HubSpot Workflows: Nói mọi thứ bạn cần trong 5 phút
Ryan Tanner
Chuyên gia Tiếp thị Sản phẩm
20 thg 9, 2026
Ryan Tanner
20 thg 9, 2026
Đọc trong 16 phút
Quy trình làm việc là một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của HubSpot, tuy nhiên nhiều nhóm chỉ khai thác một phần nhỏ tiềm năng tự động hóa của chúng. Từ việc nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng đến phân bổ nhiệm vụ bán hàng và làm sạch dữ liệu CRM, quy trình làm việc của HubSpot giúp các nhóm giảm bớt công việc thủ công và hoạt động hiệu quả hơn trong tiếp thị, bán hàng và dịch vụ. Nhưng khi quy trình mở rộng, những hạn chế như giới hạn số lượng quy trình, quy tắc ghi danh và nhu cầu sử dụng công cụ tự động hóa bên ngoài thường xuất hiện. Đó là lý do tại sao nhiều doanh nghiệp so sánh quy trình làm việc của HubSpot với các lựa chọn thay thế như Make, Zapier, n8n và Lark để tìm giải pháp phù hợp. Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu cách quy trình làm việc vận hành, các ví dụ tiêu biểu, thực tiễn tốt nhất và cách bạn nên đánh giá HubSpot.
HubSpot workflows là gì?
Các quy trình làm việc của HubSpot là các chuỗi hành động tự động được thực hiện khi các điều kiện cụ thể được đáp ứng trong CRM của bạn. Chúng giúp các nhóm tiếp thị, bán hàng và dịch vụ giảm bớt công việc thủ công bằng cách tự động gửi email, cập nhật hồ sơ, giao nhiệm vụ và định tuyến thông báo nội bộ. Các quy trình làm việc trong HubSpot rất linh hoạt. Bạn có thể xây dựng các tự động hóa dựa trên trình kích hoạt đơn giản hoặc các luồng nhiều nhánh phức tạp để cá nhân hóa hành động dựa trên hành vi của Danh bạ, giai đoạn giao dịch hoặc cập nhật phiếu hỗ trợ.
Các quy trình tự động hóa của HubSpot này bao gồm nhiều đối tượng CRM, bao gồm Danh bạ, công ty, giao dịch và phiếu hỗ trợ, cho phép các nhóm tối ưu hóa mọi thứ từ nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng đến bàn giao bán hàng và quy trình hỗ trợ khách hàng. Vì các quy trình làm việc trong HubSpot được điều khiển bởi dữ liệu, chúng tự động thích ứng khi hồ sơ thay đổi, đảm bảo theo dõi nhất quán và dữ liệu CRM sạch hơn.
Tuy nhiên, khi doanh nghiệp mở rộng, nhiều nhóm kết hợp các quy trình làm việc của HubSpot CRM với các công cụ bên ngoài như Make, Zapier hoặc Lark để xử lý logic nâng cao hơn, tích hợp đa ứng dụng và tự động hóa đa hệ thống.
Nguồn hình ảnh: hubspot.com
Cách các quy trình tự động hóa của HubSpot hoạt động
Để hiểu giá trị của các quy trình làm việc HubSpot, cần phân tích các thành phần cốt lõi tạo nên sức mạnh của tự động hóa. Những khối xây dựng này xác định cách một quy trình bắt đầu, các hành động mà nó thực hiện và mức độ cá nhân hóa của từng lộ trình.
Kích hoạt ghi danh
Kích hoạt ghi danh xác định thời điểm một quy trình bắt đầu. Trong các quy trình làm việc của HubSpot, điều này có thể là việc gửi biểu mẫu, cập nhật giai đoạn giao dịch, xem trang hoặc bất kỳ thay đổi thuộc tính CRM nào. Bằng cách thiết lập các kích hoạt rõ ràng, các nhóm đảm bảo tự động hóa diễn ra chính xác vào thời điểm phù hợp cho các hành động tiếp thị, bán hàng hoặc dịch vụ.
Hành động (email, nhiệm vụ, thông báo, cập nhật CRM)
Hành động là các bước mà một quy trình làm việc thực hiện khi một bản ghi được ghi danh. Các quy trình làm việc của HubSpot có thể gửi email marketing, giao nhiệm vụ cho đại diện, cập nhật các trường trong CRM hoặc kích hoạt thông báo nội bộ. Những hành động tự động này giúp giảm công việc lặp lại và duy trì việc theo dõi nhất quán giữa các nhóm.
