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您的團隊是否難以跟上進度？您是否發現任務常常被遺漏，溝通支離破碎，且您的運營流程感覺比協調更混亂？如果這聽起來很熟悉，您並不孤單。許多組織都面臨這些挑戰，但解決方案通常在於理解BPM與工作流程之間的關係。這涉及掌握個別任務的工作流程管理以及整體運營的更廣泛業務流程管理。透過利用業務流程管理工作流程自動化工具，您可以開始為工作方式帶來秩序與效率。
這些概念提供了一個結構化的框架，將工作從「待辦」推進到「完成」，並確保您團隊的所有努力都與更大的公司目標保持一致。可以將它們視為卓越運營的藍圖。
在本指南中，我們將解密這些關鍵領域。我們將拆解每個術語的含義，探討BPM與工作流程辯論中的關鍵差異，並展示它們如何協同推動成功。我們還將深入探討它們能為您的組織帶來的實際效益，以及整合平台如何幫助您充分發揮其潛力。讓我們開始吧。
了解工作流程與業務流程管理
「工作流程」和「業務流程管理」（或稱BPM）這兩個術語常被交替使用，但它們代表兩個不同且相互關聯的概念。了解它們之間的差異是優化您的業務流程的第一步。一者關注任務所遵循的具體路徑，另一者則關注整個過程。讓我們逐一解析這兩個概念。
什麼是工作流程管理？
工作流程的核心是一個結構化且可重複的任務序列，旨在完成特定的工作。它是完成某件事的「方法」。可以將其比喻為接力賽：接力棒（任務）按照預定的順序從一個人傳遞到下一個人，直到抵達終點線。每個步驟都有明確定義，路徑是線性的。
因此，有效的工作流程管理是指創建、組織和監控這些序列，以確保它們運行得盡可能順暢且高效。常見的例子包括批准休假申請、發布部落格文章或完成入職流程。例如，當您能建立一個可自訂的狀態工作流程，視覺化追蹤每個銷售機會從潛在客戶到成交的過程時，管理銷售管道就變得更加清晰，這是像Lark Base這類平台的核心功能。工作流程管理的目標是自動化並簡化這些重複性任務，以節省時間並減少錯誤。
什麼是業務流程管理？
如果工作流程是一條單一路徑，那麼業務流程管理（BPM）就是整張地圖。BPM 是一門更廣泛且具策略性的學科，專注於設計、分析及持續改進推動組織目標的複雜端到端流程。它不僅僅是單一任務的序列，而是協調多個工作流程、人員、數據和系統，以達成重要的業務成果。
BPM 回答了您營運中的「什麼」與「為何」。此方法不僅聚焦於「核准發票」這樣的單一任務，而是涵蓋整個「採購到付款」流程，包括供應商選擇、採購訂單建立、發票核准及付款處理的工作流程。真正的 BPM 需要連結客戶生命周期的不同階段。例如，像Lark這樣的全方位平台，能在單一系統中管理從售前潛在客戶追蹤到售後專案管理的所有環節，避免數據孤島並確保無縫的客戶旅程。有效的 BPM 是推動業務效率的關鍵因素。
工作流程與 BPM：差異及如何協同運作
BPM 與工作流程的主要區別在於範圍與焦點。有效的工作流程管理是戰術性的，專注於高效完成特定任務；而 BPM 是策略性的，著眼於優化整個業務功能，使其與組織目標保持一致。
以下是簡單的說明：
- 範圍：工作流程是微觀層級的任務序列。業務流程則是多個工作流程的宏觀集合。
- 目標：工作流程旨在正確完成單一工作。業務流程管理則透過持續改進來提升整體業務績效與敏捷性。
- 重點：工作流程管理關注的是「如何」執行。業務流程管理則關注「做什麼」及「為何」這兩個層面。
然而，兩者並非互斥，而是深度相依。沒有良好設計的工作流程，就無法有效管理流程。工作流程是構成較大業務流程的基本組件。讓它們協同運作的關鍵之一是自動化。現代工具允許您設定觸發條件——例如新增一筆記錄——以啟動一連串動作。Lark以直覺式的工作流程建構器簡化此過程，使業務流程管理工作流程自動化不再僅限於IT專家，而是人人皆可使用。
