部落格中心 Lark 洞察工具比較銷售與 CRM 專案管理 AI 與自動化團隊協作人資管理零售餐飲技術與IT 行銷 Lark 新聞

工作流程映射：定義、步驟與範例

Ryan Tanner

產品行銷專家

2026年9月9日

Ryan Tanner

產品行銷專家

2026年9月9日

免費使用 Lark

閱讀約 11 分鐘

現代組織依賴工作流程運作，但大多數團隊並不清楚工作是如何在人員、工具與決策之間流動。任務經過電子郵件、聊天、試算表與核准流程，造成隱形的延遲與混亂。工作流程映射透過將現實世界的流程轉化為清晰的視覺系統，揭示工作實際的流動方式來解決這個問題。工作流程映射用於建立組織內工作流程與流程的視覺化呈現。

與其依賴假設或過時的標準作業程序，工作流程圖會顯示每個步驟、決策與交接，使低效率與責任缺口一目了然。從員工入職到發票處理，映射的工作流程為更智慧的營運奠定基礎。

本指南涵蓋工作流程映射的方法、圖表類型、逐步技巧、主流軟體，以及像 Lark 這樣的平台如何利用人工智慧與自動化將靜態流程圖轉化為動態系統。

工作流程映射是什麼的簡單說法

工作流程映射，簡單來說，就是以視覺化的方式展示任務或流程從開始到完成的過程。它會列出每個步驟、決策以及交接，讓人們能夠清楚看到工作實際是如何完成的，而不是假設的情況。無論是核准採購訂單，還是處理客戶需求，流程圖都能顯示誰負責什麼、順序如何，以及應使用哪些工具。

透過工作流程映射，團隊可以找出延誤、重複作業、缺少核准或責任不清等會拖慢進度的問題。問題不再需要猜測，而是能在流程圖上清楚呈現。團隊可以輕鬆使用現代工具建立流程圖，包括人工智慧驅動的功能、範本，以及從常用的圖表軟體匯入現有的流程圖。

現代團隊經常使用工作流程映射軟體來數位化建立這些圖表、輕鬆更新，甚至將它們與自動化連結。許多解決方案提供易於使用的平台，簡化不同經驗層級使用者的協作與流程映射。這使得工作流程映射不僅是一種文件化作業，更是一種持續改進與優化組織內工作流程的方法。

5 種工作流程製圖方法

工作流程映射可以根據團隊希望的詳細程度、技術性或改進重點，採用不同的方法來完成。

每種方法都提供了獨特的方式來視覺化、分析並優化工作在人員與系統之間的流動。

基本流程映射：此方法使用簡單的圖形來顯示流程從開始到結束的步驟順序。它通常使用工作流程映射工具快速、輕鬆地建立文件。

BPMN（業務流程模型與標記法）：BPMN 提供了一種標準化的方式來映射涉及系統、角色與規則的複雜流程。它廣泛應用於依賴高級工作流程映射工具以滿足合規與自動化需求的企業。

價值流程圖：此方法著重於衡量每個步驟的時間、延遲以及所增加的價值。它有助於組織消除浪費並提升整體營運效率。

服務藍圖設計：服務藍圖設計會將面向客戶的行動與幕後流程進行映射，非常適合用於提升服務品質與使用者體驗。

數據驅動的工作流程映射：此方法利用來自工作流程映射工具的系統數據與分析，展示流程在現實中的運作情況，而不僅僅是紙面上的描述。

4 種工作流程映射圖

工作流程映射圖有不同的格式，因為沒有單一視覺呈現能適用於所有類型的流程。有些圖表著重於角色與交接，而其他則強調決策、時間或價值創造。選擇合適的圖表有助於團隊更清楚地理解工作流程，並更快地發現問題。

泳道圖

泳道圖透過依角色、團隊或系統將步驟分隔到不同的泳道中來組織工作流程。這能讓人輕鬆看出每個流程部分的負責人以及交接發生的位置。它們特別適合用來識別跨部門工作流程中的延誤、重疊以及責任缺口。

流程圖

流程圖使用標準化符號（如方框與菱形）將工作流程以一連串動作與決策的方式呈現。它們讓人能輕鬆理解流程如何從開始到結束運行，而不需要具備技術知識。流程圖廣泛用於記錄程序、培訓員工，以及釐清複雜流程。

試試這個範本

價值流程圖

價值流程圖將工作與資訊流在流程中的運行方式可視化，並顯示每個步驟的時間、延遲與所增加的價值。它們幫助團隊識別浪費、瓶頸以及降低交付速度的低效環節，因此在流程改進、精益管理與營運優化中尤其有用。

