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核准流程對於以結構化且符合法規的方式維護組織文件、內容及日常請求至關重要。對於在 Microsoft 365 中工作的團隊而言，SharePoint 核准工作流程可確保每一份檔案，無論是政策、發票、合約或內部更新，都能在定稿或發布前經過正確的審核人員審查。這些工作流程透過自動化跨部門及不同文件類型的多步驟審核，減少了人工操作的負擔。
在本指南中，您將了解 SharePoint 核准工作流程的運作方式、如何使用傳統設定及 Power Automate 建立它們、常見的使用情境，以及需要注意的限制。快來查看您的專屬指南吧。
什麼是 SharePoint 核准工作流程？
SharePoint 核准工作流程是一種自動化流程，可將文件、清單項目或 SharePoint Online 頁面傳送給指定的審核人進行驗證，然後才會發佈、共用或處理。它有助於組織維持控制、確保合規，並標準化審核週期，適用於不同類型的內容。典型的 SharePoint 文件核准工作流程包括提交檔案、通知核准人、收集意見、更新核准狀態，以及在核准後發佈最終版本等步驟。
在 SharePoint Online 中，大多數現代核准流程由 Power Automate 的 SharePoint 文件核准工作流程驅動，讓團隊能夠根據中繼資料建立多層級、平行或條件式的路由。無論用於合約、發票、標準作業程序 (SOP)、入職文件或內部內容，SharePoint 文件核准工作流程都有助於消除人工追蹤，確保每個請求都能通過結構化且可追蹤的流程。這使得核准工作流程成為 Microsoft 365 環境中高效文件治理的核心部分。
圖片來源：microsoft.com
SharePoint 核准工作流程的運作方式（逐步說明）
SharePoint 核准工作流程遵循一個結構化的順序，將文件或清單項目從建立到最終發佈。無論是透過原生設定建立，或是使用 Power Automate 為 SharePoint 建立文件核准工作流程，每個步驟都確保了清晰度、責任歸屬以及整個流程的可視性。
步驟 1：上傳或建立文件／清單項目
當使用者上傳文件、加入新檔案或建立 SharePoint 清單項目時，工作流程便開始。該項目會進入套用核准規則的文件庫。部門、文件類型或擁有者等中繼資料通常會決定路由邏輯。
步驟 2：觸發自動或手動啟動
步驟 3：核准者接收請求
一旦觸發，指定的核准者會透過電子郵件、Teams 或 Power Automate 通知接收請求。此訊息包含項目詳細資訊、指示以及直接核准的連結。審核者可以立即開啟檔案開始評估。
步驟 4：核准者核准／拒絕／留言
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步驟 5：文件狀態更新（已核准／已拒絕／待處理）
採取動作後，SharePoint 會自動更新項目的核准狀態。狀態如已核准、已拒絕或待處理，會顯示在文件屬性中。這有助於團隊即時了解進度，而不必在電子郵件中搜尋。
步驟 6：版本發佈或維持草稿
若核准，文件將發佈為主要版本，供更廣泛的受眾查看。若被拒絕，則會保持在草稿模式，直到完成修訂。SharePoint 的版本歷史可確保更新與編輯的透明度。
步驟 7：通知利害關係人
常見的 SharePoint 核准工作流程範例
組織會使用 SharePoint 核准工作流程來簡化跨部門及不同文件類型的審核流程。以下是最常見的實際情境，說明 SharePoint 文件或清單核准工作流程如何確保一致性與合規性。
- 文件發佈核准：團隊經常使用 SharePoint 文件庫來儲存政策、標準作業程序（SOP）、技術文件及內部指引。核准程序可確保只有經過驗證與審核的內容才會發佈，這能保持文件的正確性並防止未經授權的變更上線。
- SharePoint Online 頁面內容核准：現代化的 SharePoint 網站允許建立新聞、更新及內部網路內容的頁面。SharePoint Online 的核准工作流程可確保每個頁面在發佈前都經過審核。這能維持溝通品質，並防止意外或錯誤資訊傳達給員工。
