閱讀約 11 分鐘
Google 專案管理廣泛應用於依賴 Google Workspace 來規劃工作、共享檔案並保持協調的團隊。從在 Sheets 中追蹤任務，到在 Docs 中協作，以及使用 Calendar 排程，許多團隊利用他們已熟悉的 Google 工具建立整個專案工作流程。這種設定提供了靈活性、便捷的協作以及低進入成本，使其對新創公司和快速運作的團隊具有吸引力。然而，隨著工作量增加且專案跨越多個團隊，手動管理更新與維持可視性變得更加困難。本指南探討團隊如何使用 Google 工具進行專案管理、此方法在哪些情況下最有效，以及何時該考慮更具結構性的替代方案。
什麼是使用 Google 的專案管理？
使用 Google 進行專案管理是指利用 Google 生態系中的工具來管理專案，而非使用專門的專案管理平台。團隊會使用 Google 試算表追蹤任務、Google 文件記錄計畫、Google 雲端硬碟儲存檔案、Google 行事曆管理截止日期，以及 Google Chat 或 Meet 進行溝通。與預先定義的工作流程不同，專案是透過共享檔案、範本和權限手動組織的。這種方法強調靈活性、即時協作以及便利的存取。雖然在基本任務追蹤和協調方面運作良好，但它高度依賴手動更新，缺乏內建的自動化、高階報告，以及專業工具中所具備的工作流程管理功能。
圖片來源：google.com
5 個核心 Google 專案管理工具
在Google Workspace 專案管理中，團隊依靠一組相互連結的應用程式來規劃工作、協作並保持進度。與其使用單一系統，專案是在多種工具中進行管理，使得 Google G Suite 專案管理具有靈活性，但需要大量人工操作。
- Google Sheets 追蹤： Sheets 常用於 Google Sheets 專案管理，團隊會建立任務清單、追蹤表以及簡單的時間表。它作為基本的 Google 任務管理工具運作，但進度更新、相依性以及狀態報告都需要人工處理。
- Google Docs 文件編寫： Docs 協助團隊即時建立專案簡報、會議記錄及需求文件。它在協作方面表現良好，但文件仍與任務和時間表分離。
- Google Drive 用於檔案共享：Drive 在 Google Suite 專案管理中充當集中檔案庫，讓團隊能夠儲存並共享專案資產。若缺乏嚴謹的結構，隨著專案成長，檔案可能變得難以追蹤。
- Google Calendar 用於排程：Calendar 用來管理截止日期、里程碑與會議。雖然在可視性方面很有幫助，但它並未直接連結到任務進度或工作量管理。
- Google Chat 與 Google Meet 用於溝通：Chat 和 Meet 支援快速討論與虛擬會議，讓團隊保持聯繫。然而，對話往往與任務分離，使得後續追蹤更難管理。
使用 Google 試算表管理專案的 5 種方法
圖片來源：google.com
- 建立任務追蹤器：團隊會建立簡單的任務清單，包含負責人、到期日與狀態欄位。這對個人追蹤與小型團隊運作良好，但隨著任務增加，維持準確性變得困難。
- 手動建立時間軸：時間軸與甘特圖式的版面是透過列與格式化建立的。試算表中沒有原生的時間軸檢視，每次變更都必須手動更新。
- 使用進度公式：公式有助於計算完成率、逾期任務及摘要，並為追蹤增加彈性。然而，它們需要試算表技能，且容易出錯。
- 共享權限：試算表可輕鬆共享並即時協作。多位編輯者可同時工作，但過多的貢獻者會增加誤編的風險。
- 報告限制：可使用表格和圖表建立基本報告，但內建不支援即時儀表板。進階洞察需要外掛或外部工具。
在 Google Workspace 中的 5 種專案管理設定
圖片來源：google.com
- 資料夾結構最佳實務：為每個專案建立一致的頂層資料夾，並在其中建立文件、資產、報告與會議的子資料夾。隨著專案成長，這能讓檔案更容易找到。
- 命名規範：為檔案與資料夾使用清晰且標準化的名稱，包括專案名稱、日期與版本。統一的命名方式可避免重複與團隊間的混淆。
- 存取控制：謹慎分配編輯與檢視權限，以避免意外更動。依角色限制存取有助於維護資料完整性。
- 檔案組織：將使用中的檔案與封存檔案分開，並定期檢視資料夾。若不清理，雲端硬碟很快就會變得雜亂。
- 溝通流程：明確規劃討論的進行位置——Chat 用於快速更新，Docs 留言用於回饋，Meet 用於審查——以免對話遺失。
獎勵：Google Workspace 中的免費任務管理工具
