閱讀約 10 分鐘
在當今競爭激烈的環境中，尋找合適的人才已不再只是刊登職缺廣告並等待履歷堆積而來。這需要一個具策略性且有組織的方法來處理大量資料，同時確保每位候選人都感受到被重視。這正是應徵者管理的作用所在。透過精簡吸引、篩選及與潛在聘用人員互動的流程，您可以將混亂的招聘工作流程轉化為競爭優勢。在本指南中，我們將探討有效管理應徵者的定義、目標及最佳做法，協助您為團隊爭取到最優秀的人才。
什麼是申請人管理？
從核心來看，應徵者管理遠不只是行政文書或整理電子郵件；它是一個全面性的招聘流程，涵蓋公司與潛在員工的每一次互動。它包括候選人旅程的整個生命週期，從確認職缺並建立職缺廣告的那一刻開始，一直到最終的錄用決策及後續的入職安排。
雖然這些術語經常被交替使用，但應徵者管理與一般「招募」略有不同。招募著重於尋找候選人的行動，而應徵者管理則強調在候選人進入您的招募流程後，對其進行管理、組織及培育。這包括策略性地協調溝通、資料處理及內部協作，以確保不錯失任何人才。
申請人管理的目標
每個組織在執行這些流程時，都有特定的目標，主要圍繞在效率與關係建立。結構化的方法可確保資源被有效利用，同時提升公司在勞動市場中的聲譽。
以下是您應該努力達成的主要目標：
- 節省時間與成本：其中一個最重要的目標是減輕人力資源部門的工作負擔。透過組織化工作流程，公司可以大幅縮短招聘所需時間，這與降低招聘成本直接相關。
- 贏得合適的候選人：目標不僅是處理申請，而是識別並確保找到合適的人才。順暢的流程可確保頂尖候選人保持參與，不會因挫折或延誤而退出。
- 透過溝通建立信任：建立信任的基礎至關重要。目標是確保每位申請者都能及時、透明且受到尊重地獲得溝通，不論最終結果如何。
- 強化雇主品牌： 專業的流程可作為行銷工具。其主要目標之一是給所有候選人留下正面印象，即使是被拒絕的申請者，也能成為潛在的品牌推廣者，為您的公司傳遞好口碑。
什麼是良好的應徵者管理？
為確保您的流程脫穎而出，請專注於以下核心要素：
- 速度與反應能力：在現代職場中，速度就是一種貨幣。良好的管理意味著立即回覆申請並及時提供最新進展。長時間的沉默是最快讓頂尖人才流向行動更快的競爭對手的方式。
- 全程透明：候選人希望知道自己的狀況。高品質的流程會為申請者提供清晰的甄選程序路線圖，說明面試的輪次以及何時可以期待決定。
- 堅守資料安全：信任是脆弱的。確保個人資料嚴格依照法規（如 GDPR）處理是不可妥協的。候選人必須有信心，他們的敏感文件是安全的，且僅會用於招聘目的。
- 感謝與尊重：每一份申請都代表著一位花時間表達對貴公司興趣的人。良好的應徵者管理會以感謝的態度對待每位個人，確保拒絕信件充滿同理心，並且面試在平等的基礎上進行。
- 友善的申請管道：進入門檻應該要低。良好的流程讓候選人能夠輕鬆透過行動裝置或專業社交網路申請，而不必被迫填寫冗餘的表格或建立不必要的帳號。
申請人管理的重要性
在技能短缺與勞動力人口結構變化的時代，有效管理應徵者的重要性不容小覷。這已不再只是「可有可無」的營運細節，而是影響組織整體成功的戰略必需品。
為何您應該優先重視人力資源的這一面向：
- 應對技能短缺：隨著人才爭奪戰加劇，企業正為日益縮小的合格專業人才庫展開競爭。高效的管理流程可確保當您找到合適的候選人時，能夠迅速行動，在競爭對手之前將其招攬。
- 提升候選人體驗：申請流程通常是個人與您的組織的首次真實互動。混亂或不尊重的流程會傳遞出公司文化混亂的訊號；相反，流暢的體驗則展現專業與關懷，這些都是吸引高績效人才的特質。
- 保護公司聲譽：在社群媒體與雇主評價網站的時代，消息傳播速度極快。感到被不公平對待的求職者往往會在網路上分享他們的負面經驗，這可能永久損害您的雇主品牌。優先處理求職者管理可保障您的聲譽，並確保您的評分維持在高水準。
- 提升留任率：詳細的管理能夠促進更精準的配對。當流程嚴謹且以數據為基礎時，您更有可能聘用真正符合文化與技能的候選人。這將在長期內帶來更高的員工滿意度與更低的離職率，為公司節省昂貴的再招聘循環成本。
申請人管理流程
有架構的工作流程是成功招聘的骨幹。雖然每家公司可能會調整步驟以符合其特定需求，但標準且有效的流程通常遵循一個合乎邏輯的順序，將候選人從最初的興趣引導至最終的入職。
我們可以將典型的生命週期分解為幾個關鍵階段：
職缺廣告與準備
在你能夠管理應徵者之前，必須先吸引他們。此階段涉及策略性的人員規劃以及建立詳細的需求概況。
- 目標群體分析：準確了解你在尋找誰，以及他們在網路上花費時間的地方，對於有效投放廣告至關重要。
