10 lựa chọn thay thế SharePoint hàng đầu để nâng cao khả năng cộng tác
Ryan Tanner
Chuyên gia Tiếp thị Sản phẩm
9 thg 9, 2026
Ryan Tanner
9 thg 9, 2026
Đọc trong 13 phút
Microsoft SharePoint từ lâu đã là nền tảng trọng yếu của Enterprise trong việc cộng tác, cổng intranet và quản lý tài liệu. Tuy nhiên, khi các nhóm ngày càng phân tán và quy trình làm việc trở nên linh hoạt hơn, nhiều tổ chức đang xem xét lại liệu SharePoint có còn đáp ứng nhu cầu của họ hay không. Các nhóm hiện nay thường ưa chuộng những công cụ dễ sử dụng hơn, triển khai nhanh hơn và được thiết kế cho việc cộng tác thời gian thực trên nhiều thiết bị.
Do đó, các doanh nghiệp ngày càng tìm kiếm các lựa chọn thay thế SharePoint, bao gồm Lark, Microsoft 365, Confluence, Google Workspace, Notion và ClickUp. Trong hướng dẫn này, chúng tôi phân tích 10 lựa chọn hàng đầu thay thế SharePoint cho việc chia sẻ tập tin, quản lý dự án, xây dựng intranet và cộng tác nhóm, giúp bạn xác định giải pháp tốt nhất cho quy trình làm việc của tổ chức.
Điểm chính: Các lựa chọn thay thế hàng đầu cho SharePoint
1. Lark: Siêu ứng dụng năng suất tất cả trong một
2. Microsoft 365: Giải pháp tích hợp sẵn có
3. Confluence: Nền tảng mạnh mẽ về wiki và tài liệu
4. Google Workspace: Công cụ cộng tác kinh điển
5. Notion: Công cụ đa năng linh hoạt
Ảnh chụp nhanh tổng quan về các lựa chọn thay thế SharePoint tốt nhất
Để có cái nhìn tổng quan nhanh, bảng này nêu bật 5 lựa chọn thay thế SharePoint tốt nhất giúp bạn so sánh tính năng, giá cả và mức độ phù hợp một cách nhanh chóng. Nếu bạn đang tìm kiếm bài đánh giá chi tiết hơn, chúng tôi đã đề cập đến các công cụ bổ sung và phân tích chuyên sâu trong các phần tiếp theo của hướng dẫn này, giúp bạn tìm ra giải pháp hoàn hảo cho nhu cầu của nhóm mình.
Nguồn thông tin: Trang web chính thức của nhà cung cấp
Thời gian cập nhật: 11-12-2025
Lưu ý: Giá cả và chi tiết gói dịch vụ phản ánh dữ liệu công khai tại thời điểm cập nhật và có thể thay đổi tùy theo khu vực, chu kỳ thanh toán và số lượng nhân viên hỗ trợ.
Microsoft SharePoint là gì và tại sao các nhóm lại tìm kiếm các giải pháp thay thế
Microsoft SharePoint là một nền tảng dựa trên web được thiết kế cho quản lý tài liệu, trang web nội bộ và cộng tác Enterprise. Nền tảng này được sử dụng rộng rãi để tạo intranet cho công ty, quản lý tập tin, kiểm soát quyền truy cập và hỗ trợ cộng tác nhóm trong hệ sinh thái Microsoft 365. Nhiều tổ chức dựa vào SharePoint để tập trung hóa thông tin, xây dựng kho kiến thức và tiêu chuẩn hóa giao tiếp nội bộ giữa các bộ phận.
Tuy nhiên, khi nhu cầu tại nơi làm việc thay đổi, nhiều nhóm đang tìm kiếm các lựa chọn thay thế cho SharePoint. Mặc dù mạnh mẽ, SharePoint có thể yêu cầu thiết lập đáng kể, sự tham gia liên tục của bộ phận IT và đào tạo người dùng. Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, nền tảng này có thể cảm thấy phức tạp hoặc tốn kém so với các công cụ mới hơn. Do đó, các công ty ngày càng đánh giá các lựa chọn thay thế cho Microsoft SharePoint, bao gồm các lựa chọn thay thế intranet SharePoint và thậm chí cả các lựa chọn thay thế SharePoint miễn phí, mang lại khả năng bắt đầu sử dụng đơn giản hơn, cộng tác theo thời gian thực và quy trình làm việc linh hoạt. Các nền tảng hiện đại này thường phù hợp hơn với các nhóm phân tán, di chuyển nhanh, ưu tiên sự dễ sử dụng và khả năng áp dụng nhanh chóng.
Nơi SharePoint còn hạn chế và lý do các nhóm chuyển đổi
Mặc dù được áp dụng rộng rãi, Microsoft SharePoint thường gặp khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu của các nhóm hiện đại, di chuyển nhanh. Nhiều tổ chức bắt đầu tìm kiếm các lựa chọn thay thế SharePoint khi việc cộng tác hàng ngày trở nên chậm chạp, phức tạp hoặc quá phụ thuộc vào hỗ trợ kỹ thuật. Dưới đây là những lý do phổ biến nhất khiến các nhóm quyết định chuyển đổi.
- Yêu cầu thiết lập phức tạp: SharePoint cần cấu hình ban đầu rất kỹ lưỡng trước khi các nhóm có thể bắt đầu làm việc hiệu quả. Cấu trúc trang, quyền và thư viện tài liệu phải được lên kế hoạch cẩn thận, điều này làm chậm quá trình triển khai. Đối với các nhóm đang phát triển, sự phức tạp này khiến SharePoint khó mở rộng nhanh chóng hơn so với các lựa chọn thay thế đơn giản hơn cho SharePoint.