Google Workspace 包含一套免費的任務管理工具，團隊經常用來在不增加額外成本的情況下協調工作。對於已經使用 Workspace 方案的使用者而言，這些應用程式涵蓋了基本需求，例如任務清單、共享行事曆、檔案儲存以及溝通。
- 免費方案包含內容：免費 Workspace 帳戶可使用 Sheets、Docs、Drive、Calendar、Chat 和 Meet。這些工具讓團隊能建立任務清單、共享檔案並安排會議，而不需額外付費。
- 功能限制：雖然對於簡單的任務追蹤很有用，但這些工具缺乏專案管理平台中內建的工作流程自動化、相依性以及進階報告功能。
- 儲存限制：Drive 提供依據方案與帳戶類型而定的免費雲端儲存空間上限。大型檔案或龐大的資料庫可能會迅速耗盡空間。
- 協作範圍：即時編輯與留言讓團隊能共同作業，但跨工具的協調並不流暢——任務、文件與對話仍然是分開的。
- 安全基礎：Google Workspace 包含標準的安全功能，例如兩步驟驗證與管理員控制。針對企業需求，更進階的合規性與存取政策通常需要付費方案或第三方工具。
使用 Google 進行專案管理的常見挑戰
雖然 Google 工具靈活且易於使用，但它們並非專為管理複雜專案而設計。隨著團隊成長與工作流程變得更有結構，數個挑戰開始影響可視性、效率與掌控力。
- 手動更新：任務狀態、時間表與進度必須在試算表、文件與行事曆中手動更新。這增加了工作量，也容易讓資訊過時或不一致。
- 無內建自動化：Google 工具不提供原生的工作流程自動化功能，無法用於核准、任務交接或狀態變更。團隊必須依賴手動提醒或第三方外掛程式來推進工作。
- 報告受限：專案報告主要以試算表為基礎且為靜態。建立即時儀表板或績效洞察需要複雜的公式或外部工具。
- 資料分散：專案資訊分佈在檔案、資料夾、聊天與電子郵件中。這種分散化使得取得單一且準確的專案狀態視圖更加困難。
- 擴展困難：隨著團隊與專案成長，手動流程會逐漸失效。若沒有專用系統，管理相依性、跨團隊合作與治理將變得愈加困難。
Google 專案管理與專用工具比較
- 靈活性 vs 結構：Google 工具提供開放式的靈活性，團隊可以快速調整。專用工具則提供預先定義的結構，減少設定時間並標準化工作流程，幫助團隊在專案成長時遵循一致的流程。
- 自動化差距：大多數 Google 工作流程依賴手動更新或外掛程式。專用工具內建自動化功能，用於任務交接、核准及重複性工作，減少手動操作與執行延遲。
- 協作深度：Google 在即時編輯與評論方面表現優異。專用平台能將對話直接連結到任務、時間表與責任歸屬，提升責任感與執行力。
- 報告能力：Google 的報告以試算表為基礎且為靜態。專用工具提供即時儀表板、工作量檢視以及績效追蹤，讓決策更快速且以數據為依據。
- 工作流程可視性：在 Google 的設定中，可視性分散於檔案與資料夾之間。專用工具提供單一的即時檢視，顯示專案進度與相依關係，使瓶頸更容易及早發現。
為什麼 Lark 是比 Google 專案管理更強大的替代方案
Lark 透過將任務、聊天、文件、資料庫與自動化整合到同一個統一的工作空間，提供更有架構且可擴展的專案管理方式。與基於 Google 的設定不同，Lark 提供內建的工作流程、即時任務更新，以及如甘特圖和看板等視覺化檢視，無需依賴外掛。團隊可獲得單一且可靠的資訊來源，減少手動工作、提升可視性並加強協作。這使得 Lark 對於成長中的團隊、跨職能專案，以及需要在大規模下實現自動化與清晰度的組織特別有效。
動態專案資料庫
雖然 Google 試算表常用於追蹤，但它缺乏關聯式資料庫的結構。Lark Base 作為一個靈活的專案中心，您可以在自訂欄位中儲存資料，並立即透過 甘特圖、看板或表格檢視來視覺化。由於它是真正的資料庫，資訊會在整個工作區即時更新。您甚至可以設定自動化規則，以觸發即時通知或狀態變更，確保團隊在不需手動輸入資料的情況下保持最新資訊。
可付諸行動的溝通
在 Google 的設定中，Chat 中的對話經常與 Sheets 或 Tasks 中的工作脫節。Lark 透過讓你只需一次點擊即可將聊天訊息轉換為可執行的任務來解決這個問題。這確保了在訊息串中快速做出的決策能轉化為有負責人和截止日期的可追蹤行動項目。此外，你還可以將重要的專案文件或基礎視圖釘選為聊天分頁在任何群組的上方，讓關鍵資源只需一次點擊即可取得。
精簡的流程控制
