Bảng theo dõi điểm danh nhân viên: Mẫu và các tùy chọn phần mềm [2026]
Ryan Tanner
Chuyên gia Tiếp thị Sản phẩm
5 thg 8, 2026
Ryan Tanner
5 thg 8, 2026
Đọc trong 15 phút
Phòng Kế toán đã gọi. Một lỗi nữa về chấm công nhân viên đã khiến họ cảm thấy thất vọng và nhân viên của bạn không hài lòng.
Việc điền thông tin chấm công của nhân viên đã là công việc nhàm chán và tốn thời gian. Nhưng vấn đề lớn hơn còn là sự dễ dàng mắc lỗi của nó. Bạn cần đầu tư vào thiết bị theo dõi phù hợp để tổ chức quy trình của mình một cách an toàn, chính xác và tuân thủ quy định.
Bài viết này trình bày những lý do quan trọng nhất để theo dõi chính xác thời gian làm việc của nhân viên. Chúng tôi cũng chia sẻ các mẫu và giải pháp phần mềm để giúp bạn tối ưu hóa việc theo dõi thời gian làm việc cho đội ngũ của mình.
Tại sao bạn nên theo dõi sự điểm danh của nhân viên?
Theo dõi chính xác và tuân thủ việc chấm công của nhân viên là rất quan trọng. Khi làm như vậy, bạn có thể:
Đảm bảo khối lượng công việc được phân bổ công bằng
Theo dõi chính xác giúp các quản lý phân bổ và phân phối khối lượng công việc đều đặn giữa các thành viên trong nhóm. Bạn cũng có thể kiểm tra giờ làm thêm và đảm bảo nhân viên không làm việc quá sức.
Quá tải công việc là một yếu tố chính gây ra mức độ căng thẳng của nhân viên tại nơi làm việc. Nếu không được kiểm soát, nhân viên có mức căng thẳng cao có xu hướng kiệt sức nhanh hơn và tìm kiếm việc làm khác kết quả.
Phân tích năng suất của nhân viên
Với một công cụ theo dõi chấm công nhân viên chính xác, bạn cũng có thể phân tích năng suất của nhân viên. Cụ thể, bạn có thể thấy nhân viên nào đang làm việc, khi nào họ đang trên bảng, và họ hoàn thành bao nhiêu công việc trong ngày làm việc của họ.
Khối lượng công việc và tiền lương ảnh hưởng sâu sắc đến năng suất, vì vậy bạn muốn nắm bắt được nhân viên nào là người thành tích cao và tại sao.
Xử lý các vấn đề một cách chủ động
Theo dõi chấm công của nhân viên tăng khả năng của bạn để xác định bất kỳ vấn đề về điểm danh hoặc vắng mặt trước khi chúng trở thành vấn đề lớn.
Ví dụ, bạn có thể tìm ra lý do tại sao một số nhân viên thường xuyên vắng mặt tại văn phòng. Sự vắng mặt thường xuyên có mối liên hệ với mức độ căng thẳng công việc cao và sự mơ hồ trong vai trò tại nơi làm việc. Nếu bạn biết tại sao họ vắng mặt, bạn có thể có hành động để giải quyết vấn đề.
Theo dõi dấu hiệu của sự kiệt sức
Biết giờ làm việc của nhân viên cũng cho phép bạn theo dõi thời gian làm việc của họ và theo dõi dấu hiệu của sự kiệt sức.
Bốn mươi bốn phần trăm nhân viên báo cáo cảm thấy căng thẳng, và những con số này đã tăng đều đặn trong vài năm qua. Ngược lại, những nhân viên cảm thấy được tham gia vào công việc tại nơi làm việc ít có khả năng báo cáo trải qua căng thẳng nghiêm trọng.
Theo dõi giờ làm việc của nhân viên thông qua việc theo dõi tham dự chỉ là một cách bạn có thể thể hiện sự hỗ trợ cho sức khỏe tổng thể của họ.
Xử lý yêu cầu nhanh chóng
Bạn sẽ nhận thấy sự cải thiện về năng suất và tinh thần khi các yêu cầu của nhân viên về thời gian nghỉ có lương (PTO) và nghỉ phép được xử lý và phản hồi nhanh chóng. Giải quyết yêu cầu PTO ngay lập tức nâng cao tinh thần bằng cách hỗ trợ một sự cân bằng tích cực giữa công việc và cuộc sống.
