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本指南將幫助新使用者了解如何按照簡單步驟與清楚的說明來完成Jira 建立專案流程。目標是減少首次使用者的困惑，並避免導致混亂設定的錯誤。整個操作說明將解釋哪些選項是重要的，以及如何選擇符合您專案目標的正確設定。雖然 Jira 在結構化專案設定方面非常強大，但有些團隊可能希望擁有更具協作性的環境與連結工具，而這正是像 Lark 這樣的現代平台隨著時間變得更具相關性的原因。
什麼是 Jira？
Jira 是一個結構化的工作空間，包含與特定目標或團隊相關的問題、任務、工作流程、權限以及追蹤元素。每個組織都可以建立符合其營運風格、工作文化與交付流程的專案。了解如何在 Jira 中建立新專案有助於避免設定錯誤，並確保系統能隨著時間以更少的調整邏輯成長。及早學會在 Jira 中建立專案的團隊，也能在責任歸屬與報告方面建立更清晰的架構。
當使用者想在 Jira 中建立專案時，必須記住 Jira 是以問題為基礎來組織所有內容，而非僅僅是簡單的任務。問題包括錯誤、故事、史詩以及許多其他可自訂的類型。權限、角色、檢視、看板以及報告儀表板都依賴正確的專案設定。掌握正確基礎來建立新專案的團隊，通常能達成更佳的擴展性與更容易的報告成果。當多個部門協作時，學會在 Jira 中建立專案就變得更加重要。
圖片來源：atlassian.com
Jira 專案類型說明
本節將幫助使用者在建立 Jira 新專案之前，了解不同的專案類型。許多初學者會選錯選項，之後必須重新開始設定，這會浪費時間與精力。了解如何在 Jira 中建立正確類型的新專案，可確保工作流程更順暢、報告更清晰，並減少重新設定的次數。當你在學習建立 Jira 專案的同時理解專案分類，你的設定將能完美符合你的工作風格。
- 軟體專案：此選項適合管理功能、短衝（Sprint）及缺陷處理的開發團隊。在 Jira 中建立此類別的專案時，Scrum 和看板（Kanban）等工具會立即可用。這對於執行短衝週期的工程與產品團隊非常有幫助。如果你的組織需要待辦事項整理（Backlog Grooming）及版本規劃並搭配問題追蹤，此選項也非常理想。
- 服務專案：此類型專注於服務交付、工單接收、案件處理以及客戶支援。當你學會在 Jira 中建立具備 IT 服務工作流程的專案時，你將能存取申請表單、SLA、佇列以及服務管理報告。這對技術支援團隊、客戶成功團隊以及 IT 協助中心非常有用。系統設計用於處理持續湧入的需求，而非短期衝刺週期。
- 商務專案：此類別適用於內部商務流程、人力資源需求、行銷計畫、財務運作以及核准流程。它簡化了任務管理，且不包含以軟體為核心的元件。當你為非技術團隊在 Jira 中建立新專案時，通常這是正確的起始類別。它提供簡單的看板、狀態以及符合營運工作的報告工具。
- 產品探索專案：此類型專案著重於創意管理、研究、優先順序評分以及產品在早期階段的定義。它適用於創新團隊、創辦人、產品經理以及策略小組。當使用者學會如何使用此模型在 Jira 中建立新專案時，他們將獲得用於優先排序框架、回饋分組以及路線圖思維的工具。
如何在 Jira 中建立專案
本節說明如何使用簡單的引導式指示在 Jira 中建立專案。這些步驟適用於所有版本，包括雲端版本。在遵循這些步驟時，使用者應避免做出任何倉促的設定選擇。清楚理解如何在 Jira 中建立專案可減少長期清理作業的需求。以下是從頭開始在 Jira 中建立新專案的完整步驟順序。
步驟1：進入、註冊並登入
首先前往 Jira 網站。新用戶可以點擊「免費取得 Jira」來註冊，提供工作電子郵件或使用支援的平台，驗證電子郵件，輸入全名，建立安全密碼，並新增公司或專案名稱。現有用戶可以使用其帳號憑證登入以存取儀表板。
