導入前の課題：分散システムと非効率なプロセス

Lark 導入前、同社は複数のシステムが乱立し、データがサイロ化しているという大きな課題を抱えていました。これにより、データ管理が煩雑になるだけでなく、全社的な業務効率の低下を招いていました。

システム分散によるデータ管理の難題

複数のタスク管理アプリやチャットツールが社内に混在。データが各システムのサーバーに散在し、一元的な管理が不可能でした。

新規サービス導入の膨大な工数

AI の普及に伴い新規サービスの導入を検討するも、複数サービスの比較検討や決裁取得に膨大な時間と工数がかかり、プロジェクトが停滞していました。

Lark 導入の意思決定要因

これらの課題を解決するため、同社は Lark の導入を決定しました。その背景には、Lark が持つ 3 つの大きな魅力がありました。

オールインワンの魅力

検討していた多くの機能が Lark 一つで完結することを認識。複数ツールを管理する手間を削減できる点が高く評価されました。

データ一元管理の重要性

以前から経営課題として上がっていた「データの一元管理」の必要性に応えられると判断。情報資産の有効活用に道筋をつけました。

将来の開発可能性

Lark 上で独自のベース開発やアプリケーション開発が可能である点に、将来的な拡張性と事業成長への貢献を期待しました。

導入体制とタイムライン

導入は二段階で計画的に進められました。「納期厳守」というトップの強い意志のもと、全社一丸となってプロジェクトを推進しました。

フェーズ 1：内勤者への導入

まず、管理部門などの内勤者を中心に導入を開始。人材系部署が主導し、Lark の活用を推進しました。この段階で、既存の基幹システムの Lark への移管計画も始動しました。

フェーズ 2：派遣社員への展開

内勤者での活用が定着した後、派遣社員へと導入範囲を拡大。「納期を絶対にずらさない」という強いコミットメントを受け、逆算してトレーニングと準備を進め、計画通りに全社展開を完了しました。

Larkで実現したこと

派遣業務管理システムの刷新

Lark 導入効果の集大成とも言えるのが、Lark Base を活用して自社開発した派遣業務管理システムです。これにより、これまで属人化していた営業情報が一元化され、業務プロセス全体が劇的に改善されました。

ソリューション紹介

このシステムでは、派遣社員の契約管理、顧客契約、案件管理、タイムシートの登録・承認、稼働時間の自動算出、請求書の自動作成まで、派遣業務の一連の流れをすべて一つの Base に統合しています。

従来は、営業部だけが把握している情報や、経営陣から見えづらい「業務の属人化」の課題がありましたが、可視化・情報連携・権限管理の仕組みにより、この課題を根本から解消しました。

また、以前はシステムが分断されていたため二重入力が発生していましたが、現在はボタン一つでデータが連携でき、営業部・派遣社員・管理本部の三者で業務効率化が実現できるようになりました。

今では、この仕組みは弊社の基幹システムとして不可欠な存在になっています。

• 特に導入の効果が顕著に現れたのが、請求書作成業務です。手入力に依存していた旧来のプロセスは完全に自動化されました。

Before：旧システムの課題

• 勤怠情報はすべて手入力

• 派遣スタッフの紙タイムシートを目視で転記

• 毎月請求書作成者 7 名で3日、1ヶ月分の工数

After：Lark Baseの効果

• スタッフの打刻時間から請求素案を自動発行

• 作業は「確認」と「チェック」のみに削減

• 約1人月分の工数削減

構築過程

本システムは、財務担当が情報システム部門やLarkチームと連携し、約 3 か月をかけて設計・構築しました。

もともと Excel や関数を見るだけで蕁麻疹が出るほど苦手意識を持っていたメンバーでしたが、「自分の仕事をもっと楽にしたい」という強いモチベーションのもと、Lark チームのサポートを受けながら開発を進めました。

取り組むほどに「できること」が増え、業務理解が深まり、気づけば当初の想定をはるかに超えるソリューションを自力で形にできるようになりました。

探す・聞く・伝えるを変える情報基盤改革

社内に散在していたナレッジの整理から、属人化していた問い合わせ・周知業務の改善まで、情報基盤全体を抜本的に見直した取り組みも多くありました。

ナレッジ管理

• 旧来のドキュメントが属人化、散乱され、検索性に課題がありましたが、Lark Wiki に約 30 項目以上の就業規則やガイドラインなどを一元化した。

• UI が大幅に改善され、Lark の優れたグローバル検索機能も相まって、必要な情報へ容易にアクセスできるようになりました。社内の組織資産が一元管理できた。

問い合わせ対応

• ヘルプデスク機能を活用し、頻出の問い合わせを登録。質問がある際に、まずはヘルプデスクへ問い合わせしてもらうことを習慣付けさせ、社員が自己解決できる環境が整いました。

• 結果、以前1日10件以上あったメールや電話での問い合わせは、1日約1件へと激減しました。

情報周知

• 派遣業界で派遣社員への情報通知は頻繁に行われる以外と煩雑な業務。今までメール通知でBCCに全員を入れて連絡し、退職者や新入社員がいる場合、漏れやミスが生じやすかった。

• 今はLark 公式アカウントでの一斉通知に変更し、Larkユーザ通知不達や情報漏洩のリスクをなくし、業務負荷を大幅に軽減。

人材育成と組織の成長

Lark導入プロジェクトは、単なるシステム開発に留まらず、人材育成の機会としても大きな成果を上げました。

現場主導の改善サイクルを構築

当初、管理本部のメンバーだけでは工数が不足したため、営業事務のメンバーをチームに追加。彼らは当初、業務効率化の経験がありませんでしたが、Lark のヘルプセンターやカスタマーサポートなどを活用して自ら学び、優れた機能を実装できるようになりました。この経験は、現場のメンバーに「自ら業務を考え、改善する」という意識を根付かせ、組織全体の成長に貢献しました。

今後のチーム構想

現在 5 名で構成される構築チームは、今後「スキル伝授」へと役割をシフトさせ、社内に Lark プロフェッショナルを育成していく計画です。最終的には、各拠点の営業事務が本体チームのサポートを受けながら、自律的にシステム構築や改善を行える体制を目指します。

まとめ：Lark がもたらした価値と未来

今回の導入プロジェクトは、Lark が単なるコミュニケーションツールではなく、企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）を加速させる強力なプラットフォームであることを証明しました。

今後、給与計算の自動化、OCR の活用、電子契約機能の実装などが進むことで、さらなる ROI の向上が期待されます。Lark を基盤とした業務改革は、まだまだこれからです。