- Phụ thuộc vào IT để cấu hình: Hầu hết các tác vụ tùy chỉnh và bảo trì SharePoint phụ thuộc nhiều vào các nhóm IT. Người dùng Kinh doanh thường không thể tự chỉnh sửa quy trình làm việc, quyền hoặc bố cục. Sự phụ thuộc liên tục vào IT này làm chậm quá trình cộng tác và tăng chi phí vận hành.
- Trải nghiệm giới thiệu kém: Người dùng mới thường thấy SharePoint khó điều hướng và khó hiểu. Giao diện không trực quan, và thường cần đào tạo trước khi các nhóm có thể sử dụng hiệu quả. Đường cong học tập dốc này khiến các tổ chức tìm kiếm các lựa chọn thay thế SharePoint thân thiện hơn với người dùng.
- Luồng công việc bị phân mảnh giữa các công cụ Microsoft: SharePoint hiếm khi hoạt động một mình. Nó phụ thuộc vào Teams, OneDrive, Outlook và các công cụ Microsoft khác. Việc chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng làm gián đoạn tính liên tục của luồng công việc và giảm năng suất. Nhiều lựa chọn thay thế Microsoft SharePoint hợp nhất giao tiếp, tập tin và nhiệm vụ trong một không gian làm việc.
- Cộng tác thời gian thực hạn chế: So với nền tảng cộng tác hiện đại, SharePoint cung cấp khả năng chỉnh sửa và tương tác thời gian thực hạn chế. Việc cộng tác trực tiếp có thể cảm thấy chậm hoặc thiếu kết nối, đặc biệt đối với các nhóm làm việc từ xa. Hạn chế này trở thành yếu tố quyết định đối với các nhóm phụ thuộc vào phản hồi tức thì và đồng sáng tạo.
- Chi phí cao đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ: Mặc dù SharePoint có thể phù hợp với các Enterprise lớn, nhưng nó thường đắt đỏ đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chi phí giấy phép, thiết lập, tùy chỉnh và bảo trì tăng lên nhanh chóng. Do đó, các doanh nghiệp vừa và nhỏ ngày càng tìm kiếm các giải pháp thay thế SharePoint tiết kiệm chi phí hoặc miễn phí, mang lại khả năng tương tự với mức độ phức tạp thấp hơn.
10 lựa chọn thay thế SharePoint miễn phí hàng đầu
1. Lark: Ứng dụng siêu năng suất tất cả trong một như một lựa chọn thay thế mạnh mẽ
Lark là một nền tảng cộng tác hiện đại, tất cả trong một, được thiết kế để thay thế các công cụ phức tạp và rời rạc như SharePoint. Nền tảng này kết hợp nhắn tin, cộng tác tài liệu, quản lý dự án và quy trình làm việc vào một không gian làm việc thống nhất duy nhất. Khác với các intranet truyền thống, Lark dễ dàng thiết lập và trực quan cho người dùng hàng ngày. Điều này khiến nó trở thành một lựa chọn mạnh mẽ trong số các giải pháp thay thế SharePoint cho các nhóm muốn cộng tác nhanh hơn mà không cần nhiều sự tham gia của bộ phận CNTT.
Nền tảng cộng tác tài liệu mạnh mẽ
Lark Tài liệu đám mây được xây dựng để chỉnh sửa cộng tác đồng bộ, cho phép nhiều người dùng làm việc trên cùng một tài liệu theo thời gian thực. Không giống SharePoint, nền tảng này có chế độ gợi ý chuyên biệt để thực hiện các chỉnh sửa không ràng buộc mà cộng tác viên có thể xem xét, chấp nhận hoặc từ chối, giúp tối ưu hóa quy trình đánh giá. Ngoài ra, các bình luận được nhúng và khả năng sử dụng tính năng @mention để thông báo cho đồng nghiệp giúp biến tài liệu thành các cuộc trò chuyện theo ngữ cảnh ngay lập tức. Cuối cùng, nền tảng duy trì hệ thống lịch sử chỉnh sửa và quản lý phiên bản mạnh mẽ, cung cấp đầy đủ dấu vết kiểm toán và khả năng khôi phục bất kỳ trạng thái trước đây nào, đảm bảo quyền kiểm soát và trách nhiệm.
Thư viện tệp cho mục đích cá nhân và doanh nghiệp
Lark cung cấp một thư viện tập trung bằng cách phân đoạn nội dung thông qua Lark Drive và Lark Wiki. Drive hoạt động như kho lưu trữ đám mây trung tâm, tổ chức các tập tin cá nhân và chia sẻ vào “Thư mục của tôi” và “Thư mục chia sẻ” để quản lý tài liệu an toàn và sử dụng thư viện cá nhân. Đồng thời, thay vì phải đối mặt với đường cong học tập dốc hoặc cấu hình phức tạp và sự tham gia quản trị nặng nề của một trang SharePoint, Lark Wiki chuyển đổi nội dung kinh doanh quan trọng thành các không gian Wiki có cấu trúc, dễ điều hướng, tạo ra một cơ sở kiến thức chuyên dụng, dễ dàng tìm kiếm. Cách tiếp cận kép này đảm bảo tất cả tài liệu của tổ chức và cá nhân được tập trung nhưng vẫn được phân tách hợp lý cho cả tập tin dự án và kiến thức công ty có cấu trúc.
Cài đặt tìm kiếm và lọc tập tin mạnh mẽ
Không giống như việc tìm kiếm dựa trên thanh tìm kiếm của SharePoint, Lark cung cấp trải nghiệm tìm kiếm mạnh mẽ và nhanh chóng cho các tài liệu bằng cách tập trung quyền truy cập thông qua phím tắt Cmd + K (Mac) hoặc Ctrl + K (Windows). Người dùng có thể thu hẹp kết quả một cách hiệu quả bằng cách tận dụng nhiều bộ lọc nâng cao, bao gồm sắp xếp theo ngày xem gần đây, ngày cập nhật hoặc ngày tạo. Hơn nữa, tính năng tìm kiếm cho phép lọc chi tiết dựa trên các thuộc tính của tài liệu như chủ sở hữu, vị trí chia sẻ, thư mục, không gian wiki và định dạng tài liệu, đảm bảo người dùng có thể nhanh chóng tìm thấy nội dung cụ thể trong không gian làm việc của mình.
