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現代團隊需要能夠平衡清晰度、結構與協作的工具，而Notion 專案管理已成為整理任務、規劃專案以及將文件集中在同一處的熱門方法。它靈活的資料庫、視覺化檢視以及可自訂的範本，讓個人與小型團隊能建立完全符合需求的工作流程。但這種靈活性也伴隨著取捨，包括需要手動設定、自動化功能有限，以及隨著工作區規模與複雜度增加而出現的效能挑戰。
在這份完整指南中，我們將探討 Notion 如何支援專案管理、其核心功能、範本與使用者評價，以及它的限制。
什麼是 Notion 專案管理？
Notion 專案管理是指使用 Notion 靈活的工作空間，透過可自訂的資料庫、關聯檢視以及視覺化儀表板來規劃、組織與追蹤專案。團隊與個人可用它在同一處管理任務、截止日期、文件與協作。由於 Notion 支援看板、行事曆、時間軸與清單檢視，使用者可以依自身需求來安排工作流程。另一方面，Notion 專案管理範本可協助團隊快速上手，而關聯資料庫、彙總與多檢視儀表板等功能，則能建立可擴充的系統。
許多使用者欣賞使用 Notion 進行專案管理能將任務、筆記與規劃整合在單一介面中。然而，建立完整的 Notion 專案管理儀表板或在 Notion 中設定專案管理，通常需要手動配置。整體而言，Notion 適合尋找可自訂且具視覺化的專案管理工具，並能適應多樣化工作流程的團隊。
圖片來源：notion.com
Notion 的專案管理核心功能
Notion 的專案管理功能將結構、可視性與協作整合到單一工作空間，團隊可以依任何工作流程進行調整。其靈活性使其適用於任務追蹤、文件編寫、資料庫管理以及跨部門規劃。透過可自訂的儀表板與共享工作空間，團隊能在集中知識的同時簡化執行流程。Notion 的模組化設計讓每個專案都能在不更換工具或系統的情況下持續發展。
任務與專案追蹤
- 看板、行事曆、清單、時間軸：這些檢視方式可依團隊需求以多種格式呈現工作。看板適合用於工作流程階段，行事曆突顯排程，清單用於結構化任務，時間軸則支援長期規劃與跨部門協作。
- 狀態標籤、負責人、優先級：任務可分配明確的負責人與優先級，以避免產生不確定性。狀態標籤有助於追蹤多個專案階段的進度。此結構可確保責任明確並提升工作負載管理。
資料庫與連結檢視
Notion 資料庫允許團隊以集中且結構化的格式儲存任務、資源和專案資產。連結檢視讓多個團隊能從不同角度查看相同的資料。這提升了可擴展性並減少專案間的重複。
- 可自訂欄位：團隊可以定義欄位，例如截止日期、標籤、評分或相依性。自訂化確保資料庫適用於任何工作流程或部門。這能提升清晰度並保持所有項目的資料一致性。
- 關聯檢視：關聯功能允許兩個資料庫互相連結，將任務與專案、資產或團隊成員關聯起來。彙總功能可自動生成摘要，例如任務總數或完成進度。這種關聯結構支援更深入的分析與更佳的報告。
- 多資料庫儀表板：儀表板將多個資料庫檢視整合成一個指揮中心。團隊可以在不切換頁面的情況下追蹤優先事項、交付項目和關鍵績效指標（KPI）。這有助於領導者即時掌握各工作流程的狀況。
文件與專案規劃
Notion 將文件與專案執行結合在同一空間。團隊可以在不依賴其他工具的情況下，維護從標準作業程序（SOP）到產品規格的所有內容。這能減少情境切換並保持資訊隨時可得。
- 知識庫、筆記、路線圖：知識庫為長期知識分享提供結構化文件。筆記有助於記錄想法、會議重點與快速參考。路線圖則為持續進行的專案與產品開發提供策略方向。
- 集中管理想法、規格、SOP 和專案簡報：將所有文件集中管理可減少團隊間的分散情況。資訊能保持最新，並在執行過程中方便參考。這有助於在規劃與實施階段保持一致性。
協作功能
- 留言、提及、更新：團隊成員可以即時討論任務、標註同事並留下更新。這能讓所有人保持一致，並減少反覆溝通。留言會附加在相關的專案項目上。
- 共享與工作區層級協作：Notion 允許在團隊內部或與外部合作夥伴進行受控的共享。工作區權限有助於管理對敏感或正在進行的專案的存取。這確保了所有利害關係人之間的順暢協作。