專案瓶頸常發生在簽核階段，而這些簽核通常會在 Google 郵件中遺失。Lark 核准提供專屬空間來管理專案申請、預算簽核及費用報告。這些核准流程可以直接從 Base 中的專案記錄觸發。管理者會在 Messenger 中收到通知，並可直接在聊天串中核准或留言，大幅加快專案生命週期。
協調的團隊排程
Lark 行事曆不僅僅是一本簡單的日記，更是專案資源的協調引擎。透過「檢查可用性」功能，您可以並排查看整個專案團隊的行程，以找到最合適的同步時間。會議排定後，行事曆可自動建立會議群組聊天，為與會者提供一個預先定義的空間，在通話開始前分享議程與文件。
智慧型會議管理
Lark 透過讓會議更具互動性並且可被記錄，提升了標準視訊會議的體驗。在通話期間，您可以使用 Magic Share 在會議視窗中即時共同編輯專案文件。為了確保不遺漏任何內容，Lark Minutes 使用 AI 將通話轉錄為可搜尋的文字與可收聽的錄音。搭配「AI Meeting Notes」，自動提取關鍵決策與行動項目，讓所有參與者保持一致並共同努力達成一致的專案目標。
- 入門方案：永久免費方案，包含 11 個強大的工具，最多可供 20 位使用者使用。另提供 100GB 儲存空間、1000 次自動化執行、AI 翻譯等功能。
- 專業方案：每位使用者每月 12 美元（按年計費），最多可供 500 位使用者使用。包含入門方案的所有功能，並提供最多 500 人的群組通話、15TB 儲存空間、50,000 次自動化執行等更多功能。
- 企業方案：聯絡銷售人員以取得自訂價格。支援不限人數使用，並包含更多自動化執行次數以及進階的安全性、合規性與管理功能。
Starter
Pro
Enterprise
Starter
For small teams with simple communication needs
$0
/ user / month
20 users max
18 months message history
1-on-1 video meetings
100 GB storage
Lark Docs & Mail
1000 Base automation runs/month
2000 rows per table in Base
Pro
For companies with comprehensive collaboration and management needs
$12
/ user / month
500 users max
Unlimited message history
500-participant video meetings
15 TB storage
Lark Docs & Mail
50k Base automation runs/month
20k rows per table in Base
Enterprise
For large companies with advanced security and organizational management needs
Get a personalized demo and pricing
Unlimited users
Unlimited message history
500-participant video meetings
15 TB storage + 30 GB storage/user
Lark Docs & Mail
500k Base automation runs/month
50k Base automation runs/month
Single sign-on (SSO)
Pro
For companies with comprehensive collaboration and management needs
$12
/ user / month
500 users max
Unlimited message history
500-participant video meetings
15 TB storage
Lark Docs & Mail
50k Base automation runs/month
20k rows per table in Base
當 Google 工具已足夠時
Google 工具適用於以速度與簡單性為優先、且不需要進階控制的簡單專案情境。
- 小型團隊：只有少數協作者時，溝通簡單且檔案容易管理。共用文件與基本任務清單通常足以保持一致。
- 短期專案：有明確開始與結束的專案不需要複雜的追蹤。短時間內手動更新是可管理的。