Quy trình làm việc tự động và tức thì cho tài liệu
Tính năng quy trình làm việc của Lark Base giúp tối ưu hóa đáng kể công việc với tài liệu bằng cách tự động hóa các quy trình kinh doanh phức tạp và có điều kiện. Quy trình làm việc sử dụng các trình kích hoạt như khi một bản ghi mới được thêm vào hoặc khi một nút được nhấn để bắt đầu một chuỗi các hành động tự động. Đối với cảnh báo, ví dụ là thiết lập một trình kích hoạt để khi trường "Trạng thái" của một bản ghi tài liệu được cập nhật thành "Xem xét khẩn cấp" trong bảng Base, quy trình làm việc sẽ tự động gửi thông báo Lark theo thời gian thực. Quy trình làm việc cũng hỗ trợ logic nâng cao, chẳng hạn như If/Else, Loop và Switch để xử lý tự động các quy trình phức tạp, đảm bảo cảnh báo được gửi đúng đối tượng và kịp thời.
Giao tiếp và chia sẻ ý tưởng liền mạch
Không giống như sự phân tán công cụ giữa SharePoint và Teams, Lark, Messenger và cuộc họp cho phép thảo luận và cuộc gọi video diễn ra trực tiếp bên cạnh các tài liệu và hồ sơ. Bạn có thể chia sẻ, xem và chỉnh sửa tài liệu trong các cuộc trò chuyện và cuộc họp video, nhận thông báo cho các bình luận trong tài liệu, và cộng tác theo thời gian thực mà không cần chuyển đổi ứng dụng. Sự cộng tác liền mạch giữa các tính năng này giúp nhóm biến các cuộc trò chuyện thành hành động một cách hiệu quả.
Cấu trúc quyền chi tiết bảo vệ tập tin
Tài liệu đám mây Lark về cơ bản hỗ trợ quản lý tài liệu & kiến thức thông qua cấu trúc quyền chi tiết, đảm bảo tính bảo mật và kiểm soát đối với kiến thức của tổ chức. Nền tảng này cung cấp hệ thống bốn cấp độ (Xem, Chỉnh sửa, Quản lý, Chủ sở hữu) để xác định chính xác ai có thể truy cập, chỉnh sửa hoặc xóa tài liệu. Đặc biệt, nó cho phép chủ sở hữu cấm các hành động như chia sẻ, sao chép, tải xuống và in ấn, bảo vệ thông tin nhạy cảm. Hơn nữa, nền tảng hỗ trợ chuyển quyền sở hữu liền mạch và cấp cho người dùng có quyền chỉnh sửa khả năng xem và khôi phục các phiên bản tài liệu, cung cấp dấu vết kiểm toán đáng tin cậy và đảm bảo tính liên tục của kiến thức.
- Gói dịch vụ Starter: Gói miễn phí vĩnh viễn bao gồm 11 công cụ mạnh mẽ cho tối đa 20 người dùng. Ngoài ra còn có 100GB dung lượng lưu trữ, 1000 lượt tự động hóa, dịch thuật AI và nhiều hơn nữa.
- Gói dịch vụ Basic: 6 USD/người/tháng (thanh toán hàng năm) cho tối đa 500 người dùng. Bao gồm tất cả trong Starter cộng với cuộc gọi nhóm cho tối đa 500 người tham dự, 5TB dung lượng lưu trữ, 1000 lượt tự động hóa và nhiều hơn nữa. Để biết thêm chi tiết, vui lòng liên hệ bộ phận kinh doanh.
- Gói dịch vụ Pro: 12 USD/người/tháng (thanh toán hàng năm) cho tối đa 500 người dùng. Bao gồm tất cả trong Basic cộng với cuộc gọi nhóm cho tối đa 500 người tham dự, 15TB dung lượng lưu trữ, 50.000 lượt tự động hóa và nhiều hơn nữa.
- Gói dịch vụ Doanh nghiệp: Liên hệ bộ phận kinh doanh để nhận báo giá tùy chỉnh. Hỗ trợ số lượng người dùng không giới hạn và bao gồm nhiều lượt tự động hóa hơn cùng các tính năng bảo mật, tuân thủ và quản lý nâng cao.
Starter
Pro
Enterprise
Starter
For small teams with simple communication needs
$0
/ user / month
20 users max
18 months message history
1-on-1 video meetings
100 GB storage
Lark Docs & Mail
1000 Base automation runs/month
2000 rows per table in Base
Pro
For companies with comprehensive collaboration and management needs
$12
/ user / month
500 users max
Unlimited message history
500-participant video meetings
15 TB storage
Lark Docs & Mail
50k Base automation runs/month
20k rows per table in Base
Enterprise
For large companies with advanced security and organizational management needs
Get a personalized demo and pricing
Unlimited users
Unlimited message history
500-participant video meetings
15 TB storage + 30 GB storage/user
Lark Docs & Mail
500k Base automation runs/month
50k Base automation runs/month
Single sign-on (SSO)
Pro
For companies with comprehensive collaboration and management needs
$12
/ user / month
500 users max
Unlimited message history
500-participant video meetings
15 TB storage
Lark Docs & Mail
50k Base automation runs/month
20k rows per table in Base
2. Microsoft 365: Đối thủ tích hợp sẵn
Microsoft 365 là lựa chọn thay thế trực tiếp nhất cho SharePoint, vì SharePoint là một phần của nó. Đối với các tổ chức đã gắn bó trong hệ sinh thái Microsoft, Microsoft 365 cung cấp một môi trường cộng tác tích hợp chặt chẽ, kết hợp tài liệu, giao tiếp, bảo mật và quy trình làm việc. Các công cụ như OneDrive, Teams, Outlook, Planner và Loop phối hợp với nhau để hỗ trợ chia sẻ tập tin, đồng tác giả, phê duyệt và quản trị Enterprise. Giải pháp này phù hợp nhất cho các tổ chức vừa và lớn coi trọng tiêu chuẩn hóa và tích hợp sâu với các công nghệ gốc của Microsoft.
