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是否曾覺得你的工作日像是在瘋狂切換應用程式的遊戲？你在一個地方追蹤任務，在另一個地方與團隊聊天，在第三個地方搜尋文件，還試圖透過錯綜複雜的電子郵件線索管理審批。如果這聽起來很熟悉，你並不孤單。隨著越來越多工具被引入工作場所，本應是資產的東西反而成了負擔。
工作流程軟體旨在幫助你解決這個問題。它不僅僅是數位待辦清單；它是連接你的團隊和流程的引擎。優秀的工作流程管理軟體能自動化重複性任務，簡化複雜專案，並將所有團隊協作集中於一個中央樞紐，確保每個人都在同一頁面上。
然而，你必須找到合適的軟體，否則你只會在你的技術堆疊中增加另一個工具。在本指南中，我們將解析前25款工具，探討它們的主要功能、價格，並權衡其優缺點。
什麼是工作流程軟體？
在我們進入清單之前，讓我們先快速釐清「工作流程軟體」的定義。工作流程管理平台的核心是一種工具，旨在幫助您從頭到尾建模、自動化並優化您的業務流程。可以將它視為為任何工作項目在組織中建立一條數位化、可重複且高效率的路徑。這可以是從新的銷售線索通過您的銷售流程，到新員工入職並適應其職務的任何流程。
工作流程軟體的好處
實施合適的工作流程管理解決方案能帶來直接影響您底線的實質效益：
- 提升生產力與效率：透過自動化重複性任務，您的團隊得以專注於真正推動成長的策略性高價值工作。
- 減少錯誤：自動化工作流程依據規則邏輯運作（例如：「如果發生此情況，則執行該動作」），大幅降低手動輸入資料或遺漏步驟所帶來的人為錯誤風險。
- 更佳的團隊協作：集中式平台打破部門間的隔閡。每個人都能查看專案狀態、分享即時更新，並了解個別任務如何貢獻整體，確保整個團隊保持一致。
- 更明確的責任歸屬：透過明確的任務負責人、截止期限及透明的審核流程，確保沒有任何事項遺失或被遺忘。責任歸屬及期限始終清晰明確。
- 持續改進：報告與分析能協助您發現流程瓶頸。這些數據使您能做出明智決策，並持續優化工作流程以提升營運效率。
我們如何評估這些工作流程管理工具
為了給您最可靠的建議，我們根據一套明確的標準進行了深入分析。我們的目標是提供所有必要資訊，幫助您決定哪一款工作流程工具最適合您的特定需求。我們考察了多種不同類別，從一體化工具和傳統工作流程系統軟體，到可用於管理工作流程的較為非傳統的程式。
以下是我們對每個平台所考量的項目：
- 核心功能：該軟體是否實現了工作流程管理的基本承諾？我們評估了其在任務管理、流程自動化及團隊協作方面的能力。
- 易用性與上手速度：學習曲線有多陡峭？我們優先考慮團隊能快速採用、無需數週培訓的工具。直覺式介面是成功導入的關鍵。
- 特色功能與創新：這款工具有何獨特之處？我們尋找獨特功能，特別是在人工智慧、無程式碼/低程式碼自訂及廣泛整合等領域，使其在競爭中脫穎而出。
- 價格與價值：定價模式是否透明、公平且無隱藏費用？我們分析該工具是否提供良好的投資回報，特別注意複雜的價格階層或昂貴的附加功能，這些可能會推高最終費用。
- 客戶支援與安全性：遇到問題時，獲得協助的難易度如何？我們也檢視了各平台為保護公司資料所採取的安全措施。
一目了然的最佳工作流程軟體
以下是我們今年最佳工作流程管理系統的快速概覽。
2026年25款最佳工作流程管理軟體解決方案
Lark
最佳適用於：一體化協作與可自訂工作流程
Lark 是一款生產力應用程式，旨在解決職場中數位工具分散的問題。它將團隊每天使用的所有重要應用程式整合在一起，例如聊天、視訊通話、文件、專案管理等，匯聚於一個無縫且統一的平台。這種整合方式旨在消除切換情境的摩擦，降低軟體成本，並建立一個單一的真實來源，提升營運效率並保持所有人同步。
Lark 是一款生產力應用程式，旨在解決職場中數位工具分散的問題。它將團隊每天使用的所有重要應用程式整合在一起，例如聊天、視訊通話、文件、專案管理等，匯聚於一個無縫且統一的平台。這種整合方式旨在消除切換情境的摩擦，降低軟體成本，並建立一個單一的真實來源，提升營運效率並保持所有人同步。 主要功能：
- Lark Base 是一款多功能工具，可用於自動化各種工作流程。它是一個強大且直觀的無代碼資料庫工具，讓任何人無論技術水平如何，都能建立自訂的工作流程、專案追蹤器、審核系統和互動式儀表板。您可以輕鬆連接跨表格的資料，設定自動通知，並使用看板、甘特圖、行事曆、格線等多種視圖來視覺化您的工作。
- Lark 文件與維基：不僅僅是文字處理器，Lark 文件 是動態且協作的文件。您可以直接在文件中嵌入豐富媒體，從投票、計時器、任務到試算表皆可。維基功能讓您為整個公司建立強大且集中化的知識庫，重要資訊隨時易於查找。
- 一體化平台與開放能力：雖然 Lark 提供大多數團隊所需的所有功能，但它仍是一個開放平台。您可以將 Lark 與您已在使用的其他商業工具連接，無需完全重新設計整個工作流程。
- 入門方案：永遠免費，最多可供 20 位使用者使用。此方案包含 11 個無縫協作的應用程式，並提供 100GB 儲存空間、每月 1,000 次自動化 Base 工作流程執行、無限次 AI 翻譯及企業搜尋。
- 專業方案：每位使用者每月 12 美元（按年計費）。此方案適合最多 500 位成長中團隊，包含 15 TB 儲存空間、50,000 次工作流程執行、無限次 AI 會議轉錄及群組視訊通話。
- 企業方案：為需要無限使用者、高級安全控管（如單一登入）及最多 50,000 名成員超級群組的大型組織提供客製化價格。
優點：
- 真正的全方位平台，大幅降低軟體成本，並消除切換應用程式所造成的生產力流失。
- 慷慨的免費方案，對於中小型團隊來說是極具價值的起步選擇。
- 使用者介面乾淨、現代、極速且直覺，易於導航與自訂。
- Lark Base 是強大且易於使用的無程式碼工作流程建構器，讓任何團隊成員都能創建自訂解決方案。
- 所有方案皆包含先進的 AI 功能，如即時翻譯與 AI 會議摘要，甚至免費方案亦然。
缺點：
- 團隊可能需要一些時間來學習如何使用套件中的所有工具，不過客戶支援和完整的說明中心文件隨時可用。
Monday.com
適合對象：中大型團隊的視覺化專案與時間軸規劃。
圖片來源：monday.com
圖片來源：monday.comMonday.com 是一個高度視覺化且色彩豐富的平台，旨在協助團隊管理專案、截止日期及複雜的工作流程。它在標準化流程及透過可自訂的儀表板和時間軸檢視提供一目了然的可視性方面特別強大，使其成為需要同時處理多個截止日期團隊的首選。
主要功能：
- 視覺化看板與檢視：Monday.com 的彈性看板可依需求切換為看板、甘特圖、行事曆及時間軸檢視。
- 可自訂儀表板：建立即時儀表板，從多個看板拉取資料以追蹤進度、監控預算並獲得高層洞察。
- 工作流程自動化範本：使用預設的自動化「範本」或自行建立，以處理重複性任務，如發送通知或在階段間移動任務。