Logic phân nhánh
Logic phân nhánh xác định cách các Danh bạ hoặc giao dịch khác nhau di chuyển qua các lộ trình quy trình làm việc khác nhau. Bằng cách sử dụng các nhánh if/then hoặc điều kiện đa nhánh, các quy trình làm việc tự động của HubSpot điều chỉnh hành động dựa trên hành vi, thuộc tính hoặc mức độ tương tác. Điều này cho phép các nhóm cung cấp trải nghiệm phù hợp mà không cần phân đoạn thủ công cho từng tình huống.
Cá nhân hóa dựa trên dữ liệu
HubSpot sử dụng dữ liệu CRM để cá nhân hóa tự động ở quy mô lớn, đảm bảo email, nhiệm vụ và quy tắc định tuyến phù hợp với bối cảnh của từng người dùng. Việc cá nhân hóa có thể dựa trên giai đoạn vòng đời, khu vực, hoạt động hoặc các thuộc tính tùy chỉnh. Với các quy trình làm việc dựa trên dữ liệu trong HubSpot, các nhóm có thể tạo ra những hành trình tự động có mục tiêu, phù hợp và hiệu quả hơn.
Chuỗi HubSpot so với quy trình làm việc: Sự khác biệt là gì?
Hiểu sự khác biệt giữa chuỗi HubSpot và quy trình làm việc là điều cần thiết để chọn đúng công cụ tự động hóa cho quy trình bán hàng và tiếp thị của bạn. Mặc dù cả hai đều giúp giảm công việc thủ công, chúng phục vụ các mục đích khác nhau và hoạt động ở các cấp độ khác nhau trong HubSpot. Dưới đây là cách mỗi loại hoạt động và thời điểm nên sử dụng chúng.
Chuỗi cho việc theo dõi bán hàng
Chuỗi được thiết kế cho các đại diện cần theo dõi có cấu trúc và cá nhân hóa. Chúng tự động hóa việc tiếp cận 1:1 trong bán hàng, chủ yếu qua email và nhắc nhở nhiệm vụ, giúp các đại diện duy trì sự nhất quán mà không mất đi yếu tố con người. Trong HubSpot, chuỗi so với quy trình làm việc: chuỗi là lựa chọn mang tính thực hành và hướng đến bán hàng.
Quy trình làm việc cho các quy trình tự động
Các quy trình làm việc (workflows) là những quy trình nhiều bước được tự động hóa hoàn toàn, hỗ trợ cho tiếp thị, bán hàng và dịch vụ. Chúng có thể cập nhật thuộc tính CRM, giao nhiệm vụ, gửi email tiếp thị, định tuyến phiếu yêu cầu và quản lý logic phức tạp. Khác với chuỗi (sequences), các quy trình làm việc của HubSpot chạy tự động và xử lý các hoạt động quy mô lớn.
Khi nào nên sử dụng từng loại
Sử dụng chuỗi khi nhóm bán hàng của bạn cần theo dõi thủ công, cá nhân hóa hoặc tiếp cận từng bước. Sử dụng quy trình làm việc cho các tác vụ nền tự động: nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng, dọn dẹp dữ liệu, định tuyến giao dịch, giới thiệu khách hàng mới hoặc quản lý phiếu yêu cầu trong chuỗi so với quy trình làm việc. Sự khác biệt nằm ở mức độ tự động hóa và quy mô đối tượng.
Ví dụ tình huống
Một nhân viên bán hàng có thể sử dụng chuỗi để theo dõi yêu cầu demo hoặc tái kết nối với khách hàng tiềm năng chưa phản hồi. Ngược lại, một quy trình làm việc có thể giao khách hàng tiềm năng mới cho đúng người phụ trách, kích hoạt loạt email giới thiệu hoặc nâng cấp xử lý một phiếu yêu cầu bị trì trệ. Mỗi công cụ hỗ trợ các giai đoạn khác nhau trong vòng đời khách hàng.