Nguồn hình ảnh: microsoft.com
Các tính năng chính:
- Tích hợp OneDrive & Teams: Cho phép chia sẻ tập tin, cộng tác và trò chuyện theo thời gian thực trực tiếp xung quanh các tài liệu.
- Bảo mật & tuân thủ Doanh nghiệp: Các kiểm soát nâng cao cho quyền, ngăn ngừa mất dữ liệu và tuân thủ quy định.
- Cộng tác trên các ứng dụng Office: Đồng chỉnh sửa các tập tin Word, Excel và PowerPoint theo thời gian thực trên nhiều thiết bị.
- Tự động hóa quy trình làm việc: Sử dụng Power Automate cho phê duyệt, thông báo và định tuyến tài liệu.
- Kiểm soát quản trị có khả năng mở rộng: Quản lý CNTT tập trung cho người dùng, quyền truy cập và chính sách.
Ưu điểm:
- Tích hợp liền mạch trên các công cụ của Microsoft
- Bảo mật cấp Enterprise mạnh mẽ
- Giao diện quen thuộc đối với hầu hết các nhóm
- Khả năng mở rộng cao
Nhược điểm:
- Có thể cảm thấy phức tạp và rời rạc
- Chi phí cấp phép tăng nhanh
Giá:
- Microsoft 365 Cá nhân: ~76,70 USD/năm hoặc ~7,66 USD/tháng
- Microsoft 365 Gia đình: ~91,20 USD/năm hoặc ~9,11 USD/tháng
- Microsoft 365 Premium: ~222,40 USD/năm hoặc ~22,24 USD/tháng
3. Confluence: Nền tảng wiki và tài liệu mạnh mẽ
Confluence của Atlassian là một nền tảng cộng tác nhóm hàng đầu tập trung vào quản lý tri thức và tài liệu nội bộ. Nền tảng này cho phép các nhóm tạo, tổ chức và chia sẻ thông tin trong một không gian làm việc tập trung. Confluence đặc biệt phổ biến với các nhóm sản phẩm, kỹ thuật và CNTT cần tài liệu có cấu trúc. Sự tích hợp chặt chẽ với Jira khiến nó trở thành lựa chọn lý tưởng để quản lý dự án song song với tài liệu. Các nhóm có thể cộng tác theo thời gian thực, theo dõi thay đổi và duy trì một nguồn thông tin duy nhất cho tất cả quy trình và kiến thức.
Nguồn hình ảnh: atlassian.com
Các tính năng chính:
- Trang và không gian có cấu trúc: Sắp xếp tài liệu theo nhóm, dự án hoặc bộ phận.
- Chỉnh sửa theo thời gian thực và lịch sử phiên bản: Cộng tác trên các trang cùng lúc với khả năng theo dõi đầy đủ các thay đổi.
- Thư viện mẫu: Nhanh chóng tạo SOP, ghi chú cuộc họp, tài liệu dự án và báo cáo.
- Tìm kiếm mạnh mẽ: Tìm thông tin trên các trang, tập tin đính kèm và bình luận ngay lập tức.
- Tích hợp Atlassian: Kết nối liền mạch với Jira, Trello và các công cụ Atlassian khác.
Ưu điểm:
- Tuyệt vời cho các nhóm có khối lượng tài liệu lớn
- Kiểm soát phiên bản và lịch sử mạnh mẽ
- Quản lý tri thức rõ ràng và có tổ chức
- Mở rộng tốt cho các tổ chức đang phát triển
Nhược điểm:
- Quản lý tập tin hạn chế so với SharePoint
- Ít trực quan hơn đối với người dùng không am hiểu kỹ thuật
Giá cả:
- Miễn phí: $0
- Starter: $5,42/người/tháng
- Premium: $10,44/người/tháng
- Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
4. Google Workspace: Biểu tượng kinh điển của sự hợp tác
Google Workspace là một bộ công cụ cộng tác ưu tiên đám mây được xây dựng để đơn giản, nhanh chóng và hỗ trợ làm việc nhóm liền mạch. Nó bao gồm Gmail, Drive, Tài liệu đám mây, Sheets, Slides, Meet và Chat, cho phép các nhóm giao tiếp và cộng tác mà không gặp xung đột phiên bản. Chỉnh sửa theo thời gian thực và lưu tự động đảm bảo mọi người luôn đồng bộ. Cách tiếp cận gốc đám mây khiến nó trở nên lý tưởng cho các nhóm phân tán và các công ty khởi nghiệp. Google Workspace vượt trội trong việc chia sẻ tập tin, tạo tài liệu cộng tác và quản lý quy trình làm việc nhẹ nhàng trên các tổ chức ở mọi quy mô.
Nguồn hình ảnh: workspace.google.com
Các tính năng chính:
- Cộng tác theo thời gian thực: Nhiều người dùng chỉnh sửa Tài liệu đám mây, Sheets và Slides đồng thời với các bản cập nhật tức thì.
- Lưu trữ Google Drive: Lưu trữ đám mây tập trung với khả năng chia sẻ dễ dàng và quyền tùy chỉnh.
- Tích hợp liên lạc: Gmail, Meet và Chat được tích hợp sẵn để cộng tác liền mạch.
- Truy cập đa thiết bị: Có thể truy cập trên bất kỳ thiết bị nào qua trình duyệt hoặc ứng dụng di động Lark mà không cần cài đặt thêm.
- Quản lý quyền đơn giản: Kiểm soát quyền truy cập ở cấp tập tin và thư mục để đảm bảo chia sẻ an toàn.