- 廣泛整合：可連接多種熱門商業工具，包括 Slack、Dropbox、Adobe Creative Cloud 及 Salesforce。
價格：
- 免費：最多2個席位，限3個看板和200多個範本，費用為0美元。
- 基礎：每席位每月起價9美元（按年計費），最低3席位。包含無限項目和5 GB儲存空間。
- 標準：每席位每月起價12美元（按年計費）。
- 專業：每席位每月起價19美元（按年計費）。
- 企業：針對進階安全性和治理功能提供客製化定價。
優點：
- 高度視覺化且直覺的介面，讓您一目了然追蹤專案進度。
- 非常適合標準化流程並建立強大的自訂儀表板。
- 強大的自動化和整合能力，能與您堆疊中的多種其他工具連接。
缺點：
- 定價模式可能令人困惑且昂貴，工作管理、銷售CRM和開發等產品分開計費，成本可能迅速增加。
- 免費方案限制多，對大多數團隊來說不實用。
- 每位需要執行看板以外操作的團隊成員都需付費授權，對大型團隊而言成本較高。
ClickUp
適合對象：高度可自訂的全方位工作中心，適合技術熟練的團隊。
圖片來源：Clickup
圖片來源：ClickupClickUp 定位為「工作的一體化應用程式」，旨在將所有生產力工具整合到單一平台。它擁有多種可自訂功能，專為希望細緻掌控並量身打造工作流程各個環節的團隊設計，從自訂任務狀態到獨特的專案視圖皆涵蓋其中。
主要功能：
- 15 種以上可自訂視圖：提供多樣視圖選擇，包括清單、看板、行事曆、甘特圖及方塊視圖，讓團隊能以最適合的方式呈現工作內容。
- 進階任務管理：功能包含自訂欄位、自訂狀態、任務依賴關係、優先順序及多重指派，讓任務管理更細緻。
- 整合文件、白板與聊天：內建知識管理、視覺協作及即時團隊溝通工具，減少對外部應用程式的依賴。
- 強大的自動化建構器：可建立自訂自動化規則，簡化工作流程，自動指派任務、發表評論及變更狀態。
價格方案：
- 永久免費：無限任務與成員，僅提供 60 MB 儲存空間。
- 無限方案：每位用戶每月 7 美元（年付）。
- 商業方案：每位用戶每月 12 美元（年付）。
- 企業方案：客製化價格。
優點：
- 功能豐富且可自訂，提供適用於各種工作流程或程序的解決方案。
- 免費方案擁有寬鬆的用戶限制，讓團隊能輕鬆試用。
- 強大的協作工具，包括文件的即時編輯和整合的聊天視窗。
缺點：
- 大量的功能和自訂選項可能讓新用戶感到不知所措，導致學習曲線陡峭。
- 介面可能顯得雜亂，且據報導在大型專案中有時會感覺緩慢或延遲。
- 行動應用程式通常被認為不如桌面版本直覺，且較難操作。
Asana
適用於：行銷及商務團隊的跨部門專案管理。
圖片來源：Asana.com
Asana 是一款受歡迎且成熟的專案管理工具，幫助團隊組織、追蹤及管理工作。它特別適合管理跨不同部門、包含許多相互關聯任務的專案，如行銷活動、產品發表及營運流程。
主要功能：
- 多種專案檢視方式：以多種格式檢視工作，包括清單、看板、行事曆和時間軸，以符合不同的專案管理風格。
- 目標與專案組合：將策略性公司目標與支持它們的專案及專案組合連結，提供從日常任務到商業目標的清晰視野。
- 工作流程建構器與規則：使用視覺化工作流程建構器和自訂規則，建立自動化例行任務及標準化流程。
- 報告與儀表板：產生即時報告與儀表板，以監控專案進度、追蹤關鍵指標並識別風險。
- 應用程式整合：與數百種商業工具整合，如 Slack、Microsoft Teams、Salesforce 及 Adobe Creative Cloud，保持工作連結。
價格：
- 個人方案：永遠免費，適用於個人及最多 10 人的團隊。包含無限任務、專案及儲存空間。
- 入門方案：每位用戶每月 10.99 美元（年付）。新增工作流程建構器、時間軸檢視及無限儀表板。
- 進階方案：每位用戶每月 24.99 美元（年付）。包含專案組合、目標、工作負載管理及時間追蹤。
- 企業方案：針對進階安全性、控制及支援提供客製化價格。
優點：
- 使用者友善的介面讓核心任務的操作變得簡單易懂。
- 目標功能非常適合將日常工作與公司策略目標連結起來。
- 強大的免費方案為小型團隊提供了豐富的功能。
缺點：
- 價格可能比許多競爭對手更高，尤其是在進階方案階層。
- 客戶服務與支援常被認為不佳或幾乎不存在，特別是針對企業問題。
- 行動應用程式被認為較桌面版本弱且功能較少。
Wrike
適合對象：具有複雜專案需求的企業級團隊。
圖片來源：Wrike.com
圖片來源：Wrike.comWrike 是一款強大且多功能的企業工作流程管理軟體，專為大型團隊提供對複雜專案及跨部門工作流程的詳細控制。它具備可擴充性，並提供資源管理、高級報告及企業級安全性的強大功能。
主要功能：
- 可自訂的儀表板與報告：建立可分享的即時儀表板與報告，全面掌握所有專案與團隊的狀況。
- 動態請求表單：使用條件邏輯建立智慧請求表單，自動指派任務並將工作導向正確團隊，以提升工作流程效率。
- 互動式甘特圖與工作負載檢視：規劃專案、管理相依關係，並透過互動式時間軸與工作負載管理工具，視覺化團隊容量。
- 校對與核准：內建工具用於協作創意資產，允許直接回饋、版本比較及簡化核准流程。
- 企業級安全性：提供進階安全功能，如自訂存取角色、使用者稽核報告，以及管理加密金鑰的 Wrike Lock 附加元件。
價格：
- 免費：不限用戶數，費用為 0 美元，但功能非常有限，且僅有 2 GB 儲存空間。
- 團隊版：每位用戶每月 10 美元（2-25 位用戶）。新增可分享的儀表板與互動式甘特圖。
- 商業版：每位用戶每月 24.80 美元（5-200 位用戶）。包含自訂欄位、自動化、時間追蹤與校對功能。
- 企業版與 Pinnacle 版：為需要進階安全性、分析與資源管理的大型團隊提供客製化價格。
優點：
- 一個強大且多功能的平台，能夠管理複雜的專案和專案組合。
- 優秀的安全性和管理控制，使其成為企業的強力選擇。
- 提供超過400個應用程式的廣泛整合。
缺點：
- 學習曲線陡峭，介面對新使用者來說可能令人感到壓力。
- 許多重要功能，如時間追蹤或進階整合，鎖定在較昂貴的商業和企業方案中。
- 價格結構可能令人困惑，附加功能價格昂貴，且不同方案間價格跳升明顯。
Trello
適合對象：初學者及簡單、視覺化的任務管理。
圖片來源：Trello.com
圖片來源：Trello.comTrello 是經典的看板式工作流程工具，以其簡單易用著稱。它使用視覺化的看板、清單和卡片系統，您可以拖放以追蹤任務進度。它是個人、學生和小型團隊管理簡單專案或個人待辦清單的絕佳選擇。事實上，許多客戶選擇 Trello 的原因即是其易用性。
主要功能：
- 看板板：Trello 的核心，讓您能以欄位（例如，待辦、進行中、已完成）來視覺化工作流程，並在欄位間移動任務（卡片）。
- 帶有檢查清單和截止日期的卡片：每張卡片可以包含詳細資訊，包括描述、檔案附件、檢查清單、標籤和截止日期。
- 自動化：內建於每個看板的無程式碼自動化工具，可建立規則、按鈕和指令來自動執行重複動作。