Value stream maps visualize work and information flow

圖片來源：businessmap.io

決策樹

決策樹會根據特定條件或選擇，描繪出流程可能採取的不同路徑。每個分支代表一種可能的結果，使人更容易理解決策如何影響結果。它們常用於核准、風險分析以及在複雜工作流程中的自動化路由。

圖片來源：mlpills.substack.com

進行工作流程製圖的步驟

工作流程製圖在遵循明確的結構化方法時效果最佳，而不是依賴猜測。這些步驟有助於將流程的粗略想法轉化為團隊可使用的可靠工作流程製圖範本。

步驟 1：確定範疇

此步驟定義流程的開始與結束位置，使製圖保持專注且具相關性。明確的範疇可避免納入不必要的活動並減少混淆。

步驟 2：記錄實際步驟

您需記錄流程中實際發生的情況，而非手冊或政策中所寫的內容。這可確保工作流程製圖範本反映真實的工作狀況。

步驟 3：指定負責人

將每項任務分配給特定角色、團隊或系統，以避免產生歧義。這能更容易看出每個階段的責任歸屬。

步驟4：驗證流程

利害關係人會檢視流程圖，以確認步驟的順序正確且完整。他們的回饋有助於消除錯誤並找出遺漏或過時的動作。

步驟5：完成流程圖

將工作流程精煉成乾淨、易於閱讀的視覺化圖示，方便團隊遵循。接著將其分享作為培訓、改進及自動化的參考依據。

看看團隊如何簡化並改進他們的工作流程

開始使用

開始製圖：嘗試使用 Lark 來視覺化工作流程並付諸實行

Lark 提供一個整合的工作空間，讓視覺規劃與實際執行並行共存。與其讓流程圖在分散的文件中積灰，不如設計清晰、跨部門的藍圖，並能即時轉換成線上自動化系統。透過文件、腦力激盪及自動化工作流程等智慧功能，Lark 協助您的團隊加快進度、減少人工錯誤，並將組織策略落實到日常工作中。

有目的的藍圖設計：泳道圖、流程圖與心智圖

Lark Board 作為您在工作流程「探索」階段的數位無限畫布。您可以使用泳道圖來清楚定義跨部門的職責，精確顯示任務從行銷部門移交至銷售部門的過程。流程圖可協助您描繪複雜的決策邏輯，而心智圖則能用於腦力激盪專案所需的各種子任務。這種視覺化的清晰度可確保在建立任何自動化之前，每位利害關係人都能理解自己在流程中的角色。

即時流程優化：協作編輯與魔法分享

工作流程不應該在真空中設計。Lark 提供即時協作編輯功能，讓多位團隊成員可以同時在看板上移動連接器並編輯節點。在視訊通話期間，將 Lark 看板變成互動式簡報。參與者不只是觀看，還可以直接進入看板並「即時修改」，確保最終的工作流程圖能反映實際執行工作的人的專業知識。

Lark Meetings Magic Share for online co-editing

基於邏輯的操作：使用節點的進階路由

為了幫助您練習工作流程，Lark Base 工作流程功能支援以邏輯為基礎的動作作為節點，特別是If/Else 與 Switch 節點。這些功能為您的流程圖提供決策的「大腦」。If/Else 節點處理二元決策——根據特定條件（例如預算規模或優先等級）將工作流程引導至「True」或「False」路徑。Switch 節點更為進階，可根據不同類別進行多路徑分流（最多可達 10 個分支），類似於資料的「自選冒險」。這些節點消除了手動分類的需求，確保每個任務都能自動分派到正確的部門或負責人。

Lark allows adding If/Else node in the workflow

節點快捷鍵：設計效率

節點捷徑是一項位於Lark Base 工作流程捷徑中心的設計效率功能。它們充當「現成」的自動化模組，將複雜的設定組合成單一可點擊的捷徑。與其手動設定 AI 模型的 API 呼叫或從零開始配置第三方整合，您可以使用節點捷徑快速將「生成隨機數字」或「翻譯文字」等功能加入您的工作流程圖中。此功能旨在降低使用者的技術門檻，讓他們只需拖放經過驗證的範本到邏輯流程中，即可建立精密的AI 驅動自動化。