Hơn nữa, bạn sẽ giữ cho doanh nghiệp của mình hoạt động trơn tru khi bạn theo dõi các yêu cầu nghỉ phép của nhân viên và đảm bảo bạn có đủ nhân viên tại chỗ vào mọi thời điểm.
Hoàn thành bảng lương hiệu quả
Một hệ thống theo dõi tham dự nhân viên mạnh mẽ đảm bảo nhân viên được trả lương chính xác và đúng hạn.
Bạn không thể để cho việc mắc lỗi trở thành thói quen, đặc biệt là vì 50% nhân viên tìm kiếm việc làm mới sau chỉ hai lỗi lương bổng.
Cải thiện trải nghiệm của khách hàng
Khách hàng nhận thấy khi nhân viên bị vội vã, phân tâm hoặc thiếu chú ý.
Nhân viên làm việc quá sức sẽ không có thời gian để dành sự chú ý mà khách hàng của bạn xứng đáng hoặc cung cấp sản phẩm chất lượng cao một cách nhất quán. Kết quả là, sự hài lòng của khách hàng sẽ giảm, và bạn có thể thấy ảnh hưởng của các đánh giá tiêu cực, sự suy giảm khách hàng, hoặc ít giới thiệu hơn.
Với một quy trình theo dõi hiệu quả, bạn có thể quản lý tốt hơn khối lượng công việc và ngăn chặn nhân viên bị phân tâm hoặc mệt mỏi ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.
Giảm gánh nặng cho quản lý
Nhân viên liên tục nghỉ làm hoặc không đến nơi làm việc gây gánh nặng cho ban quản lý. Họ phải làm việc để lấp đầy khoảng trống, dành thêm thời gian phân công nhiệm vụ và trách nhiệm cho các nhân viên khác hoặc tìm người thay thế vào phút chót.
Một hệ thống theo dõi nhân viên hiệu quả không chỉ giúp quản lý tiết kiệm thời gian và công sức mà còn giảm ma sát giữa họ và những nhân viên luôn có mặt (và do đó được yêu cầu đảm nhận nhiều công việc hơn).
Muốn tăng hiệu quả hơn nữa? Hãy liên kết việc theo dõi điểm danh với một hệ thống quản lý điểm danh toàn diện.
Bây giờ bạn đã hiểu tầm quan trọng của công cụ theo dõi điểm danh nhân viên, hãy cùng xem những lựa chọn hiệu quả nhất.
Cách theo dõi sự tham gia của nhân viên
Mẫu và phần mềm là hai cách tốt nhất để dễ dàng triển khai hệ thống theo dõi điểm danh nhân viên. Hãy cùng xem xét từng phương pháp.
1. Mẫu theo dõi điểm danh nhân viên
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp có thể tùy chỉnh và thân thiện với người dùng, hãy cân nhắc triển khai một mẫu theo dõi điểm danh.
Mẫu là các bảng tính có bố cục được định dạng sẵn giúp đơn giản hóa việc nhập dữ liệu. Loại mẫu bạn chọn sẽ phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn và thông tin bạn muốn theo dõi.
Giám sát trực tiếp, quản lý, trưởng nhóm và nhân viên nhân sự thường xuyên theo dõi điểm danh nhân viên.
Dưới đây là một vài ví dụ về mẫu theo dõi điểm danh nhân viên:
Mẫu theo dõi điểm danh hàng ngày của nhân viên
Loại bảng điểm này đơn giản chỉ theo dõi điểm danh của nhân viên theo ngày. Dưới đây là cách để bắt đầu:
- Tạo một hàng cho mỗi nhân viên bạn đang theo dõi.
- Trong cột bên trái, thêm tên, chức danh, bộ phận và bất kỳ thông tin liên quan nào khác.
- Cột tiếp theo sẽ phản ánh điểm danh của họ. Tạo các mã đơn giản để phản ánh “có mặt,” “nghỉ phép cá nhân,” “nghỉ ốm,” “nghỉ phép,” và “không có mặt.”