- 增強功能與整合：透過與超過 200 個應用程式（如 Slack、Google Drive 和 Jira）整合，或新增「增強功能」來擴充 Trello 的功能，例如日曆和自訂欄位。
價格：
- 免費：每個工作區最多 10 位協作者，費用為 0 美元。包含無限卡片，但限制最多 10 個看板。
- 標準版：每位用戶每月 5 美元（按年計費）。新增無限看板、高級檢查清單和自訂欄位。
- 高級版：每位用戶每月 10 美元（按年計費）。包含所有檢視（時間軸、日曆等）、高級自動化和管理員控制。
- 企業版：起價為每位用戶每月 17.50 美元（按年計費），提供組織範圍的權限和安全性。
優點：
- 操作極其直觀且易於使用，幾乎無需學習曲線，非常適合初學者。
- 視覺化的看板方法非常適合將複雜流程簡化為可管理的步驟。
- 價格實惠，提供慷慨的免費方案，非常適合個人使用或小型團隊。
缺點：
- 缺乏原生甘特圖、時間追蹤和詳細報告等進階專案管理功能，不適合複雜專案。
- 不易擴展至擁有複雜多階段工作流程的大型團隊或組織。
- 免費方案限制10名協作者和10個看板，對成長中的團隊來說可能有限制。
Smartsheet
適合對象：喜愛試算表且需要強大資料管理功能的團隊。
圖片來源：smartsheet.com
圖片來源：smartsheet.comSmartsheet 是一款工作流程管理平台，結合了試算表的格狀介面與強大的專案管理功能。它專為習慣使用試算表的團隊設計，但需要更強大的自動化、協作和報告功能來管理專案和流程。
主要功能：
- 網格、甘特圖、卡片和日曆視圖：雖然核心是網格，但您可以輕鬆切換到其他視圖，以專案計劃、看板或日曆的形式來視覺化您的資料。
- 工作流程自動化：建立自動化工作流程，根據特定觸發條件和規則發送警示、請求核准及更新列。
- 儀表板和報告：建立可自訂的基於小工具的儀表板，透過從多個工作表提取資料，提供專案狀態、關鍵指標和趨勢的即時可見性。
- 表單：建立具條件邏輯的表單，從內部或外部利害關係人收集一致的資料，並自動填入您的工作表。
- 廣泛的整合：連接多種商業工具，包括 Microsoft 365、Google Workspace、Salesforce 和 Jira，確保您的技術堆疊中的資料保持同步。
價格：
- 免費：0 美元，適用於一位使用者及最多兩位編輯者。包含單一專案的基本功能。
- 專業版：每位使用者每月 7 美元（按年計費）。適用於最多 10 人的團隊，提供無限工作表及每月 250 次自動化。
- 商業版：每位使用者每月 25 美元（按年計費）。適用於 3 人以上團隊，新增無限自動化、工作負載追蹤及校對功能。
- 企業版：針對進階功能如人工智慧、企業級安全性及高級整合提供客製化價格。
優點：
- 類似試算表的介面對習慣使用 Excel 或 Google 試算表的團隊來說既熟悉又容易上手。
- 擁有廣泛的資料管理功能，包括強大的公式、跨工作表連結及報告功能。
- 強大的自動化與工作流程功能，有助於有效簡化重複性流程。
缺點：
- 對偏好更視覺化、拖放介面的團隊來說，可能感覺不夠直覺且較為僵硬。
- 部分使用者反映頁面和工作表載入速度較慢，尤其是在大量資料時。
- 進階功能和高級應用程式（如動態檢視或控制中心）的價格可能相當高昂。
Airtable
適合用於：建立自訂資料庫風格的應用程式與工作流程。
圖片來源：Airtable.com
圖片來源：Airtable.comAirtable 是一個高度彈性的平臺，結合了試算表的簡單性與關聯式資料庫的強大功能。它是一款無需程式碼或低程式碼工具，讓團隊能夠建立自訂應用程式，管理從內容行事曆、產品路線圖到輕量級 CRM 或庫存追蹤等各種事務。
主要功能：
- 彈性資料庫：建立功能強大的資料庫，擁有豐富的欄位類型，如附件、核取方塊、下拉選單，以及連結至其他資料表的紀錄。
- 可自訂的檢視：以多種方式視覺化您的資料，包括格狀、行事曆、看板、畫廊、甘特圖和表單檢視，以符合任何工作流程。
- 介面設計師：在您的資料之上建立自訂且互動的介面，讓協作者能查看並互動資訊，而不會被整個資料庫淹沒。
- 自動化：設定自動化，當紀錄被建立或更新時，觸發 Airtable 或外部應用程式如 Slack 和 Gmail 中的動作。
- Airtable AI：整合的 AI 功能，可協助摘要資料、產生內容、分類紀錄，並透過自然語言提示協助建立應用程式。
價格：
- 免費：最多 5 位編輯者免費。包含無限資料庫，但每個資料庫限制 1,000 筆紀錄及 1 GB 附件容量。
- 團隊方案：每位用戶每月 20 美元（年付）。將限制提升至每個資料庫 50,000 筆紀錄、20 GB 附件容量及 25,000 次自動化執行。
- 商業方案：每位用戶每月 45 美元（年付）。適合成長中的團隊，提供每個資料庫 125,000 筆紀錄、高級管理控制及雙向同步。
- 企業規模方案：為需要進階安全性、擴充性及支援的大型組織提供客製化價格。
優點：
- 多功能且靈活，讓您幾乎可以建立任何自訂的工作流程或應用程式。
- 使用者友善且色彩豐富的介面，使非技術使用者也能輕鬆理解資料庫概念。
- 非常適合在協作環境中組織和管理結構化資料。
缺點：
- 要掌握其較進階功能（如公式和關聯式資料庫設計）有較陡峭的學習曲線。
- 按席位計價模式隨著團隊和資料成長可能變得非常昂貴，且對記錄和自動化有嚴格限制，迫使升級。
- 缺少一些整合平台中內建的專用協作與溝通工具。
Jira
適用對象：敏捷軟體開發團隊。
圖片來源：atlassian.com
圖片來源：atlassian.comJira 是 Atlassian 推出的知名敏捷專案管理軟體。它專為軟體的規劃、追蹤與發布而設計，具備管理衝刺、待辦事項、使用者故事及錯誤追蹤的深度功能。雖然也能調整用於其他商業專案，但其核心仍根植於軟體開發。
主要功能：
- Scrum 與看板板：專為敏捷方法設計的高度可自訂板，讓團隊能管理衝刺並視覺化工作流程。
- 進階路線圖：在時間軸上規劃並追蹤多個團隊和專案的工作，以管理相依性並向利害關係人溝通計畫。
- 可自訂的工作流程與議題類型：透過建立自訂議題類型（例如故事、錯誤、任務）及工作流程，調整 Jira 以符合團隊的精確流程，將議題從「待辦」移動到「完成」。
- 強大的報告功能：產生詳細的敏捷報告，如燃盡圖、速度圖和累積流程圖，以監控進度並提升團隊績效。
價格：
- 免費：最多 10 位使用者免費。包含 Scrum 與看板板、待辦清單及 2 GB 儲存空間。
- 標準版：平均每位使用者每月起價 8.15 美元。新增使用者角色與權限，並將儲存空間提升至 250 GB。注意：Atlassian 採用漸進式定價模式，隨著使用者數增加，每位使用者的費用會降低。
- 高級版：平均每位使用者每月起價 16 美元。包含進階路線圖、無限儲存空間及更多自動化規則。
- 企業版：針對企業級安全性、擴展性及支援提供客製化定價。
