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Asana 被团队广泛用于组织工作、分配负责人以及管理跨项目的截止日期。随着团队对其结构的熟悉，许多团队开始将其扩展到任务管理之外，用于支持销售活动和客户跟踪。在这种情况下，Asana CRM 指的是使用 Asana 的项目和任务来表示销售管道、交易以及客户关系。
这种方法在流程简单且轻量的早期销售阶段可能运作良好。然而，随着时间推移，客户管理会引入不同的需求，例如准确的报告、长期的账户历史记录以及自动化。本文将探讨团队如何设置 Asana CRM 工作流程、这种方法在哪些情况下效果良好、在哪些方面存在不足，以及团队通常会评估的替代解决方案，包括像 Lark 这样的互联工作区。
什么是Asana，Asana是客户关系管理系统吗？
Asana 是一个项目管理平台，旨在帮助团队规划工作、分配任务并跟踪跨项目的进展。它围绕执行、截止日期和责任制构建，而不是长期的客户记录。因此，尽管一些团队会将其用于基础的客户跟踪，但 Asana 并不是专门设计为 CRM 系统。
当团队询问 Asana 是否可以作为 CRM 使用时，实际的答案是它可以支持有限的 CRM 风格工作流程。Asana 专注于任务和项目，而不是持久的客户数据，这也是许多团队依赖 Asana CRM 集成来扩展其功能的原因。
将 Asana 用作 CRM 通常意味着将项目视为销售管道，将任务视为潜在客户或交易。这种方法适用于早期试验和简单流程。随着时间的推移，团队通常会连接一个与 Asana 集成的 CRM，以更有效地管理客户数据。这些集成突显了原生 CRM 概念中的不足，例如客户实体、账户层级结构以及生命周期跟踪。
图片来源：asana.com
Asana 实际上提供哪些 CRM 功能
Asana 在经过创造性地调整后，提供了多项类似 CRM 功能的特性。这些功能解释了为什么团队在投资专用工具之前，会尝试将 Asana 用作 CRM。
- 潜在客户和交易跟踪（使用项目）：Asana 项目通常用于表示销售管道。分区或列充当交易阶段。每笔交易作为一个任务存在，并在各阶段之间手动移动。这种方法适用于简单的销售管道，但对于长期的 CRM 需求来说扩展性较差。
- 用于基础CRM数据的自定义字段： 自定义字段存储交易金额、负责人、优先级和成交日期。这些字段增加了结构性，并允许进行基础筛选。然而，它们不支持通讯录、公司和交易之间的复杂关系。随着销售管道的增长，这会限制CRM的准确性。
- 任务分配和跟进管理： Asana在分配负责人和截止日期方面表现出色。跟进通过任务和子任务进行跟踪。个人层面的责任感得到提升。随着时间推移，客户活动会分散在许多任务中。
- 用于沟通和活动记录的评论： 团队在任务评论中记录通话和备注。提及功能有助于让队友参与。随着历史记录的增加，评论线程变得难以浏览。重要的客户背景很容易被埋没。
- 销售工作流程的自动化规则：Asana 规则自动化任务移动和字段更新。这些规则减少了人工操作，但仍局限于任务相关的日程事件，缺乏诸如检测不活跃等 CRM 特定逻辑。
- 基础版报告和仪表板：仪表板显示任务数量和字段汇总。管理者可以跟踪工作量和销售管道规模。报告依然以任务为中心，而非以客户为中心，收入预测较为困难。
- 与外部 CRM 工具的集成：许多团队依赖 Asana 与 CRM 的集成来弥补功能缺口。系统间的数据同步需要维护，信息可见性被分割，从而增加了运营开销。
如何将 Asana 设置为 CRM 工具
大多数 Asana CRM 设置遵循相似的模式。团队会逐步将 CRM 行为融入项目管理工作流程中。这些步骤突出了其中的灵活性和摩擦点。
步骤 1：创建一个项目作为销售管道
团队通常会先创建一个 Asana 项目来代表他们的CRM 管道。每一列或每个部分都会标注为交易阶段，例如潜在客户、已联系、已安排演示、已发送提案和已成交。这样可以快速直观地查看交易进展，类似于看板。这一阶段，Asana 感觉很实用，因为管道可以整齐地映射到项目部分。
