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HubSpot 工作流是现代营收运营的引擎。它们是帮助你扩展业务、打造一致的客户体验并改进整个业务运营的方式。你很可能已经在使用它们来自动化发送邮件和管理数据。但接下来呢？如何从简单、线性的自动化升级到真正的跨职能团队协作，从而提升运营效率？如何将自动化工作流与动态的人际协作相连接，从而真正促成交易并解决客户问题？
事实是，虽然 HubSpot 在其平台内部自动化任务方面非常出色，但当你弥合系统与人员之间的差距时，才会迎来下一阶段的增长。在本指南中，我们将从强大的HubSpot 工作流示例开始，建立坚实的基础。然后，我们将探讨如何将策略从简单的自动化发展为全面的协作编排，解决那些即使是设计最完善的工作流自动化也会面临的常见挑战。
什么是HubSpot？
图片来源：hubspot.com
对于可能刚接触该生态系统的人，让我们先从一个简单的定义开始。HubSpot 是一个领先的客户关系管理（CRM）平台，旨在帮助企业吸引、互动并取悦他们的客户。它不仅仅是一个单一产品，而是一套集成工具或称为“Hub”，覆盖客户旅程的每个阶段。这包括营销 Hub、销售 Hub、服务 Hub、CMS Hub 和运营 Hub。每个 Hub 本身都很强大，但它们被设计为协同工作以简化流程。
将你的 HubSpot 账户视为公司记录每一次客户互动的核心系统。在这里，你可以存储联系信息、跟踪交易、管理支持工单以及启动营销活动。而工作流工具则是让所有这些数据发挥作用的引擎。这是一系列自动化操作，你可以根据联系人的行为或属性触发，确保在恰当的时间执行正确的操作，从而改进整体业务流程。
今天可构建的10个强大的HubSpot自动化工作流程示例
为了满足您对实用自动化的需求，让我们深入探讨一些基础的工作流，这些工作流能够立即带来价值。我们按业务职能对它们进行了分组，提供了它们所解决的常见问题以及您可以在 HubSpot 中构建的解决方案。这份 HubSpot 工作流示例清单为高效且可扩展的营收运营提供了基础构件。
基础销售工作流程
即时分配并通知销售代表新的高价值潜在客户
- 问题：在销售中，速度至关重要。当一个符合条件的潜在客户提交“联系销售”表单后，每过一分钟，销售代表跟进的时间延迟都会显著降低转化的机会。手动分配潜在客户既缓慢又容易出现人为错误，导致宝贵的机会变冷。你需要有效地自动化潜在客户分配。
- 解决方案：创建基于联系人的工作流来自动化潜在客户分配。触发条件可以是表单提交或 HubSpot 潜在客户评分值较高。然后，你可以使用 if/then 分支将潜在客户分配给销售团队中最相关的人员。最后一步是创建内部消息通知提醒新的联系人负责人，确保销售代表能够在潜在客户兴趣达到峰值时立即采取行动。这是一个经典的自动化工作流，能够立即带来回报。
根据交易阶段创建任务以确保销售流程一致
- 问题：您的销售流程定义明确，但销售代表在交易推进过程中有时会忘记关键步骤。忘记发送安全问卷或安排技术深度交流可能会延迟交易阶段的推进，并造成糟糕的买方体验。您需要确保每位销售代表每次都严格遵循操作手册。
- 解决方案：在 HubSpot 中构建基于交易的工作流，将交易阶段变更作为触发条件。例如，当交易进入“符合购买资格”阶段时，工作流可以自动为交易负责人创建“安排探索性电话”的任务。这种交易阶段自动化对于保持销售漏斗的推进至关重要。这能确保不遗漏任何步骤，标准化您的流程，并为团队提供安全保障。
为高价值交易活动发送内部提醒
- 问题：销售经理需要了解销售管道的可见性，但没有时间每天手动检查每个交易阶段。他们有可能错过关键时刻，例如一个重大交易被创建，或一个存在风险的客户需要高管关注。