- Sau đó, thêm hai cột: một cho “Thời gian vào” và một cho “Thời gian ra.” Nếu nhân viên của bạn được nghỉ giải lao, bạn có thể muốn thêm một cột “Thời gian nghỉ giải lao” cuối cùng.
Mẫu theo dõi điểm danh hàng tháng của nhân viên
Để có cái nhìn tổng quát hơn về việc chấm công nhân viên, bạn có thể theo dõi theo từng tháng. Bộ theo dõi sẽ tự động tính toán tỷ lệ vắng mặt của nhân viên, giúp bạn có bức tranh rõ ràng về ai đang có mặt tại văn phòng và lý do những người khác vắng mặt.
- Xác định tháng và năm.
- Tạo một hàng cho mỗi nhân viên.
- Ở cột bên trái, thêm tên nhân viên, chức danh công việc, bộ phận và bất kỳ thông tin liên quan nào khác.
- Thêm các cột cho từng ngày của tháng đang xét.
- Sử dụng mã bạn ưa thích để phản ánh việc nhân viên có mặt, nghỉ phép hoặc không đến.
Bộ theo dõi chấm công theo ca hàng ngày
Bộ theo dõi chấm công theo ca phù hợp với những người quản lý nhiều ca làm việc.
- Xác định ngày cần theo dõi.
- Tạo một hàng cho mỗi nhân viên.
- Ở cột bên trái, thêm tên nhân viên, chức danh công việc, bộ phận và bất kỳ thông tin liên quan nào.
- Thêm các cột cho các ca làm việc liên quan. Bạn có thể chỉ định theo loại ca (ví dụ: ca ngày, ca chiều, ca đêm) hoặc theo giờ ca (ví dụ: 8 giờ sáng đến 8 giờ tối, 8 giờ tối đến 8 giờ sáng, v.v.).
- Sử dụng mã bạn ưa thích để phản ánh khi nhân viên có mặt. Bạn có thể tô màu xám hoặc thêm mã “không được lên lịch” cho các cột khác nếu muốn.
Bộ theo dõi nghỉ phép của nhân viên
Bạn cũng có thể muốn theo dõi riêng các yêu cầu nghỉ phép của nhân viên.
- Xác định năm cần tìm hiểu.
- Tạo một hàng cho mỗi nhân viên.
- Trong cột bên trái, thêm tên nhân viên, chức danh, bộ phận, và bất kỳ thông tin liên quan nào khác.
- Thêm các cột cho mỗi loại nghỉ bạn đang theo dõi, như nghỉ ốm, nghỉ phép, nghỉ cá nhân, nghỉ bồi thẩm đoàn, hoặc FMLA.
- Thêm các hàng phụ cho Nghỉ đã sử dụng và Nghỉ còn lại trong mỗi cột cho mỗi nhân viên. Những hàng phụ này sau đó sẽ tạo ra tổng số hàng tháng để xem xét trong cột cuối cùng.
Lợi ích của các mẫu theo dõi điểm danh
- Các mẫu theo dõi dễ dàng triển khai và sử dụng, chỉ với một đường cong học tập nhỏ.
- Các quản lý và nhân viên nhân sự có thể nhanh chóng truy cập các mẫu thông qua hệ thống dựa trên đám mây được chia sẻ.
- Các mẫu có thể tùy chỉnh và thích ứng với bất kỳ hệ thống theo dõi nào.
- Mẫu là một lựa chọn phù hợp với túi tiền cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc những doanh nghiệp có ngân sách hạn chế khi theo dõi sự tham gia của nhân viên.
Thách thức khi sử dụng mẫu theo dõi sự tham gia
Sử dụng mẫu theo dõi có những thách thức:
- Việc nhập liệu thủ công là mất thời gian.
- Việc nhập liệu thủ công dễ dàng gây ra lỗi người dùng và không chính xác.
- Mẫu được lưu trữ trong hệ thống đám mây có thể dễ bị rò rỉ dữ liệu hơn.
- Người dùng không có quyền truy cập vào các tính năng nâng cao và phân tích với mẫu.
Cách thiết lập mẫu theo dõi sự tham gia của nhân viên
Việc thiết lập một mẫu theo dõi sự tham gia của nhân viên là nhanh chóng và dễ dàng, đặc biệt là với các lựa chọn miễn phí có sẵn.