Ưu điểm:
- Cực kỳ dễ sử dụng với quá trình làm quen tối thiểu
- Hợp tác thời gian thực hàng đầu
- Thời gian hoạt động ổn định và khả năng truy cập dựa trên đám mây
- Hoạt động mượt mà trên nhiều thiết bị và nền tảng
Nhược điểm:
- Tự động hóa quy trình làm việc nâng cao còn hạn chế
- Ít phù hợp hơn cho các tổ chức có yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt
Giá:
- Starter: ~1,78 USD/người/tháng
- Starter: ~9,59 USD/người/tháng
- Plus: ~18,90 USD/người/tháng
- Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh – Liên hệ bộ phận kinh doanh
5. Notion: Công cụ linh hoạt toàn diện
Notion là một không gian làm việc đa năng kết hợp tài liệu, cơ sở dữ liệu, wiki và quản lý dự án nhẹ trên cùng một nền tảng. Các nhóm sử dụng nó để tập trung hóa kiến thức, theo dõi dự án và quản lý quy trình làm việc mà không cần chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng. Hệ thống dựa trên khối của Notion cho phép người dùng tùy chỉnh trang, bảng điều khiển và quy trình để phù hợp với nhu cầu của nhóm. Notion lý tưởng cho các nhóm nhỏ đến vừa coi trọng sự linh hoạt và sáng tạo trong việc tổ chức công việc. Nó cũng hỗ trợ chỉnh sửa cộng tác, theo dõi nhiệm vụ và tài liệu nội bộ trong một môi trường duy nhất.
Nguồn hình ảnh: notion.com
Các tính năng chính:
- Tài liệu đám mây + cơ sở dữ liệu: Kết hợp rich text và dữ liệu có cấu trúc để tạo không gian làm việc linh hoạt.
- Wiki nhóm tùy chỉnh: Xây dựng kho kiến thức nội bộ, trang dự án và SOP.
- Quyền truy cập & chia sẻ: Kiểm soát quyền truy cập ở cấp trang hoặc cơ sở dữ liệu để cộng tác an toàn.
- Mẫu & bảng điều khiển: Tạo bố cục có thể tái sử dụng cho các quy trình lặp lại và theo dõi nhóm.
- Cộng tác giữa các nhóm: Bình luận, nhắc tên đồng đội và theo dõi cập nhật theo thời gian thực.
Ưu điểm:
- Linh hoạt cao và có thể tùy chỉnh
- Giao diện sạch sẽ, hiện đại giúp dễ dàng tiếp nhận
- Kết hợp tài liệu, theo dõi nhiệm vụ và bảng điều khiển
- Gói dịch vụ miễn phí mạnh mẽ cho các nhóm nhỏ
Nhược điểm:
- Có thể trở nên lộn xộn nếu không có cấu trúc phù hợp
- Không lý tưởng cho việc quản lý tập tin nặng
Giá cả:
- Miễn phí: $0/thành viên/tháng – Dành cho cá nhân
- Plus: $10/thành viên/tháng – Dành cho nhóm nhỏ
- Kinh doanh: $20/thành viên/tháng – Được khuyến nghị cho các doanh nghiệp đang phát triển
- Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh – Liên hệ bộ phận bán hàng
6. Monday.com: Trung tâm quy trình làm việc trực quan
Monday.com là một nền tảng quản lý công việc trực quan giúp các nhóm lập kế hoạch, theo dõi và cộng tác trong các dự án. Không giống như các công cụ lưu trữ tập tin truyền thống, nền tảng này tập trung vào quy trình làm việc, theo dõi nhiệm vụ và sự đồng bộ của nhóm. Giao diện trực quan cao cho phép người dùng xem trạng thái dự án ngay lập tức, quản lý phê duyệt và tối ưu hóa quy trình. Monday.com lý tưởng cho các nhóm cần khả năng hiển thị rõ ràng về tiến độ công việc và muốn tập trung hóa việc cộng tác tại một nơi. Nền tảng này cũng hỗ trợ tập tin đính kèm, quy tắc tự động hóa và tích hợp giữa các nhóm để mang lại trải nghiệm quy trình làm việc liền mạch.
Nguồn hình ảnh: monday.com
Các tính năng chính:
- Bảng trực quan & dòng thời gian: Theo dõi công việc bằng chế độ xem Kanban, Gantt và lịch để lập kế hoạch dễ dàng.
- Quản lý nhiệm vụ & tự động hóa: Tự động hóa thông báo, phê duyệt và các cập nhật định kỳ.
- Đính kèm tập tin & cộng tác: Đính kèm tập tin trực tiếp vào nhiệm vụ và bình luận để thảo luận nhóm.
- Bảng điều khiển: Có cái nhìn tổng quan về tiến độ, khối lượng công việc và các chỉ số hiệu suất.
- Tích hợp: Kết nối với Slack, Google Drive, Outlook và các ứng dụng khác để tối ưu hóa quy trình làm việc.
Pro:
- Giao diện trực quan, trực quan hóa cho quy trình làm việc của nhóm
- Khả năng tự động hóa mạnh mẽ cho các tác vụ lặp lại
- Khả năng hiển thị và theo dõi xuất sắc trên các dự án
- Dễ dàng hướng dẫn hội nhập cho người dùng mới
Nhược điểm:
- Không phải là một hệ thống quản lý tài liệu đầy đủ
- Giá có thể tăng khi quy mô nhóm lớn hơn
Giá:
- Miễn phí: $0 – Tối đa 2 chỗ ngồi, dành cho cá nhân theo dõi công việc của họ
- Starter: $12/chỗ ngồi/tháng (thanh toán hàng năm)
- Pro: $19/chỗ ngồi/tháng (thanh toán hàng năm)
- Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
7. Asana: Chuyên gia về nhiệm vụ và quy trình làm việc
Asana là một nền tảng quản lý công việc được thiết kế để giúp các nhóm phối hợp nhiệm vụ, dự án và quy trình làm việc một cách hiệu quả. Nền tảng này tập trung vào việc thực thi, trách nhiệm và khả năng hiển thị, cho phép các nhóm luôn nắm bắt thời hạn và tiến độ dự án. Mặc dù không thay thế thư viện tài liệu của SharePoint, Asana tích hợp tập tin đính kèm và bình luận cộng tác trực tiếp vào nhiệm vụ. Asana lý tưởng cho các nhóm cần quản lý dự án có cấu trúc, quy trình phê duyệt và theo dõi trách nhiệm chính xác. Các bảng điều khiển, dòng thời gian và tính năng tự động hóa của Asana giúp các nhóm duy trì sự đồng bộ giữa các dự án và bộ phận.
