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不确定什么是RAID日志？或者你可能需要实施一个，但不知道从哪里开始。如果是这样，你来对地方了。
RAID日志是一种组织项目中出现的各种事项的信息的方法——这些事项如果管理不当，可能会阻碍项目进展。因此，它是一种组织和管理那些不属于范围、进度和预算范畴，但可能影响其中任何一项或全部的事项的方式。
在本文中，我们将解释制作RAID日志的内容，以及使用它们的一些优点和缺点。我们还将演示如何在几分钟内为你的业务或项目创建一个简单的RAID日志。
RAID日志定义：逐字解释
RAID日志是一种项目管理工具，用于跟踪项目中的四个重要领域。RAID首字母缩略词代表（注意A和D有双重含义）：
- R风险
- A行动项（或A假设）
- I问题
- D依赖关系（或D决策）
“日志”是记录和管理这些领域的地方，通常由项目经理负责。该日志最初在项目规划阶段创建，是一个动态文档，需要在项目进行过程中反复更新。它甚至可以在项目总结会议中使用，以识别从过去项目中获得的经验教训，并将其应用于未来项目。
风险
项目风险是可能对项目产生负面影响的未来事件，例如资源有限、监管风险以及影响整个市场的潜在风险。
在RAID日志中逐一总结每个风险，记录负责管理该风险的人，并考虑风险发生的可能性及其对项目的严重影响程度。
您还应制定计划，以降低每个风险成为问题的可能性，并设定复查日期以监控风险的进展。最好在风险演变成全面问题之前，确定一个未来的解决方案，例如缓解计划，并与团队其他成员共享。但有时，您只能接受风险或将其转移给第三方，比如保险公司。
假设或行动事项
这是我们双重缩略语中的第一个。您的RAID日志可以使用假设、行动事项或两者兼用，具体取决于您的项目计划。如果您的项目复杂且存在许多已知的未知因素需要记录，请使用假设。此外，使用行动事项来记录在任何项目中出现并需要分配和处理的事项。
什么是假设？
项目假设是您认为真实的关于项目的重要事项。它对项目有重要影响，具体取决于该假设是否真实。例如，团队成员是否按时交付项目的关键部分可能会影响项目的其余部分。在这种情况下，您的假设是该部分将按时交付。
请单独记录每个假设，以及您做出该假设的原因。同时，记录哪些信息会推翻该假设，以及如果假设错误，项目将如何变化。
什么是行动事项？
记录每个行动项、负责人及完成时间。项目经理应确认行动项已完成，确保团队按计划推进，并帮助他们消除导致该行动项被记录的任何进展障碍。
问题
问题与风险不同，风险是可能发生也可能不发生的潜在障碍，而问题是已经出现并成为现实的难题。关键问题通常会延迟交付、打断正在进行的流程，或可能迫使项目使用额外资源。
对于每个问题，在问题日志中记录其严重程度、开始时间、负责处理的人以及预计解决时间（假设可以解决）。如果未来因初始问题出现新的问题，这非常有用，因为团队可以通过问题日志倒查，找出根本原因。
依赖关系或决策
您的RAID日志可以使用依赖关系、决策或两者兼有，具体取决于您的项目。
什么是依赖关系？
RAID日志中的依赖关系通常是事件，而非内部任务依赖。但它们会影响项目任务和项目结果。例如，供应商XYZ的交付必须在2月15日前到达，以确保项目按时启动。
记录每个依赖关系的负责人及完成时间。您很可能需要获得其他项目相关方的认可，以免让某人对其无法控制的依赖关系负责。
RAID日志中的依赖关系通常是在项目进行过程中产生的，因此无法像在计划安排中识别的任务依赖那样被预见。
什么是决策？
公司还可以使用RAID日志来记录预期的未来决策，例如选择劳务A还是劳务B。然而，任何项目中都会出现未预见的决策，这些决策正是可以记录在RAID日志中的类型。
例如，如果关键资源因另一个项目而延迟，就必须决定如何填补空缺。在这方面，可能影响项目进展的决策应被记录和管理，因此应记录重要决策，而非每一个细小决策。
过去决策的积累在需要回顾文档以理清某一特定决策背后的思路，或需要查明错误来源时尤其有用。
使用RAID日志有哪些优点和缺点？
像任何项目管理工具一样，使用RAID日志有其优点和缺点。