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步驟2：選擇專案類型並命名您的專案
選擇你想要管理的專案類型。若是敏捷專案管理，選擇「軟體開發」→「Scrum」以啟用衝刺式工作流程。選擇後，為專案命名（例如：Sheify 網站開發），然後點擊「開始使用」以進入專案工作區與儀表板。
步驟3：邀請團隊成員
透過電子郵件或支援的平台將您的團隊加入專案以進行協作。謹慎分配權限以控制誰可以檢視、編輯和管理任務，然後發送邀請。
步驟4：了解專案結構
熟悉 Jira 的層級結構。待辦清單是一個動態的即將進行工作項目列表。Epic 代表大型的工作範疇，Story 將 Epic 拆分為較小的單位，而 Task 則是 Story 中可執行的項目。在建立工作項目之前，理解此結構至關重要。
步驟5：建立史詩、故事和任務，並加入至短衝
建立 Epic 時，新增摘要、描述、日期、標籤並指派負責人。在 Epic 下新增 Story，包含相關細節、標籤、日期與指派。接著建立 Task，將其連結至 Story 和 Epic，並補充所有必要細節。透過設定開始與結束日期、持續時間及衝刺目標，將這些項目移入 Sprint，以提供明確的行動計畫。
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步驟6：追蹤進度、運用功能並建立新專案
使用看板、時間軸、清單和問題檢視來監控進度，並將任務移動至工作流程的各個階段。利用儀表板、專案頁面、回顧會議，以及與 Slack 或時間追蹤工具等整合功能，來提升協作與效率。必要時，可透過「專案 → 建立新專案」建立新專案，選擇範本及團隊或公司管理的設定，並配置符合團隊需求的看板與工作流程。
建立 Jira 專案後的初始設定
在使用者完成在 Jira 中建立專案後，必須在實際工作開始前調整關鍵元素。正確的後續設定可確保報告清晰、工作流程更佳，以及協作順暢。學會在 Jira 中建立新專案的人不可跳過這些微調步驟，因為它們會直接影響長期的採用情況。以下是需要設定的重要項目。
- 問題類型： 問題類型包括故事、錯誤、任務與史詩。適當的對應能確保報告與分類的準確性。每種問題類型代表不同的工作職能。
- 工作流程： 工作流程將任務推進至已編碼的狀態階段。團隊必須避免增加過多步驟，因為複雜性會降低工作速度。清晰的階段能提升透明度。
- 權限：設定誰可以檢視、編輯、轉換或關閉項目。適當的權限對應可防止意外更新或未授權存取。角色清晰可提升責任感。
- 通知：設定電子郵件觸發、定期更新及升級警示。通知有助於團隊避免錯過截止日期。確保頻率不至於造成負擔。
- 元件與標籤：元件可將項目分組至子類別。標籤提供彈性標記。兩者在專案規模擴大時可提升篩選與報告的效率。
- 待辦清單設定：檢視待辦清單的結構與排序方式。可依優先順序、類別或時間軸分組。乾淨的待辦清單規劃有助於衝刺準備。
- 衝刺設定：若選擇 Scrum，需定義衝刺長度、容量及迭代命名規則。一致性可提升歷史報告的準確性。
初學者在建立 Jira 專案時常犯的錯誤
在 Jira 中建立專案的理解也需要注意常見的初學者錯誤。這些錯誤常導致混淆、重複的設定工作，以及採用率迅速下降。當團隊以較慢且有計劃的方式建立 Jira 專案時，成果會更穩定。以下是應避免的典型錯誤。
- 選擇錯誤的範本：選擇不合適的範本會導致不必要的複雜性或缺少功能，這會迫使重新作業或重新建立一個完整的 Jira 專案設定。
- 選擇錯誤的專案類型：選擇錯誤的團隊管理或公司管理設定可能會造成治理問題，這會影響設定權限和核准流程。
- 工作流程過於複雜：初學者嘗試加入過多的轉換、條件和階段。過於複雜的工作流程會降低執行速度並減少團隊的採用率。
- 分配過多角色：使用者有時會分配不必要的角色與存取權限，這會造成混淆並降低整體的責任標準。