Bảng Điểm Danh Nhân Viên của Lark được thiết lập dễ dàng, theo dõi và duy trì. Với nó, bạn có thể:
- Giám sát sự đúng giờ của nhân viên cho từng ngày làm việc hoặc ca làm việc đã lên lịch.
- Duy trì tuân thủ các luật lao động và việc làm bằng cách theo dõi làm thêm giờ và tránh làm việc quá sức.
- Tính toán giờ làm việc và thời gian nghỉ phép của từng nhân viên để phục vụ việc trả lương.
- Nhanh chóng nhận biết các dấu hiệu vắng mặt hoặc các vấn đề liên quan đến chấm công khác.
- Duy trì hồ sơ chính xác cho việc đánh giá hiệu suất, lý do kỷ luật hoặc kiểm toán.
- Đơn giản hóa quản lý chấm công (và tiết kiệm thời gian quý giá) chỉ với vài cú nhấp chuột.
Dưới đây là cách bắt đầu với Bảng chấm công nhân viên Lark:
Dưới đây là cách bắt đầu với Bảng chấm công nhân viên Lark:1. Nhấn nút màu xanh “Use template” ở góc trên bên phải để đăng ký Lark.
2. Sau khi bạn đăng ký, bạn sẽ thấy Mẫu Bảng Điểm Danh Lark trên Lark Base. Nhấp vào “Sử dụng mẫu” một lần nữa để sao chép nó vào không gian làm việc của bạn.
3. Tùy chỉnh mẫu theo nhu cầu kinh doanh của bạn.
Với bảng điểm danh của Lark, bạn có thể bắt đầu và vận hành chỉ trong vài bước đơn giản. Bạn sẽ có tất cả những gì bạn cần để duy trì hồ sơ điểm danh nhân viên chính xác và tuân thủ.
2. Phần mềm theo dõi điểm danh nhân viên
Mặc dù các mẫu là cách nhanh chóng và dễ dàng để theo dõi điểm danh nhân viên, chúng có những hạn chế. Xem xét phần mềm theo dõi điểm danh nhân viên nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tốt hơn.
Ứng dụng Chấm công Lark cho phép nhân viên nhân sự và quản lý quản lý ca làm việc, ghi điểm danh, xem xét yêu cầu nghỉ phép và tăng ca, và thu thập thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu. Nhân viên có thể sử dụng ứng dụng Chấm công để chấm công vào và ra, kiểm tra lịch sử điểm danh của họ, và gửi yêu cầu nghỉ phép, tăng ca, hoặc sửa đổi.
Cần thêm bằng chứng? Dưới đây là lý do tại sao ứng dụng Chấm công Lark là cách tốt nhất để theo dõi điểm danh nhân viên:
Lợi ích của phần mềm theo dõi điểm danh
Ứng dụng này mang lại một số lợi ích rõ ràng cho quản lý và nhân viên:
- Người quản trị thiết lập các quy tắc của công ty cho điểm danh nhân viên ngay từ đầu.
- Cả nhà tuyển dụng và nhân viên có thể quản lý và xem xét điểm danh tại chỗ và ngoài chỗ thực tế.
- Nhân viên có thể chấm công vào và ra trong ngày làm việc của họ bằng nhiều cách.
- Yêu cầu nghỉ phép và làm thêm giờ đều được gửi, xem xét và phê duyệt hoặc từ chối thông qua ứng dụng.
- Quản lý có thể tùy chỉnh và xuất báo cáo dựa trên dữ liệu chấm công mong muốn ngay lập tức.
Tính năng của phần mềm theo dõi chấm công
Ứng dụng Chấm công Lark cũng bao gồm nhiều tính năng giúp đơn giản hóa quy trình theo dõi chấm công:
- Thiết lập quy tắc chấm công vào/ra cho nhân viên.
- Xác định quy tắc vị trí và GPS cho việc đến và rời khỏi của nhân viên.
- Kích hoạt phương pháp chấm công bằng ảnh.
- Cung cấp hệ thống chấm công trên thiết bị di động hoặc máy tính để bàn.
- Tạo, xem xét và phê duyệt các yêu cầu chỉnh sửa chấm công, nghỉ phép, làm thêm giờ, công tác và nhiều hơn nữa.
