導入事例に戻る
株式会社YNP：Larkで「分散した業務ツール」を統合し、データ管理と意思決定を高速化
人事情報、採用進捗、営業数値、人事評価、勤怠管理など、企業運営に必要な重要データが複数のシステムやスプレッドシートに分散していると、確認や更新のたびに手間がかかり、入力ミスや管理漏れも発生しやすくなります。 同社では、こうした分散管理の課題を解消するため、Larkを活用して人事・採用・営業領域の情報基盤を再構築。Base、承認、自動化、タスク、カレンダーなどを組み合わせることで、データの一元管理と業務フローの標準化を実現しました。 その結果、情報の見える化が進んだだけでなく、申請・集計・通知・タスク化までが一つのプラットフォーム上でつながり、業務効率と運用精度の大幅な向上につながっています。
松井 都
株式会社YNP CEO
「誰もが必要だと分かっていたのに、誰も作らなかったツール」というのがLarkの第一印象です。 チャット・承認・ドキュメントといったUXの多様性と、その裏で強固に統合されたデータの一元性が弊社のDX推進を強力に支える基盤となっています。
会社紹介
女性比率90%のIT企業です。結婚・出産・育児など、多様なライフステージに寄り添いながら、長く、安心して働けるキャリア環境を整えています。 システム開発やSES事業を通じて、働く人の「今」と「これから」に寄り添う存在でありたい。それが、私たちの原動力です。
目的
分散している業務ツール／データの統合・一元管理。現場が迷わず使える情報共有の標準化。
導入前の課題
システムごとの分断により、業務とデータが一元化されていなかった
社員情報、採用管理、営業数値、各種申請などが複数のツールやスプレッドシートに分散しており、情報の集約や横断的な確認が難しい状態でした。さらに、人事評価や承認ワークフローのような仕組みは十分に整備されておらず、運用面でも非効率が生じていました。
手作業中心の運用により、データ管理の負荷が大きかった
同じ情報の二重管理や手入力による更新が多く、入力ミスや更新漏れ、不整合が発生しやすい状況でした。データの正確性を保つために確認・修正の工数もかかり、管理負荷が大きな課題となっていました。
社内コミュニケーションが分散し、情報共有が属人化していた
本社と現場、また部門間のやり取りが主にチャットに依存していたため、重要な情報が流れやすく、見落としや認識のずれが起こりやすい状態でした。ナレッジも蓄積されにくく、情報が個人間に閉じることで、組織全体での共有や再活用が進みにくいという課題がありました。
取り組み内容と効果
社員情報を一元管理する統合データベースを構築
まず着手したのは、バラバラに管理されていた社員情報の一元化です。
Lark Base上に統合的な社員管理データベースを構築し、人材管理システムや各種スプレッドシートで分散していた情報を集約しました。
さらに、情報の登録・更新については、直接台帳を編集するのではなく、承認や専用フォームを通じて入力する運用に変更。これにより、入力ミスや更新漏れを防ぎながら、データの整合性を保てる仕組みを整えました。
これまで“台帳を管理する”ためにかかっていた工数を減らし、より正確で信頼できる社員情報基盤を実現しています。
採用管理を可視化し、意思決定のスピードを従来の3倍に向上
採用領域では、応募者情報と選考進捗をLark Baseで一元管理。
応募から採用までのプロセスを蓄積・可視化することで、採用活動の全体像をリアルタイムで把握できるようになりました。
特に大きな変化となったのが、ダッシュボードによる数値の可視化です。
従来もグラフ作成自体は可能でしたが、準備や集計に時間がかかっていました。Lark Baseのダッシュボード機能を活用することで、必要な指標を短時間で見える化でき、現場と管理者の双方がスピーディに状況を確認できる環境が整いました。これにより、採用活動を“感覚”ではなく、“数字”で捉える運用が可能になっています。
従来、スプレッドシートの頻繁な作り直し・メンテナンスに加え、不整合データの調査対応が発生しており、月間30〜50人時程度を要していました。現在は、必要に応じたデータ入力と週次確認のみの運用となり、約10人時／月まで削減しています。
営業数値の一元管理で、部門横断のデータ活用を強化
採用管理と並行して進められたのが、営業数値のLarkへの集約です。
分散していた営業関連データをBaseに取り込み、社員管理データベースとの連携も含めて、横断的に活用できる環境を整備しました。
これにより、従来は別々に見ていた情報を一つの基盤上で確認できるようになり、営業活動の把握や分析のしやすさが大きく向上。
単なるデータ保管ではなく、「必要な情報を、必要な形で、すぐ使える」状態へと進化しました。
人事評価システムをLark上で構築し、運用を標準化
同社では、全社員へのLark導入にあわせて、人事評価に関わる業務プロセスもLark上で再構築しました。これにより、これまで分散しやすかった申請・確認・集計・フォロー対応を一つの基盤に集約し、人事評価業務をよりスムーズかつ統一的に運用できる体制を整えました。
評価運用を、誰にとってもわかりやすく
人事評価に必要な申請や報告の流れを整理し、社員・上長・人事それぞれが迷わず対応できる運用へと見直しました。入力ルールや申請フローを統一したことで、対応のばらつきが減り、現場任せになりがちだった運用の標準化が進みました。
評価に必要な情報を、正確かつタイムリーに蓄積
申請・報告に関する情報はLark上で一元的に管理され、評価に必要なデータをスムーズに蓄積・確認できるようになりました。これにより、これまで人事や管理者が個別に確認・集計していた負担が軽減され、評価業務の精度とスピードが向上しました。
通知・フォローまでつながる運用で、対応漏れを防止
評価に関わる情報は、必要に応じて本人や上長へ共有され、関連する対応事項もあわせて管理できる仕組みを整備しました。その結果、確認漏れや対応遅れを防ぎながら、評価に伴うコミュニケーションやフォローアップもより円滑に行えるようになりました。
人事評価を“作業”から“仕組み”へ
Lark上で評価業務を一元化したことで、人事評価は一部の担当者の経験や手作業に依存するものではなく、組織として安定的に運用できる仕組みへと進化しました。業務負荷の軽減だけでなく、評価プロセスの透明性や再現性の向上にもつながっています。