- 休假申請核准：許多組織透過 SharePoint 清單核准工作流程來管理休假。員工提交休假申請後，主管會自動收到核准任務。自動化此流程可減少人資負擔，並提供清楚的出勤與排程紀錄。
- 發票與採購申請核准：財務團隊依賴結構化工作流程來驗證供應商發票、費用報銷與採購訂單。使用 SharePoint 工作流程進行文件核准時，項目會根據金額或部門等中繼資料進行路由。這能提升合規性、降低風險並加快財務處理速度。
- 客戶交付物或合約路由：專案團隊經常將交付物、提案與合約儲存在 SharePoint 文件庫中。核准工作流程可讓法務、管理層或面向客戶的團隊在文件對外分享前進行審核。這能減少錯誤、強化責任追蹤，並確保每個版本都在集中化系統中被追蹤。
建立 SharePoint Online 文件核准流程的最佳做法
建立高效的 SharePoint 核准工作流程需要周密的規劃與一致的結構。這些最佳做法有助於確保準確性、更快速的核准，以及減少工作流程失敗的情況，特別是在複雜的文件庫中。
- 使用清晰的中繼資料欄位：像是部門、文件類型或金額等中繼資料欄位，能在 SharePoint 文件核准工作流程中引導路由。清晰且標準化的欄位可讓 Power Automate 更容易判斷正確的核准人員，同時也能提升篩選、報告與工作流程的可靠性。
- 新增基於角色的權限等級：根據使用者角色指派權限，例如貢獻者、審核者或核准者。這可確保只有授權的使用者能提交、修改或核准項目。基於角色的控制有助於維護資料完整性並減少意外變更。
- 啟用版本控制：開啟版本歷史記錄以在核准流程中追蹤編輯。這可避免多位審核者提供意見或修改時產生混淆。版本控制同時支援回滾，確保合規性與可稽核性。
- 設定備援核准者：當主要審核者無法使用時，備援核准者可避免工作流程延誤。新增備用核准者可確保重要請求（如發票或合約）不會卡住。這對於多層級或依 SLA 驅動的核准特別有用。
- 針對 SLA 使用提醒：在 Power Automate 中新增提醒以達成服務等級協議。自動通知有助於讓核准者負起責任並防止項目停滯。這對於時間敏感的工作流程（如財務驗證或客戶交付）至關重要。
- 標準化命名規範：一致的命名方式能讓文件更容易識別、篩選與傳送。使用類似「部門_文件類型_日期」的格式，能確保對人員與自動化流程都清晰明瞭。這可減少錯誤並加快核准決策的速度。
SharePoint 核准工作流程的限制與挑戰
雖然 SharePoint 核准工作流程功能強大，但在操作與可用性上仍存在挑戰，特別是對缺乏技術專業的團隊而言。隨著流程擴展或涉及多個部門時，這些限制往往會變得更加明顯。
- 高度依賴 Power Automate：大多數現代 SharePoint Online 文件核准工作流程依賴 Power Automate。這增加了對連接器、觸發條件與流程可靠性的依賴。如果流程中斷，核准程序將會停止，直到有人手動修復為止。
- 複雜的分支需要進階設定：條件式路由，例如將超過 10,000 美元的發票送交第二位核准人，需要使用此功能。在 Power Automate 中建立這些決策樹通常需要進階邏輯技能。非專業人員可能會在長期維護或修改這些流程時遇到困難。
- 核准流程中的協作有限：SharePoint 核准大多透過電子郵件和後端記錄處理。即時協作功能在工作流程體驗中相當有限。使用者通常需要額外的管道來討論背景資訊，這會延緩決策速度。
- 文件內容分散在 Teams、Outlook 和 SharePoint：審批人經常需要在多個應用程式之間切換以獲取相關內容，使用 Teams 進行聊天、Outlook 接收通知，以及 SharePoint 存取檔案。這種分散化增加了摩擦與延遲，特別是在多層級審批流程中更為明顯。
- 非技術使用者可能在設定上遇到困難：即使是基本的 SharePoint 工作流程設定步驟，例如對應動態內容、添加條件或設定通知，都可能讓他們感到困惑。這會導致日常調整依賴 IT 人員或進階使用者。
- 多位編輯者同時作業時的版本控制問題：當多人在審批前同時編輯文件時，可能會發生版本衝突。SharePoint 可能會產生不必要的草稿或覆蓋變更，干擾審批流程。這會使治理更加複雜，並增加發佈過時內容的風險。