- Thêm nhiều quản trị viên, tùy thuộc vào nhu cầu giám sát và phê duyệt của bạn.
- Xuất dữ liệu điểm danh, số ngày phép còn lại, và tích lũy giờ làm thêm khi cần.
Các loại hình điểm danh
Ứng dụng Chấm công Lark giúp dễ dàng theo dõi các loại hình điểm danh của nhân viên, bao gồm:
- Điểm danh ca cố định
- Điểm danh ca lớn/nhỏ
- Điểm danh từ xa hoặc ngoài trụ sở
- Điểm danh ca tự do
- Điểm danh nhanh
Báo cáo và thống kê
Lark Chấm công cho phép bạn truy cập dữ liệu điểm danh của nhân viên và thực hiện báo cáo dựa trên nhu cầu kinh doanh của bạn. Với nó, bạn có thể:
- Tùy chỉnh các thiết lập cho báo cáo điểm danh của bạn bằng cách lọc theo khoảng thời gian cụ thể, nhóm điểm danh, bộ phận, nhân viên đã nghỉ việc hoặc chuyển công tác, hoặc chỉ nhân viên hiện tại.
- Tạo thống kê hàng ngày, bao gồm thông tin cập nhật về mô tả công việc, bộ phận và người quản lý trực tiếp của từng nhân viên.
- Thu thập thông tin về thời gian điểm danh, kết quả và bất kỳ ghi chú nào. Ví dụ, bạn sẽ thấy liệu nhân viên có yêu cầu điều chỉnh điểm danh không.
- Xem xét thống kê thời gian điểm danh của nhân viên, bao gồm thời gian yêu cầu, thời gian thực tế và thời gian có thể thanh toán. Giám sát các vấn đề như điểm danh muộn, điểm danh rất muộn và ra về sớm.
- Xem các ngoại lệ, chẳng hạn như loại nghỉ phép và khoảng thời gian, ngày đi công tác, ngày và số lần đổi ca, thời gian làm việc ngoài công ty và tăng ca, và hơn thế nữa.
- Tạo thống kê hàng tháng cho nhân viên, bao gồm số ngày yêu cầu, thời gian làm việc thực tế và các ngoại lệ.
- Xem dữ liệu chấm công của toàn bộ đội nhóm.
- Thiết lập các quy tắc múi giờ khác nhau cho nhân viên làm việc từ xa hoặc toàn cầu.
- Gửi yêu cầu xác minh bảng chấm công để nhân viên nhanh chóng hoàn thành và gửi các chỉnh sửa nếu cần.
Cách thiết lập tính năng theo dõi Chấm công của Lark
Sau khi bạn đã tạo tài khoản Lark, hãy làm theo các bước sau để bắt đầu quản lý chấm công.
1. Từ máy tính để bàn, nhấp vào hình hồ sơ Lark của bạn ở góc trên bên phải và chọn “Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.”
2. Chọn “Không gian làm việc” từ menu bên trái, sau đó nhấp vào “Quản lý ứng dụng.” Từ đó, tìm và nhấp vào Ứng dụng Chấm công.
2. Chọn “Không gian làm việc” từ menu bên trái, sau đó nhấp vào “Quản lý ứng dụng.” Từ đó, tìm và nhấp vào Ứng dụng Chấm công.
3. Ứng dụng sẽ tự động bao gồm tất cả thành viên hoặc nhân viên. Nếu bạn muốn giới hạn quyền truy cập, nhấp vào “Cấu hình” và thay đổi phạm vi để chọn số lượng nhân viên bạn muốn.
3. Ứng dụng sẽ tự động bao gồm tất cả thành viên hoặc nhân viên. Nếu bạn muốn giới hạn quyền truy cập, nhấp vào “Cấu hình” và thay đổi phạm vi để chọn số lượng nhân viên bạn muốn.4. Nhấp vào “Đi đến Bảng điều khiển dành cho quản trị viên ứng dụng” trên trang chính của ứng dụng để thiết lập quản trị viên chấm công của bạn.
5. Bây giờ bạn có thể sử dụng menu bên trái từ trang này để hoàn thành các hành động sau.
5. Bây giờ bạn có thể sử dụng menu bên trái từ trang này để hoàn thành các hành động sau.- Thiết lập quy tắc điểm danh cho các nhóm hoặc ca.