優點：
- 一款功能強大且功能豐富的敏捷軟體開發團隊工具。
- 高度可自訂的工作流程，使其能適應任何開發流程。
- 與龐大的開發者工具生態系統及Atlassian產品無縫整合。
缺點：
- 介面複雜、雜亂，充滿技術術語，對非技術團隊來說令人感到壓力大且不直覺。
- 學習曲線非常陡峭，即使是專案經理也不例外。
- 雖然對其利基市場來說功能強大，但對一般商業專案管理而言可能過於複雜且不適合。
Notion
適用於：結合文件、維基和任務的靈活多合一工作空間。
圖片來源：notion.com
圖片來源：notion.comNotion就像是您工作上的數位積木組合。它起初是一款筆記應用程式，現已發展成一個高度靈活的工作空間，您可以在其中建立相互連結的文件、維基、資料庫和專案追蹤器。它深受希望打造自訂知識管理及輕量專案管理解決方案的個人和團隊喜愛。
主要功能：
- 連結的文件和頁面：為任何內容建立頁面，並輕鬆將它們巢狀排列或相互連結，打造強大的內部維基或知識庫。
- 多視圖資料庫：建立簡單但強大的資料庫來追蹤專案、任務或其他任何事物，並以表格、看板、清單、行事曆和圖庫的形式呈現。
- Notion AI：一個 AI 助手，可以幫助你在頁面內直接撰寫、摘要、腦力激盪點子及翻譯內容。
- 即時協作：與團隊同時在頁面和資料庫上工作，並透過評論和提及保持溝通的上下文。
價格：
- 免費：個人使用免費，擁有無限頁面和區塊。你可以邀請最多 10 位來賓。
- Plus：每位用戶每月 8 美元（按年計費）。適合小型團隊，提供團隊無限區塊和無限檔案上傳。
- 商業版：每位用戶每月 15 美元（按年計費）。新增 SAML 單一登入、私人團隊空間及進階頁面分析。
- 企業版：針對進階控管、安全性及專屬成功經理提供客製化價格。
優點：
- 靈活多變，讓你打造符合精確需求的客製化工作空間。
- 非常適合建立美觀且功能完善的內部維基和知識庫。
- 免費方案非常適合個人使用及小規模協作。
缺點：
- 缺乏競爭對手中一些強大且專用的專案管理功能，例如進階報告、本地甘特圖或複雜的依賴管理。
- 高度的彈性可能是一把雙刃劍；若沒有明確的結構，可能很快變得混亂無序。
- 與專用的工作流程自動化工具相比，自動化功能較為有限。
Zapier
最佳用途：連接不同的網路應用程式並自動化簡單任務。
圖片來源：Zapier.com
圖片來源：Zapier.comZapier 是整合的首選應用程式。它是一款自動化工具，作為數千種不同網路應用程式之間的橋樑，讓您能夠建立自動化工作流程（稱為「Zaps」），而無需撰寫任何程式碼。如果您需要讓兩個或多個應用程式互相溝通，Zapier 幾乎總是解決方案。
主要功能：
- 7,000 多個應用程式整合：可連接龐大的應用程式庫，涵蓋從 Gmail 和 Slack 到 Salesforce 及 Shopify 等所有應用程式。
- 簡易工作流程編輯器：視覺化編輯器讓您輕鬆設定觸發條件（「如果這個」）及一個或多個動作（「那麼那個」），以建立您的工作流程。
- 多步驟 Zaps：付費方案允許您建立包含多個步驟和動作的複雜工作流程，這些動作會依序執行。
- 篩選器與路徑：為您的 Zaps 新增條件邏輯，讓它們僅在符合特定條件時執行，實現更進階的自動化。
- 內建 AI 工具：利用 AI 協助產生程式碼步驟、在應用程式間對應資料欄位，並排除 Zaps 中的錯誤。
價格：
- 免費：每月最多 100 個任務，Zaps 僅能有兩個步驟，且每 15 分鐘執行一次。
- 入門方案：每月 19.99 美元起（按年計費），包含每月 750 個任務及多步驟 Zaps。
- 專業方案：每月 49 美元起（按年計費），包含每月 2,000 個任務及更快的更新頻率。
- 團隊方案：每月 69 美元起（按年計費），包含每月 2,000 個任務及團隊協作功能。
- 企業方案：針對大規模自動化需求提供客製化價格。
優點：
- 無與倫比的整合數量使幾乎可以連接您技術堆疊中的任何工具。
- 使用者友善的介面讓非技術使用者也能快速建立簡單的自動化流程。
- 龐大的預建Zap範本庫幫助您在幾分鐘內開始使用。
缺點：
- 基於任務的定價模式可能會迅速變得非常昂貴，特別是對於擁有大量工作流程的企業。
- 免費方案非常有限，每月僅有100個任務且Zap有15分鐘的延遲，這使其不適合大多數商業使用情境。
- 缺乏專用的行動應用程式來隨時建立或管理Zap。
Microsoft Power Automate
適合對象：重度投資於Microsoft 365生態系的企業。
圖片來源：Microsoft.com
圖片來源：Microsoft.com作為Microsoft Power Platform的一部分，Power Automate是一款企業級的工作流程自動化工具，旨在簡化整個Microsoft生態系及其他系統的流程。它提供基於雲端的自動化（DPA）以連接應用程式和服務，以及強大的桌面自動化（RPA）以與舊有系統互動。
主要功能：
- 深度整合 Microsoft 365：在 Microsoft Teams、SharePoint、Excel 和 Outlook 中的原生體驗，讓您能在喜愛的應用程式中建立並觸發流程，無需離開應用程式。
- 機器人流程自動化 (RPA)：使用桌面流程自動化舊系統、網站及無 API 的桌面應用程式上的任務。
- AI 建構器與 Copilot：利用內建的 AI 模型處理文件、分析文字並預測結果。Copilot 允許您使用自然語言建立和編輯自動化流程。
- 超過 1,000 個連接器：連接各種 Microsoft 及第三方服務，包括 Salesforce、Dropbox 和 Google Drive。
- 流程探勘：分析您的業務流程，找出瓶頸並發掘新的自動化機會。
價格：
- Power Automate Premium：每位用戶每月 15 美元。授權個別用戶建立並執行無限的雲端及有人值守的桌面流程。
- Power Automate Process：每個機器人每月 150 美元。授權單一自動化「機器人」可執行無人值守的桌面流程，或供組織內無限用戶使用。
優點：
- 與 Microsoft 365 及 Dynamics 365 生態系統無與倫比的整合，使其成為使用這些工具的組織的自然選擇。
- 強大的 RPA 功能允許您自動化舊有的非 API 系統上的任務，這是許多競爭對手無法做到的。
- 強大的 AI 及流程挖掘功能提供深入洞察和先進的自動化可能性。
缺點：
- 配置可能較為複雜，尤其是對於尚未熟悉 Power Platform 環境的使用者。
- 某些特定連接器或進階功能可能需要額外授權或付費，這可能使成本結構變得複雜。
- 使用者介面不如某些較新且以使用者為中心的流程工作工具直覺。
Process Street
適用於：管理重複性清單和標準作業程序（SOP）。
圖片來源：process.st