快速設定的範本
範本透過提供不同專案類型的現成結構來節省時間。它們有助於在團隊間標準化工作流程，確保一致性，特別是在擴展專案管理實務時。
- Notion 自有的專案範本：Notion 提供預先建立的範本，適用於短衝、任務清單、產品路線圖等。這些範本幫助團隊在不必從零開始的情況下快速啟動，並且高度可自訂以符合特定工作流程。
- 社群範本：Notion 社群提供橫跨各行各業的數千個範本。這些範本可協助團隊探索已由他人測試過的創意工作流程，減少設定時間並擴展使用情境。
- 工程、行銷、設計專案範本：專門的範本支援技術規劃、行銷活動管理與創意工作流程。每個範本都具備符合部門需求的結構，有助於簡化多元團隊的規劃流程。
Notion 專案管理儀表板
儀表板將多種專案檢視整合在一起，以支援全面的監控。團隊可以追蹤工作量、時程與里程碑，協助以數據為基礎進行決策，並保持績效透明。
- 多視圖儀表板：這些儀表板將看板、時間軸、表格和圖表整合到同一頁面。它讓團隊能在不同視圖間切換而不失上下文，所有內容保持有序且易於存取。
- 投資組合概覽：投資組合視圖協助領導者監控進度，涵蓋不同專案。它們突顯延誤、相依性及高優先工作的情況，從而提升策略規劃與資源分配。
- 團隊工作量可視性：工作量指標顯示任務在團隊成員間的分配情況。這可防止過勞並確保任務分配均衡，同時協助管理者優化產能規劃。
- OKR 追蹤器：Notion 儀表板可用於追蹤目標與關鍵成果，以確保責任落實。團隊可以將任務連結到 OKR，以更好地與目標對齊。這能提升以成果為導向的執行力與績效監控。
Notion 價格方案
- 免費版：價格：$0/每位使用者/月。主要功能包括無限頁面與區塊、協作工作區、基礎資料庫、基礎版本歷史，以及行動裝置存取。
- 進階版：$10/每位使用者/月（按年計費）或每月 $12。主要功能包括無限檔案上傳、30 天版本歷史、進階權限設定、更多資料庫功能，以及更完善的分享控制。
- 商務版：$20/每位使用者/月（按年計費）或每月 $20。主要功能包括 Plus 版的所有功能，另外還有 SAML SSO、進階工作區控制、使用者佈建、私人團隊空間，以及提升的自動化限制。
- 企業版：自訂（聯絡業務）。主要功能包括進階安全性與合規性、稽核日誌、專屬成功經理、資料駐留、保證正常運作時間，以及企業級控制。
圖片來源：notion.com
如何使用 Notion 進行專案管理
使用 Notion 進行專案管理，是一種簡單的方法，可以在一個靈活的工作空間中組織任務、專案和文件。初學者可以從範本開始，逐步建立結構化工作流程，並隨著團隊需求擴展。透過可自訂的資料庫、多種檢視方式以及協作工具，Notion 能適應任何專案風格。這使它非常適合用於規劃、執行、追蹤，以及建立統一的資訊來源。
步驟 1：選擇範本或從零開始
Notion 提供專案範本，例如看板、時間軸、任務清單和路線圖，讓初學者能快速完成設定。如果想完全掌控結構與欄位，也可以從零開始。範本能確保一致性，同時減少專案規劃的設定時間。
步驟 2：建立資料庫屬性
新增狀態、優先順序、負責人、到期日和標籤等屬性，有助於組織任務並標準化工作流程。這些屬性能建立清晰的結構，提升跨團隊的追蹤與報告效率。透過自訂欄位，你可以依任何方法論調整專案工作空間。
步驟 3：建立多視圖專案頁面
Notion 提供多種視圖，例如看板、行事曆、表格、清單和時間軸，讓您從不同角度管理任務。每種視圖都能提供關於截止日期、工作量和里程碑的獨特洞察。多視圖頁面有助於團隊採用靈活的專案追蹤與敏捷工作流程。
步驟 4：新增文件、簡報與背景資訊
使用 Notion 的頁面集中儲存需求、會議記錄、標準作業程序（SOP）以及專案簡報。將文件與任務放在同一處可減少情境切換並提升團隊的清晰度，亦能支援知識管理與跨部門協作。
步驟 5：建立儀表板以提升團隊與管理層的可視性
步驟6：建立工作區規則與命名慣例
一致的命名、資料夾結構與工作流程規則，能在專案成長的同時保持工作區的有序。共享的標準有助於團隊避免雜亂並維持版本控制。清晰的慣例也能支援長期的可擴展性與專案治理。