- 建立職缺廣告： 廣告必須清楚撰寫，並使用包容性語言以吸引多元背景的候選人。
來件申請的管理
廣告上線後，行政工作便開始進行。此時效率至關重要，以避免積壓。
- 收件確認： 應立即發送自動電子郵件以確認文件已收到，並立即管理候選人的期望。
- 初步篩選： 人資人員或應徵者管理系統會依照需求條件檔案審查文件，以便及早篩除不合格的候選人。
候選人篩選與面試
這是核心評估階段，在此階段中，候選人範圍會縮小至最具潛力的人才。
- 預選與電話篩選：通常會進行簡短的電話或視訊面試，以在安排更長的會面前檢查基本資格與軟技能。
- 深入面試：入選的候選人會被邀請參加個人面試或評估中心。此階段著重於專業能力，並且更重要的是文化契合度。
決策與溝通
在評估之後，必須做出決定。此階段需要高度的情緒智商與專業素養。
- 錄用管理：一旦確定理想人選，便開始合同談判。此時速度至關重要，以便迅速達成協議。
- 拒絕管理：這或許是最敏感的部分。及時、禮貌且具建設性地向未錄用的候選人發送拒絕信，對維護雇主的正面形象至關重要。
入職培訓
流程並不會在簽署後結束，從「申請人」到「員工」的過渡必須順暢無縫。
- 融入計劃：準備工作空間、設置 IT 帳號，並將新員工介紹給團隊，確保他們從第一天起就感到受歡迎且能高效工作。
申請人管理的好處
投資於一個有系統的方法來處理候選人，能為組織帶來即時與長期的回報。透過擺脫臨時應對的方式並採用系統化管理，公司能夠獲得直接影響其營收與團隊士氣的優勢。
以下是您可以預期的具體好處：
- 顯著的效率提升：透過自動化重複性任務，例如發送收件確認或安排面試，人力資源團隊可以節省無數小時。應徵者管理系統在這方面特別有用，讓招聘人員能專注於如面試等高價值任務，而非資料輸入。
- 集中化協作：在許多公司中，招聘是一項需要人力資源部、部門主管及同事共同參與的團隊工作。妥善的管理能建立一個集中化的平台，讓所有利害關係人都能查看候選人資料、留下反饋，並在不需無止盡的電子郵件往返下共同做出決策。
- 數據驅動的洞察：系統化的方法能讓你追蹤關鍵指標，例如招聘所需時間與每次招聘成本。這些分析能清楚呈現哪些做法有效、哪些無效，讓你能根據事實而非直覺持續優化招聘策略。
- 法規遵循：招聘涉及處理敏感的個人資料。結構化的管理流程可確保你遵守資料保護法（如 GDPR），在必要時自動刪除紀錄並取得同意，從而降低法律風險。
- 更高品質的聘用： 當行政上的混亂被消除後，甄選流程會變得更加嚴謹且專注。這種清晰度讓招聘團隊能更好地評估技能與文化契合度，從而做出更佳的聘用決策，並建立更強大的團隊。
申請人管理的誤解
儘管其價值已被證明，系統化管理應徵者的概念仍被一些迷思所包圍。這些誤解常常阻礙公司現代化流程或採用合適的工具，讓他們處於劣勢。
讓我們來破解一些最常見的迷思：
- 僅適用於大型企業： 一個普遍的看法是，結構化管理和軟體僅對接收成千上萬份申請的公司才有必要。事實上，中小型企業也能從中獲益良多。即使申請量較低，對專業性、速度以及資料保護的需求依然相同。
- 它會消除人性化接觸： 有些人擔心使用數位工具或標準化流程會讓招聘變得機械化。事實恰恰相反，透過自動化行政負擔，招聘人員能有更多時間與候選人進行有意義且個人化的交流。結構是為了支持人性化元素，而不是取代它。
- 它太昂貴： 領導者常將新管理流程或系統的導入視為成本中心。然而，這種觀點忽略了錯誤招聘的高昂代價——例如生產力損失、招聘機構費用，以及職位空缺的成本。由效率提升和更佳留任率所帶來的投資回報，通常會超過初期的設置成本。
- 複雜性超過效益：人們擔心導入新系統在技術上會很困難，並且會干擾工作流程。現代解決方案是為了易用性而設計的。雖然需要一段學習曲線，但長期來看，減少混亂與錯誤能讓工作流程顯著簡化。
使用 Lark 強化申請人管理
透過將聊天、資料庫管理與自動化工作流程整合到單一工作空間，Lark 協助團隊在整個端到端的招聘過程中保持一致性。
精簡化的候選人招募流程
成功管理的第一步是組織湧入的資料，同時避免陷入繁瑣的行政工作。Lark 讓你能夠自動化管線的入口流程。
用於應徵者來源的網頁表單： 招募人員可利用 表單檢視 於 Lark Base 中，取代手動將電子郵件中的資料輸入資料庫的方式。此功能可建立一個公開的職缺申請連結，讓候選人直接上傳履歷與詳細資料。一旦提交，系統會自動在你的 招募管線 中生成新的個人檔案，確保每位應徵者都能即時被收錄，無需人工操作。