Ví dụ về quy trình làm việc HubSpot mà bạn có thể tạo
Các quy trình làm việc của HubSpot cho phép các nhóm tự động hóa hoạt động tiếp thị, bán hàng và dịch vụ với logic rõ ràng, có thể lặp lại. Dưới đây là các ví dụ thực tế về quy trình làm việc của HubSpot cho thấy cách mỗi loại quy trình hoạt động trong các tình huống kinh doanh thực tế.
Một khách hàng tiềm năng mới tải xuống một ebook → họ tham gia vào quy trình nuôi dưỡng → HubSpot tự động gửi một chuỗi 5 email dựa trên hành vi (mở, nhấp, các trang đã xem). Khi mức độ tương tác tăng lên, quy trình sẽ cập nhật giai đoạn vòng đời, cộng điểm chấm điểm khách hàng tiềm năng và thông báo cho bộ phận bán hàng khi liên hệ trở thành “Đủ điều kiện bán hàng”. Đây là giải pháp lý tưởng cho tự động hóa tiếp thị có thể mở rộng và kích hoạt theo hành vi.
Ví dụ quy trình làm việc theo giao dịch: Tự động tiến trình đường ống
Khi một đại diện chuyển một thương vụ sang trạng thái "Demo Completed", một quy trình làm việc cho thương vụ sẽ kích hoạt các bước sau: tạo nhiệm vụ theo dõi, gửi mẫu email tóm tắt, cập nhật các thuộc tính của thương vụ và thông báo cho quản lý bán hàng nếu thương vụ bị trì trệ hơn 7 ngày. Điều này giúp giữ cho quy trình bán hàng gọn gàng và ngăn cơ hội bị bỏ sót.
Ví dụ quy trình làm việc cho vé: Quy trình leo thang SLA
Khi một vé mới được tạo → HubSpot tự động gán vé cho đúng đại diện hỗ trợ dựa trên danh mục hoặc mức độ ưu tiên. Nếu vé vẫn mở vượt quá ngưỡng SLA, quy trình làm việc sẽ gửi lời nhắc, leo thang tới nhân viên cấp cao và thông báo cho khách hàng về bản cập nhật trạng thái. Hoàn hảo cho các nhóm hỗ trợ khách hàng hoạt động nhanh.
Ví dụ quy trình làm việc cho công ty: Làm giàu + đối chiếu tài khoản
Khi một công ty mới được thêm vào, một quy trình làm việc cho công ty sẽ điền các trường còn thiếu bằng dữ liệu từ tích hợp, liên kết các Danh bạ hiện có với công ty, áp dụng cấp độ tài khoản và phân công tài khoản cho một người phụ trách. Ví dụ này hỗ trợ các hoạt động dựa trên tài khoản, nơi độ chính xác và sự đồng bộ là rất quan trọng.
Ví dụ quy trình nội bộ/nhóm: Tự động bàn giao giữa các bộ phận
Khi một liên hệ trở thành SQL, một quy trình nội bộ sẽ kích hoạt các nhiệm vụ cho bộ phận bán hàng, đăng một thông báo trong Slack/Teams, giao một danh sách kiểm tra khởi tạo và cập nhật các trường nội bộ, chẳng hạn như “người phụ trách bàn giao”. Điều này giúp giảm việc phối hợp thủ công và đảm bảo mọi thành viên trong nhóm biết chính xác thời điểm cần hành động.
Cách tạo quy trình làm việc trong HubSpot
Bước 1: Vào Workflows và bắt đầu mới
Đi tới Automation → Workflows trong HubSpot, sau đó nhấp vào nút màu cam “Create workflow” ở góc trên bên phải. Chọn “From scratch” và chọn đối tượng bạn muốn tự động hóa. Hầu hết mọi người thường chọn “Contact-based” để bắt đầu.
Bước 2: Đặt tên và thiết lập điều kiện kích hoạt
Nhấp vào biểu tượng bút chì ở phía trên để thêm tên rõ ràng (ví dụ “Ebook Nurture”) và một mô tả ngắn, để nhóm của bạn ngay lập tức biết chức năng của nó. Tiếp theo, thiết lập điều kiện kích hoạt đăng ký—thường là “Form submission” trên một trang đích cụ thể—và thêm bất kỳ bộ lọc bổ sung nào bạn cần. Đối với các chuỗi nuôi dưỡng một lần, hãy để tùy chọn đăng ký lại ở trạng thái tắt.