Notion 專案管理評價：使用者喜愛的部分
Notion 專案管理評測經常強調該工具如何在靈活性與易用介面之間取得平衡。使用者欣賞 Notion 能適應不同的工作流程，無論是任務管理、文件編寫，或建立自訂儀表板。其模組化的工作區對於希望擁有統一規劃與執行平台的團隊特別有吸引力。這些優勢經常出現在論壇、社群與評測平台的使用者回饋中。
- 高度靈活的結構：使用者喜歡 Notion 能讓他們依照自己的需求設計專案工作流程，從簡單到進階皆可。可自訂資料庫、欄位與版面配置的功能，支援個人化的專案系統。這種靈活性使 Notion 的專案管理適用於多種風格，包括敏捷、看板以及路線圖規劃。
- 文件與任務整合於同一處：一大優勢是將文件與任務追蹤整合在同一個工作空間中。團隊可以透過連結資料庫，將規格、會議記錄、簡報與任務相互關聯。這能減少資訊分散並提升整體專案的可視性。
- 適合個人貢獻者或小型團隊：Notion 經常因其輕量化的設定而受到讚譽，非常適合自由工作者、創作者以及小型團隊。它的簡單性讓使用者能在不需要複雜工具的情況下管理專案、目標與工作流程。這使得在 Notion 中進行專案管理對初學者來說更容易上手。
- 以直覺性與視覺化著稱：使用者形容 Notion 介面乾淨、視覺化且易於瀏覽，尤其是與傳統專案管理軟體相比。拖放功能與多視圖版面有助於清楚呈現任務與優先順序。這種直覺化的設計促使 Notion 在規劃與任務管理方面廣受歡迎。
Notion 在專案管理上的限制
Notion 是一個功能強大的工作空間，但使用者評論常指出，當用於全面性的專案管理時，它存在一些限制。雖然在輕量規劃、文件編寫以及個人效率方面表現良好，但當專案規模變大或變得更複雜時，它可能會遇到困難。許多團隊發現自己必須依靠替代方案來管理進階的工作流程。這些常見的挑戰顯示了為什麼 Notion 的專案管理對於快速成長的團隊或結構化的運作來說，未必總是理想的選擇。
- 缺乏明確架構時容易變得混亂：Notion 的靈活性在團隊未設定清晰規則、範本及命名規範時，反而成為缺點。缺乏架構會讓頁面迅速增加，資料庫變得不一致。這種缺乏標準化的情況，會讓在 Notion 中進行專案管理隨著時間推移感覺越來越混亂。
- 不適合進階排程或相依性：Notion 原生不支援技術或企業專案所需的複雜相依性、關鍵路徑或詳細排程。使用者經常依賴手動替代方法來追蹤阻礙因素與時間表。這限制了需要結構化專案排程工具的團隊採用。
- 與專用系統相比自動化功能有限：雖然 Notion 透過按鈕與整合提供基本的自動化功能，但缺乏專用平台中的工作流程自動化。像提醒、核准與升級等例行任務通常必須手動完成。這會拖慢需要高效率、自動化專案管理工作流程的團隊。
- 大型資料庫的效能問題：隨著團隊擴張與資料增加，Notion 資料庫在載入或編輯時可能變慢或延遲。這會影響儀表板、關聯設定以及多視圖專案頁面。這些效能限制使得在 Notion 中進行大規模專案管理變得具有挑戰性。
- 需要手動設定與維護：大多數在 Notion 中的專案設定都需要自訂配置——建立資料庫、連結視圖、定義屬性以及維護結構。為了避免雜亂並保持一致性，需要定期維護。這對偏好現成專案管理系統的團隊來說會增加額外負擔。
- 對於大型公司而言，權限規則可能顯得過於簡化：Notion 的存取控制對小型團隊運作良好，但可能缺乏大型組織所需的細緻權限設定。管理可編輯、檢視或建立項目的人員，在規模擴大時可能變得複雜。這可能限制需要嚴格治理與合規的大型企業的採用。
認識 Lark：更聰明的專案管理替代方案，比 Notion 更佳
Lark 為團隊提供一個統一的工作空間，用於規劃專案、追蹤進度，並確保每項任務順利推進。它將任務、即時文件、聊天與工作流程整合在一起，讓團隊無需在不同工具間切換。透過靈活的專案檢視與結構化資料庫，Lark 支援從日常任務追蹤到長期規劃的一切需求。其內建的自動化功能可減少人工操作，幫助專案更快推進並降低錯誤率。團隊還可以建立儀表板，以便在不同職能與管理層級間即時掌握狀況。總體而言，Lark 為專案管理提供了一個比 Notion 更精簡且可擴展的替代方案。