- 解决方案：创建一个基于交易的工作流，向领导层发送有关重要活动的消息通知。例如，将加入条件设置为“交易金额大于[您的高价值]”且“交易阶段为已创建”。执行的操作是向销售主管发送一条内部消息通知。您还可以创建一个工作流，如果高价值交易没有记录任何活动，则发送警报，从而使您的销售代表能够主动干预。
基本的营销自动化工作流程
构建一个动态欢迎系列以培育潜在客户
- 问题：无论订阅者是下载了技术白皮书，还是注册了轻松有趣的新闻简报，你都会向每个人发送相同的通用欢迎<邮件>。这种对来自多个表单提交的“一刀切”做法，错失了有效培育潜在客户的巨大机会。
- 解决方案：这是一个极佳的 HubSpot 工作流示例，展示了分支功能的强大。创建一个基于联系人的工作流，当联系人提交表单时触发。根据所使用的表单设置 if/then 分支。下载电子书的人应收到与订阅你博客的人不同的营销<邮件>。这是任何潜在客户培育策略的核心部分，从第一天起就能创造更具针对性和更有效的体验。
当联系人成为营销合格线索时更新其信息
- 问题： 从市场部门到销售部门的交接是最常见的失误点之一。市场团队忙于生成潜在客户，但如果他们的状态没有在 CRM 中得到正确更新，销售团队可能永远不会知道他们的存在。你需要定义潜在客户何时成为市场合格线索（MQL）。
- 解决方案： 基于你的潜在客户评分模型，通过工作流自动化交接。将触发条件设置为当联系人的潜在客户评分高于你的 MQL 阈值时。工作流应执行两个关键操作：首先，将该潜在客户的生命周期阶段属性设置为“市场合格线索”；其次，向销售团队发送一条内部消息通知，提示有新的潜在客户已准备好成为销售合格线索（SQL）。这是营销自动化的核心支柱之一。
为不活跃的联系人启动重新互动活动
- 问题：您的数据库中充满了几个月没有互动的通讯录。这些通讯录可能会损害您的邮件送达率，并可能增加您的 Marketing Hub 专业版订阅成本，同时对您的营销策略没有任何价值。
- 解决方案：建立一个工作流程来挽回或清理您的名单。您可以将通讯录加入一个工作流程，其触发条件是“上次访问”或“上次营销邮件打开日期”在六个月以前。该工作流程可以发送 2-3 封自动化邮件进行重新互动。对于仍未互动的通讯录，您可以添加最后一步来管理其状态，保持数据库健康。
核心服务和运营工作流程
自动化支持工单的创建与分配
- 问题：当客户向您的支持地址发送邮件时，会创建一个工单，但它只是停留在一个通用队列中。您的支持团队必须手动分拣每一个工单，这种方式效率低下，会导致响应时间变慢以及客户满意度下降。
- 解决方案：如果您拥有 Service Hub 专业版，您可以创建一个基于工单的工作流来自动分配工单。注册触发条件为“工单已创建”。根据邮件主题中的关键词使用 if/then 分支。工作流随后可以将工单分配给合适的团队并设置优先级，确保合适的专家更快地看到合适的工单，从而提升客户体验。
发送服务后反馈调查以促进客户参与
- 问题：您没有系统化的方法来了解客户是否对他们收到的支持感到满意。这种数据缺失使您无法衡量和提升服务质量以及整体客户参与度。
- 解决方案：构建一个简单但功能强大的工作流程来自动化反馈收集。触发条件应为工单状态更改为“已关闭”时。添加一个短暂的时间延迟，然后发送一封跟进邮件，请客户对他们的体验进行评分。这些跟进邮件可以链接到调查页面，使您能够持续收集有价值的数据。这有助于您了解客户并改进服务。
实施数据清理工作流程以格式化数据
- 问题：您的CRM数据很混乱。国家代码和职位名称不一致。这些混乱的数据使细分和报告几乎不可能。手动清理这些数据是运营团队面临的最痛苦且重复的任务之一。