Bước 3: Xây dựng chuỗi với các email, khoảng trì hoãn và nhánh thông minh
Nhấp vào dấu cộng sau trình kích hoạt để thêm các hành động: gửi email tự động đầu tiên ngay lập tức, chèn khoảng trì hoãn (một ngày, ba ngày, v.v.), thêm nhánh nếu/thì (ví dụ, dừng lại nếu liên hệ đã là khách hàng), và thêm các email nuôi dưỡng bổ sung. Bất cứ khi nào cả hai nhánh đều theo cùng các bước sau, chỉ cần dùng “Đi tới một hành động khác” thay vì sao chép mọi thứ.
Nguồn hình ảnh: hubspot.com
Bước 4: Thêm mục tiêu và tinh chỉnh cài đặt
Đặt mục tiêu (ví dụ: “Gửi biểu mẫu Tư vấn miễn phí”) để bất kỳ ai hoàn thành sẽ tự động thoát khỏi quy trình và không nhận thêm email. Sau đó chuyển sang tab “Cài đặt” để giới hạn trong giờ làm việc, tạm dừng vào ngày lễ, thêm danh sách loại trừ, và bật cảnh báo nếu số lượt đăng ký đột ngột tăng hoặc giảm.
Bước 5: Kiểm tra, xem lại và triển khai
Chạy thử, chọn Danh bạ thực, và để HubSpot gửi tất cả các email xem trước đến hộp thư đến của bạn cùng một lúc. Khi mọi thứ trông ổn, nhấp vào "Xem lại và xuất bản," chọn chỉ ghi danh những Danh bạ trong tương lai đáp ứng điều kiện kích hoạt, kiểm tra lại bản tóm tắt, và nhấp vào "Bật." Sau đó, kiểm tra tab "Chi tiết" bất cứ lúc nào để xem có bao nhiêu người đang đi qua và bao nhiêu người đã đạt mục tiêu. Xong, tự động hóa của bạn giờ sẽ tự vận hành.
Những hạn chế của quy trình làm việc HubSpot mà bạn nên biết
Mặc dù quy trình làm việc của HubSpot rất mạnh mẽ, các nhóm thường phát hiện ra những giới hạn cụ thể khi họ mở rộng tự động hóa. Những hạn chế này có thể ảnh hưởng đến số lượng quy trình làm việc bạn vận hành, mức độ tùy chỉnh sâu, và việc bạn có cần công cụ bên ngoài cho các hoạt động nâng cao hơn hay không. Dưới đây là những giới hạn chính cần ghi nhớ.
- Giới hạn quy trình làm việc: HubSpot giới hạn số lượng quy trình làm việc đang hoạt động cho mỗi gói dịch vụ. Khi các nhóm mở rộng và thêm nhiều quy trình tự động hơn, việc chạm đến giới hạn này có thể hạn chế thử nghiệm và tăng trưởng. Các doanh nghiệp có hoạt động phức tạp có thể cần nâng cấp để mở khóa thêm nhiều vị trí quy trình làm việc.
- Hạn chế về đăng ký: Không phải tất cả các đối tượng hoặc hoạt động trong CRM đều có thể kích hoạt đăng ký vào quy trình làm việc trong HubSpot. Một số trình kích hoạt nâng cao, đặc biệt là cho hành vi trên trang web, sự kiện tùy chỉnh hoặc việc sử dụng sản phẩm, yêu cầu các gói dịch vụ cao hơn. Những hạn chế này có thể giới hạn mức độ chính xác hoặc dựa trên hành vi của tự động hóa.
- Yêu cầu cấp gói dịch vụ: Nhiều tính năng quy trình làm việc tự động nâng cao của HubSpot, chẳng hạn như hành động tùy chỉnh, logic phân nhánh và báo cáo nâng cao, bị khóa trong các gói dịch vụ Pro hoặc Doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là các nhóm nhỏ hơn ở cấp gói dịch vụ thấp hơn có thể không truy cập được đầy đủ các khả năng tự động hóa mà họ mong đợi.
- Giới hạn khối lượng email: Giới hạn gửi email của HubSpot phụ thuộc vào gói dịch vụ và cấp liên hệ của bạn. Các quy trình làm việc có khối lượng lớn, đặc biệt là cho chuỗi nuôi dưỡng hoặc hành trình giới thiệu, có thể nhanh chóng tiêu thụ hết giới hạn này. Điều này tạo ra thách thức cho các nhóm cần tiếp cận tự động thường xuyên.