圖片來源：process.stProcess Street 是一個強大的工作流程管理平台，專注於協助團隊管理重複性清單、程序和 SOP。它旨在確保一致性、減少錯誤並維持合規性，透過將您的靜態流程文件轉換為互動式、自動化的工作流程，引導團隊完成每個步驟。
主要功能：
- AI 驅動的工作流程生成器：只需幾秒鐘，便可從簡單的文字提示或匯入文件中建立詳細的工作流程範本。
- 具條件邏輯的動態檢查清單：建立智慧檢查清單，根據先前任務的輸入，步驟可動態顯示或隱藏。
- 審核：在任何工作流程中加入單層或多層審核任務，確保工作在推進前由適當人員審查並簽核。
- 任務指派與排程：將任務指派給特定團隊成員或角色，設定動態截止日期，並排程工作流程自動執行。
整合與自動化：透過 Zapier、Webhook 或原生整合連接超過 1,000 個應用程式，自動化執行如發送 Slack 訊息或更新 CRM 等動作。
價格：
- 新創方案：客製化。包含不限數量的工作流程與任務，適用於特定人數成員。
- 專業方案：客製化。新增更多進階功能並支援較大型團隊。
- 企業方案：針對進階安全性、合規性（HIPAA）及專屬支援提供客製化價格。
優點：
- 非常適合建立及執行標準化流程，對合規、品質控管及訓練至關重要。
- 無需程式碼的工作流程建構器，具備條件邏輯與審核功能，強大且易於非技術使用者操作。
- 強大的自動化與整合能力，使其能融入更廣泛的技術架構中。
缺點:
- 對於需要更靈活、具創意的專案管理工具的團隊來說，可能過於結構化且複雜。
- 部分用戶反映使用者介面可能笨重，且報告功能有限。
Hive
最適合: 以民主方式打造的專案管理，並具備靈活的附加功能。
圖片來源：hive.com
Hive 是一款整合式協作與專案管理軟體，自豪地稱自己為「全球唯一民主打造的平台」。這表示其功能與開發路線圖深受用戶反饋影響。它提供一套穩固的核心專案管理工具，並能透過附加功能增添更進階的功能。
主要功能:
- 多種專案視圖: 以看板、甘特圖、行事曆及表格等多種視圖管理並視覺化您的工作。
- 原生聊天與電子郵件整合: 透過直接訊息與群組聊天與團隊溝通，並將電子郵件收件匣直接帶入 Hive，無需切換應用程式即可管理溝通。
- 自動化: 建立易用的工作流程，自動化任務建立、狀態變更與指派，減少手動工作。
- 表單與請求接收: 使用 Hive 表單簡化創意請求、客戶接收或內部請求，並根據表單提交自動建立與指派任務。
價格:
- 免費：個人和最多10人團隊永遠免費。包含無限任務和協作筆記，但儲存空間限制為200MB。
- 入門方案：每位用戶每月5美元（按年計費）。適用於最多10人團隊，新增甘特圖視圖和整合功能，但限制10個專案。
- 團隊方案：每位用戶每月12美元（按年計費）。解鎖無限用戶和專案，並作為新增高級功能的基礎。
- 企業方案：自訂價格，提供加強的安全性、支援及包含所有附加功能。
優點：
- 強大的專案管理和協作功能，包括內建聊天和電子郵件。
- 民主化的開發過程意味著平台根據用戶實際需求演進。
- 附加功能模式提供彈性，只需為所需的高級功能付費。
缺點：
- 許多其他平台標準功能（如工時表、資源管理和審批）為付費附加功能，可能大幅增加軟體總成本。
- 入門方案相當有限，僅限10個專案。
- 需購買多個附加功能可能使最終價格不如簡單分級方案透明。
Backlog
適合對象：需要在一處管理專案和程式碼的團隊。
圖片來源：Nulab.com
圖片來源：Nulab.comBacklog，由 Nulab 開發，是一款為開發團隊設計的全方位專案與程式碼管理工具。它獨特地結合了傳統專案管理功能，如任務追蹤和甘特圖，與以開發者為中心的工具，如 Git 和 Subversion 儲存庫、錯誤追蹤及拉取請求，讓團隊能在單一平台中管理整個開發生命週期。
主要功能：
- 整合版本控制：直接在 Backlog 中託管和管理 Git 及 Subversion 儲存庫，將程式碼提交和拉取請求連結至特定任務和問題。
- 錯誤與問題追蹤：強大的系統用於追蹤錯誤、任務和請求，具備可自訂的分類、優先順序和狀態。
- 專案與任務管理：透過父任務與子任務組織工作，使用甘特圖和燃盡圖視覺化時間軸，並以看板風格面板追蹤進度。
- 維基：為每個專案建立中央知識庫，以儲存文件、會議記錄和團隊資源。
- 程式碼協作工具：在專案任務的脈絡中，使用內嵌評論審查程式碼、管理拉取請求，並利用差異檢視器比較程式碼變更。
價格：
- 免費：最多10名用戶和1個專案，提供100 MB的儲存空間，費用為0美元。
- 入門版：每月35美元（固定費用），最多30名用戶和5個專案。新增子任務功能及1 GB儲存空間。
- 標準版：每月100美元（固定費用），不限用戶數和100個專案。新增甘特圖及30 GB儲存空間。
- 高級版：每月175美元（固定費用），不限用戶數和專案數。新增自訂欄位及100 GB儲存空間。
優點：
- 非常適合開發團隊，因為它無縫結合了專案管理、程式碼管理和錯誤追蹤。
- 標準版和高級版的固定月費對較大型團隊來說非常實惠且可預測。
- 甘特圖和看板等視覺工具使技術和非技術團隊成員都能輕鬆協作。
缺點：
- 使用者介面對新用戶來說可能較為混亂且不直覺，尤其是對不熟悉開發者專用工具的人。
- 缺少一些更通用工具中具備的進階專案管理功能，例如強大的報告或時間追蹤小工具。
- 行動應用程式的使用體驗常被反映不如桌面版本功能完整。
Nintex
適用對象：企業級、文件密集型流程自動化。
圖片來源：nintex.com
圖片來源：nintex.comNintex 是一款強大且先進的企業工作流程管理軟體，專為自動化複雜且大規模的商業流程而設計，特別適用於文件密集型的流程。它提供完整的工具套件，用於流程繪製、工作流程自動化、機器人流程自動化（RPA）及文件生成，成為大型組織推動數位轉型的首選解決方案。
主要功能：
- 先進的工作流程自動化：利用拖放工具和具代理性的人工智慧設計及管理複雜的工作流程，連結企業內的人員、系統與資料。
- 流程管理與繪製：發掘、記錄並管理核心商業流程，確保流程的可見性、控制力及符合如 ISO 等標準。
- 文件自動化與電子簽署：自動生成並傳送合約、發票等文件，從多個系統提取資料，並管理整個電子簽署流程。
- 機器人流程自動化（RPA）：部署軟體機器人處理舊系統及應用程式中的重複性手動任務，釋放人力從事更高價值的工作。
- 與 Microsoft 及 Salesforce 的深度整合：擴展 SharePoint、Office 365 及 Salesforce 等主要企業平台的功能，實現強大的自動化。
價格：
- 專業方案：客製化定價。
- 高級方案：客製化定價。
優點：
- 一個極其強大且靈活的平台，用於自動化大型企業中複雜且關鍵的工作流程。
- 非常適合以文件為中心的流程，具備強大的文件生成和電子簽名功能。
- 與核心企業系統如Salesforce及整個Microsoft套件有強大的整合能力。
缺點：
- 價格非常高，令中小企業難以負擔。