提升组织性和可见性
考虑到RAID日志是记录可能影响项目进展的事项的地方，如果不加以处理，这是一种关键工具。这是保持团队有序的好方法，因为这些重要的待办事项如果被记录下来，比起随意处理，更有可能得到解决。而且，只要保持更新，日志最终可以成为团队的项目资料中心。
改进项目管理规划
通过为你提供一种结构化的方法来组织大量数据，RAID帮助你以更具战略性和逻辑性的方式思考。它防止你将问题与行动项混淆，并使它们保持在视野中，而不是被遗忘。虽然文档有时被认为是一种负担，但这种共享文档让你对项目和团队的集体记忆拥有更多控制权。我们的头脑并非设计成数字存储库。
RAID日志与风险登记册之间存在一定的重叠——后者通常是复杂项目中预测和管理潜在风险的地方。某个项目可能使用其中之一，或者使用RAID日志但仅在风险登记册中维护风险。
机会成本
只有保持更新，RAID日志才是有效的工具。否则，信息会变得过时——这可能会让不定期参与项目的利益相关者感到困惑。更糟的是，可能会让项目经理感到困惑。
保持日志更新会产生机会成本。团队成员花在更新日志各自部分的时间，可能本可以更好地用在其他地方（例如推动项目进展）而不是记录内容。尤其是在初创企业环境中，这一点尤为重要，因为生存往往取决于比竞争对手更快地进行迭代的能力。
与您技术栈其他部分的不兼容
如果您使用的是大型技术栈，且您的RAID日志工具无法与技术栈的其他部分集成，可能会出现问题。例如，如果您需要在Google云文档和RAID工具之间传递数据，但这些工具没有原生集成，手动传递数据可能会非常耗时。不仅如此，能够在日志中包含不同类型的数据至关重要，这通常涉及使用多个独立的应用。
Lark在其软件套件中内置了自己的云文档程序，在Lark内共享云文档或邀请他人协作更新RAID日志非常简单。因此，您无需切换任务或应用。
容易陷入细节之中
RAID面临的最大挑战是，容易陷入记录所有内容的诱惑，变得完美主义，从而忽视整体情况。另一方面，如果记录不足，日志几乎毫无用处。通常，很难提前判断信息量多少才算过多，多少又算不足。
为缓解此问题，应达成共识，明确哪些信息应被记录，哪些不应被记录。这会因项目而异。
创建Lark中的RAID日志
按照提示“使用此模板”，你将被带到一个可以在你的Lark账户中编辑的模板版本：
按照提示“使用此模板”，你将被带到一个可以在你的Lark账户中编辑的模板版本：
接下来，添加你的数据。如果你已有现成的数据，比如电子表格，点击右侧深绿色图标，使用“Excel比较和导入”功能。
接下来，添加你的数据。如果你已有现成的数据，比如电子表格，点击右侧深绿色图标，使用“Excel比较和导入”功能。
这会弹出此菜单，允许你一键导入Excel表格：
这会弹出此菜单，允许你一键导入Excel表格：
如果你担心数据输入了两次，右侧边栏的小紫色图标可以方便地帮你检查重复条目。
如果你担心数据输入了两次，右侧边栏的小紫色图标可以方便地帮你检查重复条目。
当你更新RAID日志以适应你的需求时，你可能希望在每次更改时通知团队其他成员。Lark允许你做到这一点，无需使用像Slack这样的第三方应用。点击顶部导航中的“自动化”：
当你更新RAID日志以适应你的需求时，你可能希望在每次更改时通知团队其他成员。Lark允许你做到这一点，无需使用像Slack这样的第三方应用。点击顶部导航中的“自动化”：
这将弹出此模态窗口：
这将弹出此模态窗口：
现在点击“当记录更改时 → 发送 Lark 消息”。
现在点击“当记录更改时 → 发送 Lark 消息”。Lark 现在允许你明确在什么条件下想要通知项目团队中的特定同事：
界面设计灵活，既不会让同事收到过多消息通知，也不会让重要变更被忽略。
界面设计灵活，既不会让同事收到过多消息通知，也不会让重要变更被忽略。你还可以使用 Lark 的此功能发送消息通知：
- 当按钮被点击时
- 当添加新记录时
- 在记录的触发时间
- 或每天的预定时间
如果你想回顾所做的更改，Lark 也支持此功能。右键点击某条记录：
点击“查看记录历史”：
点击“查看记录历史”：