視覺化文件管理
審閱數百份履歷常常會導致決策疲勞，但將資料視覺化有助於招聘人員專注於品質。
履歷解析與附件欄位：透過Lark Base 的附件欄位，可高效管理大量履歷。此功能允許您在候選人的紀錄中直接儲存多個檔案版本。使用圖庫檢視時，招聘人員可以視覺化瀏覽履歷縮圖，並利用全域搜尋功能在所有已上傳文件中尋找特定關鍵字，輕鬆篩選出如「產品設計」或「資料分析」等特定技能。
數據驅動的流程優化
如同在效益部分所提到的，瞭解您的指標對於優化申請人管理策略至關重要。Lark 提供將原始數據轉化為可行洞察的工具。
即時趨勢儀表板： Lark Base 中的儀表板讓您可以新增各種區塊以視覺化當前數據趨勢。您可以使用漏斗圖來呈現候選人從初步篩選到提供錄用階段的轉換率，或使用長條圖來追蹤來源效能。這些區塊會隨著團隊將候選人推進管道而即時更新，提供招聘進度的即時可視性。
協作式決策
招聘很少是單獨進行的工作；它需要部門主管、財務以及人力資源的意見。Lark 連結這些利益相關者之間的溝通，以防止流程瓶頸。
多階段審批流程：招聘在發出錄用通知前需要嚴格的監督。Lark 審批允許您為人員編制申請或錄用審批建立自訂的審批流程。透過條件邏輯，若錄用在預算範圍內，系統可自動將其送交部門主管；若超出預算，則會升級至 CFO，確保所有招聘都能透過正確的指揮鏈直接在Lark Messenger進行審核。
- 入門方案：永久免費方案，包含 11 種強大的工具，最多可供 20 位使用者使用。另包含 100GB 儲存空間、1,000 次自動化執行、AI 翻譯等功能。
- 基本方案：每位使用者每月 6 美元（按年計費），最多可供 500 位使用者使用。包含入門方案的所有功能，並新增最多 500 人的群組通話、5TB 儲存空間、1,000 次自動化執行等功能。欲了解更多詳情，請聯絡銷售人員。
- 專業方案：每位使用者每月 12 美元（按年計費），最多可供 500 位使用者使用。包含基本方案的所有功能，並新增最多 500 人的群組通話、15TB 儲存空間、50,000 次自動化執行等功能。
- 企業方案：聯絡銷售團隊以取得自訂價格。支援不限使用者，並包含更多自動化執行次數以及進階的安全性、合規性與管理功能。
Starter
Pro
Enterprise
Starter
For small teams with simple communication needs
$0
/ user / month
20 users max
18 months message history
1-on-1 video meetings
100 GB storage
Lark Docs & Mail
1000 Base automation runs/month
2000 rows per table in Base
Pro
For companies with comprehensive collaboration and management needs
$12
/ user / month
500 users max
Unlimited message history
500-participant video meetings
15 TB storage
Lark Docs & Mail
50k Base automation runs/month
20k rows per table in Base
Enterprise
For large companies with advanced security and organizational management needs
Get a personalized demo and pricing
Unlimited users
Unlimited message history
500-participant video meetings
15 TB storage + 30 GB storage/user
Lark Docs & Mail
500k Base automation runs/month
50k Base automation runs/month
Single sign-on (SSO)
Pro
For companies with comprehensive collaboration and management needs
$12
/ user / month
500 users max