- Các quy trình phức tạp có thể cần công cụ tự động hóa bên ngoài: Đối với logic nhiều bước, các hoạt động sử dụng nhiều API hoặc tích hợp giữa các ứng dụng, chỉ riêng HubSpot có thể là chưa đủ. Nhiều nhóm kết nối HubSpot với các công cụ như Make, Zapier, n8n, Pabbly hoặc Lark để kích hoạt tự động hóa nâng cao. Các công cụ bên ngoài này lấp đầy khoảng trống về logic, đồng bộ dữ liệu và quy trình làm việc đa hệ thống mà HubSpot không thể hỗ trợ đầy đủ một mình.
Khi các nhóm mở rộng, giới hạn quy trình làm việc, giới hạn số lượng, trình kích hoạt bị hạn chế và các tính năng bị khóa theo gói dịch vụ của HubSpot bắt đầu làm chậm sự phát triển của tự động hóa. Nhiều tổ chức nhận ra rằng họ cần một hệ thống hỗ trợ tùy chỉnh sâu hơn và quy trình làm việc giữa các bộ phận mà không cần công cụ bổ sung. Đây là lúc Lark trở thành một lựa chọn thay thế mạnh mẽ hơn, cung cấp tự động hóa, cộng tác và dữ liệu hợp nhất trong một nền tảng liền mạch.
Gặp Lark: Nền tảng tất cả trong một với tính năng tự động hóa quy trình làm việc tích hợp sẵn
Lark kết hợp quy trình làm việc, giao tiếp, tài liệu, nhiệm vụ và dữ liệu vào một hệ thống thống nhất duy nhất, loại bỏ sự phân mảnh thường thấy ở các công cụ như HubSpot và Microsoft. Với tính năng tự động hóa tích hợp, quy trình phê duyệt và cập nhật theo thời gian thực, các nhóm có thể vận hành toàn bộ quy trình mà không cần chuyển đổi ứng dụng. Sản phẩm này được thiết kế cho các doanh nghiệp đang phát triển nhanh, mong muốn hợp tác liền mạch và tự động hóa mạnh mẽ trong một không gian làm việc duy nhất.
Không gian làm việc vận hành hàng ngày dựa trên quy trình
Lark Base đóng vai trò là nền tảng cho việc thực hiện quy trình làm việc hàng ngày, cho phép các nhóm xây dựng cơ sở dữ liệu, tự động hóa các hành động và trực quan hóa quy trình trong một không gian duy nhất. Nhóm hỗ trợ có thể ghi nhận yêu cầu trong Base, kích hoạt các nhiệm vụ tiếp theo thông qua tự động hóa và theo dõi tiến độ qua bảng điều khiển, tất cả mà không cần rời khỏi nền tảng. Với các công cụ cộng tác như Messenger và Tasks được tích hợp tự nhiên xung quanh Base, các nhóm có thể chuyển từ dữ liệu sang thảo luận rồi đến hành động một cách liền mạch.
Tuyến phê duyệt thông minh và hành động tự động trong một môi trường duy nhất
Với Lark Phê duyệt, các nhóm có thể thiết kế các tuyến đường thông minh đảm bảo mọi yêu cầu đến đúng người phê duyệt vào đúng thời điểm, không cần theo dõi thủ công, không mơ hồ. Là một chức năng cốt lõi của bất kỳ hệ thống quy trình nào, các quy trình phê duyệt tùy chỉnh của Lark giúp cung cấp bối cảnh cho việc phê duyệt với tài liệu đính kèm, tiêu chuẩn hóa quyết định, giảm trì hoãn và đảm bảo tuân thủ trong toàn bộ hoạt động. Trong Lark, các phê duyệt có thể bao gồm định tuyến nhiều cấp, logic điều kiện, bộ hẹn giờ SLA và nhắc nhở tự động để giữ cho chu trình luôn diễn ra.