由於這些挑戰，許多團隊發現，在 SharePoint 中管理核准流程變得愈來愈繁瑣——尤其是當工作流程跨越多個部門或需要即時協作時。依賴 Power Automate、在 Teams 和 Outlook 中分散的情境，以及維護分支邏輯的技術負擔，往往會拖慢日常工作。當組織尋求更流暢、更具協作性且讓非技術使用者更容易管理的體驗時，許多人開始探索能簡化整個核准生命週期的替代方案。這正是 Lark 作為現代團隊強大且更具整合性的選擇出現的時候。來看看這個你之前還沒嘗試過的新選項吧。
認識 Lark：靈活且統一的企業審批流程工作空間
Lark 提供一種現代化的審批流程方法，專為節奏快速的團隊和複雜的組織結構設計。與其依賴分散的工具或複雜的設定，審批會在單一整合工作空間中進行。每份文件、請求與決策都保持連結。與傳統的 SharePoint 審批相比，這能創造更順暢且更透明的流程。
自動化文件流轉，確保每個請求持續推進
Lark 核准 將文件、表單和請求轉換為結構化的核准項目，並透過簡潔、集中的工作流程進行處理。無論團隊是在提交預算申請、合約審核，或是內部政策更新，Lark 都會根據預先設定的條件，自動將項目分派給正確的審核人員，無需在外部工具中額外設定。
團隊甚至可以從第三方系統匯入檔案或資料，並將其轉換為 Lark 表單或 Base 紀錄，確保每個核准請求都遵循統一格式，並集中存放在同一位置。
為什麼這比 SharePoint 更好？
SharePoint 在文件路由上高度依賴 Power Automate，需要多個連接器、觸發條件和設定步驟。每個流程都必須單獨設計，使用者往往需要維護一個分散且互不相連的流程網路。Lark 將路由邏輯保留在與核准相同的工作區中，使設定更為簡單，並降低工作流程中斷的風險。
可適應複雜組織結構的多步驟審批
透過 Lark，審批流程可以採用單一步驟審核、多層級審核，或平行審核人，以最符合您的內部政策。審批人可即時查看所有相關內容：先前的評論、上傳的檔案、附加文件或與該記錄相關的任務。每個步驟都清晰可見，團隊可以看到項目卡在哪裡，或是哪位審核人尚未回覆。
為什麼這比 SharePoint 更好？
SharePoint 支援多步驟核准，但在清單、文件庫與 Power Automate 範本之間管理時，往往變得零散。使用者必須在 Outlook 通知、Power Automate 歷程記錄，以及 SharePoint 項目屬性之間切換，才能了解進度。Lark 提供單一且連續的檢視，讓每個步驟、評論與更新都附加在同一個核准項目上，使流程更容易理解且更快完成。
可設定的通知以減少延遲與後續工作
Lark 提供即時提醒與通知工具，協助團隊保持工作動能。只需一鍵，申請人或管理員即可向核准人發送溫和提醒，在 Messenger 中分享核准連結以便快速處理，或將其放入文件中以供團隊查看。審核人可在桌面與行動裝置上收到通知，確保及時回覆。您的團隊也可以根據截止日期、狀態變更或閒置情況自動化提醒，確保沒有項目被閒置。
為什麼這比 SharePoint 更好？
SharePoint 和 Power Automate 的通知通常僅依賴電子郵件，導致收件匣雜亂並錯過核准請求。若需要提醒，通常必須更新 Power Automate 流程本身。Lark 將提醒轉化為日常、自然的操作，直接在 Messenger 中完成，無需更改工作流程邏輯。這大幅提升了回應速度並減少了運作摩擦。
無縫的團隊溝通，具備完整的背景、記錄與檔案
Lark Messenger 在保持核准工作流程清晰且具協作性方面扮演關鍵角色。核准人與申請人可以直接在核准請求中新增評論，方便在不離開工作流程的情況下釐清細節。當需要更深入的討論時，可以立即建立包含所有相關團隊成員的群組聊天。核准請求也可以透過 Messenger 分享或抄送給其他人，確保正確的人員隨時掌握資訊並讓決策順利推進。
為什麼這比 SharePoint 更好？
與其依賴 Power Automate、Outlook 和 Teams 等分開的工具，Lark 將溝通、審批和文件集中在同一個平台中。評論、群組討論和檔案更新都直接在審批記錄中進行，因此使用者不必在不同應用程式之間切換來尋找上下文。Lark 的工作流程更容易由非技術使用者建立和調整，免除了 SharePoint 中繁重的設定和分支複雜性。
集中化的資料管理中心，確保準確性與一致性