- Xem báo cáo điểm danh, bao gồm thống kê hàng ngày và hàng tháng.
- Quản lý yêu cầu nghỉ phép và làm thêm giờ.
- Xác định các quản trị viên điểm danh cần có quyền truy cập.
Dưới đây là cách hoàn thành các hành động này chi tiết hơn:
Thiết lập quy tắc điểm danh
1. Tạo một nhóm điểm danh mới.
2. Điền vào Thông Tin Cơ Bản của nhóm, bao gồm tên nhóm và các bộ phận liên quan.
2. Điền vào Thông Tin Cơ Bản của nhóm, bao gồm tên nhóm và các bộ phận liên quan.3. Tiếp tục đến Lựa Chọn Ca, nơi bạn có thể chọn từ các tùy chọn Ca Cố Định, Ca Theo Lịch, hoặc Ca Tự Do. Bạn có thể giữ các lựa chọn mặc định cho mỗi ca hoặc điều chỉnh tương ứng.
Hoàn thành các lời nhắc theo ca, lưu ý rằng bạn sẽ không thể thay đổi loại ca sau khi đã thiết lập nhóm.
4. Xác định Phương Thức Điểm Danh cho nhóm của bạn. Bạn có thể chọn Điểm danh bằng GPS hoặc WiFi.
Thiết lập nhiều phương thức điểm danh cho mỗi nhóm nếu bạn muốn các thành viên có tùy chọn.
5. Truy cập Cài đặt Chấm công nếu bạn muốn thêm các quy tắc bổ sung. Ví dụ, nếu công ty bạn cung cấp tùy chọn làm việc từ xa, bạn có thể thiết lập cài đặt đó tại đây.
Sau khi hoàn thành thông tin, nhấn “Xác nhận” để cấp quyền truy cập cho nhân viên.
Xem dữ liệu chấm công
Đi tới “Quản trị Chấm công,” sau đó “Thống kê Chấm công.”
1. Đặt điều kiện lọc, bao gồm khoảng thời gian và nhóm chấm công.
2. Chọn “Thống kê Hàng ngày” hoặc “Tổng hợp Hàng tháng.”
3. Xem thông tin cơ bản của từng nhân viên, bao gồm tên, loại nhân viên, ngày bắt đầu làm việc, trạng thái, người quản lý trực tiếp, bộ phận, mã nhân viên và thông tin liên hệ.
4. Xem thông tin chấm công:
Thời gian chấm công là thời điểm mỗi bản ghi vào/ra được tạo ra.
Kết quả chấm công cung cấp thông tin bổ sung, chẳng hạn như “không cần chấm công” cho ngày nghỉ hoặc ngày không làm việc của nhân viên.
Ghi chú chấm công bao gồm thông tin về việc đến muộn hoặc về sớm và các yêu cầu sửa đổi của nhân viên.
5. Xem thống kê khoảng thời gian:
Khoảng thời gian yêu cầu hoặc khoảng thời gian làm việc sẽ không thay đổi khi có nghỉ phép, làm thêm giờ hoặc đổi ca.
Khoảng thời gian chấm công thực tế phản ánh thời gian vào và ra.
Khoảng thời gian được trả lương kết hợp khoảng thời gian yêu cầu và thực tế để đảm bảo nhân viên được trả lương chính xác cho công việc của họ. Ví dụ, nếu họ vào làm muộn một giờ so với khoảng thời gian yêu cầu, họ sẽ không được trả lương tự động cho giờ không làm việc đó.
6. Thống kê ngoại lệ bao gồm khoảng thời gian nghỉ phép, loại nghỉ phép, số ngày và số lần đổi ca, khoảng thời gian làm việc ngoài site và làm thêm giờ, các sửa đổi và không có bản ghi vào/ra.
Bạn cũng có thể tùy chỉnh báo cáo chấm công của mình.
1. Ở góc trên bên phải, chọn “Cài đặt Báo cáo” để xem các tùy chọn có sẵn.
2. Chọn (hoặc bỏ chọn) các trường bạn muốn, rồi nhấn “Lưu.”
3. Điều chỉnh thứ tự các trường bằng cách nhấn và kéo đến vị trí bạn muốn.