最終，理解業務流程管理與工作流程之間的關係，對於打造具韌性且高效率的組織至關重要。這也是統一平台發揮價值的所在。Lark旨在同時管理個別工作流程與整體業務流程，確保每項任務皆與您的策略目標一致。
工作流程與業務流程管理的好處
採用結構化的方法來有效管理工作流程和流程管理，不僅僅是製作整齊的圖表和流程圖。這是關於提供真實且可衡量的成果，能夠從根本上改變您的業務運作方式。當您做對時，您將啟動一個強大的引擎，促進成長、流程效率和團隊滿意度。
以下是您可以期待的一些最重要的好處：
- 提升效率與生產力
正確的工作流程自動化能改善您的運營。透過自動化例行任務並建立清晰、標準化的步驟，您可以消除浪費的時間和精力。團隊成員清楚知道他們需要做什麼以及何時完成，這意味著花在手動協調上的時間減少，更多時間投入於高價值工作。這種清晰度大幅加快了專案完成和日常運作的速度。
- 提升透明度與可見性
- 更高的一致性與品質
標準化的工作流程確保每項任務每次都以相同方式執行，這對維持品質及確保合規性至關重要。無論是處理客戶支援工單或是月底結帳，一致性都能降低人為錯誤的風險，並為您的客戶與利害關係人保證更可靠且可預測的結果。
- 提升敏捷性與擴展性
在不斷變化的市場中，快速適應的能力是一種超能力。明確定義的流程比混亂且臨時的流程更容易分析、修改與改進。這使您的組織更具敏捷性，能迅速調整策略或擴大營運規模，以滿足新需求，同時不犧牲品質或流程效率。
要達成這些效益，需要一個既靈活又強大的工具。Lark 提供一套全方位的解決方案，讓您不僅能設計這些流程，還能無縫協作，將策略計畫轉化為日常的卓越營運。
Lark 如何重新定義工作流程與業務流程管理
概述
選擇合適的工具與定義流程同樣重要。傳統方法常依賴一堆彼此分離的應用程式——一個用於聊天，另一個用於試算表，還有第三個用於專案管理。這造成資訊孤島與摩擦，迫使團隊不斷切換工作情境。這正是業務流程管理與工作流程經常出現問題的地方。
有更好的方法。Lark 是一個整合平台，旨在打破這些障礙。它將溝通、協作、資料管理與自動化整合於一個無縫的工作空間中。團隊不必再使用多個工具，而能從一個中央樞紐設計、執行並監控每個業務流程，將零散的工作流程轉變為統一且高效的系統。
特色功能
Lark 不僅僅是一組工具的集合；它是一個整合生態系統，每個功能協同運作以支援您的業務流程管理工作流程需求。以下是該平台如何賦能您的團隊：
- 可自訂的工作流程，滿足各種業務需求
平台的核心是Lark Base，一個強大且易於使用的資料庫，讓您為任何流程建立自訂應用程式。您可以建立量身打造的狀態工作流程，追蹤從銷售線索、專案里程碑到候選人管道的各種事項。憑藉強大的工作流程功能與多樣的檢視方式，如看板、甘特圖和行事曆，團隊能以最合適的方式視覺化工作流程，使 Lark Base 成為您業務流程管理工作流程自動化的理想引擎。
- 直覺且易於使用的自動化，適合所有人
您不需要成為開發者即可自動化您的工作。Lark 的工作流程自動化功能採用簡單的觸發與動作邏輯。設定規則以自動化重複性任務非常容易，例如當記錄更新時在Lark Messenger發送通知、當交易達到特定階段時指派任務，或在截止日期前發送提醒。這使得強大的工作流程自動化對整個團隊都能輕鬆使用。
- 整套工具的無縫整合
真正的效率來自整合。在 Lark 中，不同工具之間的流程自然流暢。您可以直接從聊天中發起視訊通話，在行事曆事件中連結共用文件，或將Lark Base資料表的即時視圖嵌入 Lark 文件中作為專案報告。這種互聯確保上下文不會遺失，協作能在工作進行的地方輕鬆完成。
- 集中且精簡的審核流程