- 解决方案：使用工作流作为您的自动化数据清理员。您可以创建一个工作流，将任何已知但需要清理的特定联系人属性的联系人加入其中。然后，使用分支检查常见的变体，并将数据格式化为标准值。您还可以创建工作流来将姓名首字母大写。这是自动化重复任务的关键方法。
保持公司和联系人生命周期阶段同步
- 问题：关键客户的某个联系人被提升为“客户”，但其关联的公司记录仍显示为“潜在客户”。这会导致基于生命周期阶段的报告出现混乱和不准确。您需要可靠的生命周期阶段更新。
- 解决方案：创建一个在相关对象之间同步生命周期阶段的工作流。触发条件是在联系人的阶段发生变化时。工作流的操作是将该属性值复制到与其关联的公司。这是跨中心工作流确保 CRM 数据完整性的一个绝佳示例。
力量与陷阱：使用HubSpot工作流需要了解的内容
以上示例展示了在使用 HubSpot 工作流时可以实现的成果。当正确运用它们时，收益是毋庸置疑的。但要达到更高水平的运营卓越，我们必须诚实地看待问题的两面。
优点：为什么我们喜欢HubSpot自动化
首先，让我们庆祝 HubSpot 工作流引擎的强大之处。它为扩展您的业务提供了坚实的基础。销售自动化和营销自动化可节省数百小时的时间。它也是确保一致性的绝佳工具。通过使用工作流来管理数据和流程，您可以创建一种统一、标准化的运营方式。最后，它是现代营销的基石，使您能够构建复杂且个性化的自动化邮件，引导潜在客户完成购买旅程。您甚至可以从预先构建的工作流模板开始，快速投入使用。
缺点：隐藏的操作漏洞
然而，当某个工作流操作完成时，自动化旅程并不会结束。最大的挑战出现在自动化操作与必要的人为响应之间的空档。这正是摩擦产生的地方，即使是最好的 HubSpot 集成也不例外。
1. 消息通知过载。 对于许多内部警报，默认操作是发送邮件。起初，这似乎很有帮助。但很快，你的团队收件箱就会被源源不断、缺乏上下文的消息通知淹没。这些自动化噪音掩盖了真正紧急的信号，你的团队开始对所有信息置之不理。内部消息通知系统因此成为问题的一部分，而不是解决方案。
2. 审批脱节。 许多关键流程需要人工决策。销售代表可能需要经理的审批才能给予折扣。在 HubSpot 中，工作流会直接暂停，依赖员工发送邮件并找到经理。这种手动且无法追踪的流程打破了你所追求的无缝衔接，引入延迟并拖慢交易进程。
3. 不断切换上下文。 HubSpot 的消息通知会告诉你该做什么，但无法帮助你完成。一条警报提示有新的潜在客户被分配给你。此时你必须停下手头工作，打开新的浏览器标签页，登录 HubSpot，并找到相关记录。每一次这样的“切换”都会消耗时间和精力，即使使用自定义对象来存储数据，也会累积成显著的生产力损失。
4. 刻板的团队交接。 工作流在任务创建方面非常出色。例如，当一笔交易达成时，它可以将任务分配给入职团队。但入职并不是一个单一任务，而是一个复杂的项目。HubSpot 创建的简单任务是一种“发射即忘”的操作，并不是用于真正跨职能项目协调的工具，而且通常需要外部工具来妥善管理。潜在客户状态可能是“已赢得”，但潜在客户状态更新并不能完整反映后续工作的全貌。
如何解决这些问题：一个真正互联的平台
解决 HubSpot 工作流的挑战，需要一种更具连接性和智能化的团队协作方式。真正的优势在于理解像 Lark 这样的全能工具如何帮助你构建强大的工作流，从而简化流程，让团队中的每一位成员都更高效。借助 Lark，你可以超越单纯的任务自动化，创建真正动态且响应迅速的系统，量身定制以满足你的特定需求。
自定义工作流程以适应您的业务
Lark 深知每个企业都是独一无二的，现成的解决方案往往难以满足需求。这就是为什么在 Lark 自动化能力的核心是 Lark 多维表格：一个为自定义工作流解决方案而构建的动态智能系统。它不仅仅是一个简单的数据库或电子表格；在这个平台上，每一条信息——无论是项目套餐、销售线索，还是费用报表——都是一个结构化的数据对象，随时可以由你设计的自动化流程触发并执行。多维表格提供无与伦比的灵活性，让你能够构建完全契合你组织独特需求和流程的工作流解决方案。借助 Lark 多维表格，你不受制于僵化的模板；你有能力打造完全符合企业需求的工作流。