Đồng bộ, lưu trữ và quản lý dữ liệu mà không cần bước bổ sung
Lark Approval giữ cho dữ liệu phê duyệt của bạn được sắp xếp gọn gàng bằng cách đồng bộ dữ liệu vào Lark Base. Với việc đồng bộ tự động hàng giờ, tất cả kết quả phê duyệt và các trường ngày đều được cập nhật mà không cần thao tác thủ công. Bạn cũng có thể kích hoạt đồng bộ thủ công bất kỳ lúc nào hoặc chọn một khoảng thời gian cụ thể để lấy chính xác các bản ghi bạn cần. Bằng cách gửi dữ liệu phê duyệt có cấu trúc vào Base, Lark Approval giúp dễ dàng hơn trong việc theo dõi yêu cầu, lọc bản ghi, tạo báo cáo và duy trì một chuỗi kiểm toán rõ ràng, đáng tin cậy trong toàn bộ quy trình làm việc của bạn.
Phối hợp theo thời gian thực với Messenger, Tasks và Meetings
Lark kết nối Lark Messenger, Lark Tasks và Lark Meetings thành một quy trình làm việc liên tục, theo thời gian thực. Một đồng đội có thể thảo luận vấn đề trong trò chuyện, ngay lập tức chuyển đổi tin nhắn thành nhiệm vụ và nâng cấp thành một cuộc họp nhanh, tất cả trong cùng một không gian làm việc. Các nhiệm vụ luôn được đồng bộ trên toàn hệ thống: Messenger gửi lời nhắc tự động, cập nhật tiến độ cho người phụ trách nhiệm vụ và thông báo cho các bên liên quan khi một bước được hoàn thành hoặc bị trì hoãn. Điều này đảm bảo mọi cuộc trò chuyện đều dẫn đến hành động, mọi nhiệm vụ đều được hiển thị và mọi trở ngại đều được giải quyết mà không làm gián đoạn nhịp độ.
Tự động hóa mượt mà nhờ hỗ trợ các tính năng tích hợp sẵn và công cụ bên thứ ba
Công cụ xử lý quy trình Lark Base tích hợp liền mạch với các công cụ có sẵn và tích hợp bên thứ ba, mang lại cho người dùng sự tự do lớn trong việc xây dựng quy trình. Ví dụ, nó có thể gửi một Tin nhắn Lark, gửi một Thư Lark, cập nhật dữ liệu trong bản ghi Lark Base hoặc tạo một sự kiện hiển thị trong Lịch. Ngoài ra, quy trình Lark Base tích hợp liền mạch với các công cụ bên thứ ba để tối ưu hóa hợp tác đa nền tảng. Bạn có thể thiết lập hành động như “gửi tin nhắn kênh đến Slack” hoặc thiết lập trình kích hoạt “Khi nhận được tin nhắn trò chuyện từ Teams”. Tận dụng các tuyến và làm cho quy trình của bạn mượt mà hơn bao giờ hết.
- Gói dịch vụ Starter: Gói miễn phí vĩnh viễn bao gồm 11 công cụ mạnh mẽ cho tối đa 20 người dùng. Ngoài ra còn có 100GB dung lượng lưu trữ, 1000 lượt tự động hóa, dịch thuật AI và nhiều hơn nữa.
- Gói dịch vụ Pro: 12 USD/người dùng/tháng (thanh toán hàng năm) cho tối đa 500 người dùng. Bao gồm tất cả trong Starter cộng với cuộc gọi nhóm cho tối đa 500 người tham dự, 15TB dung lượng lưu trữ, 50.000 lượt tự động hóa và nhiều hơn nữa.
- Gói dịch vụ Doanh nghiệp: Liên hệ bộ phận kinh doanh để có báo giá tùy chỉnh. Hỗ trợ số lượng người dùng không giới hạn và bao gồm nhiều lượt tự động hóa hơn cùng các tính năng bảo mật, tuân thủ và quản lý nâng cao.