Unlimited message history
500-participant video meetings
15 TB storage
Lark Docs & Mail
50k Base automation runs/month
20k rows per table in Base
申請人管理提示
請考慮以下可行的建議來提升您的策略：
- 分析你的現況：在你能夠改進之前，必須先了解你目前的表現。檢視你的指標：候選人在哪個環節流失？你的聘用時間是否過長？利用這些洞察找出瓶頸，並設定具體的改進目標。
- 擁抱數位化：如果你仍在使用 Excel 試算表和電子郵件資料夾，是時候升級了。導入專用的應徵者管理系統可實現自動化、更佳的全局掌握以及合規性，並確保沒有候選人被遺忘在凌亂的收件匣中。
- 清楚且頻繁地溝通：不確定性是良好候選人體驗的敵人。建立明確的接觸點，即使是一封簡短的電子郵件說明「我們仍在審核申請」也比沉默好。確保你的溝通管道（電子郵件、電話、社群媒體）保持一致且專業。
- 針對行動裝置優化：有相當比例的求職者會透過智慧型手機搜尋並申請工作。請確保您的招募頁面與申請表格具備行動裝置響應式設計。若候選人無法輕鬆地透過手機申請，您可能會失去他們，轉而投向提供更流暢數位體驗的競爭對手。
- 建立人才庫：不要僅僅因為優秀候選人不適合特定職位就將其淘汰。在取得他們的同意後，將其加入人才庫。這能讓您建立一個預先篩選的專業人脈網絡，方便在未來職缺時聯繫，並大幅縮短後續的招募週期。
結論
掌握應徵者管理已不再是可有可無的選項，而是任何希望在競爭激烈的勞動市場中蓬勃發展的企業必須採取的策略要務。透過將重心從單純的行政處理轉向全面且以候選人為核心的方式，組織能夠獲取頂尖人才並建立具韌性的雇主品牌。從發布職缺到新員工入職的過程，需要精準、迅速以及真誠的人際連結。
然而，要有效執行此策略，需要合適的數位基礎架構來確保團隊協作一致並保障資料安全。我們誠摯邀請您體驗 Lark 的全方位協作平台，集中管理您的招聘資料並簡化招聘決策。立即與 Lark 一同展開旅程，將您的應徵者管理流程轉化為最強的競爭優勢。
常見問題
什麼是申請人管理？
申請人管理是一個全面性的流程，旨在組織並引導候選人完成整個招聘週期，從最初的職缺廣告到最終的錄用決策與入職。它涵蓋了行政性工作，例如篩選履歷與安排面試，也包括策略性元素，如建立與人才的關係以及強化雇主品牌。與單純的招聘（僅專注於尋找人選）不同，申請人管理強調系統化地處理資料與溝通，以確保招聘團隊與候選人都能獲得透明、高效且專業的體驗。
ATS 和 CRM 有什麼差別？
雖然這兩種工具都管理關係，但它們服務於招聘流程的不同階段。申請人追蹤系統（ATS）專為管理已經申請特定職位的活躍候選人而設計，重點在於工作流程效率、合規性，以及將候選人推進選拔流程（例如安排面試、解析履歷）。另一方面，候選人關係管理系統（CRM）用於培養被動人才——那些尚未申請但未來可能適合的候選人。CRM專注於長期互動、建立人才庫，以及在特定職缺出現之前行銷雇主品牌。
應用程式管理是什麼意思？
在人力資源的背景下，「申請管理」常與「應徵者管理」互換使用，指的是對收到的求職申請進行行政處理。這包括處理候選人文件所需的特定工作流程：接收申請、發送確認電子郵件、根據職位要求審閱履歷、依規範（例如 GDPR）合規儲存資料，以及追蹤申請狀態（錄取、拒絕或待定）。本質上，它是招聘的運作面，確保公司收到的每份文件都能有系統地整理、審核並採取行動，以防止資料遺失或延誤。
申請人經理是否合法？
「The Applicant Manager」（通常縮寫為 TAM）是一款合法的雲端應徵者追蹤系統（ATS），企業用來簡化招聘流程。與此類別中其他可信的軟體一樣，它旨在協助公司發布職缺、追蹤候選人，以及協作做出招聘決策。然而，如果你詢問的是某個特定職稱，或是某個自稱為「應徵者經理」的人在沒有正式面試的情況下，事先要求金錢或敏感的個人資訊，你應該保持警惕，因為這是招聘詐騙中常見的手法。務必透過公司官方管道驗證該軟體或該人員的真實性。
相關閱讀
Table of contents
想瞭解 Lark 嗎？
所有工具盡在一處
節省時間，提高效率
節省高達 70% 的軟體成本
Table of contents
想瞭解 Lark 嗎？
所有工具盡在一處
節省時間，提高效率
節省高達 70% 的軟體成本
© 2026 Lark Technologies Pte. Ltd.