Lark Base 作為核准工作流程的強大資料支柱。來自 Lark Approval 的核准資料可直接同步到 Base，為團隊提供集中且有組織的紀錄檢視，例如報銷與專案核准。管理員可以建立自動參照 Base 資料的核准表單，確保欄位能準確且一致地預先填寫。團隊成員可透過依提交人或部門篩選的查詢頁面追蹤申請進度。而當使用多種核准類型時，每種核准都可同步到同一 Base 中的專屬資料表，為整個組織建立乾淨且完整的資料結構。
為什麼這比 SharePoint 更好？
與 SharePoint 不同的是，SharePoint 中的核准資料通常分散在清單、文件庫和 Power Automate 流程中，Lark Base 提供單一且集中的平台來管理所有核准紀錄。來自 Lark Approval 的資料會自動同步到 Base，使追蹤、篩選和分析申請變得容易，無需依賴多個應用程式或連接器。Lark 中的表單可直接從 Base 擷取資料以自動填寫欄位，減少人工錯誤，而 SharePoint 的工作流程通常需要複雜的設定與 IT 支援才能達成類似的自動化。
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結論
精心設計的 SharePoint 核准工作流程有助於團隊簡化文件審核、維持合規性，並確保在整個組織中一致地發佈內容。從文件庫與 SharePoint Online 頁面，到發票與基於清單的請求，自動化核准可減少人工協調，並在流程的每個步驟中提供清晰的可視性。
然而，SharePoint 對 Power Automate 的依賴、零散的協作方式以及複雜的設定流程，可能會造成瓶頸，特別是對非技術使用者而言。對於需要靈活、多層級審批流程，並內建溝通功能與無縫任務管理的團隊而言，Lark 提供了一個更整合且直覺的替代方案，能讓每個請求從開始到完成都高效推進。
常見問題
在 SharePoint 中，您如何啟用版本設定以支援文件核准？
若要為 SharePoint 文件核准工作流程啟用版本控制，請前往「文件庫設定」→「版本設定」，並啟用主要版本或主要/次要版本。版本控制對於任何 SharePoint 文件核准工作流程都至關重要，可確保團隊能追蹤編輯、維持合規性，並在 SharePoint 線上文件核准工作流程的審核週期中還原先前的草稿。
使用者需要具備哪些權限才能參與 SharePoint 核准工作流程？
參與 SharePoint 文件核准工作流程的成員通常需要「參與」或「編輯」權限才能提交項目，而核准者則需要「核准」或「完全控制」權限。正確的權限對應可確保 SharePoint 文件工作流程核准過程順暢，並在路由期間防止存取錯誤，特別是在透過 Power Automate 文件核准工作流程管理 SharePoint 請求時。
SharePoint 核准是否支援平行或多層級的審核流程？
是的，透過 Power Automate 建立的 SharePoint 線上核准工作流程可以支援依序、多層級以及平行核准。利用條件與分支，團隊可以建立類似企業級流程的複雜路由邏輯。這使得 SharePoint 的文件核准工作流程非常適合需要多層審核鏈的法律、財務及合規導向組織。
在 Power Automate 中，您如何排解失敗的核准流程？
若要針對失敗的 SharePoint Power Automate 文件核准工作流程進行疑難排解，請檢查流程執行歷史、連線權限以及動態內容對應。當文件移動位置或使用者帳號變更時，常會發生錯誤。檢視觸發條件可確保任何 SharePoint 文件核准工作流程的穩定性，特別是使用以中繼資料為基礎或條件邏輯的流程。
SharePoint 核准工作流程能否通知外部使用者或訪客？
SharePoint 可以在 SharePoint 清單核准工作流程或文件庫流程中通知外部使用者，但訪客必須具有存取權限才能檢視項目。在許多情況下，會有使用限制，特別是在涉及敏感資料的 SharePoint Online 文件核准工作流程中。外部通知在有 Power Automate 電子郵件連接器支援且共用設定正確配置時效果最佳。
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