Nguồn hình ảnh: asana.com
Các tính năng chính:
- Theo dõi nhiệm vụ và dự án: Tổ chức công việc với quyền sở hữu rõ ràng, ưu tiên và thời hạn.
- Tự động hóa quy trình làm việc: Tự động hóa phê duyệt, cập nhật trạng thái và định tuyến nhiệm vụ để nâng cao hiệu quả.
- Chế độ xem dòng thời gian và lịch: Trực quan hóa các mối phụ thuộc, cột mốc và lịch trình dự án.
- Cộng tác trên tệp: Đính kèm tài liệu vào nhiệm vụ và nhận phản hồi trực tiếp qua bình luận.
- Báo cáo và bảng điều khiển: Theo dõi tiến độ, xác định điểm nghẽn và tối ưu hóa hiệu suất nhóm.
Ưu điểm:
- Tuyệt vời cho các nhóm tập trung vào thực thi
- Trách nhiệm rõ ràng và khả năng hiển thị xuyên suốt các nhiệm vụ
- Tự động hóa mạnh mẽ cho các quy trình lặp lại
- Khả năng mở rộng tốt cho các dự án liên bộ phận
Nhược điểm:
- Quản lý tài liệu nâng cao bị giới hạn
- Ít phù hợp hơn như một kho lưu trữ nội dung tập trung
Giá:
- Cá nhân: Miễn phí
- Starter: 10,99 USD/người/tháng (hàng năm)
- Nâng cao: 24,99 USD/người/tháng (hàng năm)
- Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
8. ClickUp: Không gian làm việc tất cả trong một
ClickUp là một nền tảng năng suất toàn diện kết hợp nhiệm vụ, tài liệu, mục tiêu và cộng tác trong một không gian làm việc duy nhất. Nó có thể thay thế một phần SharePoint bằng cách tập trung quản lý dự án, chia sẻ tập tin và quy trình làm việc của nhóm. Khả năng tùy chỉnh cao cho phép các nhóm điều chỉnh trạng thái nhiệm vụ, bảng điều khiển và quy tắc tự động hóa theo nhu cầu của họ. ClickUp lý tưởng cho các nhóm muốn một công cụ linh hoạt, tất cả trong một để quản lý cả công việc và tri thức tại một nơi. Nó hỗ trợ cộng tác thời gian thực, theo dõi và báo cáo cho các nhóm từ nhỏ đến lớn.
Nguồn hình ảnh: clickup.com
Các tính năng chính:
- Tài liệu đám mây & chia sẻ kiến thức: Tạo và cộng tác trên tài liệu trực tiếp trong các dự án.
- Quy trình làm việc tùy chỉnh: Cấu hình trạng thái, chế độ xem và tự động hóa để phù hợp với quy trình của nhóm.
- Theo dõi nhiệm vụ & mục tiêu: Liên kết công việc hàng ngày với mục tiêu của nhóm và các mục tiêu dài hạn.
- Bảng điều khiển & báo cáo: Trực quan hóa số liệu, tiến độ và khối lượng công việc theo thời gian thực.
- Tích hợp: Kết nối với Google Drive, Slack, GitHub và các ứng dụng năng suất khác.
Ưu điểm:
- Linh hoạt cao và giàu tính năng
- Kết hợp tài liệu, nhiệm vụ và bảng điều khiển trong một nền tảng
- Gói dịch vụ miễn phí mạnh mẽ cho các nhóm nhỏ
- Mở rộng hiệu quả từ các nhóm nhỏ đến các doanh nghiệp lớn
Nhược điểm:
- Có thể gây cảm giác quá tải do có quá nhiều tính năng
- Cần thiết lập để tránh lộn xộn
Giá:
- Miễn phí vĩnh viễn: Miễn phí – Phù hợp nhất cho người dùng cá nhân
- Không giới hạn: 7 USD/người/tháng – Phù hợp nhất cho các nhóm nhỏ
- Kinh doanh (phổ biến): 12 USD/người/tháng – Phù hợp nhất cho các nhóm vừa
- Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh – Phù hợp nhất cho các nhóm lớn
9. Dropbox: Sự đơn giản ưu tiên tập tin
Dropbox là một nền tảng lưu trữ tập tin và cộng tác dựa trên đám mây, tập trung vào sự đơn giản và độ tin cậy. Nền tảng này cho phép các nhóm lưu trữ, chia sẻ và cùng chỉnh sửa tập tin một cách an toàn trên nhiều thiết bị. Mặc dù không cung cấp quản lý quy trình làm việc nâng cao như SharePoint, Dropbox vượt trội trong việc truy cập tập tin tập trung, kiểm soát phiên bản và cộng tác nhẹ nhàng. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các nhóm hoặc doanh nghiệp nhỏ đến vừa, chủ yếu cần lưu trữ tập tin với khả năng chia sẻ liền mạch và chỉnh sửa theo thời gian thực. Dropbox tích hợp với các công cụ năng suất để tăng cường khả năng cộng tác mà không gây quá tải cho người dùng.