審批是任何組織中關鍵的工作流程。Lark 審批將整個流程集中管理。您可以使用超過100個現成範本，適用於人力資源、財務和行政申請，或從零開始建立自訂工作流程。所有申請均可在 Lark 中提交、追蹤和審批，通知功能確保所有人隨時掌握狀況，避免無止境的電子郵件串連。
- 端到端的專案與任務管理
複雜的商業流程可透過 Lark 任務拆解為可管理的步驟。您可以建立任務清單、設定截止日期、指派責任，並建立包含子任務的層級結構。為了全面掌握，這些任務可連結至 Lark Base 中管理的較大專案，確保個別貢獻始終與整體策略目標相連結。
- AI 驅動的協助提升效率
AI 貫穿整個平台，協助您更聰明地工作。在 Lark Base 中，AI 可協助從文本中智慧擷取資訊、自動生成內容及翻譯。會議期間，Lark 會議記錄利用 AI 生成可搜尋的文字稿，確保關鍵決策與行動項目不遺漏。這種智慧協助有助於簡化工作流程，減少手動操作，提升生產力。
- 無與倫比的價值與成本效益
使用專門的BPM工具來建立完整的技術堆疊可能非常昂貴。通訊訂閱、試算表訂閱以及專案管理訂閱很快就會累積起來。Lark提供一套完整且整合的套件，價格實惠且單一。透過將您的工具整合到一個平台，不僅提升了業務效率，還能實現顯著的節省，使強大的BPM軟體對各種規模的團隊都能負擔得起。
👉試用Lark節省計算器：切換到Lark的專業方案可帶來顯著的成本節省——例如，一家擁有100名員工、使用Slack、Google Workspace和Airtable的公司，透過整合工具到Lark，每年可節省約25,200美元。
實際案例：使用 Lark 進行工作流程與業務流程管理
理論很棒，但親眼見證這些概念在實踐中的運作更令人振奮。各行各業的公司都在使用 Lark 來改造其運營、簡化複雜流程並促進更佳的協作。以下是一些組織如何利用該平台建立更高效工作流程的例子。
科技：提升全球協作
挑戰：作為一家快速成長的人工智慧與科技公司，該公司在全球分布的團隊間面臨溝通分散的問題。使用多個應用程式導致資訊孤島和安全疑慮，拖慢了跨部門專案和決策流程。
使用 Lark 的解決方案：該公司將整個團隊遷移至 Lark，建立了單一的真實資訊來源。他們使用 Lark Messenger 進行安全且即時的溝通，並利用 Lark Base 進行專案管理，從而簡化了開發工作流程。此整合提升了跨團隊協作效率 40%，並為其混合工作團隊建立了統一的業務流程。
零售：零售營運與研發數位化
挑戰：擁有超過 300 家門市的知名零售連鎖，其門市檢查流程仍採手動方式，依賴效率低落的試算表和聊天群組。其研發週期也因部門間冗長的反饋迴圈而緩慢。
使用 Lark 的解決方案： 該公司利用 Lark Base 建立了數位門市巡檢系統。經理們現在使用行動裝置上的表單提交標準化報告，創造出高效率且可追蹤的工作流程。他們也在 Base 上管理整個研發流程，這使產品開發前置時間縮短了 15%，並簡化了新設計的審核流程。
人力資源：自動化招聘工作流程
挑戰：一家招聘機構使用手動試算表管理大量候選人和客戶資料。此流程耗時且易出錯，且難以追蹤候選人在招聘生命週期中的進度。
使用 Lark 的解決方案： 該機構在 Lark Base 上建立了完整的招聘管理系統，將所有候選人和客戶資訊集中管理。他們創建了自動化工作流程來追蹤每位候選人的狀態，從初次聯繫到安置完成。此轉變消除了手動資料輸入，提升了營運效率，並提供了對整個業務流程的清晰可見性。
餐飲業：為智慧販賣機簡化前線作業
挑戰：一家經營大型智慧販賣機網絡的公司，面臨與前線作業團隊溝通效率低落的問題。庫存和機器維護的報告緩慢且無組織，導致補貨和維修延誤。