Starter
Pro
Enterprise
Starter
For small teams with simple communication needs
$0
/ user / month
20 users max
18 months message history
1-on-1 video meetings
100 GB storage
Lark Docs & Mail
1000 Base automation runs/month
2000 rows per table in Base
Pro
For companies with comprehensive collaboration and management needs
$12
/ user / month
500 users max
Unlimited message history
500-participant video meetings
15 TB storage
Lark Docs & Mail
50k Base automation runs/month
20k rows per table in Base
Enterprise
For large companies with advanced security and organizational management needs
Get a personalized demo and pricing
Unlimited users
Unlimited message history
500-participant video meetings
15 TB storage + 30 GB storage/user
Lark Docs & Mail
500k Base automation runs/month
50k Base automation runs/month
Single sign-on (SSO)
Pro
For companies with comprehensive collaboration and management needs
$12
/ user / month
500 users max
Unlimited message history
500-participant video meetings
15 TB storage
Lark Docs & Mail
50k Base automation runs/month
20k rows per table in Base
HubSpot so với Lark: So sánh các phương pháp tốt nhất cho quy trình làm việc
Để xây dựng tự động hóa đáng tin cậy ở quy mô lớn, các nhóm cần nhiều hơn là chỉ các trình kích hoạt và hành động; họ cần một nền tảng giúp quy trình làm việc rõ ràng, có thể dự đoán và dễ bảo trì. Dưới đây là sự khác biệt giữa HubSpot và Lark trong các lĩnh vực thực hành tốt nhất về quy trình làm việc chính.
Logic ghi danh rõ ràng
- HubSpot: Việc ghi danh phụ thuộc nhiều vào các thuộc tính CRM, giai đoạn vòng đời và trình kích hoạt hành vi, nhưng các giới hạn thay đổi tùy theo gói dịch vụ. Bộ lọc cấu hình sai có thể dẫn đến việc ghi danh nhầm.
- Lark: Việc ghi danh đơn giản hơn vì các quy trình làm việc được đặt trong một không gian làm việc hợp nhất với dữ liệu dùng chung. Biểu mẫu, nhiệm vụ, bản ghi Base và các phê duyệt kích hoạt tự động hóa một cách nhất quán mà không cần các bộ lọc CRM phức tạp.
Tránh chồng chéo quy trình làm việc
- HubSpot: Các quy trình làm việc chồng chéo có thể cập nhật cùng một thuộc tính, dẫn đến xung đột và yêu cầu kiểm tra định kỳ để tránh email trùng lặp hoặc các trường bị ghi đè.
- Lark: Các vấn đề chồng chéo hiếm khi xảy ra vì quy trình làm việc, hồ sơ và giao tiếp đều nằm trong một hệ thống. Tự động hóa tham chiếu đến một nguồn dữ liệu duy nhất, giúp việc phát hiện xung đột dễ dàng hơn và thiết lập an toàn hơn.
Sử dụng phân nhánh đúng cách
- HubSpot: Phân nhánh dựa trên logic if/then, trở nên phức tạp hơn khi quy trình làm việc phát triển. Các nhánh nâng cao thường yêu cầu gói dịch vụ Professional hoặc Doanh nghiệp.
- Lark: Phân nhánh trực quan, dễ hiểu và có sẵn cho tất cả người dùng. Các điều kiện có thể tham chiếu đến các trường biểu mẫu, giá trị bản ghi, trạng thái phê duyệt và nhiều hơn nữa, mà không bị giới hạn bởi gói dịch vụ hoặc các quy tắc CRM phức tạp.
Kiểm tra trước khi xuất bản
- HubSpot: Công cụ kiểm tra có sẵn nhưng yêu cầu Danh bạ mẫu, và logic email hoặc kích hoạt được cấu hình sai vẫn có thể lọt qua khi chạy trực tiếp.
- Lark: Việc kiểm tra được tích hợp vào từng bước tự động hóa, và luồng được thực thi trong môi trường cách ly, có thể dự đoán trước khi xuất bản, giúp giảm rủi ro cho quy trình làm việc giữa các bộ phận.
Giám sát hiệu suất quy trình làm việc
- HubSpot: Báo cáo phụ thuộc vào cấp độ của gói dịch vụ, và thông tin chi tiết về hiệu suất quy trình làm việc sâu hơn có thể yêu cầu nâng cấp.
- Lark: Mỗi quy trình làm việc đều có nhật ký kiểm tra theo thời gian thực, lịch sử chạy, nhật ký thành công/thất bại và thông tin chi tiết cho từng bước, có sẵn cho tất cả người dùng mà không bị giới hạn cấp độ.