Nguồn hình ảnh: dropbox.com
Các tính năng chính:
- Lưu trữ đám mây & chia sẻ tập tin: Lưu trữ tất cả tập tin của nhóm một cách an toàn trên đám mây với các tùy chọn chia sẻ dễ dàng.
- Lịch sử phiên bản tập tin: Theo dõi các thay đổi, khôi phục phiên bản trước và duy trì tính toàn vẹn của tập tin.
- Cộng tác & bình luận: Bình luận trực tiếp trên tập tin để phản hồi mà không cần gửi tập tin đính kèm qua email.
- Tích hợp: Kết nối với Microsoft Office, Google Workspace, Slack và nhiều công cụ khác để duy trì quy trình làm việc liên tục.
- Truy cập đa thiết bị: Truy cập các tập tin mọi lúc, mọi nơi, từ máy tính để bàn, web hoặc ứng dụng di động Lark.
Ưu điểm:
- Giao diện đơn giản, trực quan để quản lý tập tin
- Kiểm soát phiên bản và khôi phục mạnh mẽ
- Chia sẻ và cộng tác dễ dàng giữa các nhóm
- Nền tảng đáng tin cậy và được áp dụng rộng rãi
Nhược điểm:
- Tính năng quản lý dự án hoặc quy trình làm việc hạn chế
- Không lý tưởng cho các quy trình làm việc Enterprise phức tạp
Giá:
- Plus: 9,99 USD/tháng – Dành cho sử dụng cá nhân
- Professional: 16,58 USD/tháng – Dành cho chuyên gia
- Starter: 15 USD/người/tháng – Dành cho nhóm
- Nâng cao: 24 USD/người/tháng – Dành cho công ty
10. Zoho Không gian làm việc: Bộ công cụ tiết kiệm chi phí
Zoho Không gian làm việc là một bộ công cụ năng suất dựa trên đám mây, kết hợp email, tài liệu, trò chuyện và các công cụ cộng tác vào một nền tảng duy nhất. Nó được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ đến vừa đang tìm kiếm một giải pháp thay thế tiết kiệm cho SharePoint và các bộ Enterprise khác. Zoho Không gian làm việc cho phép các nhóm tạo, chia sẻ và cộng tác trên tài liệu đồng thời duy trì liên lạc tập trung. Với các ứng dụng tích hợp như Writer, Sheet, Show, Mail và Cliq, nó cung cấp một không gian làm việc tất cả trong một. Bộ công cụ này lý tưởng cho các nhóm muốn sự đơn giản, hiệu quả và cộng tác tiết kiệm chi phí.
Nguồn hình ảnh: zoho.com
Các tính năng chính:
- Tài liệu đám mây, bảng tính & trình chiếu: Tạo, chỉnh sửa và cộng tác trên tài liệu, bảng tính và bài thuyết trình.
- Email & trò chuyện tích hợp: Zoho Mail và Cliq cho phép giao tiếp liền mạch trong nền tảng.
- Quản lý & chia sẻ tập tin: Lưu trữ, tổ chức và chia sẻ tập tin một cách an toàn với các thành viên trong nhóm.
- Cộng tác nhóm: Bình luận, giao nhiệm vụ và theo dõi thay đổi trực tiếp trong tài liệu.
- Kiểm soát quản trị tập trung: Quản lý người dùng, quyền và chính sách bảo mật từ một bảng điều khiển duy nhất.
Pros:
- Giá cả phải chăng cho các nhóm nhỏ và vừa
- Bộ tích hợp cho tài liệu, email và trò chuyện
- Dễ sử dụng và nhẹ hơn so với SharePoint
- Hỗ trợ cộng tác nhóm và điều phối quy trình làm việc
Nhược điểm:
- Tự động hóa quy trình làm việc nâng cao bị giới hạn
- Ít tính năng tuân thủ cấp độ Enterprise hơn
Giá:
- Mail Lite: 0,72 USD/người/tháng, thanh toán hàng năm
- Không gian làm việc Starter: 1,21 USD/người/tháng, thanh toán hàng năm
- Mail Premium: 2,35 USD/người/tháng, thanh toán hàng năm
- Không gian làm việc Professional: 4,71 USD/người/tháng, thanh toán hàng năm
- Không gian làm việc Doanh nghiệp: Liên hệ bộ phận kinh doanh (giá tùy chỉnh)
Tiêu chí chính cần tìm kiếm khi chọn các lựa chọn thay thế tốt nhất cho SharePoint
Không phải tất cả các lựa chọn thay thế SharePoint đều được tạo ra như nhau. Để chọn nền tảng phù hợp, các nhóm nên đánh giá công cụ dựa trên mức độ hỗ trợ tốt cho việc cộng tác hàng ngày, tăng trưởng dài hạn và vận hành an toàn. Các tiêu chí sau đây giúp thu hẹp những lựa chọn thay thế tốt nhất cho Microsoft SharePoint dành cho môi trường làm việc hiện đại.
- Dễ sử dụng và áp dụng: Một lựa chọn thay thế mạnh mẽ cho SharePoint cần đủ trực quan để các nhóm có thể sử dụng mà không cần đào tạo chuyên sâu. Giao diện sạch sẽ, điều hướng đơn giản và quy trình giới thiệu nhanh giúp cải thiện việc áp dụng trên các bộ phận. Công cụ càng dễ sử dụng thì các nhóm càng nhanh chóng nhận thấy giá trị.
- Cộng tác và quản lý tài liệu: Cộng tác hiệu quả vượt xa việc lưu trữ tập tin. Những lựa chọn thay thế SharePoint tốt nhất hỗ trợ chỉnh sửa theo thời gian thực, bình luận, kiểm soát phiên bản và không gian làm việc chung. Các tính năng này giúp các nhóm cộng tác nhanh hơn đồng thời giữ cho tài liệu được tổ chức và dễ truy cập.