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步骤 2：将每个任务视为一个潜在客户或交易
每个潜在客户或机会都会作为单独的任务添加到销售流程项目中。任务标题通常包含公司或联系人姓名。会添加自定义字段来记录交易金额、优先级、成交日期和负责人。虽然这种方式适用于基本跟踪，但客户数据很快会分散在各个任务中。
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步骤3：使用评论记录沟通和备注
团队依靠任务评论来记录通话备注、邮件摘要和内部更新。在需要做出决策时，会使用提及功能将队友加入讨论。随着时间推移，这些评论线程会变得冗长且难以浏览，使得难以一目了然地获取清晰的客户历史记录。
步骤4：将跟进任务分配为子任务并设定截止日期
跟进、演示和下一步操作会作为子任务创建在每个交易任务下，并设有到期日期。这有助于强化个人代表的责任感并提供提醒。然而，一旦交易涉及多个利益相关者或持续的客户工作，子任务就会变得杂乱且难以管理。
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步骤5：使用项目视图和筛选器构建基础报告
经理会使用项目视图、筛选器和仪表板来跟踪交易状态和工作量。报告通常仅限于任务完成情况和字段摘要。随着销售管道的增长，团队在回答CRM层面的问题时会遇到困难，例如客户生命周期活动、续约或跨团队的所有权。
热门 Asana CRM 模板
Asana 提供了多个模板，团队经常将其调整用于CRM 风格的工作流程。这些模板主要用于任务和项目管理，而不是长期的客户数据。因此，它们更注重执行和可见性，而非客户生命周期跟踪。了解每个模板的重点有助于团队设定切合实际的期望，同时也能明确哪些地方需要手动处理。
销售管道模板
销售管道模板围绕使用项目部分或列来可视化交易进展而构建。每个部分代表一个阶段，交易会作为任务手动移动。这对于早期销售跟踪和简单管道非常有效。报告仅限于任务状态和字段汇总。一旦交易完成，长期的客户历史将不会被保留。
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账户跟踪模板
账户跟踪模板专注于组织与单个客户账户相关的工作。团队使用任务来表示账户，并将操作记录为评论或子任务。这种方法支持对正在进行的活动进行基本的可视化。多个交易或通讯录之间的关系难以建模。随着账户数量的增长，扩展变得具有挑战性。
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售前交易支持模板
售前交易支持模板旨在管理内部准备工作，例如演示、提案和审批。它帮助团队在各相关方之间协调任务和截止日期。CRM 数据（如客户历史和交易背景）仍处于次要地位。信息通常分散在多个项目中。随着复杂性的增加，这会降低可视化程度。
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售后交接模板
售后交接模板支持从销售到交付或客户入职团队的过渡。它有助于确保任务被分配且截止日期明确。在交接阶段，执行效果得到提升。销售与交付之间的客户数据延续仍需手动完成。长期的CRM可视性有限。
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CRM 与 Asana 的集成：团队如何努力弥合差距
本节解释了团队如何通过将 Asana 与外部 CRM 工具连接，尝试扩展 Asana 的 CRM 功能。大多数团队使用第三方连接器将交易、通讯录或活动同步到 Asana 任务中，这样销售代表就可以继续在基于任务的环境中工作。常见的使用场景包括在交易阶段变化时创建 Asana 任务、推送跟进提醒，或将客户姓名和数值同步到自定义字段中。
虽然这种方法增加了可见性，但往往会导致数据同步不完整和工作流程碎片化。客户记录仍保存在 CRM 中，而执行发生在 Asana 中，迫使团队切换上下文以获取完整信息。随着销售管道的增长，维护这些连接变得更加困难，报告也依然分散在不同系统中。
将 Asana 用作 CRM 的结构性限制