Kết luận
Các quy trình làm việc của HubSpot cung cấp một nền tảng vững chắc để tự động hóa hoạt động tiếp thị, bán hàng và dịch vụ, nhưng việc lựa chọn thiết lập phù hợp phụ thuộc vào khối lượng, độ phức tạp của quy trình và mục tiêu tự động hóa dài hạn của bạn. Hiểu rõ các yếu tố kích hoạt, hành động, logic phân nhánh và giới hạn của công cụ sẽ giúp bạn xây dựng các quy trình gọn gàng, sáng tạo hơn và cần ít công việc thủ công hơn. Khi nhu cầu của bạn tăng lên, việc khám phá các nền tảng thay thế hoặc bổ trợ sẽ đảm bảo bạn luôn có sự linh hoạt và khả năng mở rộng cần thiết. Trong hướng dẫn này, bạn đã thấy cách đánh giá các lựa chọn, tối ưu hóa quy trình làm việc và tránh các thách thức tự động hóa thường gặp. Đối với các nhóm tìm kiếm sự tự động hóa thống nhất hơn giữa các bộ phận, nhiều người cũng khám phá các nền tảng quy trình làm việc hiện đại như Lark.
Câu hỏi thường gặp
Quy trình làm việc của HubSpot có hoạt động trên gói dịch vụ miễn phí không?
Các quy trình làm việc của HubSpot không khả dụng trong gói dịch vụ miễn phí, vì vậy người dùng không thể tạo chuỗi tự động hoặc quy trình làm việc HubSpot nhiều bước mà không nâng cấp. Người dùng miễn phí có thể sử dụng các công cụ đơn giản như biểu mẫu và email, nhưng các quy trình làm việc đầy đủ trong HubSpot yêu cầu một gói dịch vụ trả phí, thường là Starter hoặc Professional, tùy thuộc vào loại quy trình.
Các sự kiện trên trang web có thể kích hoạt quy trình làm việc của HubSpot không?
Có, các sự kiện trên trang web có thể kích hoạt các quy trình làm việc mà HubSpot cung cấp, nhưng chỉ khi bạn sử dụng Marketing Hub Professional hoặc cao hơn. Các trình kích hoạt này cho phép bạn xây dựng các quy trình làm việc tiếp thị HubSpot dựa trên hành vi, chẳng hạn như tự động hóa được kích hoạt khi khách truy cập xem các trang quan trọng hoặc điền vào biểu mẫu. Chúng rất cần thiết cho việc nuôi dưỡng nâng cao vượt ra ngoài chức năng chuỗi HubSpot cơ bản so với quy trình làm việc.
HubSpot workflows có sẵn cho người dùng HubSpot CMS không?
CMS Hub riêng lẻ không cung cấp đầy đủ các quy trình làm việc CRM của HubSpot, nhưng khi kết hợp với Marketing Hub hoặc Sales Hub, người dùng có thể xây dựng các tự động hóa mạnh mẽ. Dữ liệu CMS, như lượt xem trang, thành viên hoặc gửi biểu mẫu, có thể được đưa vào các quy trình làm việc trong HubSpot. Để vận hành các quy trình hoàn chỉnh, bạn cần ít nhất Marketing Hub Starter hoặc Professional, tùy thuộc vào loại hành động.
Tôi có thể tạo bao nhiêu quy trình làm việc trong HubSpot Marketing Hub?
Số lượng quy trình làm việc tiếp thị HubSpot bạn có thể tạo phụ thuộc vào gói dịch vụ của bạn. Starter cung cấp tự động hóa giới hạn, trong khi Pro và Doanh nghiệp cho phép từ hàng trăm đến hàng nghìn quy trình làm việc. Các nhóm sử dụng nhiều lộ trình nuôi dưỡng thường so sánh quy trình làm việc HubSpot với chuỗi để quyết định những hành động nào thuộc về từng hệ thống. Các cấp cao hơn loại bỏ hầu hết các giới hạn vận hành.
Điều gì xảy ra khi một quy trình làm việc của HubSpot bị tạm dừng hoặc tắt?
Khi bạn tạm dừng hoặc tắt một quy trình làm việc, các lượt ghi danh đang hoạt động sẽ dừng ngay lập tức và không có Danh bạ mới nào được thêm vào. Đây là cách an toàn để xem lại logic, cập nhật các bước hoặc khắc phục sự cố trong các quy trình tự động hóa HubSpot. Khi được kích hoạt lại, Danh bạ có thể tham gia lại tùy thuộc vào cài đặt ghi danh lại của bạn, tiêu chuẩn trong các quy trình làm việc HubSpot như nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng hoặc định tuyến tác vụ.
Đọc liên quan
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
