghiệp có giá khởi điểm từ $7/người/tháng, với cam kết sử dụng tối thiểu 1 năm.

7. Jira

Ảnh nguồn: atlassian.com

Tổng quan:

Jira là công cụ quản lý dự án chuyên sâu của Atlassian, thiết kế chủ yếu cho các nhóm phát triển phần mềm, kiểm thử, IT và các nhóm Agile/Scrum. Với khả năng quản lý tiến độ, backlog, task, bug và quy trình làm việc chuyên nghiệp, Jira là lựa chọn phổ biến hàng đầu trong môi trường phát triển phần mềm hiện đại.

Các tính năng chính:

• Quản lý dự án theo Kanban và Scrum: Dễ dàng cấu hình bảng cho từng nhóm, bám sát quy trình Agile từ lập kế hoạch sprint, backlog grooming đến review, retrospective.

• Quản lý Issue/Ticket: Theo dõi khối lượng công việc, tình trạng từng nhiệm vụ (task, bug, story, epic), tự động hóa quy trình làm việc.

• Tùy biến linh hoạt: Cho phép tạo các trường dữ liệu (custom fields), cấu hình quy trình làm việc, quy tắc phân quyền, tự động hoá phức tạp giúp phù hợp với mọi nhu cầu.

Ưu điểm:

• Khả năng theo dõi tiến độ phát triển và kiểm soát bug cực kỳ mạnh mẽ, chuyên nghiệp.

• Mức độ tự động hoá cao, tiết kiệm thời gian cho nhóm phát triển với các quy tắc tự động thông báo, chuyển giai đoạn công việc.

• Phân quyền chi tiết, dễ dàng kiểm soát ai được truy cập/xem/sửa từng phần dự án.

Hạn chế:

• Giao diện sử dụng nhiều thuật ngữ chuyên ngành kỹ thuật/phần mềm dễ gây khó tiếp cận cho team không thuộc IT.

• Việc thiết lập và cấu hình ban đầu tương đối phức tạp, đòi hỏi có quản trị viên có kinh nghiệm.

Giá:

Jira cung cấp gói miễn phí cho tối đa 10 người dùng. Đối với gói trả phí, giá bắt đầu từ $875 mỗi năm cho nhóm người dùng từ 1–10 người.

8. Airtable

Ảnh nguồn: airtable.com

Tổng quan:

Airtable là nền tảng quản lý dữ liệu và tự động hóa linh hoạt, kết hợp giữa bảng tính (giống Excel/Google Sheets) và hệ thống quản lý dự án hiện đại. Công cụ này cực kỳ phù hợp với các nhóm làm việc cần xây dựng quy trình làm việc tùy chỉnh hoặc quản lý dữ liệu nhiều chiều một cách trực quan mà không cần kỹ năng lập trình.

Các tính năng chính:

• Quản lý cơ sở dữ liệu: Cho phép lưu trữ, tổ chức và liên kết nhiều loại dữ liệu ở dạng bảng, hỗ trợ trường dữ liệu đa dạng.

• Xây dựng quy trình làm việc & bảng điều khiển: Kéo & thả tạo quy trình làm việc và bảng điều khiển cá nhân hóa cho từng nhóm, phù hợp nhiều ngành như marketing, sản xuất nội dung, quản lý sự kiện, người bán hàng, nhân sự...

• Hỗ trợ cộng tác: Mỗi thành viên có quyền truy cập, chỉnh sửa phù hợp, dễ dàng chia sẻ dữ liệu, làm việc cùng nhau theo thời gian thực.

Ưu điểm:

• Mức độ tùy biến và mở rộng cực kỳ cao, phù hợp cả cho startup lẫn doanh nghiệp lớn.

• Giao diện trực quan, thao tác kéo thả dễ dùng dù người dùng không có kiến thức kỹ thuật.

Hạn chế:

• Dự án quy mô/lưu lượng dữ liệu lớn hoặc quy trình làm việc quá phức tạp có thể khiến người dùng mới cảm thấy rối.

Giá: 

Có gói miễn phí; các gói trả phí bắt đầu từ $20/người/tháng, thanh toán hàng năm.