使用 Lark 的解決方案：該公司將 Lark 作為其核心營運工具。他們為不同區域建立了專屬的聊天群組，並利用 Lark Base 表單讓前線員工能夠即時從手機回報庫存狀況及機器問題。這創造了一個從問題回報到解決的無縫工作流程，大幅加快了維修和補貨的速度。
工作流程與業務流程管理的未來
工作的本質正在改變，工作流程與業務流程管理的領域亦然。未來不僅僅是自動化更多任務，而是打造更智慧、更具適應性且以人為本的系統。產業正從僵化的自上而下流程，轉向動態且智能的工作流程，賦能團隊發揮最佳表現。
數個關鍵趨勢正在塑造這個未來：
- 超自動化的崛起：這不僅僅是簡單的任務自動化。超自動化是指利用像機器人流程自動化（RPA）、人工智慧和整合平台等多種工具，識別並自動化盡可能多的業務流程。目標是打造一個完全優化、自我運行的組織。
- 人工智慧作為策略夥伴：人工智慧將扮演更重要的角色，從執行任務者轉變為策略顧問。AI將分析流程數據，預測瓶頸，提出優化建議，甚至自動化複雜的決策，讓團隊能專注於策略與創新。
- 透過低程式碼與無程式碼實現民主化：建立和管理工作流程的能力不再侷限於IT部門。像Lark Base這樣的低程式碼和無程式碼平台，賦予「公民開發者」——實際執行工作的人——設計、建立並調整自己的工作流程軟體解決方案的能力，且無需撰寫任何程式碼。這加速了基層的創新。
- 聚焦整體體驗：BPM的未來不僅關乎效率，也關乎員工與客戶體驗。流程將被設計得更直覺、協作且無縫，減少摩擦並提升所有相關者的滿意度。
隨著這些趨勢的融合，對於一個單一、智慧且靈活的平台的需求比以往任何時候都更為迫切。Lark正是為這樣的未來而設計，提供團隊建構下一代業務流程所需的整合且由AI驅動的工具。
結論
掌握工作流程與業務流程管理不再是大型企業的奢侈品，而是任何追求永續成長與卓越營運的組織的基本需求。透過理解戰術性工作流程與策略性業務流程之間的區別，您可以開始建立更高效、透明且靈活的運作模式。其好處顯而易見：團隊生產力提升，品質更為穩定，整個組織也更能適應變化。
然而，正確的策略需要適當的工具。依賴分散的應用程式會產生摩擦，削弱您的努力。流程管理的未來在於整合平台，將工作中的每個面向——從溝通與協作到資料管理與自動化——匯聚於單一統一的環境中。真正的轉型就在此發生，將精心設計的流程轉化為具體成果。
如果您準備好簡化營運並釋放團隊的全部潛能，統一平台就是關鍵。Lark 提供一站式解決方案，管理您的日常工作流程與整體業務流程，助您打造更緊密連結且高效的未來。
常見問題
什麼是商業流程管理中的工作流程？
在商業流程管理（BPM）的範疇中，工作流程是基本的構成要素。它代表一個特定且有結構的任務序列，旨在完成一項工作。較大的商業流程由多個相互連結的工作流程、數據和人工決策組成，共同實現更廣泛的組織目標。
商業流程管理的五個階段是什麼？
BPM生命週期的五個常見階段包括設計（繪製現有流程圖）、建模（測試潛在的變更和改進）、執行（實施新的優化流程）、監控（以關鍵指標追蹤績效）以及優化（持續進行以數據為基礎的改進）。這個循環確保流程隨時間演進並持續改善。
BPM與工作流程的差異是什麼？
主要差異在於範圍，這也是BPM與工作流程討論中常見的混淆點。工作流程是戰術性的，專注於完成單一特定任務的線性步驟以提高效率。商業流程管理（BPM）則是策略性的，著眼於管理和優化整個端到端的業務運作，可能包含多個複雜的工作流程，以達成更大的公司目標。
工作流程管理與流程管理的差異是什麼？
工作流程管理著重於組織和自動化特定且可重複的任務序列。流程管理（或BPM）則是一個更廣泛的領域，關注整個業務功能的整體改進。像Lark這樣的平台非常適合同時處理兩者，讓您在完善個別工作流程的同時，也能管理整體流程。
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