- 預算限制：使用現有工具可幫助團隊避免額外的軟體成本。這對新創公司或早期階段的團隊特別有幫助。
- 簡單工作流程：具有少量相依性的線性任務可以在基本試算表中輕鬆追蹤。幾乎不需要自動化或進階檢視。
- 個人任務追蹤：個人任務可以透過簡單的清單或試算表來管理。當與他人協作需求很少時，這種方式非常適用。
何時該超越 Google Workspace
- 成長中的團隊：隨著團隊規模擴大，任務、檔案與對話的數量迅速增加。人工協調使追蹤責任歸屬與問責變得更加困難，重要更新可能被忽略，這常導致延誤與混亂。
- 跨部門專案：跨越多個團隊的專案需要共享的可視性與一致的工作流程。分散在檔案與資料夾中的資訊使得協調一致變得困難，團隊難以維持單一的真實來源，協作成本因此增加。
- 自動化需求：隨著工作量擴大，手動更新會降低執行速度。重複的跟進與狀態變更會耗費寶貴時間。自動化的交接與提醒可幫助團隊加快進度。自動化在擴展時變得至關重要。
- 報告需求：管理層需要即時掌握進度、風險與工作量。基於試算表的報告需要不斷手動更新，容易出現錯誤與過時資料，導致決策速度變慢。
- 合規要求：受監管的行業需要嚴格的存取控制與稽核追蹤。基本設定提供的治理能力有限，達成合規標準變得更加困難，通常需要進階的安全功能。
專案管理成功的最佳實務
- 明確的責任歸屬：每項任務與交付物都應有明確指定的負責人。這能避免混淆，並確保在整個專案生命週期中保持責任感。責任歸屬也有助於團隊更快解決問題並推進工作。
- 時程規劃：專案需要具備切合實際的時程，並有清楚的里程碑與相依關係。事先規劃有助於團隊預測風險並有效分配資源。定期檢視時程可防止小延誤演變成重大問題。
- 每週檢視：簡短且有結構的每週檢查能讓所有人對進度與優先事項保持一致。團隊可以快速找出阻礙並調整計劃，建立穩定的執行節奏。
- 文件紀律：維持準確且最新的文件能減少知識落差與重工。組織良好的文件有助於更快地讓新成員上手，一致的文件紀錄也能支持長期的專案延續性。
- KPI 追蹤：追蹤一組聚焦的關鍵績效指標有助於衡量實際進展。KPI 提供效率、品質與成果的可視性，團隊可利用洞察持續提升表現。
雲端專案管理的未來
- AI 規劃工具：AI 將協助團隊更精準地規劃任務、優先排序工作並分配資源。這能減少猜測並提升決策品質，使規劃更快速且更具適應性。
- 預測時程：未來系統將分析過往專案資料，以預測延誤與風險。團隊可在問題發生前提前調整時程，而非事後被動應對，從而提升交付的可靠性。
- 智慧自動化：自動化將以最少的輸入處理重複性任務和複雜工作流程。核准、交接和更新將自動進行，團隊可以專注於更高價值的工作。
- 統一工作空間：工作將整合到單一平台中，結合任務、聊天與文件，減少情境切換與資訊遺失，使協作更加順暢。
- 進階分析：分析將超越基礎報告，呈現趨勢與績效洞察。領導者可以清楚追蹤工作量、效率與成果，決策將更以數據為依據。
結論
Google 工具為管理專案提供了靈活的起點，特別適合小型團隊和簡單的工作流程。它們支援協作與基本追蹤，但隨著專案規模擴大，仍需大量手動操作。當複雜度提升時，關於自動化、報告和可視化的限制可能會拖慢團隊進度。此時，Lark 脫穎而出，提供整合的工作空間，內建專案視圖、自動化功能以及集中化的溝通。對於需要結構化管理又不想犧牲協作的成長型團隊而言，從基礎工具轉向像 Lark 這樣的統一平台，能夠帶來更好的掌控、更清晰的洞察，以及更可預測的專案成果。
常見問題
Google 專案管理是免費的嗎？
Google 專案管理是做什麼的？
它能幫助團隊規劃任務、共享文件、追蹤進度並即時協作。工作透過多個 Google 應用程式進行管理。大多數流程依賴人工協調。
Google 對企業專案的安全性有多高？
Google Workspace 包含基本的安全功能，如存取控制和兩步驟驗證。它適用於許多團隊。企業通常需要額外的合規性與治理工具。
哪些附加元件能改善 Google 專案追蹤？
第三方附加元件可以新增時間軸、儀表板或自動化功能。這些工具能提升追蹤能力，但也會增加複雜性。許多團隊最終會轉向專用平台，以獲得更深入的功能。
相關閱讀
Table of contents
想瞭解 Lark 嗎？
所有工具盡在一處
節省時間，提高效率
節省高達 70% 的軟體成本
Table of contents
想瞭解 Lark 嗎？
所有工具盡在一處
節省時間，提高效率
節省高達 70% 的軟體成本
© 2026 Lark Technologies Pte. Ltd.