- 部分用戶反映RPA功能仍在成熟階段，需要在例外處理和整合等方面改進。
- 學習曲線可能相當陡峭，尤其是在實施新功能或進階功能時。
Kissflow
適合對象：需要簡單無程式碼平台來建立流程的非技術用戶。
圖片來源：kissflow.com
圖片來源：kissflow.comKissflow是一個低程式碼/無程式碼的工作流程管理平台，強調簡單易用。它旨在賦能非技術業務用戶（通常稱為「公民開發者」）自行建立表單、自動化工作流程並管理流程，無需撰寫程式碼。對於希望數位化內部流程的人力資源、財務和採購等部門來說，是一個很好的選擇。
主要功能：
- 視覺化工作流程建構器：一個簡單的拖放介面，用於設計和視覺化工作流程、定義角色及設定規則。
- 可自訂表單：建立自訂表單以收集任何流程的資料，從採購申請到員工入職，並將其整合到您的工作流程中。
- 無需程式碼的整合：使用預先建置的連接器輕鬆將 Kissflow 連接到其他商業應用程式，無需具備 API 專業知識。
- 流程分析與報告：獲取詳細的報告和分析，追蹤工作流程的效能、識別瓶頸，並做出以數據為基礎的決策。
- 案件管理看板：使用可自訂的看板以視覺化且協作的方式處理工單、支援請求及其他基於案件的工作。
價格：
Kissflow 的價格以用戶為基礎，但通常以團隊和企業套裝銷售，而非低價的個人方案。
- 基本方案：起價每月 1,500 美元。
- 標準方案：每用戶每月 10 美元（需達最低用戶數）。
- 專業方案：每用戶每月 20 美元（需達最低用戶數）。
- 企業方案：可依需求提供客製化價格。
優點：
- 簡單且易於導航的使用者介面，使非技術使用者也能輕鬆建立自己的解決方案。
- 對於希望開始使用工作流程自動化且不想面臨陡峭學習曲線的初學者來說，是不錯的選擇。
- 此平台多功能，可用於自動化各種部門流程。
缺點：
- 定價結構中，基本方案的入門門檻較高，對小型企業來說可能昂貴且具限制性。
- 部分使用者認為，雖然使用者介面簡單，但需要時間適應，且某些易用性功能有限。
- 有些使用者批評客服反應不佳或取消服務困難。
Pipefy
適合對象：視覺化、無程式碼的工作流程設計與自動化。
圖片來源：pipefy.com
圖片來源：pipefy.comPipefy 是一個基於雲端的無程式碼工作流程管理平台，允許團隊以視覺化方式設計、自動化及優化流程。它採用看板風格介面，每張「卡片」代表一個流程實例（如新員工或客戶工單），並在可自訂的階段中移動。它特別適合標準化基於請求的工作流程，如 IT 支援、人力資源請求及採購。
主要功能：
- 視覺化工作流程建構器：使用拖放介面設計並自訂您的流程，定義階段、規則和自動化。
- 公開表單：建立可分享的表單，以收集外部使用者（如客戶或供應商）的請求和資料，並自動在您的工作流程中建立新卡片。
- 即插即用範本：透過各種預先建立的範本快速開始，適用於常見的商業流程，如員工入職、採購核准和客服工單。
- AI代理與自動化：利用AI自動化互動、分派任務，並保持工作流程全天候運作。設定規則以自動指派任務、發送電子郵件及移動卡片。
- 整合功能：將Pipefy連接至其他商業工具，如Slack、Microsoft Teams及各種CRM，打造整合的工作流程生態系統。
價格：
- 入門方案：免費提供最多10位使用者，但功能有限。
- 商業方案：每位使用者每月20美元（按年計費）。新增更多進階功能與自動化能力。
- 企業方案：每位使用者每月34美元（按年計費）。包含強化的安全性與支援。
- 無限方案：針對大型、關鍵任務營運提供客製化價格。
優點：
- 直覺且視覺化的介面易於使用，讓人輕鬆了解任何流程的狀態。
- 價格實惠，並提供功能完善的免費方案，讓中小型企業也能輕鬆使用。
- 附帶豐富的預建範本庫，幫助團隊快速實施標準工作流程。
缺點：
- 儀表板和報告功能的組織性和自訂性有待加強。
- 部分用戶反映 Pipefy 的自動電子郵件被標記為垃圾郵件。
- 一次意外的平台升級造成部分用戶使用中斷，顯示產品變更的溝通可能存在問題。
Kintone
適用於：建立自訂無程式碼商業應用程式與資料庫。
圖片來源：kintone.com
圖片來源：kintone.comKintone 是一個全方位且高度可自訂的工作平台，讓團隊能在不撰寫任何程式碼的情況下，建立自己的商業應用程式、資料庫與工作流程。它旨在將分散於試算表和電子郵件中的資料集中化，轉化為動態且協作的應用程式，能管理從客戶關係管理、專案管理到費用報告及人力資源流程等各種事務。
主要功能：
- 無需程式碼的應用程式建構器：使用拖放介面建立自訂資料庫應用程式，以追蹤對您的團隊至關重要的任何資料。
- 流程管理與工作流程：設計並自動化逐步工作流程，包含自訂提醒、通知和審核步驟，確保工作持續推進。
- 集中式資料與溝通：直接在資料記錄上進行溝通，確保對話與背景資訊永遠不會與工作本身分離。
- 細緻的權限設定：精確控制誰可以查看和編輯哪些內容，細分到欄位層級，確保資料安全及所有協作者的適當存取。
- 團隊協作空間：為不同團隊、部門或專案建立專屬工作區，將所有相關應用程式、資料和討論集中組織於一處。
價格：
Kintone 提供單一全包方案，最低需 5 位使用者。
- 專業方案：每位使用者每月 24 美元，最低承諾金額為每月 120 美元。
- 折扣：非營利組織、教育機構及政府機關可享每位使用者每月 15 美元的特別價格。
- 免費試用：提供 30 天免費試用。
優點：
- 高度可自訂的平台，讓團隊能夠打造完美符合其獨特流程的解決方案。
- 無需程式碼的應用程式建構器功能強大且易於使用，使業務用戶能夠創建自己的工具。
- 優秀的客戶支援經常受到用戶讚賞，專門團隊協助實施和設置。
缺點：
- 最低五名用戶的限制使該平台對非常小的團隊或個人用戶來說無法使用且成本過高。
- 部分用戶認為使用者介面較不現代，且相比較新競爭者顯得較為笨重。
- 雖然功能強大，但大量的功能和自訂選項可能導致新用戶學習曲線陡峭。
Next Matter
適用於：協調複雜的跨部門服務運作。
圖片來源：nextmatter.com
圖片來源：nextmatter.comNext Matter 是一款企業級工作流程自動化平台，專為客戶啟動、合規和理賠處理等高風險服務團隊設計。它專注於通過自動化和協調涉及多個團隊、系統甚至外部用戶的複雜多步驟流程，確保 100% 的服務可靠性。
主要功能：
- 視覺化工作流程建構器：使用無需程式碼的拖放介面設計複雜的工作流程，支援條件邏輯、平行任務及整合。
- 企業級整合：連接關鍵業務系統，如客戶關係管理系統（Zendesk）、資料庫及自訂 API，打造端對端自動化流程。
- 外部入口網站與訪客存取：透過安全的公開表單、入口網站及訪客任務，讓客戶或合作夥伴等外部使用者參與您的工作流程。
- 管理儀表板與分析：即時掌握所有執行中流程，追蹤截止日期與服務水準協議（SLA），並利用資料匯出分析團隊績效及找出瓶頸。