9. ClickUp

Ảnh nguồn: clickup.com

Tổng quan:

ClickUp là một nền tảng quản lý công việc và dự án "all-in-one" dành cho cá nhân, nhóm nhỏ đến doanh nghiệp lớn, tổng hợp toàn bộ các nhu cầu quản trị từ quản lý nhiệm vụ, dự án, tài liệu, lịch, cho tới tự động hóa quy trình làm việc và đặt mục tiêu trên cùng một ứng dụng duy nhất. ClickUp giúp các team hợp tác linh hoạt, tăng hiệu suất và kiểm soát tiến độ dễ dàng hơn mà không cần chuyển đổi qua lại nhiều công cụ.

Các tính năng chính:

• Quản lý nhiệm vụ & dự án: Tạo, phân chia, ưu tiên và theo dõi trạng thái công việc; hỗ trợ nhiều dạng hiển thị như List, Board (Kanban), Calendar, Gantt chart, Timeline…

• Tài liệu và ghi chú: Tạo, chia sẻ và cộng tác trên Docs, Wiki, Note ngay trong hệ thống, dễ dàng liên kết với các nhiệm vụ liên quan.

• Lịch & nhắc nhở: Tích hợp lịch cá nhân hoặc nhóm, thiết lập deadline, thông báo tự động, giúp kiểm soát tiến độ hiệu quả.

• Theo dõi mục tiêu: Đặt mục tiêu, OKRs và theo dõi tiến độ nhóm trực tiếp ngay trên phần mềm.

Ưu điểm:

• Tích hợp đa tính năng trên cùng một nền tảng; phù hợp nhiều quy mô và lĩnh vực (marketing, IT, HR, sản xuất nội dung…).

• Giao diện trực quan, hiện đại, nhiều tuỳ chọn hiển thị phù hợp thói quen từng cá nhân/nhóm.

Hạn chế:

• Số lượng tính năng lớn có thể gây cảm giác "choáng ngợp" cho người mới sử dụng hoặc nhóm nhỏ chỉ cần những chức năng cơ bản.

• Để tận dụng tối đa sức mạnh của ClickUp cần thời gian tìm hiểu, làm quen và đào tạo nội bộ.

• Một số tính năng nâng cao, báo cáo phân tích sâu hoặc automation phức tạp chỉ có ở các gói trả phí.

Giá:

Có gói miễn phí; các gói trả phí bắt đầu từ $7/người/tháng, thanh toán hàng năm.

10. Wrike

Ảnh nguồn: wrike.com

Tổng quan:

Wrike là nền tảng quản lý dự án và cộng tác đội nhóm mạnh mẽ, phù hợp cho từ nhóm nhỏ đến doanh nghiệp lớn. Wrike nổi bật với khả năng tuỳ chỉnh quy trình, báo cáo trực quan và tích hợp sâu với nhiều công cụ làm việc phổ biến. Với Wrike, các nhóm có thể lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, phân phối nhiệm vụ và tối ưu hóa hiệu suất làm việc trong môi trường trực tuyến.

Các tính năng chính:

• Tuỳ chỉnh quy trình làm việc: Xây dựng quy trình làm việc riêng biệt phù hợp từng đội ngũ, ngành nghề.

• Cộng tác & chia sẻ tài liệu: Cho phép bình luận, chia sẻ tệp tin, feedback trực tiếp trên từng nhiệm vụ.

• Hệ thống báo cáo & bảng điều khiển: Cung cấp báo cáo tự động, bảng điều khiển trực quan giúp quản lý ra quyết định nhanh chóng.

• Quản lý tài nguyên: Theo dõi khối lượng công việc, phân bổ nguồn lực hiệu quả.

Ưu điểm:

• Quy trình làm việc, bảng điều khiển dễ tùy chỉnh mạnh mẽ, linh hoạt cho nhiều mô hình doanh nghiệp.

• Hỗ trợ đa ngôn ngữ, bảo mật tốt, có thể giám sát & phân quyền chi tiết.

Hạn chế:

• Chi phí cao, khó tiếp cận với các nhóm nhỏ.

• Phần mềm đôi khi chậm và giao diện chưa thực sự thân thiện.

Giá:

• Không có gói miễn phí, gói trả phí bắt đầu từ $10/người/tháng.