你现在可以在一个地方查看该记录的所有数据及其更改历史。如果需要与同事分享这条特定记录，还有分享选项。鉴于 Lark 提供的解决方案范围广泛，你甚至可以在平台内通过视频通话讨论日志，无需离开平台。
你现在可以在一个地方查看该记录的所有数据及其更改历史。如果需要与同事分享这条特定记录，还有分享选项。鉴于 Lark 提供的解决方案范围广泛，你甚至可以在平台内通过视频通话讨论日志，无需离开平台。一旦您设置好所有数据和自动化，Lark 会为您提供多种数据可视化选项。例如，按看板列展示您的项目类型视图：
这是日历视图：
这是日历视图：
甘特图非常适合可视化依赖关系：
甘特图非常适合可视化依赖关系：
关于RAID日志的常见问题
在敏捷中应使用RAID日志吗？
您可以使用RAID日志来保持敏捷项目的有序，特别是在记录行动项和团队规模较大时。这样做还可以帮助团队从过去迭代的失败中学习。
敏捷项目通常不使用大量文档，因为它们更注重快速迭代，而不是创建所有操作的记录。RAID日志有时不会在Scrum框架中使用，因为其他Scrum元素提供了类似的功能。例如，依赖关系在每日站会中作为阻碍事项进行处理。
谁使用RAID日志？
任何企业，无论大小，都可以使用RAID日志。但实际上，最常使用它们的是旗舰（服务）企业，包括大型、中型和小型企业。
最常使用RAID日志的团队成员是繁忙的项目经理。但请注意，即使是项目经理主导，项目团队仍需维护该日志。
RAID日志的一些最佳实践是什么？
使用RAID日志时，最重要的是及时更新。它应在整个项目生命周期内持续更新。更重要的是，确保事项不仅被记录，还要被完成。为每个行动项、问题、风险和依赖项指定负责人，并确保这些负责人管理各自的事项。
即使项目结束后，也要回顾您的RAID日志。它可以成为未来项目的重要学习资源。许多企业在项目规划阶段创建RAID日志后便将其遗忘，而其价值在于持续使用。
此外，确保细节层次适当。过多的战术更新可能会让那些并非每天参与项目的利益相关者感到不堪重负。另一方面，细节过少可能无法提供足够的背景信息来做出关键决策。
此外，确保细节层次适当。过多的战术更新可能会让那些并非每天参与项目的利益相关者感到不堪重负。另一方面，细节过少可能无法提供足够的背景信息来做出关键决策。
你如何鼓励团队成员填写他们的RAID日志？
各个团队成员并没有属于自己的个人RAID日志。但他们必须管理、完成并更新他们负责的任何条目。
为了鼓励他们这样做，要传达日志的重要性。让他们知道自己拥有某些条目，并明确他们在执行该责任时的职责。问题只有在被拥有、采取行动并传达解决方案时才能得到解决。行动项也是如此——它们存在的原因是因为不采取行动可能会减缓或阻碍进展。
为了促成这一点，要尽可能简化更新日志条目的过程。每个团队成员都应清楚自己负责日志中的哪些条目，以及每个条目的截止时间。团队依赖他们推动事情进展，你也不希望他们等待结果。等待意味着时间和成本的损失。
不仅仅是RAID——使用和共享数字信息与Lark
因此，RAID日志是一种组织管理项目所需数字信息的方法。其他几种组织和高效利用数字信息的方式包括：
- PARA 用于分类和访问您的数字信息，特别适合知识工作者
- 亚马逊用于展示创意和主持会议的方法
Lark可以支持这些及更多方法来部署和使用数字信息。它为您提供捕捉、使用、共享、就其进行消息交流、高效主持会议、自动生成会议纪要，并且能够在应用内实时为国际团队翻译所有内容的手段。无需因技术栈中的上下文切换而导致的生产力和预算损失。但，回到这里的主题。
今天创建RAID日志
一个有效的RAID日志是保持组织有序、跟踪风险、假设、问题、行动项和依赖关系的绝佳方式，所有内容集中在一个地方，便于共享和实时讨论。它将帮助您更有效地执行项目，并确保关键项目数据对合适的团队成员可见。
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节省时间，提高效率
节省高达 70% 的软件成本
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