- 治理與合規：為高風險環境打造，具備稽核日誌、版本控制及企業級安全性（SOC 2、GDPR）等功能，以符合合規要求。
價格：
Next Matter 的價格設計針對企業，包含平台費用及每位使用者費用。
- 入門方案：平台費用 625 美元/月 + 每位使用者 19 美元/月。限制 3 個工作流程。
- 成長方案：平台費用 2,950 美元/月 + 每位使用者 29 美元/月。包含無限工作流程。
- 專業方案：平台費用 7,500 美元/月 + 每位使用者 49 美元/月。新增企業整合及白牌服務。
- 企業方案：針對客製化部署與支援提供客製價格。
優點：
- 非常適合自動化和標準化複雜且關鍵的服務運營，特別是在可靠性和合規性至關重要的情況下。
- 提供真正的端到端流程編排，將內部團隊、外部用戶和各種系統連接在單一流程中。
- 高度可擴展且安全，並提供在私有雲（AWS、Azure、Google）上自訂部署的選項。
缺點：
- 高昂的平台費用使其成為企業專用工具，中小型企業難以負擔。
- 與Zapier等平台相比，原生預建整合數量較少，更多依賴自訂API連接以擴展功能。
- 專注於結構化、可重複的流程，使其不太適合更具動態性和創意性的專案管理。
ProcessMaker
適用於：開源、以審批為驅動的業務流程管理（BPM）。
圖片來源：processmaker.net
圖片來源：processmaker.netProcessMaker是一款低程式碼業務流程自動化平台，擅長自動化基於表單的審批驅動工作流程。它旨在幫助組織數位化並簡化數據、系統與人員之間的信息流。憑藉其開源背景，為開發者提供高度靈活性，而其視覺化設計器則使業務用戶能夠輕鬆繪製流程。
主要功能：
- BPMN 2.0 流程建模器：一款視覺化、拖放式工具，用於設計符合業務流程模型與標記標準的複雜工作流程。
- 表單建構器（Dynaform）：建立響應式、動態表單以捕捉流程所需資料，並可新增自訂欄位與邏輯。
- 自動化與人工智慧：自動化重複性任務，協調工作流程，並利用人工智慧工具構建自主流程，從資料中獲取洞見。
- 整合與 API：透過強大的 REST API 無縫整合第三方系統如 ERP 與 CRM，並使用腳本語言（PHP、JavaScript）進行進階客製化。
- 儀表板與報告：透過直覺式儀表板與詳細報告即時監控流程效能，提升能見度與決策品質。
價格：
ProcessMaker 的價格定位於中型市場與企業客戶。
- 標準版：每月 1,495 美元。
- 企業版：每月 2,479 美元。
- 客製化：亦提供針對特定需求的客製化價格方案。
優點：
- 一個強大且高度彈性的平臺，用於自動化複雜且需多重審核的商業流程。
- 拖放式流程建模器與表單建構器直覺易用，適合設計基礎至中階工作流程。
- 透過 API 與腳本支援，提供強大的整合與客製化能力。
缺點：
- 需要具備一定的程式編碼知識（PHP、JavaScript）才能解鎖其更進階的功能，這對非技術團隊來說可能是一道障礙。
- 價格偏高，不適合小型企業。
- 部分用戶反映在處理非常大型流程時會出現效能問題，且偶爾會有「隱藏的錯誤」干擾工作流程。
ProofHub
適用對象：以固定月費提供一體化專案管理。
圖片來源：proofhub.com
圖片來源：proofhub.comProofHub 是一款專案管理與團隊協作軟體，提供多種工具於一體，旨在讓團隊對專案與溝通擁有最大掌控力。其突出特色是簡單的固定費率定價模式，不按用戶數收費，對於大型或成長中的團隊來說，可能是一個具成本效益的解決方案。
主要功能：
- 任務與專案管理：透過任務與子任務組織工作，指派給團隊成員，並追蹤各階段的進度。
- 多種視圖：使用甘特圖、看板、表格視圖和行事曆視圖來視覺化專案，以符合不同的規劃需求。
- 線上校對：一個協作工具，用於審查和提供創意資產及文件的反饋，具備標註工具和串連評論。
- 團隊溝通：集中管理溝通，內建群組聊天、直接訊息和討論區，讓對話依主題有序組織。
- 自訂角色與工作流程：定義自訂角色以控制存取權限，並建立具有無限階段的自訂工作流程，以符合團隊的特定流程。
價格：
ProofHub 提供固定月費方案，非按用戶計費。
- 基本方案：每月 45 美元（按年計費）。包含核心功能及最多 40 個專案。
- 終極控制方案：每月 89 美元（按年計費）。新增無限專案、自訂角色、工作流程及白標功能。
優點：
- 固定月費且無按用戶收費，對大型團隊來說非常具成本效益。
- 提供完整工具組合，包括專案管理、校對及聊天，集中於一個平台。
- 線上校對工具非常適合需要協作視覺資產的創意團隊。
缺點：
- 固定費用對於大型團隊來說雖然合適，但對於小型團隊或新創公司而言可能過於昂貴，因為他們使用按用戶計費模式會支付較少費用。
- 部分用戶認為使用者介面過於雜亂，且不如某些競爭對手直覺。
- 缺少一些進階功能，如專用資源管理和預算工具。
Bit.ai
適合對象：以知識為中心團隊的工作流程與文件管理。
圖片來源：bit.ai
圖片來源：bit.aiBit.ai 是一個由人工智慧驅動的平台，專注於創建智慧、互動且協作的文件與維基。它為需要有效創建、管理及分享知識的團隊而設計。Bit.ai 允許您將文字、豐富媒體及來自超過100個其他應用程式的內容編織在一起，打造作為任何專案或流程中央樞紐的活文件。
主要功能：
- 智慧文件與維基：一個強大的編輯器，用於創建動態文件，內容可包含文字、表格、嵌入檔案、影片及程式碼區塊。
- AI天才寫手：一個協助內容創作、腦力激盪、研究及產生客製化範本的AI助理。
- 即時協作：多位使用者可共同編輯文件，留下內嵌評論，並使用@提及功能，實現無縫的即時協作。
- 100多種豐富媒體整合：可直接將Google Sheets、Airtable、YouTube及Figma等工具的動態內容嵌入文件，且更新會自動反映。
- 工作區與內容管理：將文件與維基組織成可擴展的工作區與資料夾，並配備強大的全域搜尋功能，能即時找到資訊。
價格：
- 免費方案：最多5名成員免費。包含核心功能，但文件數量與儲存空間有限制。
- 專業方案：每名成員每月8美元（年付）。提供無限文件與進階功能。
- 商業方案：每名成員每月15美元（年付）。包含可追蹤文件、訪客存取及品牌自訂。
- AI天才附加元件：每10萬字每月10美元。
優點：
- 非常適合創建豐富、互動性強且高度協作的文件和內部維基。
- 廣泛的整合庫讓您能將各種數位內容集中於一處。
- 強大的安全功能和多種分享選項（包括密碼保護和可追蹤連結）提供對內容的控制。
缺點：
- 按用戶計價對於較大的團隊來說可能變得昂貴，尤其是加入 AI 功能時。
- 部分用戶反映存取控制存在問題，並要求增加目前缺少的進階功能。
- 它更像是一個文件和知識管理工具，而非完整的專案管理或工作流程自動化平台。
Shift
適用於：透過集中電子郵件和應用程式來簡化溝通。
圖片來源：shift.com