- Khả năng tích hợp: Các nhóm hiện đại dựa vào nhiều công cụ để giao tiếp, CRM và quản lý dự án. Một lựa chọn thay thế SharePoint tốt cần tích hợp mượt mà với các hệ thống hiện có hoặc cung cấp các giải pháp thay thế tích hợp sẵn. Khả năng tích hợp mạnh mẽ giúp giảm việc chuyển đổi công cụ và giữ cho quy trình làm việc được kết nối.
- Bảo mật & tuân thủ: Bảo vệ dữ liệu là điều không thể thương lượng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp đang phát triển và chịu sự quản lý. Các giải pháp thay thế SharePoint cần cung cấp mức bảo mật Enterprise, kiểm soát quyền và chứng nhận tuân thủ. Điều này đảm bảo dữ liệu nhạy cảm luôn được bảo vệ mà không hạn chế khả năng cộng tác.
- Tùy chỉnh và khả năng mở rộng: Khi nhóm phát triển, quy trình làm việc của họ cũng thay đổi. Các giải pháp thay thế tốt nhất cho Microsoft SharePoint cho phép tùy chỉnh mà không cần sự tham gia nhiều của bộ phận IT và dễ dàng mở rộng với người dùng, trong giai đoạn thử nghiệm, và nhu cầu tự động hóa. Sự linh hoạt này đảm bảo nền tảng phát triển cùng doanh nghiệp, không đi ngược lại.
Kết luận
Microsoft SharePoint vẫn là một nền tảng mạnh mẽ, nhưng sự phức tạp, chi phí và sự phụ thuộc nhiều vào bộ phận IT khiến nó kém phù hợp hơn với nhiều nhóm hiện đại. Các lựa chọn thay thế SharePoint ngày nay mang lại khả năng thiết lập nhanh hơn, cộng tác thời gian thực tốt hơn và quy trình làm việc linh hoạt hơn, phù hợp với cách các nhóm thực sự làm việc. Từ các tùy chọn miễn phí cho doanh nghiệp nhỏ đến các nền tảng có khả năng mở rộng cho các tổ chức đang phát triển, không có giải pháp nào phù hợp cho tất cả. Điều quan trọng là chọn một công cụ cân bằng giữa sự dễ sử dụng, khả năng cộng tác, tích hợp và bảo mật mà không làm chậm tiến độ của nhóm. Đối với các doanh nghiệp muốn thay thế các công cụ rời rạc bằng một không gian làm việc thống nhất, Lark nổi bật như một lựa chọn thay thế hiện đại, tất cả trong một, được xây dựng để cộng tác ở quy mô lớn.
Câu hỏi thường gặp
Giải pháp thay thế SharePoint tốt nhất cho một công ty đã sử dụng Microsoft 365 là gì?
Đối với các nhóm đã tích hợp sẵn trong Microsoft 365, các công cụ như Confluence hoặc Notion là những lựa chọn thay thế phổ biến cho Microsoft SharePoint về nội dung và cộng tác. Tuy nhiên, các công ty muốn sử dụng ít công cụ hơn thường tìm kiếm các lựa chọn thay thế SharePoint toàn diện hơn, thay thế intranet, tài liệu và quy trình làm việc trên một nền tảng duy nhất, giúp giảm sự phụ thuộc vào hệ sinh thái Microsoft.
Có tồn tại một giải pháp thay thế SharePoint hoàn toàn miễn phí không?
Đúng vậy, có một số lựa chọn thay thế SharePoint với gói dịch vụ miễn phí, nhưng hầu hết đều có giới hạn. Các nền tảng như Lark cung cấp các gói dịch vụ miễn phí hào phóng phù hợp cho các nhóm nhỏ, khiến chúng trở thành lựa chọn thay thế SharePoint thực tế cho việc chia sẻ tập tin và cộng tác. Những lựa chọn này đặc biệt hấp dẫn đối với các công ty khởi nghiệp đang tìm kiếm giải pháp intranet SharePoint tiết kiệm chi phí.
Phương án nào là tốt nhất để tạo wiki hoặc kho kiến thức cho công ty?
Confluence và Notion được xem là những lựa chọn thay thế mạnh mẽ cho SharePoint trong việc xây dựng intranet và kho kiến thức nội bộ. Chúng vượt trội trong tài liệu có cấu trúc, tìm kiếm và cộng tác. Đối với các nhóm muốn có không gian làm việc rộng hơn, các công cụ tất cả-trong-một đang nổi lên như những lựa chọn thay thế SharePoint hiện đại cho intranet, kết hợp wiki, trò chuyện và nhiệm vụ.
Liệu có lựa chọn thay thế nào có thể sánh được với khả năng quản lý tài liệu và kiểm soát phiên bản sâu của SharePoint không?
Một số lựa chọn thay thế cho Microsoft SharePoint hiện nay có thể sánh ngang với các tính năng quản lý tài liệu của nó, bao gồm lịch sử phiên bản, quyền và kiểm soát truy cập. Mặc dù SharePoint vẫn mạnh mẽ, các lựa chọn thay thế SharePoint hiện đại cho intranet thường cân bằng giữa khả năng kiểm soát tài liệu tốt với tính dễ sử dụng hơn, khiến chúng hấp dẫn hơn cho việc cộng tác hàng ngày.
Lark có phù hợp cho nhân viên không làm việc tại bàn, như nhân viên bán lẻ hoặc nhân viên tại trường không?
Vâng. Lark được thiết kế với khả năng cộng tác ưu tiên trên thiết bị di động, khiến nó trở nên lý tưởng cho các nhóm tuyến đầu. Không giống như các intranet truyền thống, nó hoạt động tốt như một trong những lựa chọn thay thế SharePoint linh hoạt nhất. Đối với các tổ chức có nhân viên phân tán, Lark nổi bật trong số các lựa chọn thay thế SharePoint nhờ khả năng truy cập và dễ sử dụng.
Đọc liên quan
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