3. Điều chỉnh thứ tự các trường bằng cách nhấn và kéo đến vị trí bạn muốn.4. Chỉnh sửa các trường khi cần bằng cách đặt chuột lên từng trường và nhấn biểu tượng “Chỉnh sửa.”
5. Khi bạn hài lòng, nhấn “Xác nhận” để lưu các thay đổi.
5. Khi bạn hài lòng, nhấn “Xác nhận” để lưu các thay đổi.
Quản lý nghỉ phép và làm thêm giờ của nhân viên
Từ trang Quản trị Chấm công, chọn “Quản lý nghỉ phép” và “Loại nghỉ phép” để quản lý nghỉ phép của nhân viên.
1. Tạo loại nghỉ phép bằng cách nhấn “Loại nghỉ mới” và chọn mẫu phù hợp.
2. Thực hiện các bước để tạo loại nghỉ bạn muốn. Ví dụ, nếu bạn muốn chọn “Nghỉ chung,” trước tiên bạn sẽ chọn mẫu Chung và hoàn thành các thiết lập trên trang chỉnh sửa. Sau đó, bạn thêm các quy tắc tích lũy cho nghỉ có giới hạn và thiết lập các quy tắc nghỉ phép.
2. Thực hiện các bước để tạo loại nghỉ bạn muốn. Ví dụ, nếu bạn muốn chọn “Nghỉ chung,” trước tiên bạn sẽ chọn mẫu Chung và hoàn thành các thiết lập trên trang chỉnh sửa. Sau đó, bạn thêm các quy tắc tích lũy cho nghỉ có giới hạn và thiết lập các quy tắc nghỉ phép.Bạn cũng có thể thiết lập nghỉ phép cho nghỉ hàng năm, nghỉ chăm sóc, và nghỉ bù.
3. Chọn “Chỉnh sửa” ở bên phải trang Loại nghỉ để thay đổi các quy tắc nghỉ phép.
Bạn cũng có thể sắp xếp và tắt các loại nghỉ khác nhau. Thêm vào đó, bạn có thể quản lý số ngày phép còn lại thông qua Quản trị Chấm công bằng cách chọn “Quản lý nghỉ phép” rồi “Số ngày phép còn lại.”
Bạn cũng có thể sắp xếp và tắt các loại nghỉ khác nhau. Thêm vào đó, bạn có thể quản lý số ngày phép còn lại thông qua Quản trị Chấm công bằng cách chọn “Quản lý nghỉ phép” rồi “Số ngày phép còn lại.”
Xem và cập nhật số ngày phép còn lại hoặc xuất dữ liệu trực tiếp từ một tài liệu Excel.
Xem và cập nhật số ngày phép còn lại hoặc xuất dữ liệu trực tiếp từ một tài liệu Excel.
Xác định các quản trị viên điều hành
Trong Cài đặt Quản trị viên, nhấp vào nút màu xanh lam sáng có dòng chữ, “Thêm Quản trị viên.” Sau đó, chọn phạm vi quản lý và thẩm quyền của từng người trong nhóm.
Phương pháp tốt nhất để quản lý và theo dõi sự tham gia của nhân viên
Bây giờ bạn đã biết cách tích hợp công cụ theo dõi sự có mặt của nhân viên vào tổ chức của mình, dưới đây là một số phương pháp tốt nhất cần lưu ý khi tiến về phía trước:
Thiết lập một văn hóa công ty vững mạnh và kết nối tốt
Nhân viên cảm thấy gắn bó với nơi làm việc và tin rằng công việc họ làm có ý nghĩa muốn có mặt tại đó. Điều này có nghĩa là họ sẽ ít có khả năng để lại đồng đội hoặc đồng nghiệp trong tình trạng khó khăn bằng cách không xuất hiện.
Hãy đảm bảo bạn có chính sách cửa mở để nhân viên cảm thấy thoải mái khi truyền đạt bất kỳ nhu cầu hoặc mối quan tâm liên quan đến việc vắng mặt.
Đào tạo giám sát viên, quản lý và nhân viên nhân sự về theo dõi sự có mặt
Đảm bảo những cá nhân này hiểu các hướng dẫn về sự có mặt, hậu quả và thủ tục thực thi.