- 看板規劃不佳：看板必須與流程規劃保持一致。缺乏結構的看板會造成追蹤混亂與報告缺漏。
後記
雖然 Jira 提供強大的專案管理功能，但初學者常會遇到一些限制，可能會減緩採用速度並使工作流程更複雜。像是過於複雜的工作流程、看板不一致、權限設定僵化，以及範本或專案類型錯誤等問題，都可能造成混淆並降低效率。尋求更直覺、整合性高的解決方案，將專案追蹤、溝通與自動化結合在一起的團隊，可能會覺得 Lark 是一個很有吸引力的替代方案，因為它簡化了設定，並讓流程在任務、行事曆、文件與審批之間保持連結。
新的替代方案：嘗試使用 Lark 進行集中化且智慧的專案管理
本節說明Lark如何提供不同於傳統系統的專案結構優勢。重點在於靈活的工作模式、跨團隊協作以及資料可視化。已經學會在 Jira 中建立新專案的團隊，仍可使用 Lark 作為強大的連結工作空間，用於規劃、文件協作、分析、溝通與決策。Lark 提供模組化的工作區域，讓溝通、追蹤與檔案在同一平台中保持整合。
多個資料表以完整組織專案
Lark Base 允許團隊在同一專案空間中建立多個資料表，使得可以在不失去上下文的情況下分隔工作流程。一個資料表可以用來追蹤任務，另一個可以管理團隊成員，還有一個可以儲存交付物、資源或里程碑。由於每個資料表都有自己的欄位、檢視和結構，複雜的專案能保持有序而不至於令人感到負擔。這種模組化設計支援從短衝計劃到跨團隊協作的一切，並在單一統一的專案環境中完成。
群組與篩選以結構化專案資料
在Lark Base中的群組與篩選功能可協助團隊整理大量專案資料，讓資訊保持易於瀏覽。群組可依狀態、負責人、優先級、衝刺週期或您自訂的欄位來分類記錄，立即提供工作視覺化的分解。篩選則可將視圖縮小至您所需的內容，例如逾期任務、分配給特定成員的項目，或當前衝刺週期內的任務。這能減少雜訊、加快審查速度，並確保專案經理與團隊成員在不必捲動瀏覽冗長清單的情況下，始終能看到最相關的任務。
多種視圖用於專案的視覺化追蹤
Lark Base 的多重檢視透過讓您從不同角度視覺化並處理資料，提升專案管理效率。網格檢視以列與欄的方式組織資訊，方便追蹤並標準化資料。看板檢視依類別或狀態分組任務，支援即時進度監控，並可透過拖放功能快速更新。甘特檢視提供專案時間表的清晰概覽，讓您調整任務持續時間並協助維持進度。表單檢視簡化資料收集流程，減少輸入錯誤，確保資訊更精確且一致。
雙向連結以同步專案資料
雙向連結可將不同資料表中的記錄互相連接，確保更新在各處保持一致。當記錄發生變更，例如專案階段、負責人或截止日期，該更新會自動反映在所有已連結的資料表中。這能防止資訊不一致、消除重複輸入，並確保每位團隊成員都使用相同且準確的資料來源。這對於涉及資源追蹤、跨部門協作或多資料表工作流程的專案特別有價值。
自動化以自動執行與移除重複性任務
Lark Base 自動化 透過根據專案資料自動建立事件、任務和群組，簡化專案管理並提升團隊協作。它將專案拆分為獨立的任務，並與 Lark 行事曆 同步，以便更佳的排程與明確的責任分工。自動提醒與更新讓團隊成員隨時掌握進度，而反饋或例外情況則會被整理並發送給負責人員，以便及時跟進。
用於更快速專案設定的範本
Lark 包含現成範本，專為專案規劃、報告、任務管理、短衝追蹤、內容製作等設計。這些範本透過提供預先建立的結構（包括欄位、檢視和工作流程）為團隊提供先機。團隊無需從零開始建立每個專案，只需自訂範本，即可在數分鐘內啟動工作。
- 入門方案：永久免費方案，包含 11 款強大工具，最多可供 20 位使用者使用。另提供 100GB 儲存空間、1000 次自動化執行、AI 翻譯等功能。
- 專業方案：每位使用者每月 12 美元（按年計費），最多可供 500 位使用者使用。包含入門方案的所有功能，並提供最多 500 人的群組通話、15TB 儲存空間、50,000 次自動化執行等更多功能。