圖片來源：shift.comShift 不是傳統的工作流程管理工具，而是一款桌面瀏覽器，旨在解決「切換成本」問題——因不斷在分頁、應用程式和帳號間切換而損失的生產力。它讓您能在一個專注且有組織的視窗中管理所有電子郵件收件匣、行事曆和網路應用程式，簡化溝通並減少數位雜亂。
主要功能：
- 統一收件箱：在單一集中視窗中並排管理多個 Gmail、Outlook 和 Office 365 帳戶，無需反覆登入登出。
- 應用整合：將您所有喜愛的網路應用程式（如 Slack、Asana、Trello 等）直接加入 Shift 瀏覽器，讓一切集中於同一處。
- 工作區：建立專屬且可自訂的工作區，為不同專案或生活部分（例如「工作」與「個人」）組織分頁、書籤和應用程式。
- 統一搜尋：從單一搜尋欄位搜尋所有已連結的電子郵件帳戶、行事曆和雲端硬碟。
- 擴充功能支援：支援像 Grammarly、LastPass 和 HubSpot 等熱門 Chrome 擴充功能，提升您的工作流程。
價格：
- 基本版：免費。允許連結最多 2 個電子郵件帳戶和 1 個應用程式。
- 進階版：每用戶每年 129 美元。解鎖無限帳戶、應用程式和工作區，以及統一搜尋等進階功能。
優點：
- 非常適合因分頁混亂而感到不堪負荷，且需要有效管理多個電子郵件和網路應用帳戶的個人和團隊。
- 大幅減少情境切換，並透過將所有通訊與工作工具集中於一個有組織的視窗中，幫助維持專注。
- 工作區功能非常適合區分不同專案或數位生活的各個面向。
缺點：
- 它主要是一款生產力瀏覽器和通訊中心，而非專門的工作流程管理系統。它沒有自己的任務管理或自動化功能。
- 它的價值完全取決於您已經使用的網絡應用程式；它將它們集中管理，但不取代它們。
- 免費方案非常有限，更像是一個試用，而非長期解決方案。
Fluix
適用於：無需編碼的現場服務行業工作流程自動化（建築、能源）。
圖片來源：fluix.io
圖片來源：fluix.ioFluix 是一款專為擁有行動和現場服務團隊的企業設計的無需編碼工作流程自動化軟體，例如建築、能源、航空和翻修行業。它擅長數位化基於紙本的流程，如現場檢查、安全檢查清單、工作訂單和合規表格，讓團隊能在現場捕捉數據並自動化後續工作流程。
主要功能：
- 數位表單與資料收集：將任何 PDF 轉換為可填寫的行動表單，或使用無程式碼建構器從零開始建立自訂表單。團隊可在 iOS 裝置上填寫表單，甚至離線使用。
- 工作流程自動化：建立多步驟工作流程，自動化現場提交文件與表單的路由、審核與核准。
- 現場團隊任務管理：指派任務、排定工作並追蹤現場作業進度，確保所有工作按時且符合標準完成。
- 文件管理：提供安全且集中化的雲端儲存庫，存放所有營運文件，確保現場團隊隨時能取得最新版本。
- 報告與分析：從現場收集準確資料，並用以產生報告，獲得可行的營運洞察。
價格：
- 核心方案：每位用戶每月起價 30 美元。包含工作流程自動化與文件管理。
- 進階方案：針對更複雜需求提供客製化價格。
- 附加功能：條件邏輯（每位用戶每月 10 美元）、表單建構器（每位用戶每月 10 美元）及進階整合（每位用戶每月 20 美元）等功能會增加費用。
優點：
- 完美為擁有行動工作團隊的產業量身打造，針對現場作業的特定挑戰提供解決方案。
- 離線工作能力是位於偏遠地區且無可靠網路連線團隊的重要功能。
- 強調數位化紙本表單及自動化大量文件流程，能帶來顯著的時間與成本節省。
缺點：
- 價格可能會變得較高，特別是當開始加入多種必要的高級功能與服務，以應對更複雜的工作流程時。
- 這是一款專注於現場服務自動化的利基工具，並非適用於辦公室團隊的一般專案管理平台。
- 其功能集相較於更廣泛的工作流程管理平台較為有限。
如何為您的團隊選擇合適的工作流程軟體
選擇合適的工作流程軟體看似困難，但其實比你想像的簡單。沒有一款「最佳」工具適合所有人。適合你的選擇將取決於你團隊的具體需求、規模和預算。
你將面臨幾個關鍵抉擇。你可能需要在一體化平台的便利性與專業工具的強大功能之間做出選擇。另一個考量是選擇功能強大但複雜的系統，還是較簡單且直覺的系統。最後，你需要在明確且前置的價格與可能包含附加費用的定價模式之間權衡。
為了釐清這些問題，先向你的團隊提出幾個關鍵問題：
- 我們的團隊規模和預算是多少？你是能靠慷慨免費方案茁壯的小團隊，還是需要先進安全性和擴展性的企業大團隊？
- 我們最大的痛點是什麼？你是否被重複的手動任務淹沒，難以跨部門溝通，或缺乏專案進度的可見性？
- 你的業務需求是什麼？我們需要的是簡單的任務追蹤器，還是用來建立複雜自訂應用程式的平台？你對自訂化的需求將大大影響你的選擇。
- 將所有工具——聊天、文件、會議和任務——集中在一處有多重要？應用程式切換的成本，包括訂閱費用和生產力損失，都是必須考慮的實際因素。
結論
適合您團隊需求的最佳工作流程程式必須取得微妙的平衡。它應該足夠強大以處理複雜的業務流程，但又足夠直觀，讓團隊中的每個人都能使用。它應該整合您的重要工具以降低成本和摩擦，但仍需提供足夠先進的功能。
像 Lark 這樣的平台就是一個很好的例子。它從零開始設計，旨在解決數位工作環境分散的核心問題。它將關聯式資料庫的強大功能、整合聊天和會議的無縫溝通，以及相互連結文件的協作力量結合在一個應用程式中。自動化設置簡單，不僅技術用戶，團隊中的每個人都能輕鬆使用。它還提供企業級的強大功能，卻沒有企業級的複雜性或高昂價格，直接解決了我們在市場上看到的最常見痛點。
停止在多個應用程式間切換，開始簡化您的工作。立即體驗將一切集中於一處的強大功能，試用 Lark 功能豐富的入門方案——對最多 20 位團隊成員永遠免費。
工作流程軟體常見問題解答
什麼是工作流程管理軟體？
工作流程管理軟體幫助企業從開始到結束組織其工作。它用於改善工作流程，使流程對所有參與者更加清晰且高效。這類工具有助於任務順利地從一個人轉移到下一個人，隨著時間推移帶來持續的流程改進。
什麼是工作流程自動化軟體？
工作流程自動化軟體旨在簡化流程，讓技術處理重複且手動的工作。例如，它可以自動發送電子郵件提醒、將文件路由以供簽名，或更新專案狀態，從而節省時間並減少錯誤。透過可自訂的功能，您可以設置這些自動化以符合您的具體需求，並實現顯著的流程改進。
哪一款是最佳的小型企業工作流程軟體？
沒有單一的「最佳」選擇，因為最佳的小型企業工作流程管理軟體完全取決於您公司的具體需求。合適的選擇會符合您團隊獨特的工作流程以及您希望達成的目標。您應該尋找具有可自訂功能、能簡化流程且團隊易於採用的工具，這將為您的企業帶來最有效的流程改進。
有免費的工作流程軟體可用嗎？
我們在本篇部落格中提到多種免費的工作流程管理軟體。全方位平台如 Lark、ClickUp 和 monday.com 均有提供。較傳統的工具如 Asana 和 Wrike 也提供免費方案選項。
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