Việc biết những kỳ vọng này không chỉ làm dễ dàng quá trình quản lý sự có mặt mà còn giảm bớt thời gian và năng lượng mà các quản lý phải dành cho nó.
Minh bạch với các chính sách sự có mặt của bạn
Nhân viên nên biết khi nào họ được mong đợi để đăng ký vào và ra và nghỉ trưa và giải lao. Họ cũng nên có phương pháp rõ ràng và dễ tiếp cận để báo cáo sự vắng mặt vào phút chót.
Đặt ra các hướng dẫn rõ ràng về những gì nhân viên có thể mong đợi nếu họ liên tục đến muộn, ra về sớm, hoặc không xuất hiện chút nào.
Nhân viên nên biết khi nào và làm thế nào để yêu cầu nghỉ phép, cho dù là nghỉ phép, FMLA, hoặc nghĩa vụ bồi thẩm đoàn. Họ cũng nên hiểu nếu có những thời điểm không thể yêu cầu nghỉ phép (ví dụ, trong thời gian cao điểm theo mùa) hoặc nếu có một thời gian thông báo được đề xuất.
Đánh giá liệu các chính sách PTO của bạn có ảnh hưởng đến sự vắng mặt của nhân viên không
PTO nên bao gồm nghỉ phép, nghỉ ốm và nghỉ cá nhân/gia đình để giải quyết sự kiệt sức, chăm sóc nhu cầu cá nhân và gia đình, và giúp duy trì sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống.
Khuyến khích nhân viên của bạn nghỉ phép đã được tích lũy, cũng như vậy. Làm việc quá sức và căng thẳng có thể làm giảm năng suất và suy yếu tinh thần.
Cung cấp các chương trình khuyến khích và ghi nhận cho nhân viên có bảng điểm chuyên cần xuất sắc
Bạn có thể liên kết các chương trình thưởng cho nhân viên với số ngày hoặc giờ liên tục nhân viên đã làm việc. Giữ sự ghi nhận này đơn giản và cụ thể. Đừng xem thường sức mạnh của một lời cảm ơn bằng tay hoặc bằng lời nói hoặc một thẻ quà tặng cho cửa hàng hoặc nhà hàng yêu thích.
Thúc đẩy sức khỏe và tinh thần của nhân viên
Khi được hỏi, nhân viên báo cáo trải nghiệm ảnh hưởng tích cực nhất từ các sáng kiến liên quan đến tuần làm việc 4 ngày, cung cấp ngày nghỉ cho sức khỏe tinh thần, và hạn chế kỳ vọng liên quan đến công việc ngoài giờ làm việc. Thực hiện các chiến lược này, cùng với một bộ theo dõi điểm danh mạnh mẽ, và các vấn đề về điểm danh của tổ chức bạn có thể sớm trở thành dĩ vãng.
Nâng cấp việc theo dõi điểm danh nhân viên của bạn với Lark
Bây giờ bạn đã biết cơ bản về các mẫu và phần mềm theo dõi điểm danh nhân viên, bạn có thể đánh giá khả năng, ưu điểm và thách thức của chúng để đưa ra quyết định tốt nhất cho nhu cầu kinh doanh của mình.
Nhưng tại sao không chuyển sang một giải pháp cung cấp cho bạn nhiều hơn nữa?
Với Lark, bạn có thể tăng cường năng suất và hiệu quả trên một nền tảng dễ dàng. Chuyển bảng thời gian Excel của bạn vào Lark Base hoặc sử dụng ứng dụng Chấm công Lark để có được những hiểu biết có thể hành động ngay lập tức từ dữ liệu của bạn. Ví dụ, bạn sẽ ngay lập tức biết nếu xu hướng vắng mặt của nhân viên đang xuất hiện.
Bạn cũng sẽ có một nền tảng toàn diện với Messenger, Tài liệu, Cuộc họp và Lịch (và nhiều hơn nữa) tại một nơi tiện lợi.
Lark giúp đồng nghiệp dễ dàng hợp tác, báo cáo tiến độ và hành động. Thử ngay để bắt đầu gặt hái lợi ích của một không gian làm việc hiệu quả và năng suất hơn.
Tiếp tục đọc:
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