Node shortcuts make the workflow efficient

標準化治理防止未經授權的跳過

任何專業工作流程的最後一環是「守門人」。您可以使用Lark 核准來處理您的請求或核准流程。當任務在您的流程圖上達到特定里程碑（例如「合約定稿」）時，系統會自動觸發正式的核准請求。這可確保您在看板上所規劃的治理措施——例如要求財務與法務雙方簽署——能以數位方式執行，提供清晰的稽核追蹤，並防止流程中未經授權的跳過。

價格：

入門方案：永久免費方案，包含 11 款強大工具，最多可供 20 位使用者使用。另提供 100GB 儲存空間、1000 次自動化執行、AI 翻譯等功能。

專業方案：$12/使用者/月（按年計費），最多可支援 500 位使用者。包含入門方案的所有功能，並提供最多 500 人的群組通話、15TB 儲存空間、50,000 次自動化執行等更多功能。

企業方案：聯絡銷售人員以取得自訂價格。支援不限使用者數量，並包含更多自動化執行次數，以及進階的安全性、合規性與管理功能。

Starter

Pro

Enterprise

Starter

For small teams with simple communication needs

/ user / month

Try for free

No credit card needed

20 users max

18 months message history

1-on-1 video meetings

100 GB storage

Lark Docs & Mail

1000 Base automation runs/month

2000 rows per table in Base

工作流程製圖的最佳實務

工作流程製圖在被視為持續改進工具而非一次性文件化作業時，效果最佳。

遵循經過驗證的最佳做法有助於團隊建立精確、有用且易於維護的地圖。

繪製真實流程，而非理想化流程：記錄日常工作中實際發生的情況，包括捷徑與延誤。這可確保地圖反映現實，並突顯真正需要改進的地方。

保持角色與責任清晰：每個步驟都應有明確的負責人或責任團隊。這可避免混淆，並讓責任在整個工作流程中清晰可見。

避免不必要的複雜性：先從簡單的高層次視圖開始，再逐步添加細節。過於複雜的地圖更難理解，也更不容易被使用。

定期檢視與更新：隨著團隊成長、工具演進以及優先事項的變化，流程也會有所調整。定期更新可確保工作流程圖在長期內保持準確且有用。

結論

工作流程映射為組織提供所需的清晰度，以了解工作在不同人員、系統與決策之間的真實流動情況。透過將每個步驟、交接與核准視覺化，團隊能夠發現低效之處、消除瓶頸，並建立更易於管理的流程並加以改進。從簡單的流程圖到進階的價值流圖，正確的方法有助於將日常工作轉化為更可預測且高效的系統。

Lark 更進一步，將工作流程圖直接連結到自動化、協作以及人工智慧驅動的智能。不同於很快就會過時的靜態圖表，Lark 讓團隊能即時執行、追蹤並優化工作流程。透過內建的工作流程建立工具、智慧路由以及可直接使用的範本，團隊能在不失控的情況下加快進度。若你已準備好將工作流程圖轉化為有生命、可運作的系統，Lark 提供了讓它成真的平台。

了解今天提升流程效率的方法

準備好

常見問題

工作流程映射可以用於高度技術性或科學性的流程嗎？

工作流程映射在精確度至關重要的科學與實驗室環境中被廣泛使用。在胜肽映射的工作流程中，每一次驗證、交接與數據點都必須遵循受控的路徑。Lark 讓團隊能在同一系統中記錄並自動化這些技術性工作流程。

工作流程映射能支援基礎設施與公用事業的運作嗎？

管理實體網路的組織依賴公用事業映射工作流程軟體來追蹤檢查、維修和核准。清晰的流程圖確保現場團隊與控制中心保持一致。Lark 將這些工作流程整合到單一平台上，以便即時協調與可追溯性。

人工智慧如何提升工作流程映射的準確性？

透過自動化工作流程映射 AI，使用真實系統資料揭示工作在流程中實際的運行方式。這有助於發現人工映射可能忽略的隱藏延誤和不必要步驟。Lark 使用 AI 來保持工作流程的準確性並持續優化。

工作流程映射對遠端或分散式團隊有用嗎？

工作流程映射有助於遠端團隊了解每個任務的負責人以及何時需要採取行動。這能減少跨時區與通訊工具之間的混淆。Lark 提供一個共享工作空間，讓分散的團隊可以共同檢視、更新並執行工作流程。

流程變更時，工作流程圖如何保持相關性？

隨著工具、團隊和優先事項的變化，現代工作流程迅速演進。保持流程圖與真實數據連結可確保其長期準確。Lark 將工作流程圖連結至即時自動化，使流程能自動保持最新。