随着销售流程的扩展，Asana CRM 设置中更深层的限制开始显现。这些问题源于设计本身，而非配置选择。随着客户数据、用户和工作流程的增加，这些限制会变得更加明显。理解这些限制有助于团队评估其长期适配性。
- 数据关系薄弱：Asana 不支持客户、账户和交易之间的原生关联。所有 CRM 信息都存在于任务层级。随着项目数量增加，客户上下文被分散。重建这些关系会变得耗时。
- 报告深度有限：诸如销售流程价值和转化率等 CRM 指标难以计算。报告依赖手动筛选和自定义字段。随着数据量增长，预测的准确性下降。战略洞察依然有限。
- 手动生命周期管理：交易阶段和客户状态依赖手动更新。系统不会自动检测不活跃或停滞的交易。团队必须手动审查销售管道。风险往往在为时已晚时才被发现。
- 无持久化客户记录：项目完成后，客户历史分散在已归档的工作中。长期保持CRM连续性十分困难。历史背景容易丢失，这限制了战略性客户管理。
虽然Asana在任务跟踪方面表现出色，但其作为项目管理工具的结构性限制常常阻碍长期CRM的成功。缺乏原生数据关系会导致客户背景被分散，而手动报告和生命周期管理在销售管道扩展时使准确预测变得困难。没有持久化客户记录，一旦项目归档，历史洞察就会轻易丢失。为了实现有效扩展，团队需要一个能够突破这些基于任务的孤岛、确保数据连续性和自动化执行的工作空间。继续向下滚动，看看CRM团队通常会做出的选择。
Lark 与 Asana 在 CRM 方面的不同方法
如前所述，由于 Asana 的局限性，随着客户数据和工作流程变得更加复杂，一些团队会超越基于任务的系统。针对这些需求，Lark 通过以结构化记录为核心而非单个任务来处理 CRM。客户数据、工作流程和协作都在一个互联的环境中进行。这使得在不将上下文分散到不同工具的情况下，更容易管理 CRM 流程。
在不重复项目的情况下访问细粒度的客户数据
Lark 多维表格 支持精确到 行和字段级别 的基于角色的访问控制，使团队能够精确决定谁可以阅读或编辑特定的客户记录和数据点。销售代表可以被限制为仅访问自己的账户，经理可以查看完整的销售流程，而诸如定价或合同等敏感字段则可仅限领导层访问。这些权限会自动应用于所有视图和仪表盘，确保唯一真实数据源的完整性。在 Asana 中，访问是在项目级别进行控制的，这通常迫使团队将 CRM 数据拆分到多个项目中以管理可见性。
基于单一数据集的角色专属CRM视图
Lark 多维表格 CRM 使多个团队能够使用根据其需求定制的视图，在同一份 CRM 数据上协作。例如，销售团队可以使用 甘特视图 专注于销售流程阶段和交易金额，财务团队可以使用表格视图查看账单和收入字段，客户成功团队可以使用 看板画板 专注于客户入职和续约，且无需重复记录。每个视图都会实时同步。Asana 项目在设计上是相互隔离的，这通常会导致团队为每个职能创建单独的画板，从而失去统一的客户视图。
基于时间自动化的主动风险检测
Lark 多维表格自动化可以通过基于时间的触发器监控 CRM 记录的非活跃状态、停滞的交易阶段或逾期的跟进。当达到阈值时，系统可以自动通知管理者、分配升级任务或更新交易状态。这有助于团队在机会变冷之前进行干预。Asana 自动化主要基于日程事件，在处理非活跃逻辑方面有限，使风险检测依赖于人工审查。
实时CRM仪表板提供数据洞察
Lark 仪表板支持实时数据监控，并在各个领域提供第一时间的洞察。通过 36 种类型的模块和图表，数据会随着 CRM 记录的变化自动更新，确保讨论基于实时数据而非静态快照。此外，它可以直接嵌入到用于销售流程评审、每周更新或领导报告的Lark 云文档中。团队可以在不切换工具的情况下审查绩效并做出决策。Asana 仪表板与文档分开存在，这常常导致洞察被忽视或在脱离上下文的情况下进行审查。
使用受控表单的结构化CRM录入
Lark 表单为获取潜在客户、续约、推荐和客户更新提供了结构化的入口。表单会强制填写必填<字段>、下拉菜单和验证规则，因此数据从进入系统的那一刻起就保持干净且一致。提交内容会直接流入 Lark 多维表格，并可自动触发后续任务或消息通知。Asana 通常依赖手动创建任务或结构松散的表单，这会导致 CRM 数据不一致并增加额外的清理工作。