为所有人提供零代码自动化
可视化的零代码自动化构建器允许任何用户，无论技术水平如何，都能创建自定义工作流。您可以基于记录更新、表单提交或预定时间设置触发器，然后定义操作，例如发送定制的消息通知、创建日程事件、分配任务或更新其他记录。这种易用性使团队中的每个人都能参与到自动化工作中，促进持续改进的文化。
一个集中化的智能平台
与那些需要在不同工具之间不断切换的系统不同，Lark将一切整合到一个统一的工作空间中。您的数据、您的会话以及您的自动化逻辑都并列存在，实现信息与行动的无缝流动。这消除了传统自动化工作中令人困扰的上下文切换，使您的团队能够保持专注并提高生产力。
停止集成并立即开始节省
使用像 Lark 这样的全能解决方案，您无需整合过多其他工具，这意味着您可以为创新节省更多资金。以下是 Lark 的价格套餐：
- 免费套餐：包含 11 款强大的产品，支持最多 20 位用户，100 GB 存储空间，1,000 次自动化运行，以及在会话、文档和邮件中无限制的 AI 翻译。
- 付费套餐：最受欢迎的付费套餐为每用户每月 12 美元，支持最多 500 名用户。包含不限量的消息记录，每月 50,000 次自动化多维表格工作流执行。
- 旗舰版套餐：自定义价格。
结论
HubSpot 提供了一个重要且强大的自动化引擎。它是标准化流程并大规模执行任务的完美工具。然而，只有当你弥合自动化任务与敏捷人工协作之间的关键差距时，它的真正力量——以及你团队的真正潜力——才能被解锁。不要让你最重要的工作流程停留在杂乱的收件箱或被遗忘的会话消息通知中。
常见问题
HubSpot究竟是用来做什么的？
HubSpot 是一个多功能平台，用于管理和改进企业的各个方面，主要专注于市场营销、销售和客户服务。它帮助公司吸引访客、转化潜在客户、达成交易并让客户满意。主要功能包括营销自动化、CRM（客户关系管理）、销售管理、内容管理、客户服务工单以及分析。其目标是使市场营销与销售工作保持一致，从而推动增长并改善客户关系。
HubSpot 是 CRM 还是 CMS？
HubSpot 既是 CRM（客户关系管理系统），也是 CMS（内容管理系统），但它更广为人知的是 CRM。其 CRM 功能有助于在整个客户生命周期中管理互动和数据。HubSpot CMS 允许用户创建和管理网站内容、博客文章和着陆页。这两个工具的集成特性使市场营销、销售和服务工作之间能够更好地协调。
哪些网站使用HubSpot？
识别所有使用 HubSpot 的网站具有一定挑战性，但它在包括技术、营销和电子商务等各个行业的企业中被广泛采用。HubSpot 提供了一种工具来检测某个网站是否使用其平台，但许多网站选择不公开披露其技术栈。常见的迹象包括与 HubSpot 域名相关的表单、弹窗以及跟踪 Cookie，这些都可能表明网站正在使用 HubSpot。
谁是HubSpot最大的竞争对手？
HubSpot 面临来自多个 CRM 和营销自动化平台的竞争。其中一些最突出的竞争对手包括 Lark、Salesforce、Marketo（现已成为 Adobe 的一部分）、Pardot（由 Salesforce 拥有）以及 ActiveCampaign。这些平台提供类似的功能，例如 CRM、营销自动化和销售工具，目标客户涵盖不同规模和行业的企业。选择这些平台通常取决于具体的业务需求、预算以及集成要求。
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