多個表格以進行結構化追蹤
透過Lark Base 中的表格，團隊可以在多個表格中組織專案，以捕捉每個細節——無論是依任務、負責人、里程碑、衝刺週期或部門。這能讓您將大型計畫拆分成較小且可管理的部分，同時將所有資料保存在一個有條理的環境中。隨著專案成長，表格能在不增加複雜度的情況下維持秩序與清晰度。
多重檢視以進行視覺規劃
Lark 支援多種檢視，協助團隊即時掌握進度。看板檢視能顯示任務從「待辦」到「已完成」的流動，使狀態檢視清楚且快速。甘特圖檢視則突顯時程、相依性與重疊情況，讓團隊完整掌握時間表與工作量。切換不同檢視可讓所有人保持一致，不論他們偏好的工作方式為何。
群組與篩選器以便快速導覽
雙向連結以確保資料一致性
雙向連結可將不同資料表中的資訊互相連接，確保更新在各處保持一致。當細節變更時——例如任務負責人或截止日期——相關資料表中的對應欄位會自動更新。這能防止重複、減少錯誤，並幫助團隊在快速推進的專案中維持單一且可靠的資訊來源。
自動化以更順暢地執行
Lark Base 自動化功能支援自動提醒與工作流程動作，協助團隊保持工作動能。您可以在項目逾期時觸發警示、在狀態變更時建立任務，或在里程碑臨近時自動通知負責人。這些自動化工作流程功能可減少人工追蹤，並確保專案按計畫進行。
Lark Docs 用於協作規劃
專案團隊可以在Lark Docs中使用文字、圖片、影片、試算表及MindNotes進行腦力激盪、規劃與工作記錄。每份文件都與專案保持連結，讓團隊能輕鬆附加簡報、列出需求、保存會議記錄，並在不離開工作空間的情況下追蹤決策。
行程與截止日期的日曆
每日進度追蹤的任務
- 入門方案：永久免費方案，包含 11 個強大的工具，最多可供 20 位使用者使用。另提供 100GB 儲存空間、1000 次自動化執行、AI 翻譯等功能。
- 基本方案：每位使用者每月 6 美元（按年計費），最多可供 500 位使用者使用。包含入門方案的所有功能，並提供最多 500 人的群組通話、5TB 儲存空間、1000 次自動化執行等功能。部分使用者可能需要聯絡銷售人員以了解更多關於此方案的資訊。
- 專業方案：每位使用者每月 12 美元（按年計費），最多可供 500 位使用者使用。包含入門方案的所有功能，並提供最多 500 人的群組通話、15TB 儲存空間、50,000 次自動化執行等功能。
- 企業方案：聯絡銷售團隊以取得自訂報價。支援不限使用者人數，並包含更多自動化執行次數以及進階的安全性、合規性與管理功能。
Lark 的專案管理範本
Lark 專案管理範本提供現成的結構，協助團隊快速啟動專案，而不必從零開始建立系統。這些範本涵蓋規劃、追蹤、審查與報告，適用於簡單及複雜工作流程。每個範本都包含有組織的檢視、欄位與版面配置，讓團隊能立即開始工作。無論是管理任務、路線圖或需求，Lark 的範本都提供一致的基礎，並可隨著專案發展進行自訂。
Lark Base - 專案管理
Lark Base 專案管理範本為團隊提供一個有結構的方法，將任務、里程碑、負責人與時間表集中在同一工作空間中。它包含靈活的檢視方式，例如表格、看板以及甘特圖時間線，方便在規劃與執行之間切換。內建的欄位與關聯功能有助於團隊追蹤相依性並在各工作流程中保持清晰。此範本非常適合希望擁有可立即使用且能隨專案複雜度成長而擴展的系統的團隊。
多專案追蹤器
此專案追蹤器範本可協助團隊同時監控多個專案，透過整合狀態、負責人、截止日期及進度指標等關鍵細節，讓團隊清楚掌握各項計畫的推進情況，從而更容易進行優先順序設定與資源分配。透過分組與篩選檢視，團隊能即時找出高優先級或有風險的專案。此範本對需要在多個工作流程中擁有單一真實資訊來源的管理者特別有用。
專案請求清單
專案請求清單範本為團隊提供了一個結構化的申請系統，用於收集、審核及核准新的專案提案。它將所有收到的請求集中管理，避免在聊天或電子郵件中遺失。透過包含優先順序、申請人詳細資訊、影響範圍及所需資源等欄位，團隊能夠一致地評估每個請求。此範本非常適合需要清晰、有條理的工作流程來進行申請、分類及決策的組織。