- 企業方案：聯絡銷售人員以取得自訂價格。支援不限人數使用，並提供更多自動化執行次數及進階的安全性、合規性與管理功能。
明智選擇：在專案管理中比較 Lark 與 Jira
要了解 Lark 與 Jira 在專案管理上的差異，最好從目的、易用性、專案結構、自動化以及報告功能等關鍵面向進行比較。雖然這兩種工具都支援任務管理與團隊協作，但它們的重點、功能與工作流程會因專案類型及團隊需求而有顯著差異。下方的表格突顯了這些不同之處，幫助你評估哪個平台最適合你的工作流程。
如何選擇合適的專案管理環境
本節說明在你已經知道如何在 Jira 中建立新專案後，如何比較系統。每個團隊根據成長、工作量以及溝通模式，都有其獨特需求。在建立多個環境之前，請考慮這些評估因素。正確的選擇能夠支持長期的清晰度與效率。
- 可用性：尋找簡單的導覽與新使用者的學習速度。如果工具需要大量說明，採用速度會減慢。團隊總是偏好直覺化的介面。
- 自訂化：檢查你能在多大程度上調整欄位、工作流程與檢視。自訂化應該有助於提升生產力，而不是造成混亂。
- 工作流程複雜度：選擇符合您營運流程的工具，而不是強行加入不必要的步驟。自然的流程能提升完成速度。
- 跨團隊溝通：資訊共享必須簡單、可搜尋且集中化。當對話能與資料連結時，團隊合作會更順暢。
- 可視性與報告：狀態、進度與指標應該能在不同角色間輕鬆查看。清晰的透明度有助於更快做出決策。
- 自動化深度：自動警示、提醒與觸發能減少人工追蹤。系統應協助團隊保持領先。
- 可擴展性：工具必須在專案規模增加時依然保持良好效能。具備成長準備可確保未來的穩定性。
結論
在 Jira 中建立專案的過程會因採用結構化方法而變得更簡單。選擇正確的專案類型、挑選合適的範本，並在早期規劃工作流程，可避免返工。理解 Jira 如何建立新專案，不僅關乎技術設定，也涉及團隊協作的清晰度與長期報告。一旦正確掌握在 Jira 中建立專案的方法，便能更輕鬆地管理待辦清單、短衝規劃以及跨團隊的進度更新。
需要統一通訊、文件協作、資料庫規劃、自動化與可擴展性的團隊，可以考慮探索連接式工作空間平台。Lark 提供現代化的體驗，讓通訊、文件、行事曆與資料管理集中在一起，無需在多個工具之間切換。這為長期專案的成功提供了平衡的結構與協作的靈活性。
常見問題
在建立專案後，你能在 Jira 中更改專案類型嗎？
使用者在設定完成後，無法直接在某些專案類型之間切換。這就是為什麼從一開始正確學會在 Jira 中建立新專案非常重要。如果選擇了錯誤的選項，有些使用者可能需要重新建立環境，而不是修改現有環境。Lark 可以在建立前協助簡化規劃討論。
在 Jira 中建立專案需要哪些權限？
使用者需要具備系統擁有者授予的管理員級別存取權限或委派的建立權限。若沒有正確的權限，專案建立按鈕將保持隱藏。請務必與團隊管理員確認，以避免延誤。在管理員批准前，Lark 可以支援共享規劃筆記。
多個團隊可以在同一個 Jira 專案中協作嗎？
是的，如果設定正確，多個團隊可以在同一個環境中工作。檢視權限、問題分派以及工作流程角色必須明確定義。缺乏規劃可能導致混淆與重複標籤。Lark 支援共享可見區域以提升結構性。
在 Jira 中，專案金鑰與專案名稱之間有什麼差別？
專案名稱具有描述性，而專案代碼則用於產生如 DEV 或 MKT 之類的問題唯一識別碼。代碼將成為永久參考，並出現在所有任務與報告中。及早規劃可確保長期的清晰度。Lark Sheets 可協助追蹤命名標準。
在建立新專案時，你會如何整理現有的問題？
使用者必須規劃待辦事項分組方法，並選擇標籤、元件或自訂欄位之一。現有的任務可以使用內建工具進行遷移，但事先規劃可減少清理問題。在遷移前於 Lark Docs 中使用結構化的規劃筆記可能會有所幫助。
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