嵌入式审批用于定价和合同决策
Lark 允许团队将审批工作流程直接构建到 CRM 记录中，用于折扣申请、合同例外或特殊定价等场景。 Lark 审批 可以配置为单步或多步流程，明确审批人、状态跟踪，并在作出决定后自动更新。这会在客户记录中创建可见的审计追踪。在 Asana 中，审批通常通过评论或基本规则处理，容易被忽略且难以长期跟踪。
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在用于客户关系管理（CRM）时对 Asana 和 Lark 的比较
Asana 常被采用为一种实用方式，在熟悉的项目管理环境中管理早期客户活动。对于销售流程简单的小型团队，这种方法足够且易于维护。当客户互动与任务执行高度相似，并且报告需求保持轻量时，Asana 的效果很好。
然而，随着客户数据的增长和工作流程变得更加复杂，Asana CRM 与更结构化的 CRM 平台之间的差异会更加明显。在 Asana 中基于任务的跟踪可能需要频繁的手动更新，这会增加随时间推移出现不一致的风险。报告通常反映的是活动而非客户历史，并且跨团队所有权在多个项目之间的协调也会变得更加困难。
相比之下，像 Lark 这样的平台是围绕持久的客户记录、共享可见性和连接的工作流程而设计的。虽然它们可能需要更多的前期设置，但它们支持结构化数据、自动化以及大规模协作。在这一阶段，团队通常会评估继续使用 Asana CRM 是否满足需求，或者像 Lark 这样更有针对性的 CRM 基础是否能为长期增长提供更好的支持。
结论
当客户跟踪与任务执行紧密相似时，Asana CRM 的效果最佳。对于早期销售管道和简单的跟进，使用 Asana 作为 CRM 会让人感到高效且熟悉。团队在初期增长阶段能够从强有力的任务归属和协作中受益。
随着客户数据在数量和重要性上的增长，报告、生命周期管理和自动化方面的限制变得难以忽视。这通常是团队开始评估更灵活的CRM 工作流程的时机，这类流程将结构与协作相结合。像Lark这样的平台提供了一种路径，通过统一 CRM 数据、执行和沟通来实现。正确的选择取决于 CRM 是继续作为基于任务的权宜之计，还是成为核心运营系统。
常见问题
Asana 能处理续订和长期账户管理吗？
Asana 可以使用项目和截止日期来跟踪与续订相关的任务，但它不会长期维护持久的客户记录。续订的相关信息通常分散在多个项目和评论中，这使得查看完整的账户历史更加困难。随着复杂性增加，一些团队开始评估像 Lark 这样支持长期客户生命周期跟踪的平台。
团队在 Asana 中如何在多个项目中跟踪客户历史记录？
团队通常依赖命名规范、链接以及项目之间的手动引用。客户信息分散在任务、评论和已归档的工作中。随着时间推移，整理完整的历史记录会变得耗时。这一挑战常常促使团队考虑使用像 Lark 这样能够集中管理客户记录的互联工作区。
随着 Asana 中的 CRM 数据增长，报告的准确性会发生什么变化？
随着CRM数据的增加，Asana中的报告准确性往往会下降。仪表板侧重于任务，而不是客户生命周期或收入指标。手动更新会随着时间的推移引入不一致性。一些团队后来会探索像Lark这样的工具，在数据规模扩大时提供结构化的CRM报告。
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Asana支持任务层面的协作，这在销售与客户成功之间交接时很有帮助。然而，共享的客户背景分散在不同项目中，这使得跨团队可见性更难维持。团队有时会考虑使用像Lark这样的平台，以保持客户数据与执行的一致性。
团队如何在不丢失上下文的情况下，从 Asana 的 CRM 式设置迁移？
大多数团队会在其他地方重建CRM结构之前，先导出任务、评论和自定义字段。映射客户数据需要仔细规划，以保留历史记录。如果记录被分散，可能会丢失上下文。一些团队会选择像Lark这样的平台，在迁移过程中整合数据并减少返工。
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