商業分析
商業分析範本可協助團隊將複雜的計劃分解為清晰的洞察、數據點與行動項目。它提供了結構化的區塊，用於目標、指標、利害關係人意見及分析結果，使分析更有組織且可重複使用。透過儀表板式的視圖，團隊能夠視覺化趨勢並隨時間追蹤建議的進展。此範本非常適合需要可靠框架以做出明智決策的分析師、策略專家及專案負責人。
路線圖
路線圖範本可協助團隊透過映射專案、里程碑與時間表，以清晰的視覺版面規劃長期計劃。它提供一種有組織的方式來傳達優先事項、階段與相依性，讓每個人都能了解接下來的安排。透過時間軸與看板視圖，團隊可以放大視野進行策略規劃，或縮小視野以獲得執行層面的清晰度。此範本非常適合需要讓利害關係人對未來計劃與即將交付成果達成共識的產品團隊、專案負責人與管理者。
Notion 與 Lark：功能比較（高層級）
結論
Notion 專案管理提供了靈活性、可自訂性，以及直覺化的視覺介面，深受許多個人與小型團隊的喜愛。它能將文件、任務與儀表板整合在一起，使其成為一個多功能的工作空間，特別適合喜歡自行建立系統的團隊。然而，這種靈活性同時也帶來挑戰——需要手動設定、自動化功能有限、大規模使用時的效能問題，以及持續維護結構的需求。隨著團隊成長，這些限制可能使在各專案間維持清晰度與一致性變得更加困難。
對於希望擁有更有架構、可擴展且高度連結環境的團隊而言，Lark 提供了一個整合任務、文件、聊天、自動化與多視角追蹤的替代方案於單一工作空間中。它能減少手動負擔、提升協作效率，並輕鬆支援更複雜、跨職能的專案。如果你正在尋找一個能將規劃、執行與協作整合在一起的現代化工作空間，探索 Lark 會是值得考慮的下一步。
常見問題
Notion 適合團隊嗎？
Notion 對於重視靈活性並希望擁有可依自身流程調整的工作空間的團隊來說，是一個強而有力的選擇。它結合了文件、任務與資料庫，對於協調小型或更具敏捷性的團隊工作非常有用。然而，團隊通常需要投入時間在結構與維護上，以確保一切井然有序。對於正在成長、偏好內建協作一致性與更順暢協調的團隊而言，Lark 提供了一個更統一的環境，內建即時聊天、文件、任務與自動化功能。
有哪些最適合專案管理的 Notion 範本？
常見的 Notion 專案管理範本包括任務看板、產品路線圖、工程衝刺、OKR 追蹤器以及多專案儀表板。這些範本有助於減少設定時間，並為團隊提供可自訂的起始架構。然而，維護這些範本仍需要手動更新以及一致的工作空間規則。Lark 提供可立即使用且自動化程度更高的範本，使擴展與跨團隊追蹤更加容易。
Notion 可以取代傳統的專案管理工具嗎？
Notion 可以取代傳統工具，適合重視簡潔、文件化以及彈性版面的團隊。它在任務追蹤、知識分享以及建立輕量化工作流程方面表現良好。但需要進階排程、相依性或自動化流程的團隊，隨著時間可能會覺得 Notion 有所限制。像 Lark 這樣的平台則提供更有結構的工作流程、多表格資料庫以及內建自動化功能，更適合複雜的作業。
我該如何在 Notion 中建立專案儀表板？
在 Notion 中建立專案儀表板時，可以結合已連結的資料庫、篩選檢視、匯總以及自訂欄位，以追蹤任務、負責人和時間表的進度。這讓團隊能設計符合自身工作流程的儀表板，但通常需要仔細規劃與手動調整。對於希望更快速設定的團隊，Lark 提供多視圖儀表板與自動更新的資料結構，簡化跨部門的可視化。
對於團隊專案，Notion 的最佳替代方案是什麼？
尋找 Notion 替代方案的團隊，通常會考慮擁有更強自動化功能、結構化任務模組以及內建溝通功能的平台。Lark 的優勢在於它將專案管理、文件、聊天、會議、工作流程與儀表板整合在同一個連結的工作空間中。這減少了在不同工具間切換的需求，並幫助團隊在專案成長過程中保持清晰。對於需要更整合專案執行環境的跨職能團隊